Raadsbrief 'Uitkomsten en vervolg raadswerkgroep Doorontwikkeling Begroten en Verantwoorden' , d.d. 24-06-2024

Aan de gemeenteraad

Datum

: 24 juni 2024

Zaaknummer

:

Contactpersoon

: Maaike Piscaer

Telefoonnummer

: (06) 31114892

Onderwerp: Uitkomsten en vervolg raadswerkgroep Doorontwikkeling Begroten en Verantwoorden

Geachte leden van de gemeenteraad, Sinds 3 jaar wordt er vanuit de gemeenteraad een Duisenbergonderzoek uitgevoerd op de jaarstukken. Deze onderzoeken hebben geleid tot zowel specifieke verbeterpunten per begrotingsprogramma als tot algemenere conclusies (zoals het beter meetbaar maken van doelen en indicatoren). Vanuit de auditcommissie is de wens uitgesproken om alvorens er met een nieuw Duisenbergonderzoek wordt gestart, zich eerst te richten op het concreet vertalen van de opgehaalde resultaten vanuit eerdere onderzoeken in onze manier van begroten en verantwoorden. U bent hierover geïnformeerd middels de raadsbrief Vervolg aanpak meetbare doelen naar aanleiding van aanbevelingen Duisenbergonderzoek (d.d. 21-11-2023) Het streven is een meer toegankelijkere begroting die zich meer op hoofdlijnen richt en tegelijkertijd concreter is over de te realiseren doelen. Om dit te realiseren is de ambtelijk/bestuurlijke werkgroep ‘Doorontwikkeling begroten en verantwoorden’ (DB&V) in het leven geroepen. De opdracht van deze werkgroep was om een gezamenlijk beeld te creëren op welke wijze de begroting het beste kan worden ingericht om de raad optimaal in positie te brengen zijn kaderstellende en controlerende taak uit te voeren.

De hoofdvraag die hierbij centraal stond was: Hoe ziet de indeling van de programma’s en de opbouw van de programma’s in termen van ambities, doelen, inspanningen en indicatoren van onze ‘ideale’ Begroting, ook als basis voor informatievoorziening aan de raad, er uit? Via deze raadsbrief wil de werkgroep DB&V u informeren over de uitkomsten en het vervolg. Inhoud werksessies Er zijn vier inhoudelijke themasessies geweest met als thema’s: focus, indicatoren, beleid en inzicht in financiële middelen. Afsluitend is er één afrondende sessie georganiseerd waarin de uitkomsten van de inhoudelijke sessies zijn geconcretiseerd. Van iedere inhoudelijke sessie is een ‘rode draad’ opgesteld met als doel om tot concrete voorstellen te komen ter verwerking in de begroting. Het volledige overzicht van deze ‘rode draden’ is te vinden in de bijlage. De verbeterpunten die hieruit voortkomen lopen uiteen van concrete, snel op te pakken aanpassingen tot abstractere ideeën die nog verder uitgewerkt dienen te worden. Er is daarom gekozen voor een plan van aanpak bestaande uit drie verschillende sporen:

• Postbus 9029 • 6800 EL Arnhem Telefoon 0800-1809 • griffie@arnhem.nl

Datum Zaaknummer Pagina

: 13 juni 2024 : :2

1. Doorvoeren verbeteringen Begroting 2025 Een aantal concrete verbeterpunten kan direct worden doorgevoerd in de Begroting 2025 bij de inrichting en vormgeving van de programma’s. Deze punten betreffen onder andere: een titelpagina in de vorm van een visual, een doelenboom in overzichtelijke tabelvorm, doelen ER-geformuleerd (lagER, hogER, mindER, etc), korte en bondige toelichtingen en indicatoren die meer grafisch vormgegeven zijn en waaruit blijkt waar we vandaan komen, waar we nu staan en waar we heen willen. Daarnaast wordt er ook een betere koppeling gemaakt tussen doelen en budgetten en wordt de toelichting financiën/financiële mutaties in tabelvorm gepresenteerd. Deze verbeterpunten zullen – bij wijze van een pilot - voor de Begroting van 2025 in 4 stedelijke programma’s worden doorgevoerd. Met het programma S01 Veiligheid was in het kader van deze raadswerkgroep reeds een start gemaakt. Daarnaast worden drie programma’s die in de afgelopen jaren via de Duisenbergmethode onder de loep zijn genomen meegenomen in de pilot: S05 Cultuur, S06 Participatie & armoedebestrijding en S10 Klimaat & energie. 2. Doorvoeren verbeteringen vanaf begroting 2026 De wijzigingen in deze 4 begrotingsprogramma’s zullen worden besproken en geëvalueerd in de werkgroep DB&V.

Indien de nieuwe programma-opbouw inderdaad de gewenste verbeterslag heeft opgeleverd, zullen ook de overige programma’s naar dit nieuwe format worden omgebouwd. Streven is om de Begroting 2026 geheel in de nieuwe opbouw aan de gemeenteraad te kunnen aanbieden. 3. Gerelateerde acties Een aantal bevindingen en acties hebben gevolgen die breder zijn dan alleen de begroting. Deze zijn hieronder weergegeven en worden in het najaar 2024 verder uitgewerkt. Het betreft de volgende punten: 1. Aanpassing van de Turaps en Jaarrekening over 2025 als gevolg van het aanpassen van de begroting; 2. Mogelijke aanpassingen in het aantal/indeling programma’s: dit zal bekeken worden in samenhang met de uitkomsten van het onderzoek naar de wijksturing; 3. Verbeteringen in de systematiek visies-beleidsnota’s-uitvoeringsplannen en de relatie met de P&C cyclus; 4. Aandacht voor de website financien.arnhem.nl: wat willen en kunnen we digitaal aanbieden via de website en wat willen en kunnen we aanbieden via de boekwerken/pdf’s? Tot slot De leden van de werkgroep zullen de uitkomsten en reeds doorgevoerde wijzigingen toelichten tijdens de Politieke Avond van 18 september wanneer de ontwerp-Begroting 2025 aan de gemeenteraad wordt gepresenteerd. Met vriendelijke groet, De werkgroep ‘Doorontwikkeling begroten & verantwoorden’

• Postbus 9029 • 6800 EL Arnhem Telefoon 0800-1809 • griffie@arnhem.nl

Datum Zaaknummer Pagina

: 13 juni 2024 : :3

Bijlage 1: Overzicht ‘rode draad’ per werksessie 1. Hoe komen we tot focus in de Begroting • Behandeling van de stellingen heeft richting gegeven aan het minimaal en maximaal aantal begrotingsprogramma’s, zonder afzonderlijke wijkprogramma’s; • Het aantal programma’s is minstens zo belangrijk dan de navolgbaarheid, integraliteit speelt hierbij een belangrijke rol; • Sturing door de Raad vindt plaats bij de Perspectiefnota en beleidsnota’s, de begroting is een vertaling hiervan; • Het beperken van het aantal indicatoren kan focus creëren; • Het is logisch dat een coalitieakkoord zich vertaald in een begroting, zeker in de eerste fase van een bestuursperiode • Onderscheid tussen ‘going concern’ en ‘eigen keuzes’ • Bij punt 3 kan worden opgemerkt dat dit in lijn is met de link tussen de begrotingscyclus en de beleidscyclus die er bijvoorbeeld in de gemeente Utrecht gemaakt wordt, zoals in de eerste sessie besproken. 2. Indicatoren in de Begroting • De reguliere P&C producten begroting-turap-jaarverslag vormen de basis voor een raadslid. Een monitor is aanvullend ‘nice to have’ maar moet niet nodig zijn voor goede beeldvorming.

• Er is behoefte aan overzicht op hoofdlijnen, navolgbaarheid is hierbij belangrijk; • Waar komen we vandaan en waar gaan we naartoe? • Daarnaast: wat doen we sowieso en wat hebben we nieuw gedaan? • De begroting voelt nu als een heel ambtelijk - een heel beschrijvend - stuk. Er is behoefte aan meer structuur en navolgbaarheid voor raadsleden; • Het is vooral belangrijk dat doelen en indicatoren goed op elkaar aansluiten, streven naar minder doelen en minder indicatoren is hierbij minder belangrijk; • Teksten moeten één op één aansluiten op de doelenboom en niet een opsomming zijn van alles wat we doen • Bij punt 2 valt dan te denken aan een overzicht per programma in één blik. Daarnaast wordt benoemd dat er soms ook maatwerk per programma nodig is, niet ieder programma kan over dezelfde kam geschoren worden. Tenslotte komt aan bod dat de begroting nu vooral gericht is op verandering en niet zero based, t.b.v. navolgbaarheid zou het goed zijn om te weten hoe een programma in zijn geheel is opgebouwd. Dit onderwerp zal in de vierde werksessie aan de orde komen. 3. Verankeren beleid in de Begroting • Bij het vorige verslag is een slotopmerking opgenomen over de rol van de Perspectiefnota, er wordt aangegeven dat dit inderdaad een belangrijke is om vast te leggen. De ‘rode draad’ van deze sessie is als volgt:

• Postbus 9029 • 6800 EL Arnhem Telefoon 0800-1809 • griffie@arnhem.nl

Datum Zaaknummer Pagina

•

• • •

: 13 juni 2024 : :4

Bij een beleidsnota wordt er vooral gekeken op hoofdlijnen: welke kant gaat het op, en is dat de gewenste kant. Er wordt daarbij meer gekeken naar richting dan naar de concreetheid van de doelen; Belangrijk bij de behandeling van een beleidsnota is om te kijken of er een beeld is: we hebben dit als raad vastgesteld, hoe gaan we dit nu met elkaar volgen? De vertaling naar doelen en indicatoren wordt pas zichtbaar in de begroting; Teksten die voor een beleidsnota prima zijn, kunnen te vaag en te beschrijvend zijn voor in een begroting

Naar aanleiding van deze rode draad zijn kort de volgende onderwerpen nog aan bod gekomen: •

•

•

De accountant heeft in de eerste sessie uitgesproken dat de sturende rol bij de vaststelling van beleid zit (i.p.v. bij de begroting). We hebben met elkaar geconcludeerd dat dit daadwerkelijk zo is, maar de vraag is hoe we hiermee omgaan. Dit vraagt zowel ambtelijke sturing op meer concreetheid in beleidsnota’s als een raad die meer stuurt op concreetheid in visies/plannen, zodat de slag die erna richting begroting moet plaatsvinden alvast meer duiding krijgt. We gebruiken nu de termen visie en beleidsnota door elkaar heen. Het is goed om scherp te hebben wat je verwacht bij welke term.

4. Meer inzicht in financiële middelen • Het verschilt per individu hoe er naar de financiële paragraaf gekeken wordt. Waar de één doelen en budgetten als uitgangspunt neemt, kijkt de ander eerst naar het financieel totaal plaatje; • Het overzicht per kostensoort zoals nu opgenomen op de website, voert te ver voor een gemiddeld raadslid. Dit betekent echter niet dat dit overzicht overbodig is! Een gedetailleerd overzicht is niet altijd nodig, maar kan wel van pas komen; • Nu zijn er informatieve filmpjes om raadsleden wegwijs te maken in de begroting en website. Het kan waardevol zijn om aan het begin van een raadsperiode hier ook een fysieke sessie over te organiseren; • De overeenkomsten tussen het boekwerk en de website zijn nu te onduidelijk, als je iets in het boekwerk hebt gelezen is het lastig dit goed terug te vinden op de website; • De huidige werkwijze is goed te volgen, wel is de extra toelichting die Jeroen erbij heeft gegeven prettig; • We mogen hier meer aandacht voor hebben bij het aanbieden van de begroting (bijvoorbeeld door een extra handreiking in één A4). Zerobased staat nu opgenomen in de leeswijzer, mogelijk is het goed om ook aan het begin van het betreffende programma hier nog op terug te komen; • De cyclus van zerobased was nu nog niet bij iedereen bekend, maar deze behoefte is er wel sterk.

Het collectief geheugen is mogelijk ook niet goed genoeg om te weten welk programma er vorig jaar is gedaan, goed om dit dus mee te nemen.

• Postbus 9029 • 6800 EL Arnhem Telefoon 0800-1809 • griffie@arnhem.nl