Raadsbrief "Inzage mails onder geheimhouding" 09-02-21

Aan de gemeenteraad

Datum

: 9 februari 2021

Zaaknummer

: 532717

Contactpersoon

: Ron Verheijen

Telefoonnummer

: 026 377 5185

Onderwerp: Ambtelijke correspondentie onder geheimhouding ter inzage

Geachte voorzitter en leden, Inleiding Naar aanleiding van het verzoek om inlichtingen conform gemeentewet artikel 169 lid 3 van de raadsleden Nede en Elfrink hebben wij op 28 januari 2021 een aanvullend pakket onder geheimhouding (artikel 25, tweede lid, Gemeentewet) ter inzage gelegd bij de griffie. Het college ontving een aantal vragen en reacties naar aanleiding van ons besluit om geheimhouding op te leggen. Wij hebben ons op dit punt laten adviseren door een gerenommeerd en ter zake kundig jurist van het bureau Pels Rijcken te Den Haag. Dit om uw raad zo optimaal mogelijk te kunnen adviseren en informeren. Onderstaand geven wij een nadere toelichting op ons besluit in deze. Onderlinge verhoudingen Op grond van artikel 160, eerste lid, onder a Gemeentewet zijn wij bevoegd het dagelijks bestuur van de gemeente te voeren, voor zover niet bij of krachtens de wet uw raad of de burgemeester hiermee is belast. De ambtelijke organisatie van de gemeente ondersteunt het college hierin. Op grond van artikel 169, eerste lid, Gemeentewet zijn wij, en niet de ambtelijke organisatie, aan uw raad verantwoording schuldig over het door ons gevoerde bestuur.

Vanwege deze onderlinge verhoudingen ligt het in de rede en is het van belang dat interne, ambtelijke correspondentie, alsmede concepten van documenten die ambtelijk worden uitgewisseld, in beginsel geen onderwerp van gesprek zijn met uw raad en daarom ook niet aan uw raad worden verstrekt. Een andere praktijk zal ambtenaren kwetsbaar maken, omdat zij zich in het openbaar niet kunnen verweren. Ambtenaren zullen bovendien minder ruimte nemen om intern vrijelijk van gedachten te wisselen en waar nodig ons de voor de kwaliteit van de besluitvorming noodzakelijke input en tegenspraak te leveren. Het zou kunnen leiden tot belemmering van het goed functioneren van de ambtelijke organisatie en daarmee afbreuk doen aan de kwaliteit van het gevoerde bestuur.

Stadskantoor - Eusebiusbuitensingel 53 • Postbus 9029 • 6800 EL Arnhem Telefoon 0800-1809 • Fax 026-3774830 • www.arnhem.nl

Datum Zaaknummer Pagina

: 9 februari 2021 : 532717 :2

Het voorgaande neemt niet weg dat zich bijzondere omstandigheden kunnen voordoen waardoor uw raad of individuele raadsleden het noodzakelijk achten kennis te nemen van de inhoud van interne ambtelijke correspondentie. Die noodzaak doet zich thans voor en daarom hebben wij besloten gehoor te geven aan uw verzoek om inzage in de interne ambtelijke correspondentie. Geheimhouding Vanwege de hiervoor geschetste belangen achten wij het noodzakelijk dat op de correspondentie geheimhouding rust en blijft rusten. Het goed functioneren van de ambtelijke organisatie en, in het verlengde daarvan, het door ons gevoerde bestuur komt in het gedrang als de inhoud van de ambtelijke correspondentie onderwerp zou worden van publiek debat (artikel 10, tweede lid, onder g, Wob). Het voorgaande geldt in dit geval te meer nu anonimisering van de correspondentie niet zal verhinderen dat eenvoudig te achterhalen is wie welke mails heeft verzonden en/of ontvangen. Daarmee ontstaat het risico dat niet alleen het handelen van de ambtelijke organisatie, maar ook het functioneren van individuele ambtenaren onderwerp wordt van publiek debat. Dat zou, zo menen wij, een te grote inbreuk betekenen op de persoonlijke levenssfeer van onze ambtenaren (artikel 10, tweede lid, onder e, Wob) en zal hen ook anderszins onevenredig benadelen (artikel 10, tweede lid, onder g, Wob).

Wij verwijzen hiervoor tevens naar onze beleidsreactie op het rapport van Strated Consulting. Geheimhouding betekent in dit geval niet dat een openbaar debat over de gang van zaken rondom het rapport van de Universiteit Tilburg onmogelijk is nu het rapport zelf alsmede een groot aantal onderliggende documenten zonder geheimhouding aan uw raad is verstrekt. Het rapport van Strated Consulting bevat overigens ook een aantal passages die naar individuele ambtenaren herleidbaar zijn. In het rapport worden weliswaar (onderdelen van) e-mails geciteerd, maar die zijn geplaatst in een zakelijke weergave van een reeks van feiten en gebeurtenissen. Dit in tegenstelling tot de ter inzage gelegde bundel van correspondentie. Tot slot Tot zover onze nadere toelichting op ons besluit geheimhouding op te leggen. Wij verzoeken uw raad dringend de geheimhouding te bekrachtigen (artikel 25, derde lid, Gemeentewet).

Hoogachtend, het college van burgemeester en wethouders van Arnhem, de loco-secretaris, de burgemeester,

P.J. Altena

A. Marcouch

Stadskantoor - Eusebiusbuitensingel 53 • Postbus 9029 • 6800 EL Arnhem Telefoon 0800-1809 • Fax 026-3774830 • www.arnhem.nl