Raadsbrief 'Inkoopbeleid en -voorwaarden', d.d. 25-03-2025

Aan de gemeenteraad

Datum

: 25 maart 2025

Zaaknummer

: 4488090

Contactpersoon

: Leonieke Westra - Broens

Telefoonnummer

: 06 31 10 79 93

Onderwerp: Inkoopbeleid en -voorwaarden

Geachte voorzitter en leden, Wij informeren u graag over het nieuwe inkoopbeleid en de geactualiseerde inkoopvoorwaarden die wij hebben vastgesteld. Inleiding Het voormalige inkoopbeleid vroeg om actualisatie. Daarnaast bood dit de kans om de Arnhemse speerpunten lokaal, social return, diversiteit & inclusie, mensenrechten (ketenverantwoordelijkheid), duurzaamheid (circulariteit, energie en groen) en dierenwelzijn op te nemen in het inkoopbeleid, zodat we hier meer focus op kunnen hebben bij inkoop en aanbestedingen. Een middel voor het invullen van de speerpunten is het manifest Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (hierna MVOI genoemd), waar wij ons aan gaan conformeren. Tot slot zijn de algemene inkoopvoorwaarden geactualiseerd. Inkoopbeleid Dit inkoopbeleid geeft invulling aan de Arnhemse speerpunten en biedt mogelijkheden in het volgen van verschillende aanbestedingsprocedures, passend bij het onderwerp dat aanbesteed wordt. Dit biedt ons de kans om daadwerkelijk onze voorbeeldrol binnen inkopen en aanbestedingen te pakken en maatschappelijke waarde toe te voegen aan onze uitgaven. We hebben tevens de drempelbedragen van een aantal procedures verhoogd. Afgelopen jaren is er een aanzienlijke inflatie geweest, waardoor we momenteel voor hetzelfde geld veel minder in kunnen kopen. We beperken onszelf als we de drempelbedragen gelijk zouden houden.

Ook biedt dit ons de kans om meer sturing te geven aan het uitnodigen van ondernemers om een offerte uit te brengen. Manifest MVOI Onderdeel van het inkoopbeleid is het Manifest MVOI. We hebben besloten ons daarbij aan te sluiten en dit manifest te ondertekenen. Dit manifest is door de Rijksoverheid ontwikkeld en stelt alle overheden binnen Nederland in staat om inkoopkrachten te bundelen. Bij het manifest hoort een actieplan, waarin concreet per thema een doel en ambitie bepaald wordt. Dit actieplan stellen wij als Arnhem zelf op. Dat maakt dat dit actieplan een goed middel is om de Arnhemse speerpunten in het inkoopbeleid verder te concretiseren en (jaarlijks) bij te sturen. Stadskantoor - Eusebiusbuitensingel 53 • Postbus 9029 • 6800 EL Arnhem Telefoon 0800-1809 • www.arnhem.nl

Datum: Zaaknummer: Pagina:

25 maart 2025 4488090 2

Jaarlijks evalueren we in welke mate de Arnhemse speerpunten toegepast worden. Daarbij zal in eerste instantie gekeken worden naar de (Europese) aanbestedingen die door Team I&A van De Connectie begeleid worden, omdat hier het meeste geld in omgaat. In het jaarverslag wordt hierover gerapporteerd. Inkoopvoorwaarden In het vierde kwartaal van 2024 heeft de Vereniging Nederlandse Gemeenten (hierna VNG genoemd) de inkoopvoorwaarden geactualiseerd. Wij hebben deze wijzigingen overgenomen en hebben daarnaast een artikel verder aangescherpt. Hierdoor is er minder risico voor de gemeente bij deelleveringen. Consequenties Met dit inkoopbeleid willen we een beweging in gang zetten waarbij meer focus is op maatschappelijk verantwoord inkopen en opdrachtgeven. Indien dit dilemma’s oplevert op het gebied van kosten, zal per aanbesteding beoordeeld worden in welke mate de maatschappelijke thema’s kostenverhogend mogen werken. Daarnaast zoeken we actief de relatie met de lokale ondernemers door het vernieuwen van het ondernemersregister. Hierover zijn al contacten met ondernemersplatforms gelegd. In 2025 zal het ondernemersregister verder ontwikkeld worden, waarna deze gevuld kan worden door de ondernemers. Communicatie Om het inkoopbeleid goed in te bedden in de organisatie, zullen er diverse communicatieve acties uitgezet worden.

Ook wordt er een nieuwe intranetpagina online gezet die dieper in gaat op inkoopprocessen en concrete uitwerking van de Arnhemse speerpunten. Het inkoopbeleid wordt voor externen inzichtelijk gemaakt via www.arnhem.nl. Daarnaast zullen we de Arnhemse ondernemer actief informeren over ons nieuwe inkoopbeleid via de bij ons bekende ondernemersverenigingen. Wij bieden de Arnhemse ondernemers ook weer de mogelijkheid om zich te registreren in het nieuw vorm te geven ondernemersregister.

Hoogachtend, het college van burgemeester en wethouders van Arnhem, de secretaris, de burgemeester,

J.H. de Baas

A. Marcouch

Bijlagen: − Inkoopbeleid 2025-2030 − Algemene Inkoopvoorwaarden Gemeente Arnhem 2025

Stadskantoor - Eusebiusbuitensingel 53 • Postbus 9029 • 6800 EL Arnhem Telefoon 0800-1809 • www.arnhem.nl