Memo inzake proces behandeling ‘Perspectiefnota 2024-2027’, d.d. 14-04-2023

Proces behandeling Perspectiefnota Datum

: 14 april 2023

Aan

: Raadsleden, fractievolgers en college van B&W

Van

: Griffie

Betreft

: proces behandeling ‘Perspectiefnota 2024-2027’

Beste raadsleden, fractievolgers en collegeleden, Binnenkort staat de behandeling van de ‘Perspectiefnota 2024-2027’ op de raadsagenda. Het proces rondom de behandeling van de perspectiefnota (PPN) is besproken in de auditcommissie van 12 december 2022 en vastgesteld in de agendacommissie van 8 februari 2023 tijdens de behandeling van het ‘Spoorboekje P&C cyclus 2023’ Via deze brief wil de griffie jullie informeren over het proces rondom de behandeling van de perspectiefnota. Vragen? Neem dan contact op met de griffie. Oproep agendacommissie: houd je aan de deadlines! In het proces wordt op twee momenten gewerkt met deadlines: bij het stellen van technische vragen en bij het indienen van de concept en definitieve moties en amendementen. Deze deadlines zijn er voor om te zorgen dat iedereen (raad, college, ambtelijke organisatie en griffie) voldoende tijd heeft, bijvoorbeeld voor de voorbereiding van de M2 en besluitvormende raad. Uiteraard zijn deze deadlines in principe slechts een ‘verzoek’, omdat het de raad vrij staat om zelfs tijdens de vergadering zelf nog een motie of amendement in te dienen. In het presidium en de agendacommissie is besproken dat ondanks het tijdig communiceren van deze deadlines - met name rondom het indienen van de moties en amendementen niet alle fracties zich er aan houden.

Hierbij dus de oproep u aan de deadline te houden! Behandeling perspectiefnota in samenhang met de Turap-1 2023 en Jaarstukken 2022 Tegelijk met de perspectiefnota wordt de raad ook de Turap-1 2023 en de Jaarstukken 2022 aangeboden. Het behandelproces rondom deze twee stukken is als volgt: Jaarstukken 2022 In het jaarverslag en de jaarrekening (samen de jaarstukken) legt het college van B&W verantwoording af over de realisatie van de door de raad in de Begroting vastgestelde beleidsvoornemens. De jaarstukken gaan dus over het vorige begrotingsjaar (2022). In het verleden liep de behandeling van de jaarstukken en perspectiefnota vaak gelijk op. In verband met het Duisenbergonderzoek op de jaarstukken is dit voor dit jaar niet het geval en doorlopen de jaarstukken een eigen besluitvormingsproces . Zie hiervoor het ‘spoorboekje P&C cyclus 2023’. De jaarstukken worden wel gelijktijdig met de PPN gepubliceerd. Ook is er op de technische vragenmarkt ruimte voor het stellen van vragen over de jaarstukken. Turap-1 2023 Om de voortgang op de realisatie begroting te kunnen bewaken wordt door het college minimaal een tweetal tussenrapportages aangeboden. In Turap-1 wordt de raad geïnformeerd over verwachte majeure afwijkingen op programmaniveau. De behandeling van de turap-1 loopt gelijk met de perspectiefnota.

Bestuur - Griffie

1

Hoe ziet het proces eruit rondom de behandeling van de perspectiefnota eruit? 1. Publicatie & presentatie – woensdagavond 19 april 2. Schriftelijke technische vragen - woensdag 19 april t/m vrijdag 12 mei 12.00 uur → via het nieuwe emailadres technischevragenraad@arnhem.nl 3. I: Technische vragenmarkt – Woensdag 10 mei 17.00 – 19.00 uur (inclusief maaltijd) 4. I: Inspreekavond inwoners ‘in gesprek met de raad. Wat vindt u belangrijk voor Arnhem?’ – Woensdag 10 mei 19.15 – 22.00 5. M1 – Politieke Avond 17 mei (uitloop 24 mei) 6. Indienen moties & amendementen voor de M2 – Donderdag 18 mei tot en met vrijdag 2 juni 7. M2 – Politieke Avond 7 juni 8. Indienen definitieve moties & amendementen – Donderdag 8 juni tot en met maandag 12 juni 9. Besluitvorming – Politieke Avond 14 juni, aanvang 18.45 uur

1. Publicatie & presentatie – woensdagavond 19 april (18.45-19.15 uur) De perspectiefnota zal op woensdagavond 19 april aan het begin van de Politieke Avond door de het college aan de gemeenteraad worden aangeboden en kort worden gepresenteerd. De insteek van de presentatie is om de raad bij het aanbieden van de jaarstukken 2022, de Turap-1 2023 en de Perspectiefnota 2024-2027 van toelichting te voorzien over de inhoud van deze documenten en de onderlinge samenhang daartussen. In de presentatie zal stilgestaan worden bij de belangrijkste (financiële) resultaten en conclusies uit deze documenten. Er wordt naar gestreefd om tijdens deze presentatie voor alle raadsleden en fractievolgers een geprinte versie van de perspectiefnota aan te bieden. (Indien dit onverhoopt niet mogelijk blijkt te zijn, wordt deze zo snel mogelijk via de post verstuurd) De jaarstukken en turap zijn vanaf dit moment ook digitaal raadpleegbaar. Voor alle fracties zal er 1 geprinte versie van de jaarstukken zijn, deze is op te halen op de griffie. ➢ Bekijk de digitale stukken op https://financien.arnhem.nl/

2. Schriftelijke technische vragen - woensdag 19 april t/m vrijdag 12 mei 12.00 uur Het stellen van schriftelijke technische vragen is het startpunt van het verkrijgen van informatie. Alle technische vragen dienen – zo veel mogelijk - voorafgaand aan de M1 van woensdag 17 mei gesteld te worden. Omdat er bij de behandeling van de perspectiefnota meestal veel schriftelijke technische vragen worden gesteld, worden deze verzameld in één document. Deze ‘technische vragen bundel’ zal tijdens het proces telkens worden geüpdate met nieuwe vragen en antwoorden. Bij het publiceren van een nieuwe versie ontvangen jullie via iBabs een notificatie.

Bestuur - Griffie

2

Technische vragen ingediend vóór vrijdag 12 mei 12.00 zullen z.s.m. worden beantwoord, met als uiterlijke datum woensdag 17 mei voor de Politieke Avond (M1). Schriftelijke technische vragen die na afloop van deze periode worden gesteld, worden beantwoord, de termijn waarop is onzeker. Voor de jaarstukken ligt de deadline van het stellen van technische vragen later. Alle technische vragen over de jaarstukken die voor 31 mei zijn ingediend, zullen beantwoord worden voor 7 juni. Voor de technische vragen rondom de jaarstukken wordt een aparte vraag- en antwoordbundel gemaakt. Om zorg te dragen voor een zo snel mogelijke beantwoording, werken we vanaf deze raadsperiode met een nieuw emailadres voor alle schriftelijke technische vragen rondom de P&C producten, ➢ Zowel de technische vragen over de jaarstukken als perspectiefnota worden ingediend via technischevragenraad@arnhem.nl

3. I: Technische vragenmarkt – Woensdag 10 mei 17.00 – 19.00 uur (inclusief maaltijd) Ook dit jaar wordt er vanuit de ambtelijke organisatie weer een technische vragenmarkt georganiseerd waar jullie direct aan de verantwoordelijk ambtenaar jullie technische vragen kunnen stellen. Deze vragenmarkt vindt plaats voorafgaand aan de Politieke Avond van woensdagavond 10 mei van 17.00 tot 19.00 uur. Tijdens deze vragenmarkt zijn er vanuit verschillende beleidsterreinen ambtenaren aanwezig. Ook is de accountant aanwezig voor vragen over de jaarstukken. Tijdens de technische vragenmarkt is er een gezamenlijk buffet. ➢ Jullie ontvangen vlak voor de vragenmarkt een ‘plattegrond/overzicht’ waar de ambtenaren van de verschillende beleidsterreinen zich in het Stadhuis bevinden voor het beantwoorden van jullie technische vragen.

4. I: Inspreekavond inwoners ‘In gesprek met de raad. Wat vindt u belangrijk voor Arnhem?– Woensdag 10 mei 19.15 – 22.00 Op verzoek van de raadswerkgroep burgerparticipatie vindt er tijdens de informatieve fase van de behandeling van de perspectiefnota een open inloopavond voor inwoners plaats: ‘In gesprek met de raad. Wat vindt u belangrijk voor Arnhem?’ Doel van de bijeenkomst is om op een laagdrempelige manier het gesprek aan te gaan met inwoners over belangrijke thema’s in de perspectiefnota. Tijdens deze gesprekken is er vooral ruimte voor inwoners om te vertellen zij belangrijk vinden, waarin zij vragen kunnen stellen, zorgen kunnen uiten of een goed idee onder de aandacht kunnen brengen. ➢ Over ‘In gesprek met de raad’ bent u afzonderlijk geïnformeerd. Voor de raadsleden en fractievolgers: meld jullie i.v.m. de organisatie tijdig aan! Kijk ook voor meer informatie op www.arnhem.nl/ingesprekmetderaad

Bestuur - Griffie

3

5. M1 – Politieke Avond 17 mei (uitloop 24 mei) De Politieke Avond van 17 mei staat volledig in het teken van de M1 fase. In het spoorboekje P&C cyclus 2023 is opgenomen dat - in tegenstelling tot voorgaande jaren - de raadskamerindeling van deze M1 thematisch zal worden ingedeeld (en dus niet op portefeuillehouder). Uitgangspunten bij het maken van deze indeling zijn: • Beantwoording vragen: de indeling draagt bij aan het beantwoorden van alle door de raadskamer gestelde vragen; • Herkenbaarheid: de indeling sluit aan bij de ordening van de Perspectiefnota; • Aanwezigheid; de indeling maakt het mogelijk voor alle deelnemers (raad en college) om in de raadskamer binnen hun portefeuille aanwezig te zijn; Mede op basis van deze uitgangspunten zullen de raadskamer worden geordend op de hoofdstukken uit de perspectiefnota (Duurzaam Arnhem, Kansrijk Arnhem, Verbonden Arnhem en Groen Arnhem). Daarnaast komt er een aparte raadskamer over financiën. Per raadskamers zullen er meerdere portefeuillehouders aanwezig zijn. De definitieve invulling van de raadskamers ontvangt u voor 17 mei. De vergaderorde is hetzelfde als bij een reguliere M1 behandeling. Een eventuele uitloop kan plaatsvinden op 24 mei.

6. Indienen moties & amendementen voor de M2 – Donderdag 18 mei tot en met vrijdag 2 juni Tijdens de M1 op 17 mei kunnen fracties in de tweede termijn aangeven of zij overwegen moties en/of amendementen in te dienen. Deze moties en amendementen kunnen vanaf dat moment dan ook (in concept) worden ingediend bij de griffie voor agendering op de M2 van 7 juni. De ingediende moties/amendementen worden bijgeplaatst op iBabs. Jullie ontvangen een notificatie. Alle moties en amendementen dienen uiterlijk op vrijdag 2 juni 9.00 uur bij de griffie te zijn ingediend, zodat er zowel voor de fracties, het college als de voorzitters voldoende tijd is om de M2 voor te bereiden.

7. M2 – Politieke Avond 7 juni De Politieke Avond van 7 juni staat geheel in het teken van de M2. De raadskamers worden voor deze behandeling - in tegenstelling tot voorafgaande jaren - niet plenair, maar (vergelijkbaar met de M1) thematisch ingedeeld op basis van de hoofdstukken uit de perspectiefnota. Er is geen uitloop mogelijk bij de M2.

8. Indienen definitieve moties & amendementen – Donderdag 8 juni tot en met maandag 12 juni Na de M2 kunnen de fracties t/m maandag 12 juni 9.00 uur hun definitieve moties en amendementen indienen (of aangeven of zij de door hen reeds ingediende concept moties en amendementen intrekken) De griffie maakt naar aanleiding van alle ingediende moties en amendementen een bundel, welke ook zal worden bijgeplaatst op iBabs.

Bestuur - Griffie

4

9. Besluitvorming – Politieke Avond 14 juni, aanvang 18.45 uur Besluitvormende raad. Aanvang 18.45 uur. De gebruikelijke spreektijden zullen gehanteerd worden. Zoals te doen gebruikelijk bij de raadsvergaderingen waarin de perspectiefnota en de begroting worden vastgesteld voert de grootste oppositiefractie de spreekvolgorde aan. Gevolgd door de grootste coalitiefractie en zo verder. Tijdens deze vergadering zijn twee woordvoerders per fractie toegestaan, waarvan een financieel woordvoerder.. ➢ Over het exacte verloop van de besluitvormende raadsvergadering op 14 juni worden jullie van te voren door de griffie nog verder over geïnformeerd

Bestuur - Griffie

5