Getekend raadsbesluit - Protocol Geheimhouding gemeente Arnhem 2023

GEMEENTE

A r nhem Besluitvan

14juni2023

Zaaknummer

227231

DE RAAD VAN DE GEMEENTE ARNHEM; gelezen hetvoorstelvanhetPresidiumvan9juni2023, Clustergriffienummer:27231; geletopdeartikelen16, 23, 24, 25, 86 en 147vandeGemeentewet; besluit; vast te stellenhet;

Protocol GeheimhoudinggemeenteArnhem 2023 Paragraaf1 Algemeen

Artikel1.1

Geheimhoudingis de uitzondering

1.ln deinformatievoorziening vancollegeof burgemeester naarderaaden in devergaderingen van raaden raadskamers is openbaarheid deregelengeheimhouding deuitzondering; 2.Het opleggen vangeheimhouding dientaltijdte wordengemotiveerd enverantwoord, zoveel mogelijkin hetopenbaar.

Artikel1.2

Wettelijkekaders

1. De Wet openoverheid beschrijftin artikel5.1, eersteentweedelid, degronden opbasis waarvangeheimhouding kanwordenopgelegd; 2. De Algemene Wet Bestuursrecht bepaalt in artikel2:5 dateengeheimhoudingsplicht geldtvooralle gegevens waarvaniemandhetvertrouwelijke karakterkentof redelijkerwijsmoetvermoeden; 3. Het Wetboek vanStrafrechtbepaalt in artikel272destrafbaarheid vanhetschenden vande geheimhoudingsplicht; 4. De Gemeentewet bepaalt in hoofdstuk Va (artikelen87,88 en89) deregelsvoorgeheimhouding en in deartikelen23 en24 deregelsvoorbesloten vergaderingen. 5.In hetreglement vanordevoordePolitiekeAvonden in hetProtocolGeheimhouding wordende regelsvoorbesloten vergaderingen engeheimhouding naderuitgewerkt.

GEMEENTE

Arnhem^ Paragraaf 2 Geheimhoudingvandocumenten

Artikel2.1

Geheimen vertrouwelijk

1. Het collegeendeburgemeester gebruiken vooralledocumenten diezij aanderaadof aan raadskamers overleggen endienietopenbaar mogenworden,determ 'geheim'.De term vertrouwelijk wordtnietgebruikt. 2. De term ‘geheim ’ wordtalleengebruikt als daarvoor eenwettelijkegrondslag vantoepassing is, zoalsgeformuleerd in artikel87 Gemeentewet.

Artikel2.2

Gronden voor geheimhouding

Het collegeendeburgemeester vermelden in hunbesluiten tot hetopleggen vangeheimhouding zoweldewettelijkegrondslag als deinhoudelijke motivatievoordegeheimhouding. Eenafschriftvan dit besluitwordtaanhetgeheime document toegevoegd. Het besluitzelf is openbaar tenzijhetbesluit opzichzelfreedseendeelvandegeheime inhoud bevat.

Artikel2.3

Horizonbepaling

Het collegeendeburgemeester vermelden in allegevallen onder welkevoorwaarde of nawelke datumdegeheimhouding kanwordenopgeheven. Bestaater nocheenvoorwaarde waaronder nocheendatumwaarnadegeheimhouding kanwordenopgeheven, danwordtvermelddatde geheimhouding 'vooronbepaalde tijd' dientte gelden

Artikel2.4

Hoofddocumentopenbaar

Het opleggen vangeheimhouding opeencompleet document vindtzeerterughoudend plaats.Waar mogelijkwordtdeinformatiediegeheimmoetblijvenin eenbijlageopgenomen.

Artikel2.5

Herkenbaarheid geheimedocumenten

Iederepagina vaneengeheimdocument wordtdoorhetcollegeof deburgemeester voorzienvande aanduiding 'GEHEIM’.

Artikel2.6 Anonimiseren Indienhetcollegeof deburgemeester privacygevoelige informatievanderden in openbare documenten onleesbaar maken(anonimiseren), danstellenzij denietgeanonimiseerde documenten ter beschikking aanderaad.

Paragraaf 3 Bekrachtiginggeheimhouding Vervallen

GEMEENTE

Arnhem^ Paragraaf 4 Vergaderenin beslotenheid

Artikel4.1 Openbareaankondigingen opening 1.Vergaderingen, ookwanneer dezegeheel of gedeeltelijk in beslotenheid plaatsvinden, worden openbaar aangekondigd engeopend, behoudens devergadering waarinoverdeaanbeveling voor benoeming of herbenoeming vandeburgemeester wordtbesloten. Dezevergadering is vanbegintot eindebesloten. 2.Op deagenda wordtin globale termenaangekondigd dateengeheimstuk of onderwerp wordt besproken, tenzij reedsmet hetgebruikvanglobale termeneendeelvandegeheime inhoud wordt geopenbaard. In datgevalwordthetonderwerp vandebesloten vergadering nietbekend gemaakt.

Artikel4.2

Sluiten vande deuren

1. Op verzoekvantenminsteeenvijfdedeelvandeaanwezige raadsleden of fractievolgers of als gesloten. devoorzitterdit nodigvindt,wordendedeuren 2. Als dedeuren sluiten,danmogenraadsleden, fractievolgers, ledenvanhetcollege,functioneel betrokken ambtenaren engriffiepersoneel aanwezig zijn, tenzijdevergadering andersbeslist. 3. Als dedeuren wordengesloten draagtdegriffieer zorgvoordatdeuitzending vande vergadering wordtstopgezet endatdevergadering nietlangereldersin hetstadhuisis te volgen.

Artikel4.3

Vergaderenachtergeslotendeuren

1. Het eerstewat devoorzitterdoetnahetsluitenvandedeuren is aanderaadof aande raadskamer voorleggen of er daadwerkelijk in beslotenheid verderzal wordenvergaderd. 2. Vergaderen achtergesloten deuren gebeurt alleenals eenvandegronden vanartikel5:1 van deWet openoverheid vantoepassing is en ingeroepen is. 3. Als deraadof raadskamer beslistin beslotenheid te vergaderen danregistreert degriffiealle aanwezigen. 4. Indienvoorzienbaar is dateendeelvaneenvergadering achtergesloten deuren zal plaatsvinden, danwordtzo mogelijkeersthetopenbare gedeelte vandevergadering afgerond.

Artikel4.4

Verslag

Vaneenvergadering met gesloten deuren wordtaltijdeenaudioverslag opgemaakt. Dit verslagwordt nietopenbaar gemaakt tenzijderaadof raadskamer andersbeslist.

Artikel4.5

Overlegin fracties

Overlegtussenfractiegenoten oververstrektegeheime informatieis mogelijk,ookals er ledenvande fractienietaanwezig zijn geweestbij debesloten vergadering. Alle raadsleden enfractievolgers kunnen kennisnemen vanhetaudioverslag vaneenbesloten vergadering

GEMEENTE

Arah em Artikel4.6

Verstrekking geheimedocumentenaananderen

1. De raadstelt geheime documenten beschikbaar aanfractievolgers, behalve in situatieswaarinde wet dit niettoestaat. 2. Het collegeis bevoegd om geheime informatiete verstrekkenaanderden indienenvoorzoverdit voorhetdagelijksbestuur vandegemeente noodzakelijk is.

Paragraaf5 Beschikbaarheid en register

Artikel5.1

Beschikbaarheid geheimedocumentenen verslagen beslotenvergaderingen

1. Geheimedocumenten wordenin hetbesloten deelvanhetraadsinformatiesysteem gepubliceerd; 2. Audioverslagen van besloten vergaderingen wordenbewaardenzijn te raadplegen opdegriffie.

Artikel5.2

Register

1. De griffielegteenregisteraanvanalledocumenten waargeheimhouding is opgelegd. 2. degriffielegteenregisteraanvanallevergaderingen of delenvanvergaderingen diein beslotenheid zijn gehouden. 3. De registersbevatten dedatumsvandevergadering, deredenvoordegeheimhouding en dehorizonbepaling danwel dedatumwaaropof voorwaarde waaronder degeheimhouding wordtopgeheven. 4. De registerswordenin hetraadsinformatiesysteem geplaatst; 5. De griffiebewaaktdehorizonbepalingen enzorgtervoordatindiengeheimhouding kanworden opgeheven hiertoeeenvoorstelaanderaadwordtgedaan.

Artikel5.3 Berichtgevinggeheimedocumenten De griffieberichtpere-maildeledenvanderaad,ledenvanhetcollegeenfractievolgers overhet beschikbaar zijn vaneengeheimdocument in hetbesloten deelvanhetraadsinformatiesysteem.

Artikel5.4 Berichtgevinggeanonimiseerde documenten De griffieberichtpere-maildeledenvanderaadendefractievolgers overhetbeschikbaar zijn van niet-geanonimiseerde documenten in hetbesloten deelvan hetraadsinformatiesysteem.

Aldusvastgesteld in deraadsvergadering van 14juni2023,

De griffier,

De voorzitter,