Concept voorstel aan presidium van raadswerkgroep Tijdsbesteding Politieke Avond

Voorstel raadswerkgroep Tijdsbesteding Politieke Avond Datum Aan Van Betreft

: 11 februari 2026 : Presidium : Raadswerkgroep Tijdsbesteding Politieke Avond : Voorstel aanpassing invulling Politieke Avond

Aanleiding •

•

Op 12 november 2025 heeft het presidium besloten een raadswerkgroep in te richten die als doel heeft het vinden van een juiste balans tussen efficiënte tijdsbesteding van alle raadsleden en het behoud en versterken van de positie van de raad. Daarbij heeft het presidium de werkgroep de opdracht gegeven om met een voorstel te komen met daarin maatregelen om de tijd op de Politieke Avond beter te besteden, dat recht doet aan de positie van de raad én een efficiënte en effectieve tijdsbesteding op de Politieke Avond bevordert. De raadswerkgroep is tot een voorstel gekomen na vier vergaderingen1. In deze notitie wordt het voorstel van de raadswerkgroep aangeboden aan het presidium.

Voorstel De raadswerkgroep Tijdsbesteding Politieke Avond stelt voor de voorspelbaarheid van de raad, de kwaliteit van de besprekingen en daarmee de tijdsbesteding te verbeteren door: 1. De introductie van een planningscyclus per vergaderstuk; 2. De herinrichting van de besluitvormende vergadering; 3. Het verhogen van de kwaliteit van de raadskamervoorzitters door te investeren in opleiding, het verbeteren van de indeling van de voorzitters en de inzet van externe voorzitters; 4. Het verhogen van de kwaliteit van de agenderingsverzoeken door het introduceren van een format; 5. Het verhogen van de kwaliteit van raadswerkgroepen door het presidium hierin een positie te geven en richtlijnen op te stellen voor twee type raadswerkgroepen; 6. Het herinrichten van de agendacommissie. De raadswerkgroep stelt voor om dit kader via een raadsvoorstel voor te leggen aan de huidige raad op de raadsvergadering van 25 februari 2026. Indien de raad daarmee instemt volgt een uitwerking in een wijziging van het Reglement van Orde en een nieuwe Verordening op de Agendacommissie die worden aangeboden aan de nieuwe gemeenteraad.

1 Vergaderingen op 10 december 2025, 7 januari 2026, 28 januari 2026 en 4 februari 2026.

Bestuur - Griffie

1

Toelichting Probleemanalyse De behoefte voor aanpassing van het vergadermodel en de invulling van de Politieke Avond komt voort uit de notie dat de tijd op en rondom de Politieke Avond efficiënter benut kan worden zodat de kwaliteit van de bespreking wordt verhoogd. Waarbij niet uit het oog wordt verloren waarom we vergaderen. Het resultaat moet zijn dat er door maatregelen juist meer tijd is om het juiste gesprek te voeren met elkaar en met inwoners. In een eerdere enquête van de griffie gaf een kwart van de raadsleden/fractievolgers/leden van het college aan dat de raad (veel) te veel vergadert. Meer dan de helft (59%) gaf aan dat er ‘gemiddeld genomen’ (veel) te veel vergaderd wordt over een raadsvoorstel of agenderingsverzoek. Daarnaast bleek uit een rondvraag bij andere 100.000+ gemeenten dat Arnhem bovengemiddeld veel vergadert, met name in de raadskamers/commissievergaderingen. Het huidige vergadermodel kent twee belangrijke beperkingen: 1. Het ontstaan van excessen: er is op dit moment geen beperking in tijd voor de bespreking van raadsvoorstellen, waardoor onderwerpen keer op keer opnieuw kunnen worden geagendeerd. De raadskamer gaat zelf over hoeveel tijd zij wil nemen om een onderwerp te bespreken. Hierdoor is er geen prikkel om tot de kern te komen, herhaling te voorkomen of het debat te richten op een politieke belangenafweging.

Het gevolg is dat besprekingen van raadsvoorstellen veelvuldig achter elkaar ingepland kunnen worden, zonder dat dit de kwaliteit van de bespreking bevordert. Deze herhaling is ook zichtbaar op de besluitvormende raadsvergadering. 2. Er is weinig voorspelbaarheid: wanneer een onderwerp wordt ingepland of tot besluitvorming komt is moeilijk voorspelbaar, en daardoor minder te plannen. Minder te plannen voor partijen uit de stad, ambtenaren, het college, maar ook voor de raad zelf. Wanneer een vergaderstuk ingediend wordt geeft het geen garantie op een tijdige bespreking. Hierdoor kan het politieke relevantie verliezen, maar ook tempo halen uit inhoudelijke ontwikkelingen. Als antwoord op deze beperkingen doet de raadswerkgroep een aantal voorstellen. Hoewel alle voorstellen los te implementeren zijn, wil de raadswerkgroep het sterke advies meegeven om de voorstellen in geheel over te nemen. De voorstellen hangen namelijk met elkaar samen, versterken elkaar en zorgen er daarmee voor dat het beoogde effect, een efficiëntere invulling van de Politieke Avond, behaald wordt.

Toelichting op de voorstellen 1. Introductie planningscyclus per vergaderstuk Voorstel 1. Introduceer een planningscyclus per vergaderstuk waarmee de besprekingen van een vergaderstuk (voor zover mogelijk) al worden ingepland; 2. De agendacommissie bepaalt de planning van een vergaderstuk en orde van bespreking.

Bestuur - Griffie

2

Toelichting: Elk vergaderstuk dat wordt aangeboden aan de raad wordt ingepland met een eigen planningscyclus. • Zodra een onderwerp (raadsvoorstel, agenderingsverzoek, gespreksnotitie) wordt aangeboden aan de raad stelt de agendacommissie een behandelwijze en cyclus voor het vergaderstuk vast. In het behandelvoorstel wordt in de tijd uiteengezet op welke Politieke Avond het voorstel kan starten, hoeveel meningsvormende besprekingen er zijn, wanneer eventueel een bespreking van moties en amendementen kan worden ingepland en wanneer (in potlood) de besluitvorming is. Dit betekent dat ver vooruit bekend is hoe vaak het onderwerp besproken wordt en, voor zover mogelijk, op welke Politieke Avond. • In de planningscyclus zijn er drie opties mogelijk: 1. Een voorstel is technisch en/of beleidsluw en wordt direct ter besluitvorming geagendeerd (zie daarvoor ook voorstel 2, het herinrichten van de besluitvorming). 2. Een voorstel krijgt een ‘reguliere’ planningscyclus van drie besprekingen: 1 informatieve/meningsvormende bespreking, 1 bespreking van moties en amendementen en besluitvorming. 3. Het betreft een politiek zwaar onderwerp waarbij de agendacommissie kan afwijken van de reguliere cyclus en per vergaderstuk bepaalt om een hoger aantal meningsvormende besprekingen of besprekingen van moties en amendementen in te plannen.

Ook dan blijft vooraf gekaderd wanneer en hoeveel besprekingen gepland staan en is het uitgangspunt dat er veel minder meningsvormende besprekingen worden ingepland dan nu bij excessen het geval is. • De agendacommissie stelt in dit model elke week de agenda voor de komende week vast, maar kijkt al wel verder vooruit. Aan het eind van de meningsvormende bespreking wordt geïnventariseerd hoeveel fracties wijzigingsvoorstellen willen indienen. Op basis daarvan bepaalt de agendacommissie het aantal besprekingen van moties en amendementen en plant deze wederom al in. • Naarmate de weken vorderen wordt de planning dus meer definitief. Er is daarmee een grotere voorspelbaarheid: het is vanaf de aanlevering van een vergaderstuk duidelijk hoe vaak en wanneer het besproken wordt. Daardoor is verder vooruit inzichtelijk welke stukken op dezelfde avond worden besproken. Dit is minder flexibel dan in het huidige model, maar biedt nog wel voldoende ruimte om per voorstel een eigen planningscyclus in te richten dat recht doet aan dat type voorstel. • Deze planning, die steeds verder ingevuld wordt, is voor iedereen in te zien. Dat kan bijvoorbeeld via de wekelijkse agendavoorraad of door agenda’s op iBabs al deels te vullen. Hiermee wordt het voor iedereen (openbaar) gemakkelijker om te zien wanneer een voorstel behandeld wordt.

• Een vast ingepland aantal meningsvormende besprekingen en besprekingen van amendementen en moties betekent ook dat er geen uitloop mogelijk is en er geen excessen ontstaan. Dit vraagt een aanpassing in de orde van de meningsvormende bespreking waarin de raadskamer ook tot afronding kan komen. De agendacommissie bepaalt hoe de meningsvormende bespreking tot afronding komt, indien nodig met spreektijden in de eerste termijn en het beperken van interrupties. Dat betekent concreet dat deze bevoegdheid bij de raadskamer wordt weggehaald.

Bestuur - Griffie

3

•

•

Als vast onderdeel wordt per planningscyclus aan de start aangegeven welke tijd er is voor het stellen en beantwoorden van schriftelijke vragen voorafgaand aan de eerste bespreking in een raadskamer. De wijze van inspraak en de behandeling van de perspectiefnota en de begroting blijven ongewijzigd ten opzichte van de huidige situatie. Het voorstel biedt de mogelijkheid om een expertmeeting of rondetafelgesprek ruim van tevoren in te plannen, zodat insprekers op tijd worden geattendeerd.

Bestuur - Griffie

4

2. Herinrichting van de besluitvormende vergadering Voorstel 1. Verbeter het gebruik van ‘Direct ter besluitvorming’ met een afwegingskader, zodat er meer voorstellen direct ter besluitvorming kunnen en schets een duidelijke verwachting voor de behandeling. 2. Introduceer het ‘Stemstuk’, de nieuwe standaard werkwijze voor doorverwijzingen uit de raadskamer met als hoofddoel het beperken van herhalingen. Toelichting: Het anders inrichten van de besluitvorming is een belangrijke voorwaarde om de planningscyclus te laten slagen. Binnen de cyclus wordt voor elk voorstel een planning gemaakt voor de behandeling. Daarin wordt ook een mogelijke datum opgenomen voor de besluitvorming. Die datum staat daarmee niet vast, maar geeft een richting. Voorkomen moet worden dat er meer snelheid in de raadskamers komt en dat er daarna een stuwmeer bij besluitvorming optreedt. Een aantal zaken kan daarom efficiënter geregeld worden. Dat kan dus via een nieuwe werkwijze bij direct ter besluitvorming voorstellen en door te starten met stemstukken. De introductie van stemstukken als norm zorgt ervoor dat er geen stuwmeer aan besluitrijpe stukken ontstaat voor de besluitvorming. Toelichting voorstel 1: Raadskamerbehandeling of direct ter besluitvorming? • De agendacommissie bepaalt voor elk voorstel de benodigde behandeling. Dat kan ook direct ter besluitvorming zijn.

Daar kan in de toekomst meer gebruik van gemaakt worden, aan de hand van een afwegingskader. • Om te voorkomen dat voorstellen enkel in stemming worden gebracht of terugverwezen worden naar een raadskamer noemen we deze categorie voortaan: ‘Direct ter bespreking en besluitvorming’, zodat helder is wat de bedoeling is. • De verwachtte behandeling wordt aangegeven op iBabs door de agendacommissie. Zo kan iedere fractie zich voorbereiden op het onderwerp: wordt het besproken of niet? • Een ruimer gebruik van direct ter bespreking en besluitvorming zorgt ervoor dat er efficiënter met raadskamers omgegaan wordt. Vaak is goed in te schatten of een voorstel uitgebreid behandeld moet worden of dat het direct ter besluitvorming kan, omdat het beleidsluw is. Voor de voorstellen daartussen ontwikkelen we een afwegingskader, zodat de agendacommissie hier een goede uitspraak over kan doen. In de praktijk doen we dit als griffie natuurlijk al, echter niet gestructureerd en eenduidig. Aan de andere kant worden er ook voorstellen geagendeerd in een raadskamer waarbij het moeilijk is om tot een quorum te komen en de behandeling binnen korte tijd afgerond is, wat niet efficiënt is. Deze voorstellen hadden ook direct naar de besluitvorming gestuurd kunnen worden. Of een fractie het woord daarop voert is uiteraard de eigen keuze.

De toelichting op iBabs zorgt ervoor dat fracties zich beter kunnen voorbereiden. Bijvoorbeeld: ‘er wordt geen beraadslaging verwacht’ of ‘een aantal fracties willen het woord voeren’. Met een betere planning van voorstellen en een sterkere agendacommissie kunnen we als griffie ruimer adviseren over deze nieuwe categorie voorstellen. De agendacommissie kan vooraf input ophalen bij de

Bestuur - Griffie

5

verschillende fracties, om zo een goede afweging te maken over wat de beste behandeling per voorstel is. Op basis van deze input beslist de agendacommissie welke behandeling het beste past. Toelichting voorstel 2: Introductie van het stemstuk, om herhalingen te voorkomen • Het stemstuk wordt de nieuwe standaard doorverwijzing vanuit een raadskamer als de discussie in de raadskamer is afgerond. Het hamerstuk en bespreekstuk blijven bestaan, maar worden de uitzondering. • Hiermee wordt voorkomen dat de discussie uit de raadskamer wordt overgedaan tijdens de besluitvorming, zodat de besluitvorming zich meer kan focussen op andere zaken. • Een raadskamer kan altijd beslissen om het wel een bespreekstuk te maken, maar dit is de uitzondering, zodat bewust gekozen wordt wat wel en niet besproken wordt. Ook kan de gemeenteraad bij het vaststellen van de agenda altijd een voorstel voor behandeling doen. Op dit moment kan een voorstel op twee manieren doorverwezen worden naar besluitvorming: bespreekstuk of hamerstuk. Een hamerstuk is enkel bij unanimiteit van de raadskamer. De praktijk zorgt ervoor dat een bespreekstuk de standaard is en een hamerstuk de uitzondering. Omdat er weinig gebruik wordt gemaakt van hamerstukken, wordt alles (groot en klein) uitgebreid en volledig besproken tijdens de besluitvorming.

Ook als er geen of nauwelijks wijzigingsvoorstellen worden ingediend of alles al besproken en voorbereid is in de raadskamer. Dit resulteert in een herhaling van het debat dat in de raadskamer is gevoerd, terwijl het raadskamersysteem ervan uitgaat dat de inhoudelijke bespreking in de raadskamers wordt gevoerd. De besluitvormende vergadering kan zich daarom minder focussen op (nieuwe) zaken die niet in een raadskamer zijn behandeld, zoals debatverzoeken, moties vreemd aan de agenda, interpellatieverzoeken, nieuwe of nagekomen wijzigingsvoorstellen en formele en ceremoniële zaken, zoals benoemingen van nieuwe raadsleden en fractievolgers en herdenkingen. Om dit te realiseren is een nieuwe werkwijze nodig; het stemstuk. Een stemstuk als standaard en norm zorgt ervoor dat iedereen altijd kan tegenstemmen en een stemverklaring kan geven, maar dat een herhaling van de raadskamer niet mogelijk is. Bij een stemstuk is het niet mogelijk om een termijn te voeren, dan had het een bespreekstuk moeten zijn of via een agendavoorstel bij het begin van de besluitvorming aangekaart moeten worden. Het is via een stemverklaring wel mogelijk om een kort politiek statement te maken over het voorstel.

Wanneer de raadskamer de meningsvormende bespreking heeft afgerond en er geen wijzigingsvoorstellen worden aangekondigd, of wanneer het een bespreking van amendementen en/of moties heeft doorlopen, wordt het voorstel standaard een stemstuk. Uiteraard kan er bij unanimiteit nog steeds een hamerstuk van gemaakt worden. De raadskamer kan ook beslissen het als een bespreekstuk op de agenda te zetten, maar dit is de uitzondering, niet de norm. Dat zou dan mogelijk zijn met een gewogen meerderheid in de raadskamer. Dat is in lijn met de gemeenteraad, waar de meerderheid bij het vaststellen van de agenda ook een voorstel kan doen om het toch te bespreken. Indien er later nog onbesproken wijzigingsvoorstellen worden ingediend, dan kunnen deze wel kort toegelicht worden tijdens de besluitvormende vergadering, inclusief een preadvies van het college. Deze werkwijze zal na verloop van tijd geëvalueerd worden.

Bestuur - Griffie

6

3. Het verhogen van de kwaliteit van de raadskamervoorzitters Voorstel 1. Verbeter de kwaliteit van de voorzitters door een verplichte en intensievere training, inclusief een periodieke herhaling of intervisiemoment. 2. Start met het inzetten van externe voorzitters om de huidige voorzitters te ontlasten. Start hiermee met bijvoorbeeld rondetafelgesprekken. 3. Start met een nieuwe werkwijze om te komen tot een indeling van voorzitters, die de verantwoordelijk meer bij de fracties (en voorzitters) legt en minder bij de griffie. Toelichting: Wat betreft de raadskamervoorzitters gaat er op dit moment veel goed. Er worden echter twee knelpunten gesignaleerd: er zijn te veel voorzitters die weinig tot niet voorzitten en het is lastig, ondanks het grote aantal voorzitters, om te komen tot een tijdige indeling. Daarnaast kunnen externe voorzitters gebruikt worden om voorzitters te ontlasten. Deze zijn expliciet bedoeld als een aanvulling, niet ter vervanging van raadsleden en fractievolgers als voorzitter. Toelichting voorstel 1: Verbeteren kwaliteit voorzitters door een verplichte en intensievere training • De op dit moment vrijblijvende training voor voorzitters wordt vervangen door een intensievere, verplichte training, in kleinere groepen. • Pas na het afronden van deze opleiding mag de voorzitter aan de slag en er komt een jaarlijks herhaalmoment.

• Het aantal voorzitters zal afnemen, zodat voorzitters vaker gaan voorzitten. De agendacommissie zal zorgdragen voor een eerlijke en evenwichtige verdeling. Op dit moment is de training vrijblijvend en deze wordt vervangen door een intensievere opleiding voor voorzitters. Deze opleiding is enkel voor nieuwe voorzitters en wordt jaarlijks aangeboden. De voorzitter leert de gewenste wijze van handelen onder alle voorkomende omstandigheden, uiteraard met ruimte voor een eigen stijl. De groepsgrootte van deze opleiding is maximaal 8 personen. Naast de opleiding is er jaarlijks een intervisie/ herhaaltraining voor de bestaande voorzitters. Deze is gericht op zowel het reflecteren op het voorgaande jaar als het praktisch oefenen van complexere situaties. Het aantal voorzitters zal hierdoor dalen, waardoor sommige voorzitters vaker moeten voorzitten. De prikkel om voorzitter te worden wordt op twee manieren gerealiseerd: een aansprekende training/opleiding die ook goed is voor het CV en de afspraak binnen de agendacommissie dat meerdere fracties ook daadwerkelijk een voorzitter leveren. Deze afspraak is om ervoor te zorgen dat de voorzitters verdeeld worden over meerdere fracties. Toelichting voorstel 2: Inzet externe voorzitters • Gebruik externe voorzitters voor bepaalde besprekingen, zoals rondetafelgesprekken, ter ontlasting van voorzitters, niet ter vervanging.

Door te kiezen voor een nieuwe werkwijze met ingeplande voorstellen wordt het makkelijker om met externe voorzitters te werken. De planning voor vergaderingen is eerder bekend en daarom beter te plannen. Externe voorzitters kunnen ingezet worden bij rondetafelgesprekken, agenderingsverzoeken,

Bestuur - Griffie

7

expertsessies of bepaalde gespreksnotities. Hiermee blijft het expliciet nodig dat raadsleden en fractievolgers voorzitter blijven, bijvoorbeeld voor de meningsvormende debatten. Externe voorzitters zijn geen vervanging, maar een ontlasting voor de huidige voorzitters. Toelichting voorstel 3: Aanpassing werkwijze indeling van voorzitters • Door de werkwijze om te komen tot een indeling aan te passen wordt de verantwoordelijk voor de indeling verschoven van de griffie naar de fracties en voorzitters. • Een indeling die beter gedragen is en eerder beschikbaar is, zorgt ervoor dat er meer ruimte en tijd is om voor te bereiden, wat de kwaliteit van de bespreking ten goede komt. • Met een meer planbare agenda wordt het ook mogelijk om voorzitters verder vooruit in te plannen, wat de voorbereiding en de continuïteit ten goede komt. Ondanks het grote aantal voorzitters is het in de praktijk lastig om tot een indeling van voorzitters te komen. De indeling is ook vaak pas op een laat moment rond, wat ervoor zorgt dat de voorbereidingstijd beperkt wordt voor voorzitters. Door de verantwoordelijkheid om voor te zitten bij fracties te leggen zal de indeling eerder definitief zijn. Hierdoor kunnen voorzitters zich beter voorbereiden, doordat de indeling eerder beschikbaar is. Tegelijkertijd verlicht het de werkdruk bij de griffie.

Nadat de komende agenda bekend is, wordt er een indeling gemaakt. De voorzitterschappen worden per fractie verdeeld. Afhankelijk van de samenstelling van de voorzitterspoule en afspraken wordt de indeling door de griffie gemaakt. Deze afspraken zullen binnen de agendacommissie besproken worden, om ervoor te zorgen dat zoveel mogelijk fracties een voorzitter leveren met een eerlijke verdeling. Nadat de griffie de indeling heeft gedeeld geven fracties (fractievoorzitter of fractiesecretaris of andere vaste contactpersoon) voor de vergadering aan welke voorzitter zij voor de betreffende raadskamer inzetten. Ruilen in overleg tussen fracties is uiteraard mogelijk. Doordat er gewerkt wordt met meer planbare agenda’s in de komende weken, wordt het ook mogelijk om voorzitterschappen in te delen verder in de toekomst. Door het verschuiven van verantwoordelijkheid is te verwachten dat er meer door de raadsleden en fractievolgers zelf geregeld wordt, de fractie is immers zelf verantwoordelijk om iemand te leveren. Ervaring bij andere gemeenten leert dat dit in de praktijk goed werkt, omdat het een actievere werkwijze is. Zoals benoemd moeten voorzittersposten verdeeld worden over de fracties om evenwicht te bewaren en om het eerlijk te verdelen. Er is op dit moment geen vaste verdeling die wordt voorgesteld om vast te stellen.

De agendacommissie krijgt de taak om te bewaken dat de verdeling in evenwicht is en kan in gesprek gaan met het presidium om hier afspraken over te maken. Een verdeling kan betekenen dat grote fracties (5+ zetels) minimaal 3 voorzitters leveren, kleine fracties (3/4 zetels) minimaal 2 en de kleinste fracties 1 voorzitter leveren. Eventuele afwijkingen in de verdeling worden besproken met de agendacommissie of in het presidium. De werkwijze van indeling van voorzitters kan per direct ingevoerd worden en vraagt geen wijzigingen in regeling, het betreffen enkel werkafspraken. Er kan ook gestart worden met een tijdelijke proef, die na een half jaar geëvalueerd wordt.

Bestuur - Griffie

8

4. Het verhogen van de kwaliteit van agenderingsverzoeken Voorstel 1. Er komt geen beperking voor individuele fracties om een agenderingsverzoek in te dienen; 2. Er wordt een format geïntroduceerd met vragen die beantwoord dienen te worden om een agenderingsverzoek in te dienen, o.a. over doel, vorm en gewenst resultaat; 3. De agendacommissie beoordeelt agenderingsverzoeken middels het format. Toelichting: Wat betreft agenderingsverzoek is het doel niet om de kwantiteit te verlagen, maar de kwaliteit te verhogen. Dit betekent dat het mogelijk blijft voor individuele fracties om een onderwerp op de politieke agenda te plaatsen. Wel vragen agenderingsverzoeken, voornamelijk met een rondetafelgesprek, veel tijd op de Politieke Avond. Om de kwaliteit, doel en gewenst resultaat van agenderingsverzoeken te verbeteren en beter te kunnen beoordelen, wordt een format geïntroduceerd. Dit sluit aan op hoe agenderingsverzoeken vanuit het college (de gespreksnotitie) nu beoordeeld worden. De vragen in het format dienen ter beoordeling van de politieke urgentie, doel, beoogd resultaat en vorm en daarmee van de benodigde tijd op de Politieke Avond. Een onderdeel van het format is een vereiste om in het verzoek vragen op te nemen aan het college die eerst beantwoord dienen te worden. Op het moment dat er na beantwoording nog vragen zijn, kan worden overgegaan tot agendering.

Ook stelt het format eisen aan over welke onderwerpen een agenderingsverzoek ingediend kan worden. Het is bijvoorbeeld niet mogelijk om een onderwerp dat binnenkort op de agenda van de raad staat te agenderen. Voor een onderwerp dat recent nog op de agenda van de raad stond, moet in de motivatie nadrukkelijk worden aangegeven waarom het nodig is het onderwerp opnieuw te agenderen. Er worden geen strengere eisen gesteld aan de invulling van het rondetafelgesprek. Het rondetafelgesprek kost tijd, maar is ook een waardevolle manier voor de raad om informatie uit de stad op te halen en voor inwoners om hun stem te laten horen. Een scherp onderbouwd agenderingsverzoek verhoogt de kwaliteit van de bespreking, maakt het gemakkelijker om de urgentie en benodigde bespreektijd te beoordelen en geeft de agendacommissie de positie om enkel de verzoeken toe te laten die zijn ingediend middels het format. Het format vraagt daarmee een grotere rol van de agendacommissie richting de beoordeling van agenderingsverzoeken. Een voorbeeld van een format voor agenderingsverzoeken is opgenomen in de bijlage.

Bestuur - Griffie

9

5. Het verhogen van de kwaliteit van raadswerkgroepen Voorstel 1. Laat het instellen van een raadswerkgroep of raadsexpertgroep altijd via het presidium lopen, zodat op voorhand getoetst kan worden of voldoende nagedacht is over doel, noodzaak, opdracht en proces; 2. Introduceer twee type werkgroepen: de raadswerkgroep en de raadsexpertgroep; Toelichting: Raadswerkgroep • Ingesteld door het presidium. Het presidium kan alleen hiertoe besluiten indien het voorstel tot oprichting van de raadswerkgroep de volgende elementen bevat: o Een duidelijk doel: welk probleem moet de werkgroep oplossen? o Een duidelijke opdracht: welk product moet de werkgroep opleveren? Advies, raadsvoorstel, plan van aanpak? o Een duidelijke afbakening: waarover moet de werkgroep zich buigen en waarover expliciet niet? o Een duidelijke eindtijd: voor wanneer moet het product opgeleverd zijn? • De aard van de raadswerkgroep is dus tijdelijk, gericht op een duidelijk product, waarna de werkgroep weer wordt opgeheven. Het is aan anderen (ambtenaren, het presidium, de griffie) om uitvoering te geven aan het product dat is opgeleverd. • De griffie wordt ter voorbereiding gevraagd om een procesvoorstel te doen om te komen tot het uiteindelijke product.

Raadsexpertgroep • Doel: de raad beter in staat te stellen kennis en inzichten op te doen zodat de raad beter geëquipeerd is om invulling te geven aan het raadswerk. Het gaat daarbij om technische informatie (het is geen vervanging van de informatieplicht naar de raad) en onderwerpen die meerdere aspecten van een ontwikkeling raken (dus bijvoorbeeld wel stadsontwikkeling breed, maar niet een enkel project). De expertgroep maakt het mogelijk om informeel van gedachten te wisselen. •

• • •

Ingesteld door de raad (motie of raadsvoorstel), na positief advies van het presidium. Het presidium kan alleen een positief advies geven indien het voorstel tot oprichting van de expertgroep de volgende elementen bevat: o Nut en noodzaak: waarom is een expertgroep nodig? o Afbakening van het onderwerp: wat valt er wel onder en wat niet? Tijdelijk van aard. Een maximaal termijn van twee jaar, met mogelijkheid om voor twee jaar te verlengen (door het presidium, na positieve evaluatie door de raadsexpertgroep) Om inhoudelijke ondersteuning vanuit de ambtelijke organisatie te borgen kan overwogen worden om hiervoor formele ambtelijke ondersteuning te vragen. Om het apolitieke karakter te benadrukken wordt er geen wethouder uitgenodigd.

Bestuur - Griffie

10

6. Herinrichting van de agendacommissie Voorstel 1. Werk een nieuwe Verordening op de Agendacommissie uit op basis van de onderstaande kaders; 2. Biedt deze verordening tegelijk aan met de herziening van het Regelement van Orde ter besluitvorming aan de nieuwe gemeenteraad. Toelichting: Een sterke agendacommissie (AC) is cruciaal voor een goed functionerende gemeenteraad omdat zij de kwaliteit, efficiëntie en planning van de besluitvorming bewaakt. De raadswerkgroep is van mening dat de voorgestelde veranderingen/verbeteringen in de manier van vergaderen kans van slagen hebben, wanneer deze worden gewaarborgd én gecontroleerd door een goed functionerende agendacommissie die kan rekenen op draagvlak bij de gehele raad. Hierin is rolvastheid, onafhankelijkheid en een vaste (vergader)structuur essentieel. In de huidige vorm en invulling van de agendacommissie - waarbij onder andere d.m.v. mandatering een deel van de taken is overdragen aan een (wisselend) DB - wordt aan een aantal van deze kernwaarden in onvoldoende mate voldaan. Voorgesteld wordt daarom om tot een aanscherping - en op sommige punten herziening - te komen in de samenstelling en taken/bevoegdheden van de agendacommissie. Deze zullen worden vastgelegd in een nog op stellen ‘Verordening op de Agendacommissie’. Belangrijkste wijziging ten opzichte van de huidige agendacommissie is o.a.

dat er geen taken meer gemandateerd zullen worden aan een DB vanuit de agendacommissie. Door met een kleinere - door de raad benoemde - agendacommissie te werken, zal de nieuwe agendacommissie de rol vervullen die het DB nu al wekelijks heeft, aangevuld met de overkoepelde taken die nu bij de gehele agendacommissie liggen. Als aanvulling op het huidige takenpakket zal de nieuwe agendacommissie ook de planningscyclus/besluitvormingsproces per voorstel aan de raad aan de voorkant vaststellen en afwegen of er bijvoorbeeld gebruik zal worden gemaakt van spreektijden. Dat betekent concreet dat de raadskamers zelf niet meer over de doorverwijzing zullen gaan. Kaders nieuwe agendacommissie Samenstelling De agendacommissie bestaat uit de vicevoorzitter van de raad en 4 raadsleden, waarbij gezocht wordt naar een evenwichtige vertegenwoordiging vanuit de gehele raad. De leden worden door de raad benoemd voor twee jaar, gelijk met de vicevoorzitter (herbenoeming is mogelijk). De agendacommissie wordt bijgestaan en geadviseerd door de griffie. De gemeentesecretaris of diens plaatsvervanger kan worden uitgenodigd aanwezig te zijn. De agendacommissie komt bijeen met een frequentie gelijk aan de Politieke Avonden.

Taken en bevoegdheden • Vaststellen van de jaarlijkse vergadercyclus; • Vastellen van de (voorlopige) agenda's van de Politieke Avonden; • Vaststellen van een planningscyclus per vergaderstuk; • Het afwegen en indien nodig inzetten van (extra) spreektijden tijdens raadskamerbesprekingen;

Bestuur - Griffie

11

• • • •

Het beoordelen en inplannen van agenderingsverzoeken, gespreksnotities en het direct op de besluitvormende vergadering plaatsen van beleidsluwe en/of technische raadsvoorstellen; Het werven en sturen en controleren op de kwaliteit van interne- en externe raadskamervoorzitters; Het bewaken van de procedures voor de aanlevering van de vergaderstukken op kwaliteit, tijdigheid en volledigheid; Het bewaken en bijsturen van de lange termijn agenda van de raad, indien nodig in overleg met het college en/of de gemeentesecretaris.

Bestuur - Griffie

12