Brief auditcommissie - Reflectie behandeling Financiële Verordening

Aan de gemeenteraad

Datum

: 20 april 2023

Zaaknummer

:

Contactpersoon

: Maaike Piscaer

Telefoonnummer

: (06) 31114892

Onderwerp: reflectie behandeling financiële verordening auditcommissie

Geachte leden van de gemeenteraad, Tijdens de Politieke Avond van 12 april 2023 is in de raadskamer gesproken over de wijziging van de Financiële Verordening. Tijdens deze raadskamerbehandeling heeft een aantal van u geïnformeerd naar de rol van de auditcommissie in dit proces. Tijdens deze raadskamerbespreking waren er een aantal leden van de auditcommissie aanwezig. Naar aanleiding van de toen gestelde vragen is toegezegd om namens de auditcommissie met een reflectie te komen. Rol auditcommissie De bevoegdheden van de auditcommissie zijn vastgesteld in de Verordening op de auditcommissie 2011 In deze verordening is opgenomen dat de auditcommissie belast is met de advisering aan en overleg namens de raad over een aantal onderwerpen (waaronder de aanwijzing, opdrachtverlening dan wel beëindiging van de aan een externe accountant en het voorbereiden van een standpunt over en de agendering van onderzoek rapportages van de rekenkamer). In de verordening is geen formele (advies) rol omtrent de Financiële Verordening aan de auditcommissie toegewezen. In dat kader is een advies vanuit de auditcommissie aan de gemeenteraad over de Financiële Verordening dan ook geen verplichting. Uiteraard staat het de auditcommissie in alle gevallen vrij om met ongevraagd advies naar de gemeenteraad te komen en kan omgekeerd de raad de auditcommissie ook om advies vragen.

Bespreking auditcommissie 12 december 2022 Tijdens de auditcommissie van 12 december 2022 is er gesproken over de concept aanpassingen van de Financiële Verordening. Reden voor deze agendering was dat binnen de auditcommissie regelmatig gesproken wordt over het proces rondom P&C producten (zoals de jaarstukken en de tussenrapportages) en het verbeteren van de inhoud van deze stukken (zoals de doelenboom in de Begroting). Omdat deze P&C producten een belangrijk onderdeel zijn binnen Financiële Verordening, is door de ambtelijke organisatie op 12 december vorig jaar een korte presentatie gegeven over de rol van de Financiële Verordening en de concept voorgestelde wijzigingen hierin. Het betrof een technische/informatieve presentatie. Belangrijk hierbij om te vermelden is dat er destijds nog geen

• Postbus 9029 • 6800 EL Arnhem Telefoon 0800-1809 • griffie@arnhem.nl

Datum Zaaknummer Pagina

: 20 april 2023 : :2

raadsvoorstel o.i.d. onder deze bespreking lag. Het betrof enkel een overzicht van de concept voorgestelde wijzigingen in de verordening, welke met name technisch van aard waren. Naar aanleiding van deze presentatie zijn door de leden van de auditcommissie ter plekke enkele aanvullende technische vragen gesteld. Vervolgens is er ambtelijk verder gewerkt aan het uitwerken van de nieuwe Financiële Verordening en is deze begin februari dit jaar aangeboden aan de gemeenteraad (in combinatie met de nota reserves en voorzieningen, uitgangspunten voor risicomanagement en spelregels voor weerstandsvermogen) Reflectie In reflectie op het hierboven omgeschreven proces constateert de auditcommissie dat in het licht van de discussie in de raadskamer van 12 april een aantal zaken anders had moeten lopen. Gezien het feit dat de auditcommissie geen formele adviesrol heeft rondom het vaststellen van de Financiële Verordening, had aan de voorkant beter moeten worden overdacht of agendering van een concept voorstel vanuit het college gewenst en noodzakelijk was. Omdat tijdens de bespreking op 12 december vanuit de auditcommissie weinig tot geen inhoudelijke opmerkingen waren, is het agenderen van de definitieve gewijzigde Financiële Verordening niet ter sprake gekomen.

Achteraf gezien kan de auditcommissie concluderen dat als een dergelijk stuk in concept besproken wordt, op z’n minst de definitieve versie ook langs de auditcommissie zou moeten gaan. Dat dit destijds niet gebeurd is, heeft behalve het feit dat er weinig inhoudelijke opmerkingen waren op de toen voorgestelde wijzigingen, ook te maken met het feit dat de auditcommissie slechts 5 tot 6 keer per jaar bijeenkomt. Belangrijker is nog dat de auditcommissie geen politieke commissie is. Advisering over voorstellen vanuit het college aan de gemeenteraad kunnen zich daarom altijd alleen richten op het proces. De discussie op 12 april in de raadskamer betrof inhoudelijke punten uit de gewijzigde Financiële Verordening en dat is ook de plaatst waar deze politieke discussie thuishoort. De auditcommissie zou zich echter kunnen voorstellen dat zij in de toekomst met betrekking tot het proces rondom het wijzigen van de Financiële Verordening wel zouden kunnen adviseren dat er met behulp van externe experts (zoals de accountant) kritisch naar de inhoud gekeken wordt. Als conclusie wil de auditcommissie daarom meegeven dat zij hun eigen adviesrol rondom de Financiële Verordening – maar ook bij andere financiële stukken - in een volgende vergadering verder zal bespreken.

Daarbij is van belang dat het vaststellen van de verordening op de auditcommissie (en dus het bepalen van de bevoegdheden van de auditcommissie) een raadsbevoegdheid is. Daarmee is dit naast een vraag voor de auditcommissie, ook een vraag voor de gemeenteraad als geheel. Met vriendelijke groet,

H. Eliëns Voorzitter auditcommissie

• Postbus 9029 • 6800 EL Arnhem Telefoon 0800-1809 • griffie@arnhem.nl

Datum Zaaknummer Pagina

: 20 april 2023 : :3

• Postbus 9029 • 6800 EL Arnhem Telefoon 0800-1809 • griffie@arnhem.nl