Bijlage - Reglement Functionaris voor gegevensbescherming
Tekst van het document
Reglement Functionaris voor gegevensbescherming Inleiding
De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Wet politiegegevens (Wpg) geven regels en verplichtingen ten aanzien van het verwerken van persoonsgegevens. Een van deze verplichtingen is dat overheidsinstanties een Functionaris voor gegevensbescherming (FG) aanstellen. In dit reglement geeft de gemeente de kaders weer voor de wijze waarop de FG zijn taken en bevoegdheden onafhankelijk en zonder belemmering kan uitoefenen in overeenstemming met de in de AVG en Wpg gestelde eisen.
Positie en bevoegdheden1
•
•
•
• •
• • • •
De verwerkingsverantwoordelijke zorgt ervoor dat de FG naar behoren en tijdig wordt betrokken bij alle aangelegenheden die verband houden met de bescherming van persoonsgegevens. De verwerkingsverantwoordelijke ondersteunt de FG bij de vervulling van zijn taken door hem toegang te verschaffen tot persoonsgegevens en verwerkingsactiviteiten en door hem de benodigde middelen ter beschikking te stellen voor het vervullen van deze taken en het in stand houden van zijn deskundigheid. De verantwoordelijke en de personen die bij een verwerking van persoonsgegevens zijn betrokken verstrekken de FG desgevraagd alle inlichtingen en verlenen alle overige medewerking die zij voor de uitoefening van zijn taak behoeft. Hiervoor heeft de FG toegang tot alle ruimten waar verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt. En is de FG bevoegd apparatuur, programmatuur, gegevensbestanden, boeken en bescheiden te onderzoeken en zich de werking van apparatuur en programmatuur te doen tonen. Indien de FG dit naar redelijkheid nodig acht, kan de FG voor zijn onderzoek gebruik maken van de diensten van derden. De verwerkingsverantwoordelijke zorgt ervoor dat de onafhankelijke positie van de FG is gewaarborgd en dat de FG geen instructies ontvangt met betrekking tot de uitvoering van diens taken. De FG ondervindt geen nadeel van de uitoefening van zijn taak.
De FG wordt door de verwerkingsverantwoordelijke niet ontslagen of gestraft voor de uitvoering van zijn taken. De FG brengt rechtstreeks verslag uit aan de hoogste leidinggevende van de verwerkingsverantwoordelijke of de verwerker. De verwerkingsverantwoordelijke maakt de contactgegevens van de FG openbaar en meldt de FG aan bij de Autoriteit persoonsgegevens. Betrokkenen kunnen met de FG contact opnemen over alle aangelegenheden die verband
1 Conform artikel 38 van de AVG en artikel 36 van de Wpg.
• •
houden met de verwerking van hun gegevens en met de uitoefening van hun rechten uit hoofde van de AVG en de Wpg. De FG is met betrekking tot de uitvoering van zijn taken overeenkomstig het Unierecht of het lidstatelijk recht tot geheimhouding of vertrouwelijkheid gehouden. De FG kan andere taken en plichten vervullen. De verwerkingsverantwoordelijke zorgt ervoor dat deze taken of plichten niet tot een belangenconflict leiden.
Taken2
•
•
•
• •
• •
De FG informeert en adviseert de verwerkingsverantwoordelijke en de werknemers die verwerken over hun verplichtingen uit hoofde van de AVG en andere Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke gegevensbeschermingsbepalingen. De FG ziet toe op naleving van de AVG, de Wpg, van andere Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke gegevensbeschermingsbepalingen en van het beleid van de verwerkingsverantwoordelijke met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens, met inbegrip van de toewijzing van de autorisaties, bedoeld in artikel 6 Wpg, met inbegrip van de toewijzing van verantwoordelijkheden, bewustmaking en opleiding van het bij de verwerking betrokken personeel en de betreffende audits. De FG verstrekt desgevraagd advies met betrekking tot de gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) en ziet toe op de uitvoering daarvan in overeenstemming met artikel 35 van de AVG en artikel 4c van de Wpg. De FG werkt samen met de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). De FG treedt op als contactpunt voor de AP inzake met verwerking verband houdende aangelegenheden, met inbegrip van de in artikel 36 van de AVG bedoelde voorafgaande raadpleging, en, waar passend, overleg plegen over enige andere aangelegenheid. De FG stelt conform artikel 36 lid 4 Wpg jaarlijks een verslag op van zijn bevindingen.
De FG brengt verslag uit aan de betreffende verwerkingsverantwoordelijke over de werkzaamheden en bevindingen op het gebied van privacy en de bescherming van persoonsgegevens binnen de gemeente.
De FG houdt bij de uitvoering van zijn taken naar behoren rekening met het aan verwerkingen verbonden risico, en met de aard, de omvang, de context en de verwerkingsdoeleinden.
2 Conform artikel 39 van de AVG en de Wpg.