Bijlage - Intern controleplan 2024

Gemeente Arnhem

Intern controleplan 2024

Inhoudsopgave Inhoudsopgave ........................................................................................................................................2 1.

Inleiding en door de raad te nemen besluiten ................................................................................3 1.1 Aanleiding en indeling Interne Controleplan.................................................................................3 1.2 Rechtmatigheidsverantwoording ..................................................................................................3 1.3 Door de raad te nemen besluiten..................................................................................................4

2.

Aanpak interne controle ..................................................................................................................5 2.1 Inleiding .........................................................................................................................................5 2.2 Tooling ...........................................................................................................................................5 2.3 Deelverantwoording ......................................................................................................................5 2.4 Significante posten en processen ..................................................................................................5 2.5 Risicoanalyse en controleaanpak per controlegebied ...................................................................6 2.7 Rapportage ....................................................................................................................................8

Bijlage 1 - Technische bijlagen controleplan ...........................................................................................9 1.1 Belang interne controle .................................................................................................................9 1.2 Wat is "in control" zijn? .................................................................................................................9 1.3 Onderscheid interne controle en interne beheersing .................................................................10 1.4 Samenhang interne controle en externe (accountantscontrole) ................................................11 1.5 Rol en verantwoordelijkheden interne controle binnen de organisatie .....................................12 1.6 Processen organisatie ..................................................................................................................13 1.7 IT-omgeving organisatie ..............................................................................................................14 1.8 Methode van uitvoering en vastlegging procescontroles ...........................................................15 Bijlage 2 - Model rechtmatigheidsverantwoording ...............................................................................18 Bijlage 3 - Normenkader en afspraken rechtmatigheidsverantwoording 2024

....................................19

2

1.

Inleiding en door de raad te nemen besluiten

1.1 Aanleiding en indeling Interne Controleplan Aanleiding Het college draagt zorg voor de interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen door de gemeente Arnhem. Dit is in overeenstemming met de regelgeving ad. art. 212/213 van de Gemeentewet en de door de raad vastgestelde financiële verordening (artikel 25 'Interne controle en rechtmatigheidsverantwoording') en controleverordening. Deze controleverordening geeft nadere aanwijzingen aan de externe accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole. Om hier door het college invulling aan te geven wordt jaarlijks het Interne Controleplan (hierna 'controleplan') bijgesteld en vastgesteld. Het controleplan geeft aan hoe de interne beheersing binnen de gemeente Arnhem georganiseerd is en hoe de controle op procesniveau uitgevoerd moet worden. De externe accountant vraagt in zijn rapportage door middel van de zogenaamde 'boardletter' ook aandacht voor verbetering van de interne beheersing en rechtmatigheid. Daar waar de accountant adviezen geeft met betrekking tot interne controles, zijn deze meegenomen in dit intern controleplan. Indeling In de indeling van dit controleplan hieronder wordt onderscheid gemaakt tussen enerzijds de actualiteiten en bijstellingen en anderzijds de meer reguliere, technische onderwerpen.

Deze laatste zijn omwille van de leesbaarheid voornamelijk in de technische bijlagen opgenomen.

1.2 Rechtmatigheidsverantwoording Op 27 september 2022 heeft de Eerste Kamer het wetsvoorstel ‘Wet versterking decentrale rekenkamers‘ aangenomen. Met dit wetsvoorstel is een wijziging in de Gemeentewet, Provinciewet en Waterschapswet voorgesteld die betrekking heeft op de rechtmatigheidsverantwoording als onderdeel van de jaarrekening. Met deze wijziging van de rechtmatigheidsverantwoording leggen het college van burgemeester en wethouders bij een gemeente zelf verantwoording af over de rechtmatigheid. Dit is in lijn met de systematiek die geldt bij het Rijk. Concreet betekent dit dat vanaf boekjaar 2023 de rechtmatigheidsverantwoording is opgenomen in de paragraaf bedrijfsvoering in de jaarstukken. De rechtmatigheidsverantwoording wordt opgesteld binnen de kaders van de kadernota rechtmatigheid 2023 van de Commissie BBV alsmede onze eigen financiële verordening. De externe accountant betrekt vervolgens de rechtmatigheidsverantwoording van het college bij het oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening. Om een rechtmatigheidsverantwoording te kunnen afgeven moet de procesbeheersing goed op orde zijn en met behulp van interne controle moet aangetoond worden dat de maatregelen werken en de rechtmatigheid op orde is.

Het college moet kunnen vertrouwen op een kwalitatief goede interne controle op basis waarvan een gefundeerd oordeel kan worden gegeven en de rechtmatigheidsverantwoording kan worden afgeven. Dit vereist een professionele interne controle aanpak, vastlegging en een gestructureerde rapportage waarbij het college meegenomen wordt in de uitkomsten van de interne controle. De rechtmatigheidsverantwoording wordt opgenomen in de jaarrekening. Deze verantwoording betreft de rechtmatige uitvoering van de taken en omvat het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk

3

gebruik criterium bij de desbetreffende financiële beheershandelingen en transacties. Naast de rechtmatigheidsverantwoording neemt het college in de paragraaf bedrijfsvoering van het jaarverslag een toelichting op over de financiële rechtmatigheid. Naast de rechtmatigheidsverantwoording die het college afgeeft over de gemeentelijke jaarrekening, dient het dagelijks bestuur van gemeenschappelijke regelingen ook een rechtmatigheidsverantwoording af te leggen over de cijfers van de betreffende gemeenschappelijke regeling. Een aantal portefeuillehouders is lid van het dagelijks bestuur van een gemeenschappelijke regeling van de gemeente Arnhem. In de Begroting is weergegeven om welke gemeenschappelijke regelingen het gaat. Dit controleplan gaat niet verder in op de rechtmatigheidsverantwoording aangaande deze organisaties. De betreffende portefeuillehouders zullen zich vanuit de rol van bestuurder moeten laten informeren door de gemeenschappelijke regelingen over de stappen die aldaar zijn / worden gezet om te komen tot de vereiste rechtmatigheidsverantwoording. Uiteraard kunnen de business controllers, indien nodig, de portefeuillehouders hierin adviseren en ondersteunen.

1.3 Door de raad te nemen besluiten Voor de interne controle is het van belang dat de raad twee onderdelen behandelt in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording en de BBV Notitie Rechtmatigheidsverantwoording. Deze twee onderdelen hebben als doel om de kaderstellende- en controlerende rol van de gemeenteraad op het gebied van de rechtmatigheid te versterken. Het gaat om de volgende twee elementen, waarbij punt 1 ter kennisname aan de raad wordt aangeboden en waarbij punt 2 door de raad wordt vastgesteld: 1. 2.

Het kennisnemen van het controleplan 2024; Het vaststellen van het normenkader en afspraken rechtmatigheidsverantwoording 2024 zoals bijgevoegd in bijlage 3 bij dit controleplan. Het normenkader is geactualiseerd ten opzichte van voorgaand jaar, met als belangrijkste wijziging de toevoeging van de omgevingswet.

Ad 1. De commissie BBV heeft een standaardtekst opgesteld voor de rechtmatigheidsverantwoording, die straks een onderdeel vormt van de jaarrekening. In deze standaardtekst wordt gesproken over afwijkingen. Onder afwijkingen worden fouten en onduidelijkheden verstaan. Fouten zijn posten die niet rechtmatig tot stand zijn gekomen. Onduidelijkheden zijn posten, waarbij voor het college een onduidelijkheid bestaat over de rechtmatigheid. Deze onduidelijkheden staan niet gelijk aan de onzekerheden in de controle van de accountant. Het college voert immers geen accountantscontrole uit, maar kijkt vanuit interne toetsingen en monitoring naar informatie over onduidelijkheden, die twijfels oproepen over de rechtmatigheid. Het gaat hierbij dus niet om het ontbreken van (controle-)informatie, maar om (mogelijk tegenstrijdige) interpretaties van feiten en juridische normen. Uiteenlopende oordelen over de rechtmatigheid en de daarmee verband houdende lasten, kunnen weergegeven worden als onduidelijkheden. Het is de rol van het college om onduidelijkheden zoveel mogelijk te voorkomen. Waar deze (onverhoopt) voorkomen, moet het college ze binnen een redelijke termijn verhelderen. Ad 2. Voor een goede uitvoering van de rechtmatigheidscontrole is het belangrijk dat de geldende regelgeving duidelijk vastligt.

Het college is primair verantwoordelijk voor de naleving van de wet- en regelgeving en moet dus permanent inzicht hebben in de van toepassing zijnde relevante wet- en regelgeving. Het college dient het normenkader conform de Kadernota rechtmatigheid van het BBV jaarlijks voorafgaand aan de start van de jaarrekeningcontrole naar de raad te sturen. Volgens de kadernota rechtmatigheid 2023 is er binnen de rechtmatigheidsverantwoording naast de verantwoordingsgrens ook ruimte voor een rapportagegrens. Alle fouten en onduidelijkheden die worden geconstateerd en boven de rapportagegrens komen, zullen worden toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering. In bijlage 3 is de rapportagegrens opgenomen van 0,05% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de

4

reserves. Dit komt overeen met de werkwijze zoals deze afgelopen jaar is gehanteerd en in de jaren daarvoor ook door de externe accountant is gehanteerd. Als referentie: wanneer de rapportagegrens berekend zou worden op basis van de geamendeerde begroting 2024, zou deze grens afgerond €482.000 bedragen. Daarnaast zijn in bijlage 3 verdere afspraken opgenomen over hoe het college omgaat met de criteria die meegenomen worden bij het bepalen van onrechtmatigheden. Bij de begroting 2025 wordt – indien nodig – het normenkader opnieuw geactualiseerd.

2.

Aanpak interne controle

2.1 Inleiding In dit hoofdstuk wordt de controleaanpak behandeld die erop is gericht te komen tot een rechtmatigheidsverantwoording door het college, alsmede om opvolging te geven aan de procesaanbevelingen van de externe accountant. Achtereenvolgens wordt ingegaan op de tooling (2.2), de deelverantwoordingen (2.3), de significante posten en processen (2.4), de risicoanalyse en controleaanpak per proces (2.5) en de planning (2.6) en rapportage (2.7).

2.2 Tooling De tool Naris wordt door de gemeente gebruikt voor het risicomanagement en de interne controle. Het voordeel van deze tooling is dat de interne controle gestructureerd en goed gedocumenteerd kan worden, om uiteindelijk het college de rechtmatigheidsverantwoording te kunnen laten opstellen.

2.3 Deelverantwoording Voordat het college de gemeentebrede rechtmatigheidsverantwoording kan afgeven, moet vanuit de lijn een basis liggen door middel van interne controle (IC)-rapportages c.q. rechtmatigheidsverantwoordingen over de onderliggende processen. De leden van het MTA (de proceseigenaren) zijn, ondersteund door de afdelingshoofden (de procesmanagers), aangewezen om een rechtmatigheidsverantwoording af te geven voor hun team c.q. proces. Zij worden ondersteund door de 1e lijn vanuit de inhoudelijke afdeling, de 2e lijn vanuit de afdeling Financiën & Control (F&C) en de 3e lijn vanuit de interne auditfunctie. Voor uitleg van het zogenaamde 'three lines of defense model' wordt verwezen naar bijlage 1.5. Bovengenoemde aanpak wordt in Naris verwerkt in de controleplannen. Per proces worden de risico’s en beheersingsmaatregelen in beeld gebracht die in de 1e lijn aanwezig zijn. Periodiek worden de beheersingsmaatregelen getoetst door middel van de beoordeling van de opzet, het bestaan en de werking van de beheersingsmaatregelen. Dit begint met een jaarlijks gesprek van de 2e en/of 3e lijn met de proceseigenaar, de procesmanager en de medewerkers in het proces (functionarissen die verantwoordelijk zijn voor de 1e lijn). In dit gesprek worden de risico’s en beheersingsmaatregelen doorgenomen en geactualiseerd.

Tegelijkertijd worden de bevindingen en aanbevelingen uit voorgaande interne controles doorgesproken. Vervolgens vindt door de 2e en/of 3e lijn een lijncontrole plaats door voor één transactie de opzet, bestaan en de werking van de beheersingsmaatregelen te toetsen. Afsluitend worden voor de hele populatie aan transacties de uitgevoerde beheersingsmaatregelen getoetst via steekproeven / IT controles en data-analyse. Het gaat hierbij niet alleen om controles uitvoeren en rapporteren wat er niet goed gaat, maar ook om het helpen van de proceseigenaren en -managers om de procesbeheersing (inclusief IT) te verbeteren.

2.4 Significante posten en processen Jaarlijks wordt de kwaliteit van de opzet, de invoering (het bestaan), en de werking van de belangrijkste interne controlemaatregelen voor alle significante (materiele) financiële bedrijfsprocessen getoetst. Een bedrijfsproces is in dit verband een afgebakend geheel van eenduidige maatregelen van administratieve organisatie en interne controle.

5

Op basis van de financiële gegevens zijn voor 2024 onderstaande controlegebieden onderkend, met ook de aanbevelingen uit de actuele boardletter van de accountant, waar van toepassing: Controlegebieden IC Baten Algemene uitkering Belastingopbrengsten Huren Subsidieontvangsten Parkeeropbrengsten Grondverkopen Overige opbrengsten Legesopbrengsten (m.n. wabo) Lasten Lonen en salarissen Inkopen (aanbesteding) Treasury Grondaankopen Sociaal domein (Zorg in natura en PGB)

Actuele boardletter 2023

Beheersing uitbestede processen

Rechtmatigheid EU-aanbestedingen

Ontwikkeling financiële beheersing sociaal domein

Sociale uitkeringen Subsidieverstrekkingen en gelden derden Overige controlegebieden Financiële administratie (incl. memoriaalboekingen) Waardering grondexploitatie IT-omgeving1

Tweedelijns controle Governance, financiering, beheersing en verantwoording Spoorzone Arnhem-Oost IT-beheersomgeving en cybersecurity

2.5 Risicoanalyse en controleaanpak per controlegebied Voor bovenstaande controlegebieden wordt per gebied een controleplan in Naris opgesteld. Basis van dit controleplan is de risicoanalyse. Daarbij wordt het inherent risico op onjuistheden en onrechtmatigheden ingeschat. Het inherente risico wil zeggen: de gevoeligheid van een bewering voor een afwijking die afzonderlijk of samen met andere afwijkingen van materieel belang kan zijn, in de veronderstelling dat er geen interne beheersingsmaatregelen zijn met betrekking tot deze bewering. Deze gevoeligheid wordt bepaald door onder andere de volgende factoren: • Complexiteit van de regelgeving; • Aantal en aard transacties; • Automatiseringsomgeving; • Bevindingen van voorgaand jaar; • Eventuele andere overwegingen (bijv. wijzigingen in wet- en regelgeving, politieke focus). De belangrijkste uitgangspunten van onze controleaanpak zijn: • We zetten in op het in control krijgen/houden van de automatiseringsomgeving (IT general controls en application controls van relevante applicaties); • Werking application controls vastleggen middels schermprints; • Aantonen betrouwbaarheid lijstwerk; 1 Daar waar relevant voor de interne controle op de financiële processen

6

• • • •

Duidelijke aansluiting tussen de controlestukken en de financiële administratie; Werkzaamheden ten behoeve van het vaststellen van de opzet, bestaan en werking van beheersingsmaatregelen; Gegevensgerichte werkzaamheden, waaronder steekproeven; Vastlegging van de uitgevoerde werkzaamheden.

Van de processen is het de vraag welk doel ze hebben en in hoeverre de beheersingsmaatregelen de risico’s in het proces afdichten. Hierbij worden niet alleen financiële risico’s genoemd, maar ook operationele risico’s, waardoor de organisatiedoelstellingen mogelijk niet gerealiseerd (kunnen) worden. Overigens vindt risicoanalyse voortdurend plaats, omdat alle bevindingen aanleiding kunnen zijn om de controle-aanpak bij te stellen. Op basis van de risicoanalyse worden achtereenvolgens zogeheten systeem-/organisatiegerichte en gegevensgerichte werkzaamheden uitgevoerd. De fase van systeem-/organisatiegerichte werkzaamheden is erop gericht vast te stellen of de belangrijke beheersingsmaatregelen in de processen en systemen inderdaad werken zoals beschreven (beoordeling opzet, bestaan en werking van de beheersingsmaatregelen in de processen). In deze fase komen ook de verschillen aan het licht tussen hoe de organisatie denkt dat een proces verloopt en hoe het feitelijk verloopt. Naast het uitvoeren van systeemgerichte werkzaamheden, worden gegevensgerichte werkzaamheden uitgevoerd. Deze dienen om extra zekerheid te verkrijgen over of de beheersingsmaatregelen het gewenste effect hebben gehad of om extra controlezekerheid te verkrijgen in de situatie dat uit procesgerichte werkzaamheden tekortkomingen zijn gebleken.

De werkzaamheden worden verspreid over het jaar uitgevoerd, zodat er, bij gebleken aandachtspunten, voldoende tijd is om bij te sturen. Omdat er wel een voldoende omvangrijke massa dient te zijn om te controleren, zullen de deelwaarnemingen overwegend in het 2e deel van het jaar uitgevoerd worden. Voor de te hanteren controletoleranties verwijzen wij naar de controleverordening. Meer informatie over de uitvoering van deze werkzaamheden is opgenomen in bijlage 1 onder 1.8. De Planning & Control cyclus van gemeente Arnhem is leidend voor de uitvoering van de werkzaamheden. De planning voor de uitvoering van de IC in 2024 is als volgt: Stap 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8..

9. 10. 11. 12. 13. 14.

Werkzaamheden Actualisatie interne controleplan 2024 in overleg met de concerncontroller Overleg met accountant (afstemmen en controleplan, aanpak en ophalen aandachtspunten vanuit accountant) Opstellen intern controleplan per controlegebied Opvolging van de acties uit het IT Framework Verbijzonderde interne controle opzet, bestaan en werking relevante beheersingsmaatregelen Uitvoeren gegevensgerichte werkzaamheden voorcontrole Bespreken uitkomsten verbijzonderde interne controle en controleaanpak per controlegebied met concerncontroller en MTA inclusief rapportage Actieve rol in de interim-controle van de accountant. Wij nemen de accountant mee in de uitkomsten van de IC en “begeleiden” de accountant bij de interim-controle zodat een efficiënte interim-controle door de accountant kan worden uitgevoerd Evaluatie controleaanpak per controlegebied Meewerken aan reactie op boardletter Uitvoeren gegevensgerichte werkzaamheden (2e halfjaar) Evaluatie gegevensgerichte controlewerkzaamheden Afsluitende IC rapportage naar controllers (inclusief bespreking) en daarna naar het MTA Rapportage interne controle gehele jaar, input voor rechtmatigheidsverantwoording

7

Tijdspad Mei – juni 2024 Juni – juli 2024 Mei – augustus 2024 Mei – december 2024 Juli - augustus 2024 Juli - augustus 2024 September - oktober 2024 September 2024

November 2024 Oktober - december 2024 Februari-maart 2025 Februari-maart 2025 Maart 2025 Maart - april 2025

2.7 Rapportage Van de periodieke controles wordt verslag gedaan aan het management zodat deze tijdig op hoogte is van de kwaliteit van de uitvoering en eventueel tijdig kan bijsturen. De frequentie waarin wordt gerapporteerd is afgestemd op de behoefte van het management en bestuur om op de hoogte blijven van de kwaliteit van de uitvoering. De interne controles en de rapportages daarover zullen worden ingepast in de reguliere planning & control cyclus van de gemeente Arnhem. De planning is als volgt: • September / oktober 2024 rapportage over de uitkomst van de interne controles wat betreft de processen. • Maart 2025: rapportage over de uitkomst van de interne controles over de werkzaamheden in het hele voorgaande jaar. De twee rapportages betreffen beknopte managementrapportages die worden vastgesteld in het management team Arnhem (MTA) en ter informatie worden aangeboden aan het college.

De inhoud van de rapportages is als volgt: De eerste rapportage heeft de volgende inhoud: • Risico-inschatting • Controlemaatregelen en procesbevindingen • Status van eerder geconstateerde procesbevindingen • Uitgevoerde en geplande gegevensgerichte werkzaamheden • Bevindingen op reeds uitgevoerde gegevensgerichte werkzaamheden De tweede rapportage heeft de volgende inhoud: • Risico-inschatting • Controlemaatregelen en procesbevindingen • Status van eerder geconstateerde procesbevindingen • Uitgevoerde gegevensgerichte werkzaamheden • Bevindingen op de uitgevoerde gegevensgerichte werkzaamheden • Conclusie over de rechtmatigheid

8

Bijlage 1 - Technische bijlagen controleplan 1.1 Belang interne controle Een goed opgezette interne controle is een belangrijke pijler voor de gemeente in het kader van planning en control. Enerzijds voor het controleren en signaleren van tekortkomingen in de uitvoering van de taken. Anderzijds voor het bijsturen en het afleggen van verantwoording over de uitgevoerde taken. Met een toereikend controleplan kan de uitvoering van taken met structuur en efficiency worden gedaan. Het primaire doel van interne controle is om een beeld te krijgen van de kwaliteit van de bedrijfsvoering. Interne controle is een middel om de kwaliteit van de bedrijfsvoering (continu) te verbeteren en tijdig bij te kunnen sturen in processen. Bij de interne controle wordt zichtbaar vastgesteld dat processen beheerst worden, zoals dat met de inrichting van de administratieve organisatie beoogd was. Ook wordt met de uitkomsten van interne controle aangetoond dat (wel of niet) aan de eisen van rechtmatigheid, verantwoording en controle wordt voldaan.

1.2 Wat is "in control" zijn? Een organisatie is 'In Control' als een organisatie zodanig is ingericht dat de juiste discussie op het juiste moment op het juiste niveau wordt gevoerd zodat (indien nodig) bijgestuurd kan worden om zo de doelstellingen te realiseren. 'In Control' wil dus zeggen dat de organisatie zo is ingericht dat goed bestuur mogelijk is. Dit betekent ook een adequate, tijdige en actuele informatieverstrekking vanuit de werkprocessen. De controleomgeving is de basisvoorwaarde voor een goed functionerende organisatie die "in control" is. De aspecten ‘soft controls’, cultuur, houding en gedrag zijn hierin belangrijk.

De BBV notitie rechtmatigheid spreekt over drie ambitie- c.q. volwassenheidsniveau‘s van "in control" zijn, met als meest verregaande vorm het afgeven van een zogeheten “In Control Statement” (ICS) over het gehele functioneren van de organisatie. Dit gaat verder dan de rechtmatigheidsverantwoording en zegt ook iets over het functioneren van de interne bedrijfsvoering en betrouwbaarheid van (risicomanagement)processen en ITsystemen.

9

De gemeente Arnhem zet met dit controleplan in op niveau 2, waarbij zowel het college als de raad de mogelijkheden hebben om andere thema's/processen toe te voegen aan de rechtmatigheidsverantwoording. Het voordeel hiervan is dat de raad aanvullend geïnformeerd kan worden over belangrijke aandachtspunten binnen de bedrijfsvoering van de gemeente, die een plek krijgen in de paragraaf Bedrijfsvoering. Uiteraard zal dit wel tot extra controle-inspanningen (middelen en formatie) leiden binnen de gemeente.

1.3 Onderscheid interne controle en interne beheersing Het in beeld brengen van de procesrisico’s en de beheersingsmaatregelen zijn de basis voor een effectieve en efficiënte uitvoering van de (verbijzonderde) interne controle. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen interne beheersing en interne controle. Een korte uitleg: Interne beheersing De basis van de interne controle is een goede administratieve organisatie en daarin ingebouwde interne beheersing. Elke proceseigenaar binnen onze gemeente heeft inzicht nodig in “wat kan er fout gaan in mijn proces” en “welke maatregelen heb ik getroffen om te voorkomen dat deze fout wordt gemaakt”. Deze interne beheersing in de 1e lijn moet geborgd zijn in het werkproces. Dit betekent niet dat alle afdelingen jaarlijks controles op basis van een steekproef moeten uitvoeren. In het werkproces moeten de beheersingsmaatregelen zijn ingeregeld. De uitvoering van de beheersingsmaatregel dient zichtbaar vastgelegd te worden. Naast interne beheersing in de 1e lijn is er ook interne beheersing in de 2e lijn. Dat betreft de interne beheersing die uitgevoerd wordt door de financiële adviseurs/controllers en concernadministratie.

Deze interne beheersing richt zich met name op het toetsen van de financiële uitkomsten van de processen en voert werkzaamheden uit om de volledigheid van de opbrengstenverantwoording en juistheid van de kostenweergave vast te stellen. Interne controle Naast de interne beheersing is de interne controle (IC) te onderkennen. De interne controle heeft als doel om vast te stellen dat processen beheerst worden, maar ook om tekortkomingen in de procesbeheersing en de uitvoering tijdig te onderkennen. Zodat ook tijdig actie kan worden ondernomen om correcties door te voeren. De informatie uit de interne controles en de inbedding van de interne controlemaatregelen in de organisatie helpen om de kwaliteit van de bedrijfsvoering te verbeteren. De IC richt zich voornamelijk op de zogenaamde getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van (financiële) beheershandelingen. Dit betekent dat de IC vooral gericht is op vaststellen van: • Het juist gebruik van gedelegeerde bevoegdheden; • Het opvolgen van de wet- en regelgeving, gemeentelijke verordeningen, voorschriften, instructies, procedures; • Betrouwbaarheid (juistheid, volledigheid, tijdigheid) en rechtmatigheid van transacties en de daarbij behorende gegevensverwerking; • Betrouwbaarheid (juistheid, volledigheid, tijdigheid) en rechtmatigheid van informatievoorziening en verantwoordingrapportages;

10

• • • •

Te waarborgen dat wij onze processen beheersen en financiële risico’s voldoende zijn afgedekt door adequate beheersingsmaatregelen; Te waarborgen dat de interne beheersingsmaatregelen werken; Aanbevelingen te kunnen geven voor het verbeteren van de kwaliteit van de processen; De externe accountantscontrole voor te bereiden c.q. te ondersteunen.

De interne controle richt zich daarbij (ook) op: • Zowel de 1e lijn als 2e lijn van interne controle. Zie bijlage 1.5 voor meer informatie over deze lijnen van controle. • IT-controle. Enerzijds is hierbij de focus gericht op de algemene IT-beheersingsmaatregelen en beheersingsmaatregelen in de afzonderlijke applicaties. Anderzijds op Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA). Zie bijlage 1.7 voor meer informatie over de IT-organisatie. Het primaire doel is het verbeteren van de kwaliteit van de bedrijfsvoering; de informatie uit de interne controles en de inbedding van de interne controlemaatregelen in de organisatie helpen om de kwaliteit van de bedrijfsvoering te verbeteren. Het secundaire doel is een maximale aansluiting te realiseren tussen de werkzaamheden van de externe accountant en deinterne controle zodat de accountant optimaal gebruik kan maken van de werkzaamheden van de interne controlefunctie.

1.4 Samenhang interne controle en externe (accountants)controle De externe (accountants) controle is belegd bij Deloitte Accountants B.V.. Een doelstelling van gemeente Arnhem is een maximale aansluiting te realiseren tussen de uitgevoerde interne controlewerkzaamheden en de door de accountant te verrichten (externe) werkzaamheden. Daarom is het belangrijk om onze accountant als adviseur te betrekken bij de aanpak van de IC en de uitvoering van de IC, waarbij het college wel de eigen verantwoordelijkheid blijft houden. Volgens de Nadere voorschriften controle en overige Standaarden (ook wel NV COS genoemd) toetst de accountant jaarlijks de kwaliteit van de opzet, de invoering (het bestaan), en de werking van de belangrijkste interne controlemaatregelen voor alle significante financiële bedrijfsprocessen. De bedrijfsprocessen zijn in paragraaf 2.4 van dit plan nader uitgewerkt. De mate waarin de accountant gebruik maakt van de werkzaamheden van de IC in het kader van de verbijzonderde interne controle is afhankelijk van: • De mate waarin de organisatorische positie en relevante beleidslijnen en procedures van de interne auditfunctie de objectiviteit van de interne auditors ondersteunen; • Het competentieniveau van de interne auditfunctie; en • Of de interne auditfunctie een systematische en gedisciplineerde benadering hanteert, inclusief kwaliteitsbeheersing (w.o.

reviewfunctie). Het is aan de accountant om een keus te maken in het gebruik van de interne controlefunctie. Normaal gesproken zijn 3 varianten mogelijk in het gebruikmaken van de werkzaamheden van de IAF door de accountant: 1. Steunen op de IAF conform Standaard 610 (NV COS); 2. Deels gebruik maken van de werkzaamheden van de interne controle en IAF, door de IC als verlengstuk te gebruiken (voorbereiden, organiseren, verzamelen); 3. Niet steunen op de werkzaamheden van de IC. Gezien de huidige normen die accountants hanteren bij het steunen op de interne controlefunctie is variant 2 de ambitie.

11

1.5 Rol en verantwoordelijkheden interne controle binnen de organisatie Rol en verantwoordelijkheden van de raad in het kader van interne controle De gemeenteraad is als hoogste orgaan binnen de gemeente kaderstellend en controlerend. De opdrachtverstrekking aan de accountant vindt plaats door de raad. De raad stelt in het controleprotocol het normenkader en de goedkeurings- en rapportagetoleranties vast. De accountant controleert de jaarrekening en verstrekt een verklaring waarin hij een oordeel geeft over het getrouwe beeld en de rechtmatigheid. De accountant is verantwoordelijk voor een degelijke en begrijpelijke onderbouwing van zijn oordeel in het verslag van bevindingen. De accountant rapporteert zijn constateringen aan raad. De raad heeft bij het vaststellen van de jaarrekening de mogelijkheid om met betrekking tot bepaalde onrechtmatigheden een indemniteitsprocedure te starten. Indien onrechtmatigheden voortkomen uit eigen regelgeving heeft de raad de bevoegdheid om bij voldoende uitleg deze onrechtmatige handelingen achteraf te sanctioneren. Als de regel goed is maar de naleving onvoldoende dan is de raad verantwoordelijk om het college op te dragen maatregelen te nemen die een adequate naleving verzekeren.

Rol en verantwoordelijkheden van het college en ambtelijke organisatie in het kader van interne controle Het college is als bestuur primair verantwoordelijk voor het “in control” zijn van de organisatie. Het college is verantwoordelijk voor de getrouwheid en de rechtmatigheid van de uitvoering van het financiële en nietfinanciële beheer. Het college moet zodanige maatregelen treffen dat de getrouwheid en rechtmatigheid van de complete uitvoering gewaarborgd is. Een onderdeel hiervan is het laten opstellen van het normenkader en toetsingskader. Het college legt verantwoording af aan de raad over de uitvoering van de werkzaamheden/ werkprocessen en adequate vastlegging hiervan. Het college geeft een schriftelijke bevestiging af aan de accountant waarin het college verklaart de juiste en volledige informatie te verstrekken en de zaken benoemt die in het kader van de getrouwheid en rechtmatigheid van belang kunnen zijn. De ambtelijke organisatie is verantwoordelijk voor de diverse processen en is het “werkapparaat” van het college. De ambtelijke organisatie is verantwoordelijk voor een goede bedrijfsvoering.

Voor een adequate uitvoering van de interne controle moet worden voldaan aan enkele randvoorwaarden: • Onafhankelijke positie van de interne controlefunctie; • Geen belemmeringen opgelegd door het bestuur of management; • Vaktechnische bekwaamheid van de interne controleur (uitvoering getrouwheids- en rechtmatigheidswerkzaamheden); • (Inhoudelijke) deskundigheid van de interne controleurs met betrekking tot het object van onderzoek; • Zorgvuldigheid: planning, begeleiding, beoordeling en vastlegging. Onderstaand plaatje met de zogeheten drie lijnen van interne beheersing geeft invulling aan deze randvoorwaarden.

12

ste

1 lijn

de

2 lijn de

3 lijn Management / Proces eigenaar Verantwoordelijk voor: - Beleid - Proces - Budget - Risicobeheersing (strategisch, tactisch, operationeel)

Control / Advies

Ondersteunt, adviseert, coördineert en bewaakt 1ste lijn bij de inrichting en uitvoering van financieel en business control.

Interne audit / control Interne audit Verantwoordelijk voor het testen van de werking van beheersingsmaatregelen, de beoordeling van de e

samenwerking tussen de 1 en e

2 lijn en het doen van verbetervoorstellen.

De 1e lijnfuncties vormen de basis zijn voor een goede interne beheersing. De leden van het MTA zijn eigenaar van de interne beheersing van hun processen maar ook goede en zichtbare interne beheersingsmaatregelen in hun processen. Zij worden hierbij ondersteund door de 2e en 3e lijn. In de 2e lijn hebben de business controller en financial controller van de business domeinen op de afdeling Financiën en Control (F&C) een belangrijke spil- en aanjaagfunctie naar het management. De interne controle (IC) functie (3e lijn) van het concern domein op de afdeling F&C heeft met name een toetsende en adviserende rol naar de 1e en 2e lijn. Deze IC-functie is primair belegd bij het team concern financiën en die onder de concerncontroller functioneert. De vaktechnische bekwaamheid, de deskundigheid en zorgvuldigheid geborgd, met name ook doordat meerdere RA’s functioneren op het controleteam die veel ervaring hebben met zowel externe als interne controle bij gemeenten.

1.6 Processen organisatie Een proces is een reeks samenhangende activiteiten gericht op het realiseren van een bepaald doel, bijvoorbeeld het verstrekken van WMO voorzieningen of het verstrekken van een subsidie. De basis voor een goede procesbeheersing is een goede procesinrichting. De procesinrichting moet goed afgestemd zijn op het beleid en het normenkader. De proceseigenaar is primair verantwoordelijk voor de procesinrichting en de procesbeheersing.

13

•Procesbeschrijving •Automatiseringsomgeving •Normenkader

•Inventariseren risico’s en benoemen beheersingsmaatregelen

Risicomanagement

Procesinrichting

Rechtmatigheids verantwoording

Op orde = effectievere IC

Zelfevaluatie

Intern audit

•1e lijn zelf verantwoordelijk maken voor procesbeheersing (basis voor rechtmatigheidsverantwoording ) •Gebeurt al met ENSIA (zelfevaluatie) •Zelfevaluatie voeren we al uit maar moet meer zichtbaar zijn

•Toetsen en adviseren •Integraliteit audits (combi IT en proces audits) •Security & privacy

De cyclus van de procesinrichting, risicoanalyse, zelfevaluatie en interne audit wordt al grotendeels toegepast in de interne controle aanpak van gemeente Arnhem. Aandachtspunt hierin betreffen de procesbeschrijvingen en zelfevaluatie, deze zijn niet altijd actueel en/of voldoende gedocumenteerd. Met de controletool Naris gaat deze formele vastlegging meer worden afgedwongen.

1.7 IT-omgeving organisatie De IT-omgeving is het fundament voor de meeste werkprocessen binnen een organisatie. Door de toegenomen digitalisering en automatisering, de informatiebeveiliging, privacy is een goede beheersing van de automatiseringsomgeving een must.

14

Binnen de gemeente is in het kader van het ENSIA (eenduidige normatiek single information auditprogramma) een CISO (chief information security officer) aangewezen en in het kader van de AVG (algemene verordening gegevensbescherming) een FG (functionaris gegevensbescherming) aangewezen die verantwoordelijk zijn voor de informatiebeveiliging en de gegevensbescherming. De basis voor de informatiebeveiliging ligt in de BIO (baseline informatiebeveiliging overheid). Een belangrijk onderdeel van de BIO is de logische toegangsbeveiliging van de automatiseringsomgeving en de applicaties. In het kader van de jaarrekeningcontrole voert de accountant een IT-inventarisatie uit. Deze IT-inventarisatie is met name gericht op de applicaties en processen die zijn gerelateerd aan de jaarrekening. Door de toenemende digitalisering van veel processen zijn goed werkende IT controls een voorwaarde voor het in control zijn. Accountants steunen niet meer op processen op het moment dat hiaten aanwezig zijn in de zogeheten IT controls. Dat betreft enerzijds de IT General Controls (ITGC) (logische toegangsbeveiliging, wijzigingsbeheer en de continuïteit van de gegevensverwerking) en anderzijds de ‘application controls’ (denk bijvoorbeeld aan de digitale autorisatie van een inkoopfactuur).

Reparatie achteraf door extra steekproeven en deelwaarnemingen doordat de geautomatiseerde procesbeheersing niet op orde is, moet dan zoveel mogelijk worden voorkomen. De energie wordt in de ‘voorkant’ van een proces gestoken om zo de procesbeheersing goed op orde te krijgen. Hierbij hebben wij nauw contact met De Connectie, die jaarlijks een zogenaamde ISAE 3402 type 2 verklaring verkrijgen. ISAE 3402 is een internationale standaard die door de nationale beroepsorganisaties wordt gehanteerd. Deze standaard geeft aan in hoeverre De Connectie voldoet aan bepaalde eisen in de opzet, het bestaan en de werking van de interne controles in financiële werkprocessen. Dit leidt tot een efficiënt en effectief controleproces bij zowel De Connectie, als bij ons als klantorganisatie.

1.8 Methode van uitvoering en vastlegging procescontroles Jaarlijks wordt gestart met de actualisering van de significante posten en processen en de risicoanalyse. Vervolgens gaan we per proces de opzet, het bestaan en (waar nodig) de werking toetsen. Met de interne controle kijken we naar de opzet (hoe staat het op papier), het bestaan (wat is er werkelijk) en de werking (toetsing) van de beheersingmaatregelen op procesniveau. De uitvoering van een interne controle op een bedrijfsproces zal plaatsvinden in vier verschillende fases, namelijk: Fase 1: Het in kaart brengen van het bedrijfsproces (opzet) In deze fase wordt het bedrijfsproces in kaart gebracht door een (beknopte) procesbeschrijving en risicoanalyse op te stellen of te actualiseren. De procesbeschrijvingen worden gebruikt voor het beschrijven van de verrichten activiteiten c.q. handelingen, de daarbij betrokken (verantwoordelijke) functionarissen en de in- en uitgaande informatiestromen van het bedrijfsproces. We streven erna om de processen niet te gedetailleerd te beschrijven. Wel zal de essentie van de processen worden vastgelegd.

15

Fase 2. Risicoanalyse en controle opzet Risico-inschatting is het (continue) proces waarin de organisatie zich bezig houdt met het identificeren en analyseren van risico’s (zowel interne als externe risico’s). In deze fase worden aan de belangrijkste functionarissen van het proces gevraagd worden aan te geven wat de belangrijkste risico’s binnen proces zijn en hun visie op de deze risico’s. Aan de hand hiervan zal de in de risicoanalyse onderkende risico’s beschreven worden en deze gekoppeld worden aan de interne beheersingsmaatregelen die deze risico’s moeten ondervangen. Fase 3: Lijncontrole en testwerkzaamheden (bestaan en de werking of vaststellen dat externe partij dit heeft uitgevoerd (bijvoorbeeld De Connectie)) Door middel van een lijncontrole wordt het gehele proces doorgelopen aan de hand van de lijncontrole en eventueel aanvullende testwerkzaamheden. Het doel van de lijncontrole is vast te stellen of de procesbeschrijvingen juist zijn en dat de in de eerste fase geïdentificeerde controlemaatregelen daadwerkelijk bestaan. Eventueel worden aanvullend op de lijncontrole testwerkzaamheden uitgevoerd op de belangrijkste interne beheersingsmaatregelen. Voor de uitvoering en vastlegging van de lijncontrole en testwerkzaamheden zal o.a. gebruik worden werklijsten.

Door het uitvoeren van testwerkzaamheden kan een oordeel worden gegeven over de werking van deze interne beheersingsmaatregelen. Binnen procesgericht controleren onderkennen we de volgende strategieën: -

-

Systeemgerichte controle: testen van beheersingsmaatregelen, op basis van analyse van het proces (opzet en bestaan) wordt bepaald in hoeverre er beheersingsmaatregelen bestaan binnen het proces waarop gesteund kan worden. Indien er effectieve beheersingsmaatregelen bestaan binnen het proces, kan gekozen worden voor controle van de werking van beheersingsmaatregelen Gegevensgerichte werkzaamheden worden uitgevoerd om afwijkingen van materieel belang op beweringniveau (richting) te ontdekken en omvatten detailcontroles van transactiestromen, posten in het financiële overzicht en onderdelen van de toelichting bij het financiële overzicht, alsmede gegevensgerichte cijferanalyse. Gegevensgerichte werkzaamheden worden uitgevoerd om in te kunnen spelen op het ingeschatte risico van een afwijking van materieel belang. Deze methode wordt gevolgd indien blijkt dat niet gesteund kan worden op beheersingsmaatregelen.

De doelstelling van het uitvoeren van systeemgerichte werkzaamheden is beoordelen of een interne beheersingsmaatregel effectief heeft gewerkt. Het doel van een gegevensgerichte detailcontrole is om afwijkingen van materieel belang op beweringniveau te ontdekken. Omvang deelwaarneming Voor een systeemgerichte controle is de mate (aantal) waarin een interne beheersingsmaatregel wordt uitgevoerd bepalend voor het aantal testen dat uitgevoerd zal worden. Voor een transactiegerichte test is de mate van optreden van de procesgang bepalend voor het aantal deelwaarnemingen. Hierbij speelt de omvang (in euro's) binnen een proces een rol, eveneens als de mate waarin beheersingsmaatregelen aanwezig zijn en of sprake is van een normaal of significant risico. Een globale richtlijn hiervoor wordt in tabel 1 weer gegeven.

*Tabel 1: Richtlijn voor hoeveelheid testwerkzaamheden

16

Soort proces (mate van optreden)

Meer dan dagelijks proces Dagelijkse proces Wekelijks proces Maandelijks proces Kwartaal Jaarlijks proces

Aantal waarnemingen Testen beheersingsmaatregel 25 15 5 2 1 1

Indien bij het toetsten fouten worden ontdekt, dient de omvang van de deelwaarneming te worden verhoogd afhankelijk van de aard van de geconstateerde afwijking. Indien bij de aanvullende deelwaarnemingen weer fouten worden geconstateerd dan wordt er uitgegaan van een niet/onvoldoende functionerende interne controle (zie verder fase 4 voor evaluatie). Bij detailcontroles (gegevensgerichte controle) wordt waar mogelijk gebruikt gemaakt van key-items, waarbij de grootste transacties als key item geselecteerd zal worden (om zo veel mogelijk zekerheid te verkrijgen over de verantwoorde bedragen). De toereikendheid van de aantallen voor de gegevensgerichte controle moeten in overleg met de accountant bepaald worden. De belangrijkste methoden voor het trekken van steekproeven zijn aselecte trekking, systematische trekking en willekeurige trekking. De steekproeven zullen overwegend a-select getrokken worden, waarbij tendentie in de selectie vermeden dient te worden. Hierbij dient rekening gehouden te worden met voldoende spreiding van de waarnemingen over het jaar heen. Fase 4: Evaluatie en vastlegging In de laatste fase van de uitgevoerde interne controle vindt de evaluatie van de interne beheersingsmaatregelen binnen het proces plaats en wordt een rapportage gevuld. In dit document worden onder meer eventueel gebleken tekortkomingen als bevindingen opgenomen.

Er wordt altijd uitgezocht hoe een fout is ontstaan. Dit kan bijvoorbeeld door het uitvoeren van een aanvullende steekproef of het inkaderen van de massa waarin de fout kan plaatsvinden. Als de fout is ontstaan in het boekjaar waarover verantwoording wordt afgelegd dan kan deze vaak worden hersteld. Als de fout wordt geconstateerd in een volgend boekjaar, dan moet na het herstellen van de fout alsnog worden meegenomen in de foutenevaluatie. Geconstateerde onrechtmatigheden kunnen in gevallen worden hersteld door de gemeenteraad of het college. De volgende methodes zijn beschikbaar: • De gemeenteraad is bevoegd om een voorwaarde buitenwerking te stellen. Deze voorwaarde heeft dan geen interne en externe werking en leidt dan niet tot een rechtmatigheidsfout. • De gemeenteraad is bevoegd om een werkwijze goed te keuren. Bijvoorbeeld als subsidieaanvragen niet tijdig zijn ingediend maar toch zijn behandeld kan de gemeenteraad besluiten dat dit rechtmatig is. Deze procedure heet de indemniteitsprocedure. • Op basis van een hardheidsclausule kan het college bevoegd zijn om per geval een onrechtmatigheid goed te keuren. Het college kan dit enkel voor specifieke gevallen en mag niet een gehele massa goedkeuren, dit recht is voorbehouden aan de raad.

In digitale dossiers zijn de onderliggen stukken beschikbaar waardoor de accountant de uitvoering van onze werkzaamheden kan toetsen (bijvoorbeeld: beschikkingen, facturen, printscreens, etc).

17

Bijlage 2 - Model rechtmatigheidsverantwoording Hieronder staat het model dat wordt opgenomen in de jaarrekening.

Model van de rechtmatigheidsverantwoording Verantwoordelijkheid college van burgemeester en wethouders[1]

De baten en lasten alsmede de balansmutaties moeten getrouw in de jaarrekening worden opgenomen. Uit het getrouw opnemen van de baten en lasten alsmede de balansmutaties, blijken een drietal rechtmatigheidscriteria niet expliciet. Dit betreffen het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium. In deze rechtmatigheidsverantwoording licht het college van burgemeester en wethouders toe in hoeverre bij de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties het begrotings-, voorwaarden-, en misbruiken oneigenlijk gebruik criterium zijn nageleefd. Dit houdt in dat de verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties in overeenstemming zijn met door de raad vastgestelde kaders zoals de begroting en gemeentelijke verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. Bij de waarderingsgrondslagen in de jaarrekening is het door de raad op <datum> vastgestelde normenkader van de relevante wet- en regelgeving verder toegelicht. Deze verantwoording hanteert een grensbedrag omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken. Deze grens is door de raad bepaald en bedraagt <x>% (maximaal 3) van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves en is daarmee vastgesteld op € <x>.

Bevinding Het college is van mening dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties <niet> rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grens. De geconstateerde afwijkingen betreffen [2]: · · In de paragraaf bedrijfsvoering is op basis van de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV en op basis van de afspraken met de raad aanvullende informatie opgenomen over de financiële rechtmatigheid. In deze paragraaf heeft het college ook beschreven welke actie hij onderneemt om vermelde afwijkingen in de toekomst te voorkomen. [1] In deze tekst wordt gesproken over college van burgemeester en wethouders, maar deze geldt ook voor gedeputeerde staten van de provincie en het (dagelijks) bestuur van waterschappen en gemeenschappelijke regelingen. Daar waar gemeente staat, dient ook provincie, waterschappen of gemeenschappelijke regeling gelezen te worden. [2] De afwijkingen (fouten en/of onduidelijkheden als gedefinieerd in de notitie rechtmatigheidsverantwoording) worden alleen in de rechtmatigheidsverantwoording vermeld indien de door de raad gestelde verantwoordingsgrens voor rechtmatigheid is overschreden. Op basis van afspraken tussen de raad en het college kunnen afwijkingen die lager zijn dan de verantwoordingsgrens in de paragraaf Bedrijfsvoering worden vermeld.

18

Bijlage 3 - Normenkader en afspraken rechtmatigheidsverantwoording 2024 Afspraken rechtmatigheidsverantwoording Voor het rapporteren van fouten en onduidelijkheden wordt een rapportagegrens worden gehanteerd van 0,05% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves. De grens waarboven fouten en onduidelijkheden in de rechtmatigheidsverantwoording moeten worden opgenomen is vastgelegd in de financiële verordening. Tot slot is onderstaand opgenomen hoe om wordt gegaan met de criteria die relevant zijn voor de rechtmatigheidsverantwoording Voorwaardencriterium Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur. Burgemeester en wethouders bieden de raad jaarlijks, uiterlijk op 31 december, ter vaststelling een normenkader rechtmatigheid aan. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien.

Begrotingscriterium Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door de raad geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen; De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door de raad is geautoriseerd; Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde kredietbedrag. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaal bedrag van het krediet, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd. Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties: 1. 2. 3.

Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren. Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling. De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage .

Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van de raad, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering. Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en gemeentelijke eigendommen bij financiële beheershandelingen. Burgemeester en wethouders zorgen voor, en leggen vast, de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.

Normenkader Het normenkader (voor de rechtmatigheidscontrole) betreft de inventarisatie van relevante regelgeving, waaruit financiële beheerhandelingen kunnen voortvloeien die bij niet-naleving kunnen leiden tot een onrechtmatigheid. Jaarlijks wordt het normenkader geactualiseerd. Het betreft een dynamisch document aangezien er gedurende het jaar wijzigingen kunnen optreden in de geldende regelgeving. Onderstaand is het geactualiseerde normenkader opgenomen.

19

Proces Gemeentefonds (Financiën) Treasury (Financiën)

Programma S00-S12

Wet- en regelgeving Circulaires gemeentefonds

S00-S12

Investeringen (Financiën)

S00-S12

Jaarrekening (Financiën)

S00-S12

Relatiebeheer Verplichtingen administratie (Financiën) Begroting (MJPB) en budgetbeheer Aanbestedingen (Financiën)

S00-S12 S00-S12

Wet financiering decentrale overheden (Wet fido) en de bijbehorende ministeriële regelingen zoals de Regeling uitzettingen derivaten decentrale overheden (Ruddo), Wet houdbare overheidsfinanciën (Wet hof), Gemeentewet en het bijbehorende Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV), Algemene wet bestuursrecht (Awb), Regelgeving betreffende staatssteun, Wet- en regelgeving toezicht financiële ondernemingen. Treasurystatuut Verordening Arnhemse Starterslening Regeling duurzaamheidsleningen Arnhem Burgerlijk Wetboek Gemeentewet (artikel 212) Algemene wet bestuursrecht Besluit begroting en Verantwoording Nota Investeren, Waarderen en afschrijven 2021 Besluit Begroting en Verantwoording Wet Normering Topinkomens Kadernota rechtmatigheid BADO (Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden) Wet markt en overheid Regeling beleidsindicatoren gemeenten Regeling vaststelling wijze waarop kengetallen worden vastgesteld en opgenomen in begroting en jaarverslag provincies en gemeenten Regeling vaststelling taakvelden en verstrekking informatie voor derden Financiële verordening Nota reserves en voorzieningen Nota risicomanagement en weerstandsvermogen Geen specifieke wet- en regelgeving

Fiscaal, pensioen, personeel

S00-S12

S00-S12

Besluit Begroting en Verantwoording

S00-S12

Aanbestedingsreglement Werken Europese aanbestedingsregels en -richtlijnen Aanbestedingswet en -besluit Fiscale Wet- en regelgeving Wet op het BTW compensatiefonds Wet inkomstenbelasting 2001 Wet op de loonbelasting 1964 Wet modernisering Vpb-plicht overheidsondernemingen Pensioenwetgeving (gericht op een juiste, volledige en tijdige inhouding en afdracht van pensioenpremies Pensioenreglement ABP Wet Normering Topinkomens Wet financiering sociale verzekeringen CAO Gemeenten, Ambtenarenwet 2017 Algemene Verordening Gegevensbescherming Wet minimumloon Wetboek burgerlijke rechtsvordering

20

Proces Verhuur accommodaties (o.a. sport, cultuur etc)

Programma S00-S12

Subsidies

S00-S12

Verhuur vastgoed

S00-S12

Opbrengsten parkeergelden WMO / Jeugd (Zorg)

S00-S12 S00-S12

Participatiewet

S00-S12

Belastingen - Riool

S00-S12

Belastingen - afval

S00-S12

Bouwleges, lokale heffingen

S00-S12

Aankoop gronden, Grondexploitatie

S00-S12

Wet- en regelgeving Gemeentewet (art. 160 lid 1 sub e en art. 171) Burgerlijk Wetboek deel 7, titel 4 (Huur) Algemene wet bestuursrecht Algemene wet bestuursrecht (Awb) Wet Dwangsom en Beroep bij niet tijdig beslissen (2009) Algemene subsidieverordening Arnhem 2016 Kadernota verbonden partijen Arnhem 2016 Burgerlijk Wetboek (deel 6 en 7) Gemeentewet (artikel 160 lid 1sub e en artikel 170 ) Leegstandswet Uitvoeringswet huurprijzen woonruimte Besluit huurprijzen woonruimte Verordening parkeerbelasting 2024 Wet Maatschappelijke Ondersteuning 2015 Burgerlijk Wetboek Boek 1 Algemene wet bestuursrecht (Awb) Wet langdurige zorg Zorgverzekeringswet Uitvoeringsbesluit Wmo 2015 Wet op de Jeugdzorg, jeugdhulp bij gemeenten Jeugdwet Met bijbehorende regelingen en besluiten Participatiewet (Pw) IOAW IOAZ BUIG SUWI Algemene wet bestuursrecht (Awb) AOW Wet taaleis participatiewet Wijzigingswet participatiewet Verordening individuele inkomenstoeslag gemeente Arnhem TOZO TONK Met bijbehorende regelingen en besluiten Gemeentewet (artikel 229) Wet Dwangsom en Beroep bij niet tijdig beslissen (2009) Verordening rioolheffing 2024 Gemeentewet (artikel 229) Wet Dwangsom en Beroep bij niet tijdig beslissen (2009) Verordening afvalstoffenheffing 2024 Verordening reinigingsrechten 2024 Gemeentewet (art.

229) Algemene termijnenwet Omgevingswet Verordening roerende- zaakbelasting 2024 Legesverordening 2024 Verordening scheepvaartrechten 2024 Verordening toeristenbelasting 2024 Burgerlijk Wetboek Wet Voorkeursrecht Gemeenten Onteigeningswet Omgevingswet Gemeentewet Wet Inrichting Landelijk Gebied BTW Compensatiefonds

21

Proces

Programma

Belastingen

S00-S12

Waardebepaling woningen (WOZ proces) Belastingen – OZB (Financiën)

S00-S12

SiSa

S00-S12

Wet- en regelgeving Besluit Begroting en Verantwoording Nota grondbeleid Arnhem 2023 Gemeentewet Wet WOZ Algemene wet bestuursrecht Algemene wet inzake rijksbelastingen Invorderingswet 1990 Algemene termijnenwet Kostenwet Wet Dwangsom en Beroep bij niet tijdig beslissen (2009) Besluit Begroting en Verantwoording; Faillissementswet. Kwijtscheldingsregeling gemeentelijke belastingen Arnhem Wet WOZ Hoofdstuk III artikel 16 t/m Art 29; Gemeentewet (artikel 220). Gemeentelijke bevoegdheid tot het heffen van OZB Verordening onroerende- zaakbelasting 2024 Regeling informatieverstrekking SiSa Financiële verhoudingswet

22