Bijlage C - Stukken afstemming regionale partners
Tekst van het document
Van: Verzonden: Aan: Onderwerp:
dinsdag 17 oktober 2023 10:01 FW: Raadsbrief stand van zaken dierenopvang
Van: Marco van der Wel <marco.van.der.wel@arnhem.nl> Verzonden: woensdag 20 september 2023 08:22 Aa n @ a m h e m. n I > CC: \ '71 r n h < ■ m. n I > Onderwerp: Re: Raadsbrief stand van zaken dierenopvang Dank. Dat dacht ik al Verzonden vanuit Outlook voor iOS Va
(S>arnhem.nl>
Verzonden: Wednesday, September 20, 2023 8:16:44 AM Aan: Marco van der Wel <marco.van.der.wel(5)arnhem.nl> ~i iiiiln m nl Onderwerp: Re: Raadsbrief stand van zaken dierenopvang Hoi Marco, Ik vind het vervelend dat het mij niet gelukt is deze wijziging in de chaos gisteren nog door te voeren. Ik heb nog even gecheckt bij het Bestuurlijk Proces of de stukken nog gewijzigd kunnen worden, maar ik vrees van niet. Groet,
Verzonden vanaf Outlook voor Android From: Marco van der Wel <marco.van.der.wel(5)arnhem.nl> Sent: Wednesday, September 20, 2023 7:24:54 AM To : herrLnl> Subject: Re: Raadsbrief stand van zaken dierenopvang Goedemorgen Ik had nog apart aan jou doorgegeven dat het noemen van de verlening wel handig was omdat anders de datum van 1 oktober niet duidelijk is. Zou de gepubliceerde versie nog vervangen kunnen worden? ps er zit nog een foutje in de eerste alinea die we over het hoofd hebben gezien, namelijk diervriendelijke moet diervriendelijk zijn. Met vriendelijke groet, Marco van der Wel
1
Verzonden vanuit Outlook voor iOS Va n:
nherrLIll>
Verzonden: Tuesday, September 19, 2023 5:24:21 PM 'i111 "iiii1 in ui CC: Marco van der Wel <marco.van.der.wel(5)arnhetn.nl>: Onderwerp: RE: Raadsbrief stand van zaken dierenopvang
(5)arnhem.nl>
Dank je. Volgens mij heb je de opmerkingen van het college uitstekend verwerkt. Groet,
'' 'ii 1111111 111111 Verzonden: dinsdag 19 september 2023 17:17 Aan: Marco van der Wel <marco.van.der.wel(S)arnhem.nl> (S)arnhem.nl> Onderwerp: Raadsbrief stand van zaken dierenopvang Bijgaand de aangepaste versie
2
(5>arnhem.nl>
Van: Verzonden: Aan: Onderwerp: Bijlagen:
dinsdag 17 oktober 2023 10:00 FW: Rondvraagmemo Rondvraagmemo BW Dierentehuis Arnhem e.o..docx; intentieverklaring 9 gemeenten def.docx
Van: Marco van der Wel <marco,van.der.wel@arnhem.nl> Verzonden: maandag 25 september 2023 13:55 Aan: bestuurlijkproces <bestuurlijkproces@arnhem.nl> C rnhem.nl> Onderwerp: Rondvraagmemo Hoi, Zou jij deze rondvraagmemo en bijlage willen agenderen voor het college morgen? Marco van der Wel is akkoord. Groeten,
1
GEMEENTE
Arnhem ^
Memo Datum
25 september 2023
Aan
Burgemeester en wethouders van Arnhem
Van
Marco van der Wel
Cc Betreft
Intentieverklaring opvang dieren
Beste collega's, In het college van 11 september 2023 is in de rondvraag de situatie rondom het Dierentehuis besproken. Toen is aan de orde gekomen dat Arnhem en de buurgemeenten opnieuw in gesprek gaan met het Dierentehuis om afspraken te maken over de opdrachtverlening aan het Dierentehuis. Het Dierentehuis had al aangegeven dat zij op uiterlijk 1 oktober duidelijkheid willen over de vraag of de betrokken gemeenten langjarig opdracht willen verstrekken aan het Dierentehuis. Gelet op de besluitvormingstermijn in de gemeenten was het niet mogelijk vóór 1 oktober een definitief besluit te nemen. Daarom is ervoor gekozen om een intentieverklaring op te stellen die voor alle partijen voldoende vertrouwen biedt om de opvang van de dieren in Arnhem te garanderen. Intentieverklaring Op 18 en 25 september jl. heeft er overleg plaats gevonden met de gemeenten. Deze overleggen hebben erin geresulteerd dat de gemeenten de intentie hebben uitgesproken dat zij zich zullen inspannen om een langjarige overeenkomst met het Dierentehuis af te sluiten op basis van het uitgangspunt dat de te betalen vergoeding jaarlijks wordt bepaald op basis van de vastgestelde begroting. Een afschrift van de intentieverklaring is bijgevoegd. Deze intentieverklaring wordt voor zover nog nodig morgen, dinsdag 26 september, aan de colleges voorgelegd waarna ondertekening kan plaats vinden.
Op woensdag 27 september zal de intentieverklaring aan het bestuur van de stichting worden aangeboden. Dierentehuis De intentieverklaring is met het Dierentehuis afgestemd. Het bestuur heeft aangegeven dat zij op basis van deze verklaring voldoende vertrouwen heeft dat zij er met de gemeenten uitkomt en zij nu de benodigde stappen kunnen zetten om de opvang van de dieren voort te zetten en te garanderen voor de toekomst. Het bestuur gaat ervan uit dat op basis van de intentieverklaring de BNG een hypotheek verstrekt. Dit betekent dat zij op korte termijn de aannemer opdracht kunnen geven voor de nieuwbouw. Daarnaast kunnen zij een huurovereenkomst sluiten voor de tijdelijk locatie voor het Dierentehuis. Vervolg De komende weken zal nader overleg plaatsvinden met de buurgemeenten onder welke voorwaarden zij opdracht willen verlenen aan het Dierentehuis. Bij overeenstemming in de regio kan één voorstel van de regio aan het Dierentehuis worden voorgelegd.
Openbare Ruimte
1
Vervolgens zal bij overeenstemming met het Dierentehuis opnieuw een voorstel aan het college worden voorgelegd over het aangaan van de overeenkomst met een bijbehorend raadsvoorstel met het voorstel om extra budget ter beschikking te stellen. De inzet is om voor 1 januari 2024 de bestuurlijke besluitvorming in alle gemeenten over de opdracht aan het Dierentehuis rond te hebben.
Openbare Ruimte
2
Intentieverklaring De portefeuillehouders dierenwelzijn van de gemeenten Rozendaal, Rheden, Overbetuwe, Westervoort, Zevenaar, Duiven, Doesburg, Lingewaard en Arnhem, hierna te noemen: de gemeenten overwegende: dat de gemeenten de intentie hebben de samenwerking met de Stichting Dierentehuis Arnhem en omstreken (verder: SDA) ook na afloop van de huidige contracten voort te zetten; dat SDA voor het verkrijgen van een lening bij de BNG voor de noodzakelijke nieuwbouw al een garantstelling van de gemeente Arnhem heeft ontvangen, waarvoor de overige gemeenten een contra-garantstelling hebben afgegeven; dat de BNG aanvullende zekerheid vraagt omtrent de bereidheid van de afnemende partijen om ook in de toekomst de diensten van SDA af te nemen, voor zij de lening wil verstrekken; dat de gemeenten Rozendaal, Rheden, Lingewaard en Arnhem de onderhandelingen met SDA voert namens alle gemeenten, maar dat elke gemeente afzonderlijk besluit en contracteert; spreken, vooruitlopend op definitieve besluitvorming hierover in de betreffende eigen besturen, de volgende intentie uit: De gemeenten willen ook in de toekomst de taken op het gebied van dierenopvang opdragen aan SDA.; Partijen hebben overeenstemming bereikt over het uitgangspunt dat de te betalen vergoeding jaarlijks wordt bepaald op basis van de vastgestelde begroting.
SDA heeft een begroting gepresenteerd en een voorstel gedaan voor de wijze waarop de jaarlijkse begroting en de daarop te baseren vergoeding zal worden vastgesteld. De gemeenten zijn hierover met SDA in gesprek. De gemeenten spannen zich in om over de te bereiken overeenstemming met SDA bestuurlijke goedkeuring te krijgen, en waar nodig besluitvorming te bevorderen voor dekking van de begroting zoals die door SDA is gepresenteerd.
ondertekend door de portefeuillehouders van de gemeenten
Notulen Staf Natuur, stadslandbouw, stadsparken, dierenwelzijn en biodiversiteit Datum
02-10-2023
Tijd
11:30 - 13:00
Locatie
SH UI .28 - Kamer Marco van der Wel
Voorzitter Aanwezigen
7
Ingekomen post
12:40
_ Vrijwilliger dierentehuis Velp (via Ahmed Marcouch) Ingediend door Marco
Notulen:
- Vrijwilliger dierentehuis Velp (via Ahmed Marcouch) gaat het overleggen met de adviseur van de burgemeester.
Van: Verzonden: Aan: Onderwerp:
Marco van der Wel maandag 2 oktober 2023 11:25 ’live.nl FW: Sluiting Dierentehuis Arnhem
Categorieën:
Categorie Geel
Geachte mevrouw Hartelijk dank voor uw bericht aan burgemeester Marcouch. Zoals u hopelijk heeft vernomen via de media hebben wij inmiddels een intentieovereenkomst ondertekend voor de realisatie van een nieuw dierentehuis. Nogmaals hartelijk dank voor uw betrokkenheid. Met diervriendelijke groet, Marco van der Wel Wethouder
G E M E E N I E
Arnhem m
Marco van der Wel Wethouder
Koningstraat 38 6811 DG Arnhem Postbus 9029 6800 EL Arnhem
telefoon (+31)(0)26-377( e-mail marco.van.der.wel(g»arnhem.nl internet www.arnhem.nl
—Oorspronkelijk bericht— Verzonden: maandag 25 september 2023 12:20 Aan: Burgemeester <Burgemeester@arnhem.nl> Onderwerp: Sluiting Dierentehuis Arnhem [U ontvangt vaak geen e-mail van https://aka.ms/LearnAboutSenderldentification]
iformatie over waarom dit belangrijk is op
Geachte heer Marcouch, Tot op heden heb ik helaas nog geen reactie mogen ontvangen wat betreft de sluiting van Dierentehuis Arnhem. Mag ik u erop attenderen dat het wettelijk verplicht is om (straat)dieren op te kunnen vangen. U bent voor 9 gemeente verantwoordelijk. Graag ontvang ik een reactie dat de ondertekening doorgezet gaat worden. Met vriendelijke groet,
1
Geachte heer Marcouch, Zojuist het verschrikkelijke nieuws gelezen dat Dierentehuis Arnhem wellicht moet sluiten als er nu geen actie ondernomen wordt. „ Hierbij het dringende verzoek gehoor te bieden aan het Dierentehuis, zodat zij de deuren niet hoeven te sluiten per september.
Met vriendelijke groet,
Verstuurd vanaf mijn iPhone
2
Van: Verzonden: Aan: Onderwerp:
Marco van der Wel donderdag 28 september 2023 08:27
Categorieën:
Categorie Geel
FW: Duiven
Ter info Groeten Van: @lstroom.nl> Verzonden: woensdag 27 september 2023 21:38 Aan: Marco van der Wel <marco.van.der.wel@arnhem.nl>; @ r h e d e n. n I > Onderwerp: Duiven
@rozendaal.nl>;
Net te horen gekregen dat ook Duiven de intentieverklaring tekent en dus akkoord is. Nu met alle 9 gemeenten aan boord hebben we een mooie mijlpaal bereikt, zeker ook met de ondertekening vandaag met het Dierentehuis! Met vriendelijke groet.
1
Van: Verzonden: Aan: Onderwerp:
Marco van der Wel donderdag 14 september 2023 07:42
Categorieën:
Categorie Geel
En we gaan hier in op de bedrijfsvoering (eigen vermogen etc) dat is niet handig, want onderwerp van gesprek met dierentehuis. Ergo, niet akkoord met de brief Verzonden vanuit Outlook voor iOS Van: Marco van der Wel <marco.van.der.wel@arnhem.nl> Verzonden: Thursday, September 14, 2023 7:40:31 AM @arnhem.nl>
Ter info We hadden een heel andere brief. Namelijk dat we hebben ontbonden en het gesprek aangingen met 2 partijen. Dat deel is verdwenen. heb jij die laatste versie nog die we samen gemaakt hadden? Meer uitgebreid Verzonden vanuit Outlook voor iOS
1
Notulen Staf Natuur, stadslandbouw, stadsparken, dierenwelzijn en biodiversiteit Datum
11-09-2023
Tijd
10:00 - 11:05
Locatie
SH UI .28 - Kamer Marco van der Wel
Voorzitter Aanwezigen
1
Opening en mededelingen
10:00
Notulen:
-
geeft een korte terugkoppeling van zijn gesprek met Dierentehuis. Stukken liggen klaar, morgen in het college
en
aan het
regionaal overleg volgende week voorbereiden. Volgende week art. 44 vragen en raadsbrief in B&W.
2 10:05
Van: Verzonden: Aan: Onderwerp:
Marco van der Wel maandag 11 september 2023 15:45 tnet.nl
RE: dreigende sluiting Dierentehuis Arnhem
Bedankt voor uw bericht. We hebben elkaar zojuist telefonisch gesproken. U kunt zich melden bij de receptie en vragen naar Marco van der Wel. Met vriendelijke groet,
Van:
@hetnet.nl
hetnet.nl>
Verzonden: maandag 11 september 2023 15:41 Aan: Marco van der Wel <marco.van.der.wel@arnhem.nl> Onderwerp: RE: dreigende sluiting Dierentehuis Arnhem eer informatie over waarom dit belangrijk is
Ik heb zojuist je voicemail ingesproken. A.s. donderdag zijn we om 15:00 op het gemeentehuis om de handtekeningenlijst te overhandigen. Als we nog iets moeten weten of ons van tevoren moeten melden, dan hoor ik dat graag. Tot komende donderdag. Met vriendelijke groet,
Van: Marco van der Wel <marco.van.der.wel(S>amhem.nl> Verzonden: donderdag 7 september 2023 12:16 Aai ) hetnet.nl Onderwerp: RE: dreigende sluiting Dierentehuis Arnhem Geachte heer* Is het mogelijk dat u mij belt op onderstaand telefoonnummer of dat u mij uw telefoonnummer geeft zodat ik een moment met u kan afstemmen om de handtekeningenlijst te overhandigen aan de wethouder? Ik hoor het graag. Met vriendelijke groet,
GEMEENTg
Arnhem
1
www.arnhem.nl
Koningstraat 38 6811 DG Arnhem Postbus 9029 6800 EL Arnhem
5>hetnet.nl> VerzondenTdinsdag 5 september 2023 11:10 Aan: Marco van der Wel <marco.van.der.wel(aarnhem.nl> Onderwerp: dreigende sluiting Dierentehuis Arnhem U ontvangt niet vaak e-mail van^
Meer informatie over waarom dit belangrijk is
Geachte heer Van der Wel, Als betrokken donateur van het Dierentehuis Arnhem en Omstreken richt ik me tot u, omdat u wethouder bent met in uw portefeuille dierenwelzijn èn omdat u lid bent van de Partij voor de Dieren. Ik ben zoals u zult begrijpen erg geschrokken van de op handen zijnde sluiting van het Dierentehuis per 1 oktober a.s. Afgelopen jaar is door betrokken inwoners van Arnhem én omliggende gemeenten al een handtekeningenlijst overhandigd aan de gemeente om sluiting te voorkomen en nieuwbouw te realiseren. Dat heeft niet tot het gewenste effect geleid, waardoor het bestuur van het Dierentehuis zich genoodzaakt zag een laatste brandbrief te schrijven, waarin sluiting van het Dierentehuis per 1 oktober a.s. werd aangekondigd. Er ligt nu een handtekeningenlijst van de allermeest betrokkenen bij deze dreigende sluiting, namelijk de dieren zelf. Ik zou, eventueel vergezeld van een aantal anderen, deze handtekeningenlijst graag willen overhandigen aan u en/of de Gemeente, maar weet niet welke procedure ik hiervoor moet volgen. Ik hoop dat u mij hierover nader kunt berichten. Omdat de tijd dringt stel ik het zeer op prijs als u mij op korte termijn antwoord zou willen geven. Met vriendelijke groet,
2
Van: Verzonden: Aan: Onderwerp:
Marco van der Wel maandag 11 september 2023 15:02
Categorieën:
Categorie Geel
RE: Brandbrief Dierentehuis Arnhem en Omstreken
Geachte mevrou Hartelijk dank voor uw email aan burgemeester Marcouch en voor het overbrengen van uw zorgen betreffende het Dierentehuis. Ik snap uw zorgen. Wij zijn in gesprek met het Dierentehuis. Woensdag 13 september om 16.00 uur breng ik een bezoek aan het Dierentehuis en hoop ik u daar te zien. Met vriendelijke groet, Marco van der Wel
Arnhem
Marco van der Wel Wethouder
Koningstraat 38 6811 DG Arnhem Postbus 9029 6800 EL Arnhem
telefoon (+31)(0)26-377( e-mail marco.van.der.wel(5)arnhem.nl internet www.arnhem.nl
)live.nl> Van Verzonden: vrijdag 1 september 2023 11:40 Aan: Bureemeester <Burgemeester(a>arnhem.nl> Onderwerp: Brandbrief Dierentehuis Arnhem en Omstreken
U ontvangt niet vaak e-mail van
Meer informatie over waarom dit belangrijk is
Beste heer Marcouch,
In de bijlage vindt u mijn brief aangaande het dierentehuis.
Met vriendelijke groet,
i
Van: Verzonden: Aan: CC: Onderwerp:
Marco van der Wel donderdag 7 september 2023 14:45 )gmail.com
Categorieën:
Categorie Geel
FW: Dierentehuis Arnhem omstreken en Dierenambulance
Geachte mevrouw Hartelijk dank voor uw bericht aan burgemeester Marcouch. Uw email is doorgestuurd aan wethouder Marco van der Wel. De heer Van der Wel heeft dierenwelzijn in portefeuille. In overleg met het dierentehuis is er inmiddels een afspraak gepland voor een bezoek op woensdag 13 september om 16.00 uur. Met vriendelijke groet,
GEMEENTE
Arnhem ^ Koningstraat 38 6811 DG Arnhem Postbus 9029 6800 EL Arnhem
—Oorspronkelijk bericht— V 5)gmail.com> Verzonden: donderdag 31 augustus 2023 19:14 Aan: Burgemeester <Burgemeester(5)arnhem.nl> Onderwerp: Dierentehuis Arnhem omstreken en Dierenambulance [U ontvangt vaak geen e-mail va https://aka.ms/LearnAboutSenderldentification1
Informatie over waarom dit belangrijk is op
Geachte heer Marcouch, Als eerste zal ik mij even voorstellen: mijn naam is n ik ben, naast mijn bijna fulltime baan, al 5 jaar vrijwilliger bij de Dierenambulance Arnhem. Ik zit op de meldkamer en dat wil zeggen dat ik alle meldingen van gevonden, aangereden of overleden dieren aanneem en daar naar handel. Uiteraard is dit maar een piepklein onderdeel van de vele meldingen die ik binnenkrijg.
1
Zoals u weet verloopt onze vergunning op 1 oktober a.s. van het Dierentehuis, kort door de bocht, vangen wij dan geen dieren meer op maar halen wij ook geen dieren meer op. Helaas is dit nog niet alles want het voorgaande hangt uiteraard nauw samen met de erbarmelijke staat waarin ons pand zich bevindt. Het valt bijna letterlijk uit elkaar van ellende. De details heeft u, naar ik mag aannemen vernomen, het pand is gewoon 'op'! Alle plannen voor nieuwbouw staan in de startblokken, het pand voor tijdelijke huisvesting is eindelijk gevonden, (voor 1 oktober as, zullen wij dit moeten accorderen met de verhuurder). Willen wij het tijdelijke huurpand betrekken, dan zal eerst groen licht gegeven moeten worden voor de nieuwbouw van het Dierentehuis. Alles hangt met elkaar samen. Wij rijden in totaal voor 8 omringende gemeenten, die inmiddels allemaal groenlicht hebben gegeven voor de nieuwbouw.
Hoe kan het nu, dat nota bene de gemeente Arnhem dit al jaren en jaren tegenhoud? Zal het dan nu echt gebeuren dat de dieren in Arnhem en omstreken aan hun lot worden overgelaten? Meneer Marcouch, Als ik over mag gaan in de 'wij'-vorm, nodigen wij u dan ook, nogmaals, uit om te komen kijken, maar niet alleen om het vervallen pand te komen bekijken, maar wellicht gelijk ook een mooie kans om eens kennis te maken met de vrijwilligers en andere medewerkers die hun ziel en zaligheid in het Dierentehuis stoppen. De koffie staat voor u klaar uiteraard. Arnhem is een prachtige stad en daar bent u trots op, laten we er dan ook alstublieft voor zorgen dat wij doorgaan met ons zo belangrijke werk, er zijn en blijven voor alle dieren in Arnhem en omstreken en dat u straks trots kunt zijn op het prachtige, nieuwe Dierentehuis en Dierenambulance! In afwachting van uw reactie. Met vriendelijke groet,
2
Notulen Staf Natuur, stadslandbouw, stadsparken, dierenwelzijn en biodiversiteit Datum
04-09-2023
Tijd
11:30 - 13:00
Locatie
SH UI .28 - Kamer Marco van der Wel
Voorzitter Aanwezigen
1 11:30
2
Stand van zaken opvang dieren
11:35
Notulen:
- Actuele situatie rond de opvang van dieren uit Gemeente Arnhem wordt besproken. - Vanmiddag apart overleg hierover,
sluit hier ook bij aan.
- Staan op gelijke voet met beide partijen (Dierentehuis en Dierenbescherming). - Goed afstemmen met kopgroep. - Strakke woordvoering richting de partijen is nodig. -
Er ligt een aanbod van twee partijen. Bij beide partijen zitten er consequenties aan.
- Scenario's worden vanmiddag besproken en voorstel voor het college opstellen. -
Er zijn twee afspraken ingepland. Ervoor zorgen dat wethouder altijd ambtelijk ondersteunt wordt bij dit soort gesprekken. zullen dit oppakken.
GEMEENTE
Arnhem ^
Memo Datum
3 juli 2023
Aan
Burgemeester en wethouders van Arnhem
Van
Marco van der Wel* 1 2
Cc Betreft
: Toekomst dierenopvang
Beste collega's, We zijn met 8 andere gemeenten en het Dierentehuis Arnhem e.o. bezig met de voorbereiding van de continuering van dierenopvang in de regio in de komende jaren. In dit kader heeft het Dierentehuis enkele voorstellen aan de gemeenten gedaan die afwijken van zijn inschrijving voor de aanbesteding dierenopvang 2023-2053. Ik wil jullie hierbij graag informeren over onze juridische situatie en onze opties voor de toekomst. Juridische situatie Op 15 april 2022 is de aanbesteding voor dierenopvang gemeente Arnhem gepubliceerd. Voorafgaand aan deze aanbesteding is een marktonderzoek gedaan om na te gaan wie er geïnteresseerd zijn in de opdracht. Het Dierentehuis Arnhem e.o. te Velp en de Dierenbescherming hebben daarop gereageerd en hebben aangegeven geïnteresseerd te zijn. Op 7 juni 2022 heeft het Dierentehuis als enige een inschrijving/aanbod gedaan op de aanbesteding waarop we het Dierentehuis de opdracht voorlopig hebben gegund. Vervolgens hebben we op 1 november 2022 een gemeentegarantie afgegeven voor de lening voor de nieuwbouw van het dierenasiel. Het aanbod van het Dierentehuis was tot 7 december 2022 afdwingbaar. Onze huidige overeenkomst met het Dierentehuis liep op 1 juli jl. af. Op 29 juni jl. heb ik daarom met het bestuur van het Dierentehuis afgesproken dat het Dierentehuis zijn dienstverlening aan de gemeente Arnhem voortzet tot 1 oktober a.s.
Op 21 februari 2023 meldde het bestuur van het Dierentehuis mij in een brief dat het niet meer kon voldoen aan de inschrijving. Twee bestuursleden van het Dierentehuis hebben deze brief in een gesprek met mij en mijn collega van de gemeente Lingewaard op 22 maart 2023 toegelicht. Daarbij heb ik gemeld dat wij niet open gaan onderhandelen over de aanbesteding. De belangrijkste gemelde afwijkingen van de aanbesteding zijn: 1.
Maatschappelijke meerwaarde: het bestuur van het Dierentehuis verwacht dat het aantal vrijwilligers zal dalen omdat vrijwilligers steeds vaker vertrekken en het steeds meer moeite heeft om nieuwe vrijwilligers te krijgen. Een grote inzet van vrijwilligers is een belangrijk onderdeel van de uitvraag van Arnhem en de inschrijving van het Dierentehuis.
2.
Kosten: omdat het bestuur verwacht meer betaald personeel in dienst te moeten nemen zullen de personeelskosten stijgen. Verder wil het bestuur het loongebouw van het Dierentehuis verhogen vanwege problemen bij het invullen van vacatures. Het Dierentehuis meldt tenslotte dat sinds de inschrijving de rentekosten zijn gestegen. Dit zijn prijsstijgingen die normaal gesproken worden gecompenseerd met de overeen gekomen jaarlijkse prijsindexatie.
Openbare Ruimte
1
Daarnaast heeft het Dierentehuis in de inschrijving een marge opgenomen van + of -15% van de tarieven, zoals voor stijging van het rentepercentage. 3.
Afrekensystematiek: het bestuur van het Dierentehuis stelt voor om de dienstverlening niet meer af te rekenen op basis van aantal dieren x aantal opvangdagen, maar jaarlijks de begroting van het Dierentehuis gezamenlijk met de afnemende gemeenten vast te stellen. De niet (door andere baten) gedekte kosten komen dan voor rekening van de 9 afnemende gemeenten op basis van een door de gemeenten vast te stellen verdeelsleutel.
Het achteraf wijzigen van voorwaarden, zeker waar het de prijs en de afrekensystematiek betreft, wordt binnen het aanbestedingsrecht gezien als een wezenlijke wijziging die zou moeten leiden tot een heraanbesteding. Dat geldt ook voor de optie om als gemeente zelf een opvangcentrum te bouwen en alleen de dienstverlening in te kopen. Zie ook bijgaand advies van onze stadadvocaat Mijn lijn voor het vervolg Het doel is voortzetting van de dierenopvang van de 9 gemeenten op een zo goed mogelijke manier voor de gemeenten en de dieren. Ik zie het volgende traject voor me. 1.
Overleg met de portefeuillehouders van de 8 andere afnemende gemeenten. Doel: overeenstemming bereiken over het doorlopen van onderstaand proces voor / namens alle afnemende gemeenten.
2.
(Een) gesprek(ken) van een vertegenwoordiging van de 9 portefeuillehouders met een vertegenwoordiging van het bestuur van het Dierentehuis. De gemeentelijke delegatie biedt daarbij aan dat de 9 gemeenten overeenkomsten met het Dierentehuis aangaan op basis van de aanbesteding van Arnhem.
3.
Mocht dit voorstel niet geaccepteerd worden door het Dierentehuis gaat Arnhem in goed overleg met de andere gemeenten niet over tot definitieve gunning aan het Dierentehuis en trekt de gemeentegarantie in. De gemeentelijke delegatie doet vervolgens in een nieuw gesprek het volgende voorstel aan het Dierentehuis:
4.
De gemeenten verzoeken het Dierentehuis om zijn locatie te verkopen aan de gemeente Rheden voor 1 euro. Het Dierentehuis regelt en betaalt de sloop van het gebouw, het bouwrijp maken van de grond en de tijdelijke opvang tot de ingebruikname van het nieuwe gebouw. Daarmee maakt het Dierentehuis zijn eigen vermogen op. De gemeente Rheden bouwt er het nieuwe dierenasiel en verhuurt het aan een opvangorganisatie. De dierenopvang van de 9 gemeenten wordt dan (her)aanbesteed via een verkorte procedure. De 9 gemeenten sluiten vervolgens overeenkomsten met de winnaar van die aanbesteding. Bijkomend voordeel van bouwen door een gemeente is dat de rentelasten dan waarschijnlijk lager zijn. Als de gemeente Rheden deze rol niet wil zal ik de andere gemeenten voorstellen dat de gemeente Arnhem de locatie koopt, de nieuwbouw realiseert en verhuurt aan de dierenopvang (op basis van de discussie bij mijn rondvraag in B&W van 6 juni jl.).5
5.
Mocht dit voorstel niet geaccepteerd worden door het Dierentehuis doen de gezamenlijke portefeuillehouders (indien en voorzover dit past binnen de aanbestedingsregels) een moreel
Openbare Ruimte
2
appel op de bestuursleden van het Dierentehuis om mee te werken aan een oplossing waarbij de dierenopvang zo goed mogelijk gecontinueerd wordt. Dit betekent dat we het bestuur van het Dierentehuis verzoeken om nog een periode open te blijven. 6.
Mocht dit moreel appel niet werken dan starten de 9 gemeenten een nieuwe aanbestedings procedure. Dat betekent dat de gemeenten op korte termijn (Arnhem en Rozendaal per 1 oktober a.s., de anderen waarschijnlijk per 1 januari a.s.) zelf de dierenopvang moeten regelen. We proberen vooraf met het Dierentehuis afspraken te maken over overdracht van locatie en gebouw aan de winnaar van de aanbesteding. De vraag is namelijk of er een geschikte andere locatie is in de directe omgeving van Arnhem. Als die er niet is kunnen wij het onderdeel van het Arnhems Coalitieakkoord 2022-2026 "Een goede huisdierenopvang in de nabije omgeving van Arnhem is essentieel" in elk geval voorlopig niet realiseren.
Een andere optie is om met de 8 andere gemeenten een gemeenschappelijke regeling (bedrijfsvoeringsorganisatie) voor dierenopvang op te richten. Dit heb ik besproken met enkele portefeuillehouders, maar voor zo'n optie is onvoldoende bestuurlijke draagvlak in de regio. Ik leg deze lijn op 13 juli a.s. (en zoveel eerder als mogelijk) voor aan de portefeuillehouders van de andere afnemende gemeenten met het doel om tot unanieme steun te krijgen voor deze lijn. Ik wil graag jullie steun voor deze lijn voordat ik dit proces in ga.
Bijlage: Advies Hekkelman d.d. 2 juli 2023
Openbare Ruimte
3
Van: Verzonden: Aan: Onderwerp:
Marco van der Wel donderdag 29 juni 2023 09:38
Goedemorgen Duidelijk. Dank je wel. Over het laatste punt, kun je daar verder naar kijken qua juridisch? Ik zou ook willen weten wat de mogelijkheden zijn als wij de locatie zouden kopen (zeg voor 1 euro), zelf realiseren en verhuren, en hoe we dan het traject van aanbesteding kunnen doen. Kunnen we dat binnen de bestaande aanbesteding? Op voorwaarde dat de stichting volgens de aanbesteding werkt. Verzonden vanuit Outlook voor iOS Va n Verz
co n n ectie. n l> donderdag, juni 29, 2023 8:46 AM
Aa n: a r n h e m. n I > CC: Marco van der Wel <marco.van.der.wel@arnhem.nl> Onderwerp: RE: Goedemorgen heren. Hieronder de antwoorden op de vragen. Mogen we opnieuw aanbesteden als we de onderhandeling met dierentehuis officieel stopzetten. Ja, met dien verstande dat er een wezenlijke wijziging moet zijn in de opdracht. Ik vroeg me af of aanbesteding korter kan omdat er maar 2 partijen zijn die we kennen die mee zouden kunnen doen. De aanbesteding kan korter de meeste tijd zal zitten in de voorbereiding en de tijd die we beide partijen moeten geven een goed aanbod te doen. Als de beoordelingscommissie snel kan schakelen en eventuele vragen kunnen snel worden beantwoord, moet het proces technisch lukken om binnen drie maanden (vanaf het moment dat de aanbestedingsstukken gereed zijn) gegund te hebben. Hou er wel rekening mee dat er ook implementatietijd nodig is en mogelijk de overdracht van de ene partij naar de andere. Ik vroeg me af waarom het dierentehuis verkocht moet worden bij 1 van de 3 opties. Dat hoeft in principe niet. In dat geval zal de Dierenbescherming een locatie moeten vinden en een nieuw gebouw neer moeten zetten. Daardoor wordt de implementatietijd langer en ook het aanbestedingsproces. Wat misschien ook mogelijk is dat het gebouw, waar bouwplannen voor zijn, aangewezen wordt als locatie.
Dan koop je alleen de dienstverlening in en heb je ook gelijk een wezenlijke wijziging. Dat moeten we denk ik wel even juridisch onderzoeken (welke rechten heeft het dierentehuis hierop)? Van: a rn he m. n l> Verzonden:_donderdag 29 juni 2023 07:12 Aan @connectie.nl> CC: Marco van der Wel <marco.van.der.wel@arnhem.nl> Onderwerp: FW: Hallo Kun jij de (aanbestedings)vragen van Marco beantwoorden? B.v.d. Met vriendelijke groeten,
1
Van: Marco van der Wel <marco.van.der.wel@arnhem.nl> Verzonden: woensdag 28 juni 2023 20:42 Aa n : herTLnl> Onderwerp: Dan Paar puntjes in de brief, zie bold Ik mis nog dat we de regio voorleggen om het dierentehuis te vragen om conform de aanbesteding de opdracht aan te nemen. Dus conform de tarieven die afgesproken zijn plus de /een passende tariefverhogingen. Indien het dierentehuis de opdracht accepteert kan de bouw van start gaan. Als het dierentehuis dat niet accepteert zullen we de aanbestedingsprocedure moeten afbreken en opnieuw moeten aanbesteden. En als dat het geval is dat we partijen opnieuw zullen uitnodigen om deel te nemen. Ik zou willen toevoegen wat het termijn is van zo'n nieuwe aanbesteding en ook dat we alternatieve opvang moeten regelen. Mogen we opnieuw aanbesteden als we de onderhandeling met dierentehuis officieel stopzetten. Ik vroeg me af of aanbesteding korter kan omdat er maar 2 partijen zijn die we kennen die mee zouden kunnen doen. Ik vroeg me af waarom het dierentehuis verkocht moet worden bij 1 van de 3 opties. Zullen we morgen bellen? Verzonden vanuit Outlook voor iOS
2
Arnhem
Memo Datum
: 19 juni 2023
Aan
: Marco van der Wel,
Van Cc Betreft
: Gesprek Dierentehuis 21 juni a.s.
Beste Marco, Je vroeg om een memo ter voorbereiding van dit gesprek. Onderstaand de punten die mijns inziens aan de orde moeten komen en die vervolgens besproken moeten worden in de Bestuurlijke kopgroep. Inhoud 1. Kostenramingen Het Dierentehuis vragen om vóór 1 juli a.s. mogelijkheden voor kostenbesparing voor de gemeenten in beeld te brengen voor de begrote kosten buiten de kapitaallasten voor de nieuwbouw. Suggesties zijn: a. taakstelling op personeelskosten b. geen niet-wettelijke taken meer afnemen (b.v. zieke of gewonde in het wild levende dieren niet meer ophalen en opvangen) c. geen 24-uursservice en/of-bereikbaarheid meer. aalt hiertoe suggesties op bij de Ambtelijke werkgroep. Suggesties bespreken in een Bestuurlijke kopgroep als voorbereiding op de bijeenkomst van 13 juli a.s. Het huidige Arnhemse budget voor dierenopvang is € 250.000/jr. Voor de College2daagse is een verzoek om aanvullend budget van € 200.000/jr. gedaan. 2.
Afrekensystematiek We hebben dierenopvang nodig en geen dierenasiel. We gaan dus niet akkoord met een systematiek waarin alle kosten van het asiel jaarlijks worden vastgesteld en verdeeld over de afnemende gemeenten. Tenzij de samenstelling van het bestuur van het Dierentehuis wordt gewijzigd en/of er extra toezicht door gemeenten komt, bijvoorbeeld door een Raad van Toezicht in te stellen1.
3.
Gemeentegarantie We hebben het Dierentehuis op 21 juni vorig jaar een voornemen tot gunning van de aanbesteding gezonden. Daarin staat: "Voorwaarde voor een definitieve gunning is het verkrijgen van de noodzakelijke financiering voor de nieuwbouw." Daartoe heeft B&W van Arnhem op 1 november jl. een gemeentegarantie afgegeven, waarmee de gemeente Arnhem "onherroepelijk en onvoorwaardelijk" borg staat voor de nakoming van alle verplichtingen uit hoofde van de lening. 7 Van de 8 andere afnemende gemeenten (alleen Overbetuwe nog niet) staan garant voor de lasten van de lening die nodig is voor de nieuwbouw van het Dierentehuis. Die garantie is destijds afgegeven op basis van een kostenraming van een deskundig bureau. De nieuwe prognoses 2024-2026 van het Dierentehuis zijn fors hoger. Daarmee is een belangrijke
1 De statuten van het Dierentehuis kennen geen Raad van Toezicht.
Openbare Ruimte
1
basis voor de besluiten over de gemeentegarantie verdwenen. We hebben daarbij contractueel afgesproken met het Dierentehuis dat zij geen nieuwe bouwfase starten zonder akkoord van de gemeente Arnhem op de afgeronde bouwfase2. Wij zouden pas akkoord moeten gaan met het fasedocument nieuwbouw als we overeenstemming hebben met het Dierentehuis over de begroting en de afrekensystematiek. Dit is mogelijk pas op 13 juli a.s. Wellicht moeten we dan ook op korte termijn contact opnemen met de BNG om te voorkomen dat we vast zitten aan de garantie terwijl we niet akkoord zijn met de kosten en/of de afrekensystematiek van het Dierentehuis. 4.
Huidige contract Arnhem Het contract met Arnhem eindigt per 1 juli a.s. Wij willen verlenging van het contract met 6 maanden tegen dezelfde voorwaarden (de inflatiecorrectie 2023 is reeds verwerkt in de tarieven).
Proces 1. De 9 gemeenten trekken zoveel mogelijk gezamenlijk op: als er gemeenten afhaken wordt dierenopvang voor een ieder waarschijnlijk (nog) duurder. En het Dierentehuis kan en wil waarschijnlijk niet verder als 1 of meer (grotere) gemeenten afhaken. 2.
Allee
ndersteund door
voeren namens de gemeenten de gesprekken
met het bestuur van het Dierentehuis. Ambtenaren praten niet met bestuurders van het Dierentehuis (zoals de penningmeester) zonder leden van de Bestuurlijke kopgroep. Inmiddels ligt de vraag v wie van de gemeente Arnhem kan aansluiten bij zijn gesprek met de penningmeester van het Dierentehuis. Het lijkt me niet slim dat ik (of een collega van Arnhem) praat met bestuurder(s) van het Dierentehuis omdat we via-via hebben moeten horen dat zij geen vertrouwen hebben in Arnhem, vlak nadat dit in een rechtstreeks overleg met hen diverse malen is ontkend. 3.
Resultaten van de overleggen formuleren in een voorstel van de Bestuurlijke kopgroep aan de 9 gemeenten voor bespreking op 13 juli a.s. Bij dit voorstel een schets voegen van de scenario's bij afwijzing van de voorstellen (zie punten 3 en 4 van de reeds eerder verzonden Memo Bestuurlijk overleg scenario's dierenopvang na 1 juli a.s_ (bijlage)).
4.
Op korte termijn een projectleider benaderen die meteen aan de slag gaat met voorbereiding van dierenopvang voor het geval gemeenten en/of het Dierentehuis afhaken (zie bijlage).
Bijlagen: Memo Bestuurlijk overleg scenario's dierenopvang na 1 juli a.s
2 Ik probeer nog vóór woensdag contact te hebben met nieuwbouwproject.
Openbare Ruimte
over de stand van zaken van het
2
GEMEENTE
Arnhem ^
Memo Datum
: 16 juni 2023
Aan
: Burgemeester en wethouders van Arnhem
Van
: Marco van der Wel
Cc Betreft
Dierentehuis Arnhem e.o. in Collegetweedaagse
Nieuwbouw Dierentehuis Het budget van Arnhem voor dierenopvang is € 250.000/jr. De kosten van dierenopvang zijn moeilijk te voorspellen omdat zij afhangen van het aantal opgevangen dieren * de duur. De gemiddelde kosten van Arnhem van de laatste drie afgeronde jaren (2020-2022) waren € 230.000/jr. Het Dierentehuis gaat dit jaar echter nieuwbouw plegen. 8 Van de 9 afnemende gemeenten staan garant voor de lening. De rente is echter sinds de afgifte van de gemeentegarantie voor de nieuwbouw fors gestegen. Voor Arnhem betekent de nieuwbouw (rente en afschrijvingen) een kostenverhoging met ca. € 150.000/jr. vanaf 2025. Voor deze extra lasten hebben we nog geen budget. Overige kostenstijgingen Dierentehuis Het Dierentehuis verwacht dat het aantal vrijwilligers terug zal lopen. Het Dierentehuis wil dit opvangen door personeel in dienst te nemen en vraagt de gemeenten de kosten daarvan te dragen. Voor de gemeente Arnhem betekent dit een extra kostenpost van ca. € 100.000 met ingang van dit jaar. Dit gaan wij niet (volledig) vergoeden. Wel wil ik graag wat onderhandelingsruimte (€ 50.000/jr. vanaf 2024) om indien noodzakelijk een deel te kunnen vergoeden. Financiën Financiën dierenopvang Arnhem
Bedragen
Nieuwbouw dierenasiel v.a. 2025
(€) 150.000
Onderhandelingsruimte Dierentehuis v.a. 2024 Totaal
l/S
50.000
s s
200.000
s
Openbare Ruimte
1
GEMEENTE
Arnhem ^
Memo Datum
5 juni 2023
Aan
Burgemeester en wethouders van Arnhem
Van
Marco van der Wel
Cc Betreft
Rondvraag Dierentehuis Arnhem e.o.
Beste collega 's, We zijn met 8 andere gemeenten en het Dierentehuis Arnhem e.o. bezig met de voorbereiding van de continuering van dierenopvang in de regio in de komende jaren. In dit kader heeft het Dierentehuis enkele voorstellen aan de gemeenten gedaan die afwijken van de totnutoe genomen besluiten, gemaakte afspraken en beschikbare budgetten. Voordat ik de voorstellen bespreek met mijn collegaportefeuillehouders dierenwelzijn van de andere afnemende gemeenten zou ik graag willen weten hoe jullie daartegenaan kijken. De voorstellen 1. Inputfinanciering In de Begroting 2023-2026 van het Dierentehuis wordt het volgende voorstel gedaan: "Zoals hiervoor is beargumenteerd voldoet de huidige systematiek van activiteitenbekostiging niet langer. Daarvoor in de laats kan een systeem van capaciteitsbekostiging komen. Het jaarlijks benodigde bedrag voor de bedrijfsvoering van het Dierentehuis wordt vastgesteld op basis van de door het Dierentehuis op te stellen begroting. (...) Het Dierentehuis zal onverminderd doorgaan met het periodiek verschaffen van informatie over de verrichtingen per gemeente.
Besluitvorming over vormgeving van de verdeelsleutel voor de capaciteitsbekostiging is aan de achterliggende gemeenten." In dit voorstel kopen de afnemende gemeenten geen diensten (dierenopvang) meer in, maar middelen (personele inzet, een dierenasiel, ambulances) en moeten zij de kosten jaarlijks onderling verdelen. Daarmee worden de 9 gemeenten verantwoordelijk voor de gehele bedrijfsvoering van het Dierentehuis terwijl zij slechts uitvoering van dierenopvang (meeste gemeenten alleen de wettelijke taken) nodig hebben. De gemeenten moeten dan tevens bedrijfsvoeringsbeslissingen van het Dierentehuis nemen of goedkeuren, zoals over de aanschaf van een nieuwe ambulance en over formatie-uitbreidingen. Tevens is dit in feite een open-einderegeling. Tenslotte zou zo'n constructie formeel gezien aanbesteed moeten worden, maar dat is in de praktijk niet haalbaar gezien de doorlooptijd ervan. Het risico dat een andere marktpartij bezwaar maakt tegen deze constructie is verder klein: bij onze aanbesteding van dierenopvang heeft destijds geen andere partij ingeschreven.2 2. Kostenstijging structureel Volgens de begroting van het Dierentehuis zullen de kosten met 135% in 2026 (t.o.v. 2022) stijgen. Dit komt door de nieuwbouw en de recentelijke stijging van de rente en de stijging van de personeelskosten met ca. 75% in 2026 t.o.v. 2022 (€ 0,5 mln. in 2026; € 0,2 mln. meer dan in 2022). Het
Openbare Ruimte
1
lijkt er op dat het bestuur van het Dierentehuis een rol voor de afnemende gemeenten ziet bij het oplossen van het tekort van het Dierentehuis. Bij instemming met dit voorstel zouden de gemeenten afwijken van hun contracten met het Dierentehuis en zouden voor Arnhem de kosten stijgen tot ca. € 525.000,-/jr. in 2026. Dat is voor Arnhem ca. € 0,3 mln. meer dan in 2022 (€ 0,2 mln.). Hiervoor is geen budget (het budget voor dierenopvang is € 250.000/jr., inclusief een toevoeging dit jaar van € 90.000/jr. vanuit het prijs-/areaalaccres). In de raadsbrief over de verstrekking van de gemeentegarantie van 1 november jl. is een kostenstijging tot € 0,3 mln. gemeld. De gemeentegarantie van de gemeente Arnhem en de contragarantie van 7 andere afnemende gemeenten (Overbetuwe heeft nog niet besloten over de contragarantie) is destijds gebaseerd op door een deskundig bureau geraamde kosten en opbrengsten. De nieuwe prognoses van het Dierentehuis zijn fors hoger. Daarmee is een belangrijke basis voor het besluit van B&W over de aanvraag gemeentegarantie verdwenen en moeten we deze wellicht (tijdelijk) intrekken. 3. Kostenstijging 2023 Het Dierentehuis prognosticeert ook voor dit jaar een stijging van de baten met € 235.000 en van de personeelskosten met ca. € 135.000 (beide 50% hoger dan in 2022).
In de begroting staat ook (p.4): "Dit [het systeem van capaciteitsbekostiging] zal voor het eerst gedaan worden voor het kalenderjaar 2023, waarbij een belangrijk gespreksonderwerp zal zijn hoe om te gaan het lopende verlies in de eerste helft van 2023." Dit past niet in het Arnhemse budget voor dierenopvang (aandeel Arnhem is ca. € 0,33 mln.; budget is € 0,25 mln.) en is eveneens niet conform de huidige contracten van de 9 afnemende gemeenten met het Dierentehuis.
Openbare Ruimte
2
GEMEENTE
Arnhem ^
Memo Datum
: 2 juni 2023
Aan
: Staf Natuur, stadslandbouw, stadsparken, dierenwelzijn en biodiversiteit
1. Voorstel 1. De voorstellen van het Dierentehuis te bespreken in de Bestuurlijke kopgroep aan de hand van een advies van de ambtelijke werkgroep. 2.
De voorstellen van het Dierentehuis via bijgaande rondvraagmemo te melden in B&W in verband met de begrotingsbespreking en de door B&W afgegeven gemeentegarantie
2. Toelichting 2,1. Inleiding Sinds kort voeren
ondersteund do
namens de
gemeenten de gesprekken met het Dierentehuis over de toekomstige contractering van dierenopvang. In dit kader ontvingen we op 24 mei jl. bijgevoegde stukken (bijlagen 1 t/m 5). Daarin staat een aantal voorstellen van het Dierentehuis waarover de gemeenten een besluit moeten nemen. Onderstaand worden de voorstellen beschreven en voorzien van een eerste reactie en een beschrijving van het vervolgproces.
2.2 De voorstellen van het Dierentehuis 1. Inputfinanciering Op p. 4 van de Begroting 2023-2026 van het Dierentehuis (bijlage 1) wordt het volgende voorstel gedaan: "Zoals hiervoor is beargumenteerd voldoet de huidige systematiek van activiteitenbekostiging niet langer. Daarvoor in de laats kan een systeem van capaciteitsbekostiging komen. Het jaarlijks benodigde bedrag voor de bedrijfsvoering van het Dierentehuis wordt vastgesteld op basis van de door het Dierentehuis op te stellen begroting. (...) Het Dierentehuis zal onverminderd doorgaan met het periodiek verschaffen van informatie over de verrichtingen per gemeente. Besluitvorming over vormgeving van de verdeelsleutel voor de capaciteitsbekostiging is aan de achterliggende gemeenten." Dit voorstel is verwerkt in artikel 6 Vergoedingen van de conceptovereenkomst (bijlage 2). In dit voorstel kopen de afnemende gemeenten geen diensten (dierenopvang) meer in, maar middelen (personele inzet, een dierenasiel, ambulances) en moeten zij de kosten jaarlijks onderling verdelen. Daarmee worden de 9 gemeenten verantwoordelijk voor de gehele bedrijfsvoering van het Dierentehuis terwijl zij slechts uitvoering van dierenopvang (meeste gemeenten alleen de wettelijke taken) nodig hebben. De gemeenten moeten dan tevens bedrijfsvoeringsbeslissingen van het
Openbare Ruimte
1
Dierentehuis nemen of goedkeuren, zoals over de aanschaf van een nieuwe ambulance en over formatie-uitbreidingen. Tevens is dit in feite een open-einderegeling. Tenslotte zou zo'n constructie formeel gezien aanbesteed moeten worden, maar dat is in de praktijk niet haalbaar gezien de doorlooptijd ervan. Het risico dat een andere marktpartij bezwaar maakt tegen deze constructie is verder klein: bij onze aanbesteding van dierenopvang heeft destijds geen andere partij ingeschreven. 2. Kostenstijging structureel Volgens de begroting van het Dierentehuis zullen de kosten met 135% in 2026 (t.o.v. 2022) stijgen. Dit komt door de nieuwbouw en de recentelijke stijging van de rente en de stijging van de personeelskosten met ca. 75% in 2026 t.o.v. 2022 (€ 0,5 mln. in 2026; € 0,2 mln. meer dan in 2022). Het lijkt er op dat het bestuur van het Dierentehuis een rol voor de afnemende gemeenten ziet bij het oplossen van het tekort van het Dierentehuis. Bij instemming met dit voorstel zouden de gemeenten afwijken van hun contracten met het Dierentehuis en zouden voor Arnhem de kosten stijgen tot ca. € 525.000,-/jr. in 2026. Dat is voor Arnhem ca. € 0,3 mln. meer dan in 2022 (€ 0,2 mln.). Hiervoor is geen budget (het actuele budget voor dierenopvang is € 250.000/jr.). In de raadsbrief over de verstrekking van de gemeentegarantie van 1 november jl. is een kostenstijging tot € 0,3 mln. gemeld.
De gemeentegarantie van de gemeente Arnhem en de contragarantie van 7 andere afnemende gemeenten (Overbetuwe heeft nog niet besloten over de contragarantie) is destijds gebaseerd op door een deskundig bureau geraamde kosten en opbrengsten. De nieuwe prognoses van het Dierentehuis zijn fors hoger. Daarmee is een belangrijke basis voor het besluit van B&W over de aanvraag gemeentegarantie verdwenen en moeten we deze wellicht (tijdelijk) intrekken. Zie ook het bijgevoegd advies van Financiën & Control (bijlage 6). 3. Kostenstijging 2023 Het Dierentehuis prognosticeert ook voor dit jaar een stijging van de baten met € 235.000 en van de personeelskosten met ca. € 135.000 (beide 50% hoger dan in 2022). In de begroting staat ook (p.4): "Dit [het systeem van capaciteitsbekostiging] zal voor het eerst gedaan worden voor het kalenderjaar 2023, waarbij een belangrijk gespreksonderwerp zal zijn hoe om te gaan het lopende verlies in de eerste helft van 2023." Dat is eveneens niet conform de huidige contracten van de 9 afnemende gemeenten met het Dierentehuis. 4. Conceptovereenkomst De conceptovereenkomst is gebaseerd op die uit de aanbesteding van de gemeente Arnhem. Er zijn enkele onderwerpen gewijzigd en geschrapt die mogelijk niet verstandig zijn. Bovenstaande voorstellen zijn verwerkt en enkele belangrijke onderdelen zijn geschrapt. De ambtelijke werkgroep gaat hier nog naar kijken.
Arnhem heeft als enige een contract met einddatum 1 juli a.s. Het contract met de gemeente Arnhem moet dus wel vóór 1 juli a.s. getekend zijn. Als dit niet lukt moet het huidige contract verlengd worden (met bijvoorbeeld zes maanden).
Openbare Ruimte
2
2.4 Het vervolg Van
begrijp ik dat
een bijeenkomst van de Bestuurlijke kopgroep binnen
twee weken gaat plannen. De ambtelijke kopgroep zal hiertoe een voorstel opstellen. Daarna is het volgende overleg met het bestuur van het Dierentehuis. 'heeft op 15 juni a.s. een gesprek met de bouwprojectleider over de ontvangen offertes voor de nieuwbouw. Hij zal voordat hij naar het Dierentehuis reageert eerst met mij afstemmen om te voorkomen dat we akkoord geven op de nieuwbouw voordat de 9 gemeenten akkoord zijn gegaan met de voorgestelde kostenstijgingen en afrekensystematiek. Het is waarschijnlijk verstandig om de voorstellen in het college te delen in verband met de door B&W afgegeven gemeentegarantie en de begrotingsbespreking. Een conceptmemo daarvoor is bijgevoegd (bijlage 7).
Bijlagen: 1.
2023 Begroting Dierentehuis Arnhem e.o. tekst
2.
Concept Overeenkomst V3 kk
3.
Verslag dierentehuis
4.
Toekomst personeelsbeleid KK V2
5. 6.
Begroting cijfers Mai inanciën & Control)
7.
Concept-rondvraagmemo B&W
Openbare Ruimte
3
Notulen Vertrouwelijk Staf Natuur, stadslandbouw, stadsparken, dierenwelzijn en biodiversiteit Datum
05-06-2023
Tijd
10:00 - 11:30
Locatie
SH UI .28 - Kamer Marco van der Wel
Voorzitter Aanwezigen
8
Voorstellen Dierentehuis Arnhem e.o.
10:44
Toelichting Notulen:
Voorstellen zijn iets anders dan tot nu toe was afgesproken; zoals nieuwe personeelskosten en andere verrekensystematiek.
Wethouder vindt het van belang dat de Dierentehuis er komt. Kostenstijging (tariefstijging) is bespreekbaar.
Op enig moment aan de Raad laten weten dat dit eraan komt.
Verder akkoord en kan door naar het college.
Notulen Staf Natuur, stadslandbouw, stadsparken, dierenwelzijn en biodiversiteit Datum
15-05-2023
Tijd
11:30 - 12:45
Locatie
SH UI .28 - Kamer Marco van der Wel
Voorzitter Aanwezigen
5
St%nd Van zaken Dierentehuis
Notulen:
Er is een nieuw lid (met veel ervaring op financieel vlak) toegetreden tot het bestuur. Arnhem doet nu even niks. De regie ligt nu bij Rheden en Westervoort. Marco geeft aan dat volgende week de offertes binnenkomen.
Van: Verzonden: Aan: CC: Onderwerp: Bijlagen:
dinsdag 14 maart 2023 15:12 Marco van der Wel Graag vandaag reageren: Memo voor Bestuurlijke kopgroep dierenopvang Memo Kopgroep dierenopvang 13-03-2023.docx; Brief Dierentehuis Arnhem 21-02-2023.pdf; Brief Dierentehuis overige gemeenten 23-02-2023.pdf; tekts voor overelg 8 febA.docx
Hoi Marco, Wil je hiervandaag op reageren Groeten
oet dit woensdagochtend versturen.
Van: @arnhem.nl> Verzonden: maandag 13 maart 2023 13:39 Aan: Marco van der Wel <marco.van.der.wel@arnhermnl>; C hem.nN
arnhem.nl>
a rn em Onderwerp: RE: Memo voor Bestuurlijke kopgroep dierenopvang Hallo Marco, Die 15% is een bandbreedte voor de nieuwe tarieven. Het Dierentehuis heeft in zijn inschrijving namelijk aangegeven dat -als de nieuwbouwkosten hoger uitvallen dan de raming- de tarieven (die ca. 40% hoger zijn dan die van 2021/'22) met maximaal 15% kunnen worden verhoogd (en met maximaal 15% verlaagd als de nieuwbouwkosten meevallen). De tarieven voor Arnhem zijn dan circa 25%-55% hoger dan die van 2022, afhankelijk van de nieuwbouwkosten. Dan zet ik dit nog in de memo. Ik heb de memo verder geactualiseerd naar de stand van zaken nu op basis van de stafmemo die we vanochtend hebben besproken. Zie bijlage Memo Kopgroep dierenopvang 13-03-2023. Kan dit zo weg? Ik wil het uiterlijk woensdagochtend versturen. MeUiriendelijke groeten,
Van: Marco van der Wel <marco.van.der.welParnhem.nl> Verzonden: woensdag 1 maart 2023 08:11
Aa
a>arnhem.nl>;
C
pamhem.nl>
Parnhem.nl>; arnhem.nl> Re: Memo voor Bestuurlijke kopgroep dierenopvang
Dank. Dat zou dan onder 3. opgenomen kunnen worden. Want er werd uitgegaan van 15% en het wordt 40%. Ik wil geen verwarring opwekken over die kostenstijging.
3. Analyse ruimte voor financiële tegenvallers en risico’s In de totnutoe opgestelde stukken staat al het volgende over kostenstijgingen en-risico’s: i.Het Dierentehuis heeft bij de inschrijving al de ruimte genomen om de tarieven met maximaal 15% te verhogen bij bouw- en rentekostenstijgingen;
Over kostenstijgingen van de bouw (inclusief rente) hebben we al afspraken gemaakt via de Overeenkomst garantstelling lening nieuwbouw Stichting Dierentehuis Arnhem; 3. Inflatie en kostenstijgingen wegens wetswijzigingen kunnen volgens de Overeenkomst Dierenopvang gemeente Arnhem na de 1e contractperiode (nog te bepalen) gecompenseerd worden via de tarieven; De suggestie van de voorzitter om elke twee jaar over de tarieven te praten strookt dus niet met de aanbesteding. Inschrijvers van een aanbesteding worden geacht de (financiële) risico’s van de uitvoering van de opdracht te verwerken in hun aanbiedingen. Gezien de melding van 26 januari jl. heeft het Dierentehuis dit volgens zijn bestuur blijkbaar niet (goed) gedaan. 2.
Verzonden vanuit Outlook voor iOS Van Verzonden: Wednesday, March 1, 2023 8:06:19 AM Aan: Marco van der Wel <marco.van.der.wel(a>arnhem.nl>^ C amheriiLnl>;
arnhem.nl>
)arnhem.nl> "Onderwerp: RE: Memo voor Bestuurlijke kopgroep dierenopvang Hallo Marco, We hebben het met de andere gemeenten inderdaad steeds gehad over circa 40% kostenstijging. Met vriendelijke groeten,
Van: Marco van der Wel <marco.van.der.wel(S)arnhem.nl> Verzonden: dinsdag 28 februari 2023 08p6 Aan: aiarnhemmb. CC •/ ) a rn h e m. n I ^ 5)arhhem.nl> Onderwerp: Re:jyiemo voor Bestuurlijke kopgroep dierenopvang Goedemorgen^
@ ajkan alvast een gesprek met de kopgroep en ambtelijke ondersteuning inplannen. Ik heb nog een vraag. Volgens mij heb ik regionaal aangegeven dat de kostenstijging hoger zal zijn dan die 15%. Ik heb aangegeven 30-40%. Ivm de hogere hypotheeklast. @rudy kun je dat bevestigen? Op de brief kom ik later vandaag terug. Marco Verzonden vanuit Outlook voor iOS (5)arnhem.nl> Van: I Verzonden: Monday, February: 7, 2023 4:12:14 PM arnhem.nl> Aan: Ma£to van der Wel <marx Lvan.der.wel(5)arnhem.nl>[ arnhem.nl CC Onderwerp: Memo voor Bestuurlijke kopgroep dierenopvang Hallo Marco, Hierbij de afgeslankte memo voor de Kopgroep (zonder bijlagen). Kun je daar nog akkoord op geven? ik zou het verstandig vinden ais ook de leden van de ambtelijke werkgroep worden uitgenodigd voor deze bijeenkoms heeft de contactgegevens. elijke groeten, mm 2
Datum
: 13 maart 2023
Aan
: Bestuurlijke kopgroep dierenopvang
Van Cc Betreft
: Memo stand van zaken contractering dierenopvang Arnhem 2023-'53
1. Inleiding Zoals jullie weten zijn we bezig met de afronding van het aanbestedingsproces voor dierenopvang in de periode 1-7-2023 tot 1-7-2053. In dit kader ontvingen wij op 21 februari jl. bijgaande brief van het Dierentehuis Arnhem e.o. (bijlage 1). Ook de andere afnemende gemeenten hebben een brief ontvangen (bijlage 2). Deze brieven zijn voor ons aanleiding om een bijeenkomst van de Bestuurlijke kopgroep te plannen. Op 5 maart jl. ontvingen we vervolgens nog een brief van het Dierentehuis (bijlage 3). In dit memo staat de stand van zaken beschreven rond de inkoop. Hiertoe schetsen we eerst kort de voorgeschiedenis en vervolgens geven we een analyse van de huidige situatie. We sluiten af met een voorstel voor de agenda van de eerstvolgende Bestuurlijke kopgroep. 2. De voorgeschiedenis 2.1 De aanbestede opdracht Het Dierentehuis Arnhem e.o. vangt dieren op voor de gemeenten Arnhem, Doesburg, Duiven, Lingewaard, Overbetuwe, Rheden, Rozendaal, Westervoort en Zevenaar. Het contract van Arnhem met het Dierentehuis eindigt echter per 1 juli a.s. We hebben daarom vorig jaar een contract voor de periode 2023-2053 aanbesteed. We wisten daarbij dat elke inschrijver een nieuw gebouw zou moeten neerzetten en dus een meerjarige investering zou moeten doen. We hebben dan ook een opdracht met een duur van 30 jaar aanbesteed: de verwachte afschrijvingsperiode van een nieuw dierenasiel.
Daarmee wilden we inschrijvers inkomstenzekerheid geven gedurende de verwachte economische levensduur van het gebouw (afschrijvingsperiode). Om niet 30 jaar aan elkaar vast te zitten hebben we een contract met een duur van 10 jaar en 10x2 jaar verlengen aanbesteed. Alhoewel de Dierenbescherming bij de marktconsultatie aangegeven had belangstelling te hebben voor de opdracht, hebben we uiteindelijk alleen een inschrijving ontvangen van het Dierentehuis. 2.2 De inschrijving van het Dierentehuis Bij de inschrijving van het Dierentehuis zat een brief van het bestuur van het Dierentehuis. Hierin staat onder andere: "Anderzijds is op dit moment de bouwmarkt onzeker en leidt tot stijgende prijzen. Ook de huidige rentestand vertoont een stijgend karakter. Bij onze tariefaanbieding moet dan ook rekening worden gehouden met een onzekerheidsmarge van plus of min 15%. Pas na realisatie van de bouw kan een definitief bedrag worden vastgesteld. Dit betekent dat de aanbieding met onzekerheid gepaard gaat en op dit moment niet bindend kan zijn.” Het percentage van 15 is dus een bandbreedte voor de nieuwe tarieven. Het Dierentehuis heeft in zijn inschrijving namelijk aangegeven dat -als de nieuwbouwkosten hoger uitvallen dan de raming- de tarieven voor Arnhem (die ca.
40% hoger zijn dan die van 2022) met maximaal 15% kunnen worden verhoogd (en met maximaal 15% verlaagd als de nieuwbouwkosten meevallen). De tarieven voor Arnhem zijn dan circa 25%-55% hoger dan die van 2022, afhankelijk van de nieuwbouwkosten.
En: “Het is ons opgevallen dat in het “Prijzenblad” van de aanbestedingsformulieren ook al onze tarieven en een kwartaaldeclaratie worden vermeld. Wij achten dit niet correct en tegen de aanbestedingsregels en maken hiertegen bezwaar.” 2.3 De gunning Het Dierentehuis heeft op 21 juni jl. de opdracht gegund gekregen onder de voorwaarde van het verkrijgen van de noodzakelijke financiering voor de nieuwbouw (voorlopige gunning). Het Dierentehuis heeft namelijk een lening nodig om een nieuw dierenasiel te kunnen bouwen. De bank stelde echter een gemeentegarantie voor de lening als voorwaarde. Op 1 november jl. heeft B&W van Arnhem besloten om garant te staan voor de lening voor de nieuwbouw onder voorwaarden die zijn afgesproken met het Dierentehuis en neergelegd in de Overeenkomst garantstelling lening nieuwbouw Stichting Dierentehuis Arnhem. De definitieve gunning van de opdracht voor de gemeente Arnhem volgt wanneer de financiering van de nieuwbouw rond is. Tevens heeft Arnhem de andere 8 afnemende gemeenten verzocht om ook garant te staan (“contragarantie”). Van alle 8 gemeenten hebben we inmiddels positieve berichten ontvangen over hun bereidheid om ook garant te staan voor de lening voor de nieuwbouw. Alleen Lingewaard (9 maart a.s.) en Overbetuwe (18 april) moeten nog een besluit hierover nemen.
Inmiddels zijn ook de andere 8 gemeenten bezig met de voorbereiding van contractvorming met het Dierentehuis. De lijn daarbij is ook een contract voor 30 jaar af te sluiten. 2.4 Het gesprek van 26 januari il. Op 26 januari jl. hadden en rtefeuille: relatie met de gemeenten)
ZiJ meldden
daarbij dat de bank (BNG) volledig bereid is om de lening te verstrekken gezien de garantie van de gemeente Arnhem. Zij gaven echter ook aan dat zij de bij de aanbesteding gepubliceerde Overeenkomst Dierenopvang gemeente Arnhem niet durfden te tekenen. Zij zijn bang in de komende 10 jaar failliet te gaan omdat zij mogelijk onvoldoende vrijwilligers kunnen krijgen (voor de meldkamer en de dierenambulance) en met kostenstijgingen worden geconfronteerd. Daarom willen zij de lening pas afsluiten (en beginnen met de bouw) en de overeenkomst ondertekenen als deze zorg is weggenomen. Zij stellen dat als er niet meer flexibiliteit komt in het contract, het bestuur het asiel per 1 juli a.s. zal sluiten. Daarbij stelden zij dat hun inschrijving niet bindend is onder verwijzing naar het begeleidend schrijven bij hun inschrijving (zie §2.2). Verder meldden zij dat de beoogde locatie voor tijdelijke huisvesting (het elzenbosje achter het Dierentehuis) volgens de architect niet geschikt is. ldde tenslotte ook waarnemend penningmeester te zijn omdat de penningmeester ziek is. ggereerde later om elke twee jaar over de tarieven te praten met de gemeente. In ons gesprek
het Dierentehuis op
26 januari jl. is de afspraak gemaakt dat het bestuur van het Dierentehuis gaat kijken op welke punten van het contract hij meer flexibiliteit nodig denkt te hebben. 2.5 Het gesprek van 2 maart il. Op 21 februari jl. ontvingen wij een brief van het bestuur van het Dierentehuis (bijlage 1) waarin de door de beide bestuursleden gemelde belangrijkste wijziging (flexibiliteit in de tarieven) stond. We hebben hierover op 2 maart jl. gesproken
gesprek hebben we onder ander gesproken over hun gebrek aan vertrouwen in de gemeente(n). Daaruit blijkt dat de beide bestuursleden vinden dat ze te vaak van ons horen "jullie moeten..." en “contract is contract". Over een telefoontje van een wethouder zei
“We laten ons niet
intimideren”. Verder: “We hebben een jaar geleden aan alle gemeenten een brief gestuurd met de vraag ‘hoe denken jullie de dierenopvang te regelen in de toekomst?’ Hier hebben we nog steeds geen antwoord op gehad.” En: “Als wij samen op weg gaan om jaarlijks te kijken hoe om te gaan met kostenstijgingen in de tarieven dan is ons vertrouwen in de gemeente hersteld.” Ook herinnerden ze ons nog aan de in de Overeenkomst garantstelling opgenomen vereiste goedkeuring door de gemeente van de bouwprojectleider In dit gesprek hebben wij tenslotte afgesproken dat beide bestuursleden alsnog aangeven welke onderdelen van de conceptovereenkomst zij gewijzigd willen zien. Overigens meldden zij ook in dit gesprek dat de manager van het Dierentehuis van haar functie is gehaald. Zij stelden dat personeel en vrijwilligers wegens haarvertrekken bij het Dierentehuis. Er is een interimmanager aangesteld. Tijdelijke huisvesting Het bestuur meldde ook een potentiële locatie voor de tijdelijke huisvesting gedurende de sloop en nieuwbouw te hebben gevonden: Korianderstraat 81 te Arnhem. In het gesprek met de beide bestuursleden op 8 maart jl. blijkt dat zij de gemeente de mogelijkheid willen bieden om de huur van dit pand over te nemen als blijkt dat het Dierentehuis stopt per 1 juli a.s. Zij vragen ons om een verklaring met deze strekking te tekenen.
Na interne navraag blijkt dat ook het kunstenaarscollectief Krachtstroom026 op dit moment met gemeentelijke medewerking een huurvoorstel voorbereidt en daarover al in gesprek / onderhandeling is met de makelaar. Gebruik van de locatie door het Dierentehuis is ter uitvoering van een wettelijke taak. Er zal een keuze moeten worden gemaakt welke initiatief de gemeente Arnhem steunt. Dit vergt een uitspraak op portefeuillehouders-niveau binnen de gemeente Arnhem. 2.6 De brief van het Dierentehuis van 5 maart jl. Daarop ontvingen wij op 5 maart jl. bijgevoegd schrijven van het Dierentehuis (bijlage 3). Hierin wordt opnieuw voorgesteld af te wijken van de aanbesteding en de Overeenkomst gemeentegarantie nieuwbouw. De belangrijkste voorgestelde afwijkingen zijn:1 2 3 1.