Bijlage 5 - Programmaplan Samen Beter Bedrijfsvoeren

1.8.2

Wensen van de Brandweer, Crisisbeheersing, GGD, Ambulancezorg en Veilig Thuis t.a.v. dienstverlening in kaart brengen.

1.8.3

Toetsen wensen op haalbaarheid en uitwerken SLA, inclusief doorbelasting.

1.8.4

Vaststellen SLA en doorbelasting.

Afhankelijkheden

VGGM - Programmaplan ‘Samen Beter Bedrijfsvoeren’ Verbeteractie Verklaring 1.4.2

Visie op VGGM en bedrijfsvoeren geeft richting.

1.5.4-6

Het inrichtingsconcept, financiering en inrichtingsplan bepaalt de interne dienstverlening.

4.1

Beschrijving van belangrijkste processen en procedures geeft inzicht in bestaande interne dienstverlening.

2.2.1

In samenhang met SLA IT.

6.1.1.9 Inrichten van de projectmanagementorganisatie (PMO – team implementatie) Wij adviseren een projectmanagementorganisatie (PMO) op te zetten die verantwoordelijk wordt voor het prioriteren van projecten, in lijn met de visie op bedrijfsvoeren, met allocatie van de benodigde capaciteit en een periodieke rapportage over lopende projecten. Acties # 1.9

Verbeteractie

1.9.1

Vaststellen kader project management organisatie.

1.9.2

Samenstellen PMO-team en governance.

1.9.3

Opleiden projectleiders en opstellen templates / instructies.

1.9.4

Inventariseren lopende projecten.

1.9.5

Prioriteringsproces en wegingskader, -governance opstellen en vaststellen.

1.9.6

Uitvoer prioriteringsproces.

Afhankelijkheden Verbeteractie Verklaring -

Start projectleiders en werkgroepen

6.1.1.10 Inrichten Compliance-, Risicomanagement- en Internal Audit-functie Wij adviseren om het beleid ten aanzien van de Compliance-, Risicomanagement- en Internal Audit-functie op te stellen en de Compliance-, Risicomanagement- en Internal Audit-functie formeel te beleggen in de organisatie met rapportagelijnen naar de directie en bestuur. De Internal Audit-functie is een functie die vaststelt of wordt gewerkt conform de processen, procedures en beheersmaatregelen. Gezien de huidige kwaliteit van bedrijfsvoeren adviseren wij om de Internal Audit-functie in te richten zodra men werkt conform de vastgelegde processen, procesbeschrijvingen en beheersmaatregelen. Acties # 1.10

Verbeteractie

VGGM - Programmaplan ‘Samen Beter Bedrijfsvoeren’ 1.10.1

Opstellen beleid omtrent Compliance-, Risicomanagement- en Internal Audit-functie.

1.10.2

Beleggen van uitvoer beleid en start van uitvoer in huidige organisatie.

1.10.3

Verkenning inrichting Internal Audit-functie en eventueel proces richting OR.

1.10.4

Inrichten en werven Internal Audit-functie.

Afhankelijkheden Verbeteractie Verklaring 4.1

Vaststellen of wordt gewerkt conform de processen, procedures en beheersmaatregelen kan niet zonder vastgelegde processen, procedures en beheersmaatregelen.

4.4

Het inrichten van de Internal Audit-functie gaat samen met het proces voor compliance en risicomanagement.

1.5.6/1.5.6.

De uitvoer van het inrichtings- en transitieplan is nodig om processen rondom bedrijfsvoeren te kunnen auditen.

6.1.1.11 Vertalen governancecodes naar informatiebehoefte bestuur en management Vertaal de governancecodes naar de vereisten ten aanzien van het beleid en de uitvoeringsorganisatie, zodat het Algemeen Bestuur en Dagelijks Bestuur voldoende zicht krijgt op de wijze en de mate waarin wordt voldaan aan deze vereisten, bijvoorbeeld met betrekking tot ‘in control’ en ‘cultuur’. Acties # 1.11

Verbeteractie

1.11.1

Vertaal de governancecodes naar de vereisten ten aanzien van het beleid en de uitvoeringsorganisatie.

1.11.2

Inrichting rapportagemiddel, zodat Algemeen Bestuur en Dagelijks bestuur voldoende zicht krijgt.

Afhankelijkheden Verbeteractie Verklaring 1.2.2-1.2.3

Nodig om beeld te krijgen van inhoud codes en impact op vastgestelde taken, verantwoordelijkheden bevoegdheden.

1.6.1

Herijk de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden in lijn met de visie op bedrijfsvoeren. Pas eventuele beschrijvingen aan of stel ze op.

4.4

Een controleplan is een middel om informatie omtrent het ‘in control’ zijn op processen en procedures over te brengen aan bestuur en management.

VGGM - Programmaplan ‘Samen Beter Bedrijfsvoeren’

6.2

Verbeterpunten Data & Systemen

6.2.1.1 Opstellen visie dienstverlening en kaders gehele IT Stel een visie op voor de dienstverlening van de gehele IT, zijnde inrichting van de infrastructuur, applicaties, (meta)data, informatievoorziening en informatiebeveiliging als afgeleide van de organisatiedoelstellingen. Vertaal deze visie op de dienstverlening naar een passende inrichting en aansturing van de IT-organisatie, waarbij een balans wordt gevonden tussen enerzijds centrale aansturing en verminderen van afhankelijkheden van enkele medewerkers en anderzijds de behoefte van de wensen van de Brandweer, Crisisbeheersing, GGD, Ambulancezorg en Veilig Thuis t.a.v. dienstverlening in kaart brengen voor bedrijfsspecifieke applicaties. Vertaal deze visie naar de benodigde capaciteit voor de IT-organisatie, benodigd budget en naar concrete kaders voor de afdelingen. Acties # 2.1

Verbeteractie

2.1.1

Opstellen visie dienstverlening IT, samen met relevante stakeholders.

2.1.2

Vertaling van visie dienstverlening IT naar passende inrichting en aansturing.

2.1.3

Vertaal deze visie naar de benodigde capaciteit voor de IT-organisatie, benodigd budget en naar concrete kaders voor de afdelingen Brandweer, Crisisbeheersing, GGD, Ambulancezorg en Veilig Thuis.

Afhankelijkheden Verbeteractie Verklaring 1.4.2

Notitie leidende principes en uitgangspunten visie VGGM en bedrijfsvoeren geven richting aan visie dienstverlening IT.

1.5.4

Hangt samen met gekozen inrichtingsconcept

1.7.1-1.7.2

Gaan samen op in het bepalen van capaciteit.

6.2.1.2 Herijken van Service Level Agreement IT Stel op basis van de visie en kaders met de Brandweer, Crisisbeheersing, GGD, Ambulancezorg en Veilig Thuis een nieuwe SLA op. Neem in deze SLA de afspraken en de daaraan gekoppelde kosten op over robuustheid en de schaalbaarheid van de dienstverlening van de afdelingen Bedrijfsvoering en Strategie & Control. Acties # 2.2

Verbeteractie

2.2.1

Opstellen SLA IT met de Brandweer, Crisisbeheersing, GGD, Ambulancezorg en Veilig Thuis, inclusief bekostiging en schaalbaarheid.

Afhankelijkheden

VGGM - Programmaplan ‘Samen Beter Bedrijfsvoeren’ Verbeteractie Verklaring 2.1.1

Visie IT dienstverlening richtinggevend voor SLA IT.

1.8.2-1.8.4

Wensen van de Brandweer, Crisisbeheersing, GGD, Ambulancezorg en Veilig Thuis t.a.v. dienstverlening in kaart brengen en deze acties gaan samen.

6.2.1.3 Inrichten van General IT Controls (GITC’s) Breng aan de hand van de visie, kaders en de SLA in kaart welke delen van de IT bedrijfskritisch zijn en aan welke vereisten de GITC’s moeten voldoen om de kwaliteit te borgen. Acties # 2.3

Verbeteractie

2.3.1

Breng in kaart welke delen van IT bedrijfskritisch zijn.

2.3.2

Beschrijf aan welke vereisten de GITC moeten voldoen om de kwaliteit te waarborgen.

2.3.3

Bepaal impact vereisten GITC en stel eventuele concrete verbeteracties op.

2.3.4

Bepaal beheersmaatregelen GITC’s.en implementeer deze.

Afhankelijkheden Verbeteractie Verklaring 2.2.1

SLA IT richtinggevend.

6.2.1.4 Verbeteren van de kwaliteit van (meta)data Maak binnen de financiële functie een functionaris verantwoordelijk voor de kwaliteit van de (meta)data en richt een controle-instrument in om de kwaliteit te monitoren. Acties # 2.4

Verbeteractie

2.4.1

Maak binnen de financiële functie een functionaris verantwoordelijk voor de kwaliteit van de (meta)data.

2.4.2

Bepaal definitie kwaliteit van de (meta)data.

2.4.2.1 Beschrijf de huidige definities met bijbehorende applicaties 2.4.2.2 Uitvoeren FIT-GAP analyse huidige definities versus het nieuwe applicatielandschap 2.4.2.3 Stel beleid op om te komen tot eenduidige definities conform nieuw applicatielandschap 2.4.2.4 Implementeer nieuwe definities in huidige stuurinformatie. 2.4.3

Richt een controle-instrument in om de kwaliteit te monitoren.

VGGM - Programmaplan ‘Samen Beter Bedrijfsvoeren’

Afhankelijkheden Verbeteractie Verklaring 2.3.2

6.3

GITC’s geven beeld van kwaliteit.

Verbeterpunten Mensen & Cultuur

6.3.1.1 Onderzoeken huidig gedrag, vastleggen en stimuleren van gewenste houding en gedrag Bepaal de gewenste houding en het gewenste gedrag voor VGGM als geheel, leg deze vast en communiceer deze duidelijk naar de afdelingen Bedrijfsvoering, Strategie & Control, Brandweer, Crisisbeheersing, GGD, Ambulancezorg en Veilig Thuis, zodat de medewerkers hier kennis mee kunnen maken. Betrek de medewerkers bij het bepalen van de gewenste houding en het gewenste gedrag en maak de deze onderdeel van de besluitvorming en onderdeel van alle uitingen van de interne communicatie Acties # 3.1

Verbeteractie

3.1.1

Nulmeting huidig gedrag door analyse gedane interviews en observaties.

3.1.2

Workshop(s) gewenst gedrag in kaart brengen met teams en managers.

3.1.3

Ontwikkel Manifest ‘gewenst gedrag’ VGGM (bijv. Zo werken wij bij VGGM).

3.1.4

Meting huidig gedrag.

3.1.5

Gap-analyse huidig en gewenst gedrag per team.

3.1.6

Ontwikkelen actieplan om gewenst gedrag te stimuleren.

3.1.7

Workshop voor managers om gedragsverandering te stimuleren in teams.

Afhankelijkheden Verbeteractie Verklaring 1.4.2

Notitie leidende principes en uitgangspunten visie VGGM en bedrijfsvoeren geeft richting aan gedrag.

6.3.1.2 Organiseren van dilemma-sessies Organiseer dilemma-sessies om met medewerkers te bespreken op welke wijze moet worden gehandeld bij dilemma’s die voortkomen uit de uitvoering van het gewenste gedrag. Maak het krachtig door daarbij gebruik te maken van actuele thema’s en concrete voorbeelden.

VGGM - Programmaplan ‘Samen Beter Bedrijfsvoeren’

Acties # 3.2

Verbeteractie

3.2.1

Organiseren van dilemma-sessies met medewerkers.

Afhankelijkheden Verbeteractie Verklaring 1.5.6

Het inrichtings- en transitieplan kan een bron zijn voor diverse dilemma’s vanuit de praktijk.

3.1.3

Het gewenste gedrag kan leiden tot dilemma’s in de praktijk.

6.3.1.3 Activeren van managers in leiden van verandering Activeer en ontwikkel managers in het leiden van de verandering in houding en gedrag door ze bewust te maken van hun rol hierin. Vergroot het bewustzijn door de veranderkracht en het ontwikkelpotentieel van hen in kaart te brengen. Acties # 3.3

Verbeteractie

3.3.1

Kick-off met managers om ze bewust te maken van hun rol in de verandering.

3.3.2

Workshop met managers om veranderkracht en ontwikkelpotentieel in kaart te brengen.

Afhankelijkheden Verbeteractie Verklaring 3.1.6

6.4

Actieplan om gewenst gedrag te stimuleren kan benodigd zijn bij het activeren van managers in het leiden van verandering.

Verbeterpunten Processen & Procedures

6.4.1.1 Beschrijven van de belangrijkste processen en procedures (IST) Beschrijf de belangrijkste processen en procedures van de Brandweer, Crisisbeheersing, GGD, Ambulancezorg en Veilig Thuis afzonderlijk en van overkoepelende activiteiten, rekening houdend met de vereisten van de taken van VGGM, waaronder het langdurig opschalen in crisissituaties en het aantoonbaar ‘in control’ zijn. Zorg voor één omgeving waar deze processen en procedures worden opgeslagen en worden gebruikt voor trainingsdoeleinden, risicobeheersing en voor het bepalen van de impact bij wijzigingen. Verbeterpunt 4.1 heeft betrekking op het beschrijven van processen in de huidige situatie (IST). Acties # 4.1

Verbeteractie

VGGM - Programmaplan ‘Samen Beter Bedrijfsvoeren’ 4.1.1

Vaststellen beleid en de aanpak voor het vastleggen, opleiden en implementeren van processen en procedures

4.1.2

Bepalen applicatie/software voor opslaan processen en procedures.

4.1.3

Bepalen belangrijkste processen en procedures van de Brandweer, Crisisbeheersing, GGD, Ambulancezorg en Veilig Thuis.

4.1.4

Beschrijven belangrijkste processen en procedures van de Brandweer, Crisisbeheersing, GGD, Ambulancezorg en Veilig Thuis.

4.1.5

Beschrijven processen en procedures van overkoepelende activiteiten

4.1.5.1 Personeel: gericht op de manier waarop VGGM haar medewerkers inzet, stimuleert en ontwikkelt om haar strategie en beleidsdoelstellingen te realiseren. 4.1.5.2 Financiën: gericht op het beheersen van de financiële middelenstroom van, naar en binnen VGGM. 4.1.5.3 Inkoop: gericht op de strategische, tactische en operationele sturing en beleid/uitvoering met betrekking tot de inkoop van producten en diensten 4.1.5.4 ICT: gericht op de strategische, tactische en operationele sturing en beleid/uitvoering met betrekking tot ICT. 4.1.5.5 Informatie: gericht op de strategische, tactische en operationele sturing en beleid/uitvoering met betrekking tot informatievoorziening 4.1.5.6 Communicatie: gericht op het overbrengen van gegevens, informatie en kennis, ten behoeve van de ondersteuning van beslissingen (zowel interne als externe communicatie) 4.1.5.7 Huisvesting en facilitair: gericht op de interne verlening van vastgoeddiensten, parkeerdiensten en nutsdiensten (gas, water en licht) en de planning daarvan en het onderhoud daarop en gericht op de interne verlening van diensten en ter beschikking stelling van faciliteiten, de planning en het onderhoud ervan, nodig voor de ondersteuning van de interne operaties (schoonmaak, kantine, etc.)

Afhankelijkheden Verbeteractie Verklaring

6.4.1.2 Beschrijven van de belangrijkste processen en procedures (SOLL = applicatielandschap) Onder verbeterpunt 4.2 worden de beschreven processen en procedures verder gespecificeerd in lijn met de inrichting van het applicatielandschap (draaggolf). Deze acties moeten in lijn zijn met de implementatie van AFAS. Acties # 4.2

Verbeteractie

4.2.1

Vaststellen beleid inrichting applicatielandschap

4.2.2

Uitvoeren FIT-GAP analyse huidige processen en procedures versus inrichting applicatielandschap

VGGM - Programmaplan ‘Samen Beter Bedrijfsvoeren’ 4.2.3

Beschrijven, opleiden en implementeren processen en procedures primair proces in lijn met inrichting applicatielandschap.

4.2.3.1 Vastleggen, opleiden en implementeren processen en procedures Personeel in lijn met inrichting applicatielandschap 4.2.3.2 Vastleggen, opleiden en implementeren processen en procedures Inkoop in lijn met inrichting applicatielandschap 4.2.3.3 Vastleggen, opleiden en implementeren processen en procedures Financiën in lijn met inrichting applicatielandschap 4.2.3.4 Vastleggen, opleiden en implementeren processen en procedures ICT in lijn met inrichting applicatielandschap 4.2.3.5 Vastleggen, opleiden en implementeren processen en procedures Informatie in lijn met inrichting applicatielandschap 4.2.3.6 Afhankelijk van de impact vastleggen van processen en procedures Communicatie 4.2.3.7 Vastleggen, opleiden en implementeren processen en procedures Huisvesting en facilitair in lijn met inrichting applicatielandschap

Afhankelijkheden Verbeteractie Verklaring

6.4.1.3 Proceseigenaar verantwoordelijk maken voor kwaliteit en efficiëntie van processen Benoem voor elk proces een proceseigenaar, ook voor overstijgende processen die binnen meerdere afdelingen worden uitgevoerd, zoals het inkoopproces. Maak de proceseigenaar verantwoordelijk voor de kwaliteit en efficiëntie van de processen en het prioriteren van wijzigingen in de processen. Acties # 4.3

Verbeteractie

4.3.1

Benoemen proceseigenaar per proces.

4.3.2

Monitoren kwaliteit en efficiency processen.

4.3.3

Processen wijzigen bij verandering in business en n.a.v. monitoring kwaliteit en efficiency.

Afhankelijkheden Verbeteractie Verklaring 4.1

Om processen na te leven en eventueel wijzigingen door te voeren is een proceseigenaar benodigd.

VGGM - Programmaplan ‘Samen Beter Bedrijfsvoeren’

6.4.1.4 Een proces inrichten voor Compliance en Risicomanagement Richt een proces in voor compliance, risico-identificatie, prioritering en risicobeheersing. Stel een controleplan op voor het vaststellen van de kwaliteit van de beheersing en rapportage. Acties # 4.4

Verbeteractie

4.4.1

Bepalen en inrichten proces voor compliance, risico-identificatie, prioritering en risicobeheersing.

4.4.2

Benoemen proceseigenaar proces compliance, risico-identificatie, prioritering en risicobeheersing.

4.4.3

Opstellen format controleplan.

4.4.4

Opstellen controleplan voor het vaststellen van de kwaliteit van de beheersing en rapportage.

Afhankelijkheden Verbeteractie Verklaring 1.10

Een proces volgt uit beleidsmatige keuzes derhalve dient eerst beleid te worden gemaakt.

6.4.1.5 Een procuratieregeling opstellen Stel een procuratieregeling op, waarin naast de volmachten eveneens de taken, verantwoordelijkheden, bevoegdheden en het informeren van de betrokkenen in de processen zijn opgenomen (RACI’s). Voer tevens een contractregister in. Acties # 4.5

Verbeteractie

4.5.1

Beleid maken op procuratie incl. taken, verantwoordelijkheden, bevoegdheden.

4.5.2

Opstellen procuratieregeling op basis van beleid.

4.5.3

Opstellen en invoeren contractregister.

Afhankelijkheden Verbeteractie Verklaring 1.2

Governancestructuur en governancecodes kunnen invloed hebben op de procuratieregeling.