Bijlage 4 - Notitie Agendacommissie 'Instrument gespreksnotities'

Introduceren instrument ‘Gespreksnotities’ Datum

: 1 november 2023

Aan

: Agendacommissie

Van

: Griffie

Betreft

: Introductie van het instrument ‘Gespreksnotities’

Aanleiding •

•

•

Op 13 september 2023 lag in de agendacommissie op basis van een notitie de vraag voor of het wenselijk is dat vanuit het college een verzoek kan doen om een onderwerp te agenderen op een Politieke Avond zonder raadsvoorstel. De aanleiding daarvoor was een reeks van raadsbrieven vanuit het college waarin een dergelijk verzoek stond, en uiteindelijk het besluit van het toenmalig Dagelijks bestuur om twee raadsbrieven ondanks dat verzoek niet te agenderen. Op 13 september heeft de agendacommissie uitgesproken dat er een mogelijkheid moet worden geboden voor het college om aan de raad te verzoeken een onderwerp te agenderen. Ook is uitgesproken dat dit een nieuw instrument dient te zijn. Aan de griffie is verzocht dit nader uit te werken. In deze memo doet de griffie daarom een voorstel om een nieuw instrument te introduceren: de gespreksnotitie. Die kan door het college, vergezeld met een raadsbrief, naar de raad worden gestuurd. Daarnaast wordt voorgesteld om dit instrument te verankeren in het Reglement van Orde, wat een raadsvoorstel vraagt.

Voorstel Is de agendacommissie akkoord met: • De introductie van het instrument ‘Gespreksnotities’ zoals beschreven in deze nota? • Het verankeren van dit instrument in het Reglement van Orde.

Toelichting Voorstel voor een gespreksnotitie: doel, inhoud en proces Doel gespreksnotitie Het doel van de gespreksnotitie is tweeledig: 1. Het college wordt in staat gesteld om een verzoek bij de raad neer te leggen om een onderwerp te bespreken, zonder dat daar noodzakelijkerwijs een besluit uit volgt (zoals het geval is bij een raadsvoorstel). Hierdoor is het mogelijk dat de raad voortijdig en actief wordt betrokken bij een ontwikkeling of proces. 2. De raad blijft in positie doordat in de gespreksnotitie altijd het doel van de bespreking en de rol en verwachting van de raad wordt beschreven. Hierdoor kan de raad beslissen of de agendering wenselijk is en wat daarbij de rol en positie van de raad is.

Bestuur - Griffie

1

Inhoud van een gespreksnotitie Het college is de opsteller van een gespreksnotitie, en het college zal per keer bepalen wat de inhoud van de gespreksnotitie is. Desalniettemin kunnen, om de raad in positie te houden, de volgende elementen niet ontbreken in een gespreksnotitie: 1. Wat is het onderwerp van de bespreking? 2. Wat is het doel van de bespreking? Bijvoorbeeld consulterend, een ‘bestuurlijk gesprek’, vrije gedachtewisseling 3. Waarom is het van belang dat dit besproken wordt met de raad? (onderbouwing) 4. Wat wordt van raadsleden verwacht/welke concrete vragen heeft het college? 5. Is er sprake van een raadsbevoegdheid? 6. Indien er nog een raadsbesluit volgt: hoe verhoudt het gesprek zich tot dat besluit? 7. Wat is de urgentie voor de bespreking? Is er sprake van een deadline? Verder is de vormgeving of structuur van de gespreksnotitie vrij om in te vullen door het college. Het proces Om op verzoek van het college over te gaan tot een agendering op de Politieke Avond, is het voorstel om het volgende proces te volgen: 1. Het college verstuurt een gespreksnotitie als bijlage bij een raadsbrief naar de raad. De griffie registreert de gespreksnotitie en de raadsbrief op iBabs onder ‘Raadsbrieven’ en bij ‘Binnenkort op de agenda’. 2. Het dagelijks bestuur van de agendacommissie beslist, met een advies van de griffie, over het plaatsen van de gespreksnotitie tot de agenda.

Daarbij houdt de griffie in haar advies rekening met de elementen zoals hierboven beschreven. 3. Indien het dagelijks bestuur de gespreksnotitie honoreert, wordt het geagendeerd zodra daarvoor ruimte op de Politieke Avond is. Het dagelijks bestuur stelt die agenda vast. Wijziging Reglement van Orde Indien de agendacommissie akkoord is met dit voorstel wordt door de griffie een raadsvoorstel uitgewerkt om dit instrument in te passen in het Reglement van Orde.

Bestuur - Griffie

2