Bijlage 2 Uitwerking voorstellen

Voorstel 1: introductie van een vaste raadscyclus Aanleiding en probleemanalyse • Het huidige vergadermodel kent twee belangrijke beperkingen: o Geen natuurlijke beperking in tijd voor de bespreking van raadsvoorstellen, waardoor het mogelijk wordt dat onderwerpen keer op keer opnieuw worden geagendeerd. De raadskamer gaat zelf over hoeveel tijd zij wil nemen om een onderwerp te bespreken. Hierdoor is er geen prikkel om tot de kern te komen, herhaling te voorkomen of het debat te richten op enkel politieke gevoeligheden. Het gevolg is dat besprekingen van raadsvoorstellen veelvuldig achter elkaar ingepland kunnen worden, zonder dat dit de kwaliteit van de bespreking bevordert. o Wanneer een onderwerp wordt ingepland of tot besluitvorming komt is moeilijk voorspelbaar, en daardoor minder planbaar. Minder planbaar voor partijen uit de stad, ambtenaren, het college, maar ook voor de raad zelf. Wanneer een raadsvoorstel, agenderingsverzoek of debatverzoek ingediend wordt geeft geen garantie op een tijdige bespreking. Hierdoor kan het politieke relevantie verliezen, maar ook tempo halen uit inhoudelijke ontwikkelingen. • Veel gemeenten die ook werken met raadskamers (en dus geen vaste commissies) werken daarom met een vaste cyclus. Waarbij ieder onderwerp dat voor de aanlevertermijn is ingediend, in principe die cyclus wordt besproken en besloten.

Dit model kent in ieder geval een aantal voor- en nadelen: o Voorspelbaar: ieder raadslid, ambtenaar of betrokkene uit de stad weet dat als een onderwerp tijdig is aangeleverd, het binnen zes weken is besproken en besloten. o Creëert schaarste in tijd: bij een tijdige aanlevering staat de deadline voor besluitvorming vast. Dat dwingt de raad om efficiënt te vergaderen. De tijd is immers beperkt. o Het is en blijft ingewikkeld om op voorhand goed te voorspellen hoeveel tijd een bespreking vraagt. Grote onderwerpen laten zich moeilijk in een cyclus plannen (hebben meer tijd nodig), en het is niet altijd makkelijk om te voorspellen hoe lang een voorstel nodig heeft (langer voelt als beperking, korter is zonde van de ingeplande tijd). Voorstel Het voorstel is om de cyclus op de volgende wijze in te voeren: 1. Een cyclus van zes weken, te weten: Week T-3 (drie weken voor start cyclus) Week T-2,5 (twee en een half weken voor start cyclus) Week T-2 Week T-2 Week T-1 Week T-1

Eventuele technische briefings in voorgaande cyclus, indien voorstel al binnen is en er ruimte over is in week 4 van voorgaande cyclus Deadline aanlevertermijn te bespreken stukken + publicatie in iBabs en bekendmaking aan de raad Start termijn indienen schriftelijke feitelijke vragen Bespreking in voorbereidingscommissie + versturen voorstel aan de raad Vaststellen agenda cyclus tijdens raadsvergadering van de cyclus ervoor Einde termijn indienen schriftelijke feitelijke vragen. Beantwoording uiterlijk dinsdag voor eerste agendering op de Politieke Avond. 1

Week 1 Week 2 Week 3 Week 4

Week 5 Week 6

Raadskamersavond met informatieve en meningsvormende raadskamers Raadskamersavond met informatieve en meningsvormende raadskamers Rondvraag en mededelingen (incl. vrij inspraakrecht) + Raadskamersavond met informatieve en meningsvormende raadskamers + mogelijkheid voor een kleine besluitvorming. Flexibele raadskameravond gericht op agenderingsverzoeken, gespreksnotities, technische presentaties (eventueel al voorbereidend op volgende cyclus). Indien nodig: uitloopavond meningsvormend Bespreking moties en amendementen, vergadering voorbereidingscommissie Rondvraag en mededelingen (incl. vrij inspraakrecht) en volledige besluitvormende raadsvergadering

2. De agenda van de hele cyclus vast te laten stellen tijdens de besluitvormende raadsvergadering in de cyclus ervoor. De agenda wordt voorbereid door een voorbereidingscommissie die bestaat uit de vicevoorzitter en vier raadsleden die daarvoor voor 2 jaar benoemd worden door de raad. De griffie bereidt een advies voor dat samen met de voorbereidingscommissie wordt besproken. 3. Bij de vaststelling van de agenda worden de volgende elementen vastgelegd: • De agenda van week 1, 2 en 3 (de tijdsindeling/blokken met besprekingen van de raadsvoorstellen in de informatieve- en meningsvormende bespreking). • Of in week 3 een korte besluitvormende raadsvergadering nodig is • Welke overige onderwerpen worden besproken in week 4 en wat de indeling van die avond is • Welke onderwerpen waarschijnlijk een bespreking van amendementen en moties nodig hebben en dus geagendeerd worden in week 5. De exacte indeling van week 5 wordt in week vier bekendgemaakt door de griffie (na check bij de voorbereidingscommissie). Bij de toedeling van onderwerpen over de avonden met raadskamers wordt rekening gehouden met de verwachtte tijd die een onderwerp nodig zal hebben om besproken te worden. Zo is het mogelijk dat een onderwerp twee avonden na elkaar twee blokken ingedeeld kan worden, terwijl een ander onderwerp maximaal één blok op één avond krijgt. 4.

Besluitvorming kan op twee momenten in de cyclus terugkomen: • Een kleine besluitvorming waarin enkel stemstukken, moties vreemd en debatverzoeken worden geagendeerd; • Een volledige besluitvormende raadsvergadering waarin alle onderwerpen die worden toegelaten tot de cyclus die avond worden besloten. Dat maakt dat tijdens de besluitvormende raadsvergadering in principe alles wordt afgerond wat die cyclus is besproken, zodat de cyclus erna niet wordt belast met onderwerpen waar nog over moet worden besloten. Dit kan dus enkel als de besluitvormende raadsvergadering daarop wordt ingericht. 5. Inspraak blijft mogelijk op twee manieren:

2

•

•

Het vrij inspraakrecht over onderwerpen die niet op de agenda van de raad staan. Dit is gekoppeld, zoals nu, aan de rondvraag en mededelingen. Aan het vrij inspraakrecht wordt voorgesteld om toe te voegen dat er pas ingesproken kan worden op onderwerpen die binnen de bevoegdheid van het college vallen nadat hierover met een wethouder is gesproken (of poging daartoe is gedaan). Wethouders kunnen niet reageren na inspraak, omdat de inspraak gericht is op de raad. Anders kan de inspreker beter een afspraak inplannen met de wethouder. Inspraak op onderwerpen die besproken worden tijdens de cyclus. Daarvan wordt, zoals nu ook gebruikelijk, de inspraak ingepland voorafgaand aan de meningsvormende bespreking. En vaak op dezelfde avond, in dezelfde raadskamer.

6. Aanpassing orde meningsvormende bespreking: • De tijd die de raadskamer krijgt om een onderwerp tijdens de meningsvormende bespreking krijgt ligt vast. Dat maakt dat er automatisch tijdsdruk ontstaat. Om toch een ordentelijk proces te borgen wordt daarom voorgesteld om de orde in die fase aan te passen. Het voorstel is om de eerste termijn te richten op het stellen van politieke vragen die noodzakelijk zijn voor het vormen van de mening van de fractie, en de tweede termijn te gebruiken voor onderling debat. Dit kan gerealiseerd worden op de volgende wijze: • De eerste termijn wordt beperkt… o Raadsleden krijgen maximaal drie minuten de tijd, en mogen pas aan het einde van de termijn worden geïnterrumpeerd. Deze beperking wordt haalbaar mede dankzij de schriftelijke ronde (zie ook punt 8.). o Bij de beantwoording van de vragen in de eerste termijn van het college worden indien nodig het aantal interrupties beperkt. • …zodat er meer tijd is voor debat in de tweede termijn 7. Bespreking moties en amendementen: • In de cyclus blijft een aparte bespreking van moties en amendementen gehandhaafd. • De besprekingen van de moties en amendementen van ieder onderwerp waarvoor dat die cyclus nodig is worden ingepland op de Politieke Avond in week vijf, de laatste week voor besluitvorming. • De voorbereidingscommissie maakt een week voor de bespreking de indeling bekend. 8.

Standaard schriftelijke ronde voor feitelijke vragen voor alle onderwerpen in de cyclus • Raadsleden en fractievolgers worden op dit moment al geacht om feitelijke vragen voorafgaand de meningsvormende bespreking in te dienen. • Het voorstel is om de termijnen hiervoor op te nemen in de cyclus, zodat ook dit proces voorspelbaarder is. En de raad in zijn geheel tijdig antwoorden krijgt voordat de inhoudelijke bespreking start. • Dit proces is vergelijkbaar met zoals het voor een begrotingsbehandeling of bespreking van de perspectiefnota. De beantwoording is nadrukkelijk ambtelijk en komt zonder tussenkomst van het college tot stand (uiteraard wordt het college wel geïnformeerd over de antwoorden). Politieke vragen worden niet beantwoord. Er kan ook voor worden gekozen om beantwoording wel door het college te laten lopen, zodat het minder uitmaakt of de vragen puur feitelijk zijn. • Naast de schriftelijke ronde blijft het altijd mogelijk voor raadsleden en fractievolgers om gedurende de hele cyclus schriftelijk feitelijke vragen te stellen. 9. Inpassing in een jaarplanning 3

•

•

Er zijn 52 weken in een jaar, waarvan 12 weken reces. Van de 40 woensdagen die overblijven zijn er twee gereserveerd voor thema-avonden. Dat maakt dat er 38 Politieke Avonden overblijven per jaar waarin geen gemeenteraadsverkiezingen zijn. Ervan uitgaan dat zowel de begrotingsbehandeling als de perspectiefnota een eigen cyclus krijgen van vier weken, blijven er 30 Politieke Avonden over voor reguliere besprekingen. Een cyclus van 6 weken maakt dat er dan vijf volledige cyclussen mogelijk zijn. Dat betekent dat er vijf volledige besluitvormende raadsvergaderingen zijn (excl. bespreking perspectiefnota en begroting), vijf halve besluitvormende raadsvergaderingen en tien keer een rondvraag en mededelingen. In 2025 waren er zeven volledige raadsvergaderingen en zes halve (excl. ppn en begroting).

10. Overige • Twee keer per jaar zal er een aparte, wellicht kleinere, cyclus ingericht moeten worden voor de bespreking van de begroting en de perspectiefnota. Dit is vergelijkbaar met de huidige bespreekwijze. • Voor de start van de eerste cyclus na de zomer wordt de agenda al voor de zomer in grote lijnen vastgesteld. Het kan echter voorkomen dat er tijdens de zomer ontwikkelingen zijn die invloed hebben op de eerste cyclus na de zomer. Daarom is het voorstel dat de voorbereidingscommissie een mandaat krijgt om die eerste cyclus aan te passen. • De cycli zijn afhankelijk van wat het college aanlevert. Als er veel wordt aangeleverd kan gekozen worden om enkele voorstellen een cyclus door te schuiven. Overwegingen 1. Flexibiliteit in de cyclus versus voorspelbaarheid a. Het blijft ingewikkeld om op voorhand heel goed in te kunnen schatten hoeveel vergadertijd nodig of gewenst is in de meningsvormende bespreking. Door bij het begin de agenda’s van alle informatieve en meningsvormende besprekingen vast te klikken is er geen flexibiliteit binnen de cyclus. Het is zonde als het ene onderwerp minder tijd nodig blijkt te hebben, en tegelijkertijd een ander onderwerp te veel in de knel komt. b. Overwogen kan worden om wel de onderwerpen vast te stellen, maar de indeling pas een week van tevoren te publiceren.

Nadeel is dat de exacte tijden van de blokken pas later bekend worden, wat lastiger in te plannen is voor raadsleden (denk aan het streven naar één woordvoerder voor een onderwerp gedurende de hele cyclus), maar ook voor mensen uit de stad. 2. Doorlooptijd en overweging om een kortere cyclus te hanteren: a. De tijd tussen het aanlevermoment en de (grote) besluitvormende raadsvergadering is 8 weken (5 weken tot kleine besluitvorming voor stemstukken). We moeten nog uitwerken hoe dat op dit moment is, maar dit lijkt gemiddeld genomen langer dan op dit moment gebruikelijk is. b. Dit kan een overweging zijn om toch een kortere cyclus te hanteren. Een cyclus van vijf weken is bijvoorbeeld ook mogelijk, door week vier uit de cyclus te laten vervallen. Bij grote onderwerpen die lang (drie avonden) besproken worden, worden de moties en amendementen direct de week erna besproken. c. Met een cyclus van vijf weken zijn er in totaal per jaar zes cyclussen mogelijke (één meer dan in een cyclus van zes weken). Dat maakt dat er in totaal zes volledige besluitvormende raadsvergaderingen zijn en mogelijk zes halve.

4

3. Is een/deze wijziging van structuur de oplossing voor hetgeen we tegenaan lopen? Als het probleem namelijk meer de toepassing van het huidige model is (cultuur) dan de het model zelf, ligt een structuurwijziging dan voor de hand? 4. Lost deze structuurwijziging voldoende op als andere werkgroep geen wijziging aanbrengt in de kwaliteit van voorzitters? (Is ook iets waar we het al langer over hebben)? 5. Hoe zorgen we ervoor dat planbaarheid voor alle partijen haalbaar blijft?

5

Voorstel 2: Anders inrichten besluitvorming Achtergrond en aanleiding Ten aanzien van de besluitvormende raadsvergadering zijn er drie vragen: hoe worden voorstellen voorbereid, hoe worden ze doorgeleid (van raadskamer naar besluitvorming) en hoe is de besluitvorming zelf vormgegeven? 1. Raadskamer of direct ter besluitvorming? Op dit moment kent de griffie bij het opstellen twee adviezen aan het DB: bespreken in een raadskamer en direct ter besluitvorming agenderen. Dit geeft weinig flexibiliteit en er is geen heel concreet afwegingskader. Dit kan zorgen voor de volgende gevallen: -

Onderwerpen direct ter besluitvorming moeten toch besproken worden. Deze worden dan terugverwezen, wat extra tijd kost, of ter plekke besproken, waarop niet iedereen voorbereid is.

-

Onderwerpen in een raadskamer krijgen weinig animo. Een quorum is soms moeilijk te behalen en behandelingen zijn heel kort, het had dan wellicht ook als direct ter besluitvorming gekund.

2. Bespreken of afhameren? Een raadskamer kan een voorstel op twee manieren doorverwijzen naar besluitvorming: als hamerstuk of bespreekstuk, meer smaken zijn er niet. Een hamerstuk gebeurt alleen wanneer de aanwezige fracties hierover unaniem zijn. Dit kan zorgen voor de volgende gevallen: -

Er is brede consensus maar een of enkele fracties wil er toch een statement over maken, het is dan meteen een (volledig) bespreekstuk.

-

Er worden geen moties of amendementen aangekondigd maar het vraagt toch nog om een bespreking, ook dan is alleen een (volledig) bespreekstuk mogelijk.

-

Hierdoor wordt er relatief weinig gekozen voor een hamerstuk, de meeste stukken gaan ter bespreking door.

3. Anders inrichten besluitvorming Er kunnen ook andere opties uitgewerkt worden. Denk dan aan: - Minder vaak een volledig besluitvormende vergadering maar vaker een kortere besluitvorming (bijvoorbeeld een halve). - Minder spreektijden, zodat de agenda afgerond kan worden. - Over alle nog onbesproken onderwerpen na de eindtijd wordt alleen nog maar gestemd. Voorstel De kwesties kunnen samen opgepakt worden. Door aan de voorkant een betere afweging te maken wat in een raadskamer komt (meer prioriteit geven aan besprekingen) en door meer flexibiliteit te geven aan de besluitvorming (inhoudelijk bespreking raadsvergadering beperken).

6

1. Raadskamer of direct ter besluitvorming? 1.a. Extra optie op de agenda Het voorstel is een extra categorie toe te voegen naast de twee bestaande. Bijvoorbeeld het direct ter besluitvorming bespreekstuk. Daarmee maakt de griffie, samen met het DB, de afweging dat er geen insprekers verwacht worden en dat een aantal fracties het willen bespreken. Het heeft geen raadskamerbehandeling nodig, wel een korte behandeling tijdens de besluitvorming. Het voordeel hierbij is er geen raadskamerbehandeling nodig is maar ook dat het niet terugverwezen hoeft te worden tijdens de besluitvorming. 1.b. Afwegingskader voor onderwerpen zonder raadskamer Of er nu wel of geen extra categorieën komen, de griffie, het DB of de agendacommissie kan hierover besluiten nemen op basis van een afwegingskader. Denk daarbij aan eventuele insprekers, aantal fracties die het willen bespreken of geschatte benodigde tijd. 2. Bespreken of afhameren? 2.a. Extra categorie op de agenda Er kunnen extra categorieën toegevoegd worden aan de agenda, naast de hamerstukken en bespreekstukken. Het doel is daarvan om minder (volledige) bespreekstukken te hebben en raadsleden meer mogelijkheden te geven. Dat kan bijvoorbeeld met: - Stemstuk: tijdens de raadskamerbehandeling is het voldoende besproken en hoeft het niet opnieuw besproken te worden tijdens de raadsvergadering. Het is dus geen (volledig) bespreekstuk.

Maar een aantal fracties zijn tegen, waardoor het geen hamerstuk is. Met een stemstuk komt het dus expliciet op de agenda als stemming, met mogelijkheden voor stemverklaringen. Het is echter niet mogelijk om het woord te voeren (tenzij dit bij de vaststelling van de agenda gevraagd wordt). - Beperkt bespreekstuk: fracties willen het nog bespreken in de besluitvormende vergadering maar hebben geen moties of amendementen aangekondigd. Er is dus geen noodzaak voor een volledige bespreking. Hierbij is het idee dat het beperkte tijd nodig heeft. Bijvoorbeeld omdat een fractie nog een statement wil maken, uitgebreider dan een stemverklaring. Of bijvoorbeeld nog om een toezegging van het college wil vragen. Hiermee weten andere fracties dat het geen volledige bespreking wordt, waardoor het mogelijk wordt dat maar enkele fracties het woord voeren, zonder een volledige bespreking van het stuk. 3. Anders inrichten besluitvorming Het voorstel is om: - Minder vaak een volledig besluitvormende vergadering maar vaker een kortere besluitvorming (bijvoorbeeld een halve); of - Minder spreektijden, zodat de agenda altijd afgerond kan worden; of - Over alle nog onbesproken onderwerpen na de eindtijd wordt alleen nog maar gestemd, zonder daar eerst over te beraadslagen.

Hiermee wordt ervoor gezorgd dat een agenda, zoals vooraf opgesteld, ook altijd afgemaakt wordt, zonder dat er langer doorvergaderd hoeft te worden. Het zorgt er ook voor dat er geen stuwmeer van doorgeschoven voorstellen ontstaat en er is een incentive om goed met de tijd om te gaan.

7

Voorstel 3: Verhogen kwaliteit agenderingsverzoeken Aanleiding en probleemanalyse • Eén facet ten aanzien van de te bespreken onderwerpen waar de raad invloed op heeft is de inzet van de eigen instrumenten. Iedere bespreking van een agenderingsverzoek, debatverzoek, motie vreemd aan de agenda of een interpellatiedebat kost immers tijd. • Ten aanzien van een debatverzoek en een interpellatie bestaan er drempels: 8 leden moeten een debatverzoek steunen, een meerderheid van de raad een interpellatieverzoek. Ten aanzien van een agenderingsverzoek is er geen drempel. Ieder raadslid of fractievolger kan een agenderingsverzoek aanvragen en, mits het een duidelijke doel en omschrijving bevat, wordt het besproken. Daarnaast kunnen agenderingsverzoeken aanzienlijke hoeveelheid tijd vragen als het ook gepaard gaat met een uitgebreid rondetafelgesprek. • Het is mogelijk om ook voor agenderingsverzoeken een drempel in te voeren. Dat kan procedureel zijn en/of inhoudelijk. Er kunnen ook meer eisen gesteld worden aan de tekst van een agenderingsverzoek, vergelijkbaar met de gespreksnotitie van het college, om de kwaliteit te verbeteren. • Omdat een debatverzoek en interpellatie al een drempel hebben, en het instrument waar de meeste tijdswinst op te behalen is het agenderingsverzoek is, focust dit voorstel zich op het agenderingsverzoek. Voorstel •

Verlaag niet de kwantiteit van de agenderingsverzoeken, maar verhoog wel de kwaliteit ervan. Dit komt op het volgende neer: 1. Er komt geen procedurele drempel voor een agenderingsverzoek (een minimum aan fracties of raadsleden die het agenderingsverzoek steunen). Hiermee blijft het mogelijk voor kleinere fracties om onderwerpen op de politieke agenda te krijgen. Het kan namelijk zijn dat een onderwerp aanvankelijk niet politiek interessant lijkt, maar dat het door de agendering wel politiek wordt. 2. Wel komt er een inhoudelijke drempel voor een agenderingsverzoek. Dit kan de kwaliteit en uniformiteit van agenderingsverzoeken verbeteren. Daarbij kan gedacht worden aan: •

Maak, in lijn met de gespreksnotitie van het college, een format voor het indienen van een agenderingsverzoek met een aantal vragen die beantwoord dienen te worden. De beantwoording dient ter beoordeling van het toelaten van het agenderingsverzoek, de politieke urgentie en de benodigde tijd op de Politieke Avond. Dit kunnen vragen zijn zoals: o Wat is het doel van het agenderingsverzoek? ▪ Is het meer informatief van aard, of controlerend? o Wat is het beoogde effect van het agenderingsverzoek? o Welke urgentie heeft het onderwerp? o Bij een rondetafelgesprek: Wat wordt er verwacht van eventuele insprekers? Met welke vragen en welk doel zitten zij aan tafel? Wie moeten daar vertegenwoordigd zijn? o Welke vragen heeft de indiener aan het college? o Zijn er al schriftelijke vragen over dit onderwerp gesteld? o Is dit onderwerp recent al besproken of wordt het binnenkort besproken? ▪ Zo ja, waarom moet het onderwerp wel apart geagendeerd worden?

8

•

Stel als vereiste voor agendering dat er eerst schriftelijke vragen in het agenderingsverzoek voorafgaand aan het college worden gesteld en beantwoord. Op het moment dat er na beantwoording nog vragen zijn, kan worden overgegaan tot agendering.

•

Stel eisen aan over welke onderwerpen een agenderingsverzoek ingediend kan worden. Het is bijvoorbeeld niet mogelijk om een onderwerp dat binnenkort op de agenda van de raad staat te agenderen. Voor een onderwerp dat recent nog op de agenda van de raad stond, moet een duidelijke motivatie worden gegeven waarom het nodig is het onderwerp opnieuw te agenderen.

•

Creëer een verschil van toelating voor een regulier agenderingsverzoek dat als doel heeft om het college te controleren, en een agenderingsverzoek waar een rondetafelgesprek of expertmeeting aan vast zit (en dus meer tijd vraagt van de raad). o Dit biedt de ruimte om mogelijk meerdere korte agenderingsverzoeken gezamenlijk in één blok in te plannen. Dit kan wel lastig zijn met woordvoering vanuit de fracties.

3. Dit voorstel vraagt een kritischere rol van de agendacommissie richting de toelating van agenderingsverzoeken. Een format kan daarbij helpen om agenderingsverzoeken beter te beoordelen op doel, urgentie, verwachting en benodigde tijdsbesteding. 4. Wat betreft het rondetafelgesprek moet deze geen strengere invulling krijgen dan nu gebeurt. Het rondetafelgesprek kost tijd, maar is ook een waardevolle manier voor de raad om informatie uit de stad op te halen en voor inwoners om hun stem te laten horen. Reglement van Orde, Artikel 43 Agenderingsverzoek 1. Ieder lid van de raad en iedere fractievolger kan verzoeken een onderwerp op de agenda van een raadskamervergadering te plaatsen. 2.

Het verzoek bevat een duidelijke omschrijving van het doel van de bespreking.

3. De bespreking in de raadskamer kent twee fases: een informatieve fase en een fase voor debat tussen raadsleden en/of tussen raadsleden en college. Als een debat onderdeel van het agenderingsverzoek is, vindt het plaats in maximaal twee termijnen. 4. De Agendacommissie kan na een verzoek van het college een onderwerp op de agenda van een raadskamervergadering plaatsen. Het verzoek wordt gemotiveerd in een gespreksnotitie.

9

Voorstel 4: investeer in raadskamervoorzitters Probleemstelling •

•

Op dit moment zijn er meer dan 30 voorzitters aangewezen door de agendacommissie in de voorzitterspoule. Toch lukt het vaak niet om tijdig en snel een indeling te krijgen voor de raadskamers. In de uitwerking van de knop werd dit al benoemd: met de huidige werkwijze zijn er veel verschillende voorzitters en stijlen en is de indeling pas kort van tevoren bekend, wat de kwaliteit niet ten goede komt.

Voorstel De mogelijke oplossingen zijn te vinden in twee hoofdonderwerpen: 1. het verbeteren van de kwaliteit en; 2. het verbeteren van het komen tot een indeling. Ad 1. Verbeteren kwaliteit voorzitters •

•

•

•

• •

Op dit moment is er een training voor voorzitters aan het begin van de periode, wanneer er veel benoemd worden en vaak is er een herhaaltraining voor voorzitters. Nieuwe voorzitters krijgen van de griffie een instructie op basis van het materiaal van de training. Het voorstel is de wat vrijblijvende training te vervangen door een intensievere opleiding voor voorzitters. Deze opleiding is enkel voor nieuwe voorzitters, wordt jaarlijks rond de zomer aangeboden en beslaat twee dagdelen (of avonden). De opleiding wordt vormgegeven specifiek op basis van het in Arnhem gewenste gedrag / profiel van de voorzitter en draagt bij aan een eenduidige werkwijze. De voorzitter leert de gewenste wijze van handelen onder alle voorkomende omstandigheden, uiteraard met ruimte voor een eigen stijl. De groepsgrootte van deze opleiding is maximaal 8 personen en deelnemers hebben minimaal 1 jaar ervaring in een gemeenteraad of als fractievolger/commissielid. De tweede avond wordt afgesloten met een beoordeling. Na succesvol afronden van de opleiding kan de voorzitter worden ingezet. Om voldoende animo voor deze stevigere opleiding te hebben, bouwen we twee prikkels in: een verplichting voor fracties om voorzitters te leveren (en dus ook te laten opleiden) en een aansprekende opleiding die ook van betekenis is voor het CV van de voorzitters.

In 2026 is er een aparte opleidingsronde voor voorzitters met ervaring in de Arnhemse raadskamers. Gezien het aantal voorzitters zal dit in twee groepen moeten gebeuren. Naast de opleiding is er jaarlijks (in december/januari) een intervisiemoment / herhaaltraining voor de bestaande voorzitters. Deze is gericht op zowel het reflecteren op het voorgaande jaar als het praktisch oefenen van complexere situaties.

Ad 2. Verbeteren van de indeling •

Het voorstel is om meer verantwoordelijkheid bij fracties neer te leggen voor het invullen van de voorzitters. 10

•

•

•

•

•

•

Het komen tot een indeling van voorzitters kan op een andere manier ingeregeld worden. De kernvraag daarbij is waar de verantwoordelijkheid voor het inplannen van voorzitters komt te liggen. Op dit moment ligt deze bij de griffie. Voorzitters zijn vrij om aan te melden. Meldt iemand zich niet, dan hoeft deze niet voor te zitten. Zeker in combinatie met een meer voorspelbare cyclus, kan de verantwoordelijkheid ook gelegd worden bij de fracties. Aan het begin van de raadsperiode wordt een verhouding tussen aantal zetels en aantal op te leiden voorzitters voor de voorzitterspoule vastgesteld. Bij de huidige omvang van fracties zouden de volgende minima kunnen gelden: o

5 of meer raadsleden: minimaal 3 voorzitters

o

3 of 4 raadsleden: minimaal 2 voorzitters

o

2 raadsleden: minimaal 1 voorzitter

Met deze verdeling zouden er op dit moment 17 voorzitters zijn, naast eventuele extra voorzitters die fracties nog willen laten opleiden (voorbeeld: D66 en VVD hebben momenteel ieder 5 raadskamervoorzitters in de poule zitten en GroenLinks zelfs 7). Nadat de komende agenda bekend is, wordt er een indeling gemaakt. Afhankelijk van de vergadercyclus die gekozen wordt, kan dit één week vooruit zijn (huidige situatie) of meerdere weken vooruit (zie knop 1). Indien gekozen wordt voor knop 1 komt er een voorstel voor de agenda, aan het begin van de cyclus (zie knop 1) en worden de voorzitterschappen per fractie verdeeld. Afhankelijk van de samenstelling van de voorzitterspoule en eventuele verzoeken omtrent de beschikbaarheid aan het begin van de cyclus, verdeelt de griffie de voorzitterschappen over de fracties. Fracties (fractievoorzitter of fractiesecretaris of andere vaste contactpersoon) geven uiterlijk een week voor de vergadering aan welke voorzitter zij voor de betreffende raadskamer inzetten. Ruilen in overleg tussen fracties is uiteraard mogelijk. Op donderdag of vrijdag voorafgaand aan de politieke avond neemt de raadsadviseur contact op met de ingedeelde voorzitter. Indien niet gekozen wordt voor knop 1 zal de verdeling gemaakt worden gelijktijdig met het publiceren van de agenda (op de vrijdag).

Deze verdeelsleutel aan vaste voorzitters in combinatie met een vergadercyclus die meer voorspelbaarheid geeft en een agenda die eerder bekend is, zou goed kunnen werken. Dan hebben voorzitters ook meer voorbereidingstijd en is het eerder duidelijk dat er voldoende voorzitters zijn. Door het verschuiven van verantwoordelijkheid is te verwachten dat er meer door de raadsleden en fractievolgers zelf geregeld wordt. In gemeenten waar dit voorbeeld wordt gebruikt gebeurt het natuurlijk vaak dat iemand wil ruilen. Dat zou via de groeps-app kunnen gebeuren, waarbij mensen elkaar helpen. Dat is een actievere werkwijze dan wanneer de griffie vraagt of iemand beschikbaar is.

Achtergronden De afgelopen jaren is er vaker gesproken over raadskamervoorzitters en welke oplossingen er mogelijk zijn. Op 18 maart 2020 is voor het eerst besproken om te kijken naar de mogelijkheden van externe voorzitters. In 2021 is hier verder over gesproken maar niet voor gekozen. Wel is toen besloten om fractievolgers ook expliciet uit te nodigen om raadskamervoorzitter te zijn, om de 11

voorzitterspoule uit te breiden. Op 8 februari 2023 is de mogelijkheid van externe voorzitters wederom besproken omdat de verwachting was dat de landelijke wetgever dit mogelijk zou maken, dat is niet gebeurd en dit voorstel is niet verder uitgewerkt. In verschillende documenten worden de eigenschappen van een raadskamervoorzitter benoemd, die zijn als volgt benoemd: Kennis en vaardigheden •

Enige voorzitters ervaring

•

kennis van het Reglement van Orde of het vermogen zich deze snel eigen te maken

Persoonlijke eigenschappen •

Gezaghebbend kunnen optreden

•

Sociale en contactuele vaardigheden

•

De raadskamervoorzitter moet boven de partijen staan

•

Draagt als raadskamervoorzitter, in samenwerking met de voorzitter en de leden van de Agendacommissie, bij aan de gewenste omgangsvormen, bejegening en debattechnieken in raadskamervergaderingen.

Binnen het reglement van orde is formeel opgenomen welke taken een raadskamervoorzitter heeft: Artikel 13 De raadskamervoorzitter 1. De voorzitters van de raadskamers worden door de Agendacommissie aangewezen. 2. De raadskamervoorzitter is belast met: a. het leiden van de vergadering; b. het handhaven van de orde in de vergadering; c. het doen naleven van deze verordening; d. hetgeen deze verordening de raadskamervoorzitter verder opdraagt. 3. Bij verhindering van de raadskamervoorzitter voorziet de Agendacommissie in vervanging. Over hoe de voorzitters ingedeeld worden en wie hier verantwoordelijk voor is, zijn geen duidelijk afspraken terug te vinden. Er is een standaard werkwijze die al meerdere jaren gehanteerd wordt, waarbij voorzitters zichzelf aanmelden, nadat de agenda bekend is. Op basis daarvan maakt de griffie een indeling voor de avond.

12

Voorstel 5: instellen richtlijnen voor raadswerkgroepen Aanleiding en probleemanalyse • Het aantal raadswerkgroepen is sinds de vorige bestuursperiode toegenomen. In deze bestuursperiode zijn er in totaal zeven raadswerkgroepen geweest, in de vorige drie. In vergelijking tot andere gemeenten, is het aantal raadswerkgroepen in Arnhem relatief hoog. • Raadswerkgroepen zijn meestal opgericht door middel van het aannemen van een motie daarover en blijven actief totdat de werkgroep zichzelf opheft (bijvoorbeeld de raadswerkgroep over het sociaal domein) of totdat de raadsperiode afloopt (bijvoorbeeld de raadswerkgroep omgevingswet). Er zijn ook werkgroepen die al minstens zeven jaar actief zijn (burgerparticipatie en regionale samenwerking). • Deelname aan een raadswerkgroep vraagt tijd van raadsleden en fractievolgers. Een raadswerkgroep die op regelmatige basis bij elkaar komt, vraagt meer overleg in de middaguren. Dit komt erbij naast het andere voorbereidende werk voor de politieke avond op woensdag. • Niet elke raadswerkgroep stelt aan het begin voor zichzelf een duidelijk doel en kaders vast. Hierdoor kan een raadswerkgroep lang blijven bestaan zonder een duidelijke opdracht. Er is op dit moment ook geen onderscheid tussen meer informatieve raadswerkgroepen en meer projectmatige raadswerkgroepen.

• Raadswerkgroepen kunnen zowel bijdragen aan een vergroot inzicht en kennisniveau van raadsleden en fractievolgers als een verbetering van onderlinge contacten door meer informele ontmoetingen. Dit laatste geldt zowel onderling als met ambtenaren en betrokkenen uit de stad. Voorstel 1. Rol presidium: • Laat het instellen van een raadswerkgroep of raadsexpertgroep altijd via het presidium lopen, zodat op voorhand getoetst kan worden of voldoende nagedacht is over doel, noodzaak, opdracht en proces. • Ook kan het presidium dan toetsen of het aantal werk- of expertgroepen niet te veel wordt en kan het presidium een vinger aan de pols houden op het proces. 2. Maak een onderscheid in twee varianten: een raadswerkgroep en een raadsexpertgroep 1.

Raadswerkgroep • Ingesteld door het presidium, rapportage aan het presidium • Het presidium kan alleen een positief advies geven indien het voorstel tot oprichting van de raadswerkgroep de volgende elementen bevat: o Een duidelijk doel: welk probleem moet de werkgroep oplossen? o Een duidelijke opdracht: welk product moet de werkgroep opleveren? Advies, raadsvoorstel, plan van aanpak? o Een duidelijke afbakening: waarover moet de werkgroep zich buigen en waarover expliciet niet? o Een duidelijke eindtijd: voor wanneer moet het product opgeleverd zijn? • De aard van de raadswerkgroep is dus tijdelijk, gericht op een duidelijk product, waarna de werkgroep weer wordt opgeheven. Het is aan anderen (ambtenaren, het presidium, de griffie) om uitvoering te geven aan het product dat is opgeleverd.

13

• •

Ter illustratie: de raadswerkgroepen burgerparticipatie en regionale samenwerking zouden in dit nieuwe model een tijdelijke raadswerkgroep kunnen zijn gericht op het opleveren van een (raads)voorstel/plan van aanpak/advies. De griffie wordt ter voorbereiding gevraagd om een procesvoorstel te doen om te komen tot het uiteindelijke product.

2. Raadsexpertgroep • Doel: de raad beter in staat te stellen kennis en inzichten op te doen zodat de raad beter geëquipeerd is om invulling te geven aan het raadswerk. Het gaat daarbij om technische informatie (het is geen vervanging van de informatieplicht naar de raad) en onderwerpen die meerdere aspecten van een ontwikkeling raken (dus bijvoorbeeld wel stadsontwikkeling breed, maar niet een enkel project). De expertgroep maakt het mogelijk om informeel van gedachten te wisselen. • Een raadsexpertgroep is expliciet niet: o Een vervanging van het debat in de raad, of een vervanging van een raadskamerbijeenkomst. o Een plek om politiek te bedrijven. Indien hier behoefte aan is zijn er andere middelen die de raadsleden kunnen inzetten om dit politiek te maken (agenderingsverzoeken, moties vreemd, debatverzoeken, art. 44vragen etc.). o Een plek om de raad te informeren (door iets te delen met de raadswerkgroep kan niet geacht worden dat de raad is geïnformeerd) o De raadswerkgroep heeft geen mandaat om iets voor de raad te besluiten. • Ingesteld door de raad (motie of raadsvoorstel), na positief advies van het presidium.

Het presidium kan alleen een positief advies geven indien het voorstel tot oprichting van de expertgroep de volgende elementen bevat: o Nut en noodzaak: waarom is een expertgroep nodig? o Afbakening van het onderwerp: wat valt er wel onder en wat niet? • Tijdelijk van aard. Een maximaal termijn van twee jaar, met mogelijkheid om voor twee jaar te verlengen (door het presidium, na positieve evaluatie door de raadsexpertgroep) • Om inhoudelijke ondersteuning vanuit de ambtelijke organisatie te borgen kan overwogen worden om hiervoor formele ambtelijke ondersteuning te vragen. • Om het a-politieke karakter te benadrukken wordt er geen wethouder uitgenodigd. 3. Start met deze werkwijze met ingang van de nieuwe raadsperiode 2026-2030 en evalueer na één of twee jaar of de werkwijze gewenst is om te continueren. Overweeg dan om de nieuwe werkwijze vast te leggen in het Reglement van Orde. Ter bespreking Introductie intercollegiale doorbraak werkgroepen Een suggestie is om een derde categorie raadswerkgroepen in te stellen, die als doel krijgen om vastgelopen politieke onderwerpen te doorbreken. Door samen met betrokken bewoners, ambtenaren en organisaties te praten en in gezamenlijkheid een voorstel te formuleren die vervolgens voorgelegd kan worden aan de raad.

14