Bijlage 2 - Notulen Algemeen bestuur ODRA 17-04-2024

Notulen Algemeen Bestuur Datum

17-04-2024

Tijd

10:00 - 11:55

Locatie

Boardroom 13.25 Airborne Tower

Voorzitter

Joa Maouche

Aanwezig

Gemeente Arnhem

De heer M. van der Wel (vanaf 10:15 uur)

Gemeente Doesburg

Mevrouw B. van Veldhuizen

Gemeente Duiven

De heer G.J. Schrijner (tot 12:00 uur)

Provincie Gelderland

De heer D. Vreugdenhil

Gemeente Lingewaard

De heer M. van den Bos

Gemeente Renkum

De heer J. Maouche (voorzitter)

Gemeente Rheden

De heer P. Hofman (vanaf 10:22 uur)

Gemeente Rozendaal

De heer S. Warmerdam

Gemeente Overbetuwe

De heer R. van den Dam

ODRA

Mevrouw A. Prent (Plaatsvervangend secretaris)

ODRA

De heer F. Mossink (Controller)

ODRA

Mevrouw A. Bordewijk (notulist)

Inwoner/toehoorder

De heer P. Lentjes

Gemeente Zevenaar Gemeente Westervoort

De heer B. Kagei De heer Derksen

1

OPENING EN VASTSTELLEN AGENDA

10:00

Notulen:

De heer Maouche opent de vergadering en heet iedereen welkom. De heren Kagei en Derksen zijn verhinderd. De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. 2

MEDEDELINGEN

10:05

Notulen:

De heer Vlaander deelt mee dat er in juni een extra DB- en AB-vergadering ingepland wordt om de eerste financiële cijfers over het 1e kwartaal 2024 te kunnen delen. Ook de geactualiseerde begroting 2024 zal dan aan de orde komen. 3

VASTSTELLEN NOTULEN VORIGE VERGADERING D.D. 7 maart 2024

10:15

Notulen:

De notulen van de vergadering van 7 maart jl. worden ongewijzigd vastgesteld. 4

LIJST VAN INGEKOMEN STUKKEN

10:20

Notulen:

Voor kennisgeving aangenomen. 5

ONDERWERPEN VOOR BESPREKING EN BESLUITVORMING

5.1

Jaarrekening en -verslag 2023 ODRA

10:25

Aan AB wordt gevraagd: •Vaststellen van het jaarverslag/jaarrekening van ODRA 2023 en kennis te nemen van de accountantsrapportage; •In te stemmen met de rechtmatigheidsverklaring van het dagelijks bestuur; •In te stemmen om het batig saldo over 2023, zijnde € 144.300, toe te voegen aan de algemene reserve. Notulen:

De heer Schrijner maakt namens de gemeenten Duiven, Westervoort en Zevenaar complimenten voor de jaarrekening 2023 ODRA. Namens de gemeente Zevenaar deelt de heer Schrijner mee dat zij graag zien dat het resultaat terug gestort wordt aan de partners. De overige bestuursleden sluiten zich aan bij de gemaakte complimenten, maar stemmen ermee in om het batig saldo over 2023, zijnde €144.300,-, toe te voegen aan de algemene reserve, waardoor dat bij meerderheid van stemmen is besloten. Het bestuur stelt de jaarrekening 2023 vast en stemt in met de rechtmatigheidsverklaring. 5.2.a

Meerjarenprogramma 2025-2028 ODRA

10:40

Aan het bestuur wordt gevraagd: 1. Akkoord te gaan met de herziene structuur en inhoud van het Meerjarenplan ODRA 2025-2028; 2. In te stemmen met het Meerjarenprogramma 2025-2028. Notulen:

De heer Vlaander leidt het agendapunt in door toe te lichten dat dit Meerjarenprogramma vorige keer oordeelsvormend is geagendeerd. Toen werd de lijn herkend, maar er was zorg over het doorlopen proces. Inmiddels is dat proces opnieuw doorlopen en is er consensus. Het meerjarenprogramma kan budgetneutraal uitgevoerd worden, met uitzondering van de meetdienst, circulair en de adviseurs uitvoeringsbeleid. Met de ambtelijk regisseurs is besloten om twee sessies te organiseren over mogelijke besparingen. De heer Schrijner merkt op dat het hier om een kaderstellend document handelt, maar er wel sprake is van een aandachtspunt met het oog op de komende bezuinigingen. Gezamenlijk kijken wat haalbaar is, wat doen we wel, wat doen we niet en mogelijk moeten ambities bijgesteld worden. Dit is de mening van Westervoort en Duiven. Vanuit Zevenaar ziet men liever uitgesproken dat de ambities heroverwogen worden. Zij zien dit meerjarenprogramma als een intern ODRA-stuk en willen niet dat er onomkeerbare keuzes gemaakt gaan worden. De heer Van den Bos reageert dat begrotingstechnisch het probleem wordt gezien, maar dit een mooi document te vinden. Een stempel "intern document" hierop drukken zou de heer Van den Bos zonde vinden. Het document laat juist de toegevoegde waarde van een omgevingsdienst zien en zou op zijn minst meegezonden moeten worden bij de begroting aan de raden en Staten.

Het bestuur discussieert met elkaar over het beschreven ambitieniveau in relatie tot de kosten in het document. Met uitzondering van de gemeente Pagina 2

Zevenaar is men het erover eens dat dit Meerjarenprogramma aan de raden en staten toegezonden kan worden. De financieel wethouders hebben een goede brief van ODRA ontvangen met betrekking tot de bezuinigingsopgave die er ligt de komende twee jaren. Het bestuur complimenteert ODRA met deze brief. De heer Maouche geeft aan dat we gezamenlijk de externe inhuur kunnen inperken door aanvullende opdrachten te beperken. Overall concludeert het bestuur dat dit Meerjarenprogramma een mijlpaal is, elke omgevingsdienst worstelt om haar maatschappelijke meerwaarde te laten zien, dit document laat zien waarom er een omgevingsdienst is en wat zij doet voor haar inwoners. Begrotingstechnisch kan er jaarlijks geactualiseerd worden, wanneer knelpunten worden gesignaleerd. Tijdens de twee geplande sessies met de ambtelijk regisseurs in mei kijkt ODRA welke keuzes er gemaakt zouden kunnen worden. Deze kunnen worden opgenomen in de zienswijzen die de partners kunnen uitbrengen. Uiteindelijk is het aan het bestuur om definitieve keuzes te maken op basis van die ingediende zienswijzen. Het dagelijks bestuur stelt het Meerjarenprogramma 2025-2028 vast. 5.2.b

Vaststellen begroting 2025

10:50

Aan het bestuur wordt gevraagd: • Kennis te nemen van de begroting 2025 en in te stemmen met de kaders die zijn opgenomen in de begroting, waaronder tarief, kpi’s en overheadpercentage; • De begroting 2025 voor zienswijzen te zenden aan de raden en Staten. Notulen:

De heer Vlaander licht toe dat het integraal uurtarief € 104,-- bedraagt en het overheadpercentage 1% hoger is dan de norm van 25%. Ook de robuustheidscriteria zijn verwerkt in deze begroting, waardoor er intern ook rust is gecreëerd. De heer Schrijner laat weten dat de gemeenten Duiven, Westervoort en Zevenaar instemmen met deze begroting, maar er wel zienswijzen ingediend zullen worden. De heer Van den Dam geeft eveneens aan dat de raad een zienswijze in zal dienen en vraagt wat het Meerjarenprogramma doet met het uurtarief. De heer Mossink reageert dat het uurtarief is afgerond en er berekend kan worden wat de meerkosten van het MJP doen op het uurtarief. Daarnaast zal ODRA een benchmark opstellen van de gehanteerde uurtarieven door omgevingsdiensten. De heer Van den Bos merkt op het een uitstekende begroting te vinden en er reeds een algemene concept tekst voor een zienswijze rouleert. De overige bestuursleden kunnen zich ook vinden in de begroting 2025 en vinden een algemene gezamenlijke zienswijze opstellen verstandig. Het bestuur stelt de begroting 2025 vast en besluit deze voor zienswijzen te zenden aan de raden en Staten, nadat ook is overeengekomen om een tekst over inclusie toe te voegen in de begroting. 5.2.c

Vaststellen PDC 2025

11:00

Aan het Algemeen Bestuur wordt gevraagd: • Kennis te nemen van de PDC 2025 en de ‘was – wordt’ lijst 2025; Pagina 3

• De PDC 2025, die als onderlegger dient bij de begroting 2025, vast te stellen. Notulen:

Het bestuur stelt de PDC 2025 vast.

6

ONDERWERPEN VOOR BEELDVORMING / OORDEELSVORMING

6.1

Presentatie omgevingsklachtenanalyse

11:10

Presentatie verzorgd door de heer Te Dorsthorst en mevrouw Van Alfen. Notulen:

De heer Te Dorsthorst en mevrouw Van Alfen verzorgen een presentatie over meldingen die gedaan worden door inwoners uit de partnergemeenten en provincie Gelderland over ervaren overlast. Een van de vraagstukken die hieruit naar voren komt is hoe wij het gevoel bij inwoners krijgen, dat wij niet consequent naast de overtreder staan? De overtreder krijgt vele kansen voor verbetering, doordat de wetgeving onvoldoende middelen biedt voor handhaving door omgevingsdiensten. De omwonende denkt na 250 meldingen, men doet er toch niets aan, dus een melding doen heeft geen enkele zin. De heer Vlaander wil graag integraal met de gemeenten en provincie hiernaar kijken (opgavegericht), gezien het een overzichtelijk aantal bedrijven betreft. Als de data op orde is, kan er door de omgevingsdienst beter bij ministeries aangegeven worden, wat er speelt. De heer Van der Wel vult aan dat het belangrijk is om gemeenten hierin te betrekken, dat er geprobeerd wordt om te handhaven, maar de middelen (normen) ontbreken. Een nieuw café met een zeer dun wandje, daar kan vooraf over meegedacht worden. De presentatie wordt aan de notulen toegevoegd, maar is niet openbaar vanwege privacy van betreffende inrichtingen. 6.2

Dienstverlening ODRA

11:30

Aan het bestuur wordt gevraagd: 1. Kennis te nemen en het bespreken van de voorgestelde verbeterpunten en de financiële consequenties in de dienstverlening van ODRA in 2024. Notulen:

De heer Van der Wel licht toe dat ODRA inhoudelijk en kwalitatief goed werk levert, maar transparant moet zijn in de afhandeling van meldingen door inwoners en ondernemers. De dienstverlening van ODRA kan verbeterd worden door een betere verplaatsing van de medewerker in het perspectief van de inwoner. Er is nu sprake van wel- en goedwillende inwoners die hun zaken niet goed geregeld krijgen. Een verdieping helpt om te kijken naar de oorzaken; wanneer ontvangen inwoners een reactie?, de monitoring dient smart te zijn en de kpi's moeten in de jaarrekening terugkomen. De heer Vreugdenhil reageert dat de dienstverlening verbeteren standaard aanwezig hoort te zijn bij een organisatie, het gaat vaak veel meer over houding en gedrag, ben je bereid om te leren? Het Rekenkamerrapport wordt als onderlegger gebruikt, echter methodologisch is dat rapport zeer dun. De vraag is dan ook of de investering echt nodig is? Het mag niet ten Pagina 4

koste van de uitvoering gaan. De heer Schrijner geeft namens Duiven, Westervoort en Zevenaar aan dat een verbetering van de dienstverlening goed is, maar het hier vooral om bouwzaken handelt. Dit vraagt een bijdrage van partners die het niet aan gaat en staan hier kritisch tegenover. Mevrouw Van Veldhuizen vindt het prima om te kijken naar de dienstverlening, maar vindt de oplossingen nogal technisch van aard. Een ondernemer kent de wet- en regelgeving vaak wel en weet wat er moet gebeuren voor een bouwaanvraag. Inwoners snappen er veel minder van en spreken een andere taal dan de medewerker aan de andere kant. Enkel technische oplossingen beslechten de gewenste verbeteringen niet. De heer Van den Bos merkt op dat de genoemde kosten niet in de begroting is opgenomen. De dienstverlening van ODRA is echt wel in orde, is het verstandig om dit nu te doen? Vanuit de gemeente Lingewaard is er geen draagvlak voor de verbeteringen die kosten met zich meebrengen. De heer Hofman sluit zich aan bij de opmerkingen van de heer Vreugdenhil. Er is onvoldoende onderbouwing voor een extra investering. Dit is echt een "nee" vanuit de gemeente Rheden. Er zijn geen andere signalen die aangeven dat de dienstverlening niet op orde is. Dan moet er echt een goede analyse onder liggen. De heer Warmerdam vult aan dat er vanuit Rozendaal de noodzaak van deze investering niet wordt gezien.

De heer Maouche geeft aan dat vanuit de gemeente Renkum er niet direct weerstand is tegen verbetering van de dienstverlening, maar er wel weerstand is tegen de onderbouwing van het rapport van de Rekenkamer Arnhem. Voorstel is dan ook om verbeteringen die kosten met zich meebrengen eruit te laten, budget-neutrale verbeteringen op te pakken en vanuit het bestuur op te roepen om consequent te sturen op houding en gedrag. Het installeren van een publieksbalie vraagt een forse investering, een alternatief zoals een dagdeel iemand aanwezig laten zijn in Arnhem kan ook een optie zijn. De heer Vlaander geeft aan dat het opleidingsbudget deels gebruikt kan worden voor specifieke trainingen, zoals het verbeteren van de grondhouding. De structurele kosten betreffen het tweejaarlijks stakeholdersonderzoek, echter is daar geen draagvlak voor bij het bestuur. De incidentele kosten (zoals opleiding / bereikbaarheid) kunnen we wellicht binnen de begroting vinden. De heer Van der Wel geeft terug dat het van wezenlijk belang is om te weten hoe lang inwoners moeten wachten aan de telefoon. Daarnaast vindt de heer Van der Wel dat alle ingekomen brieven, telefoontjes en e-mails door ODRA beantwoord worden. Hij stelt voor om een collega van ODRA in te zetten bij de balie van de gemeente Arnhem.

De heer Vlaander geeft aan dat het beleid is van de ODRA om alle telefoontjes, e-mails en brieven van inwoners te beantwoorden. Dit binnen de termijnen. Soms zijn er echter afwijkende onderwerpen of locaties (denk aan evenementen) waar veel anonieme klachten of veel klachten in een keer ingediend worden. Dan volgt een reactie alsnog en ligt tevens de aandacht op het waar mogelijk herstellen van de overschrijding (in dit geval geluidsoverlast). De heer Vlaander zegt toe dat wanneer er een verzoek van een gemeente bij ODRA binnenkomt, om een medewerker van ODRA in te zetten bij de balie van de betreffende gemeente, ODRA hieraan mee zal werken. Sterker

Pagina 5

nog, deze werkwijze wordt al op verzoek toegepast bij de gemeente Doesburg en Renkum en in het verleden o.a. bij Lingewaard. Verder verzoekt de heer Vlaander aan de heer Van der Wel om zelf te kunnen spreken met de Rekenkamer. Nieuw onderzoek op deze wijze werkt eerder contraproductief, omdat het onze medewerkers raakt. De heer Van der Wel antwoordt het te betreuren dat er geen draagvlak binnen het bestuur lijkt te bestaan en er daarom nogmaals vanuit de Rekenkamer onderzoek gedaan zal worden. Mevrouw Prent merkt op dat ODRA enquêteformulieren zendt bij het afgeven van vergunningen en de aanvrager bevraagd wordt over de ervaren dienstverlening van ODRA. Kan dat voldoende zijn voor de Rekenkamer? De heer Maouche stelt voor ten behoeve van objectieve informatie, om een methodologisch goed extern rapport naast het rapport van de Rekenkamer te leggen. De heer Van den Bos reageert voldoende methodoloog en wetenschapper te zijn om te constateren dat het Rekenkamerrapport geen goed rapport is. Natuurlijk kan er best her en der wat verbeterd worden in de communicatie, maar om nu te zeggen we gaan nogmaals een externe toets doen, straalt een beeld uit naar de organisatie waar medewerkers de dupe van worden. We gaan geen geld uitgeven om een rapport naast het Rekenkamerrapport te leggen.

Het bestuur adviseert de heer Vlaander om in gesprek te treden met de Rekenkamer Arnhem en bovenstaande kaders aan hen mee te geven. De heer Van der Wel geeft aan de mening van de raad serieus te nemen en dat de kosten van een nieuw onderzoek door Arnhem gedragen zal worden, als de kosten de drempel zijn voor het bestuur. De heer Maouche antwoordt dat de kosten niet de drempel zijn, maar het een principieel punt is over de waarde van het Rekenkamerrapport, de meerderheid wil het niet. 7

RONDVRAAG EN SLUITING

11:50 Notulen:

De heer Vlaander geeft aan dat het geplande werkbezoek ODRA/ODRN geannuleerd is vanwege te weinig deelnemers vanuit ODRN. Er zal een nieuw moment gezocht worden voor beide besturen, de intentie is er nog steeds, zoals in de lijn Samen Sterk. Er is verder niets voor de rondvraag, waarna de voorzitter de vergadering sluit om 12:13 uur.

Besluitenlijst 2024 Algemeen Bestuur ODRA Nummer

Besluit

240119.01

Het bestuur besluit de reactiebrief ODRA Aanloop begroting 2025 vast te stellen en te verzenden aan de financieel wethouders regio Arnhem. Het bestuur besluit het Plan van Aanpak robuustheid ODRA vast te stellen en geeft akkoord voor verzending aan het ministerie van IenW. Het bestuur besluit de GR-wijziging ODRA vast te stellen en deze voor de toestemmingsprocedure toe te zenden aan de Raden en Staten.

240307.01 240307.02

Pagina 6

240417.01

Het bestuur besluit om de kostenneutrale verbeterpunten uit de Notitie Verbeterpunten dienstverlening ODRA op te pakken en adviseert de directeur ODRA om in gesprek te treden met de Rekenkamer Arnhem.

Aldus vastgesteld tijdens de vergadering van het Algemeen Bestuur van 6 juni 2024, de voorzitter,

de secretaris,

de heer J. Maouche

de heer R.M. Vlaander

*origineel ondertekend exemplaar in het archief

Pagina 7