Bijlage 2 - Nota investeren, waarderen en afschrijven gemeente Arnhem

NOTA investeren, waarderen en afschrijven Gemeente Arnhem

Gemeente Arnhem, 2 maart 2021

2

PAGINA

NOTA investeren, waarderen en afschrijven

ONDERWERP

Inhoudsopgave 1.

Inleiding

2.

3

Investeren 2.1 Investeringsbudgetten 2.1.1 Toekennen investeringsbudgetten 2.1.2 Budgetoverheveling 2.2 Minimumbedrag voor activeren 2.3 Specifieke kosten 2.3.1 Onderzoeks- en voorbereidingskosten 2.3.2 Bijdragen aan activa in eigendom van derden 2.3.3 Kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio 2.3.4 Overheadkosten 2.3.5 Kosten van groot onderhoud 2.4 Kapitaallasten

4 4 4 4 5 5 5 5

3.

Waarderen 3.1 Bijkomende kosten 3.2 Indirecte kosten en rentekosten

7 7 7

4.

Afschrijven 4.1 Componentenbenadering en afschrijvingstermijnen 4.2 Restwaarde 4.3 Moment van eerste afschrijving 4.4 Afschrijvingsmethodiek

8 8 8 8 8

5.

Ingangsdatum, geldigheidsduur en citeertitel

9

Bijlage 1: Afschrijvingstabel Bijlage 2: Relevante artikelen uit het BBV

5 5 6 6

10 11

3

PAGINA

NOTA investeren, waarderen en afschrijven

ONDERWERP

1. Inleiding In deze nota worden de gestelde kaders in het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en de Verordening Financieel beleid en beheer Gemeente Arnhem 2018 (hierna: financiële verordening) verder uitgewerkt. Waar het BBV algemene kaders stelt, betreffen de financiële nota de in Arnhem gemaakte keuzes.en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) In dezeverordening nota wordenen dedeze gestelde kaders in het Besluit begroting en de Verordening Financieel beleid en beheer Gemeente Arnhem 2018 (hierna: financiële verordening) verder uitgewerkt. het BBV algemene kaders stelt, betreffen de financiële en dezevastgelegd nota de in Arnhem Om Waar te komen tot een eenduidige financiële verslaggeving is in het verordening accounting manual gemaakte watkeuzes. de gemaakte keuzes concreet betekenen voor de inrichting en uitvoering van de financiële administratie. Het accounting manual wordt gebruikt door de medewerkers binnen de afdeling Om te komen tot een eenduidige financiële verslaggeving is in het accounting manual vastgelegd wat de gemaakte Financiën en Control; het betreft een ‘levend document’, waarin door het jaar heen (proces)afspraken keuzes concreet betekenen voor de inrichting en uitvoering van de financiële administratie. Het accounting manual wordendoor vastgelegd.

wordt gebruikt de medewerkers binnen de afdeling Financiën en Control; het betreft een 'levend document',

1.

Inleiding

waarin door het jaar heen (proces)afspraken worden vastgelegd. In onderstaand schema zijn de genoemde verhoudingen weergegeven. In onderstaand schema zijn de genoemde verhoudingen weergegeven.

BBV incl. notities Algemeen

Gemeentewet

Financiële Verordening Arnhem specifiek Nadere uitwerking

Beleidsnota's

Accounting manual Interne handreiking mdw. F&C

Investeringen de grondexploitatie vanwege het specifieke karakter ervan dezeniet nota Investeringen binnen binnen de grondexploitatie worden worden vanwege het specifieke karakter ervan in dezeinnota behandeld; 1 1 behandeld; hiervoor naarvan de notitie grondbeleid . de commissie BBV . hiervoorniet wordt verwezen naar dewordt notitieverwezen grondbeleid de commissie BBV van

In dezeIn nota zijn enkel specifieke beleidskeuzes opgenomen. Voor Voor aspecten waarwaar het BBV eeneen werkwijze deze nota zijnArnhem enkel Arnhem specifieke beleidskeuzes opgenomen. aspecten het BBV verplichtwerkwijze voorschrijft wordt verwezen hetverwezen BBV (inclusief notities van de commissie BBV). Voor punten die in deze verplicht voorschrijftnaar wordt naar het BBV (inclusief notities van de commissie BBV). nota niet benoemd worden betekent dit dat het BBV direct gevolgd wordt. Voor punten die in deze nota niet benoemd worden betekent dit dat het BBV direct gevolgd wordt.

1

Notitie Grondbeleid in begroting en jaarstukken (2019) van de commissie BBV

4

PAGINA

NOTA investeren, waarderen en afschrijven

ONDERWERP

2. Investeren 2.1 Investeringsbudgetten 2.1.1 Toekennen investeringsbudgetten De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de investeringsbudgetten die zijn opgenomen in het Meerjaren InvesteringsPlan (MIP); een niet in de begroting opgenomen investeringsbudget moet met een afzonderlijk raadsvoorstel bij de raad worden aangevraagd (art. 5 financiële verordening). Het budget is het maximumbedrag, dat de raad voor een investering autoriseert en door het college daarvoor besteed mag worden. De hoogte van een investeringsbudget is gebaseerd op het reële kostenniveau bij de aanvraag van het het budget. 2.1.2 Budgetoverheveling • Bij doorschuiven van een investeringsbudget naar het volgende begrotingsjaar wordt geen indexering toegepast. • Anders dan naar aanleiding van een expliciete beslissing van de raad worden restanten van investeringsbudgetten niet ondergebracht bij andere budgetten. • Voor doorlopende investeringsbudgetten geldt: - Bij onderuitputting van een aan een jaar toegekend budget valt het niet bestede bedrag vrij ten gunste van de exploitatie, tenzij: - De raad hierover expliciet anders beslist. - Er specifieke afspraken gelden voor verrekening met bestemmingsreserves.

• Voor projectbudgetten geldt: - Tot het moment dat het project wordt afgerond (doorlooptijd) en binnen het totaal vastgestelde investeringsbudget worden niet bestede budgetten overgeheveld naar het volgende begrotingsjaar. - Wanneer er in de eerste twee jaar na toekenning van het investeringsbudget (t en t+1) nog geen enkele uitgave is gedaan, dan vallen de in de begroting opgenomen budgetten voor kapitaallasten vrij ten gunste van de algemene reserve. Voor overheveling van dit budget naar jaar t+2 en verder dient de raad expliciet te beslissen bij vaststellen van de nieuwe begroting. - Restantbudgetten na uitvoering van een investeringsproject vallen vrij ten gunste van de algemene middelen.

5

PAGINA

NOTA investeren, waarderen en afschrijven

ONDERWERP

2.2 Minimumbedrag voor activeren • Alleen investeringen met een levensduur van minimaal drie jaar en een omvang van minimaal c 25.000,- (na evt. aftrek van bijdragen van derden) worden geactiveerd. Uitzondering hierop vormen investeringen in gronden en terreinen, welke altijd worden geactiveerd. • Indien door gebruik van de componentenbenadering (zie § 4.1) een zelfstandig component niet meer voldoet aan de activeringscriteria, dan dient de component niet te worden afgesplitst, maar onderdeel te blijven vormen van het hoofdcomponent en als zodanig te worden geactiveerd. • Identieke activa met een verkrijgingsprijs lager dan c 25.000,- per stuk (bijvoorbeeld een vervangingsinvestering van een aantal laptops) worden geclusterd tot één investeringsbedrag en eveneens geactiveerd. Dit geldt ook indien deze activa binnen een boekjaar op verschillende momenten worden aangeschaft. Uitzondering op deze regel geldt voor identieke activa die per pand geregistreerd worden; deze activa worden niet geclusterd en hiermee niet geactiveerd indien de verkrijgingsprijs lager dan c 25.000,- is.

2.3 Specifieke kosten 2.3.1 Onderzoeks- en voorbereidingskosten Kosten voor onderzoek en ontwikkeling worden niet geactiveerd (art. 12 financiële verordening). Onder kosten van onderzoek en ontwikkeling verstaan we onderzoekskosten die niet vallen binnen een projectopdracht. Voorbereidingskosten zijn rechtstreeks toe te rekenen aan het actief en worden als onderdeel van de vervaardigingsprijs geactiveerd. • Kosten voor onderzoek en ontwikkeling worden niet geactiveerd, maar komen ten laste van de exploitatie. • Voor grote, eenmalige investeringsprojecten stelt de raad een afzonderlijk budget vast voor de voorbereidingsfase; kosten gemaakt in de voorbereidingsfase worden geactiveerd. • Bij annulering van een investeringsproject worden de reeds geactiveerde voorbereidingskosten alsnog direct ten laste van de exploitatie gebracht in de periode waarin het besluit tot annulering wordt genomen. De bijbehorende begrote kapitaallasten vallen vrij ten gunste van de exploitatie.

2.3.2 Bijdragen aan activa in eigendom van derden • Aanvullend op de in het BBV (art. 61) gestelde voorwaarden, worden bijdragen van de Gemeente Arnhem in activa in eigendom van derden alleen geactiveerd indien de bijdrage minimaal c 250.000,- is.

2.3.3 Kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio • Kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio worden niet geactiveerd en komen direct ten laste van de exploitatie.

2.3.4 Overheadkosten • Kosten van overhead worden toegerekend aan het investeringsbedrag met behulp van een opslag overhead op de bestede uren (zie ook § 3.2).

6

PAGINA

NOTA investeren, waarderen en afschrijven

ONDERWERP

2.3.5 Kosten van groot onderhoud Materiële vaste activa worden geactiveerd volgens de componentenbenadering (zie ook § 4.1). Er is bij het toepassen van deze methode geen sprake van groot onderhoud van het materieel vast actief als geheel, maar van vervangingsinvesteringen van de betreffende componenten. Gezien de mate van verfijning waarmee de componentenbenadering binnen de Gemeente Arnhem wordt toegepast wordt er geen voorziening voor groot onderhoud nodig geacht. Het vormen van een voorziening (voor groot onderhoud binnen de componenten) is wel toegestaan en besloten kan worden om deze in de toekomst alsnog in te stellen. Groot onderhoud (niet zijnde levensduurverlengend onderhoud) van de afzonderlijke componenten (bijvoorbeeld schilderwerk van het pand) komt, indien er geen voorziening voor groot onderhoud wordt gehanteerd, ten laste van de exploitatie en wordt uit het budget voor groot onderhoud gedekt, dan wel via de resultaatbestemming uit de hiervoor aanwezige bestemmingsreserves. • Er wordt op het moment van het vaststellen van deze nota geen voorziening voor groot onderhoud gehanteerd. Mocht er in de toekomst reden zijn om deze alsnog in te stellen, dan is dat toegestaan. • Groot onderhoud (niet zijnde levensduurverlengend onderhoud) komt, indien er geen voorziening voor groot onderhoud is ingesteld, ten laste van de exploitatie.

Voor groot onderhoud aan investeringen geldt dat deze lasten van groot onderhoud uit het budget voor groot onderhoud worden gedekt, dan wel via de resultaatbestemming worden gedekt uit hiervoor aanwezige bestemmingsreserves.

2.4 Kapitaallasten • Als daartoe door de raad besloten wordt kunnen afschrijvings- en rentelasten gedekt worden via de bestemmingsreserve kapitaallasten. - Bij het toekennen van het investeringsbudget wordt aan deze reserve een dotatie gedaan gelijk aan het bedrag van de investeringsbijdrage; - Tevens wordt over de boekwaarde van de reserve per 1 januari jaarlijks omslagrente / rekenrente berekend, die aan de exploitatie wordt toegevoegd; - Het bedrag van de onttrekking aan deze reserve is evenredig aan het bedrag van de afschrijvingen van het activum waarvoor de reserve is ingesteld. • Indien de kapitaallasten lager zijn dan begroot (onderuitputting) zal het bedrag van deze onderuitputting vrijvallen ten gunste van de exploitatie. Uitzondering hierop vormt onderuitputting van kapitaallasten voor investeringen in onderwijshuisvesting en parkeren; deze wordt toegevoegd aan de betreffende bestemmingsreserves. • Indien de kapitaallasten hoger zijn dan begroot (overuitputting) zal het bedrag van deze overuitputting ten laste van de exploitatie worden gebracht. Uitzondering hierop vormt overuitputting van kapitaallasten voor investeringen in onderwijshuisvesting en parkeren; deze wordt aan de betreffende bestemmingsreserves onttrokken.

7

PAGINA

NOTA investeren, waarderen en afschrijven

ONDERWERP

3. Waarderen Materiële vaste activa worden gewaardeerd tegen verkrijgings- of vervaardigingsprijs (art. 63.1 BBV).

3.1 Bijkomende kosten Onderdeel van de verkrijgingsprijs betreffen de bijkomende kosten (art. 63.2 BBV). Dit zijn kosten die, naast de inkoopprijs, rechtstreeks aan de in gebruikname van het actief zijn toe te wijzen en voor deze ingebruikname ook noodzakelijk zijn.

• Bijkomende kosten worden toegerekend aan de actiefcomponent met het hoogste investeringsbedrag.

3.2 Indirecte kosten en rentekosten Het BBV biedt de mogelijkheid om indirecte kosten en rente tot het tijdstip van ingebruikname op te nemen in de vervaardigingsprijs (art. 63.3). Bij de gemeente Arnhem passen we beide mogelijkheden toe.

• Indirecte kosten worden doorbelast naar het actief met behulp van een opslag overhead op de directe uren. • Rentekosten tot aan de ingebruikname van het actief worden opgenomen in het investeringsbedrag.

8

PAGINA

NOTA investeren, waarderen en afschrijven

ONDERWERP

4. Afschrijven 4.1 Componentenbenadering en afschrijvingstermijnen Binnen de gemeente Arnhem zijn voor materiële vaste activa afschrijvingstermijnen vastgesteld die zijn gebaseerd op de economische levensduur. Voor activeren en afschrijven wordt de componentenbenadering gehanteerd, wat inhoudt dat verschillende samenstellende delen van het materieel vast actief afzonderlijk worden geactiveerd en de verschillende delen worden afgeschreven op basis van de bij die componenten horende afschrijvingstermijn. De onderscheiden componenten met bijbehorende afschrijvingstermijn zijn opgenomen in de bijlage bij deze nota.

• Voor activeren en afschrijven wordt de componentenbenadering toegepast. • Voor de onder de immateriële vaste activa gepresenteerde bijdragen aan activa in eigendom van derden geldt • •

dat deze worden afgeschreven op basis van de afschrijvingstermijn van het onderliggend materieel vast actief. Voor een aangekocht, reeds gebruikt materieel vast actief, wordt de afschrijvingstermijn gecorrigeerd voor de reeds verstreken gebruiksduur van het betreffende materieel vast actief. De afschrijvingstabel kan afzonderlijk aan de raad ter vaststelling aangeboden worden indien aanpassing nodig is.

4.2 Restwaarde • De restwaarde van geactiveerde activa is nul. Geactiveerde investeringen worden volledig afgeschreven. Uitzondering hierop vormen investeringen in parkeergarages; hierbij wordt wel een restwaarde gehanteerd. De mogelijkheid wordt opengehouden om in de toekomst voor specifieke activa wel met een restwaarde te werken; het BBV biedt hiervoor de ruimte.

4.3 Moment van eerste afschrijving • Op een investering wordt afgeschreven met ingang van 1 januari van het boekjaar volgend op het jaar waarin het actief gereed komt / verworven wordt.

4.4 Afschrijvingsmethodiek • Voor alle categorieën activa wordt de lineaire afschrijvingsmethode gehanteerd.

9

PAGINA

NOTA investeren, waarderen en afschrijven

ONDERWERP

5. Ingangsdatum, geldigheidsduur en citeertitel

Deze nota wordt aangehaald als de “nota investeren, waarderen en afschrijven gemeente Arnhem” en treedt in werking per 1 januari 2021. Deze nota vervangt na vaststelling ervan de “Nota waardering en afschrijving vaste activa Gemeente Arnhem” uit 2011. Verder zal de nota ten minste eenmaal in de vier jaar op toepasbaarheid en actualiteit worden geëvalueerd en zo nodig aangepast (volgende actualisatie in 2024). Indien wet- en regelgeving of de omstandigheid dit vereist zal aanpassing uiteraard eerder plaatsvinden.

10

PAGINA

NOTA investeren, waarderen en afschrijven

ONDERWERP

Bijlage 1 Afschrijvingstabel De gehanteerde afschrijvingstermijnen in jaren zijn in onderstaande tabel opgenomen. Activacategorie

Afschrijvingstermijn in jaren

Gronden en terreinen _____________________________________________________________________ Grond 0 Bedrijfsgebouwen en woonruimten ________________________________________________________ Parkeergarages 50 Permanente gebouwen & Verbouwingen, renovaties en restauraties2 40 Installaties, leidingen en voorzieningen 20 Semi – permanente gebouwen 20 Dak en/of dakbedekking 15 Grond-, weg- en waterbouwkundige werken ________________________________________________ Bruggen en viaducten (verkeerstechnische kunstwerken) 75 Lage Kade 60 Bomen 50 Rioleringen 40 Verkeersinfrastructuur 30 Openbare verlichting: kabels 25 Bouwkundige voorzieningen 20 Herinrichting wijken (niet meer in gebruik vanaf 01.01.2011) 20 Kunstgrasvelden – onderlaag 20 Verkeersvoorzieningen & Verkeersregelingen 20 Openbare verlichting: masten & LED-armaturen 15 Sport grasvelden 15 Beschoeiingen & Voorzieningen in bossen en parken / hekwerk 10 Kunstgrasvelden – bovenlaag 10 Openbare verlichting: LED-behuizingen 10 Parkeermaatregelen 10 Vervoersmiddelen ________________________________________________________________________ Tractoren - landbouwvoertuigen 10 Fietsen en scooters 5 Personenauto’s 5 Vrachtauto’s 5 Machines, apparaten en installaties ________________________________________________________ Zonnepanelen 25 Machines en installaties (niet vast aan/in gebouwen) 10 Parkeerapparatuur 10 Telecommunicatie

voorzieningen & Glasvezelbekabeling 10 Datacommunicatie voorzieningen & Hard- en software 5 Gereedschappen 5 Machines, apparaten en installaties ________________________________________________________ Ondergronds afvaltransportsysteem 30 Inrichting van gebouwen en inventaris 15 (ondergrondse) Afvalcontainers 10 Invalidentoiletten 10 Speelvoorziening 10

2

Voor een beperkte categorie oudere schoolgebouwen wordt een afwijkende (langere) afschrijvingstermijn gebruikt. Dit betreft schoolgebouwen die eind jaren ‘70 zijn overgegaan van het Rijk naar de gemeente; destijds zijn de afschrijvingstermijnen die het Rijk hanteerde overgenomen.

11

PAGINA

NOTA investeren, waarderen en afschrijven

ONDERWERP

Bijlage 2 Relevante artikelen uit het BBV Artikel 59 BBV 1. Alle investeringen worden geactiveerd. 2. In afwijking van het eerste lid worden kunstvoorwerpen met een cultuur-historische waarde niet geactiveerd. Artikel 60 BBV Kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief kunnen worden geactiveerd indien: a. het voornemen bestaat het actief te gebruiken of te verkopen; b. de technische uitvoerbaarheid om het actief te voltooien vaststaat; c. het actief in de toekomst economisch of maatschappelijk nut zal genereren en; d. de uitgaven die aan het actief zijn toe te rekenen betrouwbaar kunnen worden vastgesteld. Artikel 61 BBV Bijdragen aan activa in eigendom van derden kunnen worden geactiveerd, indien: a. er sprake is van een investering door een derde; b. de investering bijdraagt aan de publieke taak; c. de derde zich heeft verplicht tot het daadwerkelijk investeren, op een wijze zoals is overeengekomen en; d. de bijdrage kan worden teruggevorderd, indien de derde in gebreke blijft of de provincie onderscheidenlijk gemeente anders recht kan doen gelden op de activa die samenhangen met de investering. Artikel 62 BBV 1. Alle vaste activa worden voor het bedrag van de investering geactiveerd. 2. In afwijking van het eerste lid worden de bijdragen van derden die in directe relatie staan met het actief op de waardering daarvan in mindering gebracht. 3.

In afwijking van het eerste lid moeten de voorzieningen, bedoeld in artikel 44, eerste lid, onder d, in mindering gebracht worden op de investeringen, bedoeld in artikel 35, eerste lid, onder b. Artikel 63 BBV 1. Activa worden gewaardeerd op basis van de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. 2. De verkrijgingsprijs omvat de inkoopprijs en de bijkomende kosten. 3. De vervaardigingsprijs omvat de aanschaffingskosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen en de overige kosten, welke rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend. In de vervaardigingsprijs kunnen voorts worden opgenomen een redelijk deel van de indirecte kosten en de rente over het tijdvak dat aan de vervaardiging van het actief kan worden toegerekend; in dat geval vermeldt de toelichting dat deze rente is geactiveerd. 4. Voor in erfpacht uitgegeven gronden geldt de uitgifteprijs van eerste uitgifte als verkrijgingsprijs. Gronden in eeuwigdurende erfpacht worden gewaardeerd tegen registratiewaarde. 5. Van activa waarvan de bestemming verandert, wordt de actuele waarde van de nieuwe bestemming in de toelichting op de balans opgenomen. 6. In afwijking van het eerste lid is waardering tegen actuele waarde toegestaan voor de activa van de Nazorgfondsen bedoeld in artikel 15.47 van de Wet milieubeheer. 7.

Passiva worden gewaardeerd tegen de nominale waarde, met uitzondering van voorzieningen die tegen contante waarde zijn gewaardeerd. 8. Eventuele voorzieningen wegens oninbaarheid worden met de boekwaarde van leningen en vorderingen verrekend.

NOTA investeren, waarderen en afschrijven

ONDERWERP

1. Naar verwachting duurzame waardeverminderingen van vaste activa worden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar in aanmerking genomen. 2. Voorraden en deelnemingen worden tegen de marktwaarde gewaardeerd indien de marktwaarde lager is dan de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. 3. Een actief dat buiten gebruik wordt gesteld wordt afgewaardeerd op het moment van buitengebruikstelling, indien de restwaarde lager is dan de boekwaarde.

PAGINA

Artikel 65 BBV

12

Artikel 64 BBV 1. De afschrijvingen geschieden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar. 2. Slechts om gegronde redenen mogen de afschrijvingen geschieden op andere grondslagen dan die welke in het voorafgaande begrotingsjaar zijn toegepast. De reden van de verandering wordt in de toelichting op de balans uiteengezet. Tevens wordt inzicht gegeven in haar betekenis voor de financiële positie en voor de baten en de lasten aan de hand van aangepaste cijfers voor het begrotingsjaar of voor het voorafgaande begrotingsjaar. 3. Op vaste activa met een beperkte gebruiksduur wordt jaarlijks afgeschreven volgens een stelsel dat is afgestemd op de verwachte toekomstige gebruiksduur. 4. In afwijking van het derde lid is de afschrijvingsduur voor de immateriële vaste activa, bedoeld in artikel 34 onder a, maximaal gelijk aan de looptijd van de lening. 5. In afwijking van het derde lid is de afschrijvingsduur voor de immateriële vaste activa, bedoeld in artikel 34 onder b, ten hoogste vijf jaar. 6. Voor bijdragen aan de activa in eigendom van derden, bedoeld in artikel 34, onderdeel c, is de afschrijvingsduur maximaal gelijk aan die van de activa waarvoor de bijdrage aan derden wordt verstrekt.

13

PAGINA

NOTA investeren, waarderen en afschrijven

ONDERWERP