Bijlage 1 - Nota van Bevindingen

Onderzoek subsidiebeleid Arnhem Nota van bevindingen

Datum: 21 mei 2025

Zaaknummer: 4599516 Zaaknummer: Documentnummer:

Inhoudsopgave 1

Inleiding .............................................................................................................................. 1 1.1 Aanleiding ..................................................................................................................... 1 1.2 Afbakening .................................................................................................................... 1 1.3 Vraagstelling .................................................................................................................. 1 1.4 Onderzoeksmodel ........................................................................................................... 1 1.5 Onderzoeksverantwoording .............................................................................................. 2 1.6 Normenkader ................................................................................................................. 3 1.7 Leeswijzer ..................................................................................................................... 4 2 Bevindingen verbinding beleid-subsidie-effecten ........................................................................ 5 2.1 Inleiding ........................................................................................................................

5 2.2 Kwaliteit van en bewaking van prestatieafspraken ............................................................... 5 2.3 Borging zicht op geleverde inspanningen door subsidieontvanger ......................................... 17 2.4 Toetsing aan het normenkader ....................................................................................... 21 3 Bevindingen ‘beste uitvoerder’ ............................................................................................... 24 3.1 Inleiding ...................................................................................................................... 24 3.2 Onderzoek naar kwaliteit van uitvoerders ......................................................................... 24 3.3 Afwegingskader van uitvoerders ..................................................................................... 26 3.4 Bewaking afwijzingsgronden subsidies ............................................................................. 27 3.5 Toetsing aan het normenkader ....................................................................................... 34 4 Bevindingen perspectief subsidieaanvrager.............................................................................. 36 4.1 Inleiding ......................................................................................................................

36 4.2 Beoordeling subsidie vragende partijen over proces ........................................................... 36 4.3 Toetsing aan het normenkader ....................................................................................... 42 5 Beantwoording centrale vraag ............................................................................................... 44 5.1 Inleiding ...................................................................................................................... 44 5.2 Worden de met subsidie de daarbij beoogde effecten en doelen bereikt? ............................... 44 Bijlage 1: Geraadpleegde documenten ........................................................................................ 46 Bijlage 2: Geraadpleegde respondenten ...................................................................................... 48 Bijlage 3: Analyse subsidieproces van aanvraag tot en met vaststelling in detail ................................ 51 Bijlage 4: Analyse koppeling prestaties aanvragers aan gemeentelijke doelen in detail ....................... 61 Bijlage 5: Casussen Simulatielabs............................................................................................... 71

1

Inleiding

1.1

Aanleiding

Uit gesprekken die door de Rekenkamer gevoerd zijn met de verschillende fracties van de gemeenteraad van Arnhem blijkt dat zij graag meer inzicht zouden krijgen in de effectiviteit van de huidige subsidieverstrekking, oftewel: worden de juiste keuzes gemaakt? Dit gegeven, in combinatie met het feit dat de gemeente Arnhem een aanzienlijk deel van haar budget beschikbaar stelt voor subsidies (10% in 2023),maakt dat de Rekenkamer Arnhem heeft besloten om hier een onderzoek aan te weiden. Belangrijk is dat, naast het technische aspect, vooral de focus wordt gelegd op de kern van het vraagstuk: zorgt de huidige wijze van subsidieverstrekking ervoor dat de gemeente Arnhem dichter bij de verwezenlijking van haar beoogde doelen komt? Hierbij vindt de Rekenkamer het van belang dat zowel het perspectief van de gemeente als het perspectief van de aanvrager in acht worden genomen.

1.2

Afbakening

1.3

Vraagstelling

Verreweg het grootste deel van het beschikbare budget voor subsidies is gereserveerd voor begrotingssubsidies. Daarnaast gaat nog een aanzienlijk deel naar subsidies op basis van subsidieregelingen. Om het behapbaar te houden, maar wel beide vormen van subsidieverstrekking te dekken, zijn drie grote begrotingssubsidies en subsidies uit drie subsidieregelingen in het onderzoek betrokken. Dit zorgt voor een bredere spreiding over beleidsterreinen en is er een balans tussen ‘kleine’ en ‘grote’ subsidieaanvragen. Door de keuze voor het Sportbedrijf Arnhem, Rijnstad en Stichting Musis & Stadstheater Arnhem zijn drie grote beleidsterreinen en programma’s (Sport, Cultuur, Maatschappelijke ondersteuning) afgedekt. Bovendien is er dan ook een spreiding tussen organisaties die meerdere verschillende subsidies naast de basissubsidie krijgen (Rijnstad en Sportbedrijf) en organisaties die één grote subsidie aanvragen (Musis & Stadstheater). Bij de regelingen is een soortgelijke verdeling over beleidsterreinen gemaakt door de regeling Voortijdig Schoolverlaten, de regeling Burgerkracht en de regeling Creatieve Bedrijfsverzamelgebouwen te betrekken in het onderzoek. Daarmee is ook een spreiding over met name natuurlijke personen (burgers) die een beroep kunnen doen op laatste twee regelingen en rechtspersonen die een beroep doen op de eerste regeling.

Een selectie van subsidies die zijn toegekend en beschikt in de jaren 2021, 2022 en 2023 zijn meegenomen in dit onderzoek. Het doel van het onderzoek is na te gaan of de wijze waarop de subsidiëring in de praktijk vorm krijgt zo is ingericht dat de gemeente kan weten of de subsidieverstrekking heeft bijgedragen aan de beoogde maatschappelijke effecten.

De centrale vraag van het onderzoek luidt: “Worden met de door de gemeente verstrekte subsidies de daarbij beoogde maatschappelijke effecten en/of doelen bereikt?” Deelvragen Perspectief 1: verbinding beleid-subsidieproces-effecten 1. Hoe is geborgd dat de subsidieverlener zicht krijgt op de geleverde inspanningen [of activiteiten] van de subsidieontvanger? 2. Maakt het college prestatieafspraken met gesubsidieerde organisaties en bewaakt het dat de prestaties die met de subsidieverlening worden beoogd ook worden geleverd? Perspectief 2: ‘beste uitvoerder’ 3. Op welke wijze onderzoekt de gemeente bij het verlenen van begrotingssubsidies of de gesubsidieerde ook daadwerkelijk de beste uitvoerder van de beoogde activiteiten is? 4. Zijn daar criteria voor gesteld en op welke wijze worden deze bewaakt en getoetst? 5. Op welke wijze wordt bewaakt op welke gronden subsidieaanvragen worden geweigerd? Perspectief 3: kwaliteit en effectiviteit volgens subsidievragers 6. Hoe beoordelen subsidie vragende partijen de kwaliteit en effectiviteit van het subsidieverleningsproces?

1.4

Onderzoeksmodel

Om de onderzoeksvragen te beantwoorden is een onderzoeksmodel opgesteld. Dat beoogt de samenhang tussen de bevindingen in beeld te brengen. Deze perspectieven genoemd bij de deelvragen zijn samengebracht in onderstaand onderzoeksmodel. De bevindingen vanuit de drie perspectieven geven een onderbouwing en in de praktijk getoetst antwoord op de hoofdvraag. Daarin zijn ook de fasen in het onderzoek en de onderzoeksmethoden weergegeven. Die zijn nader uitgewerkt in de onderzoeksverantwoording. 1

1.5

Onderzoeksverantwoording

Het onderzoek heeft bestaan uit de volgende onderdelen. Analyse van het subsidie-instrumentarium De analyse van het subsidie-instrumentarium heeft bestaan uit twee fases. In de eerste fase zijn de relevante beleidskaders en het subsidie-instrumentarium en -proces onderzocht. Dit is beperkt tot de programma’s en subsidiekaders (ASV en regelingen) waaronder de geselecteerde casussen van begrotingssubsidies en de regelingen vallen. Het voornaamste doel hiervan was het verkrijgen van inzicht in de inrichting van het subsidiebeleid (de kaders en doelstellingen van de subsidieregelingen, toetsingscriteria, afwijzingsgronden) en hoe dit tot uiting komt in de praktijk (het proces van aanvragen, toekennen, verantwoorden en vaststellen). De tweede fase heeft bestaan uit casusonderzoek bij drie begrotingssubsidies (Rijnstad, Sportbedrijf Arnhem, Stichting Musis & Stadstheater Arnhem) en drie regelingen (Burgerkracht, Voortijdig Schoolverlaten, Creatieve Bedrijfsverzamelgebouwen). Bij de begrotingssubsidies is gekeken naar een drietal subsidiejaren (2021, 2022 en 2023). Bij Musis & Stadstheater Arnhem is dat één aanvraag per jaar, bij de andere twee is sprake van meerdere subsidieaanvragen (basissubsidie en aanvullende / aparte aanvragen) per jaar.

Bij de drie subsidieregelingen zijn 2 tot 10 aanvragen per regeling over de jaren 2021, 2022 en 2023 geselecteerd, waaronder (deels) afgewezen aanvragen. Daarvoor zijn de aanvraag, toekenning, verantwoording en vaststelling opgevraagd. Getoetst is of de subsidievertrekking is verlopen volgens de beoogde regels en procedures, welke verbindingen liggen tussen beleid en gesubsidieerde activiteiten en of over effecten en doelen is verantwoord. Interviews met beleidsmedewerkers/subsidieambtenaren en wethouder Vervolgens is gesproken met de betrokken beleidsmedewerkers, subsidieambtenaren en de wethouder. Tijdens deze gesprekken zijn onder andere de huidige werkwijze van subsidies verstrekken en de wijze waarop gestuurd wordt op de verbinding tussen beleid-subsidie-effecten. Afwegingen voor keuze ‘beste uitvoerder’, documentenanalyse en simulatielab In deze fase is nagegaan welke afwegingskaders de gemeente hanteert voor de beoordeling van de kwaliteit van de uitvoerder. Dat is gedaan aan de hand van een documentenstudie en interviews met beleids- en subsidiemedewerkers. Vervolgens is door de onderzoekers een tweetal fictieve aanvragen opgesteld.

Het betrof een aanvraag voor subsidiëring van een nieuw op te richten voetbalvereniging en een gezamenlijke aanvraag van meerdere organisaties op het vlak van voorkomen van voortijdig schoolverlaten, talentontwikkeling en opvoedondersteuning. Deze aanvragen zijn toegestuurd naar de relevante subsidiemedewerkers en beleidsmedewerkers. In een tweetal zogenaamde simulatielabs zijn de aanvragen door de onderzoekers met deze ambtelijk medewerkers besproken. Nagegaan is welk afwegingskader de ambtelijk medewerkers hanteren om deze aanvragen te beoordelen, welke eisen zij zie stellen aan een aanvrager en wat er gebeurt als de aanvraag ingediend wordt. Daarnaast zijn de 2

regelingen getoetst door mystery-guest aanvragen door inwoners van Arnhem. Een tweetal inwoners van Arnhem heeft op verzoek van de onderzoekers een aanvraag ingediend voor een subsidie: één inwoner voor de regeling Burgerkracht en en inwoner voor de regeling Groenblauwe initiatieven. Interviews subsidievragers Met de drie grote instellingen die geselecteerd zijn in het casusonderzoek en de zes aanvragers vanuit de drie regelingen zijn interviews afgenomen. Gespreksonderwerpen in de interviews waren het aanvraagproces, de wijze van beoordeling en verantwoording, de verbinding tussen doelen van de gemeente en de activiteiten van de aanvragers en de ervaringen met het contact met de gemeente. Groepsgesprek met de raad Op basis van de bevindingen uit de voorgaande fasen is een groepsgesprek met de raad georganiseerd. Ingegaan is op de bevindingen over de verbinding tussen beleid-subsidieverstrekking-bereikte effecten en de wijze waarop de raad de kaderstellende en controlerende rol kan innemen als het gaat om subsidieverstrekking.

1.6

Normenkader

De volgende normen zijn gehanteerd om de bevindingen aan te toetsen.

Perspectief verbinding beleidsubsidieeffecten

Vraag Hoe is geborgd dat de subsidieverlener zicht krijgt op de geleverde inspanningen [of activiteiten] van de subsidieontvanger? Maakt het college prestatieafspraken met gesubsidieerde organisaties en bewaakt het dat de prestaties die met de subsidieverlening worden beoogd ook worden geleverd?

Perspectief ‘beste uitvoerder’

Op welke wijze onderzoekt de gemeente bij het verlenen van begrotingssubsidies of de gesubsidieerde ook daadwerkelijk de beste uitvoerder van de beoogde activiteiten is? Zijn daar criteria voor gesteld en op welke wijze worden deze bewaakt en getoetst?

Normen ▪ Het subsidieproces van aanvraag, beoordelen, beschikken en vaststellen kent een duidelijke koppeling met de gemeentelijke beleidsdoelen in alle stappen. ▪ De aanvraag voor subsidieverlening geeft inzicht in de activiteiten die zullen worden uitgevoerd. De aanvrager onderbouwt op welke manier de activiteiten bijdragen aan de doelen van de gemeente. ▪ De gemeente hanteert beleidsinhoudelijke toetsingscriteria bij aanvragen om het doelbereik te vergroten ▪ De gemeente maakt prestatieafspraken en legt deze vast in de toekenning van aanvragen. ▪ De gemeente stelt eisen aan de verantwoording waarmee zicht is op de geleverde inspanningen van de subsidieontvanger. ▪ De verantwoording is op de niveaus van input, throughput, output en outcome/effect. ▪ De gemeente heeft een inhoudelijk en financieel afwegingskader voor het beoordelen van de kwaliteit van een uitvoerder.

▪

▪

3

De toetsingscriteria in het afwegingskader en de subsidieregelingen / ASV zijn specifiek, concreet en toetsbaar. De toetsingscriteria worden bewaakt en getoetst (vier ogen principe)

Vraag Op welke wijze wordt bewaakt op welke gronden subsidieaanvragen worden geweigerd?

Perspectief subsidievrager

1.7

Hoe beoordelen subsidie vragende partijen de kwaliteit en effectiviteit van het subsidieverleningsproces?

Normen ▪ Sprake is van een onderbouwing van de afwijzing van subsidieaanvragen op grond van het afwegingskader, ASV en subsidieregeling. ▪ Sprake is van toepassing van een vier-ogenprincipe bij het afwijzen van aanvragen. ▪ Afgewezen aanvragen worden geregistreerd in het subsidieregister. ▪ Aanvragers ervaren duidelijke voorwaarden (uitvoering en verantwoording) bij subsidietoekenning. ▪ Het is voor aanvragers duidelijk aan welke doelen hun activiteiten moeten bijdragen. ▪ Aanvragers ervaren duidelijke argumenten bij (gedeeltelijke) afwijzing dan wel toewijzing van een aangevraagde subsidie

Leeswijzer

Het eerste hoofdstuk bevat de bevindingen over de verbinding tussen beleid-subsidie-effecten. Het tweede hoofdstuk bevat de bevindingen over de wijze waarop de gemeente waarborgt dat ‘de beste uitvoerder’ subsidie krijgt. Het derde hoofdstuk bevat de bevindingen over de ervaringen van de subsidieaanvragers. Het laatste hoofdstuk geeft antwoord op de centrale onderzoeksvraag.

4

2

Bevindingen verbinding beleid-subsidieeffecten

2.1

Inleiding

In dit hoofdstuk staat de beantwoording van de volgende onderzoeksvragen centraal: 1.

Hoe is geborgd dat de subsidieverlener zicht krijgt op de geleverde inspanningen [of activiteiten] van de subsidieontvanger?

2.

Maakt het college prestatieafspraken met gesubsidieerde organisaties en bewaakt het dat de prestaties die met de subsidieverlening worden beoogd ook worden geleverd?

Deze vragen zijn in de navolgende paragraven beantwoord. Gestart is met het antwoord op de vraag, daarna volgt de onderbouwing. De snelle lezer kan volstaan met de beantwoording van de vragen in de grijze boxen. Het hoofdstuk sluit af met een toetsing van de bevindingen aan het normenkader.

2.2

Kwaliteit van en bewaking van prestatieafspraken

Onderzoeksvraag Maakt het college prestatieafspraken met gesubsidieerde organisaties en bewaakt het dat de prestaties die met de subsidieverlening worden beoogd ook worden geleverd?

Antwoord: ▪

In de Algemene Subsidieverordening (ASV) is niet expliciet vastgelegd dat de subsidieverstrekking moet bijdragen aan gemeentelijke doelen en gemeentelijk beleid. Dat is wel gedaan in het subsidiebeleid. Daarin is expliciet gesteld dat subsidies moeten bijdragen aan gemeentelijke doelen. In de onderzochte subsidieregelingen is een meerderheid van de gevallen sprake van een directe verwijzing naar gemeentelijke beleidskaders.

▪

De gemeente Arnhem doet aan sturing op prestatieafspraken aan de voorkant (fase van aanvraag en toekenning) en gedurende en na afloop van de te leveren prestaties met een toetsing aan de gemaakte prestatieafspraken.

▪

Voorkantsturing begrotingssubsidies. Voor organisaties die een begrotingssubsidie ontvangen geldt dat zij volgens het subsidiebeleid een kaderbrief (voorheen ‘uitvraag’) moeten ontvangen waarin de gemeente aangeeft aan welke doelen de te subsidiëren activiteiten moeten bijdragen. Uit de onderzochte begrotingssubsidies blijkt dat het Sportbedrijf en Rijnstad jaarlijks een dergelijke op schrift gestelde kaderbrief van de gemeente krijgen. Musis & Stadstheater Arnhem krijgt dat niet. De instellingen doen allemaal jaarlijks een aanvraag waarin zij een voorstel doen voor te realiseren prestaties. De gemeente beoordeelt deze aanvraag met een beleidsinhoudelijke en een financiële toets en stelt bij de toekenning vast welke prestaties geleverd moeten worden en op welke wijze de aanvrager daarover moet verantwoorden.

▪

Voorkantsturing subsidieregelingen. Voor subsidies die vanuit de onderzochte regelingen zijn aangevraagd, geldt dat er geen sprake is van een opdracht of uitvraag, maar wel van specifieke in de regeling vastgestelde inhoudelijke en procesmatige eisen aan de aanvraag. Bij één van de drie onderzochte regelingen, namelijk Voortijdig Schoolverlaten, is sprake van een directe verwijzing naar gemeentelijk beleid en beleidskaders. Dit geldt niet voor de regelingen Burgerkracht en Creatieve Bedrijfsverzamelgebouwen. Bij de aanvragen vanuit regelingen geldt een op de regeling toegesneden inhoudelijke en financiële toets. Deze is mede afhankelijk van de omvang van het subsidiebedrag.

▪

Verantwoording over geleverde prestaties begrotingssubsidies. De wijze van verantwoorden is afhankelijk van de hoogte van het verstrekte subsidiebedrag. Bij kleine

5

bedragen (tot 10.000 euro) is sprake van een toetsing vooraf op de verwachte bijdrage aan doelen en verwachte prestaties. Bij begrotingssubsidies is sprake van grotere bedragen (conform de ASV) en daardoor van verantwoordingsafspraken en een toetsing daarvan met een beleidsinhoudelijke en financiële toets. Dat is de manier waarop de gemeente bewaakt dat de prestaties die van te voren zijn afgesproken daadwerkelijk worden geleverd. Bij de onderzochte begrotingssubsidies is sprake van een tussentijdse verantwoording en overleg daarover op ambtelijk en bestuurlijk niveau. De eindverantwoording toetst de gemeente met een beleidsinhoudelijke en financiële toets. Daarmee toetst de gemeente of de prestaties worden geleverd.

▪

Verantwoording over geleverde prestaties subsidieregelingen. De subsidieregelingen voor Burgerkracht, Voortijdig Schoolverlaten, en ‘Creatieve Bedrijfsverzamelgebouwen’ verschillen in de wijze van verantwoording en vaststelling. Burgerkracht is bedoeld voor inwoners en lokale organisaties en vereist geen verantwoording bij subsidies onder €10.000. Subsidie vanuit de regeling Voortijdig Schoolverlaten wordt aangevraagd via een projectplan met een school en de gemeente vraagt om jaarlijkse verantwoording. Subsidies voor Creatieve Bedrijfsverzamelgebouwen kunnen worden aangevraagd door initiatieven die net gestart zijn en initiatieven die al verder zijn. Dit kunnen zowel makers als rechtspersonen zijn. Zij kennen afhankelijk van het subsidiebedrag verschillende verantwoordingsregels. De gemeente beoordeelt aanvragen op inhoudelijke en financiële criteria. Bij Burgerkracht en Creatieve Bedrijfsverzamelgebouwen is de toekenning direct de vaststelling, terwijl bij de andere regeling een toets volgt. Dit is het gevolg van de grotere toegekende bedragen.

ONDERBOUWING Om deze onderzoeksvraag te beantwoorden is een tweetal analyses verricht. Allereerst is vanaf ‘papier’ nagegaan in hoeverre in het juridisch instrumentarium (ASV en de drie onderzochte subsidieregelingen) een verbinding tussen beleidsdoelen en subsidieverstrekking is gelegd. De tweede analyse betreft een praktijktoets. Aan de hand van een casusonderzoek is het gehele proces van aanvraag tot en met vaststelling voor de drie grote instellingen in de praktijk geanalyseerd over de periode 2021-2023. De uitkomsten van deze casusanalyse zijn eerst weergegeven. Daarna volgen de bevindingen uit de interviews met de subsidieverstrekkende gemeentelijke medewerkers, vertegenwoordiger van het college en een vertegenwoordiging van de raad. 2.2.1 Analyse ASV en regelingen op verbinding tussen beleid en subsidieverstrekking Juridisch instrumentarium en werk- en taakverdeling in subsidieproces De gemeenteraad heeft een Algemene subsidieverordening (ASV) gemeente Arnhem 2016 vastgesteld waarin het subsidieproces is vastgelegd. Met het vaststellen van de Algemene subsidieverordening, de programmabegroting en de thematische beleidsnota’s bepaalt de gemeenteraad de kaders voor de subsidieverstrekking. In de ASV is het kader en het gehele proces van subsidieverstrekking tot vaststelling vastgelegd door de gemeenteraad.

Burgemeester en wethouders kunnen bij subsidieregeling vaststellen welke activiteiten in aanmerking kunnen komen voor subsidie. Voor zover van toepassing wordt hierin tevens bepaald welke doelgroepen voor subsidie in aanmerking komen, hoe de subsidie wordt berekend en hoe de subsidiebedragen worden uitbetaald (artikel 3 ASV). De gemeenteraad wordt door het college geïnformeerd over subsidieregelingen die het college instelt, evalueert, aanpast of stopt. De regelingen en de ASV vormen de leidraad voor de ambtelijke organisatie van de gemeente. Het college heeft bij grote instellingen (vallend onder de begrotingssubsidies) een eigen rol. Met grote subsidieontvangende instellingen heeft het college (toegewezen portefeuillehouder) periodiek gesprekken over relevante ontwikkelingen, doelbereik en welke middelen hiervoor nodig zijn. Het afgeven van verlenings-en vaststellingsbeschikkingen is een taak van het college.

Deze taak heeft het college via het Mandaat- volmacht- en machtigingsbesluit gemeente Arnhem 2020 gemandateerd aan de gemeentesecretaris en daartoe aangewezen ambtenaren: ‘Het uitoefenen van de aan het college toegekende bij of krachtens een gemeentelijke subsidieverordening bevoegdheden, met uitzondering van het vaststellen van ‘nadere regels’ en met dien verstande dat voor verstrekking van subsidies als bedoeld in artikel 4:23, derde lid, onder sub a en d Awb financiële dekking aanwezig is’. Anders gezegd: de ambtelijke organisatie doet het proces van beoordelen van aanvraag, toekennen/afwijzen beschikking, toekennen van de verantwoording, vaststelling van de subsidie. De besluitvorming over de subsidieverordeningen, regelingen en de beschikkingen wordt voorbereid en uitgevoerd door ambtelijke dossiereigenaren. Zij kunnen zich intern laten adviseren door een juridisch en financieel adviseur. 6

Uit de interviews met ambtelijke organisatie en college komt naar voren dat de gemeenteraad met de begroting het bedrag voor alle subsidies vaststelt. Het college stelt jaarlijks de subsidieplafonds voor de regelingen vast op basis van de programmabegroting via een collegebesluit. Dit besluit gaat ter informatie naar de raad. Het college is verantwoordelijk voor de uitvoering van de subsidieverstrekking. De gemeenteraad wordt alleen om een besluit over een begrotingswijziging gevraagd als er extra middelen nodig zijn. Als binnen een programma in middelen geschoven kan worden, hoeft dat niet. Dat is een collegebevoegdheid. Verbinding gemeentelijk beleid en subsidieverstrekking in ASV In de ASV is geen expliciete verbinding gelegd tussen gesubsidieerde activiteiten en gemeentelijk beleid. Artikelen in de ASV die mogelijk kunnen sturen op het bijdrage van subsidieverstrekking aan het realiseren van gemeentelijk beleid zijn artikel 7 (aanvraag) en artikel 10 (weigeringsgronden). In artikel 7, lid 2b is aangegeven dat bij de aanvraag de doelen en resultaten welke met die activiteiten worden nagestreefd, en hoe de activiteiten daaraan bijdragen moeten worden benoemd. Daarin is niet expliciet benoemd dat dit gemeentelijke doelen of resultaten moeten zijn.

In artikel 10, lid 3a is de volgende weigeringsgrond voor subsidie opgenomen: ‘als de te subsidiëren activiteiten niet of niet in overwegende mate gericht zijn op de gemeente of haar ingezetenen of als ze onvoldoende ten goede komen aan de gemeente of haar ingezetenen’. Daarmee is wel aangegeven dat activiteiten die niet gericht zijn op de gemeente, inwoners of niet voldoende ten goede daaraan komen, niet voor subsidie in aanmerking komen. Ook hier is geen sprake van een expliciete eis dat als aanvragen niet bijdragen aan gemeentelijke doelen, deze niet toegekend worden. In het document ‘Hoofdlijnen subsidiebeleid 2013’ dat is meegestuurd bij de vaststelling van de ASV in 2016 is het volgende aangegeven over de verbinding tussen subsidieverstrekking en gemeentelijk beleid: ‘Subsidieverlening is geen doel op zich, maar is een middel om vorm en inhoud te geven aan het gewenst beleid binnen de gemeente.’ En: ‘een subsidie betreft vooral een stimuleringsbijdrage ter ondersteuning van beleid of bevordering van het algemeen belang’. In de beschrijving van cyclus van subsidieverlening is de relatie tussen subsidieverstrekking en te realiseren maatschappelijke effecten als volgt beschreven: ‘De gemeente wil dat er ten behoeve van het algemeen belang bepaalde doelen in de stad worden gerealiseerd.

Dit is geformuleerd in vastgestelde gemeentelijke beleidsstukken en in de gemeentebegroting. Het gaat de gemeente om het behalen van de beoogde maatschappelijke effecten, de “outcome”. De gemeente formuleert dus de “wat” vraag: wat wil de gemeente bereiken. Via een subsidieregeling of opdrachtformulering wordt deze vraag zo duidelijk mogelijk geformuleerd. Hoe de gestelde doel te bereiken, de “hoe” vraag, is in eerste instantie de deskundigheid van een organisatie of instelling die producten, voorzieningen en activiteiten kan realiseren. De organisatie of instelling kan vervolgens een subsidie aanvragen. De subsidieaanvraag wordt door de gemeente inhoudelijk en financieel beoordeeld en vervolgens wordt een subsidie toegekend waarbij, zoveel mogelijk, een koppeling wordt gelegd naar de resultaten (de output) die de subsidieontvanger dient te leveren. De gemeente stelt de subsidiebeschikking op, waarmee de uiteindelijke opdracht aan de instelling schriftelijk wordt bevestigd. Na afloop van de subsidieperiode beoordeelt de gemeente of de geleverde output daadwerkelijk en in voldoende mate heeft bijgedragen aan de beoogde maatschappelijke effecten. Op dat moment kan er bijsturing van het beleid plaatsvinden. Ook tijdens de subsidieperiode kan er bijgestuurd worden in de uitvoering door de instelling.

Dit kan op basis van tussentijdse rapportages en mondelinge overleggen, zowel op ambtelijk als op bestuurlijk niveau. Deze tussentijdse contacten zijn er vooral met de grotere instellingen. Zo is het mogelijk om, indien nodig, tijdig de subsidieafspraken met de instelling bij te stellen.’ Samengevat: in het subsidiebeleid is het nadrukkelijk de bedoeling dat subsidieverstrekking een bijdrage levert aan gemeentelijk beleid en door de gemeente nagestreefde maatschappelijke effecten. In de ASV zijn deze uitgangspunten niet expliciet vertaald in voorwaarden voor subsidiëring. In andere gemeenten is dat in de ASV wel opgenomen. Hetzij als voorwaarde voor subsidiëring: bijvoorbeeld Sittard-Geleen die in de ASV (artikel 5) als grondslag voor subsidie stelt: Burgemeester en wethouders verstrekken slechts subsidie voor activiteiten die naar de mening van hen invulling geven aan het gemeentelijk beleid en aansluiten bij maatschappelijke behoeften, binnen de door de raad vastgestelde kaders in de gemeentelijke beleidsnota’s. Hetzij als weigeringsgrond: bijvoorbeeld Venlo die in de ASV (artikel 10, lid 3) als weigeringsgrond noemt: subsidieverlening niet past binnen het gevoerde gemeentelijk beleid dan wel de betreffende activiteiten in dat kader onvoldoende prioriteit hebben.

2.2.2 Verbinding gemeentelijk beleid en subsidieverstrekking bij begrotingssubsidies en onderzochte regelingen Om voor een begrotingssubsidie in aanmerking te komen, dient de aanvragende organisatie opgenomen te zijn als organisatie voor welke een begrotingssubsidie kan worden verstrekt. Het Sportbedrijf, Rijnstad en Musis & Stadstheater zijn organisaties waarvoor de gemeente heeft besloten dat zij voor een begrotingssubsidie in aanmerking komen. In het subsidiebeleid (2013) maakt de gemeente een onderscheid tussen: 7

- basisvoorzieningen: instellingen die wezenlijke en bepalende activiteiten op een deelterrein van het betreffende beleidsveld verrichten. Professionele organisaties met eigen huisvesting, aan wie een langjarige opdracht wordt gegeven. Subsidie is gericht op continuïteit. Zij worden met naam en maximaal subsidiebedrag in de begroting opgenomen. - meerjarenvoorzieningen: instellingen die activiteiten op een deelterrein binnen het beleid verrichten, die -in aanvulling op de basisvoorziening- een (semi-) permanente, centrale en vooral faciliterende rol vervullen binnen het betreffende deelterrein. Zij krijgen voor een middellange termijn een opdracht, en worden met naam en maximaal subsidiebedrag voor ten hoogste vier jaren in de begroting opgenomen. Het subsidiebeleid (2013) formuleert de ambitie om tot een meerjarensubsidie voor de begrotingssubsidies te komen: ‘Voordeel van meerjarige toekenning is ook vermindering van de administratieve last van de gemeente en de gesubsidieerde instelling(en). Daarnaast geven meerjarige toekenningen meer zekerheid aan de instelling(en).’ Volgens het subsidiebeleid biedt de ASV deze mogelijkheid al. Bij de onderzochte begrotingssubsidies past de gemeente Arnhem deze mogelijkheid niet toe. De verbinding tussen beleid en subsidieverstrekking is beoogd geborgd door deze aanvragers een ‘opdracht’ te geven.

In die opdracht formuleert de gemeente wat van de aanvrager verwacht wordt als het gaat om het bijdragen aan gemeentelijk beleid en doelen. In de opdracht moet aangegeven worden op grond van welke beleidskaders de opdracht is opgesteld en aan welke gemeentelijke doelen moet worden bijgedragen. Het streven van het subsidiebeleid (2013) is om zo min mogelijk organisaties die subsidie ontvangen in de gemeentelijke begroting op te nemen. Voor met name de kleinere subsidieaanvragen geldt dat de gemeente deze via regelingen wil verstrekken. Het college kan daarom besluiten om voor specifieke activiteiten of doelgroepen een subsidieregeling in het leven te roepen. Bij de volgende regelingen is nagegaan op welke wijze een verbinding is gelegd in de regelingen tussen gemeentelijk beleid en te mogelijkheid tot het aanvragen van subsidie. Daarbij is een kleurcodering gebruikt: als de kleur groen is, is sprake van een verwijzing naar beleidskaders en/of is sprake van inhoudelijke beoordelingscriteria. Bij de kleur rood is geen sprake van verwijzing naar beleidskaders en/of sprake van inhoudelijke beoordelingscriteria. Regeling Subsidieregeling Creatieve Bedrijfsverzamelgebouwen gemeente Arnhem

Subsidieregeling Burgerkracht sociaal domein Arnhem 20222024

8

Verwijzing naar beleidskaders Ja, namelijk: Deze subsidieregeling is een uitwerking van het ‘Plan van aanpak huisvesting creatieve en culturele sector Arnhem 20212024’. Het doel van deze subsidieregeling is het realiseren van nieuwe ateliers, expositieruimtes en/of werkruimtes voor creatieven door het subsidiëren van kosten voor planvorming en/of haalbaarheidsonderzoek van een creatief bedrijfsverzamelgebouw en het ondersteunen van initiatieven die concreet leiden tot meer m2 werkruimte voor de creatieve en culturele sector. Nee, geen verwijzing naar een beleidskader. Wel opgenomen: Het college kan op aanvraag aan een inwoner subsidie verstrekken als bijdrage in de kosten van gezamenlijke activiteiten die zich richten op het versterken van de zelfredzaamheid van inwoners (artikel 2)

Inhoudelijke beoordelingscriteria Ja, namelijk: 1. De aanvraag dient altijd een collectief belang van creatieven te vertegenwoordigen. 2. Het gaat hier om nieuwe werkruimte voor creatieven, ruimte voor bijvoorbeeld horeca wordt niet meegerekend binnen de m2 ruimte voor creatieven. 3. Een aanvrager kan geen rechten ontlenen aan het gegeven dat de activiteiten passen binnen het bestemmingsplan of, indien nodig, dat een bestemmingsplanwijziging goedgekeurd wordt. Dat zal altijd los van deze subsidieregeling getoetst en besloten moeten worden Ja, namelijk: Artikel 5 Eisen:Om voor subsidieverstrekking in aanmerking te komen moet tenminste aan de volgende eisen worden voldaan: a. De activiteit moet plaatsvinden in een of meerdere Arnhemse wijken; b. Er is behoefte aan de activiteit bij de doelgroep waar de activiteit voor bedoeld is; c. De doelgroep levert een bijdrage aan de realisering van de activiteit in de vorm van tijd en/of geld;

Subsidieregeling aanpak Voortijdig Schoolverlaten 2021-2024

Ja, namelijk: Activiteiten of projecten sluiten aan bij de uitgangspunten zoals beschreven in het Plan van aanpak voorkomen Voortijdig Schoolverlaten Arnhem 2021 tot en met 2024.

d. De aanvraag is bedoeld voor activiteiten met toegevoegde waarde voor de wijk; e. In de aanvraag wordt aangegeven hoe toegewerkt wordt naar borging van de activiteit zonder gemeentelijke subsidie. Artikel 6: “een sluitende begroting voor de subsidie die wordt aangevraagd, met een heldere onderbouwing tussen personele en materiële kosten”. Ja, namelijk in artikel 5, lid 2: Aanvragen worden beoordeeld op: a. de aansluiting op het plan van aanpak voorkomen Voortijdig Schoolverlaten 2021 tot en met 2024; b. de aansluiting van de activiteiten en werkwijzen bij de doelstellingen die zijn opgenomen in de aanvraag; c. de aansluiting van de activiteiten en werkwijzen bij de zorgstructuur van de school en de kwaliteit en samenhang van de samenwerking met ouders en betrokken partners binnen en buiten de school; d. de verhouding van het aangevraagde bedrag tot de te bereiken resultaten. e. de wijze waarop resultaten gemonitord worden

2.2.3 Bevindingen praktijktoets Bevindingen praktijk subsidieproces begrotingssubsidies Onderstaand is op hoofdlijnen per onderzochte instelling die een begrotingssubsidie ontvangt aangegeven hoe proces van aanvraag tot en met vaststelling in de praktijk verloopt zoals het blijkt uit de analyse van de ontvangen documenten over aanvraag, toekenning, verantwoording en vaststelling over de periode 2021-2023. Een gedetailleerde uitwerking per instelling is in de bijlage opgenomen.

Stap

Rijnstad

Sportbedrijf

Musis & Stadstheater

Aanvraag

Uitvraag op WAT door gemeente basissubsidie

Uitvraag op WAT door gemeente basissubsidie

Geen uitvraag door gemeente

Aanvraag Rijnstad basissubsidie kent de structuur van de gemeentelijke uitvraag

Aanvraag Sportbedrijf basissubsidie kent de structuur van de gemeentelijke uitvraag

Incidentele subsidie via aparte aanvragen, daarnaast ook nog inkoopopdrachten

9

Meerwerksubsidie 2 x per jaar (uit budgetten van andere programma’s)

Aanvraag Musis subsidie als basisvoorziening naar structuur van vier criteria van het gemeentelijk cultuurbeleid

Toekenning

Toekenning door gemeente op grond van aanvraag, voor incidentele subsidie via wijzigingsbeschikking

Toekenning door gemeente op grond van aanvraag, voor meerwerksubsidie via wijzigingsbeschikking

Toekenning door gemeente op grond van aanvraag

Verantwoording

1 x tussenrapportage + eindverslag beide op inhoud en financiën.

3x kwartaalrapportage + eindverslag beide op inhoud en financiën.

1 x tussenrapportage + eindverslag op inhoud en financiën door Musis.

Bestuurlijk en ambtelijk overleg gemeente en Rijnstad over voortgang op inhoud en financiën.

Vaststelling

Vaststelling per brief, incidentele subsidies en inkoop in afzonderlijke beschikkingen en brieven.

Bestuurlijk en ambtelijk overleg gemeente en Sportbedrijf over voortgang op inhoud en financiën. Vaststelling per brief, meerwerk en basissubsidie in één beschikking

Bestuurlijk en ambtelijk overleg gemeente en Musis over voortgang op inhoud en financiën.

Vaststelling per brief

Rijnstad. Uit de interviews met de betrokken ambtelijk medewerkers blijkt dat het streven voor de subsidiering aan Rijnstad is om het subsidieproces verder te stroomlijnen. In de afgelopen jaren zijn steeds meer aparte subsidies aan Rijnstad ondergebracht in de basissubsidie. Daarmee is het aantal aanvullende en verschillende subsidies aan Rijnstad verminderd. Ook is het aantal incidentele subsidies aan Rijnstad verminderd. Tot slot is er sinds 2024 één coördinerend ambtenaar die accounthouder is voor Rijnstad, waardoor het aantal aanspreekpunten voor Rijnstad bij de gemeente is verminderd. In dit proces van stroomlijning is de rechtmatigheid een aandachtspunt. Zowel uit de interviews met de ambtelijke organisatie als met Rijnstad blijkt dat in de loop der jaren de subsidies aan Rijnstad zijn verstrekt die mogelijk in de vorm van inkoop en aanbesteding hadden moeten worden geregeld. Dat vraagt volgens respondenten nog een forse inspanning om dit te stroomlijnen. Verklaringen voor de ontstane situatie zijn niet alleen gelegen in de verdeelde verantwoordelijkheid binnen de ambtelijke organisatie voor Rijnstad (meerdere bestuursadviseurs), maar ook in het beschikbaar komen van aanvullende Rijksmiddelen die snel ingezet moesten worden.

In de accountantsverklaring bij de jaarrekening van 2023 zijn geen bevindingen in de controle SiSa over onrechtmatigheden in de inzet van deze Rijsmiddelen. Sportbedrijf. Uit de interviews met de betrokken ambtelijk medewerkers blijkt dat mede onder invloed van het verzelfstandigingsproces van het Sportbedrijf in de loop der jaren tot een steeds inhoudelijker gedreven kaderbrief (voorheen uitvraag) is gekomen voor het Sportbedrijf. Daarmee is steeds meer structuur gegeven aan het subsidieproces van aanvraag tot en met verantwoording. Daarnaast is op twee momenten per jaar sprake van een beoordeling van meerwerksubsidies. De financiering van dit meerwerk komt niet uit de begrotingssubsidie voor het Sportbedrijf, maar kan ook uit andere programma’s komen die in de begroting door de raad zijn vastgesteld. Bij de vaststelling van de subsidie vormen deze meerwerksubsidies wel onderdeel van de totale beschikking aan het Sportbedrijf. Het meerwerk wordt via een wijzigingsbeschikking toegekend. Musis & Stadstheater Arnhem. Uit de interviews met de betrokken ambtelijk medewerkers blijkt dat voor Musis & Stadstheater niet gewerkt wordt met een kaderbrief (voorheen uitvraag) omdat de aanvraag voldoet aan de vier criteria van het Cultuurbeleid van de gemeente Arnhem.

De verklaring voor deze situatie is dat deze historisch zo is gegroeid: ambtelijk respondenten geven aan via het Cultuurbeleid gecommuniceerd dat zij verwachten dat de instellingen in hun subsidieaanvraag jaarlijks aangeven wat zij gaan doen om aan de criteria te voldoen. Musis & Stadstheater kent de criteria en stelt op basis van die criteria ook de aanvraag op. De gemeente voert gesprekken over de programmering van Musis & Stadstheater in het kader van de vier criteria in het Cultuurbeleid. Het algemene principe van cultuursubsidies volgens respondenten is dat daarmee activiteiten ondersteund worden die in de vrije markt niet kunnen worden 10

ondernomen of voortbestaan. Musis & Stadstheater heeft ook eigen inkomsten en daarmee ook een prikkel om die activiteiten te ontplooien die ook financieel aantrekkelijk zijn. Dat kan soms schuren met ambities die de gemeente heeft in het cultuurbeleid. Bevindingen praktijk subsidieproces subsidieregelingen Onderstaand is op hoofdlijnen per onderzochte regeling aangegeven hoe proces van aanvraag tot en met vaststelling in de praktijk verloopt zoals het blijkt uit de analyse van de ontvangen documenten over aanvraag, toekenning, verantwoording en vaststelling over de periode 2021-2023. Een gedetailleerde uitwerking per regeling is in de bijlage opgenomen. Stap

Burgerkracht

Voortijdig Schoolverlaten

Creatieve Bedrijfsverzamelgebouwe n

Aanvraag

Eisen waaraan aanvraag moet voldoen genoemd op website van de gemeente. Aanvragen worden ingediend door inwoners en lokale organisaties Bedoeld voor éénmalige subsidie.

Aanvragers dienen een aanvraag in de vorm van projectplan in. Aanvragen worden ingediend door scholen en anders altijd in samenwerking met een school

Aanvragers dienen een aanvraag in de vorm van projectplan in. Aanvragen worden ingediend door initiatieven die startend zijn (categorie A) of al een locatie hebben, eigenaar van de locatie zijn of afspraken met de eigenaar gemaakt hebben (categorie B). Bedoeld voor éénjarige subsidie

Toekenning

Toekenning door gemeente aan hand van toetsformulier (inhoudelijk, financieel)

Toekenning door gemeente op grond van beoordelingscriteria in afweging met andere aanvragen.

Toekenning door gemeente op grond het toepassingsbereik en de vereisten van de regeling. Per aanvraag kan om advies bij het initiatievenberaad worden gevraagd.

Verantwoording

Alleen bij bedragen boven 10.000 euro is. Dan dient verantwoording op basis van gemaakte prestaties plaats te vinden (conform ASV)

Jaarlijkse verantwoording op basis van afgesproken prestaties

Verschillende afspraken afhankelijk of de aanvraag in categorie A of B valt. Bedragen onder de € 10.000,- niet, bedragen boven de € 10.000,moeten een aanvraag tot vaststelling indienen, een inhoudelijk verslag leveren en een financiële verantwoording opsturen.

Vaststelling

Toekenning is vaststelling.

Vaststelling op basis van inhoudelijke en financiële toets

Tot € 5.000,- kan de beschikking ook de vaststelling zijn. Voor aanvragen boven dit bedrag moet een aanvraag tot vaststelling worden ingediend en de subsidie worden vastgesteld.

Burgerkracht. Uit de interviews met de betrokken ambtelijk medewerkers blijkt dat het subsidieproces van de regeling Burgerkracht wordt gewaardeerd om zijn flexibiliteit en toegankelijkheid. Maar dit brengt ook uitdagingen met zich mee, zoals juridische kwetsbaarheden. Er zijn aanbevelingen om het proces te verbeteren, zoals het beter definiëren van kernbegrippen als ‘sociale cohesie’ zonder de openheid van de regeling te beperken. Verder wil de gemeente het aanvragen eenvoudig maken, bijvoorbeeld met een tekening of handgeschreven begroting, zodat ook mensen zonder administratieve vaardigheden kunnen meedoen. 11

Tegelijkertijd zorgt het ontbreken van strikte kaders soms voor interpretatieverschillen en juridische problemen. Zo werd een aanvraag van twee zzp’ers voor jeugdzorg afgewezen omdat deze niet kwam van inwoners van de gemeente Arnhem. Uit de interviews met de ambtelijk medewerkers blijkt dat de eis dat meerdere bewoners de aanvraag moeten ondersteunen wel een hard criterium is waarmee een aanvraag kan worden afgewezen. Elke twee jaar wordt de regeling geëvalueerd, waarbij gekeken wordt naar de effecten in verschillende wijken. Instrumenten zoals de Arnhemse Leefbare Wijken Monitor helpen om de maatschappelijke impact beter te meten en te zorgen dat de regeling blijft aansluiten bij gemeentelijke doelen, zoals het versterken van de sociale infrastructuur. Voortijdig Schoolverlaten. Uit de interviews met de betrokken ambtelijk medewerkers blijkt dat de regeling voldoende ruimte biedt voor verschillende soorten initiatieven, zoals de inzet van een medewerker of andere vormen van ondersteuning. Scholen hebben flexibiliteit in de besteding van middelen met duidelijke criteria. Toch is ook ruimte voor eigen invulling omdat iedere school anders is. Partners kregen de mogelijkheid om over meerdere jaren te bouwen, wat duurzame projecten en samenwerking versterkte. Lange termijn subsidies boden zekerheid maar maakten tussentijdse bijsturing lastig.

Een toetsingsmoment halverwege kan in de toekomst helpen om verwachtingen bij te stellen en afspraken scherper te maken. Wisselingen in bestuursadviseurs en onderbezetting leidden tot onduidelijkheden in rolverdeling en verstoringen in het verantwoordingsproces. Gemeentelijke systemen bieden overzichten maar worden als complex ervaren. Het is belangrijk om de criteria open te laten voor interpretatie en meer aandacht te besteden aan de effecten op scholen. Creatieve Bedrijfsverzamelgebouwen Uit interviews met ambtelijk medewerkers blijkt dat in een vroeg stadium contact wordt opgenomen met de aanvrager om deze wegwijs te maken. Hierbij krijgt de aanvrager ondersteuning bij het aanvraagproces. Pas daarna wordt de aanvraag ingediend, waarbij vaak nog ruimte is voor verbetering. Na beoordeling wordt samengewerkt met collega’s van economie of gaat de aanvraag direct naar het subsidiebureau. Het contact met het subsidiebureau verloopt goed. Subsidie wordt gezien als een middel om initiatieven op gang te helpen, niet als doel op zich. Er zijn duidelijke kaders en spelregels, maar binnen die kaders is maatwerk mogelijk. In de beschikking wordt altijd toegelicht waarom een subsidie wordt toegekend, met oog voor de juridische consequenties. Bij elke aanvraag wordt gekeken of deze aansluit bij gemeentelijke doelen.

Het huidige meerjaren cultuurplan stamt uit 2012 en is volgens respondenten toe aan vernieuwing. Er is behoefte aan nieuwe doelstellingen en een gesprek over de doelen. De link tussen impact en activiteiten moet beter worden vastgelegd, zodat duidelijker wordt hoe en wanneer een project bijdraagt. Doelmatigheid staat centraal bij de beoordeling van aanvragen. Aanvragers worden hierin meegenomen en bewust gemaakt van hoe hun werk bijdraagt aan het bredere maatschappelijke belang. 2.2.4 Koppeling prestatieafspraken aan doelen in de verschillende stappen van het subsidieproces Begrotingssubsidies Nagegaan is of prestatieafspraken die de gemeente Arnhem maakt, zijn gekoppeld aan beleidsdoelen. Hiertoe zijn beschikbaar gestelde documenten over de aanvraag, de toekenning, de verantwoording en de vaststelling van de jaren 2021, 2022 en 2023 geanalyseerd. In onderstaand schema is op hoofdlijnen aangegeven op welke momenten een koppeling tussen beleidsdoelen en de subsidieverstrekking in het proces van aanvraag tot vaststelling op welke manier zichtbaar is. In de bijlage is dit gedetailleerd uitgewerkt. Stap

Rijnstad

Sportbedrijf

Musis & Stadstheater

Aanvraag

Uitvraag gemeente basissubsidie bevat verwijzing naar beleidskaders, specifieke doelen, effecten en beoogde resultaten

Uitvraag gemeente basissubsidie bevat speerpunten met effecten

Geen schriftelijke (wel mondeling) uitvraag door gemeente

Aanvraag Sportbedrijf basissubsidie per speerpunt projecten met elk doelen, activiteiten en resultaten.

Aanvraag Musis subsidie als basisvoorziening naar structuur van vier criteria cultuurbeleid

Aanvraag Rijnstad basissubsidie bevat prestaties en activiteiten per doel zonder beoogde resultaten. Incidenteel op 12

basis van projectbeschrijving Toekenning

Toekenning door gemeente bevat afgesproken prestaties en wijze van verantwoorden. Instrument: beleidstoets en financiële toets aanvraag.

Toekenning door gemeente bevat verwijzing naar aangevraagde prestaties en wijze van verantwoorden. Instrument: idem als Rijnstad

Toekenning door gemeente op grond van aanvraag

Verantwoording

Tussenrapportage en jaarverslag bevat activiteiten en soms eigen resultaten Bestuurlijk en ambtelijk overleg gemeente en Rijnstad over financiën, afwijkingen en relevante ontwikkelingen

Rapportages Sportbedrijf op voortgang per aangevraagd project, maar niet op maatschappelijk effectniveau. Bestuurlijk en ambtelijk overleg gemeente en Sportbedrijf over financiën, afwijkingen / ontwikkelingen.

1 x tussenrapportage + eindverslag op inhoud en financiën door Musis. Bestuurlijk en ambtelijk overleg gemeente en Musis over voortgang op financiën, afwijkingen / ontwikkelingen.

Vaststelling

Vaststelling per brief Instrument: beleidstoets en financiële toets vaststelling

Vaststelling per brief Instrument: beleidstoets en financiële toets vaststelling

Vaststelling per brief Instrument: beleidstoets en financiële toets vaststelling

Rijnstad. Uit de interviews met de betrokken ambtelijk medewerkers blijkt dat een subsidiejaar op 1 juli voorafgaand aan het daadwerkelijke jaar waarvoor subsidie wordt aangevraagd start met het opstellen van een financieel kader. De gemeente maakt dan voor Rijnstad per onderwerp een overzicht van kosten die de gemeente denkt uit te geven. Dat financiële kader verstrekt de gemeente aan Rijnstad met de vraag of zij op basis hiervan een aanvraag willen doen. De aanvraag van Rijnstad toetst de gemeente aan dit financiële kader. Dit naast een beleidsinhoudelijke toetsing. Naast een financieel kader stelt de gemeente ook in inhoudelijke uitvraag op. Uit de interviews blijkt dat de gemeentelijke beleidskaders die de gemeente hiervoor gebruikt niet altijd duidelijk genoeg zijn. De gemeente heeft daarom in januari 2025 nieuw welzijnsbeleid vastgesteld. Een van de doelen daarin is het opzetten van een monitoringssystematiek voor welzijnsactiviteiten. Uit de interviews blijkt dat het zoeken is naar de mate van detaillering van de inhoudelijke opdracht aan Rijnstad. Des te gedetailleerder de inhoudelijke uitvraag des te meer de gemeente richting inkoop en opdrachtverstrekking gaat in plaats van subsidiëring. De gemeente benoemt doelen en effecten waaraan de subsidie moet bijdragen in de uitvraag.

De prestatieafspraken gaan voornamelijk over te realiseren activiteiten en de verantwoording ook. De gemeente streeft naar sturing op effecten en doelbereik. Het lukt de gemeente niet goed genoeg om uit de verantwoording van Rijnstad patronen te herkennen die aanknopingspunten bieden voor de mate waarin doelen en effecten zijn bereikt. De gemeente kan de eigen afdeling Onderzoek en Statistiek inzetten voor effectmetingen en monitoring van begrotingssubsidies. Voor deze afdeling is dat een uitdagend proces omdat gemeentelijke doelstellingen vaak abstract zijn. De ambitie is om voor elk programma een beleidsmonitor op te stellen, zoals dat nu al gebeurt voor de Wmo, Jeugdwet en Participatiewet. Dat kan omdat daarvoor binnen de gemeente datastromen beschikbaar zijn. Maar voor de activiteiten van Rijnstad (en ook bijvoorbeeld het Sportbedrijf) zijn deze datastromen niet structureel aanwezig en ook zeer divers van aard. De gemeente streeft ernaar om de financiële en beleidsinhoudelijke toets steeds verder te ontwikkelen op doel- en effectbereik, maar daarin zijn nog veel hobbels te nemen. De gemeente constateert dat een structurele leer- en verbetercyclus moet gaan ontstaan in samenwerking met Rijnstad. Mogelijk kan dat door op wijkniveau trendgegevens op outcomeniveau te verzamelen en daarover steeds het gesprek te hebben met Rijnstad.

Een evaluatie of met een andere verdeling van subsidies of met andere uitvoerders wellicht doelmatiger en doeltreffender resultaten behaald kunnen worden vindt nog niet plaats. Wel is een start gemaakt om de verschillende organisaties die jongerenwerk aanbieder op dezelfde wijze te laten verantwoorden. Sportbedrijf. Uit de interviews met de betrokken ambtelijk medewerkers blijkt dat de gemeente in de afgelopen jaren steeds meer met specifieke opdrachten en speerpunten werkt richting het Sportbedrijf. Dat is wel samen 13

met het Sportbedrijf ontwikkeld. Het grootste deel van de subsidie gaat naar accommodaties en het tekort op het beheer en onderhoud daarvan. Met de verzelfstandiging van het Sportbedrijf is afgewogen of subsidie of bijvoorbeeld een dienstverleningsovereenkomst het best passend zou zijn om te kunnen sturen op doelbereik. Er is niet gekozen voor een dienstverleningsovereenkomst omdat dit ook veel extra werk met zich meebrengt op het gebied van kwaliteit en controle. Een subsidie heeft bijvoorbeeld als voordeel dat als er middelen overblijven deze ook teruggevorderd kunnen worden, wat in de praktijk ook gebeurt. Het Sportbedrijf draagt aan verschillende doelen en beleidskaders bij, zoals het Sportbeleid, maar ook het Accommodatiebeleid. En veel van de meerwerkopdrachten dragen ook bij aan andere beleidsterreinen zoals de integratie van vluchtelingen of het vergroten van de leefbaarheid in een buurt. Het vertalen van brede doelen, zoals een afname van overgewicht, is voor de gemeente lastig te vertalen in concrete inzet vanuit het Sportbedrijf. Daarom kiest de gemeente met het Sportbedrijf ervoor om activiteiten en speerpunten op te knippen in kleinere onderdelen. Bijvoorbeeld het stimuleren van beweging van kinderen op basisscholen, dat is makkelijker te sturen en te monitoren. Hierbij is de verwachting dat deze kleinere activiteiten bijdragen aan het bredere beleidsdoel.

Bij bepaalde activiteiten van het Sportbedrijf is het mogelijk om de effecten ervan te meten op deelnemersniveau. Bijvoorbeeld waar het gaat om leefstijl, voldoen aan de beweegnorm of overgewicht. Gedurende het jaar kijkt de gemeente in samenwerking met het Sportbedrijf wat nodig is en wordt waar nodig bijgestuurd op de richting en invulling van activiteiten. Musis & Stadstheater Arnhem. Uit de interviews met de betrokken ambtelijk medewerkers blijkt dat de gemeente, zoals eerder al beschreven, niet werkt met een uitvraag of opdracht richting Musis & Stadstheater. De belangrijkste verklaringen zijn dat dit historisch gegroeid is en de aanvraag van Musis & Stadstheater opgebouwd is langs de vier criteria van het cultuurbeleid van de gemeente. Daarmee is in de aanvraag een vrij directe verbinding gelegd met het beleid en de doelen van de gemeente. Voor een culturele instelling geldt daarnaast dat deze ook een basisfunctie in de stad vervult. Een functie die de gemeente in stand wil houden. Daarom is een meerjarige relatie en subsidieverstrekking het meest passend volgens de gemeente. De subsidie die de gemeente verstrekt is vooral een bijdrage aan activiteiten van Musis & Stadstheater die in de vrije markt niet ondernomen kunnen worden.

Dat biedt ruimte aan de gemeente om eisen te stellen, maar als die schuren met de eigen inkomsten van Musis & Stadstheater dan is daarover wel een gesprek nodig. Bijvoorbeeld omdat bepaalde activiteiten nu eenmaal financieel meer opleveren dan andere. De gemeente vindt dat er een balans moet zijn tussen enerzijds artistieke activiteiten (die in de regel meer geld kosten dan ze opleveren) en de meer ondernemende en commerciële activiteiten (die in de regel meer geld opleveren dan ze kosten). De gemeente overweegt om in de toekomst de subsidieaanvragen van basisvoorzieningen en meerjarenvoorzieningen op het vlak van cultuur te laten toetsen door een externe adviescommissie (kunstraad). Dit gebeurt in andere gemeenten ook omdat het goed kan zijn om met een externe blik naar de gehele culturele infrastructuur te kijken. Het huidige cultuurbeleid is volgens de geïnterviewden onvoldoende concreet uitgewerkt. In het beleid zijn weinig effecten beschreven die de gemeente wil bereiken. Daarom is de ambitie om in het nieuwe beleid met streefwaarden te gaan werken. Alleen dat is niet altijd makkelijk. De sturing op Musis & Stadstheater is daarom nu vooral op output, bijvoorbeeld het aantal bezoekers. Ook voert Musis & Stadstheater zelf ervarings- en klantonderzoeken uit.

Sprake is van een doorlopend proces van monitoring aan de hand van de verantwoordingsmomenten die met Musis & Stadstheater zijn afgesproken, maar daarin is nog geen expliciete aandacht voor evaluatie op doelbereik en effecten. Subsidieregelingen. Nagegaan is of prestatieafspraken die de gemeente Arnhem maakt, zijn gekoppeld aan beleidsdoelen. Hiertoe zijn beschikbaar gestelde documenten over de aanvraag, de toekenning, de verantwoording en de vaststelling van de jaren 2021, 2022 en 2023 geanalyseerd. In onderstaand schema is op hoofdlijnen aangegeven op welke momenten een koppeling tussen beleidsdoelen en de subsidieverstrekking in het proces van aanvraag tot vaststelling op welke manier zichtbaar is. In de bijlage is dit gedetailleerd uitgewerkt. Stap

Burgerkracht

Voortijdig Schoolverlaten

Creatieve Bedrijfsverzamelgebou wen

Aanvraag

In de regeling worden criteria benoemd waar de aanvraag aan moet voldoen.

De aanvraag moet voldoen aan criteria beschreven in artikel 5.

Artikel 5 beschrijft de criteria waar een aanvraag aan moet voldoen. In artikel 4 worden de subsidiabele

In ontvangen aanvragen wordt niet (altijd) specifiek 14

In ontvangen aanvragen is zichtbaar dat deze criteria

naar deze criteria verwezen.

als richtlijn voor de aanvraag worden gebruikt.

activiteiten nader beschreven. Ontvangen aanvragen zijn voornamelijk in de vorm van een plan van aanpak of beschrijving van het initiatief. Voornamelijk beschrijving van activiteit. In mindere mate koppeling met voorgeschreven criteria.

Toekenning

In de beschikking wordt beschreven aan welke criteria de aanvraag voldoet

Toekenning aan de hand van de criteria in artikel 5. In de beschikking wordt beschreven aan welke criteria de aanvraag bijdraagt. Op basis daarvan wordt toegekend of afgewezen.

In beschikking wordt een toelichting gegeven op het besluit. Hierin wordt enkel benoemd dat de beslissing is gebaseerd op de voorwaarden van de regeling. Er wordt geen koppeling gemaakt met gemeenlijke doelen of criteria.

Verantwoording

Verschillende categorieën voor verantwoorden. Het inhoudelijk verslag beschrijft voornamelijk de uitgevoerde activiteiten. Niet tot nauwelijks een koppeling met gemeentelijke doelen.

Verschillende categorieën voor verantwoorden. In ontvangen verantwoordingen is voornamelijk verantwoording over uitgevoerde activiteiten zichtbaar. In mindere mate terugkoppeling naar criteria of gemeentelijke doelen.

In beschikking wordt de manier van verantwoorden beschreven. Onder de € 10.000,- is geen verantwoording nodig. Boven de € 10.000,- is een aanvraag tot vaststelling, een inhoudelijk verslag en een financiële verantwoording verplicht. In het inhoudelijk verslag wordt gevraagd om te verantwoorden op de activiteiten die zijn verricht, niet of deze bijdragen aan gemeentelijke doelen. Uit ontvangen verantwoordingen is niet op te maken aan welk doel of criteria de activiteit voldoet. Dit wordt niet expliciet benoemd.

Vaststelling

15

Geen vaststellingen aangetroffen. Dit komt door de lage toegekende bedragen, waardoor de toekenning gelijk de vaststelling is.

Daar waar vaststellingen zijn aangetroffen is geen koppeling met gemeentelijke doelen of criteria zichtbaar. In ontvangen beleidsmatige

Geen vaststellingen aangetroffen bij de twee onderzochte casussen.

toetsen voor de vaststelling is wel een koppeling naar gemeentelijke doelen zichtbaar. Dit geldt niet voor elke aanvraag. Burgerkracht. Uit interviews met ambtelijk medewerkers blijkt dat de gemeente flexibel omgaat met aanvragen en de situatie per geval bekijkt. Plannen die de sociale samenhang versterken of mensen helpen zelfstandiger te worden, krijgen vaak een positief oordeel. Zo kan een buurtbarbecue in de ene wijk veel bijdragen, terwijl dit elders minder nodig is. Een adviescommissie van bewoners helpt daarom bij de beoordeling en geeft advies op basis van hun kennis van de wijk. De gemeente denkt zoveel mogelijk mee en zoekt naar manieren om plannen te ondersteunen, zelfs als ze niet volledig aan de eisen voldoen. Bij de beoordeling worden geen strikte doelen gehanteerd; het belangrijkste is dat een initiatief een positieve impact heeft op de buurt of samenleving. Door de regels flexibel te houden, blijft het proces eenvoudig en minder bureaucratisch. Hoewel binnen de gemeente op een vaste manier wordt gewerkt, wordt elke aanvraag afzonderlijk beoordeeld om tot een passende beslissing te komen. Voortijdig Schoolverlaten. Uit interviews met ambtelijk medewerkers blijkt dat subsidieaanvragen aan duidelijke beoordelingscriteria moeten voldoen. Als de aanvrager geen school is, moet aantoonbaar worden samengewerkt met een school.