Bijlage 1 - Inkoopbeleid 2025-2030
Tekst van het document
Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2025-2030 Bijdragen aan wat de Arnhemmers nodig hebben middels inkoop
Maart 2025
2
PAGINA
Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2025 - 2030
ONDERWERP
Managementsamenvatting
Gemeente Arnhem wordt, middels een gedecentraliseerd inkoopsysteem, geadviseerd door Team Inkoop & Aanbesteden (I&A). Inkoop wordt uitgevoerd door
In dit inkoopbeleid is vastgesteld met welke drempelbedragen Arnhem werkt per type procedure. Daarin zijn de uitgangspunten van de Gids Proportionaliteit1 gehanteerd. Binnen de inkoop en aanbestedingen willen wij zoveel mogelijk de best bij de inkoop passende procedure toepassen. Wanneer het bijvoorbeeld passend is om een opdracht voor te behouden aan een sociale ondernemer, starten wij een dergelijke procedure. Inkopen vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaat- en volmacht regeling van de Gemeente. Bij noodzaak tot afwijken, wordt advies ingewonnen bij Team I&A. Daarna wordt een motivatie opgesteld, welke voorgelegd wordt aan de clustermanager en aansluitend aan de directie, die vervolgens al dan niet akkoord gaat met afwijking van het inkoopbeleid. Uitsluitend wanneer al deze functionarissen (inkoopadviseur Team I&A, clustermanager en directie) een handtekening geplaatst hebben op het daarvoor ontwikkelde afwijkingsmodel, is de afwijking akkoord.
Drempelbedragen (totale opdrachtwaarde / berekend over maximaal 4 jaar) Werken en concessieopdrachten (werken en diensten)
Leveringen en diensten
Sociale en Andere Specifieke diensten
Enkelvoudig onderhands
Tot €150.000,-
Tot €70.000,-
Tot €300.000,-
Meervoudig onderhands
Tussen €150.000,- en €3.000.000,-
Tussen €70.000,- en Europese drempel
Tussen €300.000,- en €750.000,-
Nationaal
Tussen €3.000.000,- en Europese drempel
Europees
Vanaf Europese drempel
Vanaf Europese drempel
Vanaf €750.000,-
1 De Gids Proportionaliteit is een gezamenlijk initiatief van de Europese Commissie en de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland.
ONDERWERP
In dit inkoopbeleid zijn deze thema’s in hoofdstuk 2 concreter uitgewerkt. Er wordt hierbij aangegeven welke concrete acties er ingezet kunnen worden bij inkopen en aanbestedingen om invulling te geven aan het betreffende thema. De gemeente heeft hierbij het doel om zoveel mogelijk Arnhemse thema’s toe te passen in haar inkopen. Het is echter mogelijk dat een aantal thema’s niet op iedere inkoop/aanbesteding van toepassing is. In dat geval zal intern gemotiveerd worden waarom dit zo is. Daarnaast is het mogelijk dat thema’s niet aanvullend aan elkaar zijn. Het is bijvoorbeeld mogelijk dat door het toepassen van het ene thema, het andere thema niet optimaal benut kan worden. In dat geval zal er een afweging gemaakt moeten worden door de projectleider binnen het inkoop-/aanbestedingstraject. Deze afweging wordt gemaakt op basis van te maken impact binnen de inkoop in de thema’s. Ook de zichtbaarheid van thema’s wordt hierin meegenomen.
Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2025 - 2030
•
Lokaal Social return Diversiteit & Inclusie Mensenrechten Duurzaamheid (bestaande uit circulair, energie en groen) Dierenwelzijn
PAGINA
• • • • •
het ambtelijke apparaat, onder verantwoordelijkheid van de portefeuillehouder Inkoop. Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor de uitvoering van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid. Wij zullen ons inspannen om in 2025 het Manifest Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen te ondertekenen. Om dit te bereiken moet de gemeente een actieplan opstellen, waarin zij aangeeft wat haar ambities zijn op het gebied van de Arnhemse speerpunten, welke doelen zij hierin stelt, hoe zij dit borgt binnen haar organisatie en opdrachtnemers en daarbij jaarlijks wil ontwikkelen. In ieder geval tot en met 2026 wordt op deze thema’s contractmanagement gevoerd door een speciaal hiervoor aangestelde medewerker. Daarna wordt bekeken op welke manier hier een vervolg aan gegeven wordt.
3
Doel van dit inkoopbeleid is om invulling te geven op het gebied van inkoop en aanbesteden aan de speerpunten om tot een toekomstbestendig Arnhem te komen. Met jaarlijkse inkopen ter waarde van ongeveer 250 miljoen, kan Arnhem een significante bijdrage leveren op de voor haar belangrijke speerpunten, te weten:
5
2. Afwegingskader Arnhemse thema’s binnen inkopen en aanbestedingen
7
1.1 Arnhemse speerpunten 1.2 Inkopen voor 250 miljoen per jaar
2.1 Toepassen van de thema’s 2.1.1 Niveaus 2.1.2 Afwegingen
2.2 Lokaal 2.3 Social Return 2.4 Diversiteit & inclusie 2.5 Internationaal Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen beleid/ Mensenrechten 2.6 Duurzaamheid 2.7 Dierenwelzijn
6 6
8 9 9
10 10 11 12 13 15
3. Praktische organisatie van inkoop
16
3.1.1 Inkooppakketten 3.1.2 Verantwoordelijken
18 18
3.1 Inkoop in Arnhem
3.2 Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeverschap en Inkopen 3.3 Contractmanagement
4. Juridische en economische kaders 4.1 Economische kaders
4.1.1 Onafhankelijkheid 4.1.2 Sociale ondernemingen 4.1.3 Samenwerkingsverbanden 4.1.4 Raming en financiële budget 4.1.5 Drempelbedragen 4.1.6 Procedures 4.1.7 Uitzonderingen in aanbesteden 4.1.8 Eerlijke mededinging en commerciële belangen
4.2 Integriteit 4.3 Informatieveiligheid 4.4 Juridische kaders 4.4.1 Juridisch kader 4.4.2 Uniforme documenten 4.4.3 Algemene beginselen bij Inkopen 4.4.4 Grensoverschrijdend belang 4.4.5 Mandaat en volmacht 4.4.6 Afwijkingsbevoegdheid 4.4.7 Klachtenregeling
Bijlage 1: Voorbeeld Ambitieweb
17
18 19
20
21 22 22 22 22 22 23 23 24
24 24 24 24 25 25 25 25 25 25
26
ONDERWERP
1. Inleiding
Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2025 - 2030
2
PAGINA
Managementsamenvatting
4
Inhoudsopgave
5
PAGINA
Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2025 - 2030
ONDERWERP
1. Inleiding
Social Return
Mensenrechten
1.2 Inkopen voor 250 miljoen per jaar Gemeente Arnhem koopt jaarlijks voor ongeveer 250 miljoen in. Door ons inkoopvolume in te zetten op de thema’s die voor Arnhem belangrijk zijn, geven wij onze stad richting en ondernemers de kans om door te ontwikkelen op voor de maatschappij en ons belangrijke gebieden.
Diversiteit en inclusie
Duurzaamheid
Dierenwelzijn
ONDERWERP
Lokaal
Gemeente Arnhem is als aanbestedende dienst onder andere gebonden aan de Aanbestedingswet die binnen Nederland geldig is. Dat betekent dat zij zich aan bepaalde procedures moet houden, welke verder toegelicht worden in hoofdstuk 4 van dit inkoopbeleid.
Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2025 - 2030
Met dit inkoopbeleid geven wij ook invulling aan de kaders van het landelijk inkoopbeleid van de Rijksoverheid.
De wijze waarop inkoop binnen de gemeente georganiseerd is, wordt in hoofdstuk 3 nader toegelicht.
PAGINA
Doel van dit inkoopbeleid is om invulling te geven aan de Arnhemse speerpunten op het gebied van inkoop en aanbesteden om tot een toekomstbestendig Arnhem te komen. Wij willen een stad waarin er veel meer goede en betaalbare woningen voor alle Arnhemmers zijn. Waarin een schone lucht, gezonde bodem en goede waterkwaliteit maken dat mens en dier in een prettige leefomgeving wonen. Arnhem wordt groener en aantrekkelijker voor mens en dier. We behouden en versterken de natuur. Elke Arnhemmer krijgt volop kansen om zijn, haar of hun ambities waar te maken. We bieden perspectief op een kansrijke toekomst en investeren in een sterke en circulaire economie om de bestaanszekerheid van onze inwoners te waarborgen. Voor iedereen in Arnhem is het fijn opgroeien in leefbare wijken. Alle belangrijke partijen in een wijk vormen samen een stevig netwerk om jonge Arnhemmers heen en bieden hen perspectief. Arnhem is een levendige, creatieve en kunstzinnige stad.
In hoofdstuk 2 worden de bovenstaande speerpunten in thema’s verder uitgewerkt. Door deze thema’s terug te laten komen bij inkopen en aanbesteden, maken wij het verschil en dragen wij bij aan een toekomstbestendig Arnhem.
6
1.1 Arnhemse speerpunten
7
PAGINA
Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2025 - 2030
ONDERWERP
2. Afwegingskader Arnhemse thema’s binnen inkopen en aanbestedingen
Bij Europese aanbestedingen (en meervoudig onderhandse aanbestedingen via Team I&A) wordt de projectgroep (onder leiding van de projectleider) begeleid door Team I&A. In de adviesgesprekken die er zijn, wordt tevens aandacht gevraagd voor deze thema’s. Ook hier dient de projectgroep na te denken over de invulling van de thema’s (en een keuze te maken in niveaus). Hiervoor is ruimte opgenomen in de aanbestedingsdocumenten. Team I&A kijkt of er nagedacht is over de invulling van de thema’s. Zij beoordeelt niet of dit inhoudelijk goed is. Wel kan zij de projectgroep doorverwijzen naar de functionaris die op een bepaald thema expert is. We vinden het vooral voor grote aanbestedingen van belang dat de afweging wordt gemaakt, omdat deze aanbestedingen ook grotere impact kunnen hebben.
In dit beleid wordt op hoofdlijnen een richting gegeven aan hoe de thema’s een rol krijgen binnen inkopen en aanbestedingen:
1 Primaire focus ligt daarbij, per thema op de volgende doelen: Lokaal
1, 8, 10, 17
Social Return
1, 3, 8, 10
Diversiteit & Inclusie
3, 5, 10
Mensenrechten
1, 8
Duurzaamheid
7, 11, 13
Dierenwelzijn
12, 14, 15
ONDERWERP
Wij willen steeds meer impact maken en hier stappen in zetten. Als inkopende overheid kunnen we, naast dat we een voorbeeldrol hebben, ook echt impact maken op de Arnhemse beleidsdoelen. In dit inkoopbeleid wordt een aantal thema’s centraal gesteld. Het doel binnen dit inkoopbeleid is om een beweging in gang te zetten en een richting mee te geven, waarbij we de Arnhemse thema’s steeds meer een plek geven binnen onze inkopen. De gemeente heeft het doel om zoveel mogelijk thema’s toe te passen in haar inkopen. Het is echter mogelijk dat een aantal thema’s niet op iedere inkoop/aanbesteding van toepassing is. Primair zal de projectleider dit primair motiveren. Wanneer hij/zij hier aanleiding toe ziet, zal dit geëscaleerd worden in de hiërarchische ladder. Het is raadzaam om, bij impactvolle trajecten, hiervoor in overleg te treden met de budgethouder en/of College en Raad. Vanuit het MTA wordt gestimuleerd om de juiste afwegingen te maken in het toepassen van de Arnhemse thema’s. Hierover kan periodiek gesprek plaatsvinden met de projectleiders.
Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2025 - 2030
2.1 Toepassen van de thema’s
Bij meervoudig onderhandse aanbestedingen dient de projectgroep (onder leiding van de projectleider) goed na te denken over welke thema’s primair impact hebben binnen de aanbesteding en welke thema’s hierin in mindere mate invloed hebben. Hiervoor kan de MVI criteriatool (MVI-criteriatool) gebruikt worden. Ieder thema kan op meerdere niveaus toegepast worden (niveau 1 tot en met 3). Voor het bepalen van deze niveaus kan het Ambitieweb of de Waardenpropositie gebruikt worden (zie paragraaf 2.1.1). De uitwerking hiervan wordt opgenomen in het aanbestedingsdocument, welke voor eenvoudige meervoudig onderhandse aanbestedingen op de intranetpagina Inkoop & Aanbesteding beschikbaar is.
PAGINA
Dit inkoopbeleid geeft hier een basis voor. De Sustainable Development Goals (SDG’s) van de Verenigde Naties liggen, naast ons interne beleid op de genoemde thema’s, ook ten grondslag aan de uitwerking van deze thema’s1.
In enkelvoudig onderhandse aanbestedingen geeft de gemeente in de uitvraag mee dat de beoogde opdrachtnemer zoveel mogelijk aansluit op onze thema’s. Hiervoor is een standaard format ontwikkeld dat via de intranetpagina Inkoop en Aanbesteden beschikbaar is.
8
Om invulling te geven aan de Arnhemse speerpunten, is ervoor gekozen binnen inkopen en aanbestedingen nadruk te leggen op de volgende maatschappelijke thema’s: • Lokaal • Social return • Diversiteit & Inclusie • Mensenrechten • Duurzaamheid (bestaande uit circulair, energie en groen) • Dierenwelzijn
Niveau 1
• Geschiktheidseisen • Minimumeisen • Contractbepalingen
Uitsluiten van het tegenwerken van de Arnhemse thema’s.
NIveau 2
• • • •
Geschiktheidseisen Aangescherpte gunningscriteria Aangescherpte minimumeisen Aangescherpte contractbepalingen
Aanmoedigen invulling van de Arnhemse thema’s om significante maatschappelijke toegevoegde waarde toe te passen in inkopen en aanbestedingen en daaruit voortvloeiende overeenkomsten.
NIveau 3
• • • •
Ambitieuze gunningscriteria Functionele en ambitieuze minimumeisen Ambitieuze contractbepalingen Suggesties voor meer impact.
Stimuleren nieuwe oplossingen en innovatie om zo laag mogelijke negatieve belasting of positieve bijdrage te leveren aan de Arnhemse thema’s.
Op de intranetpagina Inkoop en Aanbesteden zijn voorbeelden opgenomen van het toepassen van deze niveaus. Ook kan hiervoor de MVI criteriatool geraadpleegd worden. Daarnaast staan op de intranetpagina Inkoop en Aanbesteden de contactpersonen die dagelijks bezig zijn met de invulling van deze thema’s. Zij denken graag mee in concrete inkopen en aanbestedingen. Daar waar het lastig is om in te zien welke gevolgen bepaalde eisen/wensen hebben op andere thema’s, is het goed om meerdere contactpersonen te vragen om hun kijk hierop. Op deze manier wordt de projectleider ondersteund in het overzien van de impact van de verschillende thema’s op het project. Om tot een goede afweging van de niveaus te komen, kan het Ambitieweb (zie bijlage 1) of de Waardenpropositie (waar gezocht wordt naar toegevoegde waarde) gebruikt worden. Raadzaam is om deze middelen bij grotere inkopen/aanbestedingen in te zetten. Het Ambitieweb is in de basis een eenvoudige aanpak, die de doelen van een organisatie of een project/ contract in één oogopslag inzichtelijk maakt. Daarmee helpt het: • de opgave te structureren; • impact te identificeren; • doelen transparant(er) en meetbaar te maken; • de dialoog te ondersteunen; • focus aan te brengen in het inkoopproces.
De Waardenpropositie onderzoekt op welke thema’s de meeste waarde binnen een opdracht toegevoegd kan worden en gaat in op: • economische waarde: de impact op de gemeente. Denk hierbij aan verhogen van inkomsten of verlagen van kosten; • emotionele waarde: de reactie op een product of dienst;
•
sociale waarde: de toename van objectief meetbare positieve effecten of afname van negatieve effecten. Denk hierbij aan milieueffecten.
2.1.2 Afwegingen Idealiter krijgen al deze thema’s een rol in inkopen en aanbestedingen. De gemeente vindt het daarbij belangrijk dat onze inkopen en aanbestedingen realistische eisen en wensen bevatten, zodat er enerzijds invulling gegeven wordt aan de ambities van de gemeente en anderzijds aan de budgetten die er zijn. Wanneer het zo is dat een aantal thema’s niet op een inkoop/aanbesteding van toepassing is, zal intern gemotiveerd worden waarom dit zo is. Het is raadzaam om, bij impactvolle trajecten, hiervoor in overleg te treden met de budgethouder en/of College en Raad. Daarnaast is het mogelijk dat thema’s niet aanvullend aan elkaar zijn. Het is bijvoorbeeld mogelijk dat door het toepassen van het ene thema, het andere thema niet optimaal benut kan worden. In dat geval wordt hierin primair door de projectleider een afweging gemaakt. Deze afweging wordt gemaakt op basis van te maken impact binnen de inkoop in de thema’s. Ook de zichtbaarheid van thema’s wordt hierin meegenomen. Wanneer de projectleider hier aanleiding voor ziet (bijvoorbeeld vanwege politieke belangen of budgettaire redenen), wordt in de besluitvorming over het invullen van deze thema’s de hiërarchische managementlijn aangehouden. Dit kan ook betekenen dat er vanuit College en/of Raad input gevraagd moet worden.
Er zal gedurende de jaren gemonitord worden door de strategisch adviseur inkoop en aanbesteden welke dilemma’s er zijn, welke keuzes er gemaakt worden in het toepassen van de thema’s, waar mogelijkheden gezien worden binnen inkopen/aanbestedingen en waar vaker een blokkade wordt ervaren. Op basis hiervan zal worden bijgestuurd en gekeken waar men beter ondersteund/gefaciliteerd kan worden. Hiervoor kan het MTA ingezet worden.
ONDERWERP
Doel
Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2025 - 2030
Type criteria
PAGINA
Ambitieniveau (te bepalen per thema)
9
2.1.1 Niveaus Ieder thema is op drie niveaus in te vullen en linkt aan de niveaus die toegepast worden bij het Ambitieweb.
Concrete acties bij inkopen en aanbesteden Gemeente Arnhem zorgt voor vindbaarheid. Dat houdt in dat er een ondernemersregister is, waarin lokale ondernemers die geïnteresseerd zijn in opdrachten bij Arnhem zich kunnen registreren2. Daarbij wordt duidelijk aangegeven aan ondernemers wat de mogelijkheden en onmogelijkheden zijn bij registratie. Gemeente Arnhem wil het beoogde resultaat bevorderen door het volgende uit te vragen in aanbestedingen en inkopen: •
•
Bij enkelvoudig onderhandse en meervoudig onderhandse aanbestedingen worden, waar mogelijk, lokale ondernemers uitgenodigd voor het uitbrengen van een offerte. Bij meervoudig onderhandse aanbestedingen is, waar mogelijk, minimaal één derde van de uit te nodigen partijen een lokale ondernemer. Daar waar dit passend is, gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van de administratieve lasten en het voorkomen
2.3 Social Return Gemeente Arnhem verstaat onder Social Return on Investment (SROI): het creëren van duurzame werkgelegenheid voor mensen die niet makkelijk aan (regulier) werk komen en/of behoefte hebben aan begeleiding bij hun werk. Visie Gemeente Arnhem wil arbeidsparticipatie en werkgelegenheid voor mensen die niet makkelijk aan (regulier) werk komen en/of behoefte hebben aan begeleiding bij hun werk. We geven maximaal uitvoering aan onze verplichting om Arnhemmers zo goed mogelijk te begeleiden naar werk bijvoorbeeld via opleidingen of beschut werk. Voor Arnhemmers die nu nog (langdurig) niet aan werk komen, zetten we alles op alles om hen – zoveel mogelijk op maat – weer perspectief te bieden. Nieuwe Arnhemmers moeten direct kunnen starten met het leren van de taal en het doen van (vrijwilligers) werk of een opleiding. Door de druk op de arbeidsmarkt kan Arnhem het talent, de kennis en ervaring van deze nieuwe Arnhemmers goed gebruiken. Beoogd resultaat Gemeente Arnhem werkt met het bouwblokken-model om de visie concreet te maken. Middels dit inkoopbeleid wil de gemeente het volgende realiseren: •
•
Meer werkplekken voor mensen die niet makkelijk aan (regulier) werk komen en/of behoefte hebben aan begeleiding bij hun werk. (Participatiewet, WW, WAJONG, WAO/WIA, WSW, Beschut Werk en Niet-uitkeringsgerechtigde) - Aantal dienstverbanden (vast en tijdelijk) gerealiseerd middels SROI Meer ontwikkelingsmogelijkheden voor mensen die niet makkelijk aan (regulier) werk komen en/of
2 Registratie in dit register betekent niet automatisch dat een ondernemer in aanmerking komt voor een opdracht bij de gemeente. Gemeente Arnhem heeft voor een aantal opdrachten raamovereenkomsten met leveranciers. Deze prevaleren te allen tijde boven inschrijvingen in het ondernemersregister. Het doel van het ondernemersregister is dat ondernemers zichzelf kenbaar kunnen maken binnen de gemeente, waarna inkopende afdelingen van de gemeente, bij onderhandse inkopen en/of aanbestedingen, een offerte op kunnen vragen bij één of meer van deze ondernemers.
ONDERWERP
Beoogd resultaat: Binnen de inkopen en aanbestedingen die gemeente Arnhem uitvoert, worden kansen geboden aan zowel de Arnhemse ondernemers als inwoners. Daar waar mogelijk worden lokale ondernemers dan ook betrokken bij een inkoop- en/of aanbestedingsuitvraag.
•
Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2025 - 2030
Visie Ondernemerschap, met name in het midden- en klein bedrijf, is belangrijk voor onze stad. Arnhemse bedrijven zorgen voor werkgelegenheid en innovatie. We bieden een goed ondernemersklimaat. Ondernemers die bijdragen aan een eerlijke en circulaire economie zijn belangrijke partners van de gemeente.
•
van het hanteren van onnodig zware geschiktheidseisen en gunningscriteria. Er worden, waar van toepassing, eisen opgenomen in het Programma van Eisen m.b.t. aanbestedingen en inkopen. Op intranetpagina Inkoop & Aanbesteding van de gemeente worden hier voorbeelden van gegeven. Daar waar een aanbesteding en/of inkoop hier geschikt voor is, worden er gunningscriteria opgenomen gelieerd aan dit thema. Op intranetpagina Inkoop & Aanbesteding van de gemeente worden hier voorbeelden van gegeven.
PAGINA
Gemeente Arnhem vindt het belangrijk om verbinding te maken met inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties. Daarom koopt zij zoveel mogelijk lokaal in. Dat houdt in: daar waar dit mogelijk is, koopt de gemeente in bij Arnhemse ondernemers. Wanneer dit niet kan vanuit wettelijke beperkingen/niet wenselijk is om moverende redenen, oriënteert zij zich op de dichtstbijzijnde passende mogelijkheid. Dit leidt tot inkopen zo dicht mogelijk bij onze gemeente.
10
2.2 Lokaal
•
•
•
•
Gemeente Arnhem heeft vastgesteld SROI beleid. Hierin is opgenomen dat Social Return te allen tijde uitgevraagd wordt in aanbestedingen, tenzij er zwaarwegende redenen zijn om dit niet te doen. Er worden, waar van toepassing, eisen opgenomen in het Programma van Eisen m.b.t. aanbestedingen en inkopen. In basis wordt in iedere meervoudig onderhandse, nationale of Europese aanbesteding een minimumpercentage van 5% SROI inzet opgenomen. Het is mogelijk hiervan af te wijken op basis van advies van het steunpunt SROI. De gemeente Arnhem werkt op basis van het bouwblokken-model Oost-Nederland. Hiervoor is het convenant Social Return OostNederland ondertekend. Gemeente Arnhem heeft een samenwerking met naburige gemeenten in de arbeidsmarktregio omtrent Social Return. Hiervoor is in gezamenlijkheid het Steunpunt Social Return opgericht bij de MGR Sociaal Domein. Het Steunpunt ondersteunt de opdrachtnemer bij de invulling van de SROIverplichting. Een SROI-verplichting kan ingevuld worden door plaatsingen, sociale inkoop of andere activiteiten die een positieve sociale impact te maken. Waar mogelijk en van toegevoegde waarde, zal een aanbesteding gepubliceerd worden onder artikel 2.82 of 2.82a Aanbestedingswet, te weten voorbehouden aan sociaal werkvoorzieningsschap resp. sociale ondernemingen.
Hierbij wordt door het Steunpunt Social Return actief gewezen op de mogelijkheden om in te kopen bij lokale sociale ondernemers.
2.4 Diversiteit & inclusie Voor de gemeente Arnhem betekent inclusie dat iedereen zelfstandig én volledig kan meedoen aan het leven, wie je ook bent en waar je vandaan komt. Diversiteit is de variatie van mensen die samen onze samenleving vormen. Het gaat om alle unieke zichtbare en onzichtbare verschillen in bijvoorbeeld culturen, achtergronden, overtuigingen, geslachten, leeftijden, hoe we ons identificeren, van wie we houden en of we leven met een beperking of chronische ziekte. Dit mag geen verschil maken in hoe we elkaar behandelen. Hierbij hebben wij in ons programma extra aandacht voor mensen met een herkomstland buiten Nederland, uit de LHBTIQ+ gemeenschap en/of met een beperking. Ambitie Arnhem is een inclusieve stad. Een stad waar iedereen zich gezien, gehoord, gewaardeerd en veilig voelt. Een stad waar iedereen gelijkwaardig is en ook zo behandeld wordt. Een stad waar iedereen dezelfde kansen heeft. Beoogd resultaat Werken aan deze visie vraagt iets van ons allemaal, de gemeente, haar inwoners en de vele organisaties die
ONDERWERP
Concrete acties bij inkopen en aanbesteden Gemeente Arnhem wil dit beoogde resultaat bevorderen door het volgende uit te vragen in aanbestedingen en inkopen:
Gerealiseerd project: In 2023 zijn er vanuit opdrachten met een SROIverplichting van gemeenten in de regio MiddenGelderland 279 plaatsingen voor inwoners gerealiseerd. Een plaatsing kan een werkplek, werkervaringsplek of stageplek betekenen voor bijvoorbeeld een inwoner met een uitkering of een leerling vanuit het voortgezet speciaal onderwijs of praktijkonderwijs. Daarnaast kan een SROIverplichting ook worden ingevuld door inkoop bij een sociale onderneming of door maatschappelijk verantwoord ondernemen. In 2021 hebben de gemeenten bij de aanbesteding van de inburgering ook een SROI verplichting opgenomen. Stijn is via een SROI-verplichting stage gaan lopen bij het FABLAB van de HAN University of Applied Sciences, heeft hij inmiddels een baan bij FABLAB en helpt hij studenten met veel plezier bij hun 3D printing projecten. Zie ook: artikel in het Magazine WERK ZE.
Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2025 - 2030
•
Daar waar een aanbesteding en/of inkoop hier geschikt voor is, worden er gunningscriteria opgenomen gelieerd aan dit thema. Op intranetpagina Inkoop & Aanbesteding van de gemeente worden hier voorbeelden van gegeven.
PAGINA
•
•
11
behoefte hebben aan begeleiding bij hun werk. - Aantal werkervaringsplekken - Aantal BBL plekken - Aantal (snuffel)stages Een toename van sociale inkoop - Aantal keer SROI opdracht ingevuld middels sociale inkoop (artikel 2.82 of 2.82a Aanbestedingswet). Hiervoor kan het platform Imact Oost geraadpleegd worden. Maatschappelijk verantwoorde activiteiten die aansluiten op de behoefte van de stad. - Aantal keer SROI opdracht ingevuld middels MVO activiteiten
1.
2.
3.
4.
Geïntegreerd MVO beleid - Het bedrijf heeft een beschreven visie en (I)MVO bedrijfsbeleid, dat is vertaald naar concrete doelen en programma’s. Risico’s analyseren - Het bedrijf heeft inzicht in de productieketen en de risico’s op mens en milieu in de gehele productieketen in kaart gebracht. Inclusief oorzaken van de risico’s en prioritering. Maatregelen nemen - Welke concrete maatregelen neemt het bedrijf om de risico’s in de keten aan te pakken? (Voorkomen, verminderen, aanpakken of herstellen) Kan het bedrijf elders nog invloed uitoefenen. Maatregelen monitoren - Het bedrijf houdt bij wat het effect is van de maatregelen en hoe ze bijdragen aan verbetering. Zo niet, dan stuurt het bedrijf bij.
3 Hieronder vallen Bedrijfskleding, Consumptieve dienstverlening: Catering en Grondstoffenmanagement en afvalzorg, Energie, Werkplekomgeving, Laboratorium, ICT-werkomgeving, Datacenters, Connectiviteit: Dataverbindingen en 4G en 5G dataverbindingen.
ONDERWERP
•
Er worden, waar van toepassing, eisen opgenomen in het Programma van Eisen m.b.t. aanbestedingen en inkopen. Op intranetpagina Inkoop & Aanbesteding van de gemeente worden hier voorbeelden van gegeven. - Bij alle meervoudig onderhandse en Europese aanbestedingen wordt er opgenomen dat Opdrachtnemer zich zo goed mogelijk inspant om bij te dragen aan een inclusieve en diverse samenleving in zijn algemeenheid, en daarbij specifiek gemeente Arnhem. - Bij diensten worden opgenomen dat bij werving en selectie voor de uitvoering van deze opdracht de Opdrachtnemer zich maximaal inspant om een diverse en inclusieve afspiegeling van de maatschappij in te zetten binnen de opdracht. Denk hierbij aan een gelaagdheid in het personeelsbestand op bijvoorbeeld leeftijd, beperking, afkomst, gender, et cetera. Daar waar een aanbesteding en/of inkoop hier geschikt voor is, worden er gunningscriteria opgenomen gelieerd aan dit thema. Op intranetpagina Inkoop & Aanbesteding van de gemeente worden hier voorbeelden van gegeven. Dit kan met name gedaan worden bij aanbestedingen in Diensten.
Concrete acties bij inkopen en aanbesteden • Om hier vorm aan te geven, hanteert de gemeente de internationale sociale voorwaarden (ISV) in haar Europese aanbestedingen als bijzondere uitvoeringsvoorwaarden. De ISV richten zich op het voorkomen en aanpakken van misstanden op het gebied van arbeidsomstandigheden, mensenrechten en milieu in de toeleveringsketen. Ook onder de Europese aanbestedingsdrempelwaarden worden de internationale sociale voorwaarden, indien van toepassing, toegepast. • Daarnaast stelt de gemeente eisen aan due dilligence (maatschappelijk verantwoord ondernemen in de gehele keten) voor partners die geselecteerd worden vanuit grote Europese aanbestedingen en vanuit inkooppakketten die een verhoogd risico met zich meebrengen3. Hiertoe dienen partners – passend bij de opdracht – de volgende stappen te doorlopen:
Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2025 - 2030
•
Visie Als gemeentelijke overheid in Nederland houdt gemeente Arnhem zich aan de verplichting die zij heeft vanuit de UN Guiding Principles on Business & Human Rights (GuidingPrinciplesBusinessHR_EN.pdf (ohchr. org)).
PAGINA
Concrete acties bij inkopen en aanbesteden Gemeente Arnhem wil dit beoogde resultaat bevorderen door het volgende uit te vragen in aanbestedingen en inkopen:
2.5 Internationaal Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen beleid/ Mensenrechten
12
actief zijn in Arnhem. We vinden het daarom belangrijk dat ook partners met wie we samenwerken zich inzetten voor een inclusieve en diverse organisatie en dienstverlening. Gemeente Arnhem werkt aan het uitvoeringsplan Inclusieve en Diverse gemeentelijke organisatie, met inspanningen om de gemeentelijke organisatie inclusiever en diverser te maken. Wij dragen het belang van werken aan het bevorderen van diversiteit en inclusie uit naar samenwerkingspartners. Met dit inkoopbeleid willen we organisaties, bij wie wij als gemeente inkopen, stimuleren en aanzetten om een vergelijkbare ambitie te hebben op diversiteit en inclusie als wijzelf en zich hiervoor inzetten. Zowel binnen hun eigen organisatie als bij de levering van hun diensten of goederen.
Onder duurzaamheid vallen in dit geval de thema’s circulair, energie en groen. Visie Arnhem heeft focus op onderstaande met betrekking tot duurzaamheid: •
•
We richten ons op de transitie naar een circulaire economie. Een circulaire economie is gericht op het creëren van maatschappelijke waarde met duurzaam grondstoffengebruik, met als doel zo min mogelijk grondstofgebruik en de minste schade voor het milieu. Dat doen we door het verminderen van het totale gebruik, het langer in de keten houden van grondstoffen en – indien nodig – het gebruik van hernieuwbare grondstoffen. We willen naar energieneutraliteit, dat betekent dat we volledig voorzien in eigen energiebehoefte door eigen opwek van duurzame energie.
Beoogd resultaat Een klimaatneutraal en duurzaam Arnhem. Dat is waar we naartoe willen. Wij verwachten dit te bereiken door: • We zijn circulair in alles wat we doen. Dat betekent dat in alles waarbij dit relevant is (er gebeurt iets met materialen of producten) we circulareit meewegen. Met als doel een volledig circulaire economie in 2050. In 2030 zijn we op de helft. • Meer biodiversiteit na te streven, voldoende groen in de stad, bergen van water, zorgen voor voldoende schaduw met andere middelen dan allen groen, et cetera. Hiermee wil Arnhem klimaatadaptief zijn. De stad moet klaar zijn voor de toekomst. • We willen naar een klimaat- en energieneutrale stad en organisatie. Voor de eigen organisatie hebben we daarvoor als tussendoel gesteld om in 2030 onze CO2-footprint met 85% te verlagen ten opzichte van 2018. Dit doen wij bijvoorbeeld door schone en minder logistieke bewegingen in de stad, emissieloos doelgroepenvervoer, 70% reductie aardgasgebruik door renovaties in 2030, 35% reductie stadswarmte door renovaties en verduurzaming energiebron stadswarmte en elektrificeren van het eigen wagenpark van gemeente Arnhem, Sportbedrijf én Scalabor.
ONDERWERP
2.6 Duurzaamheid
•
We willen naar een klimaatneutrale organisatie, dat betekent CO2 uitstoot waarbij additionele regionale opwek van duurzame energie wel meetelt voor de doelstelling en compensatie van CO2 niet meetelt. We vergroenen om de leefbaarheid van de groeiende en verdichtende stad te verbeteren door meer en beter groen aan te leggen. Meer en beter groen waar mensen, dieren en planten baat bij hebben (biodiversiteit) en waardoor de stad zich kan aanpassen op een veranderend klimaat (klimaatadaptief).
Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2025 - 2030
Partners leveren hiertoe met vaste frequentie een rapportage aan bij degene die de rol van contractmanager heeft bij de gemeente voor het betreffende contract.
•
PAGINA
6.
Communicatie - Het bedrijf communiceert openbaar over de risico’s en de aanpak daarvan. Ook wat nog niet zo goed gaat, wordt openlijk besproken. Herstelmaatregelen - Gaat er toch iets mis, zorgt het bedrijf voor herstelmaatregelen of werkt het hieraan samen met anderen.
13
5.
R2. Reduce
R3. Hergebruik van een product.
R3. Reuse
Gebruik R4. Repair, refurbish, remanufacturing en repurpose
R5. Recycling
R6. Energie terugwinnen uit materialen.
R4. Reparatie en hergebruik van productonderdelen
R5. Verwerken en hergebruiken van materialen
R6. Recover
Figuur 1: R-ladder Rijksdienst voor Ondernemend Nederland
•
•
•
Bij inkopen stellen we onszelf altijd de vraag: is dit project/product nodig en/of is dit het waard? In onze opdracht of in ons ontwerp richten we ons op het reduceren van het materiaalgebruik. Als we een project toch uitvoeren is ons uitgangspunt een maximale levensduur, het vergroten van het aandeel hergebruikte en gerecyclede materialen, in plaats van nieuwe materialen. Wanneer er tóch nieuwe materialen nodig zijn, zetten we in op hernieuwbare, biobased materialen met weinig milieu-impact. Deze biobased materialen zitten niet in de R-ladder, maar beschouwen we wel als wenselijk als ze bijdragen aan onze circulaire doelen. We ontwerpen en kiezen voor toekomstbestendig: we vergroten de potentie voor hergebruik en kiezen voor flexibiliteit met het oog op een maximale levensduur. We zorgen daarbij ook dat componenten in de toekomst relatief makkelijk kunnen worden gedemonteerd zodat ze opnieuw te gebruiken zijn (losmaakbaarheid). Op het gebied van energie passen we de trias energetica toe. Dit is een drie-stappen strategie om energiebesparende maatregelen te nemen. Deze zijn: minimaliseren van energiegebruik, gebruik van duurzame energie en het efficiënt gebruik van fossiele brandstoffen. Vanuit het aandachtsgebied Groen, brengen wij een beter, meer en diverser groen in de stad, waarbij we uitgaan van de
•
•
•
•
•
3-30-300 regel, focus op biodiversiteit en voorkomen van wateroverlast. Voor voorkomen van wateroverlast betekent dat naast aanbrengen van groen ook aandacht voor infiltratie, bijvoorbeeld door afkoppelen van regenwater. Er worden, waar van toepassing, eisen opgenomen in het Programma van Eisen m.b.t. aanbestedingen en inkopen. Op intranetpagina Inkoop & Aanbesteding van de gemeente worden hier voorbeelden van gegeven. Waar dit van toepassing is, zal er bekeken worden welke procedure de meeste kansen biedt om duurzaamheid tot zijn recht te laten komen in een aanbesteding. Om de milieu impact van een product uit te vragen, kan een milieu-kostenindicator uitgevraagd worden. We kunnen eisen stellen omtrent het aanleveren van kwantitatieve informatie over de CO2 impact van geleverde producten van de leverancier. Daar waar een aanbesteding en/of inkoop hier geschikt voor is, worden er gunningscriteria opgenomen gelieerd aan dit thema. Op intranetpagina Inkoop & Aanbesteding van de gemeente worden hier voorbeelden van gegeven.
ONDERWERP
R2. Producten efficiënter fabriceren of efficiënter maken in gebruik.
Innovatie in - Productontwerp - Technologie - Businessmodel
Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2025 - 2030
R1. Refuse en rethink
PAGINA
R1. Afzien van producten of producten intensiever gebruiken
14
Concrete acties bij inkopen en aanbesteden Gemeente Arnhem wil dit beoogde resultaat bevorderen door het volgende uit te vragen in aanbestedingen en inkopen:
Gemeente Arnhem verstaat hieronder: “Dierenwelzijn is een toestand van fysieke en psychische harmonie van het dier met zichzelf en de omgeving. Het gaat dus om de subjectieve ervaringen van het dier (gevoelens), het biologisch functioneren (gezondheid) en het kunnen uiten van natuurlijk (soort specifiek) gedrag. Bij het vaststellen van dierenwelzijn dienen we zoveel mogelijk uit te gaan van wat van belang is voor de dieren. Welzijn is daarom de kwaliteit van leven zoals het wordt ervaren door de dieren zelf.” Visie Arnhem wil de meest vooruitstrevende gemeente zijn waar het gaat om dierenwelzijn van zowel gehouden als vrij levende dieren. Dieren verdienen ons respect en een waardige behandeling. We moeten ruimte bieden aan de natuur en aan het natuurlijke gedrag van dieren, ook in een stedelijke omgeving. Dieren hebben een intrinsieke waarde en we zetten ons in om hun welzijn te verbeteren. Een goede omgang met dieren is uiteindelijk ook in het belang van mensen. Een gemeente waarin waarden als compassie en rechtvaardigheid leidend zijn én ook voor dieren gelden, is een mooiere en gezondere gemeente. Beoogd resultaat Middels dit inkoopbeleid wil gemeente Arnhem door mensen toegebracht leed aan zowel gehouden en vrij levende dieren beperken en voorkomen. Uitgangspunt hierbij is dat we kiezen voor diervriendelijke alternatieven, tenzij dit echt niet anders mogelijk is.
•
Gerealiseerd project Gemeente Arnhem is aan de slag gegaan met het duurzamer en diervriendelijker maken van het assortiment in de catering in het stadskantoor. Daarbij hebben wij deelgenomen aan Catering van Morgen, onderdeel van Gelderland van Morgen, met als doel om het voedselaanbod in de provincie verder te verduurzamen. Hiervoor is eerst een nulmeting uitgevoerd om in kaart te brengen hoe we ervoor stonden. Op basis hiervan zijn doelen gesteld en adviezen gegeven. Daarna volgde de actieperiode waarin de medewerkers van deze locatie aan de slag gingen met deze adviezen. Na deze actieperiode is de effectmeting uitgevoerd om duidelijk in kaart te brengen welke financiële- en milieuwinst er is behaald door de veranderingen tijdens de actieperiode. Er zijn mooie stappen gezet en prachtige resultaten behaald. Ook is binnen het huidige contract met de cateraar de vergaderservice standaard vegetarisch. Wanneer men vlees/visgerechten wenst, dient dat specifiek aangegeven te worden. Gemiddeld wordt er 45% plantaardig gegeten in het stadhuis en stadskantoor. Bij de nieuwe aanbesteding in 2026 onderzoeken we hoe we veganistisch eten meer als standaard aan kunnen bieden binnen onze catering.
ONDERWERP
2.7 Dierenwelzijn
Er worden, waar van toepassing, eisen opgenomen in het Programma van Eisen m.b.t. aanbestedingen en inkopen. Op intranetpagina Inkoop & Aanbesteding van de gemeente worden hier voorbeelden van gegeven. Bijvoorbeeld: - Dierproefvrij - Geen gebruik van bont - Diervriendelijke invulling geven aan (her) inrichting openbare ruimte - Evenementen bij voorkeur zonder gebruik van dieren - Bij voeding geen producten van bijzonder dierenleed (kreeft/froie gras) of beschermde diersoorten (tonijn) inkopen Daar waar een aanbesteding en/of inkoop hier geschikt voor is, worden er gunningscriteria opgenomen gelieerd aan dit thema. Op intranetpagina Inkoop & Aanbesteding van de gemeente worden hier voorbeelden van gegeven.
Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2025 - 2030
•
PAGINA
Concrete acties bij inkopen en aanbesteden Gemeente Arnhem wil dit beoogde resultaat bevorderen door het volgende uit te vragen in aanbestedingen en inkopen:
15
Gerealiseerd project Gemeente Arnhem onderzoekt in samenwerking met Omlab de werking van een nieuw soort tegel waarbij de kracht van de natuur juist benut wordt. Er is een biologisch afbreekbaar materiaal bedacht, gemaakt van restmaterialen vanuit onder andere rioolzuivering. De tegel helpt aarde op een natuurlijke manier te verstevigen en levert voeding voor de bodem terwijl het vergaat. Hierdoor kan de natuur de functie van de tegel overnemen en de stevigheid van de ondergrond behouden. Middels deze tegel wordt bijgedragen aan de infrastructuur.
16
PAGINA
Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2025 - 2030
ONDERWERP
3. Praktische organisatie van inkoop
3.1 Inkoop in Arnhem Gemeente Arnhem werkt, middels een gedecentraliseerd inkoopsysteem, samen met Team I&A. Binnen het werkveld inkoop en aanbesteden worden de volgende processen uitgevoerd:
•
• • • • • •
Inkopen van opdrachten onder de enkelvoudig onderhandse drempel Inkopen van opdrachten onder de meervoudig onderhandse drempel Inkopen van opdrachten onder de nationale drempel Inkopen van opdrachten onder de Europese drempel Spendanalyse
• •
3.1.1 Inkoopproces
Voorbereiding 1.Verkennen Verken doelen, behoefte en aanbod. Bepaal of, wanneer en wat (gebruikt) te kopen, leasen, delen of huren.
7. Verlengen (Her)gebruik, repareer, recycle en verminder afval. Evalueer en rapporteer.
Verwerving
2. Opstellen uitvraag Werk doelen, strategie, eisen en wensen uit. Consulteer markt.
3. Uitvragen Doorloop inkoopprocedure. Beantwoord vragen (en ga dialoog aan).
6. Uitvoeren Bestel (en) betaal. Monitor productie en logistiek. Manage relatie.
4. Beoordelen Beoordeel, controleer, (onderhandel en) gun contract.
5.Implementeren Sluit juridisch en sociaal contract. Evalueer. Concretiseer. Implementeer.
Verwerkelijking Figuur 2: uitgebreide weergave van de drie v’s en de zeven stappen van het inkoopproces – Prof. dr. ir. Fredo Schotanus
ONDERWERP
•
Er voor iedere inkoopbehoefte met een contractwaarde vanaf €10.000,- excl. BTW een inkoopmelding gedaan in het daarvoor beschikbaar gestelde digitale systeem. Team I&A altijd ondersteunt bij inkopen: - Diensten/leveringen vanaf de Europese drempel - Werken bij meervoudig onderhandse drempel, nationale drempel en Europese drempel Daarnaast is het mogelijk om Team I&A in te schakelen bij de overige inkopen wanneer hier behoefte aan is vanuit de projectleider van een project van de gemeente. Ook kan er voor inkoopadvies, vraagstukken met betrekking tot inkoop, contact opgenomen worden met Team I&A. Team I&A kan ook gevraagd en ongevraagd advies geven aan de gemeente. Contracten die afgesloten worden, worden aangemeld via het daarvoor beschikbaar gestelde digitale systeem.
Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2025 - 2030
•
PAGINA
Om het inkopen op een rechtmatige wijze te doen, hebben we binnen gemeente Arnhem afgesproken dat:
17
Hoe wij inkopen binnen Arnhem vormgeven, wordt in dit hoofdstuk verder uitgewerkt. Daarbij gaan we enerzijds in het op inkoopproces, de samenwerking die wij hebben met Team I&A. Anderzijds zijn hier twee projecten benoemd waarmee wij (verder) aan de slag gaan vanaf ingangsdatum van dit inkoopbeleid, te weten het manifest MVOI en contractmanagement op de Arnhemse thema’s uit hoofdstuk 2 van dit inkoopbeleid.
Stap 6: In deze fase wordt contractbeheer/contractmanagement gevoerd op het betreffende contract. Hierin wordt gemonitord of gemaakte afspraken nagekomen worden. Stap 7: Bedenk of het mogelijk is om bijvoorbeeld langer gebruik te maken van producten die in het contract afgenomen zijn. Is het al nodig om een nieuwe inkoopprocedure te starten of kunnen we nog even vooruit met wat we nog hebben? 3.1.1 Inkooppakketten Gemeente Arnhem werkt met inkooppakketten: 1. Personeelsgerelateerde zaken 2. Kantoorinrichting en benodigdheden, middelen voor bedrijfsvoering en informatie 3. Automatisering en telecommunicatie 4. Flexibele arbeid 5. Advies en onderzoek (niet op basis van detachering) 6. Vervoer, aandrijfsystemen, emballage 7.
Gebouwen en gebouwgerelateerde installaties
8. GWW (aanleg en onderhoud), niet gebouwgerelateerde installaties en openbare ruimten 9. Hulpverlening en openbare orde 10. Sociaal domein
Hiervoor is een ambtelijke werkgroep samengesteld die gezamenlijk, op basis van het gemeentelijke beleid, het actieplan opstelt. De Arnhemse thema’s (zie hoofdstuk 2) worden hierbij als uitgangspunt gebruikt. Het actieplan wordt vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders. Jaarlijks zal dit actieplan geëvalueerd en bijgewerkt worden, teneinde een groeiambitie te blijven behouden. De uitvoering van het actieplan is een belangrijk onderdeel van het manifest MVOI. Hier zal dan ook op gestuurd worden vanuit de gemeente.
ONDERWERP
Stap 3 tot en met 5: De inkoopprocedure wordt gevolgd. Daarbij kan Team I&A ondersteunen. Het is belangrijk om aan het einde van de procedure de gesloten contracten in het daarvoor beschikbaar gestelde systeem te (laten) zetten.
Gemeente Arnhem ondertekent in 2025 het Manifest Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVOI). Dit doet zij omdat zij haar verantwoordelijkheid neemt voor duurzaam en sociaal inkopen. De gemeente wil de uitgaven die zij doet op een maatschappelijk verantwoorde wijze doen en committeert zich dan ook aan de uitgangspunten van dit manifest. Om hier invulling aan te geven, stelt de gemeente een actieplan op, waarin zij aangeeft wat haar ambities zijn op het gebied van maatschappelijke verantwoordelijkheid, welke doelen zij hierin stelt, hoe zij dit borgt binnen haar organisatie en opdrachtnemers en daarbij jaarlijks wil ontwikkelen.
Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2025 - 2030
Stap 2: In deze fase kan een marktconsultatie uitgevoerd worden. In hoeverre zijn onze uitgangspunten realistisch? Waar heeft de markt mogelijkheden om in te spelen op wensen vanuit de gemeente?
3.2 Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeverschap en Inkopen
PAGINA
Stap 1: Belangrijk uitgangspunt hierbij is het toepassen van de R-ladder in de eerste stap: Is het wel nodig om iets in te kopen? Of kunnen we wellicht gebruik maken van een bestaande situatie? Welke uitgangspunten hanteren we?
3.1.2 Verantwoordelijken Inkoop wordt concreet uitgevoerd door het ambtelijke apparaat, onder verantwoordelijkheid van de portefeuillehouder Inkoop. Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor de uitvoering van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid.
18
In figuur 2 wordt het inkoopproces zoals gemeente Arnhem dit wil toepassen in een visual weergegeven.
Biedt MVOI kansen?
MVOI ‘ad hoc’ toegepast
Vergroten toepassing MVOI
MVOI verankeren in beleid
MVOI geborgd en uitgedragen
Figuur 3: stappen in groei binnen actieplan MVOI
3.3 Contractmanagement Contracten worden geregistreerd in het centrale contractbeheersysteem. Vanuit dit systeem wordt contractbeheer gevoerd door Team I&A. Dit houdt in dat zij signaleren wanneer een contract ofwel afloopt ofwel verlengd kan worden vanuit optiejaren. Daarnaast is het wenselijk dat de gemeente zelf contractmanagement voert op de belangrijkste contracten. Hierdoor heeft zij meer inzicht in de nakoming van gemaakte afspraken, ontstaan er meer mogelijkheden om een goede relatie op te bouwen met de contractpartij, waardoor er mogelijk verder ontwikkeld kan worden binnen het contract.
Op de Arnhemse thema’s die in hoofdstuk 2 van dit inkoopbeleid zijn benoemd, wordt in ieder geval tot en met 2026 contractmanagement gevoerd door een speciaal hiervoor aangestelde medewerker. Deze ambtenaar onderzoekt in welke aanbestedingen welke afspraken gemaakt zijn omtrent deze thema’s en controleert of gemaakte afspraken nagekomen worden. Op deze manier willen we de daadwerkelijke toepassing van de voor gemeente Arnhem belangrijke thema’s te borgen. Hierna wordt bekeken op welke manier ondersteuning geboden wordt aan de afdelingen om deze thema’s uit te voeren. Idealiter is het dan ingebed in de organisatie, waardoor er geen extra structurele ondersteuning nodig is.
ONDERWERP
Stap 1 Afweging
Stap 3 Verbreding
Stap 5 Leiderschap
Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2025 - 2030
Stap 2 Pilots
Stap 4 Borging
PAGINA
ording
Bewustw
19
ap
Leidersch
20
PAGINA
Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2025 - 2030
ONDERWERP
4. Juridische en economische kaders
Aanbestedingswet – Inkoopbeleid – Gids Proportionaliteit
Diensten / Leveringen / Werken
Inkoopmelding maken via Topdesk
>10.000
Lokaal Diensten / Leveringen / Werken
1 offerte uitvragen
Diensten / Leveringen
70.000 221.000
Meervoudig onderhandse procedure
3 - 5 offertes uitvragen
Diensten / Leveringen
>221.000
Europese procedure
Via I&A De Connectie
Werken
150.000 3.000.000
Meervoudig onderhandse procedure
Via I&A De Connectie
Werken
3.000.000 5.538.000
Nationale procedure
Via I&A De Connectie
Social Return
Mensenrechten
Diversiteit en inclusie
Werken
>5.538.000
Europese procedure
Via I&A De Connectie
SAS diensten
<300.000
Enkelvoudig onderhandse procedure
1 offerte uitvragen
Duurzaamheid
SAS diensten
300.0000 750.000
Meervoudig onderhandse procedure
3 - 5 offertes uitvragen
SAS diensten
>750.000
Verlicht regime
Via I&A De Connectie
Aanbestedingsreglement Werken – Europese wet- en regelgeving
Dierenwelzijn
Burgerlijk Wetboek - Gemeentewet
<70.000
Enkelvoudig onderhandse procedure
ONDERWERP
Hierbinnen geven wij aan welke drempelbedragen wij hanteren, welke procedures er gevolgd moeten/kunnen worden, op basis waarvan een raming opgesteld moet worden, hoe de mandaten geregeld zijn en hoe om te gaan met wensen tot afwijken van dit beleid.
Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2025 - 2030
Economische kaders Juridische kaders Integriteit Informatieveiligheid
De Gemeente vindt het van belang om de markt te kennen door – indien noodzakelijk – een product- en/ of marktanalyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de Ondernemers die daarop opereren en hoe de markt en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Door een product- en/of marktanalyse kan tevens worden geïnventariseerd welke duurzame en innovatieve oplossingen door de markt kunnen worden geboden. Een marktconsultatie met Ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse.
PAGINA
• • • •
4.1 Economische kaders
21
Binnen inkopen en aanbestedingen zijn veel mogelijkheden voor het invullen van de Arnhemse speerpunten en maatschappelijke thema’s, maar er zijn ook kaders waarbinnen wij moeten blijven. Deze kaders zijn in dit hoofdstuk uitgewerkt en zijn op hoofdlijnen in te delen in de volgende categorieën:
•
• •
De aanbesteding voor te behouden aan sociale ondernemingen (conform artikel 2.82a Aanbestedingswet) Een perceel uit de aanbesteding houden (conform artikel 2.18 en 2.19 Aanbestedingswet) Enkelvoudig onderhandse aanbestedingen te gunnen aan een burgerinitiatief.
Bij een raamovereenkomst berekenen wij de raming op basis van alle voor de duur van de raamovereenkomst voorgenomen inkopen binnen deze raamovereenkomst. 4.1.5 Drempelbedragen De Gemeente zal -met inachtneming van onderstaand schema- de inkoopprocedure bepalen, tenzij blijkt dat deze niet aansluit bij het type Inkoop en het karakter van de markt waarin de Ondernemers opereren. In dat laatste geval kan de Gemeente ook kiezen voor een andere procedure, aangezien de juiste procedure voor bepaalde Inkopen niet altijd te kwantificeren is in een vast bedrag, met uitzondering van de Europese drempelbedragen, daar ligt de procedure wel vast. Op grond van de Aanbestedingswet uitgezonderde opdrachten worden met redelijke frequentie nader onderzocht. Het kan zinvol zijn om hiervoor wel een procedure te starten. In dat geval wordt geadviseerd om een meervoudig onderhandse aanbesteding op te starten.
Drempelbedragen (totale opdrachtwaarde / berekend over maximaal 4 jaar) Werken en concessieopdrachten (werken en diensten)
Leveringen en diensten
Sociale en Andere Specifieke diensten
Enkelvoudig onderhands
Tot €150.000,-
Tot €70.000,-
Tot €300.000,-
Meervoudig onderhands
Tussen €150.000,- en €3.000.000,-
Tussen €70.000,- en Europese drempel
Tussen €300.000,- en €750.000,-
Nationaal
Tussen €3.000.000,- en Europese drempel
Europees
Vanaf Europese drempel
Vanaf Europese drempel
Vanaf €750.000,-
ONDERWERP
Burgerinitiatieven Gemeente Arnhem wil tevens mogelijkheden bieden voor burgerinitiatieven. Dit kan zij doen door:
Wij baseren de berekening van de geraamde waarde van een inkoop/aanbesteding op het totale bedrag, exclusief omzetbelasting, met inbegrip van opties en verlengingen van het contract, zoals dit opgenomen wordt in de aanbestedingsstukken.
Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2025 - 2030
Daarnaast heeft de gemeente de mogelijkheid om, vanuit artikel 2.18 en 2.19 Aanbestedingswet, een perceel buiten een Europese aanbesteding te houden. Dit kan zij doen met als doel dit perceel één op één te gunnen aan bijvoorbeeld een sociale ondernemer. Hierbij geldt wel een verplichting om te kunnen verantwoorden waarom de opdracht juist bij deze ondernemers wordt geplaatst.
4.1.4 Raming en financiële budget Inkopen vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de opdracht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. De Gemeente wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen.
PAGINA
4.1.2 Sociale ondernemingen De Gemeente heeft oog voor sociale ondernemingen. Bij inkopen kan de Gemeente opdrachten voorbehouden aan sociale werkplaatsen of sociale ondernemingen die werk bieden aan kwetsbare doelgroepen. Artikel 2.82 en 2.82a Aanbestedingswet bieden de mogelijkheid om deelname aan aanbestedingsprocedures voor te behouden aan sociale werkplaatsen en sociale ondernemingen die de maatschappelijke en professionele integratie van mensen die niet makkelijk aan (regulier) werk komen en/of behoefte hebben aan begeleiding bij hun werk als belangrijkste doel hebben. Op www.impactoost.nl staan organisaties die tot deze doelgroep behoren.
4.1.3 Samenwerkingsverbanden De Gemeente hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij inkopen. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerkingen met andere gemeenten of aanbestedende diensten. Deze samenwerkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op inkoopsamenwerking, milieuactiviteiten, werkvoorzieningsschappen, belastingen en sociale regelgeving.
22
4.1.1 Onafhankelijkheid De Gemeente streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van Ondernemers (Contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. De Gemeente moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar inkopen (waaronder de keuze van Ondernemer(s) en Contractant(en)).
Nationaal aanbesteden werken: De Gemeente zal voorafgaand aan de opdrachtverlening een aankondiging plaatsen. In basis worden de uitgangspunten als bij een Europese aanbesteding gehanteerd. Echter, bij deze procedure zullen de afwijkingen hiervan duidelijk aangegeven worden en wordt verwezen naar andere reglementen (zoals ARW 2016). Europees aanbesteden: Boven de (Europese) drempelbedragen en bij grensoverschrijdend belang zal de Gemeente in beginsel Europees aanbesteden, tenzij dit in een bepaald geval niet nodig is op grond van de geldende wet- en regelgeving. De volgende procedures gevolgd worden: •
•
•
•
•
Openbare aanbesteding: Alle geïnteresseerde partijen kunnen een offerte uitbrengen op basis van dezelfde uitgangspunten en informatie. Er kan niet onderhandeld worden binnen deze procedure. Niet-openbare aanbesteding: Deze procedure wordt in twee ronden gedaan. Eerst wordt het aantal geïnteresseerde partijen beperkt door het voldoen aan gestelde minimumeisen. Daarna volgt een vergelijkbare procedure als bij de openbare aanbesteding, maar dan met een beperkt (en vooraf bekend) aantal inschrijvers. Innovatief partnerschap: Deze procedure kan gebruikt worden voor de aanschaf van producten, werken en diensten die nog niet (op het gewenste niveau) op de markt beschikbaar zijn. DAS: Dit is een elektronisch proces voor het doen van gangbare aankopen van werken, leveringen of diensten. Het aantal ondernemers in een DAS kan niet beperkt worden door selectiecriteria toe te passen. Wel kunnen er uitsluitingsgronden en passende geschiktheidscriteria gesteld worden aan de ondernemers. De gedachte hierachter is dat er zo sneller en efficiënter gangbare producten ingekocht kunnen worden. Concurrentiegerichte dialoog: Hier is ruimte voor geschikte partijen om verschillende oplossingen aan te dragen om in onze behoefte te kunnen voorzien. Vervolgens kan de gemeente
•
•
4.1.7 Uitzonderingen in aanbesteden Er zijn een aantal situaties waarin andere regels gelden voor aanbesteden. Deze zijn zo opgenomen in de Aanbestedingwet 2012. Onderstaand zijn de meest gangbare situaties beschreven: •
Wanneer gemeente Arnhem een overheidsopdracht gunt aan een andere rechtspersoon, waar zij toezicht op uitoefent (als ware het op de medewerkers van zijn eigen diensten), meer dan 80% van de activiteiten gebeurt in de vorm van taken die hem zijn toegewezen door de gemeente en er geen direct privékapitaal wordt ingezet, spreken we van quasi inbesteden. In dit geval hoeft er geen aanbesteding uitgezet te worden. Hier is op dit moment in ieder geval sprake van bij Sportbedrijf Arnhem, Scalabor en De Connectie.
ONDERWERP
Meervoudig onderhandse Offerteaanvraag werken: Hierbij wordt de ARW gehanteerd. Team I&A begeleidt deze procedures altijd.
Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2025 - 2030
•
PAGINA
Meervoudig onderhandse Offerteaanvraag diensten/leveringen: De Gemeente vraagt ten minste aan drie Ondernemers en ten hoogste aan vijf Ondernemers een Offerte onder dezelfde voorwaarden.
in de dialoog samen met deze deelnemers de voorgestelde oplossingen nader uitwerken en uiteindelijk bepalen welke oplossing(en) het best in onze behoefte kan voorzien. Deze procedure mag niet in alle gevallen toegepast worden. Mededingingsprocedure met onderhandeling: Geschikte partijen kunnen verschillende oplossingen aan dragen om in onze behoefte te kunnen voorzien. Vervolgens kan de gemeente in de dialoog/onderhandeling samen met deze deelnemers de voorgestelde oplossingen nader uitwerken en uiteindelijk bepalen welke oplossing(en) het best in onze behoefte kan (kunnen) voorzien. De procedure lijkt sterk op de concurrentiegerichte dialoog met dit verschil dat bij deze procedure pas na een dialoogfase een eerste inschrijving plaatsvindt. Onderhandelingsprocedure zonder aankondiging: Met de onderhandelingsprocedure zonder aankondiging is het mogelijk ‘uit de hand te gunnen’. Daarmee kan de gemeente opdrachten rechtstreeks aan een voorkeurspartij verstrekken (eventueel na een onderhandeling met meerdere in aanmerking komende partijen). Deze procedure mag slechts in een aantal gevallen toegepast worden. Concessie: Een concessie is een overeenkomst met een leverancier voor de uitvoering van een werk of dienst. Denk bijvoorbeeld aan de exploitatie van een gemeentelijke parkeergarage door een onderneming, of het uitvoeren van de catering bij een overheidsdienst.
Concessies kunnen worden verleend voor een (openbaar) werk of een dienst. Het verschil met een reguliere opdracht is dat de tegenprestatie voor de uitvoering van het werk of de dienst niet bestaat uit betaling, maar uit het verlenen van een exploitatierecht.
23
4.1.6 Procedures Enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag: De Gemeente vraagt minimaal aan één Ondernemer een Offerte.
Gemeente Arnhem wil een integere opdrachtgever zijn. De Gemeente heeft hoog in het vaandel dat haar bestuurders en ambtenaren integer handelen. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde gedragscodes. Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen, iedereen gelijke kansen krijgt en de beste oplossing voor de gemeente wordt gekozen. De Gemeente wil enkel zaken doen met integere Ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van Ondernemers is bij inkopen (en aanbestedingen) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’. De Gemeente kan over de integriteit ook het landelijk Bureau Bibob om advies vragen.
4.4 Juridische kaders De Gemeente leeft de relevante wet- en regelgeving na. Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door de Gemeente restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor het Inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgt uit: 4.4.1 Juridisch kader Aanbestedingswet: De gewijzigde Aanbestedingswet 2012 biedt sinds 1 juli 2016 één kader voor overheidsen concessieopdrachten boven en – beperkt – onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen. Europese wet- en regelgeving: Wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De ‘Aanbestedingsrichtlijnen’ (2014/24/ EU en 2014/25/EU) en ‘Concessierichtlijn’ (2014/23/ EU) vormen momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Aanbestedingsrichtlijnen en ‘Concessierichtlijn’ kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen etc. van de Europese Commissie. Burgerlijk Wetboek: Het wettelijke kader voor overeenkomsten, bijvoorbeeld voor aansprakelijkheid, looptijd en beëindigingsmogelijkheden.
4.3 Informatieveiligheid Gemeente Arnhem heeft oog voor informatieveiligheid en informatiebeveiliging en dit breidt zich de komende jaren steeds verder uit. Wanneer de gemeente inkoopt, houdt zij rekening met de privacy van haar stakeholders. Bij iedere inkoop wordt er rekening mee gehouden dat eventuele gegevens van inwoners en/of ondernemers op een veilige wijze worden verstrekt, bewaard en verwerkt. Zowel de gemeente als haar partners zijn genoodzaakt zich te houden aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). Indien noodzakelijk wordt er een verwerkersovereenkomst gesloten met een partner of vereisen we bijvoorbeeld een