Advies van de griffie aan de raadswerkgroep over de cyclus

Voorstel werken met een cyclus Datum

: 28 januari 2026

Aan

: Raadswerkgroep Tijdsbesteding Politieke Avond

Van

: Griffie

Betreft

: Advies werken met een cyclus

Aanleiding •

De raadswerkgroep Tijdsbesteding Politieke Avond heeft een aantal voorstellen uitgewerkt om te komen tot een verbetering van het vergadermodel van de gemeenteraad. Een onderdeel dat uitgewerkt is en veel impact heeft is het gaan werken met een vaste cyclus.

•

Na uitwerking acht de griffie het werken met een vaste cyclus niet of moeilijk uitvoerbaar en implementeerbaar in de huidige manier van vergaderen. Om die reden stelt de griffie voor een individuele cyclus per vergaderstuk uit te werken, met daar in het verlengde van ook een voorstel tot het herinrichten van de agendacommissie.

•

Voorstel 1. Werk een advies richting het presidium uit waarin geadviseerd wordt te werken met een individuele cyclus per vergaderstuk (in plaats van een collectieve cyclus waarin de vergaderstukken tegelijk worden behandeld) naast de eerder door de raadswerkgroep besproken adviezen. 2. Geef de griffie de opdracht om te komen tot een voorstel voor het herinrichten van de agendacommissie.

Toelichting Aanleiding De raadswerkgroep is door het presidium gevraagd om met alternatieven te komen om het vergadermodel te verbeteren door de tijdsbesteding op de Politieke Avond efficiënter in te vullen en de tijd daarmee beter te besteden. Eén belangrijk aspect hiervan was het minimaliseren van de excessen, voorstellen zoals het Duurzaam mobiliteitsplan met een zeer lange doorlooptijd, en daarmee het verhogen van de voorspelbaarheid en efficiëntie.

Voorstel 1: de individuele cyclus in plaats van de collectieve cyclus 1. De collectieve cyclus Sterke elementen van de vaste cyclus De griffie ziet een aantal sterke elementen in het voorstel van de raadswerkgroep die een positieve bijdrage kunnen leveren aan een kwaliteitsverbetering van de raad, te weten: 1. Voorspelbaarheid: Een cyclus dwingt voorspelbaarheid over het verloop van een behandeling van een voorstel af. Dit neemt de vrijblijvendheid weg waarin raadskamers steeds opnieuw

Bestuur - Griffie

1

hetzelfde onderwerp kunnen blijven agenderen. Dat dwingt de raadskamer om over de hoofdzaken en politieke aspecten (in plaats van de technische) te praten, en voorkomt herhaling. Dit moet leiden tot een betere kwalitatieve bespreking in kortere tijd. En dus een betere besteding van de tijd voor zowel de raadsleden, het college, betrokken ambtenaren, maar ook gasten vanuit de stad. 2. Minimaliseren excessen: De afgelopen vier jaar zijn er 21 raadsvoorstellen geweest die meer dan 20 weken nodig hadden om tot afronding te komen. Aan die excessen wil je een einde maken. Niet alleen is het voor dat onderwerp niet goed als het meer dan drie maanden bij de raad ligt, maar de excessen voorkomen ook dat andere onderwerpen tijd krijgen om te besproken te worden. Door de beperking in de tijd waarin een raadsvoorstel wordt besproken, wordt precies dat doel bereikt. 3. Effectiviteit stadsbestuur: De voorspelbaarheid zorgt voor planbaarheid vanuit de ambtelijke organisatie: het is duidelijk wanneer de raad tot een besluit komt en daarmee hoe het proces erna eruit komt te zien. Dit vergroot de effectiviteit van het stadsbestuur als geheel. Bezwaren ten aanzien van het werken met een vaste cyclus De griffie ziet vier bezwaren die doen besluiten met dit advies te komen: de tijdsdruk voor invoering, de flexibiliteit, de doorlooptijd en de implementatie in de jaarkalender.

Deze worden hieronder toegelicht: 1. De tijdsdruk om te komen tot een werkbaar model a. Het werken met een vaste cyclus is een grote verandering ten opzichte van de huidige manier van werken. Het dwingende karakter van de cyclus wijkt af van de flexibele methode zoals de raad dat nu gewend is. En dat is een resultaat van jarenlange ervaring en cultuur. Dat de huidige methode wat te flexibel is, waardoor er (te) vaak uitloop is, is een logische reden om daar wat aan te doen. b. De overgang naar een strikte vaste cyclus is dus groot, en het is de vraag hoe wenselijk is om dit binnen een periode van twee maanden te besluiten en in te voeren. Hoe doordacht is het model, en hoeveel draagvlak is ervoor in de raad? 2. Flexibiliteit a. Het is van belang dat het vergadermodel van de raad over een bepaalde mate van flexibiliteit beschikt. Die flexibiliteit zorgt er namelijk voor dat de invulling van de agenda zo nauwkeurig mogelijk aansluit op de behoefte van de raad om een onderwerp te bespreken en biedt ruimte om tussentijds aan te passen aan de politieke situatie. Daarentegen laat de huidige werkwijze zien dat te veel flexibiliteit ertoe kan leiden dat een raadskamer geen eigen begrenzing ervaart en steeds opnieuw een onderwerp doorschuift. De wens aan een grens aan die flexibiliteit is dus begrijpelijk en verstandig. b.

Het werken met een vaste cyclus is op een aantal punten minder flexibel dan het huidige model: i. Het is en blijft ingewikkeld om van tevoren goed in te schatten hoeveel tijd een onderwerp nodig heeft. In een vaste cyclus wordt dat vastgeklikt en is het erg lastig om daar naderhand op terug te komen. Zeker als die tijdsindeling een raadsbesluit is. Terwijl er goede redenen kunnen zijn waaruit blijkt dat er toch behoefte is aan meer flexibiliteit. Bijvoorbeeld de koers van het debat (blijkt toch politieker te zijn), nieuwe informatie, het aantal moties of amendementen dat

Bestuur - Griffie

2

men wil indienen of een grotere betrokkenheid (en dus insprekers) vanuit de stad. ii. Een raadsvoorstel, agenderingsverzoek of een ander bespreekstuk moet wachten op een vast aanlevermoment en kan niet starten wanneer er ruimte is op de agenda. iii. Een vaste cyclus dwingt een besluitvormende raadsvergadering om in principe alles af te ronden, ook als het onderwerpen zijn die op de besluitvormende avond zelf nog niet zijn besproken. In het huidige model kan dat worden doorgeschoven. iv. Voor onderwerpen waar veel insprekers aanwezig zijn, en er dus een afhankelijkheid bestaat van anderen, is het wenselijk om ver vooruit te plannen. In de cyclus is het slechts mogelijk 2,5 week vooruit te plannen (tussen aanleverdatum en start cyclus). 3. Doorlooptijd a. Wat betreft de doorlooptijd zorgt de vaste cyclus ervoor dat de excessen verdwijnen: geen 46 weken meer vergaderen over een Duurzaam mobiliteitsplan, maar maximaal 6. De afgelopen vier jaar was de doorlooptijd (tussen aanleveren op iBabs en besluitvorming) van 31% van de voorstellen meer dan 8,5 week. Daar staat tegenover dat 53% van de voorstellen een kortere doorlooptijd heeft van 5,5 weken. Vooral kleine, technische voorstellen komen in de vaste cyclus later tot besluitvorming (in het huidige model juist snel binnen 1 tot 3 weken). Ook liggen voorstellen langer stil door het reces.

Een groot deel van de voorstellen heeft in de vaste cyclus een doorlooptijd van 8,5 week. Dat is relatief langer dan in de huidige situatie en daarmee zorgt de cyclus ervoor dat er voor een groot deel van de voorstellen een langere doorlooptijd ontstaat die niet nodig is. b. Daarnaast is op dit moment in de vaste cyclus rekening gehouden met twee dagen tussen de aanleverdatum van agendastukken en de bespreking in de voorbereidingscommissie. Dat vraagt van de griffie om in een zeer korte tijd een gedegen afweging en advies te geven aan de voorbereidingscommissie. Een haalbaardere, maar daarmee langere tijd om een afgewogen advies neer te leggen vergroot daarmee ook de doorlooptijd. 4. Implementatie De implementatie van een vaste cyclus tast op een paar praktische bezwaren die de invoering lastig maken. Dat zijn: a. Binnen de jaarkalender zijn er geen vaste cycli in te plannen die rond aflopen voor een reces of einde van een jaar. Je krijgt altijd cycli waar een voorjaars-, zomer of kerstvakantie tussenin zitten. Dat er recessen zitten in de cycli zorgt er automatisch voor dat de doorlooptijd wordt vergroot. Daarnaast is het niet mogelijk het hele jaar op te delen in vijf- of zes-weekse cycli en ontstaan er ook cycli van 3 of 4 weken, mede door de P&C cyclus. b. De behandeling van de perspectiefnota en de begroting vragen om een eigen, beperkte, cyclus.

Deze cyclus onderbreekt daarmee een reguliere cyclus, of dwingen een lopende cyclus om door een reces heen te gaan. De planning van de P&C cyclus is daarin niet flexibel. De begrotingscyclus is gebonden aan data in de wet.

Bestuur - Griffie

3

c.

Als het college te veel raadsvoorstellen aanlevert van dezelfde portefeuillehouder zorgt dat er automatisch voor dat die onderwerpen minder tijd krijgen, terwijl daar wellicht wel behoefte aan is.

2. De individuele cyclus Als alternatief stelt de griffie voor om het werken met een individuele cyclus uit te werken: • In plaats van een vaste cyclus waarin een groep onderwerpen op hetzelfde moment start, ingepland wordt en naar hetzelfde eindmoment wordt begeleid, wordt er een cyclus per individueel onderwerp vastgesteld. • Zodra er een onderwerp (raadsvoorstel, agenderingsverzoek, gespreksnotitie) wordt aangeboden aan de raad maakt de griffie een behandelvoorstel. Daarin wordt een inschatting gemaakt hoeveel besprekingen (in tijd) dat onderwerp nodig heeft, bijvoorbeeld door een onderscheid te maken in drie typen: licht, gemiddeld en zwaar. • In het behandelvoorstel wordt in de tijd uiteengezet op welke Politieke Avond het voorstel kan starten, de meningsvorming is afgerond, eventueel een bespreking van moties en amendementen kan worden ingepland en wanneer de besluitvorming is. • Het behandelvoorstel wordt door een agendacommissie/voorbereidingsgroep besproken en (indien nodig gewijzigd) vastgesteld, waarna het wordt gepubliceerd en ingepland. Die agendacommissie zou wekelijks (digitaal of fysiek) bij elkaar kunnen komen om dit te kunnen bespreken. Voordelen ten opzichte van de vaste cyclus 1. Minimaliseren excessen en grote voorspelbaarheid: het behoudt de goede elementen van een vaste cyclus, namelijk: a.

De voorspelbaarheid: na vaststelling van het behandelvoorstel wordt inzichtelijk gemaakt wanneer het voorstel tot besluitvorming komt. b. Het neemt de vrijblijvendheid af van raadskamers om door te blijven verwijzen: de ingedeelde tijd is en blijft beperkt. De voorzitter heeft mandaat en opdracht om daarop te sturen. c. Het voorkomt de excessen van een behandeltijd die meer is dan 15 weken. Daar kan een behandelvoorstel namelijk in voorzien. 2. Flexibiliteit: a. Het vergroot de flexibiliteit van het model omdat per onderwerp ingeschat wordt hoeveel tijd er nodig is en die tijd kan het ook krijgen. Je bent niet gebonden aan het dwingende kader van een vaste cyclus. b. Er zijn geen vaste aanlevermomenten nodig: ieder voorstel wordt in behandeling genomen zodra het is aangeboden, mits er ruimte is op de agenda. 3. Implementatie: het model is makkelijker in te passen in de huidige werkwijze en jaarplanning. Op dit moment is de jaarplanning al min of meer ingericht in een vijf-wekelijkse cyclus waarbij er na twee raadskameravonden een halve besluitvorming is, daarna weer volledig raadskamer en vervolgens een volledige besluitvorming. De huidige methode laat toe dat je daarin kan afwisselen zodat er een besluitvorming is voor een groot reces en de P&C-cyclus beter in de

Bestuur - Griffie

4

planning landt. Het werken met een individuele cyclus past prima in de huidige inpassing van het jaar. 4. Besluitvorming en raadskamervoorzitters: dit voorstel sluit goed aan bij de overige onderdelen uit het voorstel van de raadswerkgroep en is hier gebaat bij: een strakkere besluitvorming en kwaliteitstoename van de raadskamervoorzitters. 5. Tijdsdruk voor invoering: het werken met een flexibele cyclus kan een opmaat zijn naar het werken met een vaste cyclus, als blijkt dat het niet de gewenste effecten bereikt en die behoefte er is. Het is eenvoudiger om later over te stappen naar een vaste cyclus, dan van een vaste cyclus terug naar een flexibele cyclus. Nadelen ten opzichte van de vaste cyclus 1. Het vraagt dat de raad zich aan beperkingen houdt Doordat de raad niet de agenda vaststelt van de hele cyclus kan de druk die ervaren wordt door de raadskamer om zich te houden aan de vastgestelde individuele cyclus wellicht kleiner zijn. Dit is een cultureel aspect: in hoeverre laat de raadskamer zich door de voorzitter houden aan het voorgenomen proces? Als de raad dat voorgenomen proces vaststelt is dat dwingender dan als een agendacommissie dat vaststelt. 2. Minder voorspelbaarheid in relatie tot andere onderwerpen Door individuele cycli vast te stellen is het lastiger te voorspellen welke onderwerpen naast elkaar worden geagendeerd op een raadskameravond.

Dat maakt het voor fracties lastiger om de woordvoering in te plannen ten opzichte van het werken met een vaste cyclus. Ten opzichte van de huidige situatie wijzigt hier niets aan.

Voorstel 2: herinrichting van de agendacommissie Een sterke agendacommissie is cruciaal voor een goed functionerende gemeenteraad, omdat zij de kwaliteit en efficiëntie van de besluitvorming bewaakt; een commissie die zorgt voor een evenwichtige agenda waarbij zowel ruimte is voor voorstellen van het college, als de agenda van de raad zelf. Zij helpt bij het maken van een realistische planning van de Politieke Avonden, voert actief regie op de Lange Termijn Agenda (LTA) en stuurt op de juiste route (fasering) van een onderwerp, van aanbieding tot besluit. Een dergelijke agendacommissie kenmerkt zich als een objectieve procesbewaker met een a-politiek karakter. De voorgestelde veranderingen/verbeteringen in de manier van vergaderen hebben kans van slagen wanneer deze worden gewaarborgd én gecontroleerd door een goed functionerende agendacommissie die kan rekenen op draagvlak bij de gehele raad. Hierin is rolvastheid, onafhankelijkheid en een vaste (vergader)structuur essentieel. In de huidige vorm en invulling van de agendacommissie - waarbij onder andere d.m.v. mandatering een deel van de taken is overdragen aan een (wisselend) DB - wordt aan een aantal van deze kernwaarden in onvoldoende mate voldaan.

De griffie zou graag de opdracht krijgen -om tegelijk met de herziening van het vergadermodel - het presidium in de nieuwe raadsperiode een voorstel aan te bieden voor een andere invulling van de agendacommissie. Een commissie met een meer compacte, permanente en vaste structuur. Met een heldere taakopvatting/opdracht vanuit de gehele raad en waarbij de onafhankelijkheid ten opzichte van de raad wordt gewaarborgd.

Bestuur - Griffie

5