x.13 Bijlage 5. Harmonisatie Provinciale Verordening en Amsterdamse maatregelen mei 2023.pdf

Harmonisatie van de bijlage bij Besluit van provinciale staten van Noord-Holland van 16 december 2013, tot vaststelling van de Verordening systematische toezichtinformatie Noord-Holland en de Amsterdamse maatregelen 2023 24 mei 2023

Vereiste 1.1 De Verordening als bedoeld in de artikelen 30.1, 32.2, 35.1, 37.2 en 40 van de Archiefwet;

Aanwezigheid Ja/Deels/Nee JA

Relatie Kwaliteitssysteem De Verordening en het Besluit informatiebeheer zijn nog steeds vigerend. Opgenomen in de Verordening

1.2 Een besluit tot aanwijzing van een JA archiefbewaarplaats als bedoeld in artikelen 31, 36 en 40 van de Archiefwet; 1.3 Stukken waaruit blijkt dat aan de volgende eisen ingevolge de Archiefwet wordt voldaan: a. Er is een voorziening getroffen betreffende JA Opgenomen in de de archiefbescheiden (de Verordening en het Besluit informatiehuishouding) bij opheffing, Informatiebeheer. samenvoeging, splitsing van overheidsorganen, bij (gedeeltelijke) overdracht van taken aan een ander overheidsorgaan, of oprichting van een tijdelijk overheidsorgaan (Artikel 4 AW) b. Het beheer van archiefbescheiden voldoet JA De toetsbare eisen, omgezet aan toetsbare eisen van een door de zorgdrager in indicatoren, zijn voor het 3e toegepast kwaliteitssysteem (artikelen 3 AW, jaar op rij uitgevraagd bij alle 11 en 12 AB, 16 Archiefregeling) organisatieonderdelen. De afzonderlijke verslagen zijn naar de organisatieonderdelen gestuurd en vastgelegd in risicomanagementsysteem. De organisatieonderdelen nemen maatregelen. Het Jaarverslag bevat het cumulatieve resultaat.

c. Een in gebruik zijnde archiefruimte of archiefruimten voldoet/voldoen aan wettelijke normen (artikelen 21 AW, 13 AB, hoofdstukken 4 t/m 7 en artikel 59 Archiefregeling)

Deels

d. Een in gebruik zijnde archiefbewaarplaats of archiefbewaarplaatsen voldoet/voldoen aan

JA

Het Archiefbewerkingsteam heeft een inventarisatie van alle nog te bewerken papieren archieven tot 2014. De bewerking daarvan loopt tot 2025. Bijproduct hiervan is het leeghalen van archiefruimten. Provincie geïnformeerd

Aanbeveling Gemeentearchivaris over 2021 Geen

Aanbeveling Interbestuurlijk Toezicht over 2021 Geen

Maatregel 2022/23 Lopend of afgerond = cursief Geen

Geen

Geen

Geen

Geen

Geen

Wordt toegepast met betrekking tot de fusie met Weesp, mandaten Waternet.

Aansluiten op de behoeften vanuit de business

Werk aan een cyclisch en organisatiebreed kwaliteitssysteem (PDCACyclus).

Het risicomanagementsysteem Fully-in-Control wordt ingericht, het proces en de werking is afgesproken; de governance Informatiebeheer is vastgesteld; Quality assurance wordt opgezet evenals beleidsactualisatie. Daarnaast vinden er bewustwordingssessies plaats in de organisatie om ook na de reorganisatie weer iedereen bekend te laten zijn met het belang van onze discipline. Daarnaast sluiten wij aan op de behoefte van de business door ons dienstverlenend op te stellen bij allerhande vragen. Ook bij de directies waar even geen adviseur ‘dedicated’ is toegewezen, zijn we actief, zelfs bij die directies die een aparte status hebben zoals Team Ombudsman, De Rekenkamer en VGA verzekeringen. Overzicht archiefruimten 2023; Risico-inspectie Q3 2023.

Breng in kaart welke archiefruimten worden gebruikt en zorg dat deze voldoen aan het Archiefbesluit.

Geen

Geen

Geen

Vereiste wettelijke normen (artikelen 21 AW, 13 AB, hoofdstukken 4 t/m 7 en artikel 59 Archiefregeling) e. Er is een archiefbewaarplaats aangewezen door de zorgdrager (artikelen 31 en 36 AW) f. De door de zorgdrager benoemde archivaris is in bezit van het diploma archivistiek en functioneert conform het bepaalde in de wet (artikelen 32, 37 en 40 AW) g. De archieven, ongeacht hun vorm, bevinden zich in goede materiële staat conform de Archiefwet- en regelgeving. Ten aanzien van niet vernietigbare (permanent te bewaren) archieven, digitaal of papier, zijn zodanige maatregelen getroffen, dat bij het raadplegen na ten minste honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang zal zijn te constateren (artikelen 1, 3 en 21 AW, 11 AB, hoofdstuk 2 Archiefregeling) h. De archieven, ongeacht hun vorm, zijn geordend en toegankelijk conform de Archiefwet- en regelgeving (Artikelen 1, 3 en 21 AW, 12 AB, hoofdstuk 3 Archiefregeling)

i. De authenticiteit en/of context van de archiefbescheiden is voldoende gewaarborgd; er is een samenhangend overzicht van archiefbescheiden, ongeacht hun vorm, en er is een metadataschema conform de Archiefregeling (artikelen 17 t/ m 19, 23 en 24 Archiefregeling)

Aanwezigheid Ja/Deels/Nee

Relatie Kwaliteitssysteem

Aanbeveling Gemeentearchivaris over 2021

Aanbeveling Interbestuurlijk Toezicht over 2021

Maatregel 2022/23 Lopend of afgerond = cursief

JA

Opgenomen in de Verordening Opgenomen in de Verordening

Geen

Geen

Geen

Geen

Geen

Geen

Deels

Archiefbewaarplaats: De materiele staat van alle informatiedragers is een kerntaak van het Stadsarchief en wordt op dagelijkse basis gecontroleerd.

Geen

Geen

Geen

Deels

Informatiebeheer: De geordende en toegankelijke staat zijn onderdeel van alle archiefwettelijke besluiten met betrekking tot vervanging, vernietiging, vervreemding, overbrenging, openbaarheid en organisatiemutaties.

Informatiebeheer in de nieuwe Amsterdamse Werkomgeving (nADW)

JA

Deels

Archiefbewaarplaats: De geordende en toegankelijke staat is kerntaak en wordt op dagelijkse basis besproken en gecontroleerd. Op Amsterdamse schaal is dit niet 1 document. Er is een overzicht van applicaties en er is een proces-overzicht per organisatieonderdeel. Ook is er inzicht in aanwezigheid metadataschema. TMLO is reeds 3 jaar geleden als Amsterdams metadatamodel vastgesteld. Ook is er een actueel Institutioneel overzicht van alle Amsterdamse organisatieonderdelen en de

Richtlijnen berichtenapps; Vaststellen selectielijst e-mail; Inrichten capstone-werkwijze.

De inrichting van de nADW, de parameters op de achtergrond van bijvoorbeeld MS Teams en Sharepoint, is in scope van het programma Openbaarheid en Informatiehuishouding en wordt nu planmatig uitgewerkt. Voorspelling is dat er eind Q4 een stevig ADW-huis staat. Daarnaast zijn de voorbereidingen voor de migratie van informatie van G:schijf naar O365; worden er MSTeams omgevingen ingericht voor het digitaal samenwerken door het maken van mappenstructuren op het netwerk voor migratie naar de nieuwe omgeving. Dit loopt synchroon met de reductie van DMS’en.

Breng in kaart welke informatie aanwezig is binnen uw organisatie

De mogelijke inzet van de landelijke Capstonemethodiek in Amsterdam voor archivering van mailen berichtenverkeer wordt onderzocht op de impact die dat zou hebben op mensen, processen en systemen. Dit moet leiden tot een DT DII Besluit. Daarna volgt het vertalen van de Capstone methodiek in benodigde inrichting voor de Amsterdamse omgevingen en het maken van heldere en werkbare richtlijnen voor de collega’s. De verwachting is dat hier in Q3 en Q4 vaart in komt; De vorm en uitvoering van een Informatieregister wordt onderzocht Vaststellen selectielijst e-mail archivering;

Vereiste

Aanwezigheid Ja/Deels/Nee

j. De zorgdrager heeft archiefbescheiden, ongeacht hun vorm, die niet voor vernietiging in aanmerking komen en ouder zijn dan twintig jaar, naar een archiefbewaarplaats overgebracht; er is een verklaring van overbrenging opgesteld en/of de overbrenging is opgeschort met machtiging verleend door gedeputeerde staten (artikelen 12 t/m 17 AW, 9 en 10 AB)

Deels

k. De overgebrachte archieven zijn openbaar, buiten het bepaalde in artikelen 15 t/m 17 van de wet. De openbaarheid is slechts op wettelijke gronden beperkt. Beperking van de openbaarheid langer dan 75 jaar is verkregen met machtiging van gedeputeerde staten. Beperkingen van de openbaarheid zijn opgenomen in de verklaring van overbrenging. De overgebrachte archieven zijn voor ieder kosteloos raadpleegbaar en reproduceerbaar. Een of meer van de volgende besluiten van algemene strekking van zorgdragers zijn conform wet- en regelgeving en/of het algemeen belang: -Besluit tot openbaarheidsbeperkingen inclusief het ter beschikking stellen van reproducties vanwege de materiële staat van de archiefbescheiden, en: -Besluiten tot het regelen van kosten van reproducties en uitleningen. (artikelen 12 t/m 18 en 19 AW)

JA

Relatie Kwaliteitssysteem taakverschuivingen of andere mutaties daarin. Informatiebeheer: een archiefbewerkingsteam werkt tot 2025 alle papieren archieven in de gemeente tot 2014 weg. Er een overzicht van overgebrachte archiefbescheiden per organisatieonderdeel. Van alle overbrengingen wordt een verklaring opgesteld en getekend.

Zie Verordening en Besluit Informatiebeheer, Legesverordening

Aanbeveling Gemeentearchivaris over 2021

Aanbeveling Interbestuurlijk Toezicht over 2021

Maatregel 2022/23 Lopend of afgerond = cursief

Geen

Er zijn substantiële achterstanden in de bewerking van de papieren archieven. Loop deze achterstanden in conform de opgestelde planning. Maak inzichtelijk welke permanent te bewaren informatie in de archiefruimten is ondergebracht.

Geen

Geen

Voortgang Stedelijk Archiefbewerkingsteam: De raamovereenkomst met archiefbewerkingsbedrijven is dit jaar met een jaar verlengd. Er wordt ernaar gestreefd om binnen deze verlenging alle ‘te bewerken’ archiefbestanddelen te voltooien. In Q2 wordt ernaar gestreefd om zicht te krijgen in de omvang van alle ‘op termijn’ te vernietigen bestanddelen in de diverse archiefruimten binnen de gemeente. Als deze omvang bekend is zal uiteindelijk besloten worden welke archiefruimten behouden en welke opgeheven zullen worden. Het verminderen van archiefruimten is één van de doelstellingen. Met het Stadsarchief is vastgelegd dat de langdurige ‘op termijn’ te vernietigen dossiers (boven de 40 jaar) in het -2 depot op de Vijzelstraat 32 gestald zullen worden. Zowel het beheer als de dienstverlening, aangaande de inzageverzoeken afkomstig van de medewerkers van de betreffende directies, worden door het Stadsarchief uitgevoerd. Op dit moment is er nog 1.600 meter van die 37.000 meter aan archiefbestanddelen over. De verwachting is om de eindbestemming van deze omvang vóór mei 2024 te realiseren. Het restant behoort aan het ‘te vernietigen’ of het ‘op termijn’ te vernietigen onderdeel. Dit restant aan archiefbestanddelen dat in de archiefruimten van de gemeente gestald zullen blijven dienen beheerd te worden. Geen

Vereiste

Aanwezigheid Ja/Deels/Nee Deels

Relatie Kwaliteitssysteem

m. Selectie en vernietiging vindt plaats conform het bepaalde in Archiefwet – en regelgeving en er worden verklaringen van vernietiging opgesteld conform de weten regelgeving (artikelen 3, 5 en 9 AW, 2 t/m 5 en 8 AB)

Deels

Er wordt verklaringen rondom vernietiging opgesteld en getekend. In 2022 is gestart met inventarisatie ontbrekende informatie per organisatieonderdeel. De uitkomst is informatie voor het Jaarverslag 2022.

Maak digitale vernietiging mogelijk

n. Archiefbescheiden zijn vervreemd conform het bepaalde in Archiefwet- en regelgeving; er wordt een verklaring van vervreemding opgesteld (artikelen 3, 8 en 10 AW, 7 en 8 AB) o. Archiefbescheiden zijn uitgeleend conform het bepaalde in Archiefwet- en regelgeving (artikelen 3, 18 en 19 AW) IBT specifiek

NvT

Geen

Geen

Geen

Vernietiging heeft continu onze aandacht, binnen alle opgaven, projecten en anderszins ontwikkelingen waar de adviseurs informatiebeheer bij betrokken zijn. Bij aanbestedingen, inrichten of wijzigen van (nieuwe) processen en applicaties, bij uitfaseringen en ook bij het simpelweg adviseren over bewaar- en dus vernietigingstermijnen. Op dit moment wordt daarnaast geïnventariseerd van welke applicaties niet bekend is of het beschikt over een vernietigingsfunctionaliteit, iets wat we samen oppakken met functioneel beheer. Wij gebruiken het Blue Dolphin applicatieregister om onze kennis te registreren. Ook wordt er op meerdere plekken in de organisatie gewerkt aan (doorlopende) machtigingen en vernietigingsprotocollen en procedures. Geen

JA

Zie Verordening en Besluit Informatiebeheer

Geen

Geen

Geen

Zorg dat de informatie dat de informatie die naar het IBT wordt gestuurd voldoende inzicht geeft in de mate waarin aan Archiefwet en -regelgeving wordt voldaan. Zorg dat de afspraken omtrent het informatiebeheer bij gemeenschappelijke regelingen helder zijn vastgelegd en dat daarnaar gehandeld wordt.

Er volgt een review in mei 2023

l. De vervanging van archiefbescheiden door reproducties, onder vernietiging van het origineel, is juist en volledig gebeurd. Er is een verklaring van vervanging opgesteld (artikelen 7 AW, 6 en 8 AB, hoofdstuk 3a en artikel 59a Archiefregeling)

De archivaris heeft een aantal positieve adviezen gegeven.

Aanbeveling Gemeentearchivaris over 2021 Geen

Aanbeveling Interbestuurlijk Toezicht over 2021 U heeft een vervangingsbesluit genomen voor alle papieren informatie. In de praktijk wordt deze informatie niet (altijd) uitgevoerd conform procedure. Onderzoek waar in de organisatie dit van toepassing is en zorg ervoor dat de procedure consequent wordt uitgevoerd. Breng in kaart welke vernietigingsachterstanden u heeft en vernietig vervolgens alle informatie die daarvoor in aanmerking komt

Maatregel 2022/23 Lopend of afgerond = cursief Onderzoek Vervangingsproces.

Overzicht