x.12 Jaarverslag van de Gemeentearchivaris 2022.pdf
Tekst van het document
Toezicht op het Informatiebeheer
Verslag van de Gemeentearchivaris mei 2022 – mei 2023
Inhoud 1. Inleiding4
2 | Verslag van de Gemeentearchivaris | mei 2023
2. Conclusie en aanbevelingen
6
3. Staat van het Informatiebeheer 3.1 Bevindingen 3.2 Beeld per indicator
10 10 12
4. Ontwikkelingen Informatiebeheer 4.1 Governance Informatiebeheer 4.2 Kwaliteit Informatiebeheer 4.3 Openbaarheid en Informatiebeheer 4.4 Beleidsontwikkeling 4.5 Archiefbewerking 4.6 Verbonden partijen
17 17 17 18 19 19 19
5. Archiefwettelijke taken 5.1 Vervanging en vernietiging 5.2 Overbrenging, Overdracht en Toezicht
21 21 21
6. Bijlagen Bijlage 1. Toelichting Proces Staat van het Informatiebeheer Bijlage 2. De indicatoren Staat van het Informatiebeheer Bijlage 3. Beoordelingscriteria Staat van het Informatiebeheer Bijlage 4. Overzicht Verbonden Partijen Bijlage 5. Harmonisatie Provinciale Verordening en Amsterdamse maatregelen mei 2023
24 24 25 26 27
1
Inleiding
1
Inleiding Grondslag Archiveren doen we ten behoeve van de bedrijfsvoering, recht en bewijs voor de burger, verantwoording van de overheid, (her)gebruik van informatie en bescherming van erfgoed. De Archiefwet heeft als doel het toegankelijk houden van belangrijke overheidsinformatie. Om de kwaliteit van overheidsinformatie te borgen, is het toezicht op het Informatiebeheer wettelijk vastgelegd.
Toezicht in 2022 In 2022 is de Staat van het Informatiebeheer in de organisatie onderdelen (directies) in kaart gebracht, conform het cyclische kwaliteitssysteem. Naast dit organisatiebrede beeld op basis van risicomanagement (H3), bevat het voorliggende verslag de stand van zaken en de stedelijke ontwikkelingen van het Informatiebeheer (H4) en de archiefwettelijke taken van de gemeentearchivaris (H5). Dit jaarverslag wordt tezamen met de jaarverslagen over bescherming persoonsgegevens en informatiebeveiliging aangeboden aan het College van Burgemeester en Wethouders.
4 | Rapportage informatiebeveiliging 2021 | mei 2022
2
Conclusie en aanbevelingen
2
Conclusie en aanbevelingen Dit verslag bestaat uit drie delen, het eerste deel beslaat de resultaten van de Monitor Staat van het Informatiebeheer. Alle organisatie onderdelen (directies) hebben gerapporteerd over zeven indicatoren, de uitkomsten zijn getoetst en gewogen aan de hand van archief wettelijke kaders. In het tweede deel worden de stedelijke ontwikke lingen in het Informatiebeheer toegelicht. Het derde deel beslaat de resultaten van de uitvoering van onderscheidende archiefwettelijke taken. De belangrijkste conclusies uit de drie delen worden hier toegelicht.
Er zijn kaders en richtlijnen nodig voor de inrichting en het gebruik van de nieuwe omgeving om het maximale uit de mogelijkheden voor Informatiebeheer te halen. Dat vraagt om een inrichting by design om de gebruiker te ontlasten en de logica van Informatiebeheer middels automatisering in te richten met zo min mogelijk ‘moments of risk’.
Staat Informatiebeheer
Governance
Uit deze monitor komt het beeld naar voren van een organisatie die werkt aan het verbeteren van informatieprocessen en die zicht heeft op wat er nog moet gebeuren. De uitvoering van de digitale transformatie van het I-domein loopt nog en is nu in de fase dat concernbrede afspraken voor het uitvoeren van Informatiebeheertaken worden belegd. Het I-domein heeft de kennis en kunde, de organisatieonderdelen hebben de verantwoordelijkheid. De afspraken over de verdeling van rollen en taken en het samenspel van kennis en capaciteit tussen de organisatieonderdelen en het I-domein worden verder geïmplementeerd.
Als gevolg van de reorganisatie is de Informatiebeheer-governance in het I-domein opnieuw vastgesteld. Er zijn afspraken gemaakt over de verdeling van taken en verantwoordelijkheden tussen de nieuwe directies Digitalisering en Innovatie (D&I), Digitale Strategie & Informatie (DS&I) en het Stadsarchief. Gezamenlijk zorgen zij ervoor dat de business in staat is om de verantwoording over het overheids handelen af te leggen (paragraaf 4.1).
Ten tweede blijkt uit de monitor dat er een grote afhankelijkheid voor degelijk Informatiebeheer ligt bij het in gebruik nemen van de nieuwe Amsterdamse Digitale Werkplek (nADW).
6 | Verslag van de Gemeentearchivaris
Ten derde blijft digitale vernietiging een aandachtspunt. Niet in alle applicaties zijn bewaartermijnen ingericht en wordt er digitaal vernietigd.
Kwaliteit De Monitor Staat van het Informatiebeheer is doorontwikkeld naar een Meetlat met wettelijk vastgestelde indicatoren gekoppeld aan kritische prestatie indicatoren. De Meetlat en de daarbij horende prestatie-indicatoren en kwaliteitsdoelstellingen maken onderdeel uit van het integraal risicomanagement (paragraaf 4.2).
Openbaarheid en Informatiebeheer De organisatie heeft eind 2022 een enorme impuls gegeven aan het op orde krijgen van het Informatiebeheer met het Programma Openbaarheid en Informatiehuishouding. Dit programma combineert de inspanning die nodig is om de Wet open overheid (Woo) te implementeren met het op orde brengen van het Informatiebeheer. Om de doelstelling van Woo te bereiken, is in mei 2022 het publicatiekanaal voor actieve openbaarheid gerealiseerd (https:// open.amsterdam/). Op deze website worden stapsgewijs de documenten uit de 11 informatiecategorieën periodiek gepubliceerd.
Beleidsontwikkeling Op dit moment loopt een onderzoek naar de reikwijdte en uitvoerbaarheid van het VNG-advies om de selectielijst emailarchivering te onderschrijven. De gemeente onderzoekt tegelijkertijd de archivering van berichtenverkeer.
Verbonden partijen Er is een onderzoek uitgevoerd naar welke verbonden partijen aan de Archiefwet moeten voldoen en waar toezicht op het Informatiebeheer plaatsvindt (zie bijlage 4). Tevens is er een uitvoeringsovereenkomst in de maak om afspraken in vast te leggen zodat verantwoordelijkheden goed belegd zijn.
7 | Verslag van de Gemeentearchivaris
Archiefwettelijke taken Vervangen De gemeentearchivaris heeft dit jaar een onderzoek naar de kwaliteit van het vervangingsproces van papier naar digitale informatie afgerond. Daaruit blijkt dat er aandacht nodig is voor het formele proces en de praktische wijzigingen daarin om de betrouwbaarheid van informatie te borgen. Overbrengen en raadplegen Het Stadsarchief neemt meer en meer digitale informatiebestanden op, onder andere de informatie uit Andreas 1, aangaande de bestuurlijke besluitvorming. Elke digitale overbrenging levert nieuwe kennis op om informatie en data bruikbaar op te nemen in het e-depot en beschikbaar te stellen aan de burger. Om de digitale informatieketen van de organisatieonderdelen naar het Stadsarchief beter te maken, is de pilot ‘van productie naar publicatie’ gestart. Het overbrengingsproces van (langdurig) te bewaren informatie wordt daarmee efficiënter en beter voorspelbaar.
Aanbevelingen Sluit vraag en aanbod op elkaar aan Maak, nu de reorganisatie van het I-domein is afgerond en de governance is vastgesteld, in opvolging van de aanbeveling van vorig jaar, afspraken over de rol- en taakverdeling tussen de business en het operationele Informatiebeheer. Implementeer dit samenspel van kennis en capaciteit tussen de organisatieonderdelen en het I-domein. Zet de nADW in voor eenduidig Informatiebeheer Stel, in opvolging van de aanbeveling van vorig jaar, kaders en richt lijnen op voor de inrichting en gebruik van de nADW. Dit maakt waardering, selectie, vernietiging en overbrenging meer geauto matiseerd mogelijk. Maak raadpleging mogelijk door metadatabeheer Pas metadataschema’s en –modellen toe ten behoeve van vernietigen, bewaren en overbrengen. Het inzicht in de aanwezige metadata en de standaardisering van metadata is randvoorwaardelijk voor bewaren, vernietigen en raadplegen.
8 | Verslag van de Gemeentearchivaris
Ondersteun archivering van email en tekstberichten Het afgelopen jaar heeft de gemeentearchivaris een positief advies afgegeven voor het conformeren aan de VNG-selectielijst voor emailarchivering. Werk op basis daarvan heldere en werkbare richtlijnen uit voor de archivering van email en tekstberichten. Actualiseer en uniformeer het vervangingsproces Geef inzicht in de uitvoering van alle vervangingsprocessen en de bijbehorende vervangingsbesluiten. Controleer of de uitvoering conform de besluiten worden uitgevoerd en richt een proces in daar waar geen besluit is genomen.
3
Staat van het Informatiebeheer
3
Staat van het Informatiebeheer 3.1 Bevindingen Inleiding Er is in 2022 100% inzicht verkregen; alle organisatieonderdelen zijn gemonitord (zie bijlage 1). De bevindingen laten per cluster de Staat van het Informatiebeheer zien op 7 indicatoren in het jaar 2022. Deze indicatoren zijn onderverdeeld in (1) organisatorische inbedding en (2) het inrichten en toepassen van beheersinstrumenten (zie bijlage 2). De resultaten geven inzicht in de risico’s en kansen. Zo ontstaat er een meetbaar beeld van de operationele risico’s van het Informatiebeheer van de stad. Samenvattend komt het volgende beeld komt naar voren.
Richten De verantwoordelijkheid voor het beheren van de informatie wordt sterk gevoeld bij de directies; ze verwijzen naar het Besluit Informatie beheer waarin is opgenomen dat zij verantwoordelijk zijn voor het Informatiebeheer. Er bestaat echter onduidelijkheid over de taken en rollen, en deze worden over en weer verondersteld bij de business of bij het I-domein te liggen.
Inrichten De rollen en taken voor het beheren van informatie zijn binnen directies veelal niet belegd en er is hierdoor een gebrek aan specialistische kennis en capaciteit voor het uitvoeren van de taken.
10 | Verslag van de Gemeentearchivaris
Informatiebeheer doen we ten behoeve van communicatie, bewijsvoering voor rechtzoekende burger, verantwoording van de overheid, hergebruik van informatie en het beschermen van erfgoed. De gemeente moet daarom haar informatie juist beheren, hergebruiken en zoveel als de wet voorschrijft open baar maken. Om dit te bereiken heeft de gemeente beheers instrumenten nodig. Dit begint bij weten welke informatie we hebben en het kunnen structureren van die informatie om uiteindelijk de informatie te kunnen bewaren en indien nodig te vernietigen. Dit draagt bij aan de vindbaarheid en interpreteer baarheid van informatie. Medewerkers kunnen informatie gestuurd werken, er treedt zo min mogelijk informatieverlies op, en het belangrijkst, informatie kan optimaal worden benut voor onze inwoners en bedrijven.
Directies geven aan behoefte te hebben aan kaders, richtlijnen en praktische ondersteuning. De hulp vanuit het I-domein wordt als beperkt ervaren. Er is een klein aantal directies dat zelf interne specialistische kennis en capaciteit heeft georganiseerd. Op aanraden van het I-domein hebben directies gewacht op de nADW, een geheel nieuwe werkplek in de cloud waarin samenwerking en beheer wordt gefaciliteerd. De functionaliteit van de nADW kan grotendeels de Informatiebeheerhandelingen overnemen, waardoor
de directies ontzorgd worden. De inrichtingsprincipes waren echter nog niet gereed voor de start van de overgang naar de nADW, waardoor de organisatie het risico loopt dat informatiebeheer handelingen niet toegepast kunnen worden. Er is een start gemaakt met de voorbereidingen voor de migratie van informatie van de netwerkschijven naar de nADW.
Verrichten Uit de monitor blijkt dat er uitdagingen zijn met betrekking tot het beheer van informatie. Enkele directies geven aan dat verbeteracties die eerder zijn aangegeven nog niet allemaal zijn opgepakt, onder andere als gevolg van de eerder aangegeven onduidelijkheid over de rolverdeling. De organisatie zoekt naar praktische oplossingen maar beheertaken die een bepaalde expertise vragen, zoals (metadata)beheer, hergebruik, vernietiging en overbrenging worden niet overal uitgevoerd. Er zijn duidelijke afspraken voor het opslaan van informatie. Het ontbreekt echter veelal aan afspraken over het uitvoeren van overige Informatiebeheertaken (beheren, waarderen, selecteren, vernietigen en overbrengen). Zo geven directies aan dat de bewaartermijnen van informatie binnen de (vak-)applicaties veelal zijn beschreven maar dat dit niet het geval is voor de informatie op de netwerkschijven. Slechts incidenteel wordt
11 | Verslag van de Gemeentearchivaris
Voor de duurzame toegankelijkheid van informatie is het cruciaal dat uniforme metadata worden meegegeven aan informatie. Metadata dragen bij aan het uitvoeren van Informatiebeheer taken. Dit maakt hergebruik, overbrenging en vernietiging mogelijk en draagt bij aan de vindbaarheid en betrouwbaarheid van informatie. De rechtzoekende burger kan hierdoor de informatie van de gemeente op de juiste wijze interpreteren en in de goede context plaatsen. Met goed beheer op metadata voorkomen we informatieverlies, kunnen we ons verantwoorden en beschermen we ons erfgoed.
uitvoering gegeven aan het toepassen van bewaartermijnen waardoor informatie te veel en te lang wordt bewaard. Niet alle applicaties binnen de gemeente zijn voorzien van functionaliteit voor selecteren, waarderen, en vernietigen waardoor vernietiging op veel plekken niet uitgevoerd wordt. Er loopt een inventarisatie naar de vernietigings functionaliteit van de aanwezige applicaties. Tenslotte is er te weinig zicht op de aanwezige metadata voortkomend uit de taken en processen van de gemeente. Dit alles heeft gevolgen voor het openbaar maken van informatie, de bescherming van persoonsgegevens en de interne beheerslast van de organisatie.
3.2 Beeld per indicator
Informatiebeheer: het organisatieonderdeel heeft taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden belegd voor het informatiebeheer van het eigen primaire proces.
Concernbreed beeld per indicator
De HANDMATIGE proceshandelingen voor het informatiebeheer binnen het primaire proces van het organisatieonderdeel zijn beschreven. De GEAUTOMATISEERDE proceshandelingen voor het informatiebeheer binnen het primaire proces van het organisatieonderdeel zijn beschreven. Geordend overzicht / Classificatieschema dient aanwezig te zijn. Het organisatieonderdeel heeft minimaal op procesniveau beschrijvingen van de informatie die voor blijvende bewaring c.q. vernietiging in aanmerking komt. Pas minimaal op procesniveau bewaartermijnen toe op de informatie uit de primaire processen (conform of gelijk aan de Selectielijst die geldt voor de betreffende informatie). Het organisatieonderdeel maakt gebruik van een metadataschema conform de metadatastandaard die van toepassing is op de betreffende informatie. 0
10 groen
20
30
40
50
60
oranje
rood
geen inzicht verkregen
70
80
90
100 %
niet van toepassing
Informatiebeheer: het organisatieonderdeel heeft taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden belegd voor het informatiebeheer van het eigen primaire proces.
Cluster Bestuur en Organisatie
De HANDMATIGE proceshandelingen voor het informatiebeheer binnen het primaire proces van het organisatieonderdeel zijn beschreven. De GEAUTOMATISEERDE proceshandelingen voor het informatiebeheer binnen het primaire proces van het organisatieonderdeel zijn beschreven. Geordend overzicht / Classificatieschema dient aanwezig te zijn. Het organisatieonderdeel heeft minimaal op procesniveau beschrijvingen van de informatie die voor blijvende bewaring c.q. vernietiging in aanmerking komt. Pas minimaal op procesniveau bewaartermijnen toe op de informatie uit de primaire processen (conform of gelijk aan de Selectielijst die geldt voor de betreffende informatie). Het organisatieonderdeel maakt gebruik van een metadataschema conform de metadatastandaard die van toepassing is op de betreffende informatie. 0
*Zie bijlage 3 voor de beoordelingscriteria
12 | Verslag van de Gemeentearchivaris | mei 2023
10 groen
20
30
40
50
oranje
rood
niet van toepassing
60
70
80
90
100 %
Informatiebeheer: het organisatieonderdeel heeft taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden belegd voor het informatiebeheer van het eigen primaire proces.
Cluster Bedrijfsvoering
De HANDMATIGE proceshandelingen voor het informatiebeheer binnen het primaire proces van het organisatieonderdeel zijn beschreven. De GEAUTOMATISEERDE proceshandelingen voor het informatiebeheer binnen het primaire proces van het organisatieonderdeel zijn beschreven. Geordend overzicht / Classificatieschema dient aanwezig te zijn. Het organisatieonderdeel heeft minimaal op procesniveau beschrijvingen van de informatie die voor blijvende bewaring c.q. vernietiging in aanmerking komt. Pas minimaal op procesniveau bewaartermijnen toe op de informatie uit de primaire processen (conform of gelijk aan de Selectielijst die geldt voor de betreffende informatie). Het organisatieonderdeel maakt gebruik van een metadataschema conform de metadatastandaard die van toepassing is op de betreffende informatie. 0
10 groen
20
30
40
50
oranje
rood
niet van toepassing
60
70
80
90
Informatiebeheer: het organisatieonderdeel heeft taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden belegd voor het informatiebeheer van het eigen primaire proces.
100 %
Cluster Digitalisering, Innovatie en Informatie
De HANDMATIGE proceshandelingen voor het informatiebeheer binnen het primaire proces van het organisatieonderdeel zijn beschreven. De GEAUTOMATISEERDE proceshandelingen voor het informatiebeheer binnen het primaire proces van het organisatieonderdeel zijn beschreven. Geordend overzicht / Classificatieschema dient aanwezig te zijn. Het organisatieonderdeel heeft minimaal op procesniveau beschrijvingen van de informatie die voor blijvende bewaring c.q. vernietiging in aanmerking komt. Pas minimaal op procesniveau bewaartermijnen toe op de informatie uit de primaire processen (conform of gelijk aan de Selectielijst die geldt voor de betreffende informatie). Het organisatieonderdeel maakt gebruik van een metadataschema conform de metadatastandaard die van toepassing is op de betreffende informatie. 0
10 groen
13 | Verslag van de Gemeentearchivaris
20
30
40
50
oranje
rood
niet van toepassing
60
70
80
90
100 %
Informatiebeheer: het organisatieonderdeel heeft taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden belegd voor het informatiebeheer van het eigen primaire proces.
Cluster Ruimte en Economie
De HANDMATIGE proceshandelingen voor het informatiebeheer binnen het primaire proces van het organisatieonderdeel zijn beschreven. De GEAUTOMATISEERDE proceshandelingen voor het informatiebeheer binnen het primaire proces van het organisatieonderdeel zijn beschreven. Geordend overzicht / Classificatieschema dient aanwezig te zijn. Het organisatieonderdeel heeft minimaal op procesniveau beschrijvingen van de informatie die voor blijvende bewaring c.q. vernietiging in aanmerking komt. Pas minimaal op procesniveau bewaartermijnen toe op de informatie uit de primaire processen (conform of gelijk aan de Selectielijst die geldt voor de betreffende informatie). Het organisatieonderdeel maakt gebruik van een metadataschema conform de metadatastandaard die van toepassing is op de betreffende informatie. 0
10 groen
20
30
40
50
oranje
rood
niet van toepassing
60
70
80
90
Informatiebeheer: het organisatieonderdeel heeft taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden belegd voor het informatiebeheer van het eigen primaire proces.
100 %
Cluster Sociaal
De HANDMATIGE proceshandelingen voor het informatiebeheer binnen het primaire proces van het organisatieonderdeel zijn beschreven. De GEAUTOMATISEERDE proceshandelingen voor het informatiebeheer binnen het primaire proces van het organisatieonderdeel zijn beschreven. Geordend overzicht / Classificatieschema dient aanwezig te zijn. Het organisatieonderdeel heeft minimaal op procesniveau beschrijvingen van de informatie die voor blijvende bewaring c.q. vernietiging in aanmerking komt. Pas minimaal op procesniveau bewaartermijnen toe op de informatie uit de primaire processen (conform of gelijk aan de Selectielijst die geldt voor de betreffende informatie). Het organisatieonderdeel maakt gebruik van een metadataschema conform de metadatastandaard die van toepassing is op de betreffende informatie. 0
10 groen
14 | Verslag van de Gemeentearchivaris
20
30
40
50
oranje
rood
niet van toepassing
60
70
80
90
100 %
Informatiebeheer: het organisatieonderdeel heeft taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden belegd voor het informatiebeheer van het eigen primaire proces.
Cluster Gebiedsgericht Werken en Stadsbeheer
De HANDMATIGE proceshandelingen voor het informatiebeheer binnen het primaire proces van het organisatieonderdeel zijn beschreven. De GEAUTOMATISEERDE proceshandelingen voor het informatiebeheer binnen het primaire proces van het organisatieonderdeel zijn beschreven. Geordend overzicht / Classificatieschema dient aanwezig te zijn. Het organisatieonderdeel heeft minimaal op procesniveau beschrijvingen van de informatie die voor blijvende bewaring c.q. vernietiging in aanmerking komt. Pas minimaal op procesniveau bewaartermijnen toe op de informatie uit de primaire processen (conform of gelijk aan de Selectielijst die geldt voor de betreffende informatie). Het organisatieonderdeel maakt gebruik van een metadataschema conform de metadatastandaard die van toepassing is op de betreffende informatie. 0
10 groen
20
30
40
50
oranje
rood
niet van toepassing
60
70
80
90
Informatiebeheer: het organisatieonderdeel heeft taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden belegd voor het informatiebeheer van het eigen primaire proces.
100 %
Overige organisatieonderdelen: ACAM, Ombudsman, Ondernemingsraad, Raadsgriffie, Rekenkamer
De HANDMATIGE proceshandelingen voor het informatiebeheer binnen het primaire proces van het organisatieonderdeel zijn beschreven. De GEAUTOMATISEERDE proceshandelingen voor het informatiebeheer binnen het primaire proces van het organisatieonderdeel zijn beschreven. Geordend overzicht / Classificatieschema dient aanwezig te zijn. Het organisatieonderdeel heeft minimaal op procesniveau beschrijvingen van de informatie die voor blijvende bewaring c.q. vernietiging in aanmerking komt. Pas minimaal op procesniveau bewaartermijnen toe op de informatie uit de primaire processen (conform of gelijk aan de Selectielijst die geldt voor de betreffende informatie). Het organisatieonderdeel maakt gebruik van een metadataschema conform de metadatastandaard die van toepassing is op de betreffende informatie. 0
10 groen
15 | Verslag van de Gemeentearchivaris
20
30
40
50
60
oranje
rood
geen inzicht verkregen
70
80
niet van toepassing
90
100 %
4
Ontwikkelingen Informatiebeheer
4
Ontwikkelingen Informatiebeheer 4.1 Governance Informatiebeheer De reorganisatie van het I-domein is afgerond. Vanaf dat moment is de sturing van het Informatiebeheer centraal georganiseerd. Dit komt onder andere het uniformeren en standaardiseren van de inrichting van werkprocessen, het gebruikte instrumentarium en kennis tussen de disciplines in de informatievoorziening ten goede. Ook zijn er door de reorganisatie van het I-domein nieuwe rollen bepaald die de gemeente helpen te innoveren en de voordelen van digitaal werken ten volle te benutten. De personele verschuivingen ten gevolge van de reorganisatie zijn eind 2022 nog niet volledig opgevangen als gevolg van de krappe arbeidsmarkt. Dit raakt ook het Informatiebeheer. Als gevolg van de reorganisatie is de Informatiebeheer-governance opnieuw vastgesteld. Er zijn heldere afspraken gemaakt over de verdeling van taken en verantwoordelijkheden tussen de nieuwe directies Digitalisering en Innovatie (D&I), Digitale Strategie & Informatie (DS&I) en het Stadsarchief. De sturing van het Informatiebeheer is in handen van het Directieteam van het I-domein, o.l.v. de Chief Information Officer (CIO). D&I en DS&I zorgen voor de uitvoering.
Inventarisatie actuele stand van zaken Informatiebeheer bij alle organisatieonderdelen
Control Uitvoeren prioriteiten Informatiebeheer en vastleggen kpi’s
Rapportage Stand van zaken, nieuwe ontwikkeling en innovatie
Implementatie processen, acceptatiecriteria/ kpi’s, prioriteiten
Monotoring en verantwoording Onderzoeken en rapporteren
Governance-risk-compliance model
4.2 Kwaliteit Informatiebeheer De nieuwe governance van het I-domein voorziet in hernieuwde sturing op, beheersing van en verantwoording over het Informatiebeheer.
Cyclisch kwaliteitsmanagement Gezamenlijk zorgen zij ervoor dat de business in staat is om de verantwoording over het overheidshandelen af te leggen.
17 | Verslag van de Gemeentearchivaris
Het instrumentarium voor het monitoren van het Informatiebeheer wordt doorontwikkeld en concern breed toegepast. Jaarlijks kunnen prioriteiten worden gesteld en maatregelen worden genomen.
4.3 Openbaarheid en Informatiebeheer Quality Assurance (‘kwaliteitsborging’) behelst een set aan maatregelen en richtlijnen om de juiste kwaliteit informatie voorziening te creëren en behouden volgens eisen en verwachtingen rondom compliance en kwaliteitsnormen. Met compliance bedoelen we het voldoen aan Europese, landelijke én Amsterdamse wet- en regelgeving. Met Kwaliteitsnormen streven we een veilige en verantwoorde inzet van applicaties, systemen, diensten, processen en procedures na zodat zoveel mogelijk voldaan kan worden aan eisen en verwachtingen van gebruikers (burgers, ondernemers, bezoekers, bestuurders en/of ambtenaren).
De Staat van het Informatiebeheer is doorontwikkeld naar een Meetlat met wettelijk vastgestelde indicatoren gekoppeld aan kritische prestatie indicatoren. De Meetlat en de daarbij horende prestatie indicatoren (kwaliteitsdoelstellingen) maken onderdeel uit van het integraal risicomanagement.
Programma Informatiehuishouding op Orde Daar waar de Archiefwet over het recht op inzage van informatie gaat, na selectie en overbrenging naar het Stadsarchief, gaat de Woo over het recht op informatie. De opvolger van de Wet Openbaarheid van bestuur (Wob) is op 1 mei 2022 in werking getreden. Om aan deze wet te voldoen, moet informatie toegankelijk, vindbaar en bruikbaar zijn. Dat vraagt om een informatiehuishouding die op orde is. De gemeente heeft eind 2022 een enorme impuls gegeven aan het op orde krijgen van het Informatiebeheer met het Programma Open Amsterdam en Informatiehuishouding Dit programma combineert de inspanning die nodig is om de Woo te implementeren met het op orde brengen van het Informatiebeheer. Vanaf maart 2023 wordt dat Programma ingericht. De inrichtingsprincipes van de nADW, op basis van solutions architectuur, en de migratie van de netwerkschijven zijn in scope van het Programma Openbaarheid en Informatiehuishouding.
Publicatiekanaal open.amsterdam De gemeente heeft in 2022 ‘Fully in Control’ (FIC) geïmplementeerd, een nieuw governance-risk-compliance (GRC) systeem voor risico management en compliance dat concernbreed wordt ingezet. De Meetlat zal worden ingericht in FIC. Dit systeem bundelt verschillende huidige registraties uit het I-domein om compliance op o.a. de gebieden beveiliging, bescherming persoonsgegevens en Informatie beheer te monitoren. Ook zijn er acceptatiecriteria voor Quality Assurance opgesteld. De gemeente heeft per i-control (beveiliging, bescherming persoons gegevens, Informatiebeheer) acceptatiecriteria opgesteld die moeten worden gecontroleerd voordat werk wordt opgepakt, wordt opgeleverd en ‘af’ is (definition of ready en definition of done).
18 | Verslag van de Gemeentearchivaris
Om de doelstelling van de Woo te bereiken, is in mei 2022 het publicatiekanaal voor actieve openbaarheid gerealiseerd (https://open.amsterdam/). Op deze website worden stapsgewijs de documenten uit de 11 informatiecategorieën periodiek gepubliceerd. Er is gestart met wekelijks toevoegen van de afgehandelde Woobesluiten en het periodiek opnemen van jaarplannen en -verslagen, bestuursstukken en thematische dossiers zoals Erfpacht. Op 31 december 2022 stonden er 59.135 documenten op het publicatie kanaal. Op 1 mei 2023 heeft de gemeente Amsterdam de Transparantieprijs Over Informatie Gesproken gewonnen, overhandigd door Staats secretaris Alexandra van Huffelen, van Koninkrijksrelaties en Digitalisering.
4.4 Beleidsontwikkeling In deze digitale tijd is het noodzakelijk om regelmatig staand beleid te herijken en nieuw beleid op te stellen. De gemeente volgt de landelijke en internationale ontwikkelingen op de voet. Het gaat bijvoorbeeld om standaardisering van metadata zodat uitwisseling van informatie makkelijk is; archivering van tekstberichten en email om dossiers volledig te houden; en afspraken over Informatiebeheer met verbonden partijen zodat verantwoordelijkheden goed belegd zijn.
Advies emailbewaring De organisatie heeft emailbeleid maar dat blijkt, net zoals in de rest van het land, niet het gewenste resultaat op te leveren. Er is nog teveel handelingsvrijheid voor de bestuurder en ambtenaar. Daarom heeft de Vereniging van Nederlandse Gemeenten het initiatief genomen om een selectielijst speciaal voor emailbewaring te ontwikkelen. De bedoeling is om mailboxen van sleutelfiguren in de gemeentelijke organisatie zoals bestuurders en directeuren integraal te gaan bewaren. Gemeenten kunnen zelf kiezen of ze aan deze selectielijst meedoen. De gemeentearchivaris van Amsterdam heeft een positief advies tot deelname afgegeven. Op dit moment loopt een onderzoek naar de reikwijdte en uitvoerbaarheid van archivering van email en tekstberichten.
4.5 Archiefbewerking Archiefbewerkingsteam Het Stedelijk Archiefbewerkingsteam bewerkt 37.000 strekkende meter aan papieren archief over de periode 1945-2014 binnen de gemeente. Dit project moet op 1 januari 2025 afgerond zijn.
Weesp De ambtelijke invlechting van de werkprocessen van Weesp in die van Amsterdam is in 2022 afgerond. Het toezicht voert in 2023 een onderzoek uit naar het resultaat.
19 | Verslag van de Gemeentearchivaris
Archivering berichtenapps In het najaar van 2022 is landelijk veel aandacht geweest voor de gewiste tekstberichten van premier Rutte. Met tekstberichten bedoelen we berichtenverkeer in applicaties als Whatsapp en Signal. De Hoge Raad heeft al eerder uitspraak gedaan dat tekstberichten van ambtenaren bij de uitoefening van hun werk onder de werking van de Archiefwet en de Wet Open Overheid (Woo) vallen, maar inmiddels zijn er rapporten verschenen van de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed en het Advies college Openbaarheid en Informatiehuishouding met de strekking dat tekstberichten gearchiveerd moeten worden en is er een kabinetsreactie van 6 april jl. dat dit advies wordt over genomen.
4.6 Verbonden partijen Verbonden partijen Het afgelopen jaar is onderzocht welke verbonden partijen aan de Archiefwet moeten voldoen (zie bijlage 4), hetzij omdat ze volgens publiekrecht zijn ingesteld, hetzij omdat ze wettelijke taken namens Amsterdam uitvoeren. Dit is een beperkt aantal. Niet in alle gevallen is de gemeentearchivaris van Amsterdam bovendien de aangewezen toezichthouder. Op grond van het bijgevoegde overzicht zijn er met enkele verbonden partijen gesprekken om een uitvoeringsovereenkomst Informatie beheer af te sluiten (Omgevingsdienst NZKG) of om afspraken te maken over het Informatiebeheer (St. Pantar en Centraal Nautisch Beheer NZKG) (zie bijlage 4).
5
Archiefwettelijke taken
5
Archiefwettelijke taken 5.1 Vervanging en vernietiging Informatieketen De informatieketen loopt van goede informatie van de organisatie onderdelen naar de raadpleegomgeving van het Stadsarchief. In die keten worden keuzes gemaakt over metadata, bewaren of vernietigen en vervanging. Deze keten loopt ook over gemeentegrenzen heen omdat Amster damse taken worden gemandateerd aan gemeenschappelijke regelingen, of omdat de gemeentearchivaris ook aangewezen is als archivaris van een regiogemeente.
Positief advies bij vervanging De gemeente heeft het besluit genomen om per 2015 alleen nog digitaal te archiveren. De gemeentearchivaris heeft een risicoinspectie uitgevoerd naar het vervangingsproces. Daaruit blijkt dat de totstandkoming van een vervangingsbesluit bij de organisatie onderdelen als lastig ervaren wordt; dat er vervangen wordt zonder genomen besluit; en dat veranderingen waardoor het besluit de werkelijkheid niet meer dekt niet altijd leiden tot een nieuw besluit. Tot slot is er geen totaaloverzicht van de vervangingsprocessen.
21 | Verslag van de Gemeentearchivaris
Als er papier binnenkomt, wordt vervanging toegepast, waarbij het digitale document het origineel wordt en het analoge document vernietigd wordt. Om volledig betrouwbaar digitaal te werken, is het van belang dat het vervangingsproces consequent en verantwoord verloopt en dat dit proces kwalitatief gemoni tord wordt. Om vervanging te mogen toepassen neemt de directie een vervangingsbesluit, voorzien van een verplicht positief advies van de gemeentearchivaris.
25 incidentele machtigingen tot vernietiging verstrekt. Dat betrof zo’n 237,5 meter. Er zijn 5 doorlopende machtigingen tot vernietiging verleend.
5.2 Overbrenging, Overdracht en Toezicht Overbrenging
Vernietiging
In 2022 zijn 20 papieren en hybride overheidsarchieven overgebracht, waaronder die van het Waterleidingbedrijf (1980-2005), de Onder zoeksdienst voor Milieu en Grondmechanica (1990-2005) en het GGD Bureau Alleenstaande Ouders (1965-2002). Met een totale omvang van 342,15 strekkende meter.
De organisatie moet weten welke informatie er is en welke informatie er wel geweest is maar niet meer mag zijn. Wanneer een directie informatie wil vernietigen, wordt een (doorlopende) machtiging tot vernietiging bij de gemeentearchivaris aangevraagd. In 2022 zijn er
Twee digitale archiefbestanden zijn opgeslagen in het e-depot, te weten de bestuurlijke besluitvorming (2005-2020) en het volledige archief van de Projectorganisatie Aanleg Noord/Zuidlijn. Dit zijn nog
geen formele overbrengingen omdat er onder andere nog open baarheidsbeperkingen moeten worden toegepast.
Overdracht De fusie met Weesp is afgerond in 2022. Het archief, dat beheerd werd door het Regionaal Historische Centrum Vecht en Venen (RHCVV), is overgebracht naar het Stadsarchief. Dit behelsde zowel fysiek en digitaal archief als digitale (nadere)toegangen. Vanaf januari 2023 heeft het Stadarchief de dienstverlening overgenomen. Alle inventarisnummers uit het archief van Weesp zijn online en opvraag baar voor scanning on demand via de Raadpleegomgeving (archief. amsterdam).
22 | Verslag van de Gemeentearchivaris
Toezicht verbonden partijen en regiogemeenten De gemeentearchivaris van Amsterdam is tevens gemeentearchivaris van Diemen, Ouder-Amstel en Amstelveen. Deze gemeenten krijgen allen een separaat toezichtsverslag. Daarnaast is de taakuitvoering van Amsterdam in Gemeenschappelijke Regelingen ondergebracht en gemandateerd aan Verbonden Partijen. In 2022 is de Vervoerregio Amsterdam-Amstelland geïnspecteerd. Ook deze organisatie ontvangt een apart toezichtsverslag.
6
Bijlagen
6
Bijlage 1. Toelichting Proces Staat van het Informatiebeheer • Cyclische uitvraag van de gemeentearchivaris op niveau organisatieonderdeel, dus per directie. • Directeur/verantwoordelijke/hoofd organisatieonderdeel verantwoordelijk voor eigen informatie(beheer). • Vakgroep Informatiebeheer verantwoordelijk voor ondersteuning organisatieonderdelen. In deze context opdrachtnemer voor verzamelen, afstemmen business en aanleveren gevraagde informatie. • Gemeentearchivaris, Afdeling Toezicht analyseert en maakt verslagen: – Verslagen aan individuele organisatieonderdelen (inclusief wederhoor); – Rapportage Staat van het Informatiebeheer (dit document); – Jaarverslag gemeentearchivaris (samenvatting en vervolg). • Methode: – Zeven indicatoren inclusief objectieve criteria afgeleid uit wetgeving; – Vastgesteld in samenwerking met Vakgroep Informatiebeheer voor onderzoek naar de staat van het Informatiebeheer;
24 | Verslag van de Gemeentearchivaris
– Voorzien van risicobeschrijvingen en (generieke) maatregelen; – Opgehaalde informatie beoordeeld op basis van objectieve criteria; – Opgehaalde informatie opgenomen in de risicomanagementtool; – Gewerkt in lijn met operationeel risicomanagement (VORM), integraliteit controls; – Clusterindeling aangehouden van 2021, voor reorganisatie van het I-domein. De organisatieonderdelen zijn op een vastgestelde set aan indicatoren bevraagd, te weten: • Thema 1: Organisatie en inrichting: – Handmatige Informatiebeheerhandelingen beschreven; – Geautomatiseerde Informatiebeheerhandelingen beschreven; Taken, verantwoordelijkheden, bevoegdheden IB belegd. • Thema 2: Beheerinstrumenten: – Geordend overzicht van informatie behorend tot de primaire processen; – Inzicht in geldende bewaartermijnen; – Toepassing juiste bewaartermijnen; – Hanteren metadatastandaard.
6
Bijlage 2. De indicatoren Staat van het Informatiebeheer Indicator 1
Indicator 2
Indicator 3
De HANDMATIGE procesbehandelin gen voor het informatiebeheer binnen het primaire proces zijn beschreven.
De GEAUTOMATISEERDE proceshande lingen voor het informatiebeheer binnen het primaire proces zijn beschreven.
Informatiebeheer: het organisatie onderdeel heeft taken, verantwoorde lijkheden en bevoegdheden belegd voor het informatiebeheer van het eigen primaire proces.
Risico: Indien beschrijvingen ont breken, bestaat de kans dat deze activiteiten niet worden uitgevoerd, waardoor informatie onvoldoende toegankelijk is voor zowel het concern als de samenleving. Dat maakt het moeilijk, zo niet onmogelijk, om informatie te identificeren die actief openbaar zouden moeten zijn.
25 | Verslag van de Gemeentearchivaris | mei 2023
Risico: Indien beschrijvingen ontbre ken, bestaat de kans dat de organisa tie geen controle heeft over het beheer van de informatie, waardoor informatie onvoldoende toegankelijk is voor zowel het concern als de BOB. Indien informatie geautomatiseerd wordt beheerd, verrijkt, vernietigd, gedeeld, etc. dient dit altijd te gere construeerd en uitgelegd te kunnen worden.
Risico: Indien rollen, taken en be voegdheden voor het informatiebe heer niet zijn belegd, bestaat de kans dat niemand verantwoordelijkheid op zich neemt voor het vereiste informatiebeheer, waardoor informatie onvindbaar kan worden, verkeerd gedeeld, te vroeg of juist te laat vernietigd.
Indicator 4
Indicator 5
Indicator 6
Indicator 7
Er is een geordend overzicht van informatie uit de primaire processen. Risico: Indien structuur en een geor dend overzicht ontbreken, is het niet mogelijk om te kunnen vaststellen of informatie zich in de goede, georden de en toegankelijke staat bevindt, waardoor informatie moeilijk toegan kelijk is; informatie moeilijk te inter preteren is; samenhang en volledig heid niet gegarandeerd kunnen worden.
Het organisatieonderdeel heeft minimaal op procesniveau beschrij vingen van de informatie die voor blijvende bewaring c.q. vernietiging in aanmerking komt.
Het organisatieonderdeel past de juiste bewaartermijn toe op de infor matie uit de primaire processen, conform de daarvoor geldende selectielijsten.
Het organisatieonderdeel maakt gebruik van een metadataschema conform de geldende metadata standaard die van toepassing is op de betreffende informatie.
Risico: Indien bewaartermijnen (beoordelen, bewaren, vernietigen) niet minimaal op procesniveau zijn toegekend, is informatie (en de waardering en selectie daarvan) onvoldoende inzichtelijk en onvol doende te beheren, waardoor niet kan worden voldaan aan wet- en regelgeving (bijvoorbeeld de Archief wet en de AVG)
Risico: Indien bewaartermijnen niet conform geldende selectielijsten worden toegepast, wordt informatie te lang of juist te kort bewaard, waardoor niet kan worden voldaan aan wet- en regelgeving (Archiefwet en AVG). Het risico is bijvoorbeeld dat informatie wordt vernietigd die nog nodig kan zijn voor verantwoording, of juist langer dan nodig in huis blijft zonder doelbinding.
Risico: Indien beschrijvingen van structuur en betekenis van gegevens (beschrijvende kenmerken) ontbre ken, bestaat de kans dat: de betrouw baarheid onvoldoende kan worden vastgesteld; slecht vindbaar is; infor matiebeheertaken moeilijk uit te voeren zijn; geen juiste interpretatie mogelijk is; migratie moeilijk wordt; hergebruik en uitwisseling van infor matie niet mogelijk zijn.
6
Bijlage 3. Beoordelingscriteria Staat van het Informatiebeheer GROEN staat voor: • Algemeen: dit aspect draagt positief bij aan het Informatiebeheer en er liggen kansen om dit optimaal te benutten • Uit de informatie met betrekking tot de indicator blijkt dat dit conform norm geregeld/aanwezig/van toepassing is • Het organisatieonderdeel hanteert een andere afspraak en deze is volledig geïmplementeerd. Deze afwijking is in de aangeleverde informatie onderbouwd • Het organisatieonderdeel heeft inschattingen gemaakt op basis waarvan andere keuzes zijn gemaakt met betrekking tot deze indicator. Deze keuzes zijn in de aangeleverde informatie onder bouwd en/of in een eerder stadium al met het Stadsarchief afgestemd • Het organisatieonderdeel heeft inschattingen gemaakt dat deze indicator niet of slechts gedeeltelijk van belang of van toepassing is. Dit heeft geleid tot niet of gedeeltelijk regelen/toepassen. Deze inschattingen en keuzes zijn in de aangeleverde informatie voldoende onderbouwd en/of in een eerder stadium al met het Stadsarchief afgestemd ORANJE staat voor: • Algemeen: er zijn positieve en negatieve aspecten te zien.
Er zijn kansen om deze indicator beter bij te laten dragen aan het gehele Informatiebeheer en er zijn risico’s wanneer dit niet gebeurt • Uit de informatie met betrekking tot de indicator blijkt dat dit voor een deel van het organisatieonderdeel conform norm geregeld/ aanwezig/van toepassing is, maar nog niet voor het hele organisatie onderdeel
26 | Verslag van de Gemeentearchivaris | mei 2023
• Het organisatieonderdeel werkt aan een verbetertraject met betrekking tot deze indicator, maar dit is nog een lopend traject. In de aangeleverde informatie is de concrete stand van zaken nader toegelicht ROOD staat voor: • Algemeen: het beeld op dit aspect is negatief. Er zijn risico’s voor het Informatiebeheer, met alle gevolgen van dien. Er zijn kansen om dit te verbeteren en daarmee bij te dragen aan beter Informatie beheer • Uit de informatie met betrekking tot de indicator blijkt dat dit (nog) niet is geregeld voor het organisatieonderdeel • Er is of komt een verbetertraject met betrekking tot deze indicator, maar dit is nog niet in de uitvoering • Het organisatieonderdeel heeft inschattingen gemaakt dat deze indicator niet van belang of van toepassing is en er zijn keuzes gemaakt om dit niet te regelen. Deze keuzes zijn in de aangeleverde informatie niet of onvoldoende onderbouwd en/of niet bij het Stadsarchief bekend Niet van toepassing (komt voor bij indicator 2): indicator 2 doelt NIET op het gebruik van automatisering in het algemeen, maar op het feit of er beschrijvingen zijn van eventuele specifieke Informatiebeheer handelingen die automatisch plaatsvinden.
6 Naam
Bijlage 4. Overzicht Verbonden Partijen
Gemeentearchivaris Amsterdam toezichthouder
Archiefparagraaf in instellingsakte
Uitvoeringsovereenkomst met Amsterdam
Inspectierapport
Overbrenging archief
Centraal Nautisch Beheer Noordzeekanaalgebied (CNB)
ja
ja
nee
nee
Archief 1987-2014 is bewerkt, wordt overgebracht in 2034
Gemeentelijke Gezondheidsdienst (GGD) Amsterdam-Amstelland
ja (m.u.v. gemandateerde taken van regiogemeenten die niet bij informatiebeheer Amsterdam zijn aangesloten)
ja
onbekend
(gaat mee met SIB)
Archief overgebracht t/m 2004; Archief 2005-2014 staat in de planning om in 2023 bewerkt te worden. Mogelijk vorming archief van de Veiligheidsregio AmsterdamAmstelland bij directeur Publieke Gezondheid GGD.
Ombudsman Metropool Amsterdam
ja
nee
nee
(gaat mee met SIB)
Archief 1987-2013 is in bewerking, wordt overgebracht in 2023.
Omgevingsdienst Noordzeekanaalgebied
ja (voor door Amsterdam gemandateerde taken); provinciearchivaris NH in the lead
ja
nee
13-04-2022 (NHA)
Rechtsvoorgangers overgebracht [Bouw- en Woningtoezicht Amsterdam 1990-1994, Milieudienst Amsterdam 1990-2002, Dienst Milieu- en Bouwtoezicht 2003-2013]
Recreatieschap Groengebied Amstelland
nee; provinciearchivaris NH
ja
n.v.t.
onbekend
n.v.t.
Recreatieschap Twiske-Waterland
nee; provinciearchivaris NH
ja
n.v.t.
onbekend
n.v.t.
Recreatieschap Spaarnwoude
nee; provinciearchivaris NH
ja
n.v.t.
onbekend
n.v.t.
Rekenkamer Metropool Amsterdam
ja
nee
nee
(gaat mee met SIB)
Archief overgebracht t/m 2010
Vervoerregio Amsterdam
ja
ja
nee
15-06-2022 (SAA)
Rechtsvoorganger Regionaal Orgaan Amsterdam overgebracht (t/m 11-2006). Eind 2006 overgegaan in gemeenschappelijke regeling Stadsregio.
Veiligheidsregio Amsterdam-Amstelland
ja
ja
ja
17-05-2021 (SAA)
Archief Brandweer Amsterdam t/m 1992 overgebracht
Gemeenschappelijke regelingen
N.B. Onder de GR GGD AmsterdamAmstelland hangt de GR Openbare Gezondheidszorg Amstelland waar Amsterdam geen deel van uitmaakt
Nog over te brengen: Brandweer bewerkt zelf archief Brandweer 1992-2007. Archief Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie in de Regio (GHOR) Overig Stichting Waternet (per 1 jan. 2006 ontstaan uit fusie van Waterleidingbedrijf Amsterdam met St. Dienst Waterbeheer en Riolering Amsterdam-Amstel, Gooi en Vecht; per 1 januari 2011 gefuseerd met Dienst Binnenwaterbeheer Amsterdam)
ja (medetoezichthouder) maar archivaris Waterschap Amstel Gooi en Vecht is aangewezen als intern toezichthouder in het Convenant Informatiebeheer Waternet (2020)
ja, zie Convenant Informatiebeheer Waternet (2020)
Stichting Pantar
ja (alleen voor door Amsterdam gemandateerde taken: personeelsdossiers)
n.v.t.
27 | Verslag van de Gemeentearchivaris | mei 2023
ja (Convenant Informatie beheer Waternet (2020))
31-05-2022 (Waterschap)
Rechtsvoorgangers deels overgebracht [Waterleidingbedrijf Amsterdam t/m 1979 en 1980-2005; Sluis-, Brug- en Havengelddienst 1918-1994; Dienst Riolering en Waterhuishouding 1990-1996] Nog over te brengen: Dienst Binnenwaterbeheer 1994-2010 is in bewerking. Archief St. Dienst Waterbeheer en Riolering Amsterdam-Amstel, Gooi en Vecht 1997-2005 wordt waarschijnlijk naar archiefbewaarplaats Waternet overgebracht.
afspraken gemaakt over informatiebeheer d.d. …-2023
nee
n.v.t.