Wekelijkse update tot en met 2 mei

Raadsinformatiebrief

Aan:

Portefeuillehouder(s): Behandeld door

De leden van de gemeenteraad van Amsterdam 6 mei 2025 Financiën Hester van Buren bestuurszaken.financien@amsterdam.nl

Onderwerp

Wekelijkse update dagelijkse afhandeling facturen tot en met 2 mei

Datum Portefeuille(s)

Geachte leden van de gemeenteraad, Met deze brief informeert het college u over de stand van zaken met betrekking tot de factuurverwerking in AFIS. In de brief van 16 april heeft het college aangekondigd dat we de capaciteit op een andere manier gaan inzetten, primair op de nieuwe instroom. Daarnaast hebben we een aparte aanpak aangekondigd voor de oude facturen. Hiermee denken we zo snel mogelijk tot een normale werkvoorraad te komen met normale betaaltermijnen. In het vervolg van de brief geven we de stand van zaken met betrekking tot de werkvoorraad en lichten we de nieuwe aanpak voor de oude facturen toe. Ook informeren we u over de health check van Deloitte. Stand van zaken Afhandeling facturen week 18 (28-04 tot en met 02-05) Stand 28 Stand 28 Stand 6 Stand 11 Stand 18 Stand 25 feb mrt* apr* apr* apr* apr* Werkvoorraad Buiten 25.011 12.608 12.470 12.324 10.710 10.699 betaaltermijn Werkvoorraad Binnen 18.335 11.169 10.678 9.343 9.752 8.590 betaaltermijn Totale 43.346 23.777 23.148 21.667 20.462 19.289 werkvoorraad

Stand 2 mei* 5.928

12.036 17.964

*Dit aantal is gecorrigeerd voor de facturen van de leveranciers aan wie we een aanbod voor een voorschot hebben gedaan. Dit betreft ongeveer 14.000 facturen, deels binnen, deels buiten de termijn.

We zijn op de goede weg. We zetten onze capaciteit in om de facturen die nu binnenkomen zo veel mogelijk tijdig te betalen. Door de inzet op de crediteurenadministratie en de versnellingsacties daalde de werkvoorraad van ruim 30.000 facturen buiten de betaaltermijn halverwege februari naar bijna 6.000 per begin mei. Met de extra capaciteit die we op dit moment inzetten, lukt dit. Gelijktijdig voeren we veranderingen door, mede op basis van de health check, waardoor in de toekomst de factuurverwerking minder capaciteit vraagt. Facturen kunnen we ook steeds makkelijker verwerken doordat het aantal facturen met een nieuw inkooporder stijgt. In de

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 6 mei 2025 Pagina 2 van 3

openstaande werkvoorraad heeft inmiddels 43% een nieuw inkooporder, dit was eind maart slechts 17%. Nieuwe aanpak oude facturen Zoals eerder aangegeven vinden op basis van de health check van Deloitte aanpassingen in de inrichting van het systeem aan, zodat meer facturen automatisch door het systeem gaan. Facturen die nieuw binnenkomen profiteren hiervan. Oude facturen helaas niet. Die moeten daarom handmatig verwerkt worden. Daarom is voor de oudste facturen een aparte aanpak ontwikkeld. De oudste facturen hebben we geïsoleerd en betalen we waar nodig buiten het systeem om. Met deze aanpak brengen we een versnelling teweeg in de betaling van deze groep oude facturen (tot 1 april). De aanpak is afgestemd met de ACAM en bestaat uit twee hoofdmaatregelen: − Versnelde betaling van facturen onder de 1000 euro met beoordeling achteraf; − Spoedbetaling van facturen boven de 1000 euro met beoordeling vooraf. Versnelde betaling van facturen onder de 1000 euro De afgelopen week zijn facturen onder de 1.000 euro versneld betaald. Dit gaat om bijna 7.000 facturen, waarvan bijna 3.000 facturen niet van voorschotleveranciers. De goed- of afkeuring vindt achteraf plaats in AFIS, waardoor de rechtmatigheid wordt gewaarborgd. Wanneer blijkt dat een factuur onterecht betaald is, wordt het betaalde bedrag teruggevorderd bij de leverancier.

Spoedbetaling van facturen boven de 1000 euro Voor de overige oude facturen zorgen we voor een spoedbetaling als betaling via het systeem op technische issues blijft hangen. Vanaf deze week gaat een team langs bij de 20 directies waar de meeste facturen open staan. Zij helpen de directies met het goedkeuren en zorgen voor een spoedbetaling voor facturen die door een technische fout niet goedgekeurd kunnen worden. Met deze aanpak verwachten we een groot deel van de 12.000 facturen die nu ter goedkeuring staan bij directies te kunnen betalen. Week 10 7.504 9.536

Week 11 6.895 8.504

Week 12 5.493 8.613

Week 13 7.104 4.993

Week 14 8.680 8.750

Instroom Uitstroom Waarvan 9.395 5.903 6.169 4.512 3.431 betaald * Inclusief de versnelde betaling van facturen onder de 1.000 euro

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Week 15 6.675 6.335

Week 16 6.129 8.440

Week 17 6.122 8.998

8.396

5.548

5.900

Week 18 8.377 6.649 12.015*

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 6 mei 2025 Pagina 3 van 3

Afhandeling spoedverzoeken in week 18 (28-04 tot en met 02-05) Week Week Week Week Week Week 10 11 12 13 14 15 Aangevraagd 412 563 260 393 227 286 Goedgekeurd 362 477 210 339 200 262 Afgekeurd 50 86 50 54 27 24 Betaald 335 449 257 271 215 245

Week 16 213

Week 17

Week 18

127

175

202 11 303

110 17 113

166 9 182

Health check De afgelopen weken heeft Deloitte een health check uitgevoerd van het systeem. De health check had als doel om te onderzoeken waar het systeem verbeterd kon worden en duurzame oplossingen te ontwikkelen voor knelpunten. De samenvatting van de health check is bijgevoegd als bijlage bij de raadsbrief. Tussentijds zijn al een aantal verbeteringen doorgevoerd en in gang gezet. Op basis van het eindrapport gaan we daarmee verder. De health check is primair toekomstgericht, maar heeft een aantal bevindingen die meer terugkijkend zijn. Deze worden meegenomen in de evaluatie. Ten slotte In de afgelopen drie maanden hebben we meer dan 140.000 facturen ontvangen. Daarvan hebben we ruim 105.000 facturen verwerkt en voor 15.000 facturen hebben we een voorschot verleend. Door de inzet op de crediteurenadministratie en de versnellingsacties daalde de werkvoorraad van ruim 30.000 facturen buiten de betaaltermijn halverwege februari naar bijna 6.000 per begin mei. De werkvoorraad is inmiddels op een normaal niveau. Een normale werkvoorraad ligt bij een betaaltermijn van 30 dagen rond de 25.000 facturen. Die zal ook altijd een aantal facturen buiten de betaaltermijn bevatten, circa 3000. Met de nieuwe aanpak voor de oude facturen verwachten we de facturen buiten de termijn de komende weken terug te kunnen brengen naar niveaus zoals die voorheen gebruikelijk waren.

Maar we zijn er nog niet. We zien dat er nog altijd extra capaciteit nodig is en we het systeem op verschillende vlakken nog moeten verbeteren. We monitoren de resultaten van onze acties en passen onze processen aan waar dat nodig is. Via de spoeddesk kunnen ondernemers die niet langer kunnen wachten snel betaald worden. Het college informeert u over de voorlopige resultaten van de versnellingsacties in de brief van 13 mei.

Met vriendelijke groet, Namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Amsterdam,

Hester van Buren Wethouder Financiën

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl