Wekelijkse Update raad tm 21 maart

Raadsinformatiebrief

Aan:

Portefeuillehouder(s): Behandeld door

De leden van de gemeenteraad van Amsterdam 25 maart 2025 Financiën Hester van Buren bestuurszaken.financien@amsterdam.nl

Onderwerp

Wekelijkse update dagelijkse afhandeling facturen tot en met 21 maart

Datum Portefeuille(s)

Geachte leden van de gemeenteraad, Met deze brief informeert het college u over de laatste stand van zaken met betrekking tot AFIS. Zoals ik u drie weken geleden tijdens het raadsdebat stelde heeft het college prioriteit gegeven aan het inlopen van de betalingsachterstanden zodat ondernemers zo snel mogelijk worden betaald. Sinds de start van dit jaar zijn er meer dan 96 duizend facturen afgehandeld. De problemen die zijn ontstaan bij de overgang mogen niet tot last van de ondernemers komen. We stelden een procedure voor spoedbetalingen in, die goed wordt gebruikt, en we hebben meerdere voorschotbetalingen gedaan. Deze lijn zetten we onverkort door. Het college blijft alles op alles inzetten om de achterstanden weg te werken. Daarvoor hebben we eerder al meer menskracht ingezet, maar er is meer nodig. Daar ga ik hieronder op in. Deze extra inspanning is nodig zodat ondernemers tijdig het geld krijgen waar ze recht op hebben. Daarnaast kunnen er hierdoor structurele verbeteringen worden doorgevoerd waardoor toekomstige betalingen soepeler kunnen verlopen.

Huidige situatie verwerking facturen De verwerking van facturen met nieuwe inkooporders verloopt nu goed, dat wil zeggen een inkooporder die in AFIS is aangemaakt. De betaling van deze facturen vindt binnen de termijn plaats, gemiddeld binnen 24 dagen. Met de loop van de tijd zullen steeds meer facturen in deze categorie komen. Het probleem zit bij de facturen met een oude of ontbrekende inkooporder. Die facturen vragen om veel handmatige handelingen. In de afgelopen weken is er, onder andere met inzet van 45 fte extra mensen, gewerkt aan de factuurverwerking. Vanaf deze week starten er tijdelijk nog 60 fte extra krachten. Het grootste deel van deze mensen gaat helpen met de verwerking van openstaande facturen buiten de betaaltermijn. Ook gaat een deel ondersteuning bieden op de werkvloer bij het aanmaken van nieuwe inkooporders waardoor het proces rondom betaling van toekomstige facturen soepeler gaat verlopen. Andere krachten worden ingezet op het omzetten van oude naar nieuwe inkooporders. Ook daardoor zullen toekomstige facturen sneller betaald kunnen worden.

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 25 maart 2025 Pagina 2 van 4

Voorschotten We werken de betalingsachterstand ook weg door voorschotten te verstrekken aan leveranciers die veel facturen hebben openstaan. We hebben 32 leveranciers een aanbod gedaan voor een voorschotbetaling. Deze 32 leveranciers hebben momenteel ongeveer 12.000 facturen openstaan bij de gemeente, waarvan circa de helft buiten de betaaltermijn. Inmiddels hebben we aan drie partijen een voorschot betaald, het gaat om 1494 facturen waarvan 592 buiten de betaaltermijn. Effecten maatregelen De komende weken wordt het effect van deze maatregelen zichtbaar in de cijfers over de betalingsachterstand. Een normale werkvoorraad ligt bij een betaaltermijn van 30 dagen rond de 25.000 openstaande facturen. Die zal ook altijd een aantal facturen buiten de termijn bevatten, circa 3000 facturen. Als de voorschotbetalingen zijn gedaan resteert nog een werkvoorraad van rond de 24.000 facturen, met naar verwachting circa 12.000 buiten de betaaltermijn. Met de extra capaciteit die we nu inhuren zetten we alles op alles om het aantal openstaande facturen terug te brengen van circa 12.000 naar het normale niveau van circa 3.000. De facturen buiten de termijn pakken we stuk voor stuk op, de oudste zoveel mogelijk als eerste. Op die manier werken we toe naar een stabiele situatie.

Dat vraagt tijd want de facturen die nu nog openstaan zijn complexere facturen waar veel handelingen voor nodig zijn, waar soms contact met opdrachtgever of leverancier voor nodig en soms een technische oplossing voor nodig is. Wekelijkse cijfers werkvoorraden Stand 4 feb 26.315 Vóór 2025:

Stand 26 feb 15.315

Stand 3 mrt 12.250

Stand 14 mrt 8.723

Stand 21 mrt 7.121

16.668 76

13.910 15.517

11.290 17.267*

7.590 14.318

5.443 12.060

-

-

-

8.934

11.662

40.807

39.565

36.286

Januari 2025 Februari 2025 Maart 2025

Totaal aantal 43.059 44.742 facturen * dit is inclusief de facturen van 1 en 2 maart

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 25 maart 2025 Pagina 3 van 4

Eindstand week 9

Eindstand week 10

Eindstand week 11

Eindstand week 12*

Werkvoorraad Buiten 25.011 21.347 20.996 12.772 betaaltermijn Werkvoorraad Binnen 18.335 19.886 18.553 11.534 betaaltermijn Totale 43.346 41.233 39.549 24.306 werkvoorraad *Dit aantal is gecorrigeerd voor de facturen van de leveranciers aan wie we een aanbod voor een voorschot hebben gedaan. Het definitieve cijfer is onder voorbehoud van dat alle leveranciers het voorschot accepteren.

Instroom Uitstroom Waarvan betaald

Week 9 7020 7200 3665

Week 10 7504 9536 9395

Week 11 6895 8504 5903

Week 12 5.493 8.613 6.169

Week 11 563 477 86 449

Week 12

Spoedbetalingen Afhandeling spoedverzoeken in week 12 (17-03 tot en met 21-03) Week 9 Week 10 Aangevraagd Goedgekeurd Afgekeurd Betaald

482 418 64 484

412 362 50 335

260 210 50 257

Voor ondernemers die in (financiële) problemen dreigen te komen door de vertraagde betaling is, zoals eerder is ingesteld, een spoedbetaling mogelijk. Het aantal verzoeken fluctueert per week en ligt deze week lager dan voorgaande weken. Er blijft extra aandacht uitgaan naar de spoedbetalingen totdat de achterstanden zijn ingelopen. Ondernemers worden actief en frequent geinfomeerd hoe ze een spoedbetaling kunnen aanvragen. Kostenraming Zoals aangegeven doet het college er alles aan om de betalingsachterstanden zo snel mogelijk in te lopen. Dit vraagt om extra inspanningen. Tijdens de raadsvergadering van 5 maart heb ik u toegezegd de raming van de extra kosten toe te sturen. Om de achterstanden op te lossen is extra capaciteit ingezet. In eerste instantie is 50 fte gestart bij de crediteurenadministratie. Deze week is 60 extra fte gestart, die de komende maanden het team zal versterken. De geraamde kosten hiervoor bedragen ongeveer €2,5 miljoen (dit is inclusief de eerder gecommuniceerde 0,7 miljoen euro waarvan 0,2 miljoen op voorhand al was uitgetrokken). Ook bent u eerder geïnformeerd over de health check die wordt uitgevoerd om verbeteringen door te kunnen voeren in het systeem en de processen en de evaluatie van de implementatie. De kosten hiervoor bedragen ongeveer €0,3 miljoen.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 25 maart 2025 Pagina 4 van 4

De implementatie van AFIS duurt langer dan gepland. Daardoor maken we meer kosten. Deze extra kosten zullen we mede aan de hand van de evaluatie verder in kaart brengen. De totale extra kosten dekken we binnen de begroting voor bedrijfsvoering. Ook zullen we het gesprek aangaan met externe partners over de verdeling van deze extra kosten. Tenslotte We blijven ons keihard inzetten om ervoor te zorgen dat de ondernemers in de stad weer tijdig betaald krijgen. Met het aanbod van de voorschotbetalingen kunnen we ervoor zorgen dat voor 12.000 facturen op korte termijn een betaling plaats kan vinden. De procedure voor spoedbetalingen wordt actief onder de aandacht gebracht. Met extra menskracht werken we de achterstand in de openstaande facturen weg. Alles is er op gericht om te voorkomen dat ondernemers in de knel komen en we structurele verbeteringen kunnen aanbrengen voor de toekomst.

Met vriendelijke groet, Namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Amsterdam,

Hester van Buren Wethouder Financiën

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl