Wekelijkse Update Raad tm 14 maart

Raadsinformatiebrief

Aan:

Portefeuillehouder(s): Behandeld door

De leden van de gemeenteraad van Amsterdam 18 maart 2025 Financiën Hester van Buren bestuurszaken.financien@amsterdam.nl

Onderwerp

Wekelijkse update dagelijkse afhandeling facturen tot en met 14 maart

Datum Portefeuille(s)

Geachte leden van de gemeenteraad, Met deze brief informeert het college u over de laatste stand van zaken betreffende de verwerking van de openstaande facturen, binnen en buiten betaaltermijn. Onderstaand schema laat het verloop zien van de factuurafhandeling vanaf de start van de crisisaanpak. Totaal aantal openstaande facturen (binnen en buiten betaaltermijn) Stand 4 feb Stand 26 feb Stand 3 mrt Stand 14 mrt 26.315 15.315 12.250 8.723 Vóór 2025: 16.668 76 -

13.910 15.517 -

11.290 17.267* -

7.590 14.318 8.934

43.059 44.742 Totaal aantal facturen**: * dit is inclusief de facturen van 1 en 2 maart ** een normale werkvoorraad ligt rond de 25.000 facturen

40.807

39.565

Januari 2025 Februari 2025 Maart 2025

Afhandeling facturen week 11 (10-03 tot en met 14-03) Eindstand week 9 Eindstand week 10 Eindstand week 11 Werkvoorraad Buiten 25.011 21.347 20.996 betaaltermijn Werkvoorraad Binnen 18.335 19.886 18.553 betaaltermijn Totale werkvoorraad 43.346 41.233 39.549 Week 9 Instroom Uitstroom Waarvan betaald

Week 10 7020 7200 3665

Week 11 7504 9536 9395

6895 8504 5903

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 18 maart 2025 Pagina 2 van 4

Het beeld is zorgelijker dan vorige week. De werkvoorraad daalt. Maar de versnelling die zou moeten optreden in de factuurverwerking om op het gemiddelde scenario uit te komen, zien we helaas nog niet. Wat goed loopt is de verwerking van facturen met een nieuwe inkooporder, dat wil zeggen een inkooporder die in AFIS is aangemaakt. De betaling van deze facturen vindt binnen de termijn plaats, gemiddeld binnen 24 dagen. We zien dat steeds meer facturen een nieuwe inkooporder kennen en dus soepel betaald kunnen worden. Maar het aandeel facturen met een inkooporder zou sneller moeten toenemen. Bij meer dan de helft van de facturen is sprake van een oude of ontbrekende inkooporder. Voor deze facturen zijn veel handmatige handelingen nodig en dat leidt tot vertraging en betalingen buiten de betaaltermijn. Op twee manieren werken we aan een structurele oplossing van dit probleem: • Extra ondersteuning van de organisatie en extra communicatie richting de organisatie op de noodzaak om inkooporders aan te maken. • We gaan de komende drie weken oude inkooporders omzetten naar het nieuwe systeem zodat nieuwe facturen snel automatisch verwerkt worden. Hiervoor is extra capaciteit ingehuurd. Bovenstaande maatregelen zorgen in de toekomst voor snellere verwerking van facturen, maar ze bieden geen oplossing voor de facturen die op dit moment openstaan.

Op dit moment staan er circa 15.000 facturen met een inkooporder uit het oude systeem open en circa 20.000 facturen zonder inkooporder deels binnen en deels buiten de termijn. Om deze openstaande facturen weg te werken zetten we extra capaciteit in om de handmatige handelingen uit te voeren. Ook zetten we robots in waar dat mogelijk is. Daarnaast gaan we voorschotbetalingen doen aan grote leveranciers met veel openstaande facturen. We benaderen deze leveranciers deze en volgende week. Het eerste voorschot is inmiddels uitgekeerd. Op deze manier kunnen we in één keer de openstaande werkvoorraad laten slinken met ruim 10.000 facturen. Het gaat zowel om facturen buiten als binnen de betaaltermijn. Vorige week heb ik u ook geïnformeerd over een ander probleem, namelijk dat een deel van de facturen nadat ze al waren goedgekeurd, toch niet doorstroomden naar het betaalteam. Dit blijkt onder andere te komen door kleine (verwaarloosbare) btw, prijs- of hoeveelheidsverschillen. We gaan het systeem en de werkprocessen zo aanpassen dat verwaarloosbare verschillen niet tot oponthoud leiden. Ondertussen zetten we waar mogelijk robots in.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 18 maart 2025 Pagina 3 van 4

Afhandeling spoedverzoeken in week 11 (10-03 tot en met 14-03) Week 9 Week 10 Aangevraagd Goedgekeurd Afgekeurd Betaald

482 418 64 484

Week 11 412 362 50 335

563 477 86 449

Het aantal spoedbetalingen fluctueert op weekbasis. Afgelopen week waren het er wat meer dan gemiddeld, de week ervoor wat minder. We blijven inzetten op snelle behandeling van de spoedverzoeken en monitoren het proces. Andere bedrijfsprocessen AFIS ondersteunt ook andere bedrijfsprocessen, te weten het proces van verkoop tot en met ontvangst, de financiële administratie van projecten en de planning en controlcyclus. Prioriteit ligt nu bij het goed verloop van het proces van bestellen tot betalen, zodat ondernemers en andere partijen tijdig hun geld krijgen. Daarmee heeft de huidige problematiek ook consequenties voor de implementatie van andere onderdelen van AFIS: •

P&C module Zoals vorige week al gemeld in de wekelijkse update, ervaren we verschillende technische belemmeringen bij het opstellen van de Voorjaarsnota. Het duurt bijvoorbeeld langer om begrotingswijzigingen te verwerken dan verwacht, en bepaalde berekeningen kunnen mogelijk nog niet automatisch worden uitgevoerd (zoals het actualiseren van de kapitaallasten). Wij verwachten dat het voorjaarsnotaproces – met extra inzet van de betrokken medewerkers – binnen de daarvoor gestelde tijdslijnen gevolgd kan worden. Zoals in de vorige update reeds is vermeld, houden wij er rekening mee dat een deel van de technische wijzigingen niet in de voorjaarsnota, maar in de komende begroting worden meegenomen. Het gaat om wijzigingen zonder financiële consequenties, bijvoorbeeld overboekingen binnen programma's.

•

Module voor de financiële administratie van projecten We hebben ervoor gekozen om pas later over te gaan op de uniforme projectadministratie in AFIS. Hierdoor kunnen medewerkers alle tijd en aandacht richten op de factuurverwerking. Technisch is de module gereed, dus voor de directies die hier al wel volledig gebruik van willen maken, is deze al wel beschikbaar.

•

Module verkoop tot ontvangst Het uitsturen van facturen door de gemeente loopt goed, het proces van sturen van herinneringen nog niet. Door de overgang naar AFIS worden betalingen niet automatisch gekoppeld aan de openstaande facturen. Om onterechte herinneringen te voorkomen,

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 18 maart 2025 Pagina 4 van 4

starten we dit proces pas later weer op. Voor burgers en ondernemers heeft dat verder geen gevolgen, anders dan dat zij herinneringen en incasso's later krijgen. Tot slot Het beeld is zoals gezegd zorgelijk. Met het huidige tempo van factuurverwerking halen we het gemiddelde scenario niet. Daarom nemen we opnieuw versnellingsmaatregelen. We benaderen grote leveranciers met veel facturen om afspraken te maken over voorschotbetalingen. We zetten extra capaciteit in om de huidige werkvoorraad naar het niveau van een normale werkvoorraad terug te brengen. Een normale werkvoorraad ligt rond de 25.000 facturen, uitgaande van een instroom van circa 25.000 facturen per maand en een maximale betaaltermijn van 30 dagen. Tot slot pakken we ook de onderliggende oorzaken aan (oude of ontbrekende inkooporders), om te voorkomen dat de problemen blijven voortduren. Ondernemers die in de knel dreigen te komen door de betalingsachterstand helpen we met spoedbetalingen. Aanstaande woensdag ontvangt u de opdrachtformulering voor de evaluatie. In de volgende update nemen we de voorlopige raming van de aanvullende kosten mee.

Met vriendelijke groet, Namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Amsterdam,

Hester van Buren Wethouder Financiën

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl