waswordt beleidsnota Activeren waarderen afschrijven 2021.pdf

Beleidsnota activeren, waarderen en afschrijven 20172021

Met ingang van de begroting 2017 2021 wordt deze nota Activeren, waarderen en afschrijven (nota Awa) toegepast. Deze nota is de uitwerking van artikel 14 van de financiële verordening en vastgesteld door de gemeenteraad op ………………………………………….. Deze nota vervangt de nota Activeren, waarderen en afschrijven 20142017.

1

1 Inleiding ................................................................................................................. 3 2 Uitgangspunten van het beleid (beleidskader) ........................................................... 5

Algemeen................................................................................................................ 5 Activeren ................................................................................................................ 5 Waarderen .............................................................................................................. 7 Afschrijven .............................................................................................................. 7 3 Algemene toelichting op het beleid ........................................................................... 9 4 Inhoudelijke toelichting op de uitgangspunten van het beleid ................................... 10

Algemeen.............................................................................................................. 10 Activeren .............................................................................................................. 12 Waarderen ........................................................................................................ 2018 Afschrijven ........................................................................................................ 2220 BIJLAGE 1 AFSCHRIJVINGSTABEL ........................................................................ 2623 BIJLAGE 2 DEFINITIES .......................................................................................... 3027

2

1 Inleiding

De nota Activeren, waarderen en afschrijven (nota Awa) geeft het kader voor het handelen bij investeringen ten aanzien van het aspect activeren en de daarmee samenhangende vraagstukken van afschrijven en waarderen. De regels voor activeren, waarderen en afschrijven zijn opgenomen in het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV). Daarnaast geeft de commissie BBV nadere richtlijnen voor de toepassing van het BBV. De wetgeving als zodanig wordt zelf niet in deze nota genoemd. Deze nota heeft uitsluitend een functie als uitwerking en toepassing van die verslaggevingsregels waar sprake is van een keuzemogelijkheid en verder waar dat wenselijk en mogelijk is. Dat betekent dat op de punten die in deze nota niet genoemd worden het BBV direct gevolgd dient te worden. Uitspraken van de commissie BBV die betrekking hebben op toepassing zijn in de beleidsuitgangspunten verwerkt. Verder is rekening gehouden met aanbevelingen van de commissie waarin ten aanzien van specifieke onderwerpen opname in de beleidsnota wordt aanbevolen. Activeren wil niet meer zeggen dan dat op grond van wettelijke voorschriften een investering op de balans moet (of mag) worden wordt gepresenteerd, omdat daar een meerjarig nut aan wordt toegekend. Een investering wordt, als die op de balans is geplaatst, gewoonlijk een vast actief genoemd.

Een vast actief kan zowel aangekocht worden als vervaardigd. Het meerjarig nut komt tot uitdrukking door telkens een gedeelte van de waarde van het actief ten laste te brengen van het resultaat (afschrijven). Dat houdt in dat de kosten gemoeid met het maken of aankopen of vervaardigen van het actief (het investeren) in feite verdeeld worden over de jaren waarin het actief wordt gebruikt. De wetgever heeft voorzien dat in bepaalde gevallen een actief aan waarde kan verliezen omdat bijvoorbeeld de gebruiksduur beperkter is dan oorspronkelijk voorzien. In zulke gevallen kan of moet de zogenaamde waardering van het actief worden herzien, bijvoorbeeld door aanpassing van de waarde die dan nog in de balans staat. In dat geval is sprake van waarderingsvraagstukken die als daardat relevant is voor keuzes bij mogelijk zijn ook in deze nota behandeld worden. Deze nota is een actualisatie van de eerder vastgestelde nota Activeren, waarderen en afschrijven 20174. De actualisatie vloeit voornamelijk voort uit de wijziging van het BBV per begrotingsjaar 2017. maakt onderdeel uit van de 4-jaarlijkse evaluatie van beleidsnota’s zoals bepaald in artikel 11 van de financiële verordening. In de nota zijn de actuele notities van de Commissie BBV verwerkt. De nota is verder in een standaardvorm opgesteld die vanaf 2016 wordt gehanteerd voor alle financiële beleidsnota’s.

In de nota worden uitgangspunten van het beleid in een apart hoofdstuk weergegeven. In het daarop volgende hoofdstuk worden de uitgangspunten nader 3

toegelicht. Definities zijn opgenomen als bijlage 2. In onderstaand pictogram is de kern van de nota op het gebied van activeren, waarderen en afschrijven weergegeven:

4

2 Uitgangspunten van het beleid (beleidskader)

Algemeen 1) Vaste activa worden in het geval van interne overdracht altijd overgedragen tegen de boekwaarde, tenzij het gaat om overdracht naar of uit grondexploitaties. Overdrachten naar of uit grondexploitaties vinden plaats tegen de inbrengwaarde. 2) Boekwinst of -verlies Bbij het afstoten van een vast actief naar een afnemer buiten het concern gemeente Amsterdam wordt de verkoopopbrengst en de boekwaarde afzonderlijk als incidentele baat respectievelijk /last in de exploitatie verwerkt. 3) Projecten die nog in uitvoering zijn en voldoen aan de activerings- en groottecriteria worden opgenomen als Activa in Ontwikkeling onder de toepasselijke balansrubriek binnen de vaste activa. 4) In individuele gevallen kan door de raad worden afgeweken van deze nota. Het college doet als een situatie zich voordoet waarbij dat als noodzakelijk wordt gezien een voorstel aan de raad.

Activeren 5) Kosten van onderzoek en ontwikkeling worden niet geactiveerd. Kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en agio/ disagio worden niet geactiveerd tenzij de omvang van agio activering rechtvaardigt. 6) Hardware (apparatuur) wordt geactiveerd. Software en/of gebruiksrechten voor onbepaalde duur die ineens in rekening worden gebracht wordenwordt beschouwd als component van de hardware en wordt geactiveerd. Hetzelfde geldt voor implementatiekosten van nieuwe hard- en/of software. Software of hardware die als dienst wordt afgenomen in de vorm van een XaaS-oplossing wordt niet geactiveerd. Ook de implementatiekosten behorende bij een XaaSoplossing worden niet geactiveerd. In alle gevallen wordt rekening gehouden met de overige uitgangspunten in deze nota. Opleidingskosten bedoeld om eigen medewerkers vertrouwd te maken met de nieuwe software en kosten van leveranciersrapport worden als last verwerkt, dus niet geactiveerd. 7) Ondergrenzen voor activering:

5

a. De aankoop van grond wordt onverschillig de aankoopwaarde geactiveerd; b. Investeringen met economisch nut groter dan € 100.000 worden geactiveerd. Activering vindt in deze categorie alleen voor lagere bedragen plaats als er afwijkende eisen worden gesteld door externe financiers; c. Investeringen in de openbare ruimte met maatschappelijk nut worden geactiveerd als deze na aftrek van bijdragen van derden een bedrag van € 5 miljoen te boven gaan. 8) Op investeringen in de openbare ruimte die niet in aanmerking komen voor activering en dus ten laste komen van de exploitatie worden eventuele bestuurlijk aangewezen bijdragen uit reserves in mindering gebracht. 9) Op investeringen in de openbare ruimte die wel in aanmerking komen voor activering mogen geen bijdragen uit reserves in mindering worden gebracht. De bijdrage wordt in dat geval opgenomen in een de financieringsreserve. activa met maatschappelijk nut. Onttrekking uit die reserve vindt jaarlijks plaats naar rato van de afschrijvingslasten en op basis van de afschrijvingsduur van het actief waarvoor de bijdrage bedoeld was. 10) Sculpturen in de openbare ruimte en aankopen van dieren worden niet geactiveerd. 11) Personele kosten die rechtstreeks aan de vervaardiging van een actief kunnen zijn toe te rekenen worden toegerekend mogen worden geactiveerd. Overheadkosten die zijn toe te rekenen worden eveneens geactiveerd.

12) Rentelasten van investeringen worden niet geactiveerd maar tijdens de uitvoering ten laste van de exploitatie gebracht. Deze regel geldt NIET voor grondexploitaties en werken voor derden. 13) Voorbereidingskosten mogen alleen worden geactiveerd als voorbereiding en uitvoering direct op elkaar aansluiten en het bestuurlijk besluit tot uitvoering van het project genomen is. Als een project na bestuurlijke besluitvorming toch niet tot uitvoering leidt, dan worden alle voorbereidingskosten alsnog ten laste van de exploitatie gebracht. Voorbereidingskosten voor grondexploitaties mogen onder voorwaarden onder immateriële vaste activa worden geactiveerd.

14) Regulier onderhoud, groot onderhoud en achterstallig onderhoud wordt niet geactiveerd. Deze lasten worden ten laste van de exploitatie of daarvoor gevormde voorzieningen gebracht. 15) Levensduur verlengende en kwaliteit verhogende investeringen, zoals renovaties, worden als afzonderlijk activum geactiveerd en afgeschreven. Bij 6

levensduur verlengende maatregelen wordt de restantwaarde van het oorspronkelijke activum naar het nieuwe activum overgebracht. 16) Bij sloop/nieuwbouw van gebouwen kunnen de sloopkosten en grondwaarde worden betrokken bij activering van de nieuwbouw, tot maximaal de marktwaarde van de grond. Een eventuele restant boekwaarde van de oude opstal maakt geen deel uit van het te activeren bedrag, en wordt ten laste van de exploitatie gebracht. Alleen indien de grondwaarde onbekend is kan voor het nieuwe activum deze worden gesteld op de restant boekwaarde van de oude opstal. Ook dan geldt dat de som van sloopkosten en restant boekwaarde niet hoger is dan de marktwaarde van de grond. 17) Operational leasecontracten worden niet geactiveerd, financial leasecontracten wel. 18) Bijdragen aan eigendommen van derden worden in beginsel niet geactiveerd en zeker niet als de bijdrage lager is dan € 100.000. In elk geval dient een voorstel tot de verstrekking van een investeringsbijdrage aan een derde altijd voorzien te zijn van een motivatie in het geval sprake is van activering en wordt de afschrijftermijn zo kort mogelijk gehouden.

Waarderen 19) Bij vervanging van een actief wordt de nog aanwezige boekwaarde van het actief dat wordt vervangen wordt ten laste van de exploitatie gebracht. 20) Het college kan de raad voorstellen doen vastgoed aan te merken als vastgoed met een maatschappelijke functie of te besluiten tot beëindiging van het toekennen van een maatschappelijke functie. Bij het voorstel geeft het college aan wat de consequentie is voor de waardering van dat vastgoed. 21) Om vast te stellen of een duurzame waardevermindering moet worden toegepast moet de directe opbrengstwaarde van het vastgoed worden bepaald door middel van een onafhankelijke taxatie. Als sprake is van een duurzame waardevermindering dan wordt deze niet verwerkt in de boekwaarde van het betreffende actief, maar wordt een voorziening gevormd specifiek behorend bij het actief. Deze voorziening wordt als waarde correctie onder de vaste activa en bij het actief opgenomen.

Afschrijven 22) Bij wijziging van de afschrijvingsduur of afschrijvingsmethode worden bestaande (rest)boekwaarden niet herrekend, maar over de langere, kortere of gelijkblijvende verwachte gebruiksperiode afgeschreven.

7

23) Activa worden afgeschreven volgens de lineaire methode. 24) Er Voor vastgoed kan bij het afschrijven wordt geen rekening worden gehouden met een reële restwaarde. Het college geeft hier nadere regels voor. 25) Afschrijving vangt aan in het kalenderjaar volgend op het jaar waarin het actief - in gebruik is genomen, - is afgerond in het geval van een component of - verworven is. 26) De componentenbenadering mag worden toegepast bij investeringen met economisch nut en bij investeringen met een maatschappelijk nut. Terughoudendheid is hierbij gepast. 27) Het college kan de raad voorstellen doen om extra af te schrijven op investeringen in de openbare ruimte met maatschappelijk nut als het gaat om ultimo 2016 al gerealiseerde investeringen in een actief dat hetzij al in gebruik hetzij nog in ontwikkeling was. 28) De in bijlage 1 opgenomen afschrijvingstabel wordt gehanteerd voor investeringen vanaf 1-1-2015. Afschrijvingen op investeringen van vóór die datum worden niet gecorrigeerd. Als sprake is van aankoop van bestaande gebouwen of van 2e hands materieel dan wordt de resterende levensduur gehanteerd waarbij de afschrijvingstermijnen van de tabel worden gevolgd.

8

3 Algemene toelichting op het beleid

Bij de formulering van financieel beleid op het gebied van activeren, waarderen en afschrijven staat het activeren centraal. Als activeren niet gebeurt, is waarderen en afschrijven ook niet aan de orde. De wetgever geeft inzake het activeren van investeringen een duidelijk principe: alle investeringen worden geactiveerd. De vrijheid om daarvan af te wijken of keuzes te maken geldt slechts in enkele gevallen. Beperking vindt daarnaast nog zijn oorsprong in notities van de commissie BBV die al nadere invulling heeft gegeven aan vraagstukken over wel of niet activeren. De conclusie kan daarom niet anders zijn dan dat de beleidsvrijheid gering is. en gezien de ontwikkelingen eerder ingekrompen dan uitgebreid wordt. Een van de belangrijke ontwikkelingen is bijvoorbeeld het opheffen van de vrijheid om investeringen in de openbare ruimte wel of niet te activeren en te vervangen door een verplichting dat wel te doen. Deze wijziging was de hoofdreden om deze nota te actualiseren. Financieel beleid heeft naast het maken van keuzes welke richting gehanteerd zal worden (het wat) ook een belangrijke rol in het geven van kaders die richting geven aan het handelen (het hoe). Deze kaders zijn onontbeerlijk om in een organisatie, en zeker als die zo divers is als de gemeente Amsterdam, uniformiteit in het handelen te bewerkstelligen.

Als zodanig zijn deze kaders de basis voor uitvoerings- en toepassingsregels. Een voorbeeld van het laatste is de inrichting van een proces waarin geborgd wordt dat de kaders worden nageleefd. Een voorbeeld waar het wat en het hoe zijn gecombineerd is te vinden in beleidsuitgangspunt 1).

9

4 Inhoudelijke toelichting op de uitgangspunten van het beleid

Algemeen Investeringen worden verantwoord op de balans onder de post vaste activa. Investeringen zijn relevant voor het bestuur en de besturing vanwege de gevolgen die een investering heeft voor: - de (mogelijke) invloed op het voorzieningenniveau voor de gemeenten; - de substantiële bedragen waar het meestentijds vaak om handeltgaat; - de lange termijn (de gevolgen voor de (meerjaren-)begroting); - de gevolgen voor het (kostendekkend) niveau van heffingen. Door de invloed van de wet- en regelgeving en de overwegingen die hiervoor zijn genoemd leiden investeringen als vervolgstap in een aanzienlijk aantal gevallen tot activering en afschrijven en dat zijn dan ook direct de hoofdonderwerpen in deze nota. Als wordt geactiveerd is sprake van het ontstaan van een actief. In het navolgend wordt kort ingegaan op de onderverdeling van de activa. De vaste activa zijn onderverdeeld in: • materiële vaste activa • immateriële vaste activa • financiële vaste activa Materiele Materiële vaste activa Materiele Materiële vaste activa worden als volgt op de balans opgenomenkennen twee gedaantes:, • Investeringen met een economisch nut of • Investeringen met een economisch nut, waarvoor ter bestrijding van de kosten een heffing kan worden geheven of • Investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut.

Investeringen met een economisch nut, dat zijn activa die opbrengsten kunnen genereren of verhandelbaar zijn, moeten worden geactiveerd. Investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut dienen vanaf 2017 eveneens te worden geactiveerd, daarvoor bestond die verplichting niet. Voorbeelden van dat soort activa zijn wegen, bruggen en openbaar groen. Immateriële vaste activa Hieronder kunnen worden opgenomen kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen, het saldo van agio en disagio en kosten van onderzoek en ontwikkeling

10

voor een bepaald actief. Onder deze activa worden ook begrepen bijdragen aan activa in eigendom van derden. Financiële vaste activa Deze worden onderverdeeld in kapitaalverstrekkingen, leningen en andere uitzettingen aan derden. Het gaat hier om het aanhouden van een duurzaam financieel belang dat zich over meerdere jaren uitstrekt. Naast deze financiële zaken worden onder deze activa ook begrepen bijdragen aan activa in eigendom van derden. In deze algemene paragraaf worden de onderwerpen behandeld die niet zijn te typeren als activeren, waarderen of afschrijven, maar wel van belang zijn bij het omgaan met vaste activa. 1)

Vaste activa worden in het geval van interne overdracht altijd overgedragen tegen de boekwaarde, tenzij het gaat om overdracht naar of uit grondexploitaties. Overdrachten naar of uit grondexploitaties vinden plaats tegen de inbrengwaarde.

De gemeente Amsterdam is een entiteit waarbinnen voor alle activa beheerders zijn aangewezen. De interne overdracht van (het beheer van) een actief kan daarbij logischerwijs nooit niet tot een waardesprong leiden. Bijkomend motief is dat een winst nooit gerealiseerd kan worden omdat de winst bij organisatie eenheid A onvermijdelijk zal leiden tot verlies bij organisatie eenheid B. Om deze redenen vindt overdracht altijd tegen boekwaarde plaats. Dit ligt anders bij overdracht naar grondexploitaties. In verband met vennootschapsbelasting is het van belang zoveel kosten en zo weinig opbrengsten als toegestaan toe te rekenen aan grondexploitaties.Ter wille van de duidelijkheid: dit uitgangspunt geldt ook voor de overdracht van vaste activa uit de grondexploitaties ook al staan deze gerubriceerd onder voorraden en niet onder de vaste activa. Het activum wordt tegen inbrengwaarde, ofwel de waarde in het economisch verkeer, aan de grondexploitaties overgedragen. 2)

BBij het afstoten van een vast actief naar een afnemer buiten het concern gemeente Amsterdam wordt de verkoopopbrengst en de boekwaarde afzonderlijk als incidentele baat resp. /last in de exploitatie verwerkt.

Evt. verkoopopbrengst en afboekingen van de boekwaarde komen afzonderlijk ten gunste/laste van de exploitatie. Boekwinsten of verliezen komen ten gunste/laste van de exploitatie. Het ontstaan van een boekwinst of verlies volgt uit een waarderingsverschil. Bij afstoten blijkt dat de waarde in de balans te hoog of te laag is. Dat waardeverschil ontstaat omdat kennelijk: - te weinig of te veel is afgeschreven; - te weinig of teveel toegestane afwaarderingen hebben plaatsgevonden (opwaarderingen zijn niet relevant omdat deze niet zijn toegestaan).

11

Afschrijven en afwaarderen verloopt via de exploitatie, voor boekwinsten en verliezen die een afgeleide daarvan zijn wordt geen uitzondering gemaakt. 3)

Projecten die nog in uitvoering zijn en voldoen aan de activerings- en groottecriteria worden opgenomen als Activa in ontwikkeling onder de toepasselijke balansrubriek binnen de vaste activa.

Investeringsprojecten die worden uitgevoerd ten behoeve van de eigen organisatie (dus niet voor derden) zijn Activa in ontwikkeling wanneer deze geactiveerd (moeten) worden. De status wijzigt naar die van vast actief als het actief daadwerkelijk in gebruik wordt genomen. De indeling onder de toepasselijke balansrubriek volgt de indeling die in het BBV verplicht is gesteld. Deze investeringsprojecten kunnen dus NOOIT onder onderhandenwerk worden gepresenteerd, dat is voorbehouden aan projecten die WEL voor derden worden uitgevoerd. 4)

In individuele gevallen kan door de raad worden afgeweken van deze nota. Het college doet als zich een situatie voordoet waarbij dat als noodzakelijk wordt gezien een voorstel aan de raad.

Bijzondere omstandigheden kunnen zich altijd voordoen en zijn juist vanwege hun aard nauwelijks in regelgeving te vatten. Deze beleidsregel voorziet in de mogelijkheid voor de raad te onderkennen dat een dergelijke uitzondering zich voordoet en dienovereenkomstig te handelen als de eigen interne regelgeving daarin onbedoeld belemmerend werkt.

Activeren Hoofdlijn Alle investeringen worden geactiveerd tenzij ze niet boven de ondergrens voor activeren uitkomen (omvangcriterium). 5)

Kosten van onderzoek en ontwikkeling worden niet geactiveerd. Kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en agio/ disagio worden niet geactiveerd, tenzij de omvang van agio activering rechtvaardigt.

Kosten voor onderzoek en ontwikkeling kunnen binnen het kader van de BBV onder strikte voorwaarden worden geactiveerd. Met deze bepaling in de nota wordt die keuze omgezet naar een verplichting dat niet te doen in de gemeente Amsterdam. De reden daarvoor is dat in het verleden en ook nu nog duidelijk is dat deze kosten een dusdanig geringe omvang hebben dat activering niet overwogen moet worden. Deze kosten mogen verder naar hun aard ook geen deel uitmaken van een investering omdat het de bedoeling is dat deze afzonderlijk worden geactiveerd. Kosten van

12

onderzoek en ontwikkeling zijn dus ook nooit voorbereidingskosten. Zie voor activering van voorbereidingskosten uitgangspunt 13. De kosten van het sluiten van leningen en het saldo van agio en disagio worden eveneens niet geactiveerd. Alleen als het ontvangen agio/rente op door de gemeente aangegane leningen betreft van materiele omvang (rente > € 1 miljoen) dan mag dit onder immateriële vaste activa worden geactiveerd en in jaarlijkse bedragen vrij vallen ten gunste van de exploitatie gedurende de looptijd van de lening.In de toelichting van het BBV wordt aanbevolen de kosten van het sluiten van leningen en het saldo van agio en disagio niet te activeren en dus ook niet af te schrijven. In dat geval worden de lasten volledig genomen in het jaar van sluiten van de lening. De gemeente Amsterdam volgt deze aanbeveling. 6)

Hardware (apparatuur) wordt geactiveerd. Software en/of gebruiksrechten voor onbepaalde duur die ineens in rekening worden gebracht worden beschouwd als component van de hardware en wordt geactiveerd. Hetzelfde geldt voor implementatiekosten van nieuwe hard- en/of software. Hardware of software die als dienst wordt afgenomen in de vorm van een XaaS-oplossing wordt niet geactiveerd. Ook de implementatiekosten van een XaaS-oplossing worden niet geactiveerd.In alle gevallen wordt rekening gehouden met de overige uitgangspunten in deze nota. Opleidingskosten bedoeld om eigen medewerkers vertrouwd te maken met de nieuwe software en kosten van leveranciersrapport worden als last verwerkt, dus niet geactiveerd.

Besturingssoftware en/of gebruiksrechten voor onbepaalde duur die ineens in rekening worden gebracht worden beschouwd als component van het actief en wordt geactiveerd als activering rekening houdend met de overige uitgangspunten in deze nota mogelijk is. Hetzelfde geldt voor implementatiekosten van nieuwe harden/of software. Opleidingskosten bedoeld om eigen medewerkers vertrouwd te maken met de nieuwe software worden als last verwerkt en dus niet geactiveerd. Hardware of software wordt steeds vaker in gebruik genomen in de vorm van een XaaS-oplossing. In dat geval is er geen sprake van het verkrijgen van een actief (een investering met economisch nut) omdat het bij XaaS gaat om dienstverlening in de vorm van een abonnement waarmee wordt ingelogd bij de dienstverlener. Deze dienstverlener heeft die de activa zowel juridisch als economisch in bezit. Dit betekent dat van activering geen sprake kan zijn en dat ook de implementatiekosten die horen bij de implementatie van een XaaS-oplossing niet geactiveerd mogen worden. Implementatiekosten kunnen zowel kosten van externen als kosten van eigen medewerkers betreffen. Niet in alle gevallen verwerft de gemeente de software zelf, maar slechts de gebruiksrechten van de software. Bij gebruiksrechten wordt onderscheid gemaakt tussen onbepaalde duur en bepaalde duur.

• Gebruiksrechten voor onbepaalde duur die ineens in rekening worden gebracht worden net als software zelf gecategoriseerd en verwerkt als materiële vaste activa 13

De afschrijvingstermijn voor gebruiksrechten is opgenomen in bijlage 2. • Gebruiksrechten voor bepaalde duur (maar voor meer dan één jaar) die ineens in rekening worden gebracht worden als ‘vooruitbetaalde kosten’ verantwoord. Deze kosten worden gedurende de betreffende jaren ten laste van de exploitatie gebracht. Kosten van leverancierssupport (bijvoorbeeld helpdesksupport, consultancy-uren, nieuwe releases etc.) kunnen, onder expliciete voorwaarde dat deze voor een aantal jaren ineens vooraf in rekening worden gebracht, eveneens als ‘vooruitbetaalde kosten’ worden verantwoord. In het geval van jaarlijkse afspraken vindt verantwoording normaal als jaarlast plaats 7)

Ondergrenzen voor activering: a. De aankoop van grond wordt onverschillig de aankoopwaarde geactiveerd; b. Investeringen met economisch nut groter dan € 100.000 worden geactiveerd. Activering vindt in deze categorie alleen voor lagere bedragen plaats als er afwijkende eisen worden gesteld door externe financiers; c. Investeringen in de openbare ruimte met maatschappelijk nut worden geactiveerd als deze na aftrek van bijdragen van derden een bedrag van € 5 miljoen te boven gaan.

Om pragmatische redenen wordt een minimumomvang aangehouden bij het begrip investering. HZowel door het BBV als de richtlijnen voor de jaarverslaggeving (die onder andere van toepassing zijn op NV’s enstelt BV’s) worden echter geen activeringsondergrenzen voor. gesteld. De vrijheid om die zelf te bepalen is hierbij (nog) intact. De Bbelangrijke redenen om voor ondergrenzen te kiezen zijn: - activeren brengt administratieve werkzaamheden met zich mee. De last daarvan wordt groter en de inzichtelijkheid kleiner naarmate er meer geactiveerd wordt; - ongeremd activeren leidt tot een groter balanstotaal en - bij het ontbreken van mogelijkheden eigen vermogen in te zetten - tot een groeiend geleend vermogen en toenemende structurele lasten. De binnen de lokale overheden gehanteerde bedragen als ondergrens lopen door de aanwezige vrijheid sterk uiteen. Factoren die daarbij een rol lijken te spelen zijn de omvang van de gemeente in relatie tot aantal/omvang van de investeringsprojecten en de beschikbare budgettaire ruimte. De gemeente Amsterdam kent gezien zijn grootte veel investeringsprojecten. Gegeven de redenen om voor ondergrenzen te kiezen liggen lage ondergrenzen in dat geval niet voor de hand. In Amsterdam worden investeringen met een economisch nut daarom pas boven de € 100.000 geactiveerd.

Uitzonderingen zijn de aankoop van grond, die wordt altijd geactiveerd én er wordt ook geactiveerd als dat een eis is die wordt gesteld door externe financiers, bijvoorbeeld in het geval dat een investering verplicht moet worden afgeschreven ten behoeve van tarief bepaling. Voor activa met maatschappelijk nut wordt een grens van € 5.000.000 miljoen gehanteerd. Deze laatste grens borgt voldoende dat

14

-

-

-

de investeringsprojecten die voor de gemeente Amsterdam, in het licht van de redenen voor het instellen van ondergrenzen, de wel materiële investeringsprojecten materieel zijn worden geactiveerd en er voldoende ruimte blijft voor inzet van eigen middelen zonder dat dat tot onnodige administratieve complicaties leidt (zie voor deze complicatie uitgangspunt 9) en met de bepaalde ondergrenzen in het geval van maatschappelijk nut wordt vermeden wordt dat investeringen in de openbare ruimte worden geactiveerd waarbij het onderscheid tussen onderhoud en vervanging respectievelijk levensduurverlening vaag niet helder is.

Voor de bepaling van de activeringsgrens voor investeringen in de openbare ruimte houden we rekening met investeringen die logischerwijs met elkaar samenhangen en daarmee als één investering gezien mogen worden. Het gaat dan om investeringen die afzonderlijk minder dan € 5 miljoen kosten, maar die met elkaar verbonden zijn in een programmatische aanpak. Voorbeelden hiervan zijn herinrichtingen in de openbare ruimte die uit meerdere gedeeltes bestaan (geografische samenhang), verschillende maatregelen in het kader van herstelprogramma’s (beleidsmatige samenhang) en homogene groepen materiële vaste activa, waarvoor het bestuur per jaarschijf een kredietbesluit neemt, zoals voor openbare verlichting, verkeersinstallaties en ondergrondse afvalcontainers . In deze gevallen is de som van de projectonderdelen bepalend en niet de omvang van de afzonderlijke onderdelen. Criteria zijn: - er is sprake van één voorstel aan het college/de raad voor het geheel aan projecten waaruit de samenhang blijkt, en/of - er is sprake van een beperkt geografisch gebied (“Oranje Loper”, “IJzijde”, enzovoort). Indien een investeringsproject bij de realisatie lager uitvalt dan € 5 miljoen, wordt dit in de jaarrekening (toch) geactiveerd. Wanneer projecten onder de activeringsgrens bij realisatie aanzienlijk duurder uitvallen, is dit in principe tussentijds bekend.

De in de exploitatie aanwezige dekking kan dan worden toegevoegd aan een financieringsreserve ter dekking van toekomstige afschrijvingslasten van de te activeren investering. Het college informeert de gemeenteraad hierover bij het betreffende P&C-product (meestal de Najaarsnota). 8)

Op investeringen in de openbare ruimte die niet in aanmerking komen voor activering en dus ten laste komen van de exploitatie worden eventuele bestuurlijk aangewezen bijdragen uit reserves of andere eigen bijdragen in mindering gebracht.

Dit beleidsuitgangspunt wordt nu geïntroduceerd vanwege de wijziging van het BBV en regelt dat bij het bestaan van daartoe bestuurlijk ingestelde reserves of andere aangewezen “eigen” budgetten deze ook daadwerkelijk gebruikt worden voor dekking van de lasten van de investering in het geval deze niet geactiveerd worden. Dit uitgangspunt is gerelateerd aan het hierna volgende uitgangspunt.

15

9)

Op investeringen in de openbare ruimte die wel in aanmerking komen voor activering mogen geen bijdragen uit reserves of andere eigen bijdragen in mindering worden gebracht. De bijdrage wordt in dat geval opgenomen in een de financieringsreserve activa met maatschappelijk nut. Onttrekking uit die reserve vindt jaarlijks plaats op basis van de afschrijvingsduur van het actief waarvoor de bijdrage bedoeld was.

Dit beleidsuitgangspunt ligt in het verlengde van het vorige en wordt nu geïntroduceerd vanwege de wijziging van het BBV. Activa in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut moeten voortaan geactiveerd worden en Eeigen “gespaarde” middelen zoals die in reserves mogen niet op de boekwaarde van te activeren de investeringen in mindering worden gebracht. Het zonder meer toepassen van deze wetgeving leidt er toe dat er (vanwege de hogere afschrijvingen) tekorten in de begroting ontstaan. Dit wordt vermeden door de Eeigen bijdragen worden in een financieringsreserve opgenomen te nemen. De hogere afschrijvingslasten worden door gelijke onttrekkingen uit de reserve dan teniet gedaan waarmee de oorspronkelijke bedoeling van de inzet van eigen middelen wordt hersteld. Een eenvoudig voorbeeld:

Aanschaf Bijdragen van derden Eigen bijdrage Te activeren Eigen bijdrage naar reserve Afschrijving (10 jaar) Vrijval reserve (10 jaar) Netto effect

10)

Situatie oud 100 -10 -90 0 0

Situatie nieuw 100 -10

0 0 0

9 9 0

90 90

Sculpturen in de openbare ruimte en aankopen van dieren worden niet geactiveerd.

Sculpturen in de openbare ruimte zijn te beschouwen als kunst (in de openbare ruimte). Kunst mag niet geactiveerd worden en in lijn hiermee wordt dat ook expliciet gemaakt voor deze vorm van kunst. De aankoop van dieren komt in de gemeente nauwelijks voor. In financiële zin hebben de directe aankoopkosten daarvan dan ook nauwelijks invloed op de exploitatie. Om deze reden wordt afgezien van activeren. 11)

Personele kosten die rechtstreeks aan de vervaardiging van een actief kunnen worden toegerekend mogen worden geactiveerd. Overheadkosten die zijn toe te rekenen worden eveneens geactiveerd. 16

Met activeerbare personele kosten wordt in dit geval bedoeld de inzet van gemeentelijk personeel in het primair proces voor de realisatie van het actief. De personele kosten worden berekend aan de hand van uurtarieven op basis van urenregistratie. Deze kosten maken kunnen als dat relevant is dan onderdeel uit maken van het investeringsvoorstel. Middels een opslag in het uurtarief wordt de overhead meegenomen bij de te activeren personele kosten. 12)

Rentelasten van investeringen worden niet geactiveerd maar tijdens de uitvoering ten laste van de exploitatie gebracht. Deze regel geldt NIET voor grondexploitaties en werken voor derden.

In Amsterdam wordt aan activa – met uitzondering van grondexploitaties en werken voor derden – tijdens de uitvoering geen rente toegerekend. Dit betekent dat de rentelasten van langlopende investeringen niet ten laste van het investeringsbudget maar direct ten laste van de exploitatie worden gebracht. Een belangrijke reden om dit zo te doen is dat op de geactiveerde rente dan ook niet hoeft te worden afgeschreven waarmee een jarenlange structurele lastenverhoging in de begroting wordt vermeden. 13)

Voorbereidingskosten mogen alleen worden geactiveerd als voorbereiding en uitvoering direct op elkaar aansluiten en het bestuurlijk besluit tot uitvoering van het project genomen is. Als een project na bestuurlijke besluitvorming toch niet tot uitvoering leidt, dan worden alle voorbereidingskosten alsnog ten laste van de exploitatie gebracht. Voorbereidingskosten voor grondexploitaties mogen onder voorwaarden onder immateriële vaste activa worden geactiveerd.

Gemaakte kosten in de initiatieffase (de fase waarin het nog niet zeker is en ook niet bestuurlijk besloten is dat er een project wordt gestart of uitgevoerd) worden niet geactiveerd maar afzonderlijk ten laste van de exploitatie gebracht. Deze kosten worden daarmee niet beschouwd als voorbereidingskosten en gelijk aan de behandeling van kosten van onderzoek en ontwikkeling niet geactiveerd. Voorbereidingskosten mogen wel worden geactiveerd, onder de materiële vaste activa, (mits deze uiteraard direct zijn toe te rekenen aan een project) vanaf het moment dat (bestuurlijk) besloten is een project uit te voeren. Schematisch is dat als volgt weer te geven: Besluitvorming

Voorbereiding voor Voorbereiding na bestuurlijk besluit

Uitvoeringsfase

bestuurlijk besluit Niet activeren

17

Activeren

Als op een bepaald moment toch blijkt dat het project om welke reden dan ook niet wordt uitgevoerd, dan dienen de voorbereidingskosten ten laste van de exploitatie te worden gebracht. Dat betreft in dat geval dan zowel de kosten in de van voorbereiding voor EN na het bestuurlijk besluit. Voor grondexploitaties is activering van voorbereidingskosten, onder immateriële vaste activa, onder voorwaarden mogelijk. De voorwaarden staan omschreven onder uitgangspunt 20 in de nota financiële verantwoording van grondexploitaties en erfpachtuitgiftes 14)

Regulier onderhoud, groot onderhoud en achterstallig onderhoud wordt niet geactiveerd. Deze lasten worden ten laste van de exploitatie of daarvoor gevormde voorzieningen gebracht.

Onderhoud is het uitvoeren van preventieve of correctieve maatregelen om een actief binnen de levensduur in goede staat te houden of (alsnog) te brengen op een vooraf vastgesteld kwaliteitsniveau. Naar zijn aard is onderhoud NIET levensduur verlengend of kwaliteit verhogend en valt daardoor buiten de mogelijkheden van voor activering. 15)

Levensduur verlengende en kwaliteit verhogende investeringen, zoals renovatie, worden als afzonderlijk activum geactiveerd en afgeschreven. Bij levensduur verlengende maatregelen wordt de restantwaarde van het oorspronkelijke activum naar het nieuwe activum overgebracht.

Levensduur verlengende maatregelen worden aangemerkt als investeringen wanneer die worden gepleegd ten behoeve van een bestaand actief en expliciet leiden tot een substantiële levensduurverlenging van het betreffend actief. Het kan gaan om (gedeeltelijke) vernieuwing door verandering of toevoeging. Er is sprake van een functieverbetering. Dit is een renovatie en dus geen groot onderhoud. Bij groot onderhoud gaat het om herstel of reparatie en is geen sprake van een functieverbetering. Bij levensduur verlengende maatregelen wordt de restantwaarde van het oorspronkelijke activum naar het nieuwe activum overgebracht investering als afzonderlijk activum opgenomen opdat deze waarde verder gedurende de verlengde levensduur afschrijftermijn van de renovatie kan worden afgeschreven. Levensduur verlengende maatregelen hebben naar hun aard ook consequenties voor de te hanteren (resterende) afschrijvingstermijn. Bij een bestaand actief is verder sprake van een investering als de gemaakte kosten leiden tot een significante kwaliteitsverbetering waaronder mede begrepen wordt het doen van aanpassingen om te voldoen aan wet- en regelgeving (bijvoorbeeld investeringen in een gebouw om te voldoen aan veiligheidsvoorschriften). Als Investeringen voldoen aan de criteria voor activering volgens dit beleidsuitgangspunt, dan wordt dat in het investeringsvoorstel gemotiveerd toegelicht. 18

16)

Bij sloop/nieuwbouw van gebouwen kunnen de sloopkosten en grondwaarde worden betrokken bij activering van de nieuwbouw, tot maximaal de marktwaarde van de grond. Een eventuele restant boekwaarde van de oude opstal maakt geen deel uit van het te activeren bedrag, en wordt ten laste van de exploitatie gebracht. Alleen indien de grondwaarde onbekend is kan voor het nieuwe activum deze worden gesteld op de restant boekwaarde van de oude opstal. Ook dan geldt dat de som van sloopkosten en restant boekwaarde niet hoger is dan de marktwaarde van de grond.

Bij gebouwen geldt dat in het geval van sloop/nieuwbouw de grondwaarde en de sloopkosten kunnen worden betrokken bij de activering van het nieuwe gebouw mits de som van de grondwaarde en de sloopkosten niet hoger is dan de actuele marktwaarde van de grond. Een eventuele restant boekwaarde van de oude opstal maakt in principe geen deel uit van het te activeren bedrag. Als echter geen grondwaarde bekend is, dan kan deze worden gesteld op de restant boekwaarde van de oude opstal. Ook dan geldt echter dat de som van restant boekwaarde en de te activeren sloopkosten niet hoger is dan de actuele marktwaarde van de grond. 16)17) Operational leasecontracten worden niet geactiveerd, financial leasecontracten wel. Financial lease: Hierbij is sprake van een onopzegbaar huurcontract met in het algemeen een lange looptijd. Onderhoud en service zijn hierbij niet inbegrepen. Het betreft feitelijk een vorm van financiering van het actief. Activa welke op deze wijze zijn geleased, worden geactiveerd. De waarde wordt bepaald door de leasetermijnen contant te maken en op te nemen als boekwaarde bij de activa (en als schuld onder de passiva). Operational lease: Hierbij is sprake van een huurcontract waarbij onderhoud en service zijn inbegrepen. De huurder heeft niet te maken met financiering, onderhoud en vervanging van het actief.

De geleasede activa worden hierbij niet door de gemeente geactiveerd. 17)18) Bijdragen aan eigendommen van derden worden in beginsel niet geactiveerd en zeker niet als de bijdrage lager is dan € 100.000. In elk geval dient een voorstel tot de verstrekking van een investeringsbijdrage aan een derde altijd voorzien te zijn van een motivatie in het geval sprake is van activering en wordt de afschrijftermijn zo kort mogelijk gehouden. Wettelijke bepalingen schrijven voor dat bijdragen van de gemeente aan activa die in eigendom zijn van derden kunnen worden geactiveerd, als 19

a. er sprake is van een investering door een derde en b. de investering bijdraagt aan de publieke taak en c. de derde zich heeft verplicht tot het daadwerkelijk investeren, op een wijze zoals is overeengekomen en d. de bijdrage kan worden teruggevorderd als de derde in gebreke blijft of de gemeente anders recht kan doen gelden op de activa die samenhangen met de investering. De genoemde bepalingen zijn cumulatief. In het bijzonder het laatstgenoemde punt van terugvordering is van belang en levert vaak problemen op. Om aan deze bepaling te kunnen voldoen dient hiertoe een expliciete regeling aanwezig te zijn, bijvoorbeeld door het opnemen van een specifieke bepaling in de subsidiebeschikking of in een overeenkomst. Naarmate het tegenwicht van de ontvanger echter groter is, bijvoorbeeld in het geval van de rijksoverheid, is realisatie van deze bepaling moeilijker. Ook al zou formeel aan de wettelijke “kan” bepaling kunnen worden voldaan, materieel komt terugvordering zelden tot nooit voor en bestaat gewoonlijk ook niet van begin af aan de intentie tot terugvordering. Dat betekent dat de gemeente voor de verstrekking van wat in essentie een incidentele bijdrage is, een actief aan moet houden en financieren met een afschrijvingstermijn en financieringskosten die gelijk is aan die de gemeente zelf hanteert voor het onderwerpelijke actief.

Dat laatste kan oplopen tot 50 jaar, terwijl het niet gaat om een actief dat feitelijk in bezit is van de gemeente. In beginsel geldt in het licht van het bovenstaande dat met activering zeer terughoudend moet worden omgegaan. Dat neemt niet weg dat activering mogelijk blijft als er zwaarwegende redenen zijn dat te doen. Een zodanig geval kan bijvoorbeeld aan de orde zijn als het om een (zeer) grote bijdrage gaat waar budgettaire redenen ook een rol spelen. Omdat het actief feitelijk niet in bezit is van de gemeente is het dan wel wenselijk de afschrijftermijn zo kort mogelijk te houden, bijvoorbeeld vijf jaar. De gemeente kan in ieder geval geen langere afschrijvingsduur hanteren dan de afschrijvingsduur die gehanteerd wordt door de derden.

Waarderen Hoofdlijn Waarderen is het bepalen van de waarde waarvoor een actief op de balans wordt opgenomen of aangehouden. Als hoofdregel geldt dat Materiele materiële vaste activa worden gewaardeerd tegen verkrijgings- of vervaardigingsprijs. Gekochte vaste activa worden gewaardeerd tegen de in- of aankoopprijs en bijkomende kosten. Zelf geproduceerde vaste activa worden gewaardeerd tegen de vervaardigingprijs. Bijdragen van derden (bijv. een verzekeringsuitkering) worden in mindering gebracht op het geactiveerde bedrag. Financiële vaste activa worden tegen de nominale waarde of als deze hoger is tegen de verkrijgingprijs gewaardeerd. Voor in erfpacht uitgegeven gronden geldt de uitgifteprijs van de eerste uitgifte als verkrijgingsprijs. Gronden in eeuwig durende erfpacht worden gewaardeerd tegen de zogenaamde registratiewaarde. 20

18)19) Bij vervanging van een actief wordt de nog aanwezige boekwaarde van het actief dat wordt vervangen wordt ten laste van de exploitatie gebracht. Een actief dat niet meer aanwezig is of zal zijn vertegenwoordigt geen waarde meer. Een eventuele boekwaarde wordt daarom direct ten laste van de exploitatie gebracht. Dat betekent dus ook dat deze kosten verbonden aan deze afboeking geennooit deel kunnen uitmaken van de kosten van het vervangende actief. Alleen in het geval er bij het nieuwe activum geen grondwaarde bekend is dan kan deze worden gesteld op de restant boekwaarde van de oude opstal. Daarbij geldt wel dat de som van restant boekwaarde en de te activeren sloopkosten niet hoger is dan de actuele marktwaarde van de grond. 19)20) Het college kan de raad voorstellen doen vastgoed aan te merken als vastgoed met een maatschappelijke functie of te besluiten tot beëindiging van het toekennen van een maatschappelijke functie. Bij het voorstel geeft het college aan wat de consequentie is voor de waardering van dat vastgoed. Het vastgoed van een gemeente kan volgens de commissie BBV worden onderscheiden in vastgoed ingedeeld in de categorieën ‘met een maatschappelijke functie’ en ‘met een bedrijfseconomische functie’.

Bij vastgoed ‘met een maatschappelijke functie’ gaat het om het stadhuis, maar ook om gebouwen of terreinen met een maatschappelijk functie op het gebied van bijvoorbeeld onderwijs, sport, cultuur, welzijn, maatschappelijke opvang en / of zorg. Als vastgoed met een maatschappelijke functie duurzaam wordt geëxploiteerd geeft de commissie BBV als richtlijn aan dat geen duurzame waardevermindering geen rol speeltmag worden toegepast. Het verantwoorden van een duurzame waardevermindering zal door een eenmalige afboeking van de boekwaarde het structureel exploitatieverlies beperken omdat dan rente- en afschrijvingslasten dalen. Verder stelt de commissie dat . Bbij een structureel verliesgevende exploitatie mag volgens de commissie een maatschappelijke functie mag worden verondersteld. Dat laatste doet te weinig recht aan de bedoeling die is verbonden aan het aanhouden van het vastgoed en zeker niet als bestuurlijk niet de intentie bestaat een verliesgevende exploitatie in stand te houden. De gemeenteraad kan echter bepalen of en zo ja welk vastgoed (of groep daarin) binnen de gemeente wel of niet een maatschappelijke functie heeft. Dit beleidsuitgangspunt geeft invulling aan die raadsbevoegdheid.

Deze bevoegdheid zal een rol spelen als  bestuurlijk de intentie bestaat om vastgoed met een maatschappelijke functie binnen afzienbare termijn te verkopen of  het vastgoed geen maatschappelijke functie (meer) kan worden toegekend omdat de intentie of opdracht bestaat deze marktconform te verhuren of exploiteren.

21

Het college kan in dergelijke gevallen een voorstel doen om het betreffende vastgoed te verkopen of aan te merken als vastgoed met een bedrijfseconomische functie. In deze at gevallen moetkan dan rekening worden gehouden met de eventuele toepassing van een duurzame waardevermindering. Het toepassen van een duurzame waardevermindering wordt daarmee geen doel op zich, maar is afhankelijk van het beleid ter zake. Een afweging die bij de toepassing een rol speelt is de inzet van incidentele middelen benodigd voor de duurzame waardevermindering versus de wens van het bereiken van structureel lagere lasten in de begroting. 20)21) Om vast te stellen of een duurzame waardevermindering moet worden toegepast moet de directe opbrengstwaarde van het vastgoed worden bepaald door middel van een onafhankelijke taxatie. Als sprake is van een duurzame waardevermindering dan wordt deze niet verwerkt in de boekwaarde van het betreffende actief, maar wordt een voorziening gevormd specifiek behorend bij het actief. Deze voorziening wordt als waarde correctie onder de vaste activa en bij het actief opgenomen. In de loop van de tijd kan de werkelijke waarde van een actief afwijken van de waarde die op de balans voor dat actief is opgenomen. De werkelijke waarde kan zowel hoger als lager zijn. Het college stelt nadere regels hoe de waarde moet worden getoetst.

Hogere waardering vindt echter nooit plaats omdat dat wettelijk niet is toegestaan. Afwaardering, ook wel duurzame waardevermindering genoemd, kan in bepaalde omstandigheden. Een dergelijke waardevermindering vindt plaats door middel van het vormen van een voorziening. Hiermee wordt de mogelijkheid gecreëerd dat op het moment dat de waardevermindering teniet is gedaan, deze hersteld kan worden door gehele of gedeeltelijke vrijval van de voorziening.

Afschrijven Hoofdlijn Afschrijven is het in gedeelten als last toerekenen van een geactiveerd investeringsbedrag aan de jaarlijkse exploitatie. Dit gebeurt gedurende de periode waarin verwacht wordt dat het actief zijn nut bewijst. Omdat het nut van de investering zich uitstrekt over meerdere jaren, worden de lasten op deze wijze over in feite over meerdere jaren gespreid. Door middel van afschrijving wordt tevens gedurende de afschrijvingsperiode jaarlijks in de exploitatie de waardevermindering van een investering als gevolg van gebruik tot uitdrukking gebracht. Afschrijvingen zijn in tegenstelling tot het geactiveerde bedrag geen daadwerkelijke uitgaven. 21)22) Bij wijziging van de afschrijvingsduur of afschrijvingsmethode worden bestaande (rest)boekwaarden niet herrekend, maar over de langere, kortere of gelijkblijvende verwachte gebruiksperiode afgeschreven.

22

De balanspositie is te typeren als een balans van (rest)boekwaarden die nog systematisch ten laste van de exploitatie moet worden gebracht. Om deze reden en ook vanwege de gewenst administratieve eenvoud, heeft de commissie BBV de uitspraak gedaan dat voor een wijziging in de afschrijvingsduur of –methode geen terugwerkende kracht kan gelden. Er vindt daardoor geen herrekening over de boekwaarde plaats. De nog bestaande (rest)boekwaarden worden dus via de nieuwe inzichten afgeschreven. 22)23) Activa worden afgeschreven volgens de lineaire methode. Afwijking van de lineaire methode wordt gemotiveerd en al bij het investeringsvoorstel dient instemming met deze afwijking te worden gevraagd aan de raad De gemeente is vrij in de keuze van de afschrijvingsmethode. De keuze van de methode is echter wel bepalend voor de hoogte van de afschrijving. In de praktijk zijn de lineaire en de annuïteiten methode het meest gangbaar: Lineair heeft als kenmerken dat de afschrijvingskosten gedurende de looptijd constant zijn en de jaarlijkse rentecomponent daalt door afname van de boekwaarde. Bij annuïtair nemen de afschrijvingskosten jaarlijks toe en de rentebetalingen jaarlijks af, maar de som van beide is telkens gelijk. Op de vaste activa wordt binnen het Concern Amsterdam in beginsel volgens de lineaire methode afgeschreven.

Argumenten om te kiezen hiervoor de lineaire methode zijn: • deze methode houdt beter rekening met de relatief sterke waardevermindering aan het begin van de afschrijvingsperiode; • door dalende kapitaallasten ontstaat in de loop van het gebruik financiële ruimte voor bijvoorbeeld hogere onderhoudskosten. • De methode is simpel en uniform toe te passen 23)24) Voor vastgoed wordt bij het afschrijven rekening gehouden met een reële restwaarde. Het college geeft hier nadere regels voor. De restwaarde is de schatting, tegen het prijspeil van het moment van ingebruikname, van de opbrengst die na de gebruiksduur nog gerealiseerd kan worden, verminderd met de te maken kosten voor verwijdering of vernietiging van (delen van) het actief. Als het voornemen bestaat het actief tot het einde van de economische levensduur te benutten, zal er geen sprake zijn van een restwaarde. Bij het activeren wordt van deze voorwaarde altijd uitgegaan. Bij het bepalen van de restwaarde wordt geen rekening gehouden met nog niet besloten bestemmingswijzigingen. Als het voornemen is om het actief tot het einde van de levensduur te gebruiken waarna naar verwachting geen (opbrengst)waarde resteert dan wordt afgeschreven tot 0.

23

Voor vastgoed met een bedrijfseconomisch functie geldt overigens wel de verplichting om te toetsen of er geen sprake is van duurzame waardevermindering. Als dat op grond van een onafhankelijke taxatie het geval blijkt te zijn dient de boekwaarde te worden gecorrigeerd. Het college stelt nadere regels voor de uitvoering van dit uitgangspunt. 24)25) Afschrijving vangt aan in het kalenderjaar volgend op het jaar waarin het actief in gebruik is genomen, is afgerond in het geval van een component of verworven is. Omdat via afschrijving de kosten van het nut van het actief tot uitdrukking worden gebracht, wordt niet afgeschreven als het actief nog niet beschikbaar is en dus geen bijdrage levert. 25)26) De componentenbenadering mag worden toegepast bij investeringen met economisch nut en bij investeringen met een maatschappelijk nut. Terughoudendheid is hierbij gepast. De componentenbenadering houdt in dat de verschillende onderdelen van een actief afzonderlijk worden geactiveerd als deze als belangrijke bestanddelen van elkaar zijn te onderscheiden. Deze bestanddelen moeten dan ook verschillen in gebruiksduur of verwacht gebruikspatroon. Toepassing van deze benadering houdt in dat deze dan ook afzonderlijk worden afgeschreven. Hierbij moet wel worden opgemerkt dat terughoudendheid in deze gepast is.

De commissie BBV heeft de aanbeveling gedaan de componentenbenadering en de daarbij horende opsplitsing van activa in verschillende componenten desgewenst alleen toe te passen bij activa met een economisch nut. Het motief daarvoor is dat de activa met maatschappelijk bij voorkeur niet geactiveerd worden. Gezien de wijziging in het BBV aangaande de gelijke behandeling van activa met economisch nut en activa met maatschappelijk nut vervalt het motief van de commissie. De Gemeente Amsterdam volgt deze aanbeveling daarom niet. Ook investeringen met een maatschappelijk nut kunnen omvangrijk en complex zijn, zodat ook daar een onderverdeling in componenten nuttig is. Investeringen in de openbare ruimte en de infrastructuur kennen bijvoorbeeld vele bouwdelen die een van elkaar verschillende levensduur hebben. Binnen de gemeente Amsterdam kan de componentenbenadering daarom toegepast worden zowel bij investeringen met economisch nut als met maatschappelijk nut. Het in de praktijk administratief bewerkelijk zijn om de uitgaven aan de verschillende componenten toe te rekenen. Aannemers voeren investeringsopdrachten vaak als één integraal project uit. 26)27) Het college kan de raad voorstellen doen om extra af te schrijven op investeringen in de openbare ruimte met maatschappelijk nut als het gaat om ultimo 2016 al gerealiseerde investeringen in een

24

actief dat hetzij al in gebruik hetzij nog in ontwikkeling was en ultimo 2016 al als actief in ontwikkeling voorkwam. Met ingang van 1 januari 2017 moeten vaste activa in de openbare ruimte met maatschappelijk nut geactiveerd worden. Een overgangsregeling voorziet er in dat dat voor 2016 nog niet hoeft en dat voor die activa het “oude” BBV regime geldt dat extra en onbeperkt (incidenteel) op deze activa kan worden afgeschreven. Dit beleidsuitgangspunt regelt concreet welke investeringen na 1 januari 2017 nog in aanmerking komen voor extra afschrijving.

27)28) De in bijlage 1 opgenomen afschrijvingstabel wordt gehanteerd voor investeringen vanaf 1-1-2015. Afschrijvingen op investeringen van vóór die datum worden niet gecorrigeerd. Als sprake is van aankoop van bestaande activa of van 2e hands materieel dan wordt de resterende levensduur gehanteerd waarbij de afschrijvingstermijnen van de tabel worden gevolgd. Deze tabel is opgesteld op basis van gangbare inschattingen over de levensduur en met in acht name van de overige beleidsuitgangspunten, zoals het niet afschrijven op grond.

25

BIJLAGE 1 AFSCHRIJVINGSTABEL

Categorie

Afschrijftermijn in jaren

Algemeen: Kosten van onderzoek en ontwikkeling

Niet activeerbaar

Levende have

Niet activeerbaar

Sculpturen in de openbare ruimte

Niet activeerbaar

Onderhoud, groot onderhoud, achterstallig onderhoud

Niet activeerbaar

Economisch nut beneden € 100.000

Niet activeerbaar Niet activeerbaar Niet activeerbaar Niet activeerbaar Slechts activeerbaar om gegronde redenen; afschrijven conform deze tabel

Maatschappelijk nut beneden € 5.000.000 Kosten van onderzoek en ontwikkeling Bijdragen aan activa in eigendom van derden beneden € 100.000 Bijdragen aan activa in eigendom van derden boven € 100.000

Kosten van geldleningen en agio/disagio beneden € Aankoop bestaande/gebruikte gebouwen Aankoop 2e hands materieel

Niet activeerbaar Resterende levensduur of conform deze tabel Resterende levensduur of conform deze tabel

2. Immateriële vaste activa Kosten van sluiten geldleningen en agio/disagio

De looptijd van de lening

3. Materiële vaste activa 3.1 Gronden (economisch nut) Sportvelden Parkeerterreinen Woonwagenstandplaatsen Gemeentewerven Overige verhuurbare gronden en terreinen Overige verhuurbare gronden en terreinen (niet in exploitatie)

Geen afschrijving toegestaan Geen afschrijving toegestaan Geen afschrijving toegestaan Geen afschrijving toegestaan Geen afschrijving toegestaan Geen afschrijving toegestaan

3.2 Terreinen (economisch nut) Renovatie (levensduur verlengend) sportvelden Renovatie (levensduur verlengend) parkeerterreinen Renovatie (levensduur verlengend) woonwagenstandplaatsen

25 25 25 26

Categorie Renovatie (levensduur verlengend) overige verhuurbare gronden en terreinen

Afschrijftermijn in jaren 25

3.3 Woonruimten (economisch nut) Verhuurbare woningen Woningen voor speciale doelgroepen Verhuurbare aanlegplaatsen woonboten Overige woonruimten (niet in exploitatie) Renovatie (levensduur verlengend) woningen Renovatie (levensduur verlengend) monumenten Verhuurbare woonwagenstandplaatsen (niet grond)

40 40 10 40 25 25 25

3.4 Gebouwen (economisch nut) Kantoorpanden voor eigen gebruik Verhuurbare kantoorpanden Bedrijfsloodsen voor eigen gebruik Verhuurbare gebruiksloodsen Gemeentewerven/opstallen Parkeergebouwen Schoolgebouwen Sociaal/culturele instellingen Peuterspeelzalen Broedplaatsen Zwembaden Sportvoorzieningen Torens, poorten en monumenten Overige bedrijfsgebouwen Renovaties (levensduur verlengend) Verbouwingen, inbouw

40 40 40 40 40 40 40 40 40 40 40 40 60 40 25 15

3.5 Grond-, weg-, en waterbouwkundige werken (economisch nut) Aanleg riolering Aanleg drinkwaterleidingen Aanleg stadsverwarming Aanleg gemalen en drukriolering Begraafplaatsen: aanleg (inclusief uitbreiding) Begraafplaatsen: aanleg urnenmuur Begraafplaatsen: herinrichting Renovaties (levensduur verlengend)

40 40 40 15 50 15 15 25

3.6 Grond-, weg- en waterbouwkundige werken (maatschappelijk nut) Aanleg wegen, fietspaden, reconstructie, renovatie (levensduur

25 27

Categorie verlengend) Aanleg vaarwegen Aanleg oevervoorzieningen en walkades Aanleg vaste bruggen Aanleg beweegbare bruggen Aanleg bruggen: wegdek Aanleg bruggen: constructie Aanleg tunnels Aanleg sluizen en waterkeringen Renovaties (levensduur verlengend)

Afschrijftermijn in jaren 50 50 50 25 25 25 50 50 25

3.7 Vervoersmiddelen (economisch nut) Personenwagens Bestelwagens Vrachtwagens Reinigingsvoertuigen Brandweervoertuigen Medische voertuigen Strooiwagens Zoutstrooiers Sneeuwploegen en -schuivers Boten Veerponten

5 5 10 10 10 10 20 10 10 20 20

3.8 Machines, apparaten en installaties (economisch nut) Gereedschap en hulpmiddelen ICT hardware Overige communicatiemiddelen Brandbeveiligingsinstallatie CV- en warmwaterinstallatie Elektronische beveiligingsinstallatie Liftinstallaties Luchtbehandelingsinstallatie (airco) Huishoudelijke apparatuur Ondergrondse afvalcontainers Overige elektrische installaties Parkeerautomaten en -meters

5 5 5 15 15 15 15 15 5 10 15 10

3.9 Machines, apparaten en installaties (maatschappelijk nut) Openbare verlichting: masten Openbare verlichting: armaturen Stadsklokken Bewegwijzering Verkeerslichtinstallaties

30 15 15 15 15 28

Categorie Verkeerssystemen Computer- kantel- en citydrips Verkeerssystemen, kabels Verkeerssystemen, masten Tunnels: werkbouwkundige installaties Tunnels: elektrische installaties Tunnels: besturing hardware Tunnels: besturing software Bruggen: elektrische installaties Parkeerapparatuur in gebouwen Parkeerautomaten en -palen

Afschrijftermijn in jaren 15 10 30 30 25 15 5 5 15 7 10

3.10 Overige materiële vaste activa (economisch nut) ICT software ICT gebruiksrechten (licenties) voor onbepaalde duur Inventaris / meubilair kantoorpanden Inventaris / meubilair onderwijs bij eerste inrichting Speeltoestellen en -voorzieningen

5 5 10 10 5

3.11 Overige materiële vaste activa (maatschappelijk nut) Monumenten, niet zijnde gebouwen

afhankelijk van het object

29

BIJLAGE 2 1 DEFINITIES

Vast actief/Vaste activa Vaste activa zijn bezittingen die langer dan één jaar door de gemeente worden aangehouden. Alle activa hebben gewoonlijk een directe of indirecte relatie met het verlenen van diensten ten behoeve van de publieke taak. Activa met een economisch nut Die activa die kunnen bijdragen aan het genereren van middelen van de gemeente en/of die verhandelbaar zijn. Activa in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut Activa met een publieke taak meestentijds betrekking hebbend op investeringen in en rond wegen, water en groenvoorzieningen. Activa in ontwikkeling Investeringen in een actief waarbij op balansdatum het actief nog niet gebruiksklaar is opgeleverd. Activeren Het op de balans presenteren van de waarde van een aangeschaft of vervaardigd actief met meerjarig nut. Afschrijven Het tot uitdrukking brengen van de waardedaling van (een) actief. De waardedaling is gerelateerd aan de slijtage door het gebruik en/of de economische veroudering. Agio/Disagio Het verschil tussen het schuldbedrag (het nominale bedrag) en het werkelijk uitgekeerde bedrag aan de gemeente. Annuïtaire afschrijvingsmethode Een afschrijvingsmethode waarbij de kapitaallasten jaarlijks gelijk zijn gedurende de gehele economische levensduur van de investering. In de beginjaren is de afschrijvingscomponent laag en de rentecomponent hoog. Aan het eind ligt deze verhouding andersom.