Voorwoord Evaluatie SG.pdf

Voorwoord Evaluatie SG Beste aanwezigen. Ik denk goed om als eerste het woord te voeren namens mijn organisatie. Zoals wellicht inmiddels bij iedereen bekend hebben wij niet juist gehandeld. In de hectiek rondom het organiseren van evenementen waarbij de druk om alles zo goed mogelijk te organiseren met een zwaar veranderd landschap tov een aantal jaar geleden, was SG voor ons een ingewikkeld evenement. Begin mei kwam bij ons uit een interne evaluatie dat we blij mochten zijn om 5000 bezoekers te halen. We zouden daarbij tegen een enorm verlies aankijken. Daarom is gekeken hoe we de schade zoveel mogelijk konden beperken. De weken daarna waren er veel factoren die besluitvorming ingewikkeld maakten. De headliner van het evenement ging aankondigen dat hij niet zou komen vanwege een hersentumor bv. De verwachting dat er een hoog percentage zou zijn van ticketkopers die niet zouden komen opdagen. Vanaf twee weken voor het evenement trekt ‘ineens’ de kaartverkoop sterk aan. Al snel gaan we over de 5000 tickets en moest er besloten worden wat te doen. We hebben gevraagd of we weer naar het oude aantal bezoekers terug konden. Die flexibiliteit was er niet meer aan de vergunningsverlenende kant niet. In de paar dagen die over dit proces heen gingen waren er al veel meer kaarten verkocht dan 5000.

Er is toen besloten om toch voor de oorspronkelijke aanvraag te gaan qua bezoekersaantallen en de daarbij behorende veiligheidsplannen. Het plan wat wij daarvoor toen hebben gemaakt voor de oorspronkelijke aanvraag hebben wij hiervoor gehanteerd. Dit besluit is zoals gezegd een verkeerde inschatting en daar hebben wij spijt van en hier bieden wij onze excuses voor aan. Wij hebben hier na het evenement dan ook ons best gedaan om zo transparant mogelijk te zijn en om alle medewerking te verlenen. Wij zijn hier dan ook vooral om duidelijkheid te verschaffen over de loop van het proces vanuit onze kant en. Wij hebben goed gekeken naar dit proces. Hoe hebben wij gedacht een dergelijk besluit te kunnen nemen en hoe gaan wij dit in de toekomst voorkomen. Wat kan er procesmatig beter binnen ons bedrijf. Hoe zijn zaken georganiseerd. Maar ook hoe werkt het vergunningsproces en zijn er zaken die hierin beter kunnen vanuit alle betrokkenen om meer flexibiliteit te hebben in de richting van het evenement. Ook verwachten we dat we goed kijken naar wat er beter kan aan de kant van de vergunnings verlenende kant, want ook daar zit wat ons betreft ruimte voor verbetering. Uiteindelijk zitten we samen in een proces van vergunningsverlening.

We doen dit als Apenkooi samen met de gemeente om de stad te voorzien van mooie evenementen, een uitlaatklep voor jongeren, een plek waar bezoekers hun karakter vormen en waar vriendschappen voor het leven ontstaan. Samen moeten we zorgen dat er een landschap is waar dit evenementen die rol kunnen blijven vervullen. We hopen dat deze evaluatie ook hieraan ten goede komt.