Voortgangsbrief aanbevelingen Rekeningencommissie en ACAM 2022.pdf

Bezoekadres Amstel 1 1011 PN Amsterdam Postbus 202 1000 AE Amsterdam Telefoon 14 020 amsterdam.nl

Retouradres: Postbus 202, 1000 AE Amsterdam

Aan de commissie FEZ van de gemeenteraad van Amsterdam

Datum

25 november 2022

Ons kenmerk Behandeld door H.R. Kalk Onderwerp

Voortgang aanbeveling 2018 – 16 Ketenprocessen

Geachte leden van de commissie FEZ,

Eén van de aanbevelingen van de rekeningencommissie is dat het proces van de monitoring op de voortgang van de aanbevelingen effectiever moet en dat gerapporteerd moet worden over de daadwerkelijke uitvoering van verbeterplannen. Op basis hiervan en in afstemming met de rekeningencommissie worden de aanbevelingen van de rekeningencommissie, ACAM en de rekenkamer voortaan apart behandeld in de daarvoor bestemde commissie. Bij de najaarsnota en het jaarverslag wordt alleen een monitor opgenomen waarin onder meer duidelijk wordt of een aanbeveling is afgedaan of niet, in welke gevallen een voortgangsbrief of -rapportage aan de orde is en wanneer die is of zal worden ingebracht. Aanbeveling In het verslag van de rekeningencommissie en/ of het Accountantsverslag bij het Jaarverslag 2018 is de volgende aanbeveling opgenomen: 2018-16 Keten-processen; “Verdere vorderingen in de ketensamenwerking en borging toetsingskader subsidieaanvragen geconstateerd. ACAM adviseert om in het proces de versterking van de control functie in de subsidieketen niet uit het oog te verliezen”. Het college heeft bij de bestuurlijke reactie op het verslag van de Rekeningencommissie/ het Accountantsverslag 2018 aangegeven dat deze aanbeveling wordt opgevolgd. In deze voortgangsbrief wordt de follow-up over de voortgang van deze aanbeveling behandeld.

Een routebeschrijving vindt u op www.amsterdam.nl.

Gemeente Amsterdam

Datum 25 november 2022 Kenmerk Pagina 2 van 3

Eerdere update De twee belangrijkste organisatorische veranderingen voor het verstevigen van de control op subsidies, die het afgelopen jaar op onder andere de regelingen voor Buurtteams, sociale basis en diversiteit zijn toegepast, zijn dat: Bij het opstellen van nieuwe regelingen standaard ook bedrijfsmatige expertise naast de gebruikelijke inzet vanuit de betreffende vakinhoudelijke beleidsdirectie en juridisch advies wordt ingezet voor het vergroten van de eenvoud, uitvoerbaarheid en doeltreffendheid van de subsidie. De uitvoering, het subsidieverleningsproces, wordt vereenvoudigd. In verschillende pilots, op het terrein van duurzaamheid, sport en bos en zorg, dragen subsidiemedewerkers van het stedelijk Subsidiebureau naast de administratieve afhandeling zorg voor de inhoudelijke beoordeling van de aanvragen en stellen de beschikking op. Dit gebeurt in opdracht van de beleidsdirectie en binnen het kader van de (vereenvoudigde) regeling.

Voortgang Op drie december 2020 is in het GMT de afgesproken om de werkwijze zoals hierboven staat beschreven verder uit te rollen en te bestendigen om te komen tot een vereenvoudiging van het subsidielandschap, de subsidieregelingen en het operationele subsidieverleningsproces. Dit houdt in dat: a) In lijn met Amsterdam doelgericht en in vervolg op de wens om te sturen op systeemniveau in plaats van detailniveau, wordt gestuurd op eenvoud van het subsidielandschap. Bij het opstellen van nieuwe of herzien van bestaande subsidieregelingen wordt naast de gebruikelijke inzet vanuit de betrokken beleidsdirectie en juridisch advies, standaard een penvoerder met bedrijfsmatige expertise ingezet. Hiermee beogen we de eenvoud, uitvoerbaarheid en doeltreffendheid van de regeling te vergroten. b) Vereenvoudiging van de uitvoering, het subsidieverleningsproces. Er wordt afscheid genomen van de huidige hybride taakverdeling en procesverantwoordelijkheid in het subsidieproces. Het Subsidiebureau voert het hele proces uit met uitzondering van de goedkeuring van de budgethouder van de desbetreffende beleidsafdeling. Deze werkwijze is in verschillende pilots, bijvoorbeeld op het terrein van duurzaamheid en sport en bos, al toegepast, zie ook het kopje eerdere update. De uitvoering gebeurt in opdracht van de beleidsdirectie en binnen het kader van de (vereenvoudigde) regeling.

De opdracht hiervoor is door het GMT belegd bij de directie Subsidies en Inkoop (Sociaal), SIS. Het MT van de directie SIS werkt de bovenstaande nieuwe werkwijze uit in een uitvoeringsplan subsidies en voert hierover overleg met de beleidsinhoudelijke directies. Een

Gemeente Amsterdam

Datum 25 november 2022 Kenmerk Pagina 3 van 3

van de randvoorwaarden om aan deze nieuwe werkwijze invulling te kunnen geven is het vervangen van het huidige subsidiebeheersysteem. Naar verwachting is het nieuwe systeem in het voorjaar 2021 beschikbaar om de nieuwe werkwijze adequaat te kunnen ondersteunen. Afsluiting Gelet op het advies van de ACAM om in het proces de versterking van de control functie in de subsidieketen niet uit het oog te verliezen en de richting die wij nu hebben ingezet stelt het college voor Aanbeveling 2018-16 Keten-processen af te doen. Wij vertrouwen erop dat we u hiermee goed hebben geïnformeerd over de voortgang van deze aanbeveling.

Met vriendelijke groet,

Rutger Groot Wassink, Wethouder Bedrijfsvoering