Voortgangsbrief aanbevelingen Rekeningencommissie en ACAM (008-2).pdf

Bezoekadres Amstel 1 1011 PN Amsterdam Postbus 202 1000 AE Amsterdam Telefoon 14 020 amsterdam.nl

Retouradres: Postbus 202, 1000 AE Amsterdam

Aan de commissie KDD van de gemeenteraad van Amsterdam

19 november 2021

Datum Ons kenmerk

Behandeld door Bestuurszaken P&O (bestuurzaken.peno@amterdam.nl) Onderwerp

Voortgang aanbeveling 2018-2, Zichtbare checks & balances en adequate administratie rond vertrekregelingen noodzakelijk

Geachte commissieleden,

De rekeningencommissie heeft in 2019 aanbevolen dat het proces van monitoring van de voortgang van haar aanbevelingen effectiever moet en dat gerapporteerd moet worden over de daadwerkelijke uitvoering van verbeterplannen. In vervolg op deze aanbeveling en in afstemming met de rekeningencommissie worden de aanbevelingen van de rekeningencommissie, ACAM en de rekenkamer apart behandeld in de daarvoor bestemde raadscommissie. Bij de najaarsnota en het jaarverslag wordt alleen een monitor opgenomen die vermeldt of een aanbeveling is afgedaan of niet, in welke gevallen een voortgangsbrief of rapportage aan de orde is en wanneer die is of zal worden voorgelegd aan betreffende raadscommissie. Aanbeveling In het verslag van de rekeningencommissie/ het Accountantsverslag bij het Jaarverslag (2018) is de volgende aanbeveling opgenomen: -

2018 - aanbeveling 2: Zorg voor voldoende en zichtbare checks & balances bij totstandkoming van vertrekregelingen en de adequate administratie ervan

Het college heeft bij de bestuurlijke reactie op het verslag van de Rekeningencommissie/ het Accountantsverslag (2018) aangegeven dat zij deze aanbeveling opvolgt. In deze brief informeert het college u over de actuele ontwikkelingen in de realisatie van deze aanbeveling.

Een routebeschrijving vindt u op www.amsterdam.nl.

Gemeente Amsterdam

Datum 19 november 2021 Kenmerk Pagina 2 van 3

Eerdere update In de raadsbrief van 30 juni 2020 en de voortgangsbrief van 30 september 2020 heeft het college de raad geïnformeerd over de uitgangspunten van het in- door- en uitstroombeleid voor directeuren en topfunctionarissen, over de invulling van de aanbevelingen van het onderzoek naar de vertrekregelingen dat het college heeft laten uitvoeren door een onafhankelijk bureau (Necker van Naem) en over de aanbeveling van de rekeningencommissie. In deze brieven is o.a. toegelicht: - Hoe het college verantwoording aflegt aan de gemeenteraad. - De wijze waarop de ambtelijke top verantwoording aflegt aan het college over de aan haar gemandateerde bevoegdheden. - Dat het beleid voor vertrekregelingen wordt herzien. Daarbij is het proces van de totstandkoming van alle vertrekregelingen eenduidig en navolgbaar gemaakt met duidelijke verantwoordingslijnen. Hiermee is invulling gegeven aan genoemde aanbeveling van de Rekeningencommissie en ACAM hierover. Voortgang Om de realisatie van de aanbeveling van de rekeningencommissie verder te af te ronden heeft het college genoemde procesbeschrijving voor vertrekregelingen opgesteld. Dit is tevens een invulling van de aanbevelingen van het onderzoek naar de vertrekregelingen dat het college heeft laten uitvoeren door een onafhankelijk bureau en waarvan zij alle aanbevelingen heeft overgenomen.

Dit is een eenduidige, transparante en navolgbare beschrijving van het proces voor de totstandkoming van een vertrekregeling, waarmee een werknemer van de Gemeente Amsterdam kan uitstromen. Deze procesbeschrijving gaat expliciet in op goed ingerichte checks & balances. Deze schrijven voor dat het proces van totstandkoming van een vertrekregeling en de regeling zelf worden vastgelegd. Daarmee zijn inzichtelijkheid en rapportage geborgd. Onderdeel van de checks & balances is onder andere een standaard juridische toetsing van de vertrekregeling door de directie Juridische Zaken. Deze toetsing betreft onder meer afspraken over de hoogte van de transitievergoeding op grond van de Wet Normalisering Rechtspositie Ambtenaren. Deze procesbeschrijving voor vertrekregelingen van directeuren is in augustus 2020 ingevoerd en wordt sindsdien toegepast. Het college is van mening dat voor directeuren en medewerkers dezelfde regels moeten gelden. Daarom wordt op dit moment een leidraad ontwikkeld met inhoudelijke uitgangspunten voor de uitstroom van alle medewerkers. Deze leidraad en bijhorende procesbeschrijving worden in het eerste kwartaal van 2022 vastgesteld. Aansluitend volgt implementatie voor alle medewerkers, inclusief directeuren.

Op deze wijze borgt het college dat voor elke medewerker checks & balances worden ingebouwdbij de totstandkoming van vertrekregelingen en een adequate administratie daarvan is vastgelegd. Tot het moment dat deze regeling voor alle medewerkers is vastgesteld, hanteert het college de werkwijze dat alle vertrekregelingen voor directeuren enkel en alleen per collegebesluit getroffen kunnen worden.

Gemeente Amsterdam

Datum 19 november 2021 Kenmerk Pagina 3 van 3

Het was de bedoeling, zoals gemeld in de brief van datum 30 juni, om in 2021 een breder beleid vast te stellen op het gebied van in-, door- en uitstroom van alle medewerkers. Het college heeft deze ambitie moeten bijstellen. Een zorgvuldige voorbereiding met betrokken partijen zoals OR en vakbonden vereist meer tijd. Het college hecht aan voortgang in de ontwikkeling van verschillende onderdelen van dit in-, door-, en uitstroombeleid voor alle medewerkers en richt de vervolginspanningen nu ook op de leidraad bij de uitstroom van medewerkers. De uitgangspunten voor uitstroom zoals verwoord in de raadsbrief d.d. 30 juni 2020 blijven daarin leidend. Vervolg Na vaststelling van de leidraad bij de uitstroom van medewerkers en bijhorende procesbeschrijving in het eerste kwartaal van 2022, volgt de implementatie hiervan. Hierover kan de ACAM vanaf het tweede kwartaal 2022 toetsen of betreffende aanbeveling adequaat is opgevolgd. Afsluiting Wij hopen u hiermee te hebben geïnformeerd over de voortgang van deze aanbeveling en agenderen deze voortgangsbrief graag in de commissie KDD van 8 december 2021.

Met vriendelijke groet,

Touria Meliani Wethouder Personeel en Organisatie