Voortgangsbrief aanbevelingen rekcie en ACAM 002.pdf

Bezoekadres Amstel 1 1011 PN Amsterdam Postbus 202 1000 AE Amsterdam Telefoon 14 020 amsterdam.nl

Retouradres: Postbus 202, 1000 AE Amsterdam

Aan de commissie FKD van de gemeenteraad van Amsterdam

Datum

15 februari 2023

Ons kenmerk Behandeld door Brigit Teurlings Onderwerp

Voortgang aanbeveling Kwaliteit proces factuurafhandeling 2020-3 en Meting van geleverde prestaties vereist betere uitvoering en vastlegging 2021-1

Geachte leden van de commissie FKD,

Eén van de aanbevelingen van de rekeningencommissie is dat het proces van de monitoring op de voortgang van de aanbevelingen effectiever moet en dat gerapporteerd moet worden over de daadwerkelijke uitvoering van verbeterplannen. Op basis hiervan en in afstemming met de rekeningencommissie worden de aanbevelingen van de rekeningencommissie, ACAM en de rekenkamer voortaan apart behandeld in de daarvoor bestemde commissie. Bij de najaarsnota en het jaarverslag wordt alleen een monitor opgenomen waarin onder meer duidelijk wordt of een aanbeveling is afgedaan of niet, in welke gevallen een voortgangsbrief of -rapportage aan de orde is en wanneer die is of zal worden ingebracht. Twee aanbevelingen In deze brief worden twee aanbevelingen behandeld. De aanbevelingen gaan allebei over het onderwerp prestatie verklaren en liggen in elkaars verlengde. Eén van de aanbevelingen wordt met deze bief afgedaan. Aanbeveling 1: Voortgang aanbeveling Kwaliteit proces factuurafhandeling 2020-3 In het Accountantsverslag bij het Jaarverslag 2020 is de volgende aanbeveling opgenomen: Het handhaven van functiescheiding bij factuurafhandeling Het handhaven van functiescheidingen bij de factuurafhandeling is een aanbeveling waarbij er opvolging in 2021 zichtbaar is. Eind maart 2021 is binnen AFS de module Facturen In Verwerking (FIV) live gegaan voor de factuurafhandeling.

Deze module maakt een einde aan de oude situatie

Een routebeschrijving vindt u op www.amsterdam.nl.

Gemeente Amsterdam

Datum 15 februari 2023 Kenmerk Pagina 2 van 5

met factuurroutes die elk apart ingericht moesten worden, inclusief de vervanging binnen de route. De module FIV koppelt de factuur aan een kostenplaats waarbij een vaste budgethouder hoort. Zogeheten kwetsbare routes, waarbij een budgethouder of een prestatieakkoordverklaarder ontbreekt, zijn daardoor niet mogelijk. Vervanging is wel in te regelen binnen de module FIV, het initiatief hiervoor ligt bij de budgethouder. Voor een juiste werking van de module FIV vinden wij het van belang dat de directie Financiële Dienstverlening, die de vervanging technisch invoert, voldoende mogelijkheid krijgt om vervanging te toetsen op functiescheiding en deze waar nodig af te wijzen. Het college heeft bij de bestuurlijke reactie op het Accountantsverslag 2020 aangegeven dat deze aanbeveling wordt opgevolgd. In deze voortgangsbrief wordt de follow-up over de voortgang van deze aanbeveling behandeld. Eerdere update Reactie college juni 2021 Het controleren van vervanging op functiescheiding doet de directie Financiën en Inkoop bij het invoeren van vervangers en het toekennen van functieprofielen. Door de FIV module zijn de functies beter gescheiden. Strikte functiescheiding kan goed geregeld worden als iedere werknemer in Amsterdam één functieprofiel krijgt. In de praktijk werken sommige medewerkers echter voor meerdere directies.

Daar ontstaat het probleem; men werkt soms in afwijkende functies voor verschillende directies. Dat probleem speelt ook bij kleinere directies, waar functies worden gecombineerd. Hierbij adviseert of verbiedt Financiële Dienstverlening wel bepaalde functie combinaties. Daarnaast zijn er ook andere afhankelijkheden in FIV die meespelen, zoals mandaat, hiërarchie en functionaliteit.

Voortgang november 2021 FIV is eind maart 2021 geïmplementeerd. In FIV is functiescheiding in het inkoopproces systeem technisch afgedekt. Op dit moment wordt de data van FIV geprepareerd zodat via Procesmining gemonitord kan worden of de doorbroken functiescheiding inderdaad niet meer voorkomt. Via Procesmining op de data van het eerste kwartaal is gebleken dat in die periode door aangescherpte controles/beheersmaatregelen geen doorbroken functiescheiding heeft plaatsgevonden. Het genoemde onderzoek naar de mogelijkheden om de toepassingsregels voor prestatieverklaringen (en bijbehorende publicatielijst) aan te passen is gestart. Afhankelijk van de aanpassingen, zal een passende monitoring worden ingeregeld. (Hierover informeert aanbeveling twee uit deze brief). Voortgang februari 2023 Op bepaalde financiële handelingen is het vierogenprincipe van toepassing zodat fraude of misstanden voorkomen kunnen worden. Dit principe leidt tot functiescheiding. Een medewerker

Gemeente Amsterdam

Datum 15 februari 2023 Kenmerk Pagina 3 van 5

kan bijvoorbeeld niet over dezelfde factuur én een prestatieverklaring én een akkoord voor betaling geven. Dat doen twee verschillende medewerkers die elkaar daarmee controleren. Wat ook tegen het vierogenprincipe ingaat is dat een medewerker als budgethouder een inkooporder accordeert en vervolgens als prestatieverklaarder een daaraan gekoppelde inkoopfactuur goedkeurt. Wanneer dit gebeurt, is er sprake van doorbroken functiescheiding. Bij het afhandelen van inkoopfacturen kan een functionaris nooit tegelijk budgethouder en prestatieverklaarder zijn. Deze functiescheiding wordt, ook voor vervangers, door het financiële systeem (AFS) afgedwongen. De functiescheiding voor het accorderen van inkooporders en daaraan gekoppelde facturen is nog niet in het financiële systeem ingeregeld. Onderzocht wordt of dit onderdeel kan worden van het nieuwe financiële systeem dat momenteel wordt geïmplementeerd en per 2024 in werking is. Tot die tijd wordt er, om te voorkomen dat een medewerker zowel een inkooporder als een inkoopfactuur goedkeurt, met behulp van controlerapportages achteraf vastgesteld of er sprake is geweest van een doorbroken functiescheiding. Als er een doorbroken functiescheiding wordt geconstateerd, dan wordt de ‘hogere’ budgethouder ook om een akkoord gevraagd. Deze controle en bijbehorende beheersmaatregel is het maximale dat nu uitvoerbaar is.

Ik beschouw, met de implementatie van de huidige en toekomstige maatregelen, deze aanbeveling als afgedaan. Aanbeveling 2: Meting van geleverde prestaties vereist betere uitvoering en vastlegging 20211

In het Accountantsverslag bij het Jaarverslag 2021 is de volgende aanbeveling opgenomen: In het proces van bestellen tot betalen zijn voor het prestatie akkoord verklaren de gemeentelijke toepassingsregels van toepassing. Een onderdeel daarvan is dat in AFS documentatie moet zijn opgenomen of een verwijzing waar de documentatie beschikbaar is waaruit de juistheid van de geleverde prestatie blijkt. Uit onze jaarrekeningcontrole blijkt dat in meer dan de helft van onze deelwaarnemingen in AFS geen documentatie is opgenomen of niet daarnaar verwezen wordt. Het vaststellen of de prestatie daadwerkelijk conform de contractuele voorwaarden is geleverd, is in deze in onvoldoende mate vast te stellen. Bij de facturen waarbij de toepassingsregels niet zijn gevolgd, is door ons een gemeentebrede uitvraag bij de organisatieonderdelen uitgevoerd om alsnog de juistheid van de geleverde prestaties vast te stellen. Na de uitvoering van de deelwaarneming hebben wij van een aantal betaalde facturen de prestatielevering echter achteraf niet meer kunnen vaststellen. Het risico van het bovenstaande is dat de meting op een geleverde prestatie in het geheel niet of in onvoldoende mate is uitgevoerd en resulteert in een onrechtmatige betaling. De huidige toepassingsregels wordt door organisatieonderdelen als administratief technisch en belastend ervaren.

De gemeente onderzoekt of en hoe de huidige werkwijze kan worden aangepast. Onze aanbeveling van 2020 over centrale monitoring (toezien op naleving

Gemeente Amsterdam

Datum 15 februari 2023 Kenmerk Pagina 4 van 5

toepassingsregels) blijft van toepassing en behoeft gemeentebrede aandacht om rechtmatige betalingen te kunnen uitvoeren. Het college is hier bij de bestuurlijke reactie op het Accountantsverslag 2021 niet op in gegaan. In deze voortgangsbrief wordt de follow-up over de voortgang van deze aanbeveling behandeld. Voortgang februari 2023 Directie Financiën en Inkoop heeft onderzocht of de huidige werkwijze van prestatie verklaren aanpassing behoeft. Ook is gekeken naar de mogelijkheid om centrale monitoring toe te passen op de naleving van de toepassingsregels én naar de mogelijkheid om de administratieve lastendruk te verlagen. De belangrijkste conclusies uit het onderzoek zijn:    

De toepassingsregels zelf worden door prestatieverklaarders niet als probleem of onduidelijk ervaren. Het prestatie verklaren wordt in veel gevallen niet op de juiste manier uitgevoerd door het ontbreken van een goede opleiding en vindbare en heldere communicatie over de rol en verantwoordelijkheden van de prestatieverklaarder. De toepassingsregels worden door de organisatie als administratief belastend ervaren, waarbij er te weinig ondersteuning geboden wordt bij de uitvoering van deze rol. Door het ontbreken van centrale monitoring op betaalde facturen kan er niet bijgestuurd worden en is er geen zicht op het daadwerkelijke risico.

Om het prestatie verklaren beter te laten verlopen is het volgende proces afgesproken. Er komt een pilot met een grensbedrag van 100 euro. Tot dat bedrag is er geen prestatieverklaring nodig. Beoogde startdatum is 1 januari 2023. De pilot start bij directie Afval en Grondstoffen (drie maanden) en bij succes daarvan wordt het grensbedrag over de hele gemeentelijke organisatie uitgerold. Met het aanbrengen van een ondergrens voor prestatie verklaren, wordt enerzijds de administratieve lastendruk verlaagd, anderzijds is de impact dat van alle uitgaven van de Gemeente Amsterdam naar verwachting (op basis van 2020 en 2021) ca 2,2 miljoen Euro (ca. 0,075% van het netto factuurbedrag) niet kan worden vastgesteld of de betaling terecht heeft plaatsgevonden. Bij Afval en Grondstoffen is 53% van de facturen kleiner dan 100 euro. Van het totaal aantal facturen van de gemeente is 18% kleiner dan 100 euro. De tijd die bespaard wordt met het niet prestatie verklaren bij deze groep facturen, kan ingezet worden om een zorgvuldige prestatieverklaring uit te voeren bij facturen boven de 100 euro.  Om het risico van onrechtmatige betalingen te mitigeren wordt bij F&I centrale monitoring ingericht. Beoogde startdatum is 1 januari 2023. De monitoringsrol van F&I is een bewakende en signalerende verantwoordelijkheid van de keteneigenaar F&I.

 De eindverantwoordelijkheid voor het verstrekken van een onderbouwing bij een inkoop blijft bij de eerste lijn in de gemeentelijke organisatie.  Er wordt ingezet op de vergroting van kennis en kunde van prestatieverklaarders.  Er komt betere communicatie en informatie over het proces van prestatie verklaren.

Gemeente Amsterdam

Datum 15 februari 2023 Kenmerk Pagina 5 van 5



Er komt een evaluatie per 30 september 2023.

De centrale monitoring op de naleving van toepassingsregels vindt plaats door het doen van twee activiteiten:  Het toepassen van een data analyse op facturen < € 100. Er wordt gekeken naar afwijkende gegevens in de rapportage. Een voorbeeld is dat er drie facturen aangetroffen worden van dezelfde leverancier, in dezelfde periode met een bedrag net onder de € 100.  Het uitvoeren van steekproeven op facturen > € 100. Er wordt gecontroleerd of facturen uit de steekproef voldoende zijn onderbouwd. Als de onderbouwing niet voldoende is, dan wordt de betreffende directie gevraagd om het bewijs alsnog toe te voegen. Met het inrichten van een centrale monitoringsfunctie bij F&I en het aanpassen van de werkwijzen rondom prestatie verklaren ga ik er vanuit dat er meer grip ontstaat op de rechtmatigheid van betalingen. Ik informeer u eind 2023 over de voortgang van deze pilot. Afsluiting Ik vertrouw erop dat ik u hiermee goed heb geïnformeerd over de voortgang van deze aanbevelingen. Met vriendelijke groet,

Hester van Buren Wethouder Financiën en Economische Zaken