Voortgangsbrief aanbevelingen (2023_08) en vragen rekeningencommissie.pdf

Bezoekadres Amstel 1 1011 PN Amsterdam Postbus 202 1000 AE Amsterdam Telefoon 14 020 amsterdam.nl

Retouradres: Postbus 202, 1000 AE Amsterdam

Aan de commissie Algemene Zaken van de gemeenteraad van Amsterdam

Datum Onderwerp

20-05-2025 Voortgang fraudebeheersing en beantwoording vragen rekeningencommissie

Aanbeveling 2023-08 1. Geef prioriteit aan het implementeren van beheersmaatregelen 2. Richt gestructureerde periodieke controle in om vast te stellen of sprake is geweest van mogelijke fraude ofwel om uit te sluiten dat mogelijke fraudes hebben plaatsgevonden

Geachte leden van de commissie Algemene Zaken, In deze brief rapporteer ik over de voortgang van fraudebeheersing in de organisatie. Ik ga hieronder allereerst in op de opvolging van de aanbevelingen van ACAM. Vervolgens beantwoord ik de vragen die zijn gesteld in de rekeningencommissievergadering van 3 februari 2025. Eén van de aanbevelingen van de rekeningencommissie is dat het proces van de monitoring op de voortgang van de aanbevelingen effectiever moet en dat gerapporteerd moet worden over de daadwerkelijke uitvoering van verbeterplannen. Op basis hiervan en in afstemming met de rekeningencommissie worden de aanbevelingen van de rekeningencommissie, ACAM en de rekenkamer voortaan apart behandeld in de daarvoor bestemde commissie. Bij het jaarverslag wordt alleen een monitor opgenomen waarin onder meer duidelijk wordt of een aanbeveling is afgedaan of niet, in welke gevallen een voortgangsbrief of -rapportage aan de orde is en wanneer die is of zal worden ingebracht. Aanbeveling In het verslag van de rekeningencommissie en/ of het Accountantsverslag bij het Jaarverslag 2023 is de volgende aanbeveling opgenomen:

Een routebeschrijving vindt u op www.amsterdam.nl.

Gemeente Amsterdam

Datum 20/05/25 Pagina 2 van 4

2023 - 08

1. Geef prioriteit aan het implementeren van beheersmaatregelen gericht op het voorkomen van fraude en corruptie 2. Richt gestructureerde periodieke controle in om vast te stellen of sprake is geweest van mogelijke fraude ofwel om uit te sluiten dat mogelijke fraudes hebben plaatsgevonden

Het college heeft bij de bestuurlijke reactie op het Accountantsverslag 2024 aangegeven dat zij deze aanbeveling opvolgt. In deze voortgangsbrief wordt de follow-up over de voortgang van deze aanbeveling behandeld. Voortgang aanbevelingen 1. Recent is de tweede meting bedrijfsvoeringsrisico’s uitgevoerd, waaronder fraude- en integriteitsrisico’s. Op de gegevens wordt een nadere analyse uitgevoerd om te bepalen in hoeverre er voortgang is geboekt in het implementeren van beheersmaatregelen fraude. De resultaten van deze analyse worden teruggekoppeld aan de betreffende directeuren om deze in sturing te zetten. 2. De projectgroep heeft een 0-meting (quickscan) uitgevoerd naar controles van frauderisico’s in de werkprocessen. Momenteel is een ambtelijke projectgroep bezig met het opstellen van een plan van aanpak over hoe fraudecontroles dienen te worden uitgewerkt binnen het bestaande risicobeheersingsstelstel (eerste-, tweede- en derdelijn). Aandachtspunten in het plan van aanpak zijn onder meer de inrichting van de controlefunctie in relatie tot fraudedetectie door uitvoerende directies en de periodieke toets hierop door de tweede- en derdelijn.1 Vragen rekeningencommissie Op van 3 februari 2025 hebben de wethouder Financiën en ik overleg gehad met de rekeningencommissie. In dit overleg heb ik de commissie toegezegd onderstaande vragen te beantwoorden. Vraag 1.

In het jaarverslag 2023 staat dat er 221 meldingen zijn gedaan en 23 persoonsgerichte onderzoeken. Is dit veel of weinig? En voldoet het aan de verwachtingen? Een hoog aantal meldingen zegt vaak meer over de meldingsbereidheid, kennis van meldmogelijkheden en het vertrouwen in een zorgvuldige behandeling, dan over de mate van integriteit. In een gezonde organisatie is de meldingsbereidheid hoog, worden meldingen van vermoedens van integriteitsschendingen serieus behandeld en als intern onderzoek nodig is, 1

De (centrale) stafafdelingen en de controlorganisatie vormen de tweede lijn en zijn verantwoordelijk voor kaderstelling, control op de toepassing van de kaders en advisering over toepassing van de kaders. De derde lijn (Audit) toetst onafhankelijk het functioneren van het stelsel.

Gemeente Amsterdam

Datum 20/05/25 Pagina 3 van 4

wordt dat zorgvuldig gedaan. De ervaring van Bureau Integriteit is dat jaarlijks circa 10% van de meldingen leidt tot uitvoering van een persoonsgericht onderzoek. 2021: 102 meldingen – 15 persoonsgerichte onderzoeken 2022: 154 meldingen – 17 persoonsgerichte onderzoeken 2023: 221 meldingen – 23 persoonsgerichte onderzoeken Vraag 2: Hoe ziet het proces eruit als er sprake is van vermoedens van fraude? En wat is de rol en verantwoordelijkheid van de burgemeester? Ik verwijs u graag naar de ‘Meldregeling en Onderzoeksprotocol’: hoofdstad.sharepoint.com/sites/in-rw-vibv/SiteAssets/Forms/AllItems.aspx?id=%2Fsites%2Fin-rw-vibv%2FSiteAssets%2FSitePages%2Fvermoedens-integriteitsschendingen%2F240507Meldregeling-en-Onderzoeksprotocol-webtoegankelijk%2Epdf&parent=%2Fsites%2Fin-rwvi-bv%2FSiteAssets%2FSitePages%2Fvermoedens-integriteitsschendingen Rol en verantwoordelijkheid burgemeester Op grond van artikel 170 van de Gemeentewet ben ik verantwoordelijk voor de bestuurlijke integriteit. Voorts heb ik een procesrol bij de bestuurlijke integriteit van de gemeente. Letterlijk staat er in de wet dat de burgemeester de bestuurlijke integriteit van de gemeente bevordert.

Dit betekent dat ik moet stimuleren dat het onderwerp integriteit in de gemeente aan de orde komt, bijvoorbeeld op een heidag van de gemeenteraad of in het college van B&W én dat er duidelijke afspraken zijn over hoe te handelen bij een vermoeden van nietinteger handelen door een lokaal bestuurder. Daarnaast ben ik de portefeuillehouder van de gemeentelijke integriteit. Sinds 1 februari 2016 bevat lid 2 de zorgplicht voor de burgemeester voor de integriteit van de gemeente (Stb. 2015, 426; Kamerstukken 33691). Uit de zorgplicht blijkt dat de burgemeester moet optreden in geval van (vermoedens van) schending van de integriteit. Hoe verhoudt burgemeester zich tot Bureau Integriteit? Ik ben bestuurlijk verantwoordelijk voor het onderwerp integriteit en dus voor de uitvoering van dit onderwerp door de medewerkers van Bureau Integriteit. Vraag 3: Is er een meldingsplicht als medewerkers nevenactiviteiten ontplooien? En wordt het onderwerp meegenomen in de halfjaarlijkse uitvraag van fraude en andere integriteitsschendingen? Nevenwerkzaamheden zijn in principe toegestaan. Er geldt echter wel een meldplicht op het moment dat het nevenwerk (betaald of onbetaald) een negatieve invloed kan hebben op het functioneren van de medewerker of als er mogelijk sprake is van (schijn van) belangenverstrengeling. Een nevenfunctie kan geweigerd worden.

Gemeente Amsterdam

Datum 20/05/25 Pagina 4 van 4

Voor verdere informatie verwijs ik u naar de intranetpagina van de gemeente Amsterdam: Actief naast je werk? Informeer je goed! & Toestemming nevenwerkzaamheden Halfjaarlijkse uitvraag Ja, belangenverstrengeling is een integriteitsrisico en zodoende opgenomen in de halfjaarlijkse uitvraag bedrijfsvoeringsrisico’s.

Ik vertrouw erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd over de voortgang van deze aanbeveling. Met vriendelijke groet,

Femke Halsema Burgemeester