Voortgangsbrief aanbeveling Kwaliteit proces factuurafhandeling 2020-3 .pdf

Bezoekadres Amstel 1 1011 PN Amsterdam Postbus 202 1000 AE Amsterdam Telefoon 14 020 amsterdam.nl

Retouradres: Postbus 202, 1000 AE Amsterdam

Aan de commissie FED van de gemeenteraad van Amsterdam

Datum Onderwerp

4 november 2021 Voortgang aanbeveling Kwaliteit proces factuurafhandeling 2020-3

Geachte leden van de commissie FED, Eén van de aanbevelingen van de rekeningencommissie is dat het proces van de monitoring op de voortgang van de aanbevelingen effectiever moet en dat gerapporteerd moet worden over de daadwerkelijke uitvoering van verbeterplannen. Op basis hiervan en in afstemming met de rekeningencommissie worden de aanbevelingen van de rekeningencommissie, ACAM en de rekenkamer voortaan apart behandeld in de daarvoor bestemde commissie. Bij de najaarsnota en het jaarverslag wordt alleen een monitor opgenomen waarin onder meer duidelijk wordt of een aanbeveling is afgedaan of niet, in welke gevallen een voortgangsbrief of -rapportage aan de orde is en wanneer die is of zal worden ingebracht. Aanbeveling In het Accountantsverslag bij het Jaarverslag 2020 is de volgende aanbeveling opgenomen: Het handhaven van functiescheiding bij factuurafhandeling Het handhaven van functiescheidingen bij de factuurafhandeling is een aanbeveling waarbij er opvolging in 2021 zichtbaar is. Eind maart 2021 is binnen AFS de module Facturen In Verwerking (FIV) live gegaan voor de factuurafhandeling. Deze module maakt een einde aan de oude situatie met factuurroutes die elk apart ingericht moesten worden, inclusief de vervanging binnen de route. De module FIV koppelt de factuur aan een kostenplaats waarbij een vaste budgethouder hoort.

Zogeheten kwetsbare routes, waarbij een budgethouder of een prestatieakkoordverklaarder ontbreekt, zijn daardoor niet mogelijk. Vervanging is wel in te regelen binnen de module FIV, het initiatief hiervoor ligt bij de budgethouder.

Een routebeschrijving vindt u op www.amsterdam.nl.

Gemeente Amsterdam

Datum 4 november 2021 Pagina 2 van 3

Voor een juiste werking van de module FIV vinden wij het van belang dat de directie Financiële Dienstverlening, die de vervanging technisch invoert, voldoende mogelijkheid krijgt om vervanging te toetsen op functiescheiding en deze waar nodig af te wijzen. Het college heeft bij de bestuurlijke reactie op het Accountantsverslag 2020 aangegeven dat deze aanbeveling wordt opgevolgd. In deze voortgangsbrief wordt de follow-up over de voortgang van deze aanbeveling behandeld. Eerdere update Reactie op de managementletter 2020 In 2020 zijn de volgende activiteiten opgestart op het onderdeel prestatieverklaring: • Om bewustwording bij prestatieverklaarders te verhogen is een e-mail verstuurd aan alle budgethouders en prestatieverklaarders waarin het belang van een juiste goedkeuring wordt uitgelegd. • De huidige toepassingsregels worden door prestatieverklaarders AFS-administratief technisch als zeer belastend ervaren. Daarom is een onderzoek opgestart hoe de administratieve lastendruk op dit onderdeel verlaagd kan worden. Eerste stap in dit onderzoek is het ophalen van de werkwijze rondom prestatieverklaringen bij andere gemeenten. • Onderzocht is of automatische controle door middel van een rapportage mogelijk is, maar dit is in het financiële systeem niet mogelijk. Control zou dus moeten plaatsvinden door het uitvoeren van steekproeven.

Aangezien het voor de gemeente Amsterdam een grote hoeveelheid facturen betreft, zou deze steekproef een behoorlijke omvang moeten hebben. Hiervoor is op dit moment geen capaciteit beschikbaar. Deze stappen zijn in 2020 uitgevoerd en/of gestart. In 2021 is het voornemen in het derde kwartaal de toepassingsregels voor prestatieverklaringen (en bijbehorende publicatielijst) te updaten. Daarbij zal ook de controle op het vastleggen van prestatieverklaringen worden meegenomen. Of dit een centrale of een decentrale controle zal worden, is nu nog niet aan te geven, maar de controle zal hierin zeker aandacht krijgen. Reactie college juni 2021 Het controleren van vervanging op functiescheiding doet de directie Financiële Dienstverlening bij het invoeren van vervangers en het toekennen van functieprofielen. Door de FIV-module zijn de functies beter gescheiden. Strikte functiescheiding kan goed geregeld worden als iedere werknemer in Amsterdam één functieprofiel krijgt. In de praktijk werken sommige medewerkers echter (met name vanuit het Ingenieursbureau en Project managementbureau) voor meerdere directies. Daar ontstaat het probleem; men werkt soms in afwijkende functies voor verschillende directies. Dat probleem speelt ook bij kleinere directies, waar functies worden gecombineerd. Hierbij adviseert of verbiedt Financiële Dienstverlening wel bepaalde functie combinaties.

Daarnaast zijn er ook andere afhankelijkheden in FIV die meespelen, zoals mandaat, hiërarchie en functionaliteit.

Gemeente Amsterdam

Datum 4 november 2021 Pagina 3 van 3

Voortgang FIV is eind maart 2021 geïmplementeerd. In FIV is functiescheiding in het inkoopproces systeem technisch afgedekt. Op dit moment wordt de data van FIV geprepareerd zodat via Procesmining gemonitord kan worden of de doorbroken functiescheiding inderdaad niet meer voorkomt. Via Procesmining op de data van het eerste kwartaal is gebleken dat in die periode door aangescherpte controles/beheersmaatregelen geen doorbroken functiescheiding heeft plaatsgevonden. Het genoemde onderzoek naar de mogelijkheden om de toepassingsregels voor prestatieverklaringen (en bijbehorende publicatielijst) aan te passen is gestart. Afhankelijk van de aanpassingen, zal een passende monitoring worden ingeregeld.

Ik vertrouw erop dat ik u hiermee goed heb geïnformeerd over de voortgang van deze aanbeveling. Met vriendelijke groet,

Victor Everhardt Wethouder Financiën