Voordracht raad mandaatregeling AVG en Wob raadsgriffier

Nummer

< automatisch >

Directie

< automatisch >

Voordracht voor de Raadsvergadering van februari 2022

Portefeuille Agendapunt Datum besluit

< Vul de portefeuille in > < automatisch > Presidium 20 december 2021 Onderwerp

Mandaat raadsgriffier ten behoeve van besluitvorming op verzoeken op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) De gemeenteraad van Amsterdam besluit

1. aan de griffier een aantal bevoegdheden als opgenomen in bijlage 1 te mandateren. Het betreft hier bevoegdheden te besluiten op verzoeken ingevolge de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) en te besluiten op verzoeken om informatie danwel rectificatie op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De griffier oefent deze bevoegdheden uit na afstemming met de Chief Information Security Officer (CISO) of Privacy Officer (PO). 2. Indien de raadsgriffier afwezig is, worden de bevoegdheden die haar zijn verleend krachtens dit besluit, uitgeoefend door haar als zodanig aangewezen (plaats)vervanger. Wettelijke grondslag

Artikel 10:1 Algemene wet bestuursrecht Bestuurlijke achtergrond

nvt Onderbouwing besluit

De beslistermijnen die gelden nadat een verzoek is gedaan op grond van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) of de Algemene Verordening Gegevensverweking zijn kort. Op een ‘Wob-verzoek’ moet binnen de termijn van vier weken worden beslist. Deze termijn kan eenmalig met vier weken worden verdaagd. Door deze beslistermijn is besluitvorming in de gemeenteraad niet goed mogelijk en is mandaat aan de raadsgriffier (of de vervanger daarvan) wenselijk. De AVG die op 25 mei 2018 in werking is getreden, zorgt onder meer voor versterking en uitbreiding van privacyrechten van burgers en meer verantwoordelijkheden voor (overheids)organisaties. Door de AVG krijgen mensen meer mogelijkheden voor zichzelf op te komen bij de verwerking van hun gegevens. De beslistermijn ten aanzien van het geldend maken van de rechten is kort. Bij het ontbreken van tijdige besluitvorming, kan het bestuursorgaan een dwangsom verschuldigd zijn. De verwerkingsverantwoordelijke beslist op verzoeken van rechthebbende. De verwerkingsverantwoordelijke is het bestuursorgaan

dat het doel en de middelen van de verwerking van persoonsgegevens vaststelt. Bij de gemeente zijn dat alle bestuursorganen, zowel de burgemeester, als het college, als de raad. De raad verwerkt bijvoorbeeld persoonsgegevens van insprekers en raads- en burgerleden. Het doel van dit voorstel is te bewerkstelligen dat de bevoegdheden uit de AVG, mede in verband met de korte termijnen, effectief en efficiënt kunnen worden uitgeoefend en uw raad niet zelf op ieder AVG-verzoek moet beslissen. De termijn voor het beslissen op grond van de AVG bedraagt slechts één maand. Deze is alleen bij complexe verzoeken en bij een grote hoeveelheid verzoeken te verlengen met twee maanden (art. 12, derde lid, AVG). Dat maakt dat mandatering nodig is. Immers, het besluitvormingsproces bij de raad neemt over het algemeen meer tijd in beslag dan één maand. Beslissingen op AVG-verzoeken gelden als beslissingen in de zin van de Algemene wet bestuursrecht. De gemeente heeft een Chief Information Security Officer (CISO) en een Privacy Officer (PO). Door hun deskundigheid op het gebied van informatiebeveiliging en privacy zijn zij de aangewezen functionarissen om te adviseren over verzoeken van betrokkenen. Om een gedegen besluit te kunnen nemen is het wenselijk dat de raadsgriffier zijn voorgenomen besluit met een van hen afstemt, alvorens een besluit te nemen.

Tegen door de raadsgriffier genomen beslissingen op AVG-verzoeken zal belanghebbende bezwaar kunnen maken bij de raad. De bezwaarschriftencommissie adviseert de verwerkingsverantwoordelijke (de raad) over de bezwaren op dezelfde wijze als nu al bij andere besluiten van de raad gebeurt. Op het bezwaar zal de raad een beslissing dienen te nemen. Indien de raadsgriffier afwezig is, worden de bevoegdheden uitgevoerd door zijn (plaats)vervanger. Geheimhouding

nvt Welke stukken treft u aan? Registratienr.

Naam

< automatisch >

Mandaatbesluit Raadsgriffier AVG

< automatisch >

< Bestandsnaam >

< Bijlagen moeten aan het volgende voldoen: - Lever bijlagen zoveel mogelijk in PDF aan. - Bekendmakingsbesluit van de gemeenteraad moeten in Word aangeleverd worden. - Geheime bijlagen moeten in de bestandsnaam beginnen met GEHEIM. In de bijlage zelf moet een duidelijke markering opgenomen worden waardoor de gebruiker meteen ziet dat het

document geheim is. Bijvoorbeeld een GEHEIM stempel of een watermerk met GEHEIM. > Behandelend ambtenaar (naam, telefoonnummer en e-mailadres)

Besluit van de gemeenteraad van de gemeente Amsterdam tot mandatering van een aantal bevoegdheden op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Wet openbaarheid van bestuur (Wob)

De gemeenteraad van de gemeente Amsterdam,

gelet op artikel 10:3 van de Algemene wet bestuursrecht, de artikelen 3 en 6 van de Wob, de artikelen 13 tot en met 22 van de AVG en artikel 41 UAVG

besluit aan de griffier de bevoegdheid te mandateren:

Artikel I 1. te besluiten op verzoeken op grond van artikel 3 van de Wob. 2. te besluiten tot verdagen van de beslistermijn op grond van artikel 6 lid 2 Wob. 3. mededeling te doen van de opschorting van de beslistermijn op grond van artikel 6 lid 3 Wob.

Artikel II 1. Informatie te verstrekken op grond van de artikelen 13 en 14 van de AVG. 2. Te besluiten op een verzoek van een betrokkene tot inzage, rectificatie, gegevenswissing, beperking van de verwerking, dataportabiliteit (overdragen gegevens), met bezwaar tegen verwerking, om niet te onderwerpen aan geautomatiseerde individuele besluitvorming

ingevolge de artikelen 15 tot en met 22 AVG en artikel 41 van de Uitvoeringswet AVG. 3. De bevoegdheid tot verlenging van de termijn voor de afhandeling van een verzoek op grond van de artikelen 15-22 AVG en het verstrekken van de kennisgeving hierover.

Artikel III Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking.

Artikel IV Deze regeling wordt aangehaald als: mandaat griffier te besluiten op grond van de Wob en de AVG. Aldus vastgesteld in de vergadering van XX februari 2022. De burgemeester Femke Halsema De griffier Jolien Houtman Toelichting: De Wet openbaarheid van bestuur (die geldt tot 1 mei 2022) geeft burgers recht op openbaarmaking van informatie die bij de overheid berust. De beslistermijnen die gelden nadat een verzoek is gedaan op grond van de Wob zijn kort. Op een ‘Wob-verzoek’ moet binnen de termijn van vier weken worden beslist. Deze termijn kan eenmalig met vier weken worden verdaagd. Door deze beslistermijn is besluitvorming in de gemeenteraad niet goed mogelijk en is mandaat aan de raadsgriffier (of de vervanger daarvan) wenselijk. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) die op 25 mei 2018 in werking is getreden, zorgt onder meer voor versterking en uitbreiding van privacyrechten van burgers. Met de AVG krijgen mensen meer mogelijkheden voor zichzelf op te komen bij de verwerking van hun gegevens. De beslistermijn ten aanzien van het geldend maken van deze rechten is kort. Afhankelijk van de complexiteit van een verzoek en het aantal verzoeken kan deze termijn met twee maanden worden verlengd (art. 12, derde lid, AVG). Bij het ontbreken van tijdige besluitvorming, kan het bestuursorgaan een dwangsom verschuldigd

zijn. De verwerkingsverantwoordelijke beslist op verzoeken van rechthebbende. De verwerkingsverantwoordelijke is het bestuursorgaan dat het doel en de middelen van de verwerking van persoonsgegevens vaststelt. Bij de gemeente zijn dat alle bestuursorganen, zowel de burgemeester, als het college, als de raad. De raad verwerkt bijvoorbeeld persoonsgegevens van insprekers en raads- en burgerleden. Met dit mandaat wordt bewerkstelligd dat de bevoegdheden uit de AVG, mede in verband met de korte termijnen, effectief en efficiënt kunnen worden uitgeoefend en de raad niet zelf op ieder AVG-verzoek moet beslissen. De termijn voor het beslissen op grond van de AVG bedraagt slechts één maand. Deze is alleen bij complexe verzoeken en bij een grote hoeveelheid verzoeken te verlengen met twee maanden.