Update AFIS 26 juni

Raadsinformatiebrief

Aan:

Portefeuillehouder(s): Behandeld door

De leden van de gemeenteraad van Amsterdam 26 juni 2025 Financiën Hester van Buren Directie Financiën en Inkoop (bestuurszaken.financien@amsterdam.nl)

Onderwerp

Update AFIS

Datum Portefeuille(s)

Geachte leden van de gemeenteraad, De afgelopen maanden heb ik u geïnformeerd over de verwerking van facturen en de actuele stand van de werkvoorraden. AFIS raakt vrijwel alle financiële processen binnen de gemeente. Zoals aangekondigd schets ik in deze brief de stand van zaken van de andere bedrijfsprocessen binnen AFIS. Vorige week heeft u de evaluatie van de betalingsproblemen als gevolg van de AFISimplementatie ontvangen. Omdat de evaluatie helaas is gelekt naar de media, is de evaluatie en de bestuurlijke reactie versneld. We trekken lessen uit de evaluatie en nemen deze mee voor de verdere doorontwikkeling binnen AFIS. We zorgen voor een eenduidige en krachtige governance. Voor de verschillende processen zijn projectteams aan de slag om door de hele organisatie heen de veranderingen in gang te zetten die nodig zijn om AFIS te verbeteren. De financiering van deze projectteams is meegenomen bij de voorjaarsnota. De projectteams staan onder leiding van een (stedelijk) directeur. Het totale project staat onder leiding van de gemeentesecretaris. Op deze manier geven we gevolg aan de lessen vanuit de evaluatie om te zorgen voor aansturing op het juiste niveau Ook versimpelen we het systeem waar mogelijk. We zien na livegang dat verschillende processen in de praktijk minder efficiënt zijn dan vooraf gedacht.

Daarnaast is het systeem op bepaalde punten gedetailleerd ingericht, wat onnodig hoge beheer- en administratielasten veroorzaakt. Vereenvoudiging is daarom noodzakelijk. We kijken op welke manier we AFIS kunnen vereenvoudigen zonder dat dit ten koste gaat van de beheersing van de risico's op onrechtmatigheid. In de raadscommissie FKD heb ik het lid Garmy (VOLT) toegezegd een financieel overzicht te sturen van de totale kosten van AFIS. In de bijlage treft u dit overzicht.

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 26 juni 2025 Pagina 2 van 4

Tijdigheid betalen We hebben nog altijd een reguliere werkvoorraad, zowel binnen (8.379) als buiten de betaaltermijn (3.350). Van de facturen uit mei is 73% op tijd betaald, terwijl van de facturen uit januari slechts 18% op tijd betaald werd. Vorig jaar lag het percentage op tijd betaalde facturen op 87%. Opstellen van de begroting De begroting wordt dit jaar volgens de reguliere planning opgeleverd. Dit kost op dit moment nog veel extra handwerk. Zoals eerder gemeld wordt een health check uitgevoerd. Deze wordt tijdens het reces afgerond. Indien blijkt dat het gebruik van de P&C-module te veel handwerk blijft kosten, gaan we kijken naar alternatieven. De eventuele risico’s en kosten voor het overstappen naar een alternatief worden meegenomen in de weging. Inzicht in de financiële realisatie van projecten Op dit moment hebben de directies nog niet genoeg inzicht in de financiële realisatie van projecten. De inzet de komende weken is erop gericht om de rapportages op te stellen die directies op een basisniveau inzicht geven. Het inzicht is niet volledig doordat het lastig is de management-rapportages uit AFIS te halen, correcties nodig zijn omdat sommige facturen in de beginperiode van AFIS verkeerd zijn geboekt en doordat de koppeling aan de urenregistratie niet goed loopt.

Het gaat daarbij om de urenregistratie van intern personeel dat op uurbasis voor een project werkt, waarvan de kosten in projecten landen. We voeren acties uit om directies in staat te stellen informatie uit AFIS te halen, de benodigde correcties uit te voeren en om de koppeling tussen AFIS en het systeem voor de urenregistratie te realiseren. Gelijktijdig werken we aan een aanpak om AFIS structureel in te zetten voor projectbeheersing. Financiële projectbeheersing werd voor de invoering van AFIS op verschillende manieren uitgevoerd. Eén van de ambities was en is om dit te uniformeren door gebruik van AFIS. Hiervoor hadden we 1 tot 3 jaar uitgetrokken. Tot die tijd moet projectbeheersing uitgevoerd worden op de oude manier, maar met de cijfers uit AFIS. Daarvoor zijn goede managementrapportages uit AFIS dus wel randvoorwaardelijk. Versturen van facturen De gemeente stuurt ook zelf facturen uit. Het proces van betaalherinneringen was opgeschort en is vanaf mei geleidelijk weer opgestart. Stapsgewijs breiden we dit proces van herinneren de komende maanden uit naar de hele gemeente. Voor ondernemers die later een herinnering ontvangen zal ook een eventueel incassotraject later starten. Zij krijgen na de herinnering de normale tijd om alsnog aan de betaling te voldoen.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 26 juni 2025 Pagina 3 van 4

Ten slotte De komende maanden werken we stap voor stap om AFIS verder te verbeteren. Dit doen we samen met de hele organisatie en in de wetenschap dat de belemmeringen niet van de ene op de andere dag verdwenen zijn. Uiteraard blijven we de raad hierbij betrekken. Ik informeer u over de verdere doorontwikkeling van AFIS voor de eerstvolgende commissievergadering FKD na het reces. Met vriendelijke groet, Namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Amsterdam,

Hester van Buren Wethouder Financiën

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 26 juni 2025 Pagina 4 van 4

Kostenoverzicht

Realisatie Realisatie Realisatie Prognose Kosten per projectonderdeel 2022 2023 2024 2025 Implementatiekosten - Capgemini € 1.000.000 € 3.400.000 € 1.050.000 € 1.950.000 Jaarlijkse kosten (beheer, licenties en change budget) € 300.000 € 2.000.000 € 2.300.000 € 3.950.000 Totaal Capgemini en iQibt € 1.300.000 € 5.400.000 € 3.350.000 € 5.900.000 Programmamanagement, PMO, health checks en communicatie € 1.000.000 € 650.000 € 2.350.000 € 2.750.000 Werksporen processen / modules AFIS (incl. datamigratie en koppelingen) € 1.050.000 € 3.200.000 € 3.550.000 Verandermanagement / ondersteuning & opleiding gebruikers € 950.000 € 2.750.000 € 3.800.000 Totaal programmaorganisatie Amsterdam € 1.000.000 € 2.650.000 € 8.300.000 €10.100.000* Extra inzet t.b.v. crisisorganisatie € 5.800.000 Totaal Crisisorganisatie € 5.800.000 Eindtotaal € 2.300.000 € 8.050.000 €11.650.000 €21.800.000 * De ophoging ad € 6,9 mln in de Voorjaarsnota 2025 is onderdeel van dit bedrag.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl