Stand van zaken nieuw financieel management en inkoop systeem - getek.pdf

Raadsinformatiebrief

Aan: Datum Portefeuille(s) Portefeuillehouder(s): Behandeld door Onderwerp

De leden van de gemeenteraad van Amsterdam 3 oktober 2023 Financiën Hester van Buren Directie Financiën en Inkoop, bestuurszaken.financien@amsterdam.nl Stand van zaken nieuw Financieel Management en Inkoop Systeem voor Amsterdam

Geachte leden van de gemeenteraad, Met deze brief informeert het college u over de vertraging in de livegang van het nieuwe Financieel Management en Inkoop Systeem voor de gemeente Amsterdam. Voortgang Sinds november vorig jaar is door veel collega’s binnen de gemeente gewerkt aan de inrichting van het nieuwe Amsterdamse Financieel & Inkoop Systeem (AFIS). Dit systeem draagt onder andere bij aan het tot stand komen van bestuurlijke producten en optimaliseert de financiële- en inkoopprocessen binnen de gemeente. Daarmee ondersteunt AFIS de primaire processen van alle organisatieonderdelen. AFIS vervangt de huidige softwaresystemen Amsterdams Financieel Systeem (AFS), LIAS en Topdesk C voor de inkoopcontracten. De contracten met de leveranciers van AFS en LIAS liepen af waardoor de gemeente Amsterdam verplicht was om een nieuwe aanbesteding te starten. De overstap naar dit nieuwe systeem is echter complex. De continuïteit van onze dienstverlening, de financiële bedrijfsvoering en de bestuurlijke P&C producten is daarbij van groot belang. De realisatiefase neemt meer tijd in beslag dan was afgesproken met Capgemini, de implementatiepartner. De livegang van AFIS kan daardoor niet per 1 januari 2024 plaatsvinden. Dat neemt niet weg dat er al heel veel meters zijn gemaakt.

Zo staat de basis voor inkoop, contractmanagement, begroting, financiële projectbeheersing, administratie en rapportages. De vertraagde livegang zorgt voor extra kosten. De gemeente onderzoekt thans of de kosten en schade die het gevolg zijn van de vertraagde livegang kunnen worden verhaald op Capgemini. Door de vertraagde livegang kan ook de verbetering in het sturen op rechtmatig inkopen (die de contractmodule van AFIS) biedt, nog niet plaatsvinden. Samen verder bouwen Samen met Capgemini, wordt de planning herijkt. Het bepalen van de nieuwe live datum is enerzijds afhankelijk van hetgeen Capgemini haalbaar acht. Anderzijds houden wij bij de bepaling ervan ook rekening met de impact voor de gemeentelijke organisatie, en leveranciers. Zodra meer duidelijk is over de nieuwe implementatiedatum wordt u hierover direct geïnformeerd. Continuïteit huidig systeem Om de publicatie van de bestuurlijke producten te borgen, dient het softwaresysteem AFS

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 3 oktober 2023 Pagina 2 van 2

langer dan het huidige contract te worden gebruikt (contract Lias loopt tot 31-12-2024). Het huidige contract van softwaresysteem AFS loopt tot 31 december 2023. Het contract kan niet rechtmatig verlengd worden, dus de verlenging leidt tot onrechtmatige uitgaven. De hoogte van de onrechtmatigheid is hierbij afhankelijk van de exacte datum van de livegang. Onderzocht wordt of er volgend jaar een complexe update van het oude AFS systeem dient plaats te vinden. Deze update zal leiden tot extra kosten en lasten voor de uitvoering. Voor het einde van dit jaar kom ik bij u terug om u nader te informeren rondom de ontstane vertraging in de livegang van het nieuwe Financieel Management en Inkoop Systeem. Zodra er meer bekend is over een nieuwe implementatiedatum wordt u tussentijds geïnformeerd. Ik vertrouw erop u hiermee in dit stadium voldoende te hebben geïnformeerd. Met vriendelijke groet, Namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Amsterdam,

Hester van Buren Wethouder Financiën

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl