Salarisuitkering medewerkers in bijzondere werktijdenregeling.pdf

Informatiebrief

Aan:

Portefeuillehouder(s): Behandeld door

De leden van de gemeenteraad 11 juni 2024 Personeel en Organisatie, Afval en Grondstoffen, Stadswerken, THOR Wethouder van Buren Sjoukje Alta

Onderwerp

Salarisuitkering medewerkers in bijzondere werktijdenregeling

Datum Portefeuille(s)

Geachte leden van de Gemeenteraad, In de raadscommissie FKD zijn op verschillende momenten vragen gesteld over problemen bij salarisbetalingen in het Cluster Stadsbeheer. Het meest recent hebben wij hierover gesproken in de Raadscommissie FKD van 27 maart jongstleden. Raadsleden hadden hierover signalen ontvangen van medewerkers in onze uitvoerende directies Afval en Grondstoffen, Stadswerken en THOR. Het is een zorgelijke situatie als salarisbetalingen niet goed verlopen. Medewerkers moeten hierop kunnen vertrouwen. Naar aanleiding van de vragen uit uw raadscommissie heb ik mij daarom nader laten informeren. Ik neem u graag mee in mijn bevindingen. De problemen rond de salarisbetalingen zijn anders en ernstiger dan ik in eerste instantie had ingeschat. Het blijkt te gaan om een structureel probleem. Er wordt hard gewerkt aan een verbetering. Daarvoor is in maart 2024 een speciale taskforce ingesteld Achtergrond Sinds de start van het cluster Stadsbeheer, waarbij in september 2018 (Stadswerken) en in november 2019 (Afval en Grondstoffen en THOR) ontstonden, werd duidelijk dat er problemen waren met het correct uitkeren van salarissen aan medewerkers in de bijzondere werktijdenregeling. Dit heeft te maken met de bijzondere werktijdregeling, waarbij medewerkers afhankelijk van hun rooster recht hebben op verschillende toelagen en toeslagen.

Er werken ruim 2.000 medewerkers bij de directies Afval en Grondstoffen, Stadswerken en THOR in de bijzondere werktijdregeling. Dit wat betekent dat zij in roosters werken. Die roosters bestaan uit verschillende diensten (overdag, ’s-avonds, ’s-nachts, zaterdag, zondag, feestdag) met verschillende toelagen (percentage van salaris dat aanvullend wordt toegekend). Veel van deze functies hebben bovendien recht op een toelage omdat de functies fysiek zwaar zijn (MRI). De veelheid aan diensten, toeslagen, maatwerkafspraken, moeten voor elke 10e van de maand volledig correct, getoetst en gecontroleerd ingevoerd worden in de salarisadministratie. Dat lukt niet altijd omdat er sprake is van veel informatie, verschillende invoermanieren, diverse momenten en wijzen van toetsing en controle en er sprake is van verschillende

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 11 juni 2024 Pagina 2 van 3

overdrachtsmomenten. Daardoor zijn correcties nodig, die plaatsvinden bij de salarisuitkering van de volgende maand. Auditonderzoek Signalen over problemen rond de uitkering van salarissen zijn sinds 2019 bekend. Dit heeft bijvoorbeeld gespeeld bij de oprichting van de drie directies, toen er in de basisinformatie in de digitale systemen verkeerde koppelingen medewerkers-diensten-toelagen zijn ingevoerd. Deze zijn met terugwerkende kracht voor alle betrokken medewerkers gerepareerd. Om beter te begrijpen wat er aan de hand was, is in 2022 besloten om een audit uit te voeren. De resultaten hiervan zijn op 30 april 2024 opgeleverd. De audit moest antwoord geven op de vraag of we medewerkers in bijzondere werktijdenregeling conform wet- en regelgeving salaris uitkeren. En welke maatregelen we kunnen nemen om salarissen ook in één keer tijdig en correct te kunnen uitkeren. De audit heeft inzicht gegeven in het optimaliseren van werkprocessen en het aanscherpen van bestaande beheersmaatregelen. Uit een objectieve steekproef als onderdeel van de audit is gebleken dat 13,4 procent van de salarissen niet een in één keer correct wordt uitgekeerd. Uiteraard is dit onacceptabel. Medewerkers moeten kunnen rekenen op een correct uitbetaald salaris. Zij hebben hier voor gewerkt en hebben dit nodig voor hun levensonderhoud.

Daarom werken we hard aan het omlaag brengen van het benodigde aantal correcties. Taskforce Parallel aan het auditproces werkte we aan verbeteringen en aangescherpte werkprocessen. In maart 2024 hebben we echter geconstateerd dat het aantal correcties significant fors bleef. Vooral de koppeling tussen de gewerkte diensten, de juiste percentages toelagen en de koppelingen met verlof- en spaaruren leidden ook nu nog voor individuele medewerkers met regelmaat tot correctie van uitgekeerde salarissen de volgende maand. Uit de steekproef kwamen de volgende voorbeelden: teveel uitbetaalde TOD1 in een maand (€ 70-€ 270) door het niet goed verwerken van de overgang naar standaardwerktijden; teveel ontvangen of te weinig uitbetaalde MRI in een maand(€ 33-€ 383) met als oorzaak onjuiste informatie invoer in MijnP&O. Medio maart is daarom besloten een ambtelijke taskforce in te richten om dit proces te verbeteren. De taskforce heeft de opdracht om op korte termijn te zorgen voor meer juiste invoer voor de 10e van de maand zodat er minder correcties in de maand daarna nodig zijn. Daarnaast heeft de taskforce de opdracht dit werkproces structureel beter te organiseren. De taskforce stopt pas als we dat in onze organisatie structureel beter kunnen organiseren en uitvoeren. Vanuit de taskforce werken we eraan om salarisbetalingen in één keer correct uit te voeren.

Daarnaast richt de taskforce zich onder andere op: het eerder in het proces controleren op afwijkingen en daarover communiceren; het houden van maandelijkse controlesteekproeven; het toepassen van een zes-ogen controle principe; het uitvoeren van maandelijkse evaluaties; het begrijpelijk maken van de salarisstroom. Daarnaast wordt met de leverancier van het digitale 1

TOD: Toelage Onregelmatige dienst

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 11 juni 2024 Pagina 3 van 3

roostersysteem verkend welke aanpassingen kunnen zorgen dat gegevens eenvoudiger in het salarisbetalingssysteem verwerkt kunnen worden. De komende periode werken we nauw samen met de Ondernemingsraad en we toetsen bij medewerkers of de taskforce alle correcties in zicht heeft, of het aan de juiste prioriteiten werkt en hoe we correcties na salarisuitkering tot een minimum kunnen helpen beperken. Tot slot Ik ben onaangenaam verrast door de informatie die ik in deze brief met u deel. Een correct uitbetaald salaris zou een vanzelfsprekendheid moeten zijn. Onduidelijkheid hierover zorgt voor onzekerheid bij medewerkers. Zij moeten erop kunnen vertrouwen dat hun salaris klopt. Tegelijkertijd wordt er hard gewerkt aan het verbeteren van de situatie en zijn hier stappen in gemaakt. De audit en de taskforce zullen verder hierbij helpen. Laat ik benadrukken dat medewerkers, ook als daar een correctie voor nodig is, het salaris krijgen waar zij recht op hebben. Ik zal hier de komende periode over in gesprek blijven met de organisatie en u informeren over de voortgang.

Met vriendelijke groet,

Hester van Buren Wethouder Personeel en Organisatie

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl