Richtlijn Inkoop AJH 2028 - 2038.pdf

5

Sinds vaststelling van de strategie (februari 2026) is de planning aangepast. Dit is de geactualiseerde versie. Ten opzichte van het origineel zijn de mijlpalen in fase 1 en fase 2 aangepast.

44

Richtlijn Inkoop Aanvullende Jeugdhulp 2028 - 2038

Versie 1.0 17 februari 2026

NB: Een prijsopgave of gemiddelde kostprijs maakt geen onderdeel uit van de inschrijving in fase 1. Dit heeft ermee te maken dat de in te kopen hulp een heterogene dienst is, de opdracht niet is gedefinieerd naar duidelijke producten, en inschrijvingen daarmee slecht onderling te vergelijken zijn op het component prijs. Bovendien zijn er landelijk ook geen duidelijke richtlijnen op het gebied van kostprijsberekening op onderhavige scope. De 4 thema’s kennen bij publicatie wel allemaal een geraamde waarde en ook wordt bij publicatie van de opdracht informatie gedeeld over de begroting per gemeente, per gebied en wordt inzage geven in huidige uitgaven. Bij de visievraag over waar inschrijvers het verschil kunnen maken en waarom, kan wel een vraag worden geformuleerd die ook een koppeling maakt naar deze waarden. In de opdracht zit bovendien verweven dat personeel en middelen schaars zijn, wat vraagt om een duidelijke visie op het realiseren van meer efficiëntie. Dit maakt wel onderdeel uit van de inschrijving in fase 1. Ook vindt in deze fase nog geen selectie plaats langs concreet of specifiek aanbod. Dit heeft ermee te maken dat het een opdracht betreft die niet voor langere termijn “statisch” is. De jeugdvisie gaat over flexibel mee kunnen bewegen door het toevoegen van expertise en behandelmethodes op basis van maatschappelijke ontwikkelingen en beschikbaarheid van middelen.

In deze fase ligt daarom de focus op het selecteren van een groep aanbieders die deze visie aantoonbaar ondersteunen en hier ook met hun eigen visie op aansluiten. Met hen zal in de volgende fase, fase 2, gezamenlijk worden uitgewerkt op welke wijze de opdracht wordt verdeeld naar individuele contractanten en op welke wijze de individuele opdrachten dan worden vertaald naar een concrete taak met bijhorende lumpsum. Hiermee vindt het gesprek over inhoud en verdeling plaats als partijen bekend zijn en daarmee ook bekend is wat de knelpunten zijn. Fase 1 – deel 2: selectie – oktober t/m december 2026 1. Er wordt een beoordelingscommissie ingericht die de inschrijvingen volgens een door gemeenten opgesteld beoordelingsprotocol beoordeelt. Belangrijke stakeholders als lokale teams of cliëntvertegenwoordiging kunnen ook onderdeel uitmaken van deze commissies. 2. Alle aanbieders die hebben ingeschreven worden getoetst en beoordeeld op:  Geschiktheidseisen en technische bekwaamheid.  De mate waarin de inschrijver in staat is om aan de beoogde opdracht te voldoen. Deze beoordeling vindt eerst plaats op basis van de uitgewerkte visies. In de inschrijfleidraad nemen de gemeenten hiervoor een beoordelingsmodel op voor de wijze waarop scores worden toegekend en inschrijvingen worden gerankt ten opzichte van elkaar.

De gemeenten kunnen voor het doen van deze toets aanvullende informatie opvragen bij de aanbieders. 3. Alle inschrijvers, waarvan de Inschrijving volledig en voldoende is op de geschiktheidseisen en technische bekwaamheid en die bovendien op alle gestelde visievragen een antwoord geven, worden uitgenodigd voor een toelichtingsgesprek. Voor dit gesprek zullen de bestuurder(s) van de inschrijvende partijen worden uitgenodigd alsmede de functionaris die het dagelijkse aanspreekpunt is voor organisatie en uitvoering van de opdracht. Volgens een vooraf uitgewerkte structuur/ protocol mogen alle inschrijvers een mondelinge toelichting geven op hun ingediende visiedocument om te toetsen of deze niet alleen “mooi opgeschreven” is, maar ook goed naar de uitvoering kan worden vertaald en of dit realistisch haalbaar is. De keuze om dit gesprek met alle inschrijvers te voeren leidt tot een relatief zware inzet vanuit gemeenten omdat hier veel gesprekken moeten worden gevoerd. Dit wordt echter wel als

45

Richtlijn Inkoop Aanvullende Jeugdhulp 2028 - 2038

Versie 1.0 17 februari 2026

proportioneel en nodig beoordeeld in het licht van een langdurige opdracht, de waarde van de opdracht alsmede het borgen van risico’s ten aanzien van ongelijke behandeling. 4. Op basis van de toelichtingsgesprekken, wordt een definitieve score aan het visiedocument toegekend, waarmee een definitieve ranking ontstaat. Het op te stellen protocol beschrijft wanneer en de wijze waarop de mondelinge toelichting kan leiden tot een aanpassing van de initiële score op de schriftelijke beoordeling. Alleen die inschrijvingen die op het visiedocument minimaal een voldoende scoren, komen in aanmerking voor selectie ten behoeve van de volgende fase. Onderdeel van de mondelinge toelichting is verificatie van de bedrijfsvoering. 5. Op basis van de ranking worden maximaal 20 partijen toegelaten tot de volgende fase met dien verstande dat als er sprake is van meer dan 20 geschikte aanbieders, de best gerankte 20 inschrijvers worden geselecteerd. Aan de inschrijvers die niet als voldoende zijn beoordeeld, dan wel buiten de selectie van 20 vallen, wordt een afwijzingsbericht gestuurd en voor hen treedt een bezwarentermijn tegen hun afwijzing in werking. Hierbij wordt nog wel richting de aanbesteding afgewogen of de nummers 21 en 22 wordt gevraagd om plaats te nemen in een zogenaamde “wachtkamer” gedurende fase 2 van de aanbesteding.

Partijen die op basis van de ranking worden uitgenodigd voor fase 2, kunnen onder bepaalde omstandigheden namelijk nog uitvallen in fase 2 en dan zouden gemeenten mogelijk de nummers 21 en/of 22 nog willen toelaten. NB: Deze fase eindigt in de selectie van direct het maximaal aantal te contracteren partijen voor onderhavige opdracht. In fase 2 vindt geen nadere selectie plaats met als doel om vanuit een brede selectie naar de definitieve groep te gaan. Deze keuze is ingegeven door de volgende factoren: • Met beperkter aantal partijen in dialoog. • Direct in fase 2 bouwen aan het hier en nu: er is meer zekerheid over de uitkomst van de aanbesteding, waarmee ook direct meer duidelijkheid komt over het continuïteitsvraagstuk wat hiermee ontstaat. • Inspanningen in fase 2 direct constructief. Partijen hebben reëel zicht op gunning van de opdracht en willen in dat licht ook hun inspanningen verrichten om de volgende fase tot een succes te maken. • In de dialoogfase wordt veel inspanning gevraagd van inschrijvers. Indien partijen na een aanzienlijke periode met veel verrichte inspanning nog kunnen afvallen, is dit niet proportioneel. Daarbij wordt de dialoog juist ingezet om op inhoud, en met de juiste partners constructief te werken aan een meer concrete opdracht.

Indien er op inhoud dan nog een nadere inschrijving moet komen, waarbij het beste idee of de beste visie wordt beoordeeld, kan de beoordeling ervan sterk gekleurd worden door zaken die in de dialoog zijn uitgewisseld.

46

Richtlijn Inkoop Aanvullende Jeugdhulp 2028 - 2038

Versie 1.0 17 februari 2026

Fase 2 – deel 3: Dialooggesprekken – januari 2027 t/m maart 2027 1. Op verschillende onderwerpen worden zowel individueel als collectief dialooggesprekken gevoerd. Deze zijn ondergebracht in 3 hoofdonderwerpen: Dekking  Dekking van benodigde zorg: Inventarisatie van alle individuele capaciteit en expertise: met elkaar vaststellen waar eventuele risico’s ontstaan van overcapaciteit, ondercapaciteit en lacunes in het totale aanbod.  Plan voor ontwikkelen en dekkend maken van aanbod: Op basis van dreigende ondercapaciteit of lacunes met elkaar bepalen of strategie wordt a) zelf ontwikkelen of b) onderaannemers aantrekken. Potentiële onderaannemers kunnen op initiatief van de geselecteerde Inschrijvers aan de dialoogtafel worden uitgenodigd. Verdeling – in 4 groepen, naar thema  Op basis van de door gemeenten uitgewerkte zienswijze en richtlijn (die met behulp van externe expertise is opgesteld), wordt in gezamenlijkheid een plan gemaakt ten aanzien van verdeling van de opdracht langs de verschillende thema’s. Hier hoort bij de vertaling van de verdeling naar een financiële omvang en de dekking over de gehele regio. Partijen nemen in eerste instantie deel aan de thema’s waarvan ze bij inschrijving hebben aangegeven het verschil te maken.

 Op basis van de door de gemeenten uitgewerkte visie en minimale kaders, wordt in gezamenlijkheid een uitvoeringsplan gemaakt over het tot stand brengen van verandering: keuzes maken in wat vanuit een gezamenlijke capaciteit en ervaring realistisch haalbaar is, binnen welke termijn en volgens welke prioriteit.

47

Richtlijn Inkoop Aanvullende Jeugdhulp 2028 - 2038

Versie 1.0 17 februari 2026

Samenwerking  Op basis van de door gemeenten uitgewerkte zienswijze en kaders wordt in gezamenlijkheid een plan gemaakt ten aanzien van inzet op gebiedsgericht samenwerken, gebiedsknooppunten. Onderdeel hiervan is borging van uitgangspunten op Inclusie & Diversiteit, inzet ervaringsdeskundigheid, onderlinge samenwerking en uitwisseling van informatie. 2. Er wordt een dialoogcommissie ingericht die eventueel per type dialoog en per thema een verschillende vertegenwoordiging kent. Belangrijke stakeholders als verwijzers en cliëntvertegenwoordiging kunnen ook onderdeel uitmaken van deze commissies. 3. Er wordt een dialoogprotocol opgesteld waarin minimaal de volgende zaken zijn geregeld:  Rol en verantwoordelijkheid van de gemeenten.  Rol en verantwoordelijkheid van de inschrijvers: In proces is duidelijk waar partijen zich aan conformeren: samen verantwoordelijk voor dekkend maken van thema, ook nieuw ontwikkelen. Eventueel met partners uit andere thema’s of nieuwe partners aan tafel (onderaannemer).  Richtlijn voor tussentijds laten afvallen van partijen en wat dit betekent voor het opvangen van wegvallende capaciteit.

 Richtlijn voor beoogde resultaten en selectie naar volgende fase  Richtlijn als de beoogde resultaten niet behaald worden (procedure nadere inschrijving) Fase 2 – deel 4: Definitieve inschrijving – april t/m mei 2027 Op basis van het resultaat uit de dialoog, leggen gemeenten de beoogde verdeling per individuele inschrijver vast, inclusief afspraken over de wijze van bekostiging, en essentiële uitvoeringsvoorwaarden. Inschrijvers worden vervolgens uitgenodigd om daar een definitieve inschrijving op te doen. Deze definitieve inschrijving bestaat uit een akkoord op het aanbod van de gemeenten. Fase 2 – deel 5: Selectie voor pre- contractuele fase – mei 2027 Op basis van de definitieve inschrijvingen, beoordelen gemeenten of zij hierop over gaan om de opdracht te gunnen. Wanneer alle inschrijvers akkoord gaan met de voorgestelde verdeling, zal hierop een definitieve gunning volgen. Indien enkele partijen hier niet mee akkoord gaan, dan zullen de gemeenten op dat betreffende volume opnieuw onderhandelen met de daarvoor geschikte partijen om tot een compleet aanbod te komen. Hierbij kunnen gemeenten ook nog beslissen om partijen helemaal geen opdracht te gunnen als zij geen definitieve inschrijving doen en deze keuze niet op de spelregels baseren.

48

Richtlijn Inkoop Aanvullende Jeugdhulp 2028 - 2038

Versie 1.0 17 februari 2026

Fase 3 – deel 6: pre- contractuele fase – mei t/m juni 2027 1. Gunning van de opdracht volgens de verdeling conform in fase 2 overeengekomen. 2. Formulering van alle individuele taken conform methodiek als in fase 2 overeengekomen. 3. Procesafspraken voor komen tot implementatieplan Fase 3 – deel 7: Gunning en implementatie – juli t/m december 2027 1. Individuele conceptovereenkomsten opstellen met individuele taken en budgetten. 2. Basis leggen/ voorbereiden van de implementatie. 3. Basis leggen voor de samenwerkingsovereenkomsten per thema en op het gebied van in ieder geval gebiedsgerichte samenwerking en dekkende zorg. 4. Definitieve gunning van de opdracht. 5.10 Tegemoetkoming inschrijvingskosten Er worden geen kosten vergoed voor Inschrijvingen. Ook niet voor deelname aan de dialogen. Deze keuze kan worden verantwoord in het licht van de inrichtingskeuze, waarbij in fase 1 van de procedure, vroeg in het proces, al wordt geselecteerd naar de beoogde, definitieve groep aanbieders.

49

Richtlijn Inkoop Aanvullende Jeugdhulp 2028 - 2038

Versie 1.0 17 februari 2026

6 Planning – Voorlopig6

Activiteit

Geschatte mijlpaal

Publicatie vooraankondiging zodat partijen zich vast kunnen oriënteren op

Mrt 2026

samenwerking Publicatie van de definitieve opdracht (aanvang fase 1)

Juni 2026

Indienen inschrijvingen

Juni - sept 2026

Beoordelen inschrijvingen (einde fase 1, start fase 2)

Okt - dec 2026

Dialoogfase (fase 2)

Jan 2027 - mrt 2027

Definitieve gunning

Juni - juli 2027

Implementatiefase

Juli-december 2027

Start Uitvoering/ingangsdatum Raamovereenkomst

1 januari 2028

6

Sinds vaststelling van de strategie (februari 2026) is de planning aangepast. Dit is de geactualiseerde versie. Ten opzichte van het origineel zijn de mijlpalen tot definitieve gunning aangepast.

50