RIB inkoopfacturen van 14 februari

Raadsinformatiebrief

Aan:

Portefeuillehouder(s): Behandeld door

De leden van de gemeenteraad van Amsterdam 14 februari 2025 Financiën Hester van Buren bestuurszaken.financien@amsterdam.nl

Onderwerp

Stand van zaken betaling inkoopfacturen

Datum Portefeuille(s)

Geachte leden van de gemeenteraad, In deze brief informeer ik u, zoals toegezegd, over de laatste stand van zaken met betrekking tot de betalingsachterstanden. De problematiek is weerbarstig. Het grote aantal achterstallige betalingen moet de komende weken door het nieuwe proces in AFIS worden geleid. Er wordt met man en macht aan gewerkt om dit te realiseren. Voor de betrokken (kleine) ondernemers en leveranciers vormt de achterstand in betalingen van inkoopfacturen een zeer onwenselijke situatie. Ik vind het zeer vervelend dat deze situatie is ontstaan. Er is een eerste stijgende lijn in het aantal betalingen dat wordt uitgevoerd. Dit komt mede door het versneld uitbetalen van kleine facturen. Gisteren zijn meer facturen afgehandeld dan zijn binnengekomen. Stand van zaken afhandeling facturen In de volgende tabel vindt u het aantal openstaande facturen. In de tabel is te zien hoe het aantal zich ontwikkelt ten opzichte van de eerste brief die ik op 4 februari 2025 stuurde. Van de facturen van voor 14 januari 2025 is de betaaltermijn overschreden. 31-01-2025

06-02-2025

09-02-2025

13-2-2025

26.315

25.973

24.616

23.244

Facturen 01-01-'25 t/m 31-01-’25 16.668

20325

20048

19.425

Facturen na 31-01-2025:

76

3999

4793

9.822

Facturen 2025:

16.744

24.324

24.841

29.247

Totaal aantal facturen:

43.059

50.297

49.457

52.491

Facturen voor 1 januari 2025:

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 14 februari 2025 Pagina 2 van 5

Er is een lichte daling in het aantal openstaande facturen van januari en daarvoor. Dit komt door de betaling van facturen en het verwijderen van dubbele facturen. Stand van zaken spoedbetalingen De gemeente heeft altijd een proces gehad voor spoedbetalingen. Deze spoedbetalingen worden uitgevoerd in situaties waarin het uitblijven van betaling ernstige gevolgen of juridische en financiële consequenties heeft. Een voorbeeld is dat de gemeente een spoedbetaling doet aan een notaris bij het aankopen van vastgoed. Dit, omdat het geld dan tijdig op de derdenrekening van de notaris moet staan. Dit proces van spoedbetalingen is nu uitgebreid met een spoeddesk. Dit is een apart team dat de urgente betalingsvraagstukken zo snel mogelijk afhandelt. De spoeddesk pakt verzoeken op van medewerkers na akkoord van de budgethouder. Na ontvangst van het verzoek toetst de desk of de verzoeken voldoen aan de voorwaarden. Deze desk is niet direct te bereiken voor leveranciers. Leveranciers kunnen contact opnemen met hun contactpersoon of de afdeling Financiën. De spoeddesk pakt daarnaast ook via de volgende weg meldingen op: - Meldingen via het klantcontactcentrum A’dam (14020). - Proactieve screening crediteurenmailboxen (op incassoverzoeken/dwangbevelen) - Meldingen die binnen zijn gekomen via klachtencoördinatoren.

Op dit moment is de bezetting in balans met het aantal binnenkomende verzoeken. Indien nodig kan de bezetting worden opgeschaald. In onderstaande tabel staat het aantal binnengekomen en afgehandelde meldingen van de spoeddesk: Do

Wo

Di

Ma

Vr

Do

Wo

Di

Ma

Datum

13-feb 12-feb

11-feb 10-feb 7-feb

6-feb

5-feb

4-feb 3-feb

Totaal aangevraagd (unieke verzoeken)

60

50

78

56

32

39

7

44

54

Totaal betaald

47

26

49

32

12

21

4

24

28

Totaal afgekeurd

6

14

14

2

20

18

3

20

26

Werkvoorraad *

48

41

15

21

0

0

0

0

0

* De werkvoorraad bestaat uit facturen die na het laatste betaalmoment zijn binnengekomen. Deze worden de volgende dag verder afgehandeld, maar ook uit mails met alleen vragen. Dit leidt dus niet altijd tot een spoedbetaling die in de werkvoorraad komt.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 14 februari 2025 Pagina 3 van 5

Facturen worden afgewezen, als niet aan de voorwaarden voor spoedbetalingen is voldaan. Of als de betaaltermijn nog niet is verstreken. De voorwaarden voor spoedbetalingen staan op de website. Oplossen betaalachterstand inkoopfacturen Om de achterstand te gaan inlopen heb ik opdracht gegeven tot de volgende maatregelen: Versnelde afhandeling De gemeente betaalt alle facturen onder de € 250,00, die zijn binnengekomen tot 19 januari 2025, versneld. De financiële administratie betaalt deze facturen zonder vooraf akkoord te vragen aan de opdrachtgevende directie. Op deze wijze kan de gemeente naar verwachting 11.600 van de openstaande facturen met een factuursom van circa € 1,25 miljoen versneld afhandelen. Inmiddels zijn er van deze facturen 1.125 betaald. Ik stuur erop dat al deze facturen volgende week zijn betaald. Dit betreft veelal facturen van raamcontracten op het terrein van geschenken, printopdrachten en energie. Door deze facturen versneld af te handelen, ontstaat meer ruimte voor het afhandelen van de overige facturen en blijft er oog voor de zorgvuldigheid. De financiële administratie werkt hierbij op volgorde van binnenkomst. Daarnaast voert de spoeddesk zoals vermeld, de spoedbetalingen uit. Opschalen capaciteit In 2024 is rekening gehouden met extra werkzaamheden vanaf 6 januari 2025.

Naast de reguliere capaciteit op de crediteurenadministratie van 42 fte is extra capaciteit geworven om achterstanden weg te werken. De extra capaciteit op de crediteurenadministratie bestaat op dit moment uit: • 15 fte intern • 30 fte extern. Op 17 februari start de volgende groep externen van 12 fte. Wanneer deze groep van 12 fte is ingewerkt, start nog een extra groep van 8 fte om te zorgen dat de openstaande facturen zo snel mogelijk worden voorgelegd aan de opdrachtgevende directies. De totale beoogde capaciteit, inclusief reguliere en opgeschaald met extra interne en externe capaciteit, is daarmee 107 fte. Communicatie

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 14 februari 2025 Pagina 4 van 5

Ik begrijp dat het voor de leveranciers en (kleine) ondernemingen, die producten en diensten leveren aan de gemeente Amsterdam ontzettend vervelend is dat ze op hun geld moeten wachten. En dat het daarnaast heel vervelend is dat ze nog geen duidelijkheid hebben over wanneer ze hun betaling tegemoet kunnen zien. Hierbij realiseer ik me dat juist in dit soort situaties de communicatie heel erg belangrijk is. Daarom vind ik het bijzonder vervelend dat de reacties van gedupeerden op onze mailing over de betalingsachterstand nog niet allemaal zijn beantwoord. De reden hiervoor is dat degenen die deze mailbox beheren, dezelfde medewerkers zijn die de facturen verwerken. Er is extra capaciteit ingezet om deze e-mails alsnog te beantwoorden. De automatische antwoorden van de mailboxen zijn vorige week aangepast om leveranciers met vragen te informeren over de situatie. In de communicatie, zoals op de website of via nieuwsbrieven, wijst de gemeente op de spoedprocedure voor versnelde betaling van facturen. Vooruitblik De implementatie van AFIS is in volle gang en is dus nog niet afgerond. Met veel aspecten en eventualiteiten is rekening gehouden door de programma-organisatie. De programma-organisatie was voorbereid op bijsturing, aanpassing van werkprocessen en het oplossen van technische problemen.

Tegelijkertijd kenmerkt een omvangrijke implementatie als deze zich ook, doordat een aantal gebeurtenissen niet te simuleren zijn in testomgeving en zich manifesteren in of na de livegang. AFIS is een groot implementatietraject dat raakt aan veel processen van de gemeente en veel vraagt van medewerkers en leidinggevenden. Het leren werken met een nieuw systeem, zoals AFIS met nieuwe processen en procedures heeft tijd nodig. Ik heb opdracht gegeven voor het maken van een dashboard, waarin de verschillende stappen in het inkomend facturenproces worden gemonitord. Ik zal de opzet hiervan ook met u delen. Tot slot Ik kan me voorstellen dat u behoefte heeft om te snappen welke stappen een factuur in het nieuwe systeem doorloopt, waar in dat proces precies de vertraging zijn oorsprong vindt en hoe we de problemen oplossen. En dat u vragen heeft over hoe de spoeddesk werkt. Daarom bied ik u een technische sessie aan voorafgaand aan de commissievergadering FKD van 27 februari. De technische sessie vindt plaats op

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 14 februari 2025 Pagina 5 van 5

maandag 24 februari van 16:30 tot 18:30 uur. U kunt zich aanmelden door te mailen naar t.p.p.blokhuis@amsterdam.nl. Via de dagmail ontvangt u meer informatie. Op 24 februari stuur ik u een nieuwe brief om u op de hoogte te houden van de voortgang. Tenslotte benadruk ik dat de gemeente er alles aan doet om het zo snel mogelijk op te lossen. De livegang van AFIS en daarmee ook de problemen die de vertragingen hebben veroorzaakt worden uitvoerig geëvalueerd.

Met vriendelijke groet, Namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Amsterdam,

Hester van Buren Wethouder Financiën

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl