RIB Aanbevelingen Acam en Rekenkamer.pdf

Raadsinformatiebrief

Aan:

Portefeuillehouder(s): Behandeld door

De leden van de raadscommissie FKD van Amsterdam 18 juni 2024 Financiën Hester van Buren Bestuurszaken.financien@amsterdam.nl

Onderwerp

Aanbevelingen Acam en Rekenkamer

Datum Portefeuille(s)

Geachte leden van de gemeenteraad, In deze brief informeer ik u over de nog openstaande aanbevelingen van ACAM en de Rekenkamer die zij hebben gedaan in het kader van de begroting. Hieronder vindt u de wijze waarop de aanbevelingen zijn of worden uitgevoerd. Prioritering en fasering projecten binnen investeringsportfolio’s: overweeg wenselijkheid activering voorbereidingskosten van uitgestelde/afgestelde projecten (2022-03/Accountantsverslag 2022, blz. 15) ACAM adviseert te overwegen of het wenselijk is geactiveerde voorbereidingskosten voor ‘on hold’ gezette projecten geactiveerd te laten, en indien nodig daarop de beleidsnota aan te passen. Ook is het volgens ACAM belangrijk richtlijnen en handvatten te ontwikkelen voor de beoordeling van de houdbaarheid van geactiveerde kosten van projecten waarbij sprake is van uitstel in de uitvoering. Het college neemt het advies over en zal dit aan de orde laten komen bij de actualisatie van de Financiële Verordening in 2024, waarbij de uitgangspunten voor activering, waardering en afschrijving zullen worden behandeld. Daarnaast zal er een aparte toelichting worden opgesteld door en voor de ambtelijke organisatie, waarin wordt benadrukt dat voorbereidingskosten voor projecten die niet doorgaan niet mogen worden geactiveerd.

Centrale monitoring en toetsing op inschattingen van de verschillende directies (202204/Accountantsverslag 2022, blz. 16) ACAM beveelt aan om een centrale monitoring en control in te richten op de waardering van de vorderingen en daarin specifiek aandacht te schenken aan een blijvend actueel inzicht in de naleving van betalingsregeling, voor een betere procesuitvoering en juiste waardering van de vorderingen. Het college heeft het advies overgenomen en de ambtelijke organisatie is aan de slag gegaan met het herijken van het uitvoeringsproces. Tevens zal dit onderwerp worden behandeld tijdens de actualisatie van het beleid rondom vorderingen, waarbij ook een toetsingskader zal worden ontwikkeld om de waardering van de vorderingen te beoordelen. Inmiddels is het verplicht dat bij

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 18 juni 2024 Pagina 2 van 2

de centrale monitoring in samenwerking met de centrale financiële afdelingen de afwijkingen door de directies bij vorderingen boven de €10.000 worden gemotiveerd. De verwachting is dat dit per Q3 zal zijn afgerond. Meting van geleverde prestaties vereist betere uitvoering en vastlegging (2021-01/Accountantsverslag 2021, blz. 15) Er is een aantal pilots uitgevoerd bij verschillende directies om deze aanbeveling vorm te geven. Een uitkomst is dat er nu een voorstel ligt om het financieel beleid aan te passen. Voor inkoopfacturen onder de 100 euro hoeft niet langer een bewijs toegevoegd te worden aan het financieel systeem. Een omvangrijk aantal facturen heeft een factuurwaarde onder de 100 euro en een bewijs toevoegen heeft geen waarde omdat dit bewijs niet uniek is. De inkoopomvang is bovendien beperkt. Uit de pilots bleek dat de kennis over het financieel beleid en de inhoudelijke kant van prestatieverklaring (het toevoegen van bewijs) beperkt aanwezig was. Er is daarom geïnvesteerd in de volgende opleidingen: o Een AFS-training voor prestatieverklaarders o Een pilot training ‘financiën voor niet-financiële collega’s’ Tot slot zal er in 2024 zal vanuit ketenmanagement een start gemaakt worden voor een kwartaaloverleg samen met de lijn, om de samenwerking in het crediteurenproces te verbeteren. Hierbij zal het financieel beleid (prestatieverklaring) een agendapunt worden.

Het verbeteren van het proces prestatieverklaringen is ook meegenomen in de inrichting van AFIS. Interpretatieruimte ten aanzien van de normen die zijn opgenomen in de regelgeving (202202/Accountantsverslag 2022, blz. 7) Er zijn twee informatiebijeenkomsten georganiseerd over de aanbeveling van ACAM die betrekking heeft op de interpretatieruimte van normen in de regelgeving. ACAM heeft tijdens de presentaties het belang van tijdige afstemming door lijnfunctionarissen met de betrokken ministeries ook nog eens mondeling benadrukt. De inhoudelijke lijnfunctionaris dient bij interpretatieruimte over normen contact op te nemen met het ministerie.

Met vriendelijke groet, Namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Amsterdam,

Hester van Buren Wethouder Financiën

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl