RIB 10-3-2025 afdoen toezeggingen irt beveiliging.pdf

Raadsinformatiebrief

Aan: Datum Portefeuille(s) Portefeuillehouder(s): Behandeld door Onderwerp

De leden van de gemeenteraad van Amsterdam 10 maart 2025 Inkoop Hester van Buren Financiën en Inkoop (bestuurszaken.inkoop@amsterdam.nl) Afdoen toezeggingen TA2024-000412 en TA2024-000620: Algemene overwegingen zaken in- of uit te besteden en specifiek bij beveiliging, respectievelijk van de leden Namane (PvdA) en Bobeldijk (SP).

Geachte leden van de gemeenteraad, In de commissievergadering FKD van 18 april mei 2024 is bij de behandeling van een brief over hoger minimumloon de volgende toezegging gedaan: Algemene overwegingen om zaken in- of uit te besteden, en hoe nageleefd wordt wat opdrachtnemers in de aanbesteding invullen (TA202400412). In de raadsvergadering van 29 mei 2024 is dit aangevuld: De wethouder zegt toe om bij de brief over algemene overwegingen om zaken in- of uit te besteden (TA2024-000412) mee te nemen specifiek de beveiliging en of er indicaties zijn dat in de cao’s van bedrijven ruimte is voor een hoger loon dan een minimumloon (TA2024-000620). Deze brief gaat in op die toezeggingen van medio vorig jaar. Bij de beantwoording is de volgende indeling aangehouden: 1. 2. 3. 4.

Algemene overwegingen om zaken in- of uit te besteden; Specifiek de overwegingen voor beveiliging; Indicaties of in de cao’s van bedrijven ruimte is voor een hoger loon dan een minimumloon; Hoe wordt nageleefd wat opdrachtnemers in de aanbesteding invullen.

Ad 1. Algemene overwegingen om zaken in- of uit te besteden De keuze zaken in- of uit te besteden is afhankelijk van de aard van de dienst, de beschikbare middelen en de strategische doelstellingen. In onderstaande tabel staan in willekeurige volgorde de belangrijkste overwegingen. Overwegingen Strategische focus

Kwaliteit en deskundigheid Innovatie

Toelichting op de overwegingen in of uit te besteden Kerntaken kunnen het beste intern worden uitgevoerd voor volledige regie, terwijl niet-strategische taken beter uitbesteed kunnen worden om middelen te concentreren. Bij zelf doen is er meer controle over kwaliteit en lokale kennis, terwijl uitbesteding specialistische expertise kan inbrengen. Bij inbesteden kan zelf worden geïnnoveerd, uitbesteding geeft toegang tot nieuwe technologieën zonder grote investeringen.

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Overwegingen Maatschappelijke verantwoordelijkheid Wet- en regelgeving Flexibiliteit Tijd en middelen

Controle en transparantie Risico’s en aansprakelijkheid Financiën

Datum 10 maart 2025 Pagina 2 van 4

Toelichting op de overwegingen in of uit te besteden Werk in eigen beheer uitvoeren kan zijn vanwege betere arbeidsvoorwaarden, arbeidsomstandigheden of om lokale economie stimuleren. Uitbesteding (via alleenrecht) kan plaatsvinden aan het sociale werkbedijf Pantar. Zelf uitvoeren garandeert naleving van wetgeving, terwijl bij uitbesteding via goed contractmanagement controle over de externe partijen nodig is. Intern kan snel worden aangepast, maar uitbesteding biedt vaak betere schaalbaarheid bij fluctuaties in werkvolume Bij zelf doen moeten er voldoende mensen en middelen zijn. Bij een hoger volume kan dat extra druk geven. Uitbesteding kan tijd besparen, maar kost ook tijd en middelen voor contractbeheer. Er is meer controle bij zelf doen, waar bij uitbesteding goede afspraken en monitoring noodzakelijk zijn. In eigen beheer uitvoeren kan risico’s met zich meebrengen, daar tegenover staat dat er controle is op de uitvoering. Bij uitbesteding kunnen risico’s overdragen worden aan externe partijen. Intern kan mogelijk goedkoper zijn als de capaciteit aanwezig is, terwijl uitbesteding kostenbesparend kan zijn door efficiëntie, expertise of schaalvoordelen.

Op basis van deze aspecten maakt het college de afweging om in- of uit te besteden. Zo is gekozen om de receptiedienstverlening in te besteden vanwege de arbeidspositie van deze receptiemedewerkers. Receptiedienstverlening heeft geen CAO heeft en er wordt in deze branche veel gewerkt met kortdurende of nul-urencontracten. Dit betekent slechtere secundaire arbeidsvoorwaarden dan bij een vast dienstverband bij de gemeente. Ook een hybride model kan mogelijk zijn. Dan worden sommige onderdelen intern uitgevoerd en andere uitbesteed. Een voorbeeld van dit laatste is de uitvoering van schoonmaakwerkzaamheden. Regulier schoonmaakonderhoud in de kantoorpanden wordt door eigen personeel gedaan. Het specialistische vloerenonderhoud of het glazenwassen (boven 1.80 meter) is uitbesteed.

Ad 2. Specifiek de overwegingen voor beveiliging Bij beveiliging is ook sprake van een hybride model: een deel van de beveiligers is in dienst bij de gemeente en een deel bij onze externe partners. Hiervoor is gekozen vanwege continuïteit van de dienstverlening en benodigde expertise. De landelijke beveiligings-CAO kent bovendien vergelijkbare arbeidsvoorwaarden als die van Amsterdam. De door het jaar heen wisselende vraag naar beveiligers voor specifieke gebeurtenissen en evenementen wordt ingevuld met een flexibele schil bij onze externe partners. Deze gebeurtenissen vinden vrij weinig plaats en de inzet is relatief klein.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 10 maart 2025 Pagina 3 van 4

Ad 3. Indicaties dat in cao’s van bedrijven ruimte is voor een hoger loon dan een minimumloon Ja, in cao’s is ruimte voor een hoger loon dan het minimumloon. Een cao schrijft loonranges voor die meestal afhankelijk zijn van functie-indeling en ervaring. Voor beginners en ongeschoolde werknemers kan het loon dicht bij het minimumloon liggen. Cao’s waar sprake is van lonen die op of net iets hoger liggen dan het minimumloon zijn voor de basisfuncties in de horeca, contractcatering, detailhandel, land- en tuinbouw en de schoonmaakbranche. Functies binnen deze cao’s waar meer werkervaring of kennis voor nodig is, zoals teamleiders of gespecialiseerde medewerkers, verdienen doorgaans meer. Ad 4. Hoe wordt nageleefd wat opdrachtnemers in de aanbesteding invullen? Via contractmanagement willen we zorgen we dat opdrachtnemers leveren wat ze in de aanbesteding hebben aangeboden. We werken aan het professionaliseren van het contractmanagement. Dat is de reden dat het GMT heeft gekozen voor de methode CATS CM. CATS staat voor Contract Administration and Tracking Scenarios. CM is een afkorting voor contractmanagement. Voordat CATS CM stedelijk werd ingevoerd is onderzocht welke gevolgen dit zou hebben. In 2023/2024 heeft het college een impact analyse uitgevoerd.

Om de bevindingen van deze analyse te objectiveren en een groeipad te bepalen, is gekozen een volwassenheidsmodel toe te passen. Dit model kent vijf niveaus, te weten ad hoc, basis, gestructureerd, geïntegreerd en geoptimaliseerd. Uit de analyse komt naar voren dat het volwassenheidsniveau van de gemeente Amsterdam nagenoeg gelijk is aan het basisniveau. De komende periode wordt ingezet om alle directies naar niveau basis te laten doorgroeien. Parallel hieraan wordt de volgende stap ingezet. Dat is ontwikkelen naar gestructureerd contractmanagement. Het college streeft via een gefaseerde aanpak dat niveau in 2026 te hebben bereikt. Ter informatie staan in onderstaande tabel de onderwerpen toegelicht waar aandacht voor nodig is bij de inrichting van contractmanagement. Afhankelijk van de contractcategorie worden deze onderwerpen meer of minder uitgewerkt en meer of minder frequent uitgevoerd.

Onderwerpen

Toelichting op onderwerpen voor de inrichting van contractmanagement

Contractmanagementplan Governance en escalatiemodel Risico- en issue management Prestatie indicatoren

Een plan dat de basis is op welke wijze het contract wordt uitgevoerd. Hierin zijn o.a. opgenomen wederzijdse verplichtingen en verwachtingen De escalatieprocedure is helder als de opdrachtnemer niet levert zoals afgesproken. Ook is besluitvorming helder over risico’s en maatregelen. Risico’s zijn in kaart gebracht en geanalyseerd. Beheersmaatregelen zijn opgesteld om de kans op risico’s of de omvang van gevolgen te beperken. Om te kunnen sturen worden prestatie indicatoren bepaald. Deze sluiten aan op de (beleids)doelstellingen die met het contract bereikt moeten worden. Het managen van in- en externe stakeholders (contracteigenaar, afnemers van het contract, etc.). Het doel is maximale uitnutting van het contract. Overleg zodat op de verschillende niveaus zodat de uitvoering en/of doorontwikkeling in lijn zijn met afspraken en (beleids)doelstellingen.

Relatiemanagement Operationeel, tactisch en strategisch overleg

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 10 maart 2025 Pagina 4 van 4

Onderwerpen

Toelichting op onderwerpen voor de inrichting van contractmanagement

Prestatie evaluatie en monitoring

Inzicht of opdrachtnemer voldoet aan de afgesproken organisatie- en beleidsdoelstellingen. De evaluatie zorgt er ook voor dat het contractmanagementplan herijkt kan worden. Ervaringen tijdens de contractperiode zijn erg nuttig voor nieuw te sluiten contracten. Evaluaties zijn daarom essentieel. Niet alleen voor beëindigde contracten maar ook voorafgaand aan een verlenging van een contract. Meten van de interne gebruikerstevredenheid of afspraken worden nagekomen. De uitkomst is input voor het operationeel en tactisch overleg. Visueel overzicht voor inzicht, monitoring en stedelijke sturing op de strategische contracten van Amsterdam Voor uniforme vastlegging van afspraken zijn verschillende formats beschikbaar.

Evaluatie opdrachtnemer Meten interne gebruikerstevredenheid Dashbord Vastleggen afspraken

Door de verdere professionalisering van het contractmanagement en het daarbij implementeren van CATS CM zorgt het college ervoor dat leveranciers zich houden aan de afspraken die zijn gemaakt tijdens de aanbestedingsprocedure. Met het beantwoorden van de door het leden Namane en Bobeldijk gestelde vragen beschouw ik de termijnagendapunten TA2024-000412 en TA2024-000620 als afgedaan.

Met vriendelijke groet,

Hester van Buren Wethouder Coördinatie Inkoop

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl