Reglement stedelijke adviescommissie evenementen

Reglement Stedelijke adviescommissie evenementen

Artikel 1. Doel en taken van de commissie 1. Er is een Adviescommissie stedelijke evenementen, verder te noemen: de commissie. 2. De commissie: - beoordeelt, wanneer er in een bezoekerscategorie meer aanmeldingen zijn dan plekken, de concurrerende plannen op basis van drie inhoudelijke criteria. De advisering vindt dus uitsluitend plaats bij schaarste en niet voor alle aanmeldingen voor de evenementenkalender. - beoordeelt, mede op basis van ambtelijke vooradviezen, subsidieaanvragen voor de verschillende subsidiecategorieën binnen de Subsidieregeling Evenementenfonds. - geeft, op basis van data uit het Culturele Doelgroepenmodel en eigen expertise, advies aan het college over het bereik van het evenementenaanbod onder verschillende doelgroepen. Op basis van deze data kan de commissie het college tevens adviseren om bepaalde doelgroepen explicieter te betrekken als zij ondervertegenwoordigd blijken te zijn. - Beoordeelt eventuele tussentijdse aanpassingen aan het concept van evenementen die voor drie jaar zijn geplaatst, en adviseert organisatoren desgevraagd of de wijzigingen gevolgen hebben voor de plaatsing op de evenementenkalender in de resterende jaren. 3. De commissie werkt binnen het kader van het Evenementenbeleid, vigerende nadere regels en de subsidieregeling Evenementenfonds.

Artikel 2. Werkwijze 1. De commissie vergadert bij voorkeur fysiek, met tenminste de helft van het aantal zitting hebbende leden. 2. Wanneer een commissielid afwezig is bij een vergadering, staat het dit lid vrij de te behandelen concurrerende plannen en/of aanvragen te beoordelen en dit in te dienen, voorafgaand aan de start van de vergadering. 3. De commissieleden streven ernaar om tijdens de vergadering tot consensus te komen over de beoordeling. In gevallen waar dat niet mogelijk blijkt te zijn besluit de commissie met gewone meerderheid van stemmen van de bij de stemming aanwezige leden. Bij gelijke stemmen is de stem van de voorzitter doorslaggevend. Er komt een eensluidend advies van de commissie als geheel.

4. De commissie komt zo vaak bijeen als nodig is voor uitvoering van haar taken, maar vergadert minimaal 3 keer per jaar. 5. De vergaderingen van de commissie zijn besloten. 6. Van de vergaderingen van de commissie wordt een verslag gemaakt door de ambtelijk secretaris.

Artikel 3. Samenstelling 1. De commissie bestaat uit vijf leden. 2. De leden van de commissie hebben aantoonbare a initeit met Amsterdam en beschikken over deskundigheid op ten minste één van de volgende gebieden: grootstedelijk evenementenbeleid; kunst en (nacht)cultuur; publieksontwikkeling in de culturele en evenementensector; bewonersparticipatie. Daarnaast beschikken de commissieleden bij voorkeur over expertise op één of meer van de volgende terreinen: governance, bedrijfsvoering, publieksopbouw, talentontwikkeling, toegankelijkheid, duurzaamheid en culturele diversiteit. 3. Kandidaat-leden worden benoemd tot commissielid door het college van burgemeester en wethouders 4. Leden worden op persoonlijke titel benoemd. Deelname aan de commissie is niet toegestaan bij direct of indirect persoonlijk belang bij één van de aanmeldingen voor de evenementenkalender voor het eerstvolgende jaar. 5. Een lid van de commissie mag geen lid zijn van de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders of een bestuurscommissie van de gemeente Amsterdam en mag geen ambtenaar zijn in dienst van de gemeente Amsterdam. 6. Een protocol rondom integriteit en geheimhouding maakt deel uit van de benoeming.

Artikel 4. Benoeming en zittingsduur 1. Commissieleden worden door het college (her)benoemd en ontslagen op enkelvoudige voordracht van de Wethouder evenementen. 2. Commissieleden worden benoemd voor een periode van drie jaar. Het is mogelijk om één keer te worden herbenoemd voor nogmaals een periode van drie jaar. Na de eerste benoeming volgt er na één jaar een standaard evaluatiemoment. Na aftreden is herbenoeming niet eerder mogelijk dan na twee jaar. 3. In het kader van de continuïteit van de commissie is het wenselijk dat de zittingstermijnen overlappen en niet alle leden gelijktijdig aftreden. Om dit te bewerkstellingen zullen niet alle commissieleden gelijktijdig herbenoemd worden. 4. Uit hun midden wordt een voorzitter benoemd.

5. Aan de commissie wordt een ambtelijk secretaris toegevoegd, die geen lid is van de commissie.

Artikel 5. Openbaarheid adviezen 1. De verslaggeving van de vergadering en de beoordelingsrapporten van ingediende verzoeken worden niet openbaar gemaakt in verband met bedrijfsgevoelige gegevens. De beoordeling van het eigen verzoek kan bij juridische procedures met de verzoeker worden gedeeld. 2. Na het vaststellen van de definitieve evenementenkalender door het college worden de ranglijsten op basis waarvan de schaarste is verdeeld gelijktijdig met de publicatie van de evenementenkalender openbaar gemaakt.

Artikel 6. Huishoudelijk reglement 1. De commissie stelt een huishoudelijk reglement op waarin ten minste is geregeld: a. Het (gedeeltelijk) terugtreden van een commissielid uit het besluitvormingsproces indien, door diens positie of belangen, een objectieve beoordeling in gevaar kan worden gebracht. b. De taken van de voorzitter. c. De werkzaamheden van de secretaris.

Artikel 7. Vergoeding Voor werkzaamheden voor de commissie wordt aan de leden een vergoeding toegekend op basis van de Verordening geldelijke voorzieningen externe commissieleden.

Artikel 8. Integriteit De leden die als deelnemer, initiatiefnemer of anderszins bij een door de commissie te beoordelen plan of aanvraag om advies of vooroverleg betrokken zijn, onthouden zich van advisering over alle vergelijkbare aanvragen.

Artikel 9. Klachten en verschil van zienswijze Eenieder die het niet eens is met een gedraging van de commissie kan schriftelijk een klacht indienen bij de directie Communicatie van gemeente Amsterdam, manager Stedelijk Evenementenbureau.

Artikel 10. Inwerkingtreding Dit reglement treedt in werking met ingang van de dag na publicatie.

Artikel 11. Citeertitel Dit besluit wordt aangehaald als Reglement Stedelijke Adviescommissie Evenementen.