reactie ACAM 700.000.23-U3.pdf

X

Gemeente Amsterdam

Bezoekadres Oudezijds Voorburgwal 300 1012 GL Amsterdam

Postbus 1078 woo BB Amsterdam

X

Telefoon 020 254 9000

X

www.amsterdam.n1

Directeur DMC De heer S. Breedijk Amstel 1 1011 PN Amsterdam

Datum

23 mei 2023

Kenmerk

700.000.23-U3

Behandeld door

D.A. van Hooff, directeur, o6 83631181, D.vanHooff@amsterdam.n1

Onderwerp

Afdoen aanbevelingen 2020-7 en 2018-11

Geachte heer Breedijk, In haar eindrapport 2018 heeft de Rekeningencommissie aanbevelingen opgenomen ten aanzien van de financiele functie van de gemeente Amsterdam. Een van deze aanbevelingen heeft betrekking op de opvolging van aanbevelingen die door de Rekeningencommissie en ACAM worden gedaan. De Rekeningencommissie acht 'een effectiever proces monitoren opvolging aanbevelingen noodzakelijk. Indien het voorstel is om een aanbeveling of te doen, dan client hierby een advies van ACAM te zijn opgenomen'. Voorstel afdoen aanbeveling De wethouder Financier] is voornemens middels een brief aan de commissie Financier] Kunst en Diversiteit te rapporteren over het afdoen van aanbevelingen 2020-7 en 2018-11 met betrekking tot de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording. Te weten: •

2020-7: Impact invoering rechtmatigheidsverantwoording voor 2021 naar verwachting beperkt,wel actie nodig van het college en de raad Het advies luidt om de verantwoordingsgrens niet dermate hoog vast te stellen dat de rechtmatigheidsverantwoording uiteindelijk geen of beperkte informatie bevat. Dit vanwege het belang van rechtmatig handelen, ook in relatie tot de controlerende taak van de gemeenteraad.

•

2018-11 Borg het onderwerp rechtmatigheid ten behoeve van de vanaf 2021 verplichte collegeverantwoording Het advies is om in stappen eerst de bestaande interne beheersing in kaart te brengen die de rechtmatigheidsrisico's op de Brie rechtmatigheidscriteria moeten afdekken. Vervolgens eventuele leemtes daarin te bepalen en tot slot te bepalen of aanvullende beheersing (bijvoorbeeld in de vorm van verbijzonderde interne controlewerkzaamheden) noodzakelijk is. Tevens is gewezen op

ACAM is bereikbaar per metro (lijn 52) en tram (lijn 4 en 14) halte Rokin Een routebeschrijving vindt u op www.amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam

23 mei 2023 700.000.23-U3 Pagina 2 van 3

het belang dat de interne beheersing zodanig is ingericht dat de gemeente vast kan stellen dat de opbrengsten volledig, juist en rechtmatig zijn en het maken van expliciete keuzes over het beheersingsniveau. In de door ons ontvangen brief licht de wethouder de voortgang en de gereed melding van de aanbevelingen als volgt toe: Eerdere update In min voortgangsbrief van 24 november 2022 heb ik toegezegd om in het voorjaar van 2023 de gewijzigde financiele verordening ter vaststelling aan de raad voor te leggen en daarmee invulling te geven aan de gewenste actie en borging van het onderwerp rechtmatigheid. Voortgang Aanbeveling 2020-7 heb ik als volgt opvolging gegeven: In verband met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is een wijziging van de financiele verordening voorbereid. Deze legt het college in juni 2023 aan de raad voor, met daarin een voorstel voor de verantwoordingsgrens en ook een rapportagegrens. Uitgangspunt voor het voorstel is om dicht bij de huidige situatie te blijven en te anticiperen op het percentage dat de accountant zal gaan hanteren voor het oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening. Wijziging van het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden BADO) hiertoe is in voorbereiding. Deze gaat uit van een goedkeuringstolerantie van 2%. Het college sluit daar op aan door een verantwoordingsgrens van 2% voor te stellen.

Hoewel deze grens hoger is dan de goedkeuringstolerantie die de accountant tot nu toe hanteerde (1%) is de verwachting dat de rechtmatigheidsverantwoording voldoende informatie zal bevatten omdat ook de begrotingsafwijkingen gaan meetellen voor de verantwoordinggrens. Dit is een verandering vergeleken met de situatie tot en met verslagjaar 2022. Voor de raadsbehandeling zal dit nog worden besproken met de rekeningencommissie. De opvolging van aanbeveling 2018-ii is als volgt: Het heeft fang geduurd voordat het wetstraject om de rechtmatigheidsverantwoording in te voeren was afgerond en er meer duidelijkheid kwam over de scope daarvan en de impact de interne beheersing. In 2023 is de kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV vastgesteld, die de basis vormt voor de rechtmatigheidsverantwoording. Nu deze basis bekend is voert de afdeling Interne Audit en Beleidsonderzoek (IA&BO) van de directie Middelen en Control in afstemming met de lijndirecties een risicoanalyse rechtmatigheidsverantwoording ult. De analyse richt zich op de materiele transactiestromen. Dit zijn processen met grote omvang in euro's. Er wordt gekeken naar het niveau van de interne beheersing, het risico op rechtmatigheidsfouten en bepaald welke processen en posten in de rechtmatigheidsverantwoording zouden kunnen landen.

Deze analyse zal bijdragen aan het inzicht in het niveau van beheersing en mogelijke keuzes die daarin zijn te maken. IA&BO zal voor het college de rechtmatigheidsverantwoording voorbereiden en stelt hiertoe een plan van aanpak op. Hierover vindt ook overleg plaats met ACAM. Voor de verduidelijking van de aspecten waarop de nieuwe rechtmatigheidsverantwoording een verandering geeft in de rotten en verantwoordelijkheden trekken IA&BO, de directie Financien en Inkoop en de afdeling Control van de directie Middelen en Control samen op en betrekken de lijn daarbij. Ook de lessen uit het ACAM is bereikbaar per metro (lijn 52) en tram (lijn 4 en 14) halte Rokin Een routebeschrijving vindt u op www.amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam

23 mei 2023 700.000.23-U3 Pagina 3 van 3

verantwoordingsproces 2022 en de aanbevelingen van ACAM daarover zullen in dit traject worden meegenomen. Het voorgaande overziend meen ik dat de aanbevelingen als afgedaan kunnen worden beschouwd. lk vertrouw erop u hiermee voldoende te hebben geinformeerd. Observaties ACAM Het is aan de raad om de verantwoordingsgrens vast te stellen. De verwachting van het college is dat bij een verantwoordingsgrens van 2% de rechtmatigheidsverantwoording voldoende informatie geeft om met de raad in gesprek te gaan over onrechtmatigheden. Dit omdat, in tegenstelling tot de situatie tot en met 2022, ook begrotingsafwijkingen mee gaan tellen. Met de omvang van de huidige begrotingsafwijkingen is dat een herkenbaar uitgangspunt. Wij wijzen er op dat indien de realisatie in de toekomst meer in de pas gaat lopen met de begroting (najaarsnota) er mogelijk een situatie ontstaat dat de grens van 2% niet snel wordt overschreden met als gevolg dat de rechtmatigheidsverantwoording geen inzicht meer geeft. Wij merken daarnaast op dat er geen relatie bestaat tussen de verantwoordingsgrens zoals de raad die vaststelt en de goedkeuringstolerantie die de accountant hanteert ten behoeve van de jaarrekeningcontrole. Ten aanzien van aanbeveling 2018-11 merken wij op dat dit toekomstige activiteiten beschrijft.

Wij hebben geen bezwaar tegen het afdoen van deze aanbeveling aangezien de rechtmatigheidsverantwoording onderworpen is aan onze controle en bevindingen hieromtrent door ons zullen worden gerapporteerd. Daarnaast merken wij op dat de kadernota rechtmatigheid van de commissie B V niet in 2o23pRtrar n augustus 2021 is vastgesteld en gepubliceerd.

drs.

an Hooff RA

Auditdienst ACAM

ACAM is bereikbaar per metro (lijn 52) en tram (lijn 4 en 14) halte Rokin Een routebeschrijving vindt u op www.amsterdam.nl

I • =

1.1

;••

,

T

,

_

- -

gF F

'

2tf•

-

' t

1.

';

' -

•

' -

,

,

_

-

tt

_ _

•

,•z

_

-

_

_

-

_ -

_

_ _ .

-

,==4= z

z

' =

z

= .

"

;••••=z z

-

=

-

;

-

E