Raadsvoordracht bestuurlijke reactie op Accountantsverlsag 2020

Gemeente Amsterdam Gemeenteraad Gemeenteblad

R

Voordracht voor de raadsvergadering van 17 juni 2021

Jaar

2021

Afdeling

1

Nummer

<vrije tekst griffie>

Publicatiedatum

<vrije tekst griffie>

Agendapunt

<vrije tekst griffie>

Datum besluit B&W

18 mei 2021

Onderwerp

Bestuurlijke reactie op het Accountantsverslag 2020 Gemeente Amsterdam van ACAM. Met deze voordracht stellen wij u voor het volgende besluit te nemen: Tekst van openbare

De gemeenteraad van Amsterdam

besluiten wordt gepubliceerd

Gezien de voordracht van burgemeester en wethouders, Besluit:

Kennis te nemen van de reactie van het college van burgemeester en wethouders op het Accountantsverslag 2020 Gemeente Amsterdam inzake de controle van het jaarverslag over 2020 van Auditdienst ACAM. Het college reageert op onder andere de volgende punten uit het Accountantsverslag:  Auditdienst ACAM (hierna ACAM) heeft bij het Jaarverslag 2020 een controleverklaring afgegeven met een goedkeurend oordeel voor getrouwheid en rechtmatigheid.  Wethouder Groot Wassink reageert namens het college op de opmerkingen met betrekking tot de circa €353 miljoen steun voor de Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo) en daarnaast op de rechtmatigheidsfout ten aanzien van inkopen en aanbestedingen.  Wethouder Everhardt gaat namens het college in op de opmerking van ACAM dat het jaarverslag op onderdelen voor verbetering vatbaar is.  Wethouder van Doorninck reageert namens het college op de aandachtspunten van ACAM met betrekking tot het Vereveningsfonds en risicovolle plannen.  Wethouder Kukenheim gaat namens het college in op het advies van ACAM ten aanzien van beleid gericht op misbruik en oneigenlijk gebruik bij PGB.  Wethouder Everhardt reageert namens het college op de opmerkingen van ACAM over de rechtmatigheidsverantwoording 2021 en de aanbevelingen op het gebied van risicomanagement.

 Burgemeester Halsema reageert namens het college op de aanbevelingen die ACAM doet ten aanzien van de beheersing van frauderisico’s.  Wethouder Meliani gaat namens het college in op de opmerkingen en aanbevelingen die ACAM geeft ten aanzien van informatievoorziening. Wettelijke grondslag

Gemeentewet artikel 169, tweede lid, waarin wordt bepaald dat het college de raad alle inlichtingen geeft die de raad voor de uitoefening van zijn taak nodig heeft.

Bestuurlijke achtergrond

1

Met deze voordracht wordt de gemeenteraad van Amsterdam de bestuurlijke reactie op het Accountantsverslag 2020 Gemeente Amsterdam en de controleverklaring van de directeur ACAM aangeboden.

R

Onderbouwing besluit

Reactie van het college op het Accountantsverslag 2020 Gemeente Amsterdam van ACAM Het college reageert in deze voordracht op het door Auditdienst ACAM (hierna ACAM) uitgebrachte Accountantsverslag 2020. ACAM vermeldt in het accountantsverslag bevindingen over het Jaarverslag 2020, verdeeld over een aantal onderwerpen. In deze voordracht wordt een aantal onderwerpen uit het accountantsverslag samengevat weergegeven, gevolgd door een reactie van het college. 1.

Samenvatting uitkomsten jaarrekeningcontrole 2020

De gemeenteaccountant heeft op 29 april 2021 een controleverklaring verstrekt met een goedkeurend oordeel voor zowel getrouwheid als rechtmatigheid. ACAM heeft bij het Jaarverslag 2020 een controleverklaring afgegeven met een goedkeurend oordeel voor getrouwheid en rechtmatigheid. Een goedkeurend oordeel voor getrouwheid betekent dat de jaarrekening 2020 een getrouw beeld geeft van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten over 2020 als van de activa en passiva per 31 december 2020 in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Een goedkeurend oordeel voor de rechtmatigheid betekent dat de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties in overeenstemming met wet en regelgeving tot stand zijn gekomen. De rechtmatigheidsfout als gevolg van niet voldoen aan de Europese aanbestedingsregels bedraagt over 2020 circa € 46,3 miljoen. Met betrekking tot de SiSa-regelingen is een rechtmatigheidsfout gemoeid van € 3,2 miljoen. In 2020 is voor € 1,2 miljoen aan subsidies toegekend buiten de geldende termijnen. Verder bestaan de rechtmatigheidsfouten voor € 8,7 miljoen uit getrouwheidsfouten en overige rechtmatigheidsfouten van diverse aard en relatief beperkte omvang. De onzekerheden bestaan voor € 7,3 miljoen uit onzekerheden met betrekking tot de getrouwheid.

Verder gaat het om onzekerheden die betrekking hebben op inkopen en aanbestedingen en het sociaal domein (Jeugd, Zorg), waaronder SiSa-regelingen. Reactie college Het college is verheugd met de controleverklaring met zowel een goedkeurend oordeel voor getrouwheid als voor rechtmatigheid. Echter is het college zich er van bewust dat blijvende aandacht nodig is voor het terug dringen van de rechtmatigheidsfouten. Op de rechtmatigheidsfouten en onzekerheden met betrekking tot inkopen en aanbestedingen wordt onder paragraaf 2.3 Inkopen en aanbestedingen verder ingegaan.

2.2 Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo) Portefeuillehouder: wethouder Groot Wassink De gemeente heeft circa € 353 miljoen Tozo steun uitgekeerd Het Rijk heeft de gemeente bevoorschot en stelt de vergoeding vast op basis van de verantwoording van de gemeente. Deze verantwoording vindt plaats via de SiSa bijlage. Van belang hierbij is de rechtmatigheid van de verantwoorde bestedingen. In dit hoofdstuk gaan wij in op onze bevindingen naar aanleiding van de controle van deze bestedingen en formuleren wij enkele aanbevelingen. Beleid ter voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik nog niet geformaliseerd 2

In het kader van een zorgvuldige uitvoering van de Tozo-regeling dient het college invulling te geven aan een aanpak gericht op misbruik en oneigenlijk (M&O)gebruik van de regeling. Middels een dergelijke aanpak worden de risico’s op misbruik en oneigenlijk gebruik van de Tozo regeling zoveel mogelijk afgedekt met beheersmaatregelen. Om een efficiënt en effectief M&O beleid te bereiken, adviseert ACAM op een meer gestructureerde wijze en gemotiveerd keuzes en afwegingen te beschrijven, daar een uitvoeringsplan aan te koppelen en die te laten vaststellen door de raad of het college.

R

Reactie college Rechtmatigheidseisen Tozo 1,2 en 3 Gezien de lastige omstandigheden waarin gemeenten de Tozo moesten uitvoeren heeft het Rijk een onderscheid gemaakt in de rechtmatigheidseisen. Voor Tozo 1 maakt het Rijk een strikt onderscheid tussen fundamentele, belangrijke en formele rechtmatigheidseisen. Het onderscheid tussen fundamenteel en belangrijk is gemaakt, omdat de fouten en onzekerheden consequenties kunnen hebben voor de Rijksvergoeding. Formele rechtmatigheidseisen hebben geen invloed op de Rijksvergoeding. Voor Tozo 2 en Tozo 3 geldt het onderscheid tussen fundamentele en belangrijke rechtmatigheidseisen niet, deze eisen worden allemaal geacht fundamenteel te zijn. Er is geen verschil voor wat betreft de formele rechtmatigheidseisen. Formele rechtmatigheidsfouten bij de Tozo 1,2 en 3 ACAM constateert een formele onrechtmatigheid van € 332,8 miljoen op de identificatie middels DigiD. Omdat de verstrekking van Tozo levensonderhoud en bedrijfskredieten volledig middels DigiD is verlopen, beslaat dit de totale verstrekking. In Amsterdam hebben we ons in eerste instantie bij de uitvoering van Tozo 1, 2 en 3 op het standpunt gesteld dat deze regel alleen inhoudt dat een document moet worden getoond als aanvragers zich aan de balie melden, maar dat voor digitale aanvragen het gebruik van DigiD volstaat.

In Amsterdam (en vele andere gemeenten) hebben aanvragers zich bij de digitale aanvraag geïdentificeerd via DigiD. De identiteit is vervolgens vastgesteld aan de hand van de DigiD registratie in combinatie met inzage in de Basisregistratie Personen (BRP) en Suwinet. Toen het ministerie in de loop van 2020 de rechtmatigheidseisen voor de Tozo bekend maakte, werd daarin aangegeven dat gemeenten, conform de Participatiewet (P-wet), de identiteit van aanvragers formeel moet vast te stellen aan de hand van een geldig identiteitsbewijs zoals een paspoort of identiteitskaart. Naar aanleiding van de landelijke discussie die hierop volgde heeft de toenmalige staatssecretaris van SZW aangegeven dat de identificatie via (uitsluitend) DigiD in zijn ogen weliswaar tot een formele onrechtmatigheid leidt maar dat hij het, gelet op de druk op de uitvoering en bovenstaande afweging, niet realistisch acht om van gemeenten te verwachten dit formele gebrek te herstellen. Daarom heeft hij tevens besloten dat deze formele onrechtmatigheid voor Tozo 1, Tozo 2 en Tozo 3 niet zal leiden tot weigering van de rijksvergoeding, onder de voorwaarde dat de gemeente de identiteit heeft vastgesteld door middel van DigiD in combinatie met het raadplegen van de BRP of Suwinet. Dat is in Amsterdam gebeurd.

Fundamentele rechtmatigheidsfouten bij de Tozo 1,2 en 3 In het accountantsverslag constateert de ACAM een fundamentele rechtmatigheidsfout van € 1,1 miljoen voor onjuiste verrekening met uitgesteld inkomen en/of het toepassen van de verkeerde bijstandsnorm. Daarnaast is een rechtmatigheidsonzekerheid van € 0,4 miljoen geconstateerd bij de verstrekking van bedrijfskredieten. Deze onzekerheid is inmiddels hersteld. Echter heeft dit plaatsgevonden na publicatiedatum van het Accountantsverslag 2020. De rechtmatigheidsfout bedraagt 0,33% over het totale bedrag dat verstrekt is aan Tozo levensonderhoud en bedrijfskapitaal (€ 332,8 miljoen). De rechtmatigheidsfout van € 1,1 miljoen houdt in dat de gemeente voor dit bedrag het risico mogelijk draagt. 3

R

Beleid ter voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik Het plan van aanpak M&O Tozo betreft uitvoeringsrichtlijnen die grotendeels zijn gebaseerd op de Participatiewet (P-wet) en de door de raad vastgestelde Verordening maatregelen, handhaving en verrekenen bestuurlijke boete inkomensvoorzieningen. Het zal daarom op zichzelf niet worden voorgelegd aan het college of de raad. Er worden wel nieuwe beleidsregels voor de handhaving van de P-wet voorbereid, die door het college zullen worden vastgesteld.

2.3

Inkopen en aanbestedingen

Beter werkend inkoopstelsel voor verlaging van de rechtmatigheidsfout inkopen Portefeuillehouder: wethouder Groot Wassink Met het ‘Uitvoeringsplan voor een beter werkend inkoopstelsel’ zijn stappen gezet om het inkoopstelsel te verbeteren. De rechtmatigheidsfout is afgenomen, maar nog steeds substantieel. De verbeteringen inkoopstelsel zijn volgens ACAM beperkt gerealiseerd, waardoor aanbevelingen uit 2019 nog actueel zijn. Reactie college Het college is content in het accountantsverslag te lezen dat de onrechtmatigheid wederom is afgenomen ten opzichte van voorgaand jaar. Echter, het college betreurt het dat afgelopen jaar meer nieuwe onrechtmatigheid is ontstaan ten opzichte van een jaar eerder. Dat is de reden dat het college verscherpt blijft toezien op de onrechtmatigheid. Het college leest dat de ACAM in haar accountantsverslag aandacht vraagt 1) Dat voor alle nieuw ontstane onrechtmatigheden de afwijkingsprocedures worden doorlopen, 2) Een systeem van tweedelijnstoetsing op voorgenomen gunningsbesluiten door de directie inkoop wordt ingericht, 3) Een volwaardig contractmanagementsysteem gekoppeld of onderdeel uitmaakt van een nieuw financieel pakket. Het college onderschrijft het belang van deze drie aspecten; ze zijn onderdeel van het ambtelijk uitvoeringsplan voor een beter werkend inkoopstelsel.

Een beter werkend inkoopstelsel betekent een gezamenlijke veranderopgave van de gehele organisatie. Via het uitvoeringsplan, periodieke rapportages, indien nodig (bij)sturing via het GMT en periodieke monitoring door de ACAM heeft het college de activiteiten geborgd en belegd. De sturing richt zich niet alleen op het terugdringen van de onrechtmatigheid op de inkoopuitgaven. Dit betreft ook het verbeterproces op het totale inkoopstelsel met opdrachtgevers/directies en inkoopprofessionals/inkoopkolom waar de drie onderdelen waarvoor ACAM de aandacht voor vraagt, deel van uitmaken. Zie hiervoor de recente raadsinformatiebrieven van wethouder Groot Wassink van 11 en 18 mei 2021. Kwaliteit proces factuurafhandeling Portefeuillehouder: wethouder Everhardt Het handhaven van functiescheidingen bij de factuurafhandeling is een aanbeveling waarbij er opvolging in 2021 zichtbaar is. De module Facturen In Verwerking (FIV) maakt een einde aan de oude situatie met factuurroutes die elk apart ingericht moesten worden, inclusief de vervanging binnen de route. Voor een juiste werking van de module FIV vindt ACAM het van belang dat de directie Financiële Dienstverlening, die de vervanging technisch invoert, voldoende mogelijkheid krijgt om vervanging te toetsen op functiescheiding en deze waar nodig af te wijzen.

Evenals in voorgaande jaren blijkt uit de accountantscontrole dat de toepassingsregels in veel gevallen niet gevolgd worden. De eerder genoemde module FIV kent het principe van 2 way matching; als een ontvangen factuur overeenkomt met de eerder geregistreerde bestelling, is alleen het akkoord van de prestatieverklaarder nog nodig om de factuur betaalbaar te stellen. Daarmee is het belangrijk dat een centrale monitoring op het naleven van de toepassingsregels wordt ingericht.

4

Reactie college Het controleren van vervanging op functiescheiding doet de directie Financiële Dienstverlening bij het invoeren van vervangers en het toekennen van functieprofielen. Bij FIV zijn de functies wel beter gescheiden.

R

Strikte functiescheiding kan goed geregeld worden als iedere werknemer in Amsterdam één functieprofiel krijgt. Dat is echter niet de praktijk. In de praktijk werken sommige medewerkers (met name vanuit het Ingenieursbureau en Project managementbureau) voor meerdere directies. Daar ontstaat het probleem; men werkt soms in afwijkende functies voor verschillende directies. Dat probleem speelt ook bij kleinere directies, waar functies worden gecombineerd. Hierbij adviseert of verbiedt Financiële Dienstverlening wel bepaalde functie combinaties. Daarnaast zijn er ook andere afhankelijkheden in FIV die meespelen, zoals mandaat, hiërarchie en functionaliteit. In 2020 zijn de volgende activiteiten opgestart op het onderdeel prestatieverklaring (zie ook de reactie op de managementletter over 2020): • Om bewustwording bij prestatieverklaarders te verhogen is een e-mail verstuurd aan alle budgethouders en prestatieverklaarders waarin het belang van een juiste goedkeuring wordt uitgelegd. • De huidige toepassingsregels worden door prestatieverklaarders AFSadministratief technisch als zeer belastend ervaren. Daarom is een onderzoek opgestart hoe de administratieve lastendruk op dit onderdeel verlaagd kan worden. Eerste stap in dit onderzoek is het ophalen van de werkwijze rondom prestatieverklaringen bij andere gemeenten.

• We hebben onderzocht of automatische controle door middel van een rapportage mogelijk is, maar dit is in het financiële systeem niet mogelijk. Control zou dus moeten plaatsvinden door het uitvoeren van steekproeven. Aangezien het voor de gemeente Amsterdam een grote hoeveelheid facturen betreft, zou deze steekproef een behoorlijke omvang moeten hebben. Hiervoor is op dit moment geen capaciteit beschikbaar. Deze stappen zijn in 2020 uitgevoerd en/of gestart. In 2021 is het voornemen in het derde kwartaal de toepassingsregels voor prestatieverklaringen (en bijbehorende publicatielijst) te updaten. Daarbij zal ook de controle op het vastleggen van prestatieverklaringen worden meegenomen. Of dit een centrale of een decentrale controle zal worden, is nu nog niet aan te geven, maar de controle zal hierin zeker aandacht krijgen.

2.4

Overige bevindingen

De kwaliteit van de toelichting op begrotingsafwijkingen is voldoende Portefeuillehouder: wethouder Everhardt (en het college) Volgens ACAM is de kwaliteit van de toelichting op begrotingsafwijkingen voldoende. Reactie college Het college is verheugd dat de kwaliteit van de toelichting op begrotingsafwijkingen met voldoende is beoordeeld. De kwaliteit van de toelichtingen heeft onze blijvende aandacht. Bij elk P&C-product worden weer stappen gemaakt om de kwaliteit verder te verhogen. Dat blijft prioritair. Het jaarverslag is op onderdelen voor verbetering vatbaar, houd voldoende rekening met wet en regelgeving Portefeuillehouder: wethouder Everhardt Met enige regelmaat wordt in een overzicht of bij de toelichting verwezen naar toelichtingen in andere programma’s, tabellen en dergelijke. Ook omdat veel informatie wordt verschaft kan dit het zicht enigszins vertroebelen. ACAM geeft een aantal voorbeelden: • Het samenvattend overzicht programmabegroting ontbreekt in de jaarrekening • De presentatie van het rekeningresultaat in het hoofdstuk financiële hoofdlijnen 5

• •

wijkt af van het resultaat in de staat van baten en lasten Toelichtingen zijn soms erg technisch van aard of summier Indicatoren zeer relevant maar geen toets op betrouwbaarheid gegevens

R

Reactie college Het college onderschrijft dat het jaarverslag op onderdelen voor verbetering vatbaar is. Zo neemt het college het advies van ACAM over om voortaan het samenvattend overzicht van de programmabegroting ook op te nemen in het jaarverslag. Daarbij zal rekening worden gehouden met de eisen die het BBV stelt aan dit overzicht. Zoals ACAM in het accountantsverslag opmerkt, wijkt de presentatie van het rekeningresultaat in de financiële hoofdlijnen af van het resultaat dat in de financiële overzichten staat opgenomen. Deze afwijking wordt veroorzaakt doordat in de raadsvoordracht bij de Najaarsnota 2020 is vastgesteld om het toentertijd verwachte negatieve resultaat van € 197,9 miljoen te onttrekken aan de Algemene reserve. Omdat de onttrekking uit de Algemene reserve die bij de Najaarsnota 2020 is vastgesteld hoger is dan het uiteindelijke resultaat in 2020 (€ 181,7 miljoen negatief), ontstaat vanwege de onttrekking uit de Algemene reserve een positief saldo van € 16,2 miljoen. Een dergelijke presentatie maakt echter niet goed duidelijk wat het verwachte resultaat bij najaarsnota was en het daadwerkelijk gerealiseerde resultaat bij jaarverslag is.

Daarom is ervoor gekozen om alleen in de financiële hoofdlijnen het begrote en gerealiseerde resultaat exclusief de onttrekking aan de Algemene reserve te laten zien (zoals ook vermeld in het kader op pagina 16 van het Jaarverslag 2020). Het college onderschrijft de aanbeveling van ACAM om in het vervolg het rekeningresultaat gedurende het jaar niet rechtstreeks op de algemene reserve te muteren. De kwaliteit en informatiewaarde van toelichtingen heeft onze blijvende aandacht. Het advies van ACAM om duidelijke keuzes te maken ten aanzien van de op te nemen (financiële) informatie en hierbij oog te houden voor de wettelijke vereisten neemt het college dan ook over. De overweging van ACAM aan de raad over de behoefte aan zekerheid ten aanzien van (een deel van) de bij de indicatoren opgenomen gegevens, past bij de stappen die worden gezet naar aanleiding van het Rekenkamer rapport ‘Bruikbaarheid van indicatoren’ (uitgebracht op 3 juni 2020). In de commissie FEZ van 25 juni 2020 en de raad van 2 juli 2020 is gesproken over een plan van aanpak voor de kwaliteitsverbetering van de doelenboom en indicatoren. Er wordt op dit moment gewerkt aan dit plan van aanpak, dat nog voor de zomer wordt besproken in de raad.

Onderdeel van dit plan van aanpak en gesprek met de raad is onder andere welke kwaliteitsverbetering aan de orde zou moeten zijn en hoe de commissies en de raad hierin worden betrokken. De overweging van ACAM kan onderdeel zijn van de voorgenomen gesprekken met de raad. De inzet van het plan van aanpak is om in de nieuwe coalitieperiode te kunnen werken met het resultaat van de kwaliteitsverbetering van de gehele doelenboom. Afdoen van aanbevelingen van de Rekeningencommissie en ACAM nog beperkt Portefeuillehouder: college Bij de jaarrekening wordt voor één aanbeveling gemeld dat deze is afgedaan. Het betreft de aanbeveling 2018-1 over inkopen en aanbesteden die in de commissie KDD van 11 november 2020 is afgedaan. Reactie college Het college deelt de constatering van ACAM dat er een beperkt aantal aanbevelingen is afgedaan in het afgelopen jaar. Het college heeft hier echter wel aandacht voor en inzet op gehad, ondanks dat het een hectisch jaar was waar veel focus uitging naar de coronacrisis. Het college heeft het voornemen zich ook aankomend jaar weer in te zetten om de openstaande aanbevelingen van de rekeningencommissie en ACAM op te volgen.

6

Waardering balansposten In tijden van crisis is het niet altijd eenvoudig om de juiste waardering in te schatten. De belangrijkste posten waar inherent een risico wordt gelopen komen hier aan bod.

R

Deelnemingen: deels afhankelijk van steun Portefeuillehouder: wethouder Everhardt De beoordeling van deelnemingen ultimo 2020 maakte inzichtelijk dat er naar inschatting van het college, mede vanwege de steunmaatregelen van de rijksoverheid, geen aanvullende voorzieningen vanwege waarderingsvraagstukken nodig waren. Het is nog onduidelijk wat de impact van de overheidsmaatregelen in 2021 zal zijn voor de waardering van de deelnemingen. Daarnaast kan ACAM niet vaststellen of het niveau van de voorzieningen in relatie tot AEB toereikend is, gezien de onzekerheden en aannames in de beschikbaar gestelde waardebepalingen. Reactie college Het college onderschrijft de conclusie van ACAM dat, op basis van de aan de gemeente beschikbaar gestelde informatie, het onzeker is of de huidige voorziening voor AEB toereikend is. Echter spreekt ACAM abusievelijk over een waardebepaling, omdat momenteel geen sprake is van een volwaardige waardebepaling van het bedrijf. Het verkoopproces van AEB is gestart. Na afloop zal blijken of de genomen voorziening afdoende was. Meer in het algemeen zal in 2021 meer duidelijk worden over de impact van de coronacrisis op de deelnemingen. Het college zal aan het eind van het jaar opnieuw een inschatting maken of er vanwege waarderings-vraagstukken aanvullende voorzieningen nodig zijn.

Debiteuren; blijf saldi, ouderdom en ontvangsten nauwgezet monitoren Portefeuillehouder: wethouder Everhardt ACAM beveelt aan om bij de kwartaalafsluitingen de saldi en ouderdom van vorderingen en specifiek de ontvangsten bij betalingsregelingen te monitoren. Zo kan een eventueel lagere inbaarheid van vorderingen (mede vanwege de coronamaatregelen) sneller worden opgemerkt en kan waar mogelijk worden bijgestuurd. Reactie college Sinds het derde kwartaal 2020 maakt de berekening van de voorziening dubieuze debiteuren en het beoordelen van de berekening op volledigheid, standaard onderdeel uit van de kwartaal rapportage. Het beoordelen van de saldi en ouderdom is daarmee geborgd. De ontvangsten bij betalingsregelingen worden op dit moment niet apart beoordeeld. Het college bekijkt hoe we hieraan vorm kunnen geven. De effecten van de coronacrisis op de kantorenmarkt nog beperkt Portefeuillehouder: wethouder van Doorninck en wethouder Everhardt Het gevolg van het nieuwe werken (thuiswerken) zal zich de komende jaren uitkristalliseren en zich vertalen in een mogelijk ander perspectief op de totale grondportefeuille. Belangrijke ontwikkelingen zullen impact hebben op de beschikbare vereveningsruimte. Reactie college Terecht wijst ACAM op de onzekere toekomst van de kantorenmarkt waarbij door het verwachte structurele thuiswerken de vraag naar kantoorruimte mogelijk afneemt.

In het meerjarenperspectief grondexploitaties (MPG) 2021 is een doorkijk gemaakt van 5 jaar over de ontwikkeling van de vereveningsruimte volgens een verwacht scenario. Hierbij is rekening gehouden met vertraging en uitval van de kantorenmarkt in het topsegment (Zuidas). De verwachte groei van de vereveningsruimte onder het scenario van uitval van de kantorenmarkt neemt nog in beperkte mate toe. Daar staat tegenover dat de leegstand van huidige kantoorpanden in Amsterdam historisch laag is. Uit recente ontwikkelingen blijkt dat nog steeds veel belangstelling is voor nieuwe kantoren in het topsegment. In andere gebieden zoals Zuidoost kan een voordeel zijn als de vraag naar kantoren verminderd en meer oudere kantoorpanden kunnen worden 7

getransformeerd naar gemengd wonen en werken. Binnen de twee jaarlijkse actualisatie van het MPG aansluitend op de kantorenmonitor volgen wij de komende ontwikkelingen nauwgezet.

R

Vereveningsfonds, blijf prudent en monitor de risicovolle plannen Portefeuillehouder: wethouder van Doorninck Met het Meerjarenperspectief grondexploitaties (MPG ) 2021 is de reservering voor de investeringen in het landmaken op IJburg opgeheven. De uit oogpunt van prudentie sterke beheersmaatregel van een directe reservering is voor dit plan dus uiteindelijk niet toegepast. In de grondportefeuille zitten een aantal projecten waar de borging van de prudentie nadrukkelijk gewenst is. Dit zijn niet alleen plannen met een verre horizon, maar zeker ook, en in toenemende mate, de transformatiegebieden. In deze transformatiegebieden, veelal van bedrijfsterrein naar woon werkgebied, gaan uitgaven vaak voor de baat uit en zijn beheersmaatregelen als cashflow sturing onmisbaar. Voor verdere sturing en beheersing lijkt het gewenst om in het MPG nader inzicht te geven in die projecten met een lange horizon > 10 jaar en/of waarvan het risicoprofiel op mogelijke verliezen hoog is. Via een te ontwikkelen dashboard zou de raad deze projecten dan afzonderlijk kunnen monitoren. Reactie college Prudentie is en blijft een belangrijk aandachtspunt binnen de gebiedsontwikkeling. Tegelijkertijd wil de gemeente ook haar ambities van hoge woningproductie met het vergroten van het aandeel betaalbare woningen realiseren.

Net na de crisis van 20082013 bewoog de grondproductie en de investeringen zich nog op een laag niveau. De omvang van de gebiedsontwikkeling waaronder ook de investeringen is in de afgelopen periode sterk gestegen om de verhoogde ambities te kunnen verwezenlijken. Bij nieuwe voorinvesteringen in verschillende gebieden wordt nauwkeurig gekeken naar het risicoprofiel van de gebiedsontwikkeling en het risico dat de investeringen niet worden terugverdiend. Op basis hiervan worden sommige voorinvesteringen wel vooraf gedekt uit het Vereveningsfonds en andere voorinvesteringen niet. In het laatste geval wordt het risicoprofiel van terugverdienen van deze voorinvesteringen laag ingeschat. Door deze handelswijze is het mogelijk de grondproductie en woningbouw te verhogen met een verantwoord risicoprofiel op portefeuille niveau. Derhalve is dit nog steeds prudent en past goed binnen de doelstellingen (voorzichtigheidsregels) van het Besluit Begroting en Verantwoording voor grondexploitaties om het risico bij economische terugval te kunnen op vangen binnen het Vereveningsfonds. Strandeiland en transformatiegebieden In het MPG 2021 is voorgesteld en besloten in de gemeenteraad om de nog te verrichten investeringen vanaf 2020 met betrekkingen tot het landmaken fase 1 en 2 Strandeiland niet meer rechtstreeks te dekken uit het Vereveningsfonds.

Er is besloten het landmaken te clusteren met de inrichting van Strandeiland en het uitgeven van bouwrijpe grond in fase 1 en 2. In 2019 is de inrichting van Strandeiland fase 1 van start gegaan en binnen enkele jaren zal naar verwachting de inrichting Strandeiland fase 2 worden vastgesteld. De totale investering in het landmaken die vanaf 2020 tot eindlooptijd moet worden gemaakt bedraagt € 98 miljoen (€ 40 miljoen fase 1 en € 58 miljoen fase 2). Het nominale plansaldo van de inrichting van fase 1 Strandeiland is € 155 miljoen en van het nog vast te stellen inrichtingsplan fase 2 Strandeiland € 147 miljoen. Wij verwachten dat de toekomstige financiële waarde van de nog op te leveren bouwrijpe grond van alleen fase 1 Strandeiland al voldoende zal zijn om de investeringen vanaf 2020 in landmaken fase 1 en 2 terug te verdienen. Hierdoor is in 2020 vereveningsruimte vrijgekomen gericht op nog vast te stellen nieuwe plannen in 2021 gericht op het vergroten van het aandeel te bouwen betaalbare woningen. Bij transformatiegebieden wordt gekeken naar de samenhang tussen investeringen en realisatie van uitgiften door of namens een erfpachter. Bij voorinvesteringen en bij onzekere erfpachtinkomsten van transformaties worden vooraf reserveringen uit het Vereveningsfonds gevormd zoals bij Weespertrekvaart Oost en Sloterdijk 1 Zuid.

Bij meerdere andere transformaties zijn de inkomsten eerder gerealiseerd dan de investeringen waardoor sprake is van een positieve gerealiseerde cumulatieve 8

kasstroom.

R

In het MPG 2022 zullen langdurige plannen meer dan 10 jaar of plannen met een hoog risicoprofiel worden toegelicht in overeenstemming met het advies van ACAM. In 2020 nog geen volwaardig M&O beleid en beheersmaatregelen gerealiseerd Portefeuillehouder: wethouder Kukenheim Aan de verstrekking van PGB’s is een inherent risico van misbruik en oneigenlijk gebruik gebonden. ACAM heeft in het accountantsverslag over 2019 geadviseerd door te pakken met het implementeren van M&O beleid en beheersmaatregelen in te bedden in de organisatie. ACAM constateert dat er in 2020 nog geen volwaardig M&O beleid is gerealiseerd. Ook mist een evaluatie op de uitgevoerde acties op het terrein van M&O. ACAM stelt dat om risico’s op misbruik en oneigenlijk gebruik adequaat te beheersen een gestructureerde uitvoering in de praktijk nodig is, waarbij vanuit een risico analyse en een geformaliseerd plan periodiek controles worden uitgevoerd, de uitkomsten daarvan tijdig worden geëvalueerd en waar nodig vervolgacties in gang worden gezet. ACAM adviseert overkoepelend M&O beleid te formuleren en dit aan de gemeenteraad voor te leggen. Reactie college Het college herkent de aanbeveling dat het huidige M&O beleid op PGB nog niet volledig is gerealiseerd in 2020.

Er zijn al diverse stappen gezet om Misbruik en Oneigenlijk gebruik tegen te gaan en in 2021 zal het college hiermee verder gaan en invulling geven aan de gedane aanbeveling.

3.1 Invoering rechtmatigheidsverantwoording 2021 Impact invoering rechtmatigheidsverantwoording voor 2021 naar verwachting beperkt; wel actie nodig van het college en de raad Portefeuillehouder: wethouder Everhardt Met ingang van boekjaar 2021 zal het college via een standaardmodel verantwoording gaan afleggen over haar handelen met betrekking tot rechtmatigheid. Deze verantwoording gaat onderdeel uitmaken van de jaarrekening. In de gewijzigde kadernota van de commissie BBV is een aantal stellige uitspraken en aanbevelingen opgenomen die relevant zijn voor zowel het college als de raad. ACAM zal de Rekeningencommissie nader informeren over de te nemen stappen. Reactie college De bevinding van ACAM dat de impact van de invoering van rechtmatigheidsverantwoording voor 2021 naar verwachting beperkt zal zijn, maar dat wel actie nodig is van het college en de raad, wordt door het college volledig onderschreven. Zoals al in de reactie op het accountantsverslag 2019 is aangegeven startte begin 2020 een projectgroep Rechtmatigheid waarin vertegenwoordigers uit de eerste lijn, de tweede lijn en de derde lijn zitting hebben. Het doel van de projectgroep is ‘het proces rechtmatigheidsverantwoording zodanig in te richten, dat het college in staat is om over 2021 verantwoording af te leggen over het al dan niet rechtmatig handelen door de gemeente’.

Het daartoe opgestelde Plan van Aanpak is in uitvoering. Behalve de inrichting van het proces rechtmatigheidsverantwoording, waarbij de relevante stellige uitspraken en aanbevelingen uit de gewijzigde kadernota Rechtmatigheid uiteraard alle aandacht krijgen, zijn ook de communicatie naar bestuur en organisatie, de rol van audit en de verbinding tussen de rechtmatigheidsverantwoording en de paragraaf bedrijfsvoering in het jaarverslag belangrijke thema’s binnen het project. Daarbij realiseert het college zich terdege dat een belangrijk motief voor de wetswijziging het bevorderen is van de dialoog tussen college en raad. In het Accountantsverslag 2019 schrijft ACAM dat de dialoog die de wetgever voor ogen heeft inhoudt ‘dat het college de gemeenteraad gedurende het jaar 9

actief informeert over geconstateerde onrechtmatigheden of dilemma’s’. En in het Accountantsverslag 2020 stelt ACAM dat ‘het de bedoeling van de wetgever [is] dat de raad met het college een kritisch gesprek voert over de inhoud van de verantwoording’.

R

Het college stelt voor om nog voor de zomer met de rekeningencommissie in gesprek te gaan over de nieuwe situatie die intreedt als de wetswijziging een feit is. De dialoog tussen college en raad is in de nieuwe situatie een belangrijk onderwerp en een belangrijke vraag is hoe zo’n dialoog ingericht kan worden en welke onderwerpen ter sprake gebracht zullen worden.

3.2 Risicomanagement en het weerstandsvermogen Risicomanagement is “onderhanden werk” Portefeuillehouder: wethouder Everhardt (en het college) De raad heeft ACAM verzocht om de effectiviteit van het huidige risicomanagementsysteem te onderzoeken. Voor het berekenen van het weerstandsvermogen voldoet de gemeente aan de randvoorwaarden zoals gesteld in ISO 31000. Tegelijkertijd ziet ACAM in de “eerste lijn” grote verschillen in de manier waarop risico’s geïnventariseerd en geanalyseerd worden, hoe beheersmaatregelen tot stand komen en de aandacht die aan deze processtappen besteed wordt. ISO 31000 wordt hierbij in de eerste lijn niet altijd gevolgd, terwijl een goede toepassing van deze richtlijn juist kan bijdragen aan effectiever risicomanagement binnen de gemeente. Standaardiseer waar mogelijk de risicogebeurtenissen en beheersmaatregelen ACAM raadt aan (ook) met standaard risicogebeurtenissen te gaan werken, waar mogelijk ook met standaard beheersmaatregelen en een vergelijkbare weging van de restrisico’s. Relatie NARIS en voorzieningen op de balans zichtbaar maken ACAM adviseert in NARIS expliciet vast te leggen of en in welke mate een voorziening getroffen is. Reactie college Met het project versterking operationeel risicomanagement (VORM) wordt het werken met standaard risico’s en beheersmaatregelen geïntroduceerd.

Dit project is in 2020 gestart en zal naar verwachting in het vierde kwartaal van 2021 worden afgerond. Met betrekking tot voorzieningen wordt de instructie aan de organisatie bij het gebruik van Naris aangepast. Voortaan moet expliciet worden aangegeven of er een voorziening is getroffen voor een risico. Tevens zal de leidraad worden aangepast en verwijzen naar het beleid reserves en voorzieningen. Het weerstandsvermogen is gedaald tot ver onder het gewenste niveau Portefeuillehouder: wethouder Everhardt ACAM geeft de raad mee het herstel van de algemene reserve strak te (laten) monitoren. Reactie college Het college monitort het niveau van de Algemene reserve bij het jaarverslag, de voorjaarsnota en de begroting. Daarnaast monitort het college onder andere de ontwikkeling in baten uit de overstapregeling eeuwigdurende erfpacht. Deze bate is de belangrijke bijdrager aan het herstel van de Algemene reserve. 3.3 Beheersing van frauderisico’s Fraudescan; kwaliteitsimpuls nodig daarnaast structureel de werking van genomen beheersmaatregelen nagaan Portefeuillehouder: burgemeester Halsema (en het college) 10

Naar aanleiding van gewijzigde regelgeving zal vanaf 2021 ook via de controleverklaring worden gerapporteerd over de werkzaamheden en bevindingen van de accountant in relatie tot fraude. ACAM zal in toenemende mate ook (meer) aandacht gaan besteden aan frauderisico’s die niet direct van materieel belang zijn. De gemeente voerde de afgelopen jaren een risicoscan uit specifiek gericht op fraudeen integriteitsrisico’s. Wij hebben begrepen dat vanaf 2021 de uitvraag als aparte actie komt te vervallen en frauderisico’s, in lijn met onze eerdere aanbevelingen, actief worden betrokken in de periodieke update van de risico’s in het risicomanagementsysteem Naris. De effectiviteit van een dergelijk systeem hangt af van de risico’s die zijn onderkend en de toereikendheid van de beheersmaatregelen die zijn ingezet om deze risico’s te mitigeren.

R

Reactie college De fraude- en integriteitsrisico’s zullen ook in 2021 met de daarvoor ontwikkelende methodiek worden beschreven. Dat is belangrijk om de kwaliteit van de risicobeschrijvingen en daaraan gekoppelde beschreven beheersmaatregelen te waarborgen. Die kwaliteit bepaalt de effectiviteit van de interne risicobeheersing. Vanaf 2021 zullen de op deze wijze geïnventariseerde risico’s in Naris worden gezet, waardoor ze onderdeel gaan uitmaken van het totaaloverzicht van risico’s.

4.1 Risicomanagement I-domein, Business Continuity Management Portefeuillehouder: wethouder Meliani In 2020 is gestart met het opnemen van risico’s vanuit het I-domein in het risicomanagement(proces) van de gemeente. ACAM ziet deze positieve ontwikkeling en adviseert om de ingeslagen weg voort te zetten en een beter inzicht te krijgen in de risico´s en kwaliteit van de interne beheersing in het I-domein. Per 1 maart 2021 is een Business Continuity Manager gestart om verder invulling te geven aan BCM binnen de gemeente. ACAM benadrukt het belang van BCM en adviseert de gemeente om hier prioriteit aan te geven gezien de recente incidenten in het land. Reactie college: Het college gaat verder op de ingeslagen weg om een beter inzicht te krijgen in de risico´s en kwaliteit van de interne beheersing in het I-domein. Het college geeft prioriteit aan de verdere invulling van Business Continuity Management binnen de gemeentelijke organisatie.

4.2 Voldoen aan wet- en regelgeving voor I(V)-domein Portefeuillehouder: wethouder Meliani Op het gebied van informatiebeveiliging en privacy loopt de gemeente mogelijk risico’s omdat zij nog niet volledig compliant is met de BIO en de AVG. ACAM beveelt aan te onderzoeken op welke gebieden intensivering/versnelling van de verbeteracties mogelijk is, en hier middelen voor beschikbaar te stellen, om spoedig compliant te worden met AVG en BIO. In 2020 is vanuit de gemeentearchivaris een kwaliteitssysteem rondom informatiebeheer opgezet en is samen met de CIO sterk gestuurd op het verkrijgen van meer zicht op de staat van het informatiebeheer. ACAM ziet deze positieve ontwikkelingen en juicht de ingeslagen weg toe. ACAM adviseert in het jaarverslag meer inzicht te geven in de staat van de informatiebeveiliging en de relevante bevindingen vanuit ENSIA. Mogelijk is hiervoor een eerdere afronding van het ENSIA verantwoordingstraject nodig. Reactie college: Het college onderschrijft het belang om continu aandacht te geven aan het voldoen aan de wet- en regelgeving op het gebied van gegevensbescherming en informatiebeveiliging. Zo wordt er op het gebied van gegevensbescherming gewerkt aan de actualisatie van het register waarin alle verwerkingen van persoonsgegevens zijn opgenomen en het 11

bepalen en naleven van bewaartermijnen van persoonsgegevens. Op het gebied van de informatiebeveiliging wordt in 2021 in het kader van de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) het risicobeeld en bijbehorende maatregelen per directie in kaart gebracht. Dit is al voor 80 % uitgevoerd.

R

Het college zal in de bedrijfsvoeringsparagraaf van het Jaarverslag 2021 en verder nadrukkelijker ingaan op de staat van de informatiebeveiliging. Het is echter niet mogelijk om daarin de uitkomsten van de ENSIA-audits al te verwerken. Het bestuurlijke ENSIA-verantwoordingstraject valt samen met besluitvormingstraject van het Jaarverslag. De oplevering van de benodigde documentatie voor de ENSIAverantwoording (met name van externe partijen die we inschakelen) kan in de praktijk niet vervroegd worden.

4.3 Stedelijke IV-werkproces autorisatiebeheer Portefeuillehouder: wethouder Meliani ACAM beveelt aan de uitkomsten uit het rapport autorisatiebeheer expliciet mee te nemen in het programma IAM-next en in de tussentijd in elk geval de periodieke review uit te voeren zoals voorgeschreven in de stedelijke IV werkprocessen autorisatiebeheer. Reactie college: Het college neemt de uitkomsten uit het rapport autorisatiebeheer mee in de realisatie van een nieuwe digitale werkomgeving (ADW) en nieuwe toegangsvoorzieningen (IAM) en de periodieke review zal worden uitgevoerd.

4.4 Cloud-strategie, inzicht in SaaS oplossingen Portefeuillehouder: wethouder Meliani De afgelopen jaren heeft ACAM geadviseerd om op concernniveau inzicht te krijgen in het gebruik van SAAS-toepassingen, risico’s en niveau van beheersing. ACAM constateert dat in 2020 op concernniveau deze inzichten er nog niet zijn. Reactie college: Het college werkt aan beter inzicht in de risico´s en verhoging van de kwaliteit van de interne beheersing in het I-domein. Er is een nieuwe verwerkersovereenkomst vastgesteld waarin scherpere eisen worden gesteld aan leveranciers van SaaSdiensten en hierop wordt al geacteerd. Daarnaast wordt ingezet op Business Continuity Management. In het kader van die ontwikkelingen zal het college specifiek aandacht besteden aan de mogelijke risico’s en de borging van de continuïteit van SaaStoepassingen. Hierbij wordt zowel gekeken naar het gebruik van de toepassing als de toegang tot de data.

Financiële paragraaf Toelichting

Niet van toepassing. Geheimhouding

Niet van toepassing. Stukken Meegestuurd Ter inzage gelegd

Accountantsverslag 2020 Gemeente Amsterdam Niet van toepassing. Behandelend ambtenaar (naam, telefoonnummer en e-mailadres)

12

Agnes Borst, DMC, a.borst@amsterdam.nl, 06 53519772 Arjan Langeveld, DMC, arjan.langeveld@amsterdam.nl, 06 14824996

R

Het college van burgemeester en wethouders van Amsterdam

F. Halsema, burgemeester

P. Teesink, gemeentesecretaris

13