Raadsinformatiebrief Risicoscan 2021.pdf

Raadsinformatiebrief

Aan: Datum Portefeuille(s) Portefeuillehouder(s): Behandeld door

Onderwerp

De leden van de gemeenteraad van Amsterdam 12 juli 2022 Algemene Zaken Femke Halsema Directie Bestuurs- en Managementadvisering (BMA) directiesecretariaatBMA@amsterdam.nl Meting fraude- en integriteitsrisico's 2021

Geachte leden van de gemeenteraad,

Amsterdammers moeten kunnen vertrouwen op de gemeente en medewerkers moeten kunnen werken in een veilige, integere werkomgeving. Het thema fraude en integriteit is om die reden al jaren een belangrijk thema voor het college. Nieuwe vormen van werken brengen weer nieuwe risico’s met zich mee. We hechten er daarom aan hier voortdurend aandacht aan te blijven besteden. Ook dit jaar heeft de gemeente zich ingezet ondanks beperkingen die de coronacrisis en de gevraagde inzet van de gemeente met zich meebrachten. Dit gebeurt onder andere door de jaarlijkse inventarisatie naar de fraude- en integriteitsrisco's en beheersing daarvan in de gemeente door middel van een risicoscan. Deze risicoscan fungeert als een belangrijke graadmeter met als doel processen door te lichten op fraude- en integriteitsrisico's, de beheersing te evalueren en daar waar nodig verbeteracties te formuleren. Daarmee wordt de beheersing van deze risico’s steviger verankerd. Met deze brief informeer ik u over de uitkomsten van de risicoscan die in 2021 gedaan is en over de vervolgacties die het college heeft vastgesteld. Wat vooraf ging: antifraude-offensief Begin 2016 is het antifraude-offensief (AFO) gestart, met als doel het fraudebewustzijn van de organisatie en van medewerkers aan te scherpen en de bedrijfsvoering te verbeteren.

Door middel van een fraudescan is in beeld gebracht waar de gemeentelijke organisatie nog kwetsbaar is voor fraude of andere integriteitsschendingen. Daarbij is de kwaliteit van beheersmaatregelen beoordeeld. Andere pijlers in het antifraude-offensief waren het organisatiebreed werken aan de voorwaarden voor een integere organisatie door (i) het op orde brengen van werkprocessen en ondersteunende systemen, (ii) versterking van leiderschap en handelingsperspectief van medewerkers en (iii) kennisdeling (onder meer geleerde lessen van fraudezaken). Het antifraude-offensief werd begin 2017 afgerond. De raad

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 12 juli 2022 Pagina 2 van 4

is geïnformeerd over de behaalde resultaten. Tegelijkertijd stelde het college vast dat er nog veel werk te doen was. Fraude- en integriteitsbeheersing De stad Amsterdam kent een ambitieus beleidsprogramma. Om de doelen te verwezenlijken is een beheerste uitvoering van activiteiten belangrijk, want in de loop van de tijd kunnen zich allerlei risico`s manifesteren. Alle directies zijn zich daarvan bewust en proberen hier zo goed mogelijk op te anticiperen. Binnen de gemeente Amsterdam is hiertoe een integraal risicobeheersingsstelsel ingericht. De beheersing van fraude- en andere integriteitsrisico’s maakt steeds meer regulier onderdeel uit van het integrale risicobeheersingsstelsel van de gemeente Amsterdam. De organisatie is ingericht op basis van het 'three lines of defense' model, een gangbaar beheersingsmodel voor organisaties. In dit model is het management van de directies en stadsdelen - de eerste lijn - verantwoordelijk voor de adequate beheersing van risico's binnen hun organisatieonderdeel. Bureau Integriteit, Directie Juridische Zaken en Directie Middelen en Control vormen de tweede lijn en zijn verantwoordelijk voor kaderstelling, advies en control. De afdeling Interne Audit en Beleidsonderzoek vormt de derde lijn en toetst het functioneren van het stelsel en komt met verbetervoorstellen.

Daarnaast is er de jaarlijkse jaarrekeningcontrole, waarin de ACAM aan u rapporteert over de risicobeheersing op de belangrijkste geldstromen. De gemeentelijke organisatie heeft de afgelopen jaren veel tijd besteed aan het beschrijven van de processen en het vastleggen van procesinformatie (waaronder taken, bevoegdheden, autorisaties, risico`s en beheersmaatregelen). Dat is een belangrijke randvoorwaarde voor risicobeheersing. In 2020 is het project VORM (Verbetering Operationeel Risicomanagement) gestart met o.a. als doel om een integraal beeld te krijgen van risicoprofiel van de gemeente. Dit wordt bereikt door het operationeel risico, waaronder fraude en integriteitsrisico`s, met standaard risico’s door elke directie te laten beoordelen en met beheersmaatregelen vast te laten leggen. Het project is in 2021 nog niet toegekomen aan de categorie fraude en integriteit risico. In 2022 wordt het Risicomanagement systeem vervangen door een Governance, Risk en Compliance systeem. De verwachting is dat deze overgang in 2022 is gerealiseerd. Scans risico’s fraude en integriteit Alle onderdelen van de gemeente stellen jaarlijks een scan op. In deze scan inventariseren zij de risico’s in het kader van fraude en integriteit voor de eigen werkprocessen. Het gaat hierbij om risico’s die voortkomen uit het bewust (al dan niet) handelen door de eigen medewerkers.

Risico’s kunnen op verschillende terreinen spelen: van het per ongeluk lekken van vertrouwelijke informatie door het kwijtraken van een datadrager tot het doelbewust gebruiken of manipuleren van werkprocessen

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 12 juli 2022 Pagina 3 van 4

voor eigen gewin. De risico’s worden voorzien van beheersingsmaatregelen waardoor de kans kleiner wordt dat deze zich voordoen. Soms door extra procedures of controle-stappen, of het niet langer mogelijk maken door in het ontwerp van systemen al vooraf rekening te houden met risico’s. Ook worden maatregelen getroffen om het bewustzijn te vergroten door bijvoorbeeld tijdens het werkoverleg aandacht te besteden aan fraude en integriteit. De scans zelf zijn primair bedoeld voor gebruik binnen de organisatie en maken vanwege de vertrouwelijkheid van de informatie geen onderdeel van deze brief. Aan raadsleden wordt de mogelijkheid geboden om de scans vertrouwelijk in te zien. Oordeel Bureau Integriteit Het college heeft Bureau Integriteit gevraagd om vanuit zijn expertise een oordeel te formuleren over de uitkomsten van de gemaakte risicoscans. Over de hele linie is sprake van beperkte doorontwikkeling. Dit geldt zowel voor de clusterscans die vorig jaar kwalitatief goed waren als de clusterscans die vorig jaar vatbaar waren voor verbetering. Bureau Integriteit adviseert daarom om de ambitie van vorig jaar in 2022 alsnog te realiseren. Voortgang maatregelen De toezeggingen die ik in de vorige raadsbrief over dit onderwerp heb gedaan, hebben opvolging gekregen. Ik licht deze kort toe.

Daar waar van toepassing hebben directies extra aandacht besteed aan afspraken over fraude- en integriteitsrisico’s. Naast de maatregelen die aan de systeemkant zijn getroffen is de aandacht die is gegeven aan soft controls, in houding en gedrag, essentieel. De praktische werking bepaalt in hoge mate de effectiviteit van het beleid. Elk kwartaal wordt in het GMT aan de hand van casuïstiek gesproken over fraude- en integriteitsrisico’s o.l.v. Bureau Integriteit. In deze gesprekken staat leren en ontwikkelen centraal. Tevens streven we ernaar om de fraude en integriteitsrisico’s mee te nemen in de overgang naar het nieuwe Governance, Risk en Compliance systeem zodat deze in samenhang met andere reguliere risicobeheersing kunnen worden bezien. Vervolgacties 2022 Het college staat voor een weerbare en integere organisatie. Het blijft van belang continu en structureel in te zetten op beheersing van fraude- en integriteitsrisico’s. Mede op grond van de ervaring met de scans van de afgelopen jaren worden de volgende vervolgacties afgesproken: - Doorbordurend op afgelopen jaar blijft het GMT elk kwartaal aan de hand van actuele casuïstiek en dilemma’s het gesprek voeren, zodat leren en ontwikkelen een centrale rol blijft hebben. De lessen uit deze gesprekken worden door de verantwoordelijk GMT-leden binnen hun cluster(s) verder uitgewerkt.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

-

-

Datum 12 juli 2022 Pagina 4 van 4

Binnen de afzonderlijke directies vervullen de risicoscans een belangrijke functie. De feedback en aanbevelingen van de risicoscan worden door de verantwoordelijke directeuren opgepakt en verder uitgewerkt. In lijn met het verenigen van fraude en integriteitsrisico’s als integraal onderdeel van het bredere risicomanagement en – beheersing van de organisatie zal verslaglegging naar de raad over fraude- en integriteitsrisico’s vanaf komend jaar in de paragraaf bedrijfsvoering bij jaarrekening 2022 plaats hebben.

Ik hoop u met deze brief voor dit moment voldoende te hebben geïnformeerd.

Met vriendelijke groet, Namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Amsterdam,

Femke Halsema Burgemeester

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Peter Teesink gemeentesecretaris