Raadsinformatiebrief Risicoscan 2020 Cie.pdf

Raadsinformatiebrief

Aan: Datum Portefeuille(s) Portefeuillehouder(s): Behandeld door

Onderwerp

De leden van de gemeenteraad van Amsterdam 9 maart 2021 Algemene zaken Femke Halsema Directie Bestuurs- en Managementadvisering (BMA) directiesecretariaatBMA@amsterdam.nl Meting fraude- en integriteitsrisico's 2020

Geachte leden van de gemeenteraad, Vorig jaar rond deze tijd informeerde het college u over het belang van een integere en weerbare gemeentelijke organisatie (raadsbrief 17 maart 2020). Het vertrouwen van Amsterdammers in de gemeente wordt immers versterkt als zij zien dat integriteit serieus vorm wordt gegeven binnen de gemeente. Ook voor goedwillende medewerkers (veruit de meerderheid) is dit belangrijk, want zij moeten kunnen werken in een werkklimaat dat veilig is en waar fraude wordt aangepakt. De gemeente heeft hier in 2020 wederom werk van gemaakt, ondanks beperkingen die er bij een aantal organisatieonderdelen waren door de grote inzet die gevraagd werd voor COVID-19. Fraude- en integriteitsbeheersing De stad Amsterdam kent een ambitieus beleidsprogramma. Om de doelen te verwezenlijken is een beheerste uitvoering van activiteiten belangrijk, want in de loop van de tijd kunnen zich allerlei risico`s manifesteren. Alle directies zijn zich daarvan bewust en proberen hier zo goed mogelijk op te anticiperen. Binnen de gemeente Amsterdam is hiertoe een integraal risicobeheersingsstelsel ingericht. De beheersing van fraude- en andere integriteitsrisico’s maakt steeds meer regulier onderdeel uit van het integrale risicobeheersingsstelsel van de gemeente Amsterdam.

De organisatie is ingericht op basis van het 'three lines of defense' model, een gangbaar beheersingsmodel voor organisaties. In dit model is het management van de directies en stadsdelen - de eerste lijn - verantwoordelijk voor de adequate beheersing van risico's binnen hun organisatieonderdeel. Bureau Integriteit, Directie Juridische Zaken en Directie Middelen en Control vormen de tweede lijn en zijn verantwoordelijk voor kaderstelling, advies en control. De afdeling Interne Audit en Beleidsonderzoek vormt de derde lijn en toetst het functioneren van het stelsel en komt met verbetervoorstellen. Daarnaast is er de jaarlijkse jaarrekeningcontrole, waarin de ACAM aan u rapporteert over de risicobeheersing op de belangrijkste geldstromen. De gemeentelijke organisatie heeft de afgelopen jaren veel tijd besteed aan het beschrijven van de processen en het vastleggen van procesinformatie (waaronder taken, bevoegdheden, autorisaties, risico`s en beheersmaatregelen). Dat is een belangrijke randvoorwaarde voor risicobeheersing. In 2020 is een project gestart om van alle risicocategorieën risico`s en beheersmaatregelen systematisch in Naris, de risicoapplicatie, vast te leggen. Het doel is om in 2021 een integraal beeld

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 9 maart 2021 Pagina 2 van 3

te hebben van de werking van beheersmaatregelen in de organisatie, waaronder die zich richten op de fraude en integriteitsrisico`s. Scans risico’s fraude en integriteit Alle onderdelen van de gemeente stellen jaarlijks een scan op. In deze scan inventariseren zij de risico’s in het kader van fraude en integriteit voor de eigen werkprocessen. Het gaat hierbij om risico’s die voortkomen uit het bewust (al dan niet) handelen door de eigen medewerkers. Risico’s kunnen op verschillende terreinen spelen: geldelijk gewin is er eentje die voor de hand ligt, maar denk bijvoorbeeld ook aan het verkrijgen van informatie die vertrouwelijk behoort te zijn. De risico’s worden voorzien van beheersingsmaatregelen waardoor de kans kleiner wordt dat deze zich voordoen. Soms door extra procedures of controle-stappen, of het niet langer mogelijk maken door in het ontwerp van systemen al vooraf rekening te houden met risico’s. Ook worden maatregelen getroffen om het bewustzijn te vergroten door bijvoorbeeld tijdens het werkoverleg aandacht te besteden aan fraude en integriteit. De jaarlijkse risicoscans worden beoordeeld door Bureau Integriteit en besproken in het Gemeentelijke Managementteam (GMT). De scans fungeren op die manier als een belangrijke graadmeter en leerinstrument.

Uit de scans over 2020 komt naar voren dat er bij een aantal onderdelen goede stappen zijn gezet om de risico-beheersing voor fraude en integriteit te verbeteren. Tegelijkertijd zien we ook dat door de forse druk die op de ambtelijke organisatie heeft gestaan er andere onderdelen zijn die een gelijk beheersingsniveau hebben gerealiseerd als het jaar ervoor. Het oordeel van Bureau Integriteit treft u aan als bijlage bij deze brief en is kritisch van toon. Er is op onderdelen voortgang gerealiseerd, maar over de hele linie is deze te beperkt. Ik onderschrijf deze analyse en wijs op de bijzondere omstandigheden voor de ambtelijke organisatie. Dit doet niets af aan het belang en de ambitie om dit jaar meer voortgang te boeken. De scans zelf zijn primair bedoeld voor gebruik binnen de organisatie en maken vanwege de vertrouwelijkheid van de informatie geen onderdeel van deze brief. Aan raadsleden wordt de mogelijkheid geboden om de scans vertrouwelijk in te zien. Voortgang maatregelen Het merendeel van de toezeggingen die ik in de vorige raadsbrief over dit onderwerp heb gedaan, heeft opvolging gekregen. Ik licht deze hierbij kort toe. Bureau Integriteit heeft zijn feedback over de risicoscans over 2019 gedeeld met de directies en de opmerkingen zijn zoveel mogelijk verwerkt gedurende 2020.

Verder is verkend op welke wijze meer nadruk kan worden gelegd op houding en gedrag binnen de organisatie, naast de aandacht voor het voorkomen of detecteren van fouten in de procesuitvoering. Een aanpak waarbij leren en ontwikkelen een prominentere plek krijgt wordt momenteel ontwikkeld. In het Gemeentelijk Managementteam is periodiek aandacht gegeven aan fraude en integriteit; maar minder vaak dan voorzien. Tenslotte wordt vanuit Bureau Integriteit een pakket aan maatregelen geformuleerd waarmee fraude en integriteit in brede zin een impuls zal worden gegeven met daarbij aandacht voor de kaderstellende rol die Bureau Integriteit vervult.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 9 maart 2021 Pagina 3 van 3

Aanpak 2021 Zoals aan het begin van deze brief aangegeven, betreft het hier, voor alle duidelijkheid, dus risico’s die voortkomen uit het bewust (al dan niet) handelen door de eigen medewerkers. Alles overziende is er voortgang geboekt in het beheersen van deze risico’s, maar onderkent het College tegelijkertijd onverkort de noodzaak om ook in het komende jaar in te zetten op verdere verbetering. Hierbij houden we rekening met de bestaande druk op de organisatie door COVID-19. Voor 2021 zijn de belangrijkste maatregelen: 1. In de laatste jaren is het inzicht toegenomen in de risico’s die we als gemeente lopen. Waar dat van toepassing is zullen deze scans aangevuld en geactualiseerd worden. Specifiek vragen we directies extra aandacht te besteden aan het voor medewerkers breed toegankelijk en werkbaar maken van de afspraken om fraude-risico’s te beperken. De praktische werking van deze maatregelen bepalen immers of het beleid voor fraude en integriteit effectief is. 2. Het GMT bespreekt elk kwartaal de risico’s die in de organisatie worden onderkend en monitort de voortgang in de organisatie op de beheersing daarvan. Bureau Integriteit treedt daarbij op als adviseur van directies en objectiveert de voortgang voor het GMT.

Daarnaast zorgt het GMT ervoor dat de beheersing van de risico’s voor fraude en integriteit nog steviger verankerd wordt in het risico-management van de gemeente. Het GMT draagt er verder met behulp van Personeel en Organisatie (P&O) zorg voor dat in 2021 een breed instrumentarium tot de beschikking komt dat directies ondersteunt om de aanpak in de teams verder een goede en praktische vertaling te geven. Het college zal volgend jaar wederom aan u rapporteren over de dan bereikte voortgang. lk hoop u met deze brief voor dit moment voldoende te hebben geïnformeerd.

Met vriendelijke groet, Namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Amsterdam,

Femke Halsema burgemeester

Bijlagen 1. Beoordeling clusterscans door Bureau Integriteit

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Peter Teesink gemeentesecretaris