Raadsinformatiebrief reactie verslag Rekeningencommissie

Raadsinformatiebrief

Aan: Datum Portefeuille(s) Portefeuillehouder(s): Behandeld door Onderwerp

De leden van de gemeenteraad van Amsterdam 25 juni 2024 Financiën, Inkoop, ICT en digitale stad, Algemene Zaken Hester van Buren, Alexander Scholtes, Femke Halsema Directie Middelen en Control / Jaarverslag@amsterdam.nl Bestuurlijke reactie college op het verslag van de Rekeningencommissie en de observaties van de Rekenkamer inzake het Jaarverslag 2023 en de Voorjaarsnota 2024

Geachte leden van de gemeenteraad, In deze brief reageert het college op het verslag van de Rekeningencommissie over het Jaarverslag 2023 van de gemeente Amsterdam (zie bijlage 1). Ook gaat het college in op de observaties van de Rekenkamer bij zowel het Jaarverslag 2023 als de Voorjaarsnota 2024 (bijlage 2). De Rekeningencommissie doet in haar verslag over het Jaarverslag 2023 – geclusterd naar acht onderwerpen – aanbevelingen om het financiële beheer te verbeteren. Daarnaast geeft de Rekenkamer in haar verslag over een negental onderwerpen aandachtspunten mee aan de raad, die de Rekenkamer belangrijk vindt voor de informatievoorziening van het college. Op zowel de aanbevelingen als de aandachtspunten ontvangt u hierbij een reactie, met als doel toekomstige verwachtingen realistisch te schetsen. Dit alles vanuit een gedeelde ambitie om de financiën op orde te krijgen. De aanbevelingen van de Rekeningencommissie en de aandachtspunten van de Rekenkamer zijn integraal in deze brief opgenomen. De controleverklaring van ACAM bevat een oordeel met een beperking vanwege de gebreken in de totstandkoming van de rechtmatigheidsverantwoording over 2023. Zoals ook in de raadsinformatiebrief van 15 april 2024 gemeld, gaat het niet goed met het terugdringen van het aantal onrechtmatige aanbestedingen. Ook het proces van rechtmatigheidsverantwoording verliep moeizaam.

Het college begrijpt het oordeel van de ACAM dan ook. Daarom heeft het college besloten om -net als in de tijd van de bestuursopdracht- terug te gaan naar een strakke monitoring en sturing op de zaken die randvoorwaardelijk zijn voor het voorkomen van onrechtmatigheid en voor een goede verantwoording.

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 25 juni 2024 Pagina 2 van 16

Aanbevelingen Rekeningencommissie ter verbetering van het financiële beheer Inleiding Vrijwel alle bevindingen van de commissie hebben een directe relatie met cultuur en gedrag Portefeuillehouder: Wethouder van Buren De Rekeningencommissie beveelt aan om: 1. Steviger in te zetten op een cultuur- en gedragsverandering ten aanzien van eigenaarschap binnen de gehele organisatie gericht op de verbinding tussen administratieve plichten en inhoudelijke aspecten. Bij de gewenste cultuur- en gedragsverandering is het belangrijk dat breed gekeken wordt naar leiderschap van college, managementteam, directie tot teamleiders gericht op eigenaarschap. Stel daartoe een plan van aanpak op met concrete en navolgbare acties en gewenste resultaten. Reactie college: Het college deelt de mening van de Rekeningencommissie dat de oorzaken van de problemen niet alleen in de systemen, maar ook in gedrag en cultuur liggen, en dat hier meer focus op moet komen te liggen. Dit is echter een complex onderwerp, aangezien de aandacht vaak makkelijker naar de maatschappelijke kant van ons handelen gaat. Gedrag en cultuur zijn een belangrijke oorzaak van de ontstane onrechtmatigheid. We streven ernaar het bewustzijn te verhogen en verantwoordelijk eigenaarschap te bevorderen als kernpunten. Dit willen we bereiken door gerichte interventies op management- en directieniveau.

Het vraagt ook om aandacht en sturing vanuit de ambtelijke top voor dit onderwerp. Hierover vindt ook het gesprek plaats met het Gemeentelijk Managementteam (GMT). Het is belangrijk om een werksfeer te creëren waarin medewerkers niet bang zijn om problemen en fouten aan te kaarten. We zien dat medewerkers problemen bij zich houden en het zelf proberen op te lossen. Door casusgerichte intervisies op teamniveau willen we ervoor zorgen dat medewerkers het niet als negatief ervaren om problemen bij de juiste personen aan te kaarten. Dit betreft echter een langdurig traject waarbij geduld geboden is. We dienen voortdurend te streven naar blijvende verandering in gedrag en leiderschap op alle niveaus binnen de organisatie, wat tevens het management developmenttraject raakt.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 25 juni 2024 Pagina 3 van 16

1. Rechtmatigheidsverantwoording Gemeente is niet in staat om een rechtmatigheidsverantwoording op te stellen Portefeuillehouder: Wethouder van Buren De Rekeningencommissie beveelt aan om: 1. De informatiehuishouding zo in te richten dat het management in control komt ten aanzien van informatie over alle relevante voorwaarden. En deze informatie tijdig beschikbaar komt. 2. Gedurende het jaar de voortgang van het periodieke onderzoek naar de rechtmatigheid van de inkopen (de spendanalyse) te volgen om zo tijdig bij te kunnen sturen. Reactie college: Het college neemt de aanbevelingen van de Rekeningencommissie over. Toelichting per aanbeveling: 1 We hebben in het Jaarverslag 2023 gemeld dat we het proces van de totstandkoming van de rechtmatigheidsverantwoording evalueren om daarvan te leren. Onderdeel hiervan is de juistheid, volledigheid en tijdigheid van informatie over alle relevante voorwaarden. 2 We voeren een 4-, 8-, en 12-maands spendanalyse uit. Daarnaast lopen er pilots in de ambtelijke organisatie, waarbij we met Business Intelligence-tools een actueel inzicht verschaffen in de uitgavenstatus. De raad ontvangt in september 2024 de actuele stand van zaken over de rechtmatigheid van inkoopuitgaven.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 25 juni 2024 Pagina 4 van 16

2. Inkopen Inkopen en aanbesteden moet structureel op orde Portefeuillehouder: Hester van Buren De Rekeningencommissie beveelt aan om: 1. Het AFIS-pakket volledig te implementeren ter verbetering van het inkoop- en aanbestedingsproces. 2. Ook voor het verslagjaar 2024 inzicht te hebben in alle contracten. 3. Andere maatregelen te beschouwen die mogelijk een langjarig positief effect kunnen hebben op de beheersing van het inkoop- en aanbestedingsproces. Wij stellen ons voor dat hier een directe relatie ligt met de cultuur- en gedragsaspecten zoals opgenomen in de aanbeveling gedaan bij hoofdstuk III.

Reactie college: Het college onderschrijft het belang van een structureel goed georganiseerd inkoop- en aanbestedingsproces. Toelichting per aanbeveling: 1.

We gaan er conform de huidige planning vanuit dat AFIS per 1 januari 2025 operationeel zal zijn. Met de contractmanagement- en bestelfunctionaliteiten kan dan nauwkeuriger worden gestuurd op de contracteinddatums en op uitnutting van de contractwaarde, dankzij de geautomatiseerde koppeling tussen contract en uitnutting. Ook komt er een workflow voor inkopen buiten contracten, zodat hier vooraf op gestuurd kan worden.

2.

Voor de migratie van de contracten naar AFIS loopt een traject om de huidige registratie zo volledig mogelijk te maken.

3.

We zien mogelijkheden om doelgericht interventies in te zetten om positief of gewenst gedrag met betrekking tot rechtmatige inkoop en aanverwante processen te bevorderen. Voorbeelden hiervan zijn: - Het college voelt zich sterk betrokken bij dit onderwerp en zal het gesprek aangaan met het GMT over de sturing en monitoring van inkoop. - Het college streeft ernaar om op directie- en GMT-niveau duidelijk zicht te krijgen op mogelijke knelpunten en deze te integreren in de gespreksvoering tussen directie, management en de onderliggende lagen. Deze benadering is oplossingsgericht en kenmerkt zich door een open en lerende houding. Een concreet voorbeeld hiervan zijn de afwijkingsbesluiten. We erkennen dat het voor directies mogelijk een drempel kan zijn om afwijkingen voor te leggen aan het college.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

-

-

-

Datum 25 juni 2024 Pagina 5 van 16

Daarnaast willen we goede voorbeelden meer belichten en breed binnen de gemeente bekend maken, met als uitgangspunt dat een goed voorbeeld navolging stimuleert en dat fouten maken geaccepteerd wordt. Verder komen er structurele intervisiemomenten, met name voor inkopers en contractmanagers. Hierbij ligt de focus op het voeren van effectieve zakelijke gesprekken en het behouden van de balans tussen dienstverlening en het uitoefenen van hun toezichthoudende rol binnen de kaders van wet- en regelgeving. Tot slot wordt het breder uitrollen van de training ‘inkopen voor niet-inkopers' overwogen, met als doel om meer bewustzijn te creëren over inkoopprocessen en verantwoordelijkheden binnen de organisatie.

3. SiSa Informatiehuishouding nog steeds niet op orde Portefeuillehouder: Hester van Buren De Rekeningencommissie beveelt aan om: 1. Inzichtelijk te maken welke (financiële) risico’s de gemeente loopt. 2. Inzichtelijk te maken wie voor welke uitkering administratief en uitvoerend verantwoordelijk zijn zowel binnen als buiten de gemeentelijke organisatie. 3. Verbeteringen doorvoeren in de administratieve hygiëne op basis van de voorwaarden van de uitkering.

Reactie college: Het college neemt de aanbevelingen van de Rekeningencommissie over de SiSa-verantwoording over. Toelichting per aanbeveling: 1.

Om de toekenning en bestedingen van specifieke uitkeringen van het Rijk nauwgezet te kunnen volgen, zal er een periodieke monitoring plaatsvinden. Deze monitor richt zich op het inzichtelijk maken van toegekende uitkeringen, de voorwaarden voor bestedingen en de daadwerkelijke realisatie van deze bestedingen. Daarnaast zal risicogericht en steekproefsgewijs worden getoetst of de bestedingen voldoen aan de gestelde voorwaarden.

2.

Periodiek stellen we een overzicht op van contactpersonen, dat voortdurend geactualiseerd wordt. Dit overzicht is gebaseerd op het verantwoordingsoverzicht SiSa, gepubliceerd door het Rijk in november. We verduidelijken de rollen binnen dit proces tijdens informatiesessies, bedoeld voor zowel financiële als inhoudelijke medewerkers die

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 25 juni 2024 Pagina 6 van 16

betrokken zijn bij SiSa. Tijdens deze sessies worden de taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot de SiSa-verantwoording expliciet toegelicht. 3.

We zullen analyseren hoe de administratieve hygiëne in de informatiehuishouding verbeterd kan worden, zodat de lijnorganisatie in de uitvoering kan voldoen aan de door het Rijk gestelde normen en eisen. We denken hierbij vooral aan afstemming tussen de lijnfunctionaris en de financieel adviseur, om bestaande en nieuwe SiSa-regelingen te toetsen op het kunnen voldoen aan de voorwaarden van de regelingen dan wel de uitkeringen en eventuele risico’s. Dit betekent ook afspraken maken met eventuele externe partijen over het tijdig aanleveren en organiseren van adequate informatievoorziening (zowel de interne als externe informatiehuishouding). Hiermee verwachten wij herstelwerkzaamheden en extra tijdsinspanning achteraf zo veel mogelijk te voorkomen.

4. Compliancy en beheersing in het I-domein Duidelijke stappen gezet voor het compliant zijn aan wet- en regelgeving Portefeuillehouder: Alexander Scholtes De Rekeningencommissie beveelt aan om: 1. De overweging van het bewust niet voldoen aan onderdelen van de geldende wet- en regelgeving systematisch vast te leggen, zodat deze inzichtelijk en uitlegbaar zijn. 2. Over te gaan tot daadwerkelijke implementatie van ontbrekende beheersmaatregelen en de periodieke toetsing op opzet, bestaan en werking van relevante beheersmaatregelen te borgen (BIO). 3. In kaart te brengen welke toekomstige wet- en regelgeving wordt doorgevoerd en processen in te richten om de toekomstige wet- en regelgeving te implementeren. Reactie college: Het college neemt de aanbevelingen van de Rekeningencommissie over. Deze zijn in lijn met eerdere aanbevelingen en benadrukken de blijvende aandacht voor naleving van wet- en regelgeving. We verwachten dat de risico’s voor informatiebeveiliging eind 2024 volledig in kaart zijn gebracht, en die voor privacy medio 2025. Op deze wijze maken we inzichtelijk aan welke onderdelen van de wet- en regelgeving nog niet is voldaan en kunnen passende maatregelen worden getroffen.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 25 juni 2024 Pagina 7 van 16

Nog onvoldoende voortgang in het inzicht in de risico’s met betrekking tot (beheer) SaaStoepassingen Portefeuillehouder: Alexander Scholtes De Rekeningencommissie beveelt aan om: 1. Alle uitbestede diensten in beeld te krijgen en na te gaan of afspraken rondom assurance rapporten zijn gemaakt. 2. De inhoud van de verkregen assurance rapportages jaarlijks te beoordelen en de risico’s voor continuïteit, informatiebeveiliging en privacy te identificeren en benodigde acties te formuleren en uit te voeren. 3. Organisatorisch te zorgen voor centraal inzicht op de risico’s rondom continuïteit, informatiebeveiliging en privacy ten aanzien van uitbestede diensten, waaronder SaaS-oplossingen. 4. Het college een concreet plan te laten opstellen waarin het tijdspad opvolging aanbevelingen en tussentijdse rapportage over de voortgang worden vastgelegd. Reactie college: Het college neemt de aanbevelingen van de Rekeningencommissie over. De aanbevelingen 1 tot en met 3 zullen in 2024 worden gerealiseerd. Voor de uitbestede diensten, waar vanwege lopende contracten nog geen afspraken over assurance-rapportages konden worden gemaakt, komt in het plan onder aanbeveling 4 een tijdspad voor de realisatie. Voor de circa 87 kritische applicaties zullen de assurance-rapportages eind derde kwartaal 2024 volledig op orde zijn, inclusief afspraken, levering en toezicht. 5.

Business Continuity Management Business continuity management moet meer aandacht krijgen Portefeuillehouder: Alexander Scholtes De Rekeningencommissie beveelt aan om: 1. Beleid ten aanzien van BCM in 2024 verder te concretiseren. 2. De verantwoordelijkheid voor BCM breder te beleggen in het managementteam vanuit de coördinatie bedrijfsvoering. 3. De impact van potentiële risico’s te bepalen (business impact analyses) en vanuit de vastgestelde kernprocessen BCM in te richten voor de organisatie.

Reactie college: Het college neemt de aanbevelingen 1 en 3 van de Rekeningencommissie over. Aanbeveling 2 nemen we niet over. We hebben ervoor gekozen de stelselcoördinatie van BCM te beleggen bij de

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 25 juni 2024 Pagina 8 van 16

stedelijk directeur Digitalisering, Innovatie en Informatie, in samenwerking met de Concerncontroller. Daarnaast wordt BCM regelmatig besproken in het GMT, waardoor de verantwoordelijkheid breed is belegd. 6. Fraude Gedeeltelijke opvolging van de aanbevelingen rondom fraude Burgemeester Femke Halsema De Rekeningencommissie beveelt aan om: 1. Zorg te dragen voor de implementatie van de genoemde beheersingsmaatregelen 2. Audits uit te voeren die gericht zijn op de implementatie en werking van de fraudebeheersingsmaatregelen zoals opgenomen in Fully in Control. 3. In kaart te brengen welke detectieve maatregelen er al zijn en onderzoek welke aanvullend mogelijk zijn. Reactie college: Toelichting per aanbeveling: 1. We zien toe op de implementatie van de beheersmaatregelen. In het derde kwartaal wordt een nieuwe meting uitgevoerd en indien nodig nemen we aanvullende maatregelen. 2. Ter aanvulling op de reguliere audits, waarbij onder andere wordt gekeken naar ongebruikelijke transacties en signalen van doorbreking van interne beheersingsmaatregelen, ontwikkelen we een plan van aanpak. In dit plan werken we uit hoe de werking van de fraudebeheersmaatregelen periodiek steekproefsgewijs in de praktijk kan worden getoetst. 3. Op basis van punt 2 zal periodiek worden bepaald of aanvullende beheersmaatregelen nodig zijn, en welke maatregelen dat zijn.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 25 juni 2024 Pagina 9 van 16

7. Kwaliteit van de P&C producten Leesbaarheid en de P&C producten moeten beter navolgbaar worden Portefeuillehouder: Hester van Buren De Rekeningencommissie beveelt aan om: 1. De mogelijkheden te onderzoeken om tot een beter ramingsproces binnen de P&C cyclus te komen. 2. De afwijkingen tussen de initieel vastgestelde begroting, de voorjaarsnota, de wijzigen zoals opgenomen in de begroting van het volgende boekjaar, de najaarsnota en de realisatie in het jaarverslag navolgbaar toe te lichten. 3. De reserves inhoudelijk beter toe te lichten en daarbij ook per reserve een relatie te leggen tussen begroting en realisatie. Reactie college: Voor het college zijn leesbaarheid en navolgbaarheid essentiële uitgangspunten voor het jaarverslag en andere P&C-producten. Het verbeteren hiervan is een voortdurend proces, waarvan de resultaten door de raad kunnen worden beoordeeld bij elk volgend P&C-product. Toelichting per aanbeveling: 1. We erkennen dat de ramingen op onderdelen (substantieel) afwijken van de realisatie. We vinden dat onze ramingskracht op onderdelen beter kan en nemen het advies ter harte om tot een beter ramingsproces binnen de P&C-cyclus te komen. We willen daarbij graag gebruik maken van het onderzoek dat de Rekenkamer momenteel uitvoert naar de voorspellende waarde van de begroting. De publicatie van dit onderzoek vindt waarschijnlijk kort na het zomerreces plaats.

We zullen in de bestuurlijke reactie op dit onderzoek ingaan op onze plannen om de ramingskracht te verbeteren. 2. We erkennen het belang van de leesbaarheid en navolgbaarheid van het jaarverslag. In de bestuurlijke- en financiële hoofdlijnen van het jaarverslag lichten we daarom op hoofdlijnen de afwijkingen toe tussen de initieel vastgestelde begroting, de voorjaarsnota, de wijzigingen zoals opgenomen in de begroting van het volgende boekjaar en de uiteindelijke realisatie. Bovendien bevat het jaarverslag een brugstaat met de mutaties vanaf de initiële begroting tot aan de jaarrekening, inclusief alle tussenliggende mutaties. Deze brugstaat biedt een weergave van de financiële ontwikkelingen gedurende het boekjaar, zodat de raad en andere belanghebbenden de stappen in de financiële planning en verantwoording kunnen volgen. Het vraagstuk van toelichtingen brengt ook een dilemma met zich mee. Het toevoegen van (uitgebreidere) toelichtingen kan resulteren in een omvangrijker boekwerk, wat de toegankelijkheid en leesbaarheid niet ten goede komt. Desondanks begrijpen we dat het jaarverslag op zichzelf begrijpelijk moet zijn, zonder de noodzaak om de andere P&Cboekwerken te raadplegen.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 25 juni 2024 Pagina 10 van 16

Op dit moment werken wij aan de digitalisering van de Begroting 2025, waarbij we dit aspect meenemen om de navolgbaarheid en toegankelijkheid te verbeteren. Deze verbeteringen zullen ook terug te zien zijn in het Jaarverslag 2025. Voor het Jaarverslag 2024 onderzoeken wij een tijdelijke oplossing om de navolgbaarheid van de begrotingsmutaties, zoals opgenomen in de initiële begroting, de voorjaarsnota, de begroting van het volgende boekjaar, de najaarsnota en de realisatie, te verbeteren. Of dit enkel een cijfermatige of ook een tekstuele aanvulling betreft, zal in samenhang worden bezien met het gehele boekwerk. Het is namelijk van essentieel belang dat het jaarverslag toegankelijk en leesbaar blijft voor de Amsterdammer. 3. We onderschrijven het belang voor de raad van een goed inzicht in de reserves en voorzieningen. Wij zullen in overleg met ACAM onderzoeken hoe we de informatieve waarde van toelichtingen op de (mutaties en verantwoording van) reserves en voorzieningen kunnen verhogen. Hierbij zullen we ook kijken naar een betere verbinding tussen de toelichtingen op de balans, de programmaverantwoording en de paspoorten van de reserves en voorzieningen.

Als eerste stap zullen wij een onderzoek starten om vanaf de Begroting 2025 de mogelijkheid te bieden in het digitale document te schakelen tussen reservemutaties zoals opgenomen in de programmaonderdelen, de verloopstaat en de kerngegevens van de reserves in de paspoorten. Aandachtspunten van de Rekenkamer 1. Begrotingsonrechtmatigheid Portefeuillehouder: Wethouder van Buren Aandachtspunt van de Rekenkamer is: Wij adviseren de raad om aan het college te vragen om een uitsplitsing van de als ‘acceptabel’ geachte begrotingsonrechtmatigheid van € 230 miljoen naar de drie acceptabele situaties zoals vastgelegd in de Gewijzigde financiële verordening Amsterdam 2023. Reactie college: De term "acceptabele begrotingsonrechtmatigheid" is geïntroduceerd in het kader van de nieuwe rechtmatigheidsverantwoording. Overschrijdingen worden als acceptabel beschouwd als deze passen binnen het beleid dat met de raad is overeengekomen. 'Acceptabel' betekent niet dat we de overschrijding daarmee goedpraten, maar enkel dat we qua toelichting volstaan met de uitleg bij het betreffende programma. We gaan niet extra in op de overschrijdingen in de paragraaf over rechtmatigheid. Begrotingsafwijkingen zullen altijd voorkomen, bijvoorbeeld omdat we te maken hebben met open-einde regelingen of omdat het Rijk op een laat moment middelen toekent die we niet meer in de begrotingscijfers konden verwerken.

Dergelijke overschrijdingen betekenen niet dat we

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 25 juni 2024 Pagina 11 van 16

afwijken van het beleid dat met de raad is afgesproken. De toelichtingen bij de programma’s bevestigen dit. In de financiële verordening benoemen we drie situaties waarin overschrijdingen acceptabel zijn omdat deze passend zijn binnen het afgesproken beleid: 1. Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren. 2. Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling. 3. De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage. We hebben deze situaties overgenomen uit het VNG-model, maar het is geen uitputtende opsomming. Zoals toegezegd tijdens de commissie FKD op 20 juni 2024 aan het lid Burgers (VVD), wordt de begrotingsonrechtmatigheid uitgesplitst naar de drie acceptabele situaties. Een grove uitsplitsing van de begrotingsonrechtmatigheid van € 230 miljoen laat zien dat voor zeker € 75 miljoen sprake is van situatie 1, waarin direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren. Dit betreft onder andere de energietoeslag. De voorziening die voor AEB is getroffen veroorzaakte een overschrijding van € 99 miljoen. Deze situatie is weliswaar niet beschreven in de opsomming in de financiële verordening maar is gezien het onvermijdelijke karakter van deze voorziening ook acceptabel te achten.

De overige overschrijdingen van € 56 miljoen zijn niet verder uitgesplitst, hiervoor verwijzen we naar de toelichtingen bij de programma’s. 2. Planning- en controlcyclus Portefeuillehouder: Wethouder van Buren Aandachtspunt van de Rekenkamer is: Wij raden de gemeenteraad aan op te letten dat de wijze waarop de planning- en controlcyclus in Amsterdam is vormgegeven, daadwerkelijk bijdraagt aan een versterking van het budgetrecht van de raad en als dat niet zo is het gesprek met het college aan te gaan over wenselijke aanpassingen. Reactie college: Het college is van mening dat de planning- en controlcyclus het budgetrecht van de raad adequaat ondersteunt en een passend aantal begrotingsbijstellingen kent. Bij de bespreking van de begroting heeft de raad de gelegenheid uitgebreid te spreken over de keuzes die het college voorlegt. Naast deze oorspronkelijke begroting zijn er drie momenten gedurende het jaar om de begroting bij te stellen: bij de voorjaarsnota, de begroting van het volgende boekjaar en de najaarsnota. Volgens het college zijn deze drie bijstellingsmomenten noodzakelijk om de raad in staat te stellen haar budgetrecht goed uit te oefenen. Bovendien zijn deze bijstellingsmomenten van 'lichtere' aard, waarbij de nadruk ligt op de uitvoering van de begroting en de noodzakelijke wijzigingen daarin.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 25 juni 2024 Pagina 12 van 16

3. Normhoogte Algemene reserve Portefeuillehouder: Wethouder van Buren Aandachtspunt van de Rekenkamer is: Wij adviseren de raad om aan het college te vragen om een beschouwing op het realistische gehalte van de berekende normhoogte van de Algemene reserve in relatie tot de resterende risico’s per eind 2023. Reactie college: Wij zijn voldoende zeker dat we met de normhoogte van € 321 miljoen de financiële gevolgen van resterende risico’s voor de komende twee jaar kunnen opvangen. De overschrijdingskans, dat wil zeggen de kans dat er toch nog meer nodig is dan € 321 miljoen, bedraagt 2%. De normhoogte is realistisch omdat die overschrijdingskans klein is. Resterende risico’s omvatten bijvoorbeeld risico’s op deelnemingen, beroep op garantstellingen (WSW), open-einde regelingen bij Inkomen en Zorg, of een calamiteit. Deze risico’s worden gebruikt in de berekening van de benodigde weerstandscapaciteit. De resterende risico’s in de berekening worden twee keer per jaar gevalideerd en maken standaard deel uit van elke jaarrekeningcontrole door ACAM. Daarom hebben wij vertrouwen in de uitkomst. 4.

Conservatief ramen van baten in najaarsnota Portefeuillehouder: Wethouder van Buren Aandachtspunt van de Rekenkamer is: Wij adviseren de gemeenteraad aan het college te vragen om de beschouwing van de wenselijkheid van het conservatief ramen van baten in de najaarsnota mee te nemen in de aangekondigde verbeterslag bij de kwaliteit van het ramen. Reactie college: Het college wil in de najaarsnota een zo goed mogelijke verwachting geven van het rekeningresultaat. Zoals de Rekenkamer aangeeft, wordt een aantal baten waarbij ook bij najaarsnota nog onzekerheid heerst over de te realiseren hoogte conservatief geraamd. Zodoende bestaat niet het risico dat we ons ‘rijk rekenen’ maar betekent dit wel dat de uiteindelijke realisatie hoger kan uitvallen. Overigens is het uiteindelijke resultaat – na verrekening met reserves – in het Jaarverslag 2023 € 3,9 miljoen positiever dan bij najaarsnota verwacht. Onderliggend zijn er echter substantiële afwijkingen die elkaar goeddeels compenseren. In de aangekondigde verbeterslag van de kwaliteit van het ramen willen we dan ook in den brede kijken naar hoe de ramingen verbeterd kunnen worden.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 25 juni 2024 Pagina 13 van 16

5. Realisatie externe inhuur 2023 en raming voor begrotingsjaar 2024 Portefeuillehouder: Wethouder van Buren Aandachtspunt van de Rekenkamer is: Wij adviseren de raad om het college te vragen in hoeverre de gerealiseerde kosten voor externe inhuur in het Jaarverslag 2023 aanleiding zijn om de ramingen voor het lopende begrotingsjaar 2024 aan te passen. Reactie college: Wij zijn ons bewust van het verschil tussen de gerealiseerde en begrote kosten voor externe inzet. Recentelijk is een taskforce opgericht om maatregelen te ontwikkelen om deze discrepantie te verminderen. Het is echter belangrijk te vermelden dat er altijd financiële dekking beschikbaar is indien er extern personeel wordt ingezet. De discrepantie tussen realisatie en begroting betekent niet dat we geld uitgeven dat we niet hebben. Voor een deel is het verschil tussen realisatie en begroting ook onvermijdelijk. Een van de redenen voor dit verschil is dat bij het beschikbaar komen van nieuw budget nog niet altijd duidelijk is welk deel ingezet wordt voor externe inhuur. Dit kan dus niet van tevoren begroot worden.

Bijvoorbeeld, als er in de begroting een budget voor het programma Onderwijs is vastgesteld en gedurende het jaar ontstaat er een maatschappelijke opgave binnen die portefeuille waardoor er extern moet worden ingehuurd, dan worden er middelen uitgegeven die van tevoren niet als externe inzet zijn geoormerkt. Een andere reden voor het verschil is de tijdelijke externe inzet op niet-vervulde vacatureruimte. Deze externe inzet wordt dan gedekt uit het niet-benutte salarisbudget en niet uit het budget voor externe inzet. Hierdoor ontstaat er realisatie op externe inzet die niet van tevoren begroot was, wat tot discrepantie leidt. Dit vraagt mogelijk om een administratieve aanpassing achteraf, niet om een aanpassing van de begroting. Ons doel is om realisatie en begroting beter in lijn te brengen voor de begroting en het jaarverslag van 2026. Bij het Jaarverslag 2024 zullen wij u nader informeren over de voortgang. Bij de Najaarsnota 2024 zetten we een eerste stap om incidenteel voor 2024 de ramingen voor externe inhuur aan te laten sluiten bij de verwachte eindrealisatie. 6. Gerealiseerde legesopbrengsten Portefeuillehouder: Wethouder van Buren Aandachtspunt van de Rekenkamer is: Wij adviseren de raad om aan het college te vragen naar informatie over de gerealiseerde kosten en kostendekkendheid van leges

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 25 juni 2024 Pagina 14 van 16

Reactie college: In iedere periode speelt er onzekerheid qua aantallen, zoals wat de bouwmarkt doet, wat de gemeenteraad voor nieuw beleid wil, en welke landelijke wetswijzigingen er zijn. Hierdoor zullen gerealiseerde inkomsten en uitgaven verschillen van de geraamde inkomsten en uitgaven. In de afgelopen tijd hadden we onder andere te maken met de invoering van de Omgevingswet en de Wet Kwaliteitsborging, langere levensduur van paspoorten en ID-bewijzen, en de invoering van de Milieuzone en zwaar verkeer. Daarnaast werden we geconfronteerd met een ongekende onzekerheid als gevolg van de coronapandemie en de stikstofcrisis. Ons beleid is erop gericht om, zoals de BBV ook voorschrijft, niet meer dan kostendekkend te zijn. Zo hanteren we een maximale bandbreedte van 85-95% kostendekkendheid voor het totaal van de leges, om het risico op een meer dan kostendekkende realisatie te ondervangen. Ieder jaar wordt de onderbouwing van de raming van de inkomsten en uitgaven van de leges opnieuw gemaakt voorafgaand aan de begroting. Bij dit omvangrijke proces nemen we zoveel mogelijk ontwikkelingen mee, evenals de realisatie van de baten. 7.

Schuldontwikkeling Portefeuillehouder: Wethouder van Buren Aandachtspunt van de Rekenkamer is: Wij raden de gemeenteraad aan om het college te vragen om een toelichting op de daling van de gemeentelijke schuld in relatie tot de verwachtingen van aanzienlijke groei en de daarop gebaseerde afgegrensde maximale investeringsruimte. Reactie college: De schuld is inderdaad minder gestegen dan eerder verwacht. Omdat wij aanzienlijke investeringen doen waarvoor geleend moet worden, blijft onze verwachting dat de schuld op lange termijn zal toenemen. Echter, het is mogelijk dat de schuld door andere factoren anders uitvalt dan verwacht. Dit kan bijvoorbeeld komen door een onverwacht positief jaarrekeningresultaat, extra ontvangen voorschotten of uitgestelde betalingen van facturen. Dergelijke situaties hebben zich het afgelopen jaar ook voorgedaan. Bij de Begroting 2025 zullen we hier dieper op ingaan, wanneer u het volledige meerjarenbeeld ontvangt, inclusief een uitgebreide toelichting op de verwachte schuldontwikkeling.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 25 juni 2024 Pagina 15 van 16

8. Mutaties bestemmingsreserves Portefeuillehouder: Wethouder van Buren Aandachtspunt van de Rekenkamer is: Wij adviseren de gemeenteraad om op te letten of de informatie over de bestemmingsreserves toereikend genoeg is om te kunnen beoordelen dat mutaties in overeenstemming zijn met de vastgestelde doelen van de bestemmingsreserves en als dat niet zo is het gesprek aan te gaan met het college over wenselijke aanpassingen. Reactie college: Het doel van een reserve is vastgesteld bij de instelling ervan. In de verloopstaten bij de verschillende P&C-producten (jaarrekening, voorjaarsnota, begroting en najaarsnota) is het doel per reserve opgenomen. De paspoorten per reserve, die binnenkort online te raadplegen zijn via internet, bieden uitgebreidere achtergrondinformatie. Met de digitalisering van de P&C-producten wordt het eenvoudiger om deze achtergrondinformatie vanuit de genoemde producten te ontsluiten. In aanloop naar de Begroting 2025 zullen wij de raad via een technische sessie informeren over de huidige behandeling van reserves binnen de gemeente Amsterdam. In het accountantsverslag heeft ACAM aanbevelingen gedaan met betrekking tot specifieke reserves. ACAM is van mening dat bepaalde reserves, waaronder Dienstverlening, Afvalstoffenheffing en XaaS, kunnen worden opgeheven. Het college zal deze aanbevelingen opvolgen bij de Begroting 2025.

Verder zullen we dit jaar proberen een aantal egalisatiereserves, waar jaarlijks zowel middelen worden toegevoegd als onttrokken, zoveel mogelijk te salderen. Het saldo van deze toevoegingen en onttrekkingen zal worden opgenomen in zowel de begroting als de jaarrekening. De genoemde acties vloeien voort uit het herziene beleid omtrent reserves en voorzieningen, dat wij naar verwachting in 2024 aan de raad zullen voorleggen.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 25 juni 2024 Pagina 16 van 16

9. Eindejaarsmarge en kasschuiven Portefeuillehouder: Wethouder van Buren Aandachtspunt van de Rekenkamer is: Wij adviseren de raad om op te letten of de informatie over de eindejaarsmarge en de kasschuiven toereikend is om de voorgestelde begrotingswijzigingen te kunnen beoordelen. Reactie college: Het college hecht er waarde aan dat de informatie over de eindejaarsmarge en kasschuiven adequaat is om de begrotingswijzigingen goed te kunnen beoordelen. Met de voorjaarsnota bieden wij inzicht in zowel de mee- als tegenvallers gedurende het lopende begrotingsjaar. Ook doen wij een aantal voorstellen voor het aanpassen van de begroting voor 2024, gericht op het tegemoetkomen aan de uitdagingen waar de stad voor staat. In de voorjaarsnota maken we een duidelijk onderscheid tussen beleidsrijke en beleidsarme wijzigingen. Kasschuiven vallen in de categorie beleidsarme wijzigingen. Hoewel de beleidsarme wijzigingen worden toegelicht, ligt in de voorjaarsnota de nadruk vooral op de beleidsrijke aanpassingen. Hieronder vallen beleidsmatige keuzes, voorstellen voortkomend uit beleidsaanpassingen en de financiële consequenties die het bestuur dwingen tot het maken van keuzes. Dit omvat ook de beleidsrijke mutaties die voortvloeien uit de eindejaarsmarge. We zijn van mening dat deze focus de raad adequaat ondersteunt in haar budgetrecht.

Door deze benadering kan de raad tijdens de bespreking van de voorjaarsnota uitgebreid discussiëren over de keuzes die het college voorlegt.

Met vriendelijke groet, Namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Amsterdam,

Femke Halsema Burgemeester

Alexander Scholtes Wethouder ICT en digitale stad

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Hester van Buren Wethouder Financiën en Coördinatie Inkoop