Raadsinformatiebrief reactie verslag Rekeningencommissie 2024

Raadsinformatiebrief

Aan: Datum Portefeuille(s) Portefeuillehouder(s): Behandeld door Onderwerp

De leden van de gemeenteraad van Amsterdam 1 juli 2025 Financiën, Inkoop, Algemene Zaken Hester van Buren, Femke Halsema Directie Middelen en Control / Jaarverslag@amsterdam.nl Bestuurlijke reactie college op het verslag van de Rekeningencommissie over het Jaarverslag 2024

Geachte leden van de gemeenteraad, Het college reageert in deze brief op het verslag van de Rekeningencommissie over het Jaarverslag 2024 van de gemeente Amsterdam (zie bijlage 1). Het college waardeert de heldere en doelgerichte wijze waarop de Rekeningencommissie haar onderzoek heeft verricht. De aanbevelingen zijn scherp geformuleerd, duidelijk gestructureerd en beperkt in aantal. Dit maakt het goed inzichtelijk waar de focus in de opvolging moet liggen. De commissie geeft in haar verslag – geclusterd naar de volgende vier inhoudelijke thema’s – aanbevelingen ter verbetering van het financiële beheer: - Opvolging aanbevelingen - Cultuur en gedrag - Implementatie en impact van AFIS - Fraude, integriteit en corruptie Het college onderschrijft de ambitie om het financieel beheer verder te versterken. In deze reactie wordt per thema aangegeven welke maatregelen reeds zijn getroffen of in voorbereiding zijn, zodat de raad een volledig beeld krijgt van het handelingsperspectief van het college. In deze brief gaat het college achtereenvolgens in op: 1. Het advies over de vaststelling van het Jaarverslag 2024. 2. De aanbevelingen ter verbetering van het financiële beheer, zoals geformuleerd rond de vier inhoudelijke thema’s – inclusief de oproep uit het slotwoord om toegezegde plannen van aanpak expliciet te benoemen in voortgangsrapportages.

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 1 juli 2025 Pagina 2 van 6

I. Advies ter vaststelling van het Jaarverslag 2024 Controleverklaring gemeenteaccountant Portefeuillehouder: Wethouder van Buren Advies van de Rekeningencommissie De Rekeningencommissie adviseert de gemeenteraad het Jaarverslag 2024 vast te stellen. Reactie college Het college neemt met waardering kennis van het positieve advies van de Rekeningencommissie over de vaststelling van het Jaarverslag 2024. De gemeentelijke accountant ACAM heeft het jaarverslag voorzien van een goedkeurende controleverklaring. Dit vormt een belangrijke verbetering ten opzichte van het jaar 2023, waarvoor nog een oordeel met beperking werd afgegeven vanwege tekortkomingen in het proces van totstandkoming van de rechtmatigheidsverantwoording. De verbetering van dit proces in 2024 heeft bijgedragen aan het nu afgegeven goedkeurende oordeel. De commissie merkt terecht op dat een goedkeurende verklaring betekent dat de geconstateerde onrechtmatigheden op correcte wijze zijn verantwoord in het jaarverslag, maar geen uitspraak doet over de mate van rechtmatig handelen zelf. Uit de rechtmatigheidsverantwoording blijkt dat de omvang van onrechtmatige inkopen in 2024 is toegenomen ten opzichte van 2023. Het college erkent dat verdere versterking van de beheersing op dit terrein noodzakelijk is. Het college is positief over het verbeterde oordeel van de accountant.

Tegelijkertijd realiseert het college zich dat verdere inzet nodig blijft. Het terugdringen van fouten en onzekerheden blijft een belangrijk aandachtspunt, met name op het gebied van rechtmatigheid bij inkoop en de volledigheid en controleerbaarheid van verantwoordingsinformatie.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 1 juli 2025 Pagina 3 van 6

II. Aanbevelingen ter verbetering van het financiële beheer Opvolging aanbevelingen Portefeuillehouder: Van Buren Aanbevelingen van de Rekeningencommissie 1. De commissie verwacht een dergelijke voortgangsbrief niet later te ontvangen dan of gelijktijdig met het jaarverslag en vervolgens een update bij de najaarsnota. 2. Om het overzicht en voortgang te bewaken verzoekt de commissie het college om de toegezegde plannen van aanpak expliciet te benoemen in de voortgangsbrieven. Reactie college: Het college is positief over het oordeel van de commissie dat de navolgbaarheid van de status van aanbevelingen is vergroot. Het opnemen van directe verwijzingen naar het raadsinformatiesysteem in de monitor in het jaarverslag draagt hier in belangrijke mate aan bij. Ook verloopt de voortgang op een onderwerpen als Bedrijfscontinuïteitsmanagement (BCM) en de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) goed. Tegelijkertijd erkent het college dat er bij andere aanbevelingen ruimte is voor verbetering, met name op het gebied van de tijdigheid en volledigheid van de communicatie over voortgang en afdoening. Het college neemt de aanbevelingen van de commissie over om voortgangsbrieven uiterlijk gelijktijdig met het jaarverslag te delen en waar nodig te actualiseren bij de najaarsnota.

Indien sprake is van een plan van aanpak dat onderdeel uitmaakt van de opvolging van een aanbeveling, zal dit expliciet worden benoemd in de betreffende voortgangsbrief. Deze werkwijze draagt bij aan de transparantie richting de raad en ondersteunt het gezamenlijke streven om de uitvoering en opvolging van aanbevelingen zorgvuldig te verantwoorden. Cultuur en gedrag Portefeuillehouder: Van Buren Aanbeveling van de Rekeningencommissie De commissie adviseert het college om uiterlijk 31 december 2025 een beschrijving op te stellen van de gewenste cultuur binnen de organisatie, een analyse te maken van de huidige cultuur en concrete stappen te definiëren die benodigd zijn om de gewenste cultuur te bereiken en dit niet alleen te betrekken tot (culturele) diversiteit maar juist ook in relatie tot het uitvoeren van taken van de gemeente. Reactie college: De gemeenteraad heeft het college gevraagd om een plan voor het bereiken van de gewenste cultuur binnen de organisatie. Het college wil zich op basis van de uitkomsten van de evaluatie van de betalingsproblemen richten op een andere aansturing en structuur. Als deze structuur en de aansturing beter op orde zijn, volgt de gewenste verbetering van gedrag (en cultuur) hieruit vanzelf.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 1 juli 2025 Pagina 4 van 6

De evaluatie van de betalingsproblemen bij AFIS laat zien dat sprake was van een verkeerde structuur en sturing. Het programma was te veel bij een individuele directie belegd. Hierdoor werden risico’s onvoldoende ingeschat en kregen inhoudelijke directies geen goede positie. Het Gemeentelijk Management Team (GMT) heeft de veranderopgave niet zwaar genoeg gewogen en niet ingegrepen toen de samenwerking stokte. Om dit in de toekomst te voorkomen, willen we dat het GMT dergelijke projecten voortaan aanstuurt. Een betere samenwerking tussen inhoudelijke directies en bedrijfsvoering is daarbij essentieel. Dit zorgt ervoor dat signalen over knelpunten en haalbaarheid beter worden opgepakt en dat noodzakelijke veranderingen bij inhoudelijke directies voldoende prioriteit krijgen. Dit helpt ook om problemen sneller te escaleren en gezamenlijk tot oplossingen te komen. Bij deze andere structuur hoort ook een andere aansturing. Minder vanuit eigen afdelingen en belangen, en meer vanuit een gedeelde verantwoordelijkheid voor het geheel. Deze andere sturing en structuur zullen ook leiden tot effectiever gedrag in de organisatie. Dit zien we al terug in projecten zoals de integrale aanpak van financiën en investeringen, en de inzet op rechtmatigheidsverantwoording. De afgelopen jaren is hiermee een start gemaakt, waarbij de gemeentesecretaris een belangrijke rol speelde.

Zijn opvolger krijgt de opdracht om deze lijn voort te zetten en de raad te informeren over de voortgang. Het GMT heeft hierin een cruciale rol: zij moeten de nieuwe structuur en andere vorm van aansturing vormgeven. Implementatie en impact van AFIS Portefeuillehouder: Van Buren Aanbevelingen van de Rekeningencommissie 1. De commissie/raad wordt graag periodiek op de hoogte gehouden van de planning voor de verschillende AFIS-modules en de voortgang van de implementatie waarbij ook de risico’s en zorgen rondom de modules en de impact op de organisatie is beschreven. 2. De commissie adviseert om de lessons learned uit de evaluatie te betrekken bij de implementatie van nieuwe modules. Wij adviseren tevens om een concrete planning te maken voor het administratief afhandelen van de herstelacties met betrekking tot het betalen van facturen inclusief de mogelijke achterstand in de reguliere werkzaamheden van de organisatie.

Reactie college: Het college onderschrijft het belang van transparantie over de voortgang van de implementatie van het nieuwe financiële systeem AFIS. De commissie Financiën, Kunst en Diversiteit en de gemeenteraad worden al periodiek geïnformeerd via voortgangsbrieven en technische sessies.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 1 juli 2025 Pagina 5 van 6

De lessen uit de evaluatie van de invoering van de AFIS worden actief betrokken bij het vervolg van het programma. Hoewel in principe alle modules zijn geïmplementeerd, is er sprake van gefaseerde ingebruikname van functionaliteiten en een stapsgewijze uniformering in het gebruik van het systeem binnen de organisatie. Die temporisering is bewust gekozen om verdere stabilisatie en begeleiding in de uitvoering mogelijk te maken. De administratieve afhandeling van de herstelacties naar aanleiding van de eerdere betalingsproblemen is in volle gang. In lijn met de toezegging van de wethouder Financiën wordt toegewerkt naar afronding in het najaar van 2025. Er is een concreet plan van aanpak opgesteld waarin deze herstelacties zijn uitgewerkt, inclusief de beheersing van eventuele achterstanden in de reguliere werkzaamheden. Hiermee beoogt het college de administratieve rust en betrouwbaarheid in het systeem structureel te herstellen. Fraude, integriteit en corruptie Portefeuillehouder: Burgemeester Halsema Aanbevelingen van de Rekeningencommissie 1. De commissie verwacht op korte termijn een top-down risicoanalyse met daarin de grootste aandachtsgebieden van risico’s op fraude, integriteit en corruptie in de organisatie. 2.

Tevens verwacht de commissie een plan met concrete acties die deze risico’s mitigeren, inclusief het testen van de werking van beheersmaatregelen en het proactief signaleren van (risico’s op) fraude, integriteit en corruptie in de organisatie. Reactie college: De gemeente werkt sinds 2016 met een top down analyse waarin de grootste aandachtsgebieden zijn geduid. Het betreft kwetsbare aandachtsgebieden in de werkprocessen van de gemeentelijke organisatie zoals omschreven in de handreiking ‘anti-fraude offensief’ 2016 (zie bijlage 2). Deze zijn meegenomen in de zelfbeoordelingen van directies en stadsdelen. Deze aandachtsgebieden zijn ook opgenomen in de handreiking ‘Van kwetsbaar naar weerbaar’ uit 2021 van de VNG (zie bijlage 3). Er is inmiddels een plan van aanpak geformuleerd, welke ter besluitvorming voorligt. De verwachting is dat dit plan in Q3 wordt vastgesteld. Het uitgangspunt van het plan van aanpak is dat de zorg en verantwoordelijkheid voor een integere organisatie belegd is bij het management van directies en stadsdelen, dat is de eerste lijn in het sturings-en risicobeheersingsmodel (3 line of defense) van de gemeente Amsterdam.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 1 juli 2025 Pagina 6 van 6

Dit legt de verantwoordelijkheid waar die hoort en bevordert zo het proactief signaleren van risico’s op fraude en corruptie: 1. De eerste lijn is verantwoordelijkheid voor een ‘integrititeitsproof’ inrichting van de werkprocessen. Hiertoe dient een directeur periodiek de werking van beheersmaatregelen te evalueren en te rapporteren. Hiervoor bestaat een rapportagestructuur in het risicobeheersingssysteem. 2. Bureau Integriteit (tweede lijn) ondersteunt door periodiek een analyse en prioritering te maken van de directies op basis van risico in de beheersing van fraude-, belangenverstrengeling -en corruptie. Deze analyses zijn onderdeel van de prestatiedialoog btussen GMT-leden en directeuren. 3. Controle; structureel en in casuïstiek. Door Bureau Integriteit zal komend jaar meer aandacht gevraagd worden voor risico’s op corruptie en fraude. Waar zijn ambtenaren kwetsbaar en hoe beschermen we deze medewerkers. Met dank aan de Rekeningencommissie voor hun tijd en aandacht en wij zien uit naar de verdere gedachtewisseling in de raad.

Met vriendelijke groet, Namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Amsterdam,

Femke Halsema Burgemeester

Hester van Buren Wethouder Financiën en Coördinatie Inkoop

Bijlagen 1. Verslag Rekeningencommissie 2024 2. Handreiking fraude- en integriteitsrisicoscan 3. Kwetsbare werkgebieden en processen

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl