Raadsinformatiebrief reactie rechtmatigheidsverantwoording

Raadsinformatiebrief

Aan: Datum Portefeuille(s) Portefeuillehouder(s): Behandeld door Onderwerp

De leden van de gemeenteraad van Amsterdam 27 juni 2023 Financiën, Coördinatie Inkoop, ICT en digitale stad, Algemene Zaken Hester van Buren, Alexander Scholtes, Femke Halsema Directie Middelen en Control / Jaarverslag@amsterdam.nl Bestuurlijke reactie college op het verslag van de Rekeningencommissie over het Jaarverslag 2022 en het advies over de rechtmatigheidsverantwoording

Geachte leden van de gemeenteraad, Het college reageert in deze brief op het verslag van de Rekeningencommissie over het Jaarverslag 2022 van de gemeente Amsterdam (zie bijlage 1) en het advies van de Rekeningencommissie over de rechtmatigheidsverantwoording (zie bijlage 2). De commissie geeft in haar verslag over het Jaarverslag 2022 – geclusterd naar acht onderwerpen – aanbevelingen ter verbetering van het jaarverslag en het financiële beheer. Op de aanbevelingen is een reactie gegeven om toekomstige verwachtingen realistisch te schetsen. Dit vanuit een gedeelde ambitie de financiën op orde te krijgen. De Rekeningencommissie adviseert middels een aparte brief over de rechtmatigheidsverantwoording. De Rekeningencommissie wijst in haar advies over de rechtmatigheidsverantwoording op het belang van voldoende en duidelijk navolgbare informatie over rechtmatigheid en geeft de raad het advies om een eigen afweging te maken en om de argumentatie van het college voor een verantwoordingsgrens van 2% goed te bespreken. In deze reactie gaat het college achtereenvolgens in op de volgende onderdelen: I. Advies over de vaststelling van het Jaarverslag 2022 en aanbevelingen ter verbetering van de komende jaarverslagen en het financiële beheer (zie bijlage 1). II. Advies over het belang van voldoende en duidelijk navolgbare informatie over rechtmatigheid (zie bijlage 2).

De aanbevelingen van de Rekeningencommissie zijn integraal in deze brief opgenomen. I. Advies ter vaststelling van het jaarverslag en aanbevelingen ter verbetering van de komende jaarverslagen en het financiële beheer Controleverklaring gemeenteaccountant Portefeuillehouder: Wethouder van Buren Advies ter vaststelling

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 27 juni 2023 Pagina 2 van 11

De commissie adviseert de gemeenteraad het jaarverslag 2022 vast te stellen. Reactie college Het college is verheugd dat de commissie de raad positief adviseert om het jaarverslag vast te stellen.

2. Inleiding De betrokkenheid van de raad bij het afdoen van aanbevelingen Portefeuillehouder: Wethouder van Buren De Rekeningencommissie beveelt aan om: 1. De brieven van de wethouders met voorstel tot afdoening van bevindingen op te nemen op de termijnagenda. Reactie college: Het college onderschrijft het belang van de controlerende taak van de raad. Het is daarbij uiteraard aan de raad zelf om de opzet van de termijnagenda te bepalen. Het college brengt graag onder de aandacht dat hoofdstuk 5 van het jaarverslag inzicht geeft in de voortgang van de aanbevelingen van de rekeningencommissie en ACAM. De stand van zaken van alle dan nog openstaande aanbevelingen en de in dat jaar afgedane aanbevelingen is daarin toegelicht.

3. Fraude Aanpak richt zich bijna uitsluitend op bewustwording (basis soft controls), actieve verificatie ontbreekt Burgemeester Femke Halsema De Rekeningencommissie beveelt aan om: 1. Periodiek de gemeentelijke processen en systemen te evalueren op kwetsbaarheden voor fraude; 2. Actieve verificatie structureel te borgen om vast te stellen of er al dan niet fraudes hebben plaats gevonden; 3. Te onderzoeken op welke wijze de drempel om meldingen te doen bij Bureau Integriteit kan worden verlaagd; 4. Te onderzoeken op welke wijze kwetsbaarheden in processen en systemen voor fraude, buiten de lijn om, laagdrempelig centraal kunnen worden gemeld. Reactie college: Het college onderkent het belang van het actief verificeren van kwetsbaarheden voor fraude en het verlagen van de drempel om daarvan melding te doen. In het beleid en de uitvoering is hier veel aandacht voor en zijn verbeteringen voorzien, zoals de Rekeningencommissie ook aangeeft. Het college zal de raad informeren via de reguliere rapportages.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 27 juni 2023 Pagina 3 van 11

Toelichting per aanbeveling: 1 Er is een nieuwe werkwijze vastgesteld voor de risico’s en beheersmaatregelen op het terrein van personeel, organisatie en informatie. Fraude en andere integriteitsrisico’s in de gemeentelijke processen en systemen maken daar expliciet deel van uit. De nieuwe opzet komt voort uit het project Versterking Operationeel Risicomanagement en de ACAM-aanbeveling om tot een uniforme beschrijving van standaardrisico’s en maatregelen te komen. Monitoring van de standaardrisico’s en beheersmaatregelen zal plaatsvinden via het systeem FullyinControl (FIC). Er is een handreiking opgesteld waarin fraude- en andere integriteitsschendingen en beheersmaatregelen zijn opgenomen. In periodieke gesprekken zullen de controllers op basis van de informatie uit FIC nagaan of bepaalde standaardrisico’s relevant zijn voor een directie en een plek krijgen in het risicoprofiel van de betreffende directie. Over de beheersing van de onderkende risico’s rapporteert het college aan de raad in de paragraaf bedrijfsvoering bij de begroting en jaarrekening. 2 De actieve verificatie om vast te stellen of er al dan niet fraudes hebben plaats gevonden is geborgd in de evaluatie van de reguliere managementcyclus van de directies (sturen, beheersen, verantwoorden).

Ook is fraudedetectie een onderwerp dat in de generieke controles voor de jaarrekening geborgd is, bijvoorbeeld in de controles op uitgaande geldstromen, controles op spookambtenaren en de controles op ongeoorloofde toegang of gebruik van systemen. Daarnaast wordt bij verschillende interne audits en onderzoeken navraag gedaan naar mogelijke frauduleuze voorvallen en kunnen specifieke audits/onderzoeken uitgevoerd worden om de borging van risico’s en beheersmaatregelen te beoordelen, in het bijzonder op gebied van fraude en/of integriteitsschendingen. Het is daarbij goed om voor ogen te houden dat de kans dat een geraffineerde fraude wordt ontdekt door collega’s beperkt is. Aandacht en bewustzijn van fraude helpt ambtenaren wel om scherp te zijn op mogelijke fraudegevallen. 3 Medewerkers worden op grond van de gedragscode geacht om een door hen waargenomen integriteitsschending te melden bij hun leidinggevenden of rechtstreeks bij Bureau Integriteit. In dat laatste geval is dat dus buiten de lijn om. Directeuren zijn verplicht om bij hen gemelde (vermoedens van) integriteitsschendingen te melden bij Bureau Integriteit. Het college is het met de Rekeningencommissie eens dat de drempel om een melding te doen bij Bureau Integriteit zo laag mogelijk moet zijn.

Zowel op de intranetsite van de gemeente Amsterdam als op de publieke website is aangeven hoe medewerkers of burgers met Bureau Integriteit in gesprek kunnen gaan over mogelijke schendingen en een melding kunnen doen. Dit kan telefonisch, per email of in een face-to-face gesprek. Ook kunnen medewerkers eerst in gesprek gaan met een van de 45 vertrouwenspersonen in de organisatie om te bepalen of zij melding willen doen. Daarnaast werkt de mogelijkheid om vertrouwelijk of anoniem te melden ook drempelverlagend. 4 Zie reactie aanbeveling 3.

4. Business Continuity management

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 27 juni 2023 Pagina 4 van 11

Business continuity management moet meer aandacht krijgen Portefeuillehouder: Alexander Scholtes De Rekeningencommissie beveelt aan om: 1. Een alternatief scenario uit te werken indien het wederom niet lukt om op korte termijn de vacature voor manager BCM te vervullen; 2. Beleid te formuleren ten aanzien van BCM; 3. De verantwoordelijkheid voor BCM breder te beleggen in het gemeentelijk managementteam (GMT); 4. BCM in te richten voor de organisatie op basis van een risicoanalyse met daarbij specifieke aandacht voor de kernprocessen; 5. Ook de bestuurlijk verantwoordelijkheid voor BCM breder te beleggen in het college.

Reactie college: Het college deelt de opvatting dat er voortgang gemaakt moet worden met het BCM-beleid en dat dit geen technisch maar een breed organisatorisch onderwerp is. Het beleid zal in 2023 worden opgezet door een aan te trekken (interne of externe) kwartiermaker BCM en allround BCMfunctionaris, waaromheen een team wordt gevormd vanuit de verschillende betrokken disciplines, aangevuld met externe advisering en/of ondersteuning. Als de vacature voorde BCM-functionaris opnieuw niet vervuld kan worden, zal deze extern worden ingehuurd. Onderdeel van het beleid zal zijn om de ambitie, rollen, taken en verantwoordelijkheden vast te leggen, op GMT- en collegeniveau alsook breder in de organisatie. Ook wordt een actieplan voor de komende jaren opgesteld. Het college neemt de aanbeveling van de Rekeningencommissie dus volledig over.

5. Transitie I-domein Nog niet volledig compliant zijn aan wet- en regelgeving voor het I(V)-domein is zorgelijk Portefeuillehouder: Alexander Scholtes De Rekeningencommissie beveelt aan om: 1. Inzichtelijk te maken welke resterende risico’s (financieel, juridisch, reputatie) er zijn voor de gemeente en de burger bij het niet compliant zijn aan wet- en regelgeving; 2. Een systeem in te richten op basis waarvan de overwegingen van het niet voldoen aan (onderdelen van) de geldende wet- en regelgeving uitlegbaar is; 3. In kaart te brengen welke toekomstige wet- en regelgeving in voorbereiding is en processen in te richten om de tijdige implementatie te borgen.

Reactie college:

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 27 juni 2023 Pagina 5 van 11

Het college is net als de Rekeningencommissie van mening dat het voldoen aan wet- en regelgeving altijd het streven moet zijn, en dat bij het niet (geheel) voldoen de risico’s duidelijk en uitlegbaar moeten zijn. Hierbij passen twee opmerkingen ter verduidelijking. Ten eerste dat bij het wel of niet voldoen niet de datum waarop de wet is aangenomen bepalend is, maar de datum waarop (onderdelen van) de wet van kracht worden. Daarbij wordt vaak een overgangsperiode in acht genomen waarin organisaties zich kunnen voorbereiden. Gedurende die periode is dus in strikte zin nog geen sprake van het niet voldoen aan de wet. En ten tweede: ook als wel volledig aan de wet- en regelgeving is voldaan, dient de organisatie blijvend alert te zijn. In die zin is ‘compliancy’ een doorlopend proces en wordt honderd procent veiligheid niet zonder meer bereikt met het voldoen aan de wet alleen. Een risicogestuurde prioritering van acties is nodig, omdat naast compliancy ook andere belangen en risico’s afgewogen moeten worden De status van de informatiebeveiliging, de privacy en het informatiebeheer wordt behandeld in het jaarverslag en in separate rapporten van de Chief Information Security Officer (CISO), de functionaris voor de gegevensbescherming (FG) en de Stadsarchivaris aan de raad.

De uitkomsten van de overwegingen over het (niet) voldoen aan wet- en regelgeving zullen hierin expliciet worden meegenomen. Het college heeft de overtuiging dat deze rapportages daarmee voldoen aan de informatiebehoefte die de Rekeningencommissie schetst. Het nieuwe gemeentelijke risicomanagementsysteem bevat ook een module wet- en regelgeving. Deze wordt uitgebreid met toekomstige wet- en regelgeving. Dat betekent dat dit traject niet van de ene dag op de andere afgerond kan worden. Het college neemt de aanbeveling van de Rekeningencommissie dus over.

Inzicht in risico’s met betrekking tot (beheer) SaaS-toepassingen is onvoldoende Portefeuillehouder: Alexander Scholtes De Rekeningencommissie beveelt aan om: 1. Alle uitbestede diensten in beeld te krijgen en na te gaan of afspraken rondom Assurance rapporten zijn gemaakt; 2. De inhoud van de verkregen Assurance rapportages jaarlijks te beoordelen en de risico’s voor continuïteit, informatiebeveiliging en privacy te identificeren en benodigde acties te formuleren en uit te voeren; 3. Organisatorisch te zorgen voor centraal inzicht op de risico’s rondom continuïteit, informatiebeveiliging en privacy ten aanzien van uitbestede diensten, waaronder SaaS-oplossingen.

Reactie college: Naar aanleiding van eerdere aanbevelingen zijn de SaaS-applicaties geïnventariseerd. Voor een beperkt aantal daarvan zijn er afspraken over de assurance-rapportages gemaakt en wordt hier periodiek het gesprek over gevoerd. Het proces om dit te regelen voor de andere SaaS-diensten is

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 27 juni 2023 Pagina 6 van 11

in voorbereiding. Er loopt inmiddels een programma TBA (Toekomstvast Beheersbaar Applicatielandschap) waarin dit proces wordt opgepakt. De reeds beschikbare assurancerapporten worden beoordeeld en waar nodig worden met de leveranciers aanvullende afspraken gemaakt met betrekking tot beheersmaatregelen. Bij bestaande SaaS-contracten is het complexer om alsnog afspraken over assurance-rapporten en nadere beheersmaatregelen op te nemen. Daarover gaan we met onze leveranciers in gesprek om vanuit partnership samen tot aanvullende afspraken te komen. Soms zal dat om contractuele redenen pas mogelijk zijn bij vernieuwing of vervanging van het contract. Concluderend: het college neemt de aanbeveling over, maar tekent daarbij wel aan dat volledige realisatie een zaak van langere adem is – de huidige contracten kunnen nog 2 tot 5 jaar doorlopen.

6. Rechtmatigheid inkopen Inkopen en aanbesteden moet structureel op orde Portefeuillehouder: Hester van Buren De Rekeningencommissie beveelt aan om: 1. Implementatie van de structurele verbeteringen in het inkoopstelsel te vervolgen; 2. In te zetten op het creëren van een passende cultuur waarbij onrechtmatig handelen zoveel als mogelijk wordt vermeden en tijdig duidelijkheid bestaat over de noodzaak om af te wijken; 3. Indien vooraf wordt besloten dat de noodzaak bestaat om af te wijken van de geldende aanbestedingsrichtlijnen, dat systematisch en structureel vast te leggen; 4. In de paragraaf bedrijfsvoering aan de raad te rapporteren over de oorzaken van de ontstane onrechtmatige inkopen, de daarbij gemaakte afwegingen en verbeteracties.

Reactie college: Het college onderschrijft de aanbevelingen van de Rekeningencommissie en heeft deze geborgd in de uitvoeringspraktijk. 1. Het college heeft bij de directie Financiën en Inkoop een ondersteunende en regisserende rol voor de implementatie van de structurele verbeteringen in het inkoopstelsel belegd. Veel verbeteringen zijn inmiddels doorgevoerd of wordt hard aan gewerkt. Voorbeelden zijn het investeren in het meer volledig maken van de inkoopkalender zodat totaaloverzicht ontstaat en inkoopvoorbereiding en -ondersteuning op tijd kan starten en de digitale inkoopassistent die via een eenvoudige vragenlijst automatisch verwijst naar het juiste contract, proces of loket binnen de gemeente. Ook wordt het contractenregister opgeschoond en aangevuld, mede ter voorbereiding op het nieuwe financieel en inkoopsysteem (AFIS).

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 27 juni 2023 Pagina 7 van 11

2. Het college onderschrijft de aanbeveling van de Rekeningencommissie dat een passende cultuur gecreëerd moet worden waarbij het onrechtmatig handelen zo veel als mogelijk wordt vermeden en zoveel als mogelijk tijdig duidelijkheid bestaat over de noodzaak af te wijken. Zoals in eerdere bestuurlijke reacties op verslagen van ACAM en de Rekeningencommissie aangegeven geldt voor zowel het oplossen van de oude onrechtmatigheid (2022 en eerder) als het ontstaan van nieuwe onrechtmatigheid een sterke afhankelijkheid met stedelijke programma’s en thema’s. Inkoop is een stadsbreed samenspel, waarbij alle actoren elkaar tijdig moeten vinden. Dat vraagt om een gezamenlijk groeipad om te komen tot een goede rolinvulling over en weer. Via de geïntroduceerde plannen bij directies die meer dat 1% onrechtmatigheid op hun inkoopuitgaven hebben zorgt dit, naast het oplossen van de onrechtmatigheid, voor extra bewustwording om rechtmatig in te kopen en daarmee nieuwe onrechtmatigheid te voorkomen. Ook wordt via de toelichtende gesprekken over de 1%-plannen kennis en ervaring gedeeld over inkoop en aanbesteden. 3. Het uitgangspunt voor het college is een rechtmatige en doelmatige inkoop conform de Europese richtlijn, de Aanbestedingswet en het eigen inkoopbeleid.

Zoals ook de Rekeningencommissie aangeeft kunnen er zich situaties voordoen waarbij de verantwoordelijke directeur andere keuzes wenst te maken. Omdat de brondocumenten van deze afwijkingen in het verleden nauwelijks vastgelegd werden, heeft het college per 1 september 2022 de Werkwijze afwijkende inkooptrajecten in laten gaan. De Lead Buyer zorgt voor goede dossiervorming, waarin opgenomen in elk geval hun advies, de motivering door de directie en het betreffende collegebesluit. Ook signaleert en rapporteert de Lead Buyer over de contracten die op basis van een door het college toegestane afwijking zijn aangegaan. De geregistreerde afwijkingsbesluiten zijn onderdeel van de ambtelijke 4-, 8- en 12-maands rapportages van Financiën en Inkoop die sturingsinformatie bevat over het inkoopstelsel, de inkoopuitgaven en de stand van zaken rondom onrechtmatigheid. 4. Het college onderschrijft deze aanbeveling. In de organisatie rapporteert en stuurt het college voor het oplossen en voorkomen van inkooponrechtmatigheid. Dit doet zij via 4-, 8- en 12maandsrapportages. Vanzelfsprekend rapporteert het college in het jaarverslag in de paragraaf bedrijfsvoering over oorzaken, afwegingen en verbeteracties van onrechtmatige inkoopuitgaven.

7. Financiële weer- en wendbaarheid Financiële weer- en wendbaarheid Portefeuillehouder: Hester van Buren De Rekeningencommissie beveelt aan om: 1. De raad zich periodiek en frequent door het college te laten informeren over het benodigde weerstandsvermogen en het herstelplan voor de algemene reserve;

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 27 juni 2023 Pagina 8 van 11

2. De raad zich, op een begrijpelijke wijze, te laten voorlichten over de systematiek van overprogrammering en investeringsportfolio’s; 3. De raad zich periodiek door het college te laten informeren over (meerjarige) effecten van overprogrammering op de financiële wendbaarheid van de gemeente; 4. De raad zich te laten informeren over de sturingsmogelijkheden van de raad op overprogrammering en investeringsportfolio’s.

Reactie college: Het college onderschrijft de aanbevelingen van de Rekeningencommissie en realiseert zich dat een onderwerp als overprogrammering een technisch onderwerp is dat voldoende aandacht en begrijpelijke toelichting nodig heeft in de verschillende P&C-producten. Het college zal de aanbevelingen verwerken in de rapportages aan de raad in de begrotingscyclus: 1.

Over het benodigde weerstandsvermogen en het herstelplan voor de algemene reserve wordt de raad tweemaal per jaar geïnformeerd door het college met de paragraaf weerstandsvermogen en risicomanagement in de begroting en in de jaarrekening. Daarnaast wordt eenmaal per jaar met een financiële stresstest een beeld gegeven van de stand van het weerstandsvermogen en het mogelijk toekomstig verloop onder crisisscenario’s.

2.

Het college onderschrijft dat de systematiek van overprogrammering begrijpelijk moet zijn en zal dit in de P&C-producten voortdurend blijven toelichten. De Begroting 2024 zal in de investeringsparagraaf op de overprogrammering ingaan. De afgelopen jaren is het nieuwe investeringsstelsel van de gemeente werkend gemaakt. De kern van het stelsel wordt gevormd door meerjarige investeringsportfolio’s, waarbij overprogrammering is toegestaan om tot de gewenste realisatie te komen. Overprogrammering is wenselijk omdat er altijd wel sprake is van vertraging of uitval van projecten. De systematiek van overprogrammering en hoe hier in de investeringsportfolio’s rekening mee is gehouden komt voor de raad naar voren in de investeringsparagraaf in de begroting en jaarrekening en kan daarnaast aan bod komen bij technische sessies voorafgaand aan de begrotingsbehandeling.

3/4

De investeringsparagraaf in de begroting informeert de raad over zowel het algemene beeld van de investeringen als de onderliggende investeringsportfolio’s. De investeringsportfolio’s zijn inclusief overprogrammering, omvatten het totaal van de projecten en laten zien op welke (clusters van) projecten in het begrotingsjaar uitgaven zullen worden gedaan. Overprogrammering kan ertoe leiden dat de uitgaven in enig jaar hoger uitkomen dan de beschikbare financiële ruimte voor dat jaar, bijvoorbeeld als gevolg van versnelling van de uitvoering. Meerjarig gezien hoeft er geen effect te zijn, want in het jaar of de jaren erna is er dan minder budget nodig om deze investeringen af te ronden. Investeringen waarover nog niet is besloten worden niet vroegtijdig gestart, op dit punt tast overprogrammering de financiële wendbaarheid en de sturingsmogelijkheden van de raad niet aan.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 27 juni 2023 Pagina 9 van 11

8. Leesbaarheid en navolgbaarheid jaarverslag Jaarverslag moet beter leesbaar en navolgbaar worden Portefeuillehouder: Hester van Buren De Rekeningencommissie beveelt aan om: 1. Bij het opstellen van het jaarverslag expliciet aandacht te geven aan de leesbaarheid voor de doelgroep; 2. De afwijkingen tussen de initieel vastgestelde begroting, de voorjaarsnota, de najaarsnota en de realisatie navolgbaar toe te lichten.

Reactie college: Leesbaarheid en navolgbaarheid zijn voor het college belangrijke uitgangspunten voor het jaarverslag en de andere P&C-producten. Het verbeteren daarvan is een doorlopend proces en de resultaten daarvan kan de raad bij elk volgend P&C-product beoordelen. Toelichting per aanbeveling: 1. Het college onderschrijft zoals eerder aangegeven het standpunt van de Rekeningencommissie dat de P&C-producten helder, actief en begrijpelijk moeten zijn voor de Amsterdammer. Ondanks dat de verslaggevingsregels (het BBV) complexiteit van de gepresenteerde cijfers en toelichtingen in de hand kunnen werken in het jaarverslag, blijft onze ambitie en inzet om de leesbaarheid en overzichtelijkheid verder te verbeteren. We hebben daarom een publieksversie van de Begroting 2023 geïntroduceerd, waarbij de Amsterdammer in één oogopslag de samenvattende hoofdlijnen met bijbehorende middelen per programma kan zien. Deze publieksversie hebben we ook voor het Jaarverslag 2022 gepubliceerd. Dit instrument willen we verder ontwikkelen. Op dit moment wordt onderzocht welke technische mogelijkheden er zijn waarvan de functionaliteiten voldoen aan de toegankelijkheidsvereisten. 2.

In het Jaarverslag 2022 heeft het college, in afstemming met ACAM, in de financiële hoofdlijnen een verloopstaat opgenomen waarmee inzichtelijk is gemaakt wat de afwijkingen zijn tussen de (initiële) begroting, de voorjaarsnota, de najaarsnota en het uiteindelijke rekeningresultaat met als doel de begrotingswijzigingen en het resultaat van het boekjaar navolgbaar te maken.

9. Impact van voorstellen van de raad aan het college De gemeentelijke organisatie kampt met hoge werkdruk Portefeuillehouder: Hester van Buren

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 27 juni 2023 Pagina 10 van 11

De Rekeningencommissie beveelt aan om: 1. Te onderzoeken op welke wijze de voorstellen aan en van de raad kunnen worden voorzien van een apolitiek advies over de impact en de uitvoerbaarheid van de voorstellen. Reactie college: Het college onderschrijft de constatering van de Rekeningencommissie dat de ambtelijke organisatie te kampen heeft met een hoge werkdruk, en is daarom kritisch op het verder belasten van het gemeentelijke apparaat. In de huidige werkwijze worden voorstellen aan en van de raad in opdracht van het college door ambtenaren voorbereid. Het college verzoekt de ambtenaren hierbij om vanuit hun expertise kritisch mee te kijken op impact en uitvoerbaarheid. Het college neemt op basis van onder andere deze onderbouwing een besluit en legt dit voor aan de raad. Hiermee is in de besluitvorming van het college dus al rekening gehouden met het apolitiek advies van de ambtenaar.

II. Advies Rekeningencommissie aan de raad over de rechtmatigheidsverantwoording Advies rechtmatigheidsverantwoording Portefeuillehouder: Wethouder van Buren De Rekeningencommissie geeft de volgende overwegingen mee: 1. De commissie constateert dat het mogelijk is een lager percentage dan 2% te hanteren zonder dat dit meer vraagt van de ambtelijke organisatie. Immers al vanaf 0,3 % dienen afwijkingen te worden verantwoord via de bedrijfsvoeringparagraaf. 2. Het centraal presenteren van afwijkingen kan de navolgbaarheid ondersteunen. 3. Het is belangrijk dat de raad de ontwikkeling van de rechtmatigheidsafwijkingen door de jaren heen kan volgen om zo bijvoorbeeld patronen/rode draden te kunnen ontdekken. Daartoe moet zij voldoende en navolgbare informatie krijgen in de paragraaf bedrijfsvoering en de rechtmatigheidsverantwoording. 4. De vergelijkbaarheid van de mate van rechtmatig handelen met afgelopen jaren wordt vergroot, als voor de rechtmatigheidsverantwoording door het college wordt gekozen voor een vergelijkbaar percentage als afgelopen jaren voor de uitspraak over rechtmatigheid door de accountant, namelijk 1%. 5. Een lagere verantwoordingsgrens geeft mogelijk meer inzicht. 6. Indien de verantwoordinggrens lager dan 2% wordt gesteld komt het college mogelijk minder snel tot een positieve uitspraak over rechtmatigheid.

Reactie college Het college begrijpt dat de raad inzicht in en vergelijkbaarheid van rechtmatigheid wil behouden en wil graag het volgende benadrukken. De voorgestelde verantwoordingsgrens van 2%, tezamen met de rapportagegrens van 0,3%, kan zorgen voor inzichtelijke en vergelijkbare informatie over rechtmatigheid, in de rechtmatigheidsverantwoording en in de paragraaf bedrijfsvoering. De hogere grens van 2% doet recht aan het feit dat de grondslag voor rechtmatigheid is verbreed,

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 27 juni 2023 Pagina 11 van 11

omdat begrotingsafwijkingen nu als onrechtmatig moeten worden aangemerkt. Juist door voor 2% te kiezen blijft de nieuwe situatie goed vergelijkbaar met die van de afgelopen jaren, waarin de accountant het oordeel gaf over rechtmatigheid. Ter illustratie: de uitspraak van het college over rechtmatigheid in 2022 zou bij een grens van 1% volgens de nieuwe grondslag negatief zijn omdat de begrotingsafwijkingen meetellen, terwijl de accountant bij de jaarrekening over 2022 wel een goedkeurend oordeel over rechtmatigheid heeft gegeven. In de rapportage over onrechtmatigheden zullen we een splitsing maken naar verschillende vormen van onrechtmatigheid zodat we de inkooponrechtmatigheid goed kunnen blijven vergelijken met voorgaande jaren.

Met vriendelijke groet, Namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Amsterdam,

Hester van Buren Wethouder Financiën en Coördinatie Inkoop

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Alexander Scholtes Wethouder ICT en digitale stad

Femke Halsema Burgemeester