Raadsinformatiebrief Openbaarheid Mei 2022

Bezoekadres Amstel 1 1011 PN Amsterdam Postbus 202 1000 AE Amsterdam Telefoon 14 020 amsterdam.nl

Retouradres: Postbus 202, 1000 AE Amsterdam

Aan de leden van de Gemeenteraad

Datum Ons kenmerk

6 mei 2022

Uw kenmerk Behandeld door Kopie aan

Sofie Bustraan (Informatiecommissaris)

Bijlage(n)

-

Onderwerp

Openbaarheid van informatie

Geachte leden van de gemeenteraad, Openbaarheid van informatie is een belangrijk onderdeel van het verbeteren van de vertrouwensrelatie tussen burger en overheid. Openbaarheid is een recht van de burger. Een recht dat het volgen en controleren van de gemeente mogelijk maakt en waardoor burgers kunnen meedenken, meepraten en meedoen. ‘Open, tenzij’ is het uitgangspunt dat in de hele organisatie leidend moet zijn. Eerder informeerde ik u over de complexe opgave waar we voor staan. Het uitgangspunt is helder, maar in de uitvoering zijn we nog lang niet waar we willen zijn. Met deze brief informeer ik u over de stand van zaken, ook met het oog op het inwerking treden van de Wet open overheid (WOO), per 1 mei 2022. Ik neem u graag mee in de weerbarstige praktijk van de afhandeling en de acties die we ondernemen om die doelstellingen van openbaarheid dichterbij te brengen. De afgelopen tijd zijn stappen gezet om het afhandelen van Wob-verzoeken te verbeteren, door te standaardiseren, te innoveren en hulpmiddelen beschikbaar te stellen voor de organisatie. Ook is de sturing op het afhandelen van verzoeken geïntensiveerd. De effecten daarvan zien we in de beschikbare data: in maart 2021 liep 74% van de in totaal 132 verzoeken langer dan de wettelijke termijn toestaat, in maart 2022 is dat 55% van de 173 verzoeken.

Over het geheel zien we echter dat het inlopen van de achterstanden stagneert en dat we nog niet de goede manier hebben gevonden om hiermee om te gaan. We zien vaak dat het zoeken is naar capaciteit voor het afhandelen van een Wob-verzoek, dat het moeite kost om de gevraagde informatie (snel) te vinden en toegankelijk te maken en veel verzoeken vragen intensieve afstemming met belanghebbenden. Ondertussen hebben we te maken met een niet aflatende

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam

Datum 6 mei 2022 Pagina 2 van 3

stroom verzoeken, bijvoorbeeld over coronabeleid en -demonstraties, over het erfpachtstelsel en over windturbines. In maart 2020 waren er in totaal 73 verzoeken in behandeling. In maart 2021 is dat aantal gegroeid naar 132 en in maart 2022 naar 173. Capaciteit De krapte op de arbeidsmarkt en de taakstelling die op de gemeentelijke organisatie rust, stelt ons voor een grote uitdaging om de nodige expertise te versterken. De rol van de inhoudelijk deskundig ambtenaar is belangrijk voor het verzamelen en inhoudelijk beoordelen van de informatie. Maar deze inhoudelijke ambtenaren zijn beperkt beschikbaar. Het zijn bijvoorbeeld binnen het erfpachtdossier dezelfde ambtenaren en juristen die een rol hebben bij het afhandelen van Wob- verzoeken, bij het actief openbaar maken van het erfpachtdossier en die worden ingezet voor de spijtoptant-regeling. Allemaal belangrijke opgaven waardoor de druk oploopt en daarmee ook de afhandeltermijnen. Ter illustratie: voor de afhandeling van een Wob-verzoek over de windturbines zijn drie Wob- coördinatoren, drie informatiebeheerders, een jurist, een beleidsadviseur, zes behandelend ambtenaren, woordvoering en de Wob-expert van directie juridische zaken nodig om de gevraagde informatie te verzamelen, te beoordelen, te bewerken, zienswijzen te vragen, een besluit op te stellen en te publiceren.

Informatie zoeken en vinden De kwaliteit van het informatiebeheer is essentieel voor openbaarheid. Het kost nu vaak nog veel moeite om informatie te vinden en te bewerken voor openbaarmaking, zowel op verzoek als uit eigen beweging. In de Wet open overheid (die per 1 mei in werking trad) worden de problemen omtrent informatiebeheer erkend en worden overheden verplicht de informatiehuishouding op orde te brengen. De acht jaar die de wet ons hiervoor geeft laat zien dat dit een opgave is die om een lange adem vraagt. In het voorbeeld van het verzoek over de windturbines zijn uiteindelijk circa. 5000 documenten gevonden die onder de reikwijdte van het Wob-verzoek vallen. Niet alleen beleidsdocumenten die op de interne verkenner schijf of in gebruikte systemen zijn opgeslagen, maar ook WhatsApp-berichten en e-mails met bijgevoegde (dubbele) documenten in de bijlagen. 5000 documenten moeten per alinea worden afgewogen of er een wettelijke weigeringsgrond van toepassing is. Dit moet zorgvuldig gebeuren via een vier-ogen principe. Daarna worden alle persoonsgegevens en niet-openbare informatie, nu nog handmatig, gelakt. Het voorbeeld van de windturbines is exemplarisch voor veel van de Wob-verzoeken. In maart 2022 liepen er 18 verzoeken met meer dan 750 documenten. Afstemmen Bij het openbaar maken van informatie moeten we rekening houden met belanghebbenden.

Deze partijen moeten hun zienswijze kunnen geven op het voornemen van de gemeente om informatie openbaar te maken. Het gaat bijvoorbeeld om partijen waar we als gemeente mee samenwerken. In deze afstemming geldt nog steeds dat informatie alleen niet openbaar gemaakt wordt als daar een wettelijke grond voor is die zwaarder weegt dan het algemeen belang van openbaarheid. De lijn die we als gemeente hierin hanteren is niet altijd dezelfde als die van andere partijen. Dit zorgt voor intensieve gesprekken die veel tijd in beslag nemen en waarbij alle belangen zorgvuldig moeten worden gewogen, met lange afhandeltermijnen als gevolg. In het voorbeeld van het windturbine-verzoek is aan negentien partijen hun zienswijze gevraagd. Zes partijen gaven aan bedenkingen te hebben. De bedenkingen van deze partijen moeten vervolgens door ons worden gewogen. Uiteindelijk is het de gemeente die besluit.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam

Datum 6 mei 2022 Pagina 3 van 3

Maatregelen op korte termijn De eerste stappen zijn gezet maar er is meer nodig om de stagnatie te doorbreken. Te beginnen met een Wob/Woo-week van 9 t/m 13 mei. Deze week staat in het teken van het afhandelen van langlopende Wob-verzoeken bij een aantal directies waar veel verzoeken binnenkomen. Medewerkers die nodig zijn om zoveel mogelijk langlopende verzoeken af te handelen worden die week vrijgespeeld van hun andere werkzaamheden. Bijvoorbeeld: Wob- coördinatoren, ondersteuners, juristen en behandelend ambtenaren. Op 13 mei wordt de week afgesloten met het publiceren van alle genomen besluiten. De ervaringen die in deze week worden opgedaan, nemen we mee in een tweede Wob/Woo-week in juni. In de week in juni ligt de focus op de langlopende verzoeken binnen de hele organisatie. Communicatie over deze weken en de resultaten wordt op dit moment vormgegeven, onder andere via intranet. Met de Wob/Woo-weken gaan we twee keer met een korte, intensieve campagne binnen een week zoveel mogelijk langlopende verzoeken afhandelen. Daarnaast gaan we structurele verbeteringen doorvoeren: door de interne monitoring en sturing te versterken, het uitgangspunt ‘open, tenzij’ te internaliseren en de vindbaarheid van informatie te verbeteren met behulp van nieuwe systemen en werkwijzen. Ook gaan we nieuwe methoden van transparantie verkennen.

Het juridische afwegingskader en het lakbeleid worden bijvoorbeeld geharmoniseerd, waarbij o.a. de nodige mate van zorgvuldigheid ten opzichte van het risico van openbaarmaking wordt onderzocht. Wellicht is het voor verschillende type documenten mogelijk om het proces van openbaarmaking te versnellen. Voor de zomer 2022 wordt de informatie uit de verplichte Woocategorie bestuursstukken actief openbaar gemaakt1. Voor het zoeken en vinden van informatie wordt per directie een actieplan opgesteld om de vindbaarheid en toegankelijkheid van de informatie te verbeteren en in G4 verband en samen met het Rijk wordt gewerkt aan een visie op eigentijds informatiebeheer. We zoeken ondertussen naar mogelijkheden om de transparantie te vergroten en gelijktijdig de druk op de organisatie te verminderen, bijvoorbeeld door pro-actief en structureel met verschillende doelgroepen te communiceren over verschillende onderwerpen. Met deze acties hopen we op korte termijn een aantal verbeteringen door te voeren, maar de situatie is dermate complex dat een eenvoudige oplossing niet voor handen is.. Ik nodig ook u graag uit om met mij mee te denken over mogelijkheden die de openbaarheid naar de samenleving verbeteren en gelijktijdig de druk op de organisatie verminderen.

Het is evident dat openbaarheid en het verbeteren van de informatiehuishouding extra aandacht en inzet vraagt voor een langere periode. Met vriendelijke groet, Namens het college van burgemeester en wethouders van Amsterdam,

Femke Halsema Burgemeester

1

De WOO kent een aantal categorieën: type documenten die actief openbaar gemaakt moeten worden.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl