raadsinformatiebrief opdrachtformulering evaluatie betalingsachterstanden afis DEF

Raadsinformatiebrief

Aan: Datum Portefeuille(s) Portefeuillehouder(s): Behandeld door Onderwerp

De leden van de gemeenteraad van Amsterdam 19 maart 2025 Financiën Hester van Buren Bestuurs- en managementadvisering, k.toxopeus@amsterdam.nl Bespreken opdrachtformulering evaluatie betalingsachterstanden bij implementatie AFIS

Geachte leden van de gemeenteraad, Wethouder Van Buren heeft in de vergadering van de gemeenteraad van 5 maart toegezegd om op korte termijn een evaluatie voor te bereiden van de problemen die zich hebben voorgedaan bij betalingen vanwege de implementatie van het nieuwe financiële en inkoopsysteem AFIS. Daarbij is ruimte gegeven voor het aandragen van voorstellen vanuit de raad. In deze brief leggen wij u daarom de concept opdrachtformulering voor. De raad wordt gevraagd onderstaande opdrachtformulering te bespreken, en eventuele opmerkingen/aanvullingen mee te geven. Om de onafhankelijkheid te borgen wordt de evaluatie bij een extern onderzoeksbureau belegd. De opdracht wordt conform de inkoopregels meervoudig onderhands aanbesteed. De opdrachtwaarde blijft (ruim) onder de Europese aanbestedingsgrens. Kern van de opdracht: • De raad heeft gevraagd om een snelle evaluatie, voorstel is daarom om te koersen op afronding van het onderzoek vóór de zomer. • Omdat de tijd beperkt is, is de scope gericht op de uitvoeringsproblemen die zich hebben voorgedaan bij het betalen van facturen en de informatievoorziening hierover. • De evaluatie onderscheidt in ieder geval de rollen van uitvoering, ambtelijk opdrachtgeverschap en bestuurlijk opdrachtgeverschap.

• Om de organisatie niet te veel te belasten tijdens de herstelwerkzaamheden wordt de partij gevraagd de nadruk te leggen op het doen van deskresearch en pas daarna gericht en beperkt de organisatie te bevragen. • Belangrijke randvoorwaarde is een veilige werkwijze en omgeving, waarin het leren centraal staat. Aanleiding: Bij de invoering van het nieuwe financiële systeem AFIS zijn grote vertragingen ontstaan in de betaling van facturen. Bij de bespreking van dit probleem in de gemeenteraad heeft de wethouder toegezegd op korte termijn een evaluatie uit te voeren.

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 2 oktober 2020 Pagina 2 van 3

Doel: Doel is om inzichtelijk te maken hoe dit heeft kunnen gebeuren, zodat zulke problemen in de toekomst voorkomen worden. Onderdeel hiervan zijn vragen zoals welke risico’s in beeld waren, hoe deze zijn ingeschat, en op welke momenten, en op basis van welke argumenten, wel of niet gekozen is voor (bestuurlijke) escalatie. Lag dit aan de opzet van het project (opzet, governance en rollen), aan andere aspecten (cultuur), of aan een combinatie? Achterliggend doel is om op basis hiervan lessen te trekken voor de toekomst. Samenvattend: Hoe was het proces georganiseerd, en hoe heeft het in de praktijk gefunctioneerd? En welke lessen zitten daarin voor de toekomst? Vraagstelling: De basisvragen van de evaluatie zijn - Wat heeft geleid tot de grote vertragingen bij het uitbetalen van de facturen? - Op welke momenten is ambtelijk en bestuurlijk geïnformeerd en geëscaleerd, waarom, en hoe is daarop gehandeld? - Welke patronen zijn hierbij zichtbaar, bijvoorbeeld cultuuraspecten? - Welke lessen kunnen we hieruit trekken voor de toekomst (aanbevelingen)? Gezien de wens om de evaluatie op korte termijn af te ronden1 wordt voorgesteld de scope te beperken tot de knelpunten ten aanzien van de facturen vanaf het ‘go’ besluit voor de implementatie.

Hierbij worden in ieder geval de besluitvorming over het ‘go’ moment, inclusief de testfase, de knelpunten bij het inladen, het inlezen en de verwerking van de facturen meegenomen. Ook wordt gevraagd in kaart te brengen welke maatregelen zijn getroffen om knelpunten te voorkomen of op te lossen, zowel aan de voorkant als tijdens het proces. Daarnaast wordt gevraagd aandacht te besteden aan de governance, inclusief de vraag waarom het project niet ondergebracht is in de regeling risicovolle projecten (RRP). Het bureau wordt ook gevraagd om aandacht te besteden aan de verschillende rollen (bestuurlijk opdrachtgeverschap, ambtelijk opdrachtgeverschap, uitvoering). Het is belangrijk dat deelnemers aan de evaluatie zich veilig voelen en vrij voelen om te spreken. De opdrachtnemer wordt gevraagd zorg te dragen voor een setting en onderzoeksopzet, die hierop is ingericht. Dit is niet alleen belangrijk voor de sociale veiligheid, maar vergroot ook het leereffect. De evaluatie richt zich op het gehele proces, dus inclusief de betrokken externe partijen. De evaluatie is gericht op leren, zodat de ontstane problemen zich niet opnieuw voordoen in de 1

Genoemde streefdatum vanuit de raad was 6 weken na het wegwerken van de achterstanden.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 2 oktober 2020 Pagina 3 van 3

toekomst. De evaluatie richt zich uitdrukkelijk niet op aansprakelijkheid, en staat ook los van eventuele juridische stappen. Hierover zal separaat besluitvorming plaatsvinden. Ik hoop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.

Met vriendelijke groet, Namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Amsterdam,

Hester van Buren Wethouder Financiën

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl