Raadsinformatiebrief kostenoverschrijding grote ICT-projecten.pdf

Raadsinformatiebrief

Aan: Datum Portefeuille(s) Portefeuillehouder(s): Behandeld door Onderwerp

De leden van de gemeenteraad van Amsterdam 27 juni 2023 Digitale Stad en ICT Alexander Scholtes Bestuurszaken DII (bestuurszaken.dii@amsterdam.nl) Afdoening toezegging overzicht grote ICT projecten uit commissievergadering van 17 januari 2023

Geachte leden van de gemeenteraad, In uw raadscommissie vergadering FKD van 19 januari 2023 zijn twee toezeggingen gedaan. Te weten: 1. Aan het lid Schmit (D66) inzichtelijk te maken wat er van de aanbesteding van applicaties voor dienstverlening en communicatie is geleerd, hoe deze geleerde lessen mogelijk terug te zien zijn in nieuwe aanbestedingen en de commissie hierover te informeren (TA2023000072); 2. Aan het lid Burgers (VVD) de commissieleden binnen enkele weken een overzicht te sturen van grote ICT-projecten van 2018 tot nu waar kostenoverschrijdingen te verwachten zijn (TA2023-000073). Uw bent door wethouder Van Buren geïnformeerd over de beantwoording van vraag 1. Deze was ter kennisname geagendeerd voor de raadscommissie FKD van 1 juni 2023. In deze raadsinformatiebrief ga ik inhoudelijk in op de gestelde vraag onder 2. De beantwoording heeft langer geduurd omdat uit verschillende systemen informatie bij elkaar gebracht moest worden. Door het verbeterprogramma bij de directie Financiën en Inkoop is het in de toekomst eenvoudiger dit soort overzichten beschikbaar te krijgen. Definitie van een groot ICT-project De gemeente voert verschillende ICT-projecten uit. Voor de vraag van het raadslid Burgers (VVD) wordt gekeken naar alle projecten vanaf 2018 met een opdrachtwaarde boven € 5 miljoen. Dit type ICT-projecten wordt door de gemeente aanbesteed via TenderNed.

Een ICT-project kan verschillende vormen aannemen, van bijvoorbeeld het implementeren van een applicatie voor bezwaar en beroep tot het inkopen van de dienst portofonie. De vorm bepaalt ook de mogelijkheden voor kostenbeheersing. Dit houdt in dat een project beperkt is in tijd en een ambtelijk opdrachtgever heeft. Een ICT-project is niet alleen gekoppeld aan de aanschaf van een applicatie of dienst. Er zit altijd een project of programma bij. Voor projecten en programma’s wordt een aparte begroting opgesteld, waarin de ICT-kosten worden meegenomen. Een mogelijk overschrijding kan dan in de praktijk worden opgevangen in de project of programmabegroting. Onderstaand overzicht toont de projecten met een potentieel financieel risico. De gemeente voert ook kleinere ICT-projecten uit. Voor deze projecten zijn de risico’s op overschrijding afgedekt. De

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 27 juni 2023 Pagina 2 van 3

gemeente gebruikt hiervoor haar financiële control proces. Hierin wordt door verschillende financiële experts toezicht gehouden op de kosten en uitgaven. Overzicht grote ICT-projecten van 2018 tot nu met mogelijke kostenoverschrijdingen Op basis van onderstaand overzicht wordt duidelijk dat er in de periode 2018 tot 2023 zes projecten voldoen aan de definitie van groot ICT-project. Opdracht

Opdrachtgever

Opdrachtwaarde in leidraad

Overschrijding

Innovatiepartnerschap tbv optimalisatie van afvalinzamelingsprocessen Applicatiebeheer Cluster Sociaal

Afval en Grondstoffen

2.000.000 tot 6.500.000,-

Geen overschrijding

Cluster Sociaal

€ 6.330.000,-

3

Systeem Vernieuwing Werk en Inkomen

Werk en Participatie, Inkomen

€ 18.000.000,-

Vier losse percelen: geen overschrijding Geen overschrijding

4

Toegangscontrolesystemen voor verzamelcontainers GFT Omnichannel informatievoorziening

Afval en Grondstoffen Dienstverlening

€ 5.500.000.-

Programma NISE Vervanging Informatie landschap Erfpacht & Uitgifte

Grond en Ontwikkeling

1 2

5

6

€ 14.058.000,-

Geen overschrijding Geen overschrijding. Project is net gestart. Werkelijke uitgaven zijn nog niet beschikbaar. Geen overschrijding. Aanbesteding loopt nog.

Van deze projecten overschrijden er geen de opdrachtwaarde. Er wordt voor deze projecten geen overschrijding verwacht. Van één project (nr. 5) is op basis van beschikbare informatie niet aan te geven of er een overschrijding verwacht wordt. De informatie van de werkelijke uitgaven is nog niet beschikbaar. Over dit project bent u door wethouder Van Buren geïnformeerd met de twee raadsbrieven d.d. 6 januari 2023 over aanbesteding applicaties dienstverlening en rechterlijke uitspraak (VN2023-00164) en d.d. 11 mei 2023 over afdoening toezegging evaluatie ICT-aanbestedingen en stand van zaken ICT-projecten uit commissievergadering van 17 januari 2023 (VN2023-013143). De gemeente werkt met de betrokken directies aan het verbeteren van de financiële sturing. Op die manier zal in de

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 27 juni 2023 Pagina 3 van 3

toekomst dit inzicht er wel zijn. Er is nog één project (nr. 6) in aanbesteding waardoor nog niet bekend is wat de opdrachtwaarde zal zijn. Sturing op kosten en aanbesteden Voorgaande laat onverlet dat het college niet 100% kan voorkomen dat in de toekomst geen overschrijdingen plaatsvinden. Aanbesteden en sturen op kosten blijft mensenwerk en vergt een zorgvuldig proces tussen marktpartijen onderling en marktpartijen en de gemeente. Wel heeft het college er vertrouwen in dat met de door haar de in gang gezette verbeteringen bij het opdrachtgevende cluster Digitalisering, Innovatie en Informatie de kans op overschrijdingen is geminimaliseerd. Ik hoop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. De toezegging over het overzicht van grote ICT-projecten beschouw ik hiermee als afgedaan.

Met vriendelijke groet, Namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Amsterdam,

Alexander Scholtes Wethouder Digitale Stad & ICT

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl