Raadsinformatiebrief inzake uitkomsten evaluatie vierwekelijkse commissiecyclus_vergaderschema 2025.pdf

X

x x

Gemeente Amsterdam

Raadsinformatiebrief

Aan:

De leden van de gemeenteraad van Amsterdam

Datum

26 september 2024 Presidium

Portefeuille(s) Portefeuillehouder(s): Behandeld door

raadsbox@amsterdam.n1

Onderwerp

Evaluatie Vierwekelijkse vergadercyclus

Geachte leden van de gemeenteraad, Met deze raadsinformatiebrief informeert het Presidium u over de uitkomsten van de evaluatie vierwekelijkse vergadercyclus en licht het presidium ook enkele besluiten toe die hij heeft genomen naar aanleiding van de suggesties die zijn gedaan. Voor een uitvoerige beschrijving van de uitkomsten van de evaluatie verwijzen wij u naar bijlage 1. In juni 2023 heeft de raad een aantal besluiten genomen ter vermindering van de werkdruk. Een van de besluiten betrof het invoeren van een pilot waarbij het vergaderschema per ijanuari 2024 werd aangepast van een driewekelijkse cyclus naar een vierwekelijkse cyclus, waarbij een vergadervrije week is ingevoerd. In deze vergadervrije week ontstond ruimte op woensdag en donderdag voor het organiseren van bijeenkomsten. Inmiddels heeft de raad volgens deze gewijzigde cyclus een halfjaar vergaderd en is de pilot geevalueerd door middel van een enquete onder alle raadsleden en fractievertegenwoordigers. Vierwekelijkse cyclus Respondenten ervaren de vierwekelijkse cyclus over het algemeen als een positieve tot zeer positieve verandering t.o.v. de driewekelijkse vergadercyclus. Veelgenoemd: het geeft meer rust, biedt een adempauze en concentreert het raadswerk op afgebakende dagen. Negatieve aspecten die worden genoemd, zijn de druk op de agenda en het schaarser worden van de spreektijd.

Dit gaat ten koste van de kwaliteit van het debat. Wat verder wordt genoemd is een toename van het aantal avondvergaderingen. Dat beeld laat zich overigens niet onderbouwen met cijfers uit 2023 in vergelijking met 2024.1 Desalniettemin is men in ruime meerderheid voor het voortbestaan van de vierwekelijkse cyclus. Ook de opbouw van de vergadercyclus, met een vergadervrije week na de raadsvergadering, wordt gewaardeerd. Deze opbouw ondersteunt het BOB-model (Beeldvorming-Oordeelsvorming-Besluitvorming). De beeldvorming vindt plaats in de vergadervrije week, vervolgens vindt de oordeelsvorming plaats in de commissievergaderingen zodat de besluitvorming in de raad kan gebeuren. Bij deze opbouw hebben de leden ook de gelegenheid om de commissieweken voor to bereiden en kan de vergadervrije week ook echt als "vergadervrij" na de raad worden beschouwd.

1 Uitzondering hierop is de commissie FKD. In de periode januari-juli 2023 was er een extra dagdeel, in dezelfde periode in 2024 waren dat er vier. Voor de overige commissies komen het aantal extra dagdelen in 2023 en 2024 over de gehele linie met elkaar overeen.

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 26 september 2024 Pagina 2 van 3

Een aantal respondenten stelt voor om de vergadervrije week voor de raad te plannen. Dit heeft zeker een aantal voordelen. Het geeft meer ruimte om op basis van de bespreking in de commissie aanvullende informatie vanuit het college met de raad te delen voor de raadsvergadering. Een extra week tussen commissie en raad komt de voorbereiding van het debat in deze gevallen ten goede. Amendementen kunnen beter worden voorbereid. Maar het verplaatsen van de vergadervrije week kent ook nadelen. Technische sessies en werkbezoeken zullen moeten worden belegd in een vergadercyclus voorafgaand aan de cyclus waarin de commissie- en raadsbehandeling vallen. Dit kan de BOB-structuur verzwakken. Raadsleden moeten in een cyclus zowel zicht houden op de besluitvorming in de komende raad, als de beeldvorming voor de daaropvolgende cyclus. Dit kan het overzicht belemmeren. Een veelgenoemd voordeel van de vrije week is dat deze aanvoelt als een adempauze. Het gevoel dat de vergadervrije week een ‘vrije' week is, is mogelijk minder sterk als deze tussen commissie en raad valt. Het presidium heeft alles overziend de suggestie om het moment van de vergadervrije week te wijzigen, niet overgenomen. Tentatieve vergaderorde De suggestie om meer met spoorboekjes/tentatieven te gaan werken, is door het presidium overgenomen.

De commissiegriffier maakt een inschatting van de tijd die nodig is om alle agendapunten te behandelen. Daarbij geldt overigens wel dat commissieleden zich echt tijdig aanmelden en dat de voorzitters ook zoveel mogelijk sturen op de inschatting van de griffiers. Bijeenkomsten organiseren op dag dat commissie vergadert Respondenten zijn tevreden over het aantal bijeenkomsten in de vergadervrije week en ook over de ruimte die zij hebben om zelf bijeenkomsten te organiseren of aan te vragen. Het draagt ook bij aan hun informatiepositie. Tevredenheid is er ook over de kwaliteit van de bijeenkomsten. De respondenten vinden het niet bezwaarlijk wanneer twee bijeenkomsten gelijktijdig plaatsvinden, hoewel enkelen wel eens een bijeenkomst hierdoor hebben gemist. Respondenten stellen wel voor om sessies zoveel mogelijk te plannen op moment waarop de betreffende commissie ook zou vergaderen. Deze suggestie wordt door het presidium overgenomen. De griffie is gevraagd om hier rekening mee te houden bij de organisatie van bijeenkomsten. Minimumaantal fracties Een aanzienlijk deel van de respondenten vindt dat een minimumaantal fracties (meestal drie of vier) aanwezig moet zijn om een bijeenkomst door te laten gaan, maar zij maken daarbij geen onderscheid tussen technische sessies, expertmeetings, werkbezoeken etc. Het presidium heeft deze suggestie overgenomen en zal dat t.z.t.

in het Reglement van Orde aanpassen. Drukte in FKD verminderen door herverdeling portefeuilles Uit de antwoorden van de respondenten blijkt verder dat zij vinden dat de indeling van de commissies niet logisch en ook niet evenredig over de commissies is verdeeld. Veelvuldig wordt genoemd dat een herverdeling nodig is bij de commissie FKD. Suggesties daarbij wijzen vooral op een voorkeur om alle portefeuilles van wethouder Meliani onderte brengen bij de commissie DC of AZ. Even-

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.n1

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 26 september 2024 Pagina 3 van 3

tueel zouden hier andere commissies in kunnen worden meegenomen die logisch raken aan portefeuilles binnen de eerdergenoemde commissie. Hierbij moet worden bedacht dat het niet altijd vooraf te voorspellen is welke portefeuilles in een bepaalde periode veel aandacht op de agenda opeisen (denk bijvoorbeeld aan het windmolendossier binnen de relatief rustige commissie DC), en dat dit kan fluctueren. Daarbij heeft een verandering in de indeling van de commissies ook impact op de agenda van de woordvoerders en wethouders. Het aanpassen van de portefeuilleverdeling moet niet leiden tot een verschuiving van het probleem. Het presidium is van mening dat een wijziging van commissie indeling halverwege de bestuursperiode niet gewenst is. Vergaderschema 2024 Op basis van de uitkomsten van de evaluatie is voor 2025 een vergaderschema opgesteld waarbij, indachtig het BOB-model het schema voor 2025 begint met een vergadervrije week. Dit is verwerkt in het vergaderschema dat u treft in bijlage 2. Overigens lukt het niet om in alle gevallen de vergadervrije week voor de raadsvergadering te plannen. Reden hiervoor is dat de vastgestelde begroting voor 15 november aan de Provinciale Staten moet worden gestuurd. Met vriendelijke groet, Namens het presidium van de gemeenteraad van de gemeent„• msterdam,

Kune Burgers

Jo`"•n Houtman

voorzitter

griffier

Bijlagen i. Uitkomsten evaluatie vierwekelijkse cyclus 2. Vergaderschema 2025

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.n1